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• Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas,
formularios, informes y otros objetos que se deseen. Este es el método más
flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de
forma separada.
• El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola
operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base
de datos elegido por el usuario. Esta es la forma más sencilla de empezar a
crear una base de datos.
Para crear una nueva base de datos, es posible usar la ayuda del asistente de
Access. Esto es posible siempre y cuando la base de datos que se desee crear, sea
similar a las manejadas por este asistente. De ser así, sólo es necesario seguir una
serie de instrucciones, de forma de obtener como resultado un diseño (incluyendo
todos los objetos que se requieren) de una base de datos.
La base de datos así creada puede ser modificada más adelante, para
Para crear una nueva base de datos utilizando el Asistente para base de
datos de Access, se debe realizar el siguiente procedimiento:
No es necesario que el tipo de base de datos tenga que ser igual a la deseada,
basta que posea un gran número de similitudes de forma de aprovechar
algunas de las definiciones ya establecidas en el tipo seleccionado.
3. Especificar en el
cuadro Guardar en
una ubicación, y en el
cuadro Nombre de
archivo un nombre
para la nueva base de
datos. Posteriormente,
seleccionar el botón
Crear para comenzar a
definir la nueva base
de datos.
4. A continuación, se deben seguir las indicaciones de los cuadros de diálogo que
se despliegan. De esta forma el usuario va definiendo el contenido,
estructura y formato de la nueva base de datos.
En la siguiente ventana
aparecen dos sectores principales, el
del lado izquierdo, mostrando todas
las tablas de la nueva base
descriptas en el paso anterior, y el
del lado derecho, mostrando una
lista de los campos que debe
contener cada una de las tablas.
Después de seleccionar el
botón Terminar, el asistente
comienza su trabajo para crear la
base de datos y se despliega un cuadro de diálogo para indicarle al usuario el
proceso de creación.
La ventana donde se
muestra la estructura de la
base de datos se visualiza
minimizada en la parte
inferior de la pantalla. El
usuario puede escoger
entre utilizar el panel de
control para realizar
ciertas operaciones o Ventana Base de Datos
pasarse directamente a la
ventana Base de datos
para realizar las mismas.
Al abrir la base de
datos, se podrá trabajar con todos los objetos creados (tablas, formularios,
informes, etc.). Estos objetos aparecen listados y organizados en las diferentes
fichas de la ventana de la base de datos y pueden ser modificados de forma de
ajustarlos a las necesidades requeridas, en modo diseño.
Para crear una nueva base de datos en blanco sin utilizar el asistente de
Access, se debe realizar el siguiente procedimiento:
En la ficha General
del cuadro de diálogo
Nueva, hacer doble
clic en el icono Base
de datos en blanco o
seleccionarlo y luego
hacer clic en el botón
Aceptar.
2. Especificar en el
cuadro Guardar en una
ubicación, y en el
cuadro Nombre de
archivo un nombre
para la nueva base de
datos. Posteriormente,
seleccionar el botón
Crear para comenzar a
definir la nueva base
de datos.
Después de crear una base de datos en blanco, se deben seguir algunos pasos
adicionales para definir los objetos que formarán dicha base de datos. Como
objeto se entienden las tablas, consultas, formularios, informes, macros o módulos;
objetos definidos por el sistema, o información de otra aplicación, etc.
Cuando se desea consultar o modificar una base de datos, los pasos a seguir
para abrirla son los siguientes:
Dependiendo del entorno de trabajo, una base de datos puede tener acceso
multiusuario o exclusivo:
Exclusivo, es un tipo de acceso que protege los datos de una base de datos
compartida en una red, de forma de que cuando se abre una base de datos en
modo exclusivo, se evita que otros usuarios abran dicha base de datos.
En las fichas para los objetos de macros y módulos aparece como primer
botón Ejecutar en vez de Abrir, pero su función es similar, ya que como su nombre
lo indica, ejecuta el objeto con las especificaciones correspondientes. En el caso
de la ficha para los informes aparece como primer botón Vista previa, el cual
permite mostrar en pantalla el resultado de un informe.
• Iconos grandes
• Iconos pequeños
• Lista
• Detalles
Para ordenar los objetos, se debe seleccionar la opción Organizar iconos del
menú Ver, posteriormente y según sea el caso, escoger una de las siguientes
opciones:
• Por nombre
• Por tipo
• Por fecha de creación
• Por fecha de modificación
☞ Por más información sobre problemas que puedan surgir al copiar datos, ver
la sección “Copiar y mover datos” en el capítulo “Trabajar con datos”.