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2. PRESENTACIÓN
¡Estimado aprendiz!
Esta guía le facilita el conocimiento y manejo de los documentos comerciales, de los títulos valores y de los
soportes contables de uso general en Colombia.
Querido aprendiz lo invitamos a definir un plan de trabajo, en el que estime tiempos, recursos, trabajo
colaborativo y evidencias de aprendizaje necesarias para lograr el éxito en su proceso de formación y en su
propósito de vida.
3.1.1 Generalmente todas las personas tenemos algún medio de prueba que homologa, valida o certifica
cierta información o eventos de nuestras vidas, como lo es nuestra documentación personal. Nos referimos a
documentos como: registro civil, cedula de ciudadanía, libreta militar, constancias laborales, partida de
matrimonio, etc. Con ellos podemos demostrar nuestro nacimiento, estado civil, situación militar, estudios,
experiencia laboral.
¿Qué pasaría si no hubiese formar de probar la información de una persona como verdadera?
Respuesta: En mi pensar considero que si no tuviésemos forma de mostrar que la información que
ns dan es verdadera, estaríamos expuestos a estafas, difamaciones, mentiras, engaños, y esto
generaría caos entre las personas.
¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las operaciones las personas como son:
comprar una casa, cancelar un dinero, recibir un préstamo del banco? ¿Porque?.
Respuesta: claro que es pertinente tener algún soporte que te acredite que estas haciendo una
compra o algun tramite ya que ese sria el soporte para demostrar que se llevo a cabo dicha operación.
3.1.2 Sin realizar una búsqueda previa, elabore una lista de transacciones que haya realizado con títulos
valores explique la transacción y el documento.
Respuesta:
Los documentos comerciales son comprobantes en los que se deja constancia de las transacciones
que se realizan en la actividad mercantil _VERDADERO__
“Los Documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones
que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.”
Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.”
Son algunos de los documentos que se generan en el proceso contable, el recibo de caja, el endoso,
el estado de resultado _VERDADERO__
Los soportes contables que encontramos en el área de administración de personal son: contratos y
nominas __FALSO_
Son aquellos que contienen información pero no y se utilizan para su contabilización los documentos
no contables _FALSO___
Estimado aprendiz, tenga presente que su Formación Profesional Integral en el SENA es por proyectos y que
las actividades que se proponen en esta Guía, tienen como propósito “ Identificar los diferentes documentos
comerciales, títulos valores y Clasificar los soportes según la normatividad jurídica y contable”. Por tanto
iniciaremos con distinguir la importancia que reviste este tema dentro de su proyecto formativo y para ello
están planteada las siguientes actividades:
3.2. 1 Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de su familia o
conocido, ha realizado alguna de estas operaciones:
Compra en un supermercado.
Respuesta: factura de compra
3.2.2 Indague sobre los diferentes documentos que por lo general se relacionan y se deben tener en cuenta
cuando esta adquiriendo obligaciones
RESPUESTA: estos ducmentos podrían ser, recibos, cheques, recibos de consignación etc
3.2.3 Indague sobre los requisitos legales que deben contener los títulos valores
Respuesta:
REQUISITOS LEGALES DE UN TITULO VALOR
1)Lo primero en advertir es que todo documento vale por su contenido y de allí deriva su
importancia.
2)el derecho mencionado o incorporado en el titulo requiere que se haga en idioma castellano.
3)en materia de títulos valores el derecho que se incorpora debe ser determinado, lo cual significa
que debe expresarse con exactitud y claridad en la mención del derecho
4)creemos que la menciona del derecho que se incorpora es fácilmente concebible en el sentido de
que todo documento debe expresarse o exteriorizarse contenido derechos
5)además de concebir el titulo valor como un documento formal y escrito, dichos titulo o documentos
contienen necesariamente declaraciones de voluntad, en otras palabras,manifestaciones de cada
una de as personas que intervienen en su creación. Recordemos que las declaraciones de voluntad
pueden adquirir las modalidades de promesas y órdenes.
REQUISITOS
1) La declaración de voluntad, como lo agrupa la doctrina, puede ser unilateral, impersonal e
irrevocable.
2)se entiende por firma la signatura autógrafa del documento, es decir, el escribir una persona su
nombre, sea o no legible, pero capaz de identificarse como el autor jurídico del documento.
3)la firma de un autor de un documento privado puede ser suplida por la de otra persona a quien
aquel ruegue que firme por el, y tal ruego puede aprobarse por la certificación del notario o juez.
4)no existe ningún requisito formal para la firma de documentos privados; por consiguiente puede
ser o no elegible, completa o parcial con o sin ortografía, en el idioma nacional o extranjero.
5) la firma son sello u otro medio mecánico que la reproduzca fielmente no esta autorizada para
ningún acto publico y carece de valor para los privados, a menos que una norma legal la autorice
para el caso concreto.
6)no existen normal legales que implica ayudara una persona en el acto de estampar su firma, bien
sea por que lo requiere debido a una relativa incapacidad física o que solicite esa ayuda y se
encuentre en situaciones de completar conciencia de su acto.
7)hemos visto que quien no sabe o no puede firmar puede rogar a otra persona para que lo haga en
su lugar y en su nombre, salvo cuando la ley lo prohíba expresamente
8)cuando se trata de documentos privados que gozan de presunción de ser autenticas todas as
firmas que en el aparecen, no es preciso probar la autenticidad de la firma del rogado.
9) la forma en un papel u otro material no constituye un documento, por que nada representa y
solamente es prueba del acto mismo de estampada allí.
A) REQUISITOS generales DE LOS VALORES
B)títulos VALOES EN BLANCO CON LAS SOLAS FIRMAS DEL EMITENTE.
C)PERSONA FACULTADA PARA LLENAR LOS ESPACIOS EN BLANCO
D)MOMENTO EN QUE DEBE SER LLENADOS LOS ESPACIOS EN BLANCO
E)FORMA EN QUE SE DEBE LLENAR LOS ESPACIOS EN BLANCO
F) FORMALIDAD DE LAS INSTRUCCIONES PARA LLENA LOS ESPACIOS EN BLANCO
G)utilización DE TITULOS CON ESPACIOS EN BANCO
Esta actividad desarróllela de manera individual, Después de considerar sus respuestas de las actividades
anteriores Realice un esquema que represente esta información y socialícelo con sus compañeros esté
atento a las orientaciones de su Instructor Archive dentro de su portafolio las evidencias
Apreciado aprendiz, ya que ahora puede reconocer la importancia que reviste el contenido de esta Guía, lo
invitamos a construir conocimiento alrededor de ella en colaboración de sus compañeros e instructor, por
medio del desarrollo de los siguientes ítems: Este atento, tome notas, participe por medio de aportes y
preguntas en lo posible.
3.3.1 Consulte de manera desescolarizada en páginas web, bibliotecas virtuales o en alguna otra que este a
su alcance, acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente:
1.- Definición, diferencia y semejanzas entre documentos comerciales, título valor, y soportes contables y no
contables , Desarróllelo en un cuadro comparativo.
2.- Clasificación de los distintos documentos soportes teniendo en cuenta diferentes criterios (contables-no
contables; internos-externos que toda empresa requiere en su ciclo contable.; quien compra-quien vende;
salida dinero-entrada dinero, sin movimiento de dinero; etc.). Desarróllelo en una matriz
3.3.2 Consulte y lea la siguiente normatividad de manera individual para posteriormente desarrollar en una
exposición con su GAES esta actividad, realicen la planeación de las actividades colaborativas y preparen
participación para la socialización de cada uno de los temas de la investigacion acorde a la distribución que
realice su instructor. Para esta presentación puede utilizar estrategias didácticas como mapas mentales,
mapas conceptuales, cuadros sinópticos, cuadros comparativos, rejillas de conceptos, etc. recuerden que
cualquier miembro del grupo debe estar preparado para sustentar esta actividad, Esten atento a la
explicación, realice preguntas y resuelva sus inquietudes
En la sesión presencial El instructor moderará una mesa redonda acerca de la lectura de esta
Reglamentación para reflexionar sobre los fundamentos teóricos planteados en esta actividad. escogerá
aleatoriamente algunos aprendices para exponer las actividades desarrolladas, por tal motivo deberá estar
preparado en caso de ser seleccionado
3.3.3 Indague y de manera desescolarizada realice la lectura del material de apoyo sugerido en la bibliografia
o en otro texto, acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o partes, requisitos mínimos. etc.)
y el procedimiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso operativo) de los siguientes documentos y
realice un instructivo explicativo Cartilla.” y en la siguiente tabla relacione todos los documentos que se
generan en el proceso contable y su diligenciamiento requeridos para una empresa, adicionando tantos
campos considere necesarios.
Recibo de Caja
Recibo de caja Menor
Consignaciones Bancarias GFPI-F-135 V01
Extracto bancario-Chequeras
Comprobantes de Depósito y retiro de cuentas de ahorro
Comprobante de Venta con tarjeta de crédito
Comprobante de Ingreso
Comprobante de Egreso
Facturas de Venta
Facturas de Compra
Notas de contabilidad
Notas créditos- Notas Débitos
Cotización
Pedidos
Orden de compra
Remisiones
Tarjeta Kardex
Comprobante de Diario de Contabilidad
Nomina
Por favor traiga a la sesión presencial un modelo/formato de cada uno de los documentos presentados, que
posteriormente serán trabajados en el ambiente de formación. Puede tomar como referencia el texto de
contabilidad universitaria de Lucy Coral y Emma Gudiño-Unidad 05 (Disponible en Biblioteca) o cualquier otro
que este a su alcance para que desarrolle lo planteado.
3.3.4 Con las actividades realizadas hasta este momento junto a otras consultas que complemente alrededor
del tema, desarrolle la matriz propuesta acerca de los documentos vistos que responda a:
CUENTAS
SOPORTE CONTABLES
CUANDO SE EMISOR /
CONTABILIDAD PARA EL EMISOR Y NORMATIVIDAD
EMPLEA RECEPTOR
PARA EL
RECEPTOR
FACTURA VENTA O COMPRA VENDEDOR/COMPRADOR 4135 – 1105-1305 – ESTATUTO
DE MCIA O 6135 – 1435 / 1435 TRIBUTARIO –
SERVICIO – 1110 – 1105 - CODIGO DE
2205 COMERCIO -
DECRETO 1231 DE
2008
GFPI-F-135 V01
3.3.5 Lea el texto entregado por el instructor o consulte cualquier otro texto, analice acerca de
los aspectos básicos relacionados con la documentacion del área financiera y contable dentro de
las empresas y elabore individualmente un informe escrito o una presentación (utilice una
herramienta tecnológica), acerca de los aspectos mas relevantes sobre “El Archivo y la
conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas” que contenga:
Para el desarrollo de esta actividad consulte el Código de Comercio, artículo 60 y siguientes, así
como la Ley 594 del 2000.
Su instructor en la socialización de esta actividad Explicará de manera didáctica los temas ya indagados y
desarrollados por usted en los ítems anteriores para profundizar, aclarar y resolver sus inquietudes y deficiencias.
Imagen No.3
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Conocimiento
*Diferencia los documentos Conocimiento
Conceptos básicos de
comerciales de los títulos Instrumento: Cuestionario
Documentos valores.
comerciales Técnica: Formulación de
títulos valores, documentación preguntas
contable y no *Interpreta normas legales y
contable
procedimientos Desempeño:
soportes contables y
organizacionales relativos a Técnica: Observación
comprobantes de contabilidad los documentos comerciales. sistemática
Instrumento: lista de
Archivo y conservación de *Clasifica técnicamente los chequeo de la Empresa
documentos importancia de los documentos de acuerdo con escogida para su proyecto
archivos en el área financiera el tipo de transacción Formativo
Ley general de archivos, realizada.
Clasificar grupos de
documentos contable, no
contables y títulos valores
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Archivo: El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de
documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad
como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica
que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o
jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
Clasificar: Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características comunes.
Documentos comerciales: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con
los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Soportes: Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se
trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo,
debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos
de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su
verificación.
Títulos valores: Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en
ellos se incorpora. Teniendo en cuenta que deben llenar los siguientes requisitos: La mención del derecho
que en el título se incorpora, y La firma de quién lo crea. GFPI-F-135 V01
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Carmen, L., Gudiño, E. (2014). Contabilidad universitaria.(7a. ed.) McGraw-Hill Interamericana. Página:
41. Tomado de http://www.ebooks7-24.com.bdigital.sena.edu.co/?il=105&pg=48
Congreso de Colombia. (16 de junio de 1971). Código de comercio. (Decreto 410 de 1971).DO:33.339
Congreso de Colombia. (Julio 17 de 2008). Factura como título valor. (Ley 1231 del 2008)
WEBGRAFÍA
https://www.gestiopolis.com/que-son-documentos-comerciales/
https://www.monografias.com/trabajos11/docucom/docucom.shtml
https://www.youtube.com/watch?v=Yk4cF4aaySc
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GFPI-F-135 V01