Autor: Ana Carolina Arboleda Gallo

Abogada-Master en Comercio Internacional

Utilidades Sociales

Estados financieros

Para la concreción de las utilidades de un determinado ejercicio social, la ley ha establecido la

obligación de que en el interior de la sociedad comercial se produzcan o generen los llamados
genéricamente estados financieros, en cuya redacción, elaboración o producción, así como en su
aprobación final, intervienen varios de los órganos sociales (asamblea general de accionistas o
junta de socios; junta directiva; órgano de representación legal y revisor fiscal).
Para la producción de dichos estados financieros, deben acatarse las fechas y demás previsiones
que se hayan estipulado en los estatutos sociales, de conformidad con lo previsto en el precitado
ordinal octavo del artículo 110 del Código de Comercio.

No obstante, si se guardó silencio en el estatuto social y nada se dijo sobre los ejercicios sociales,
ni sobre la producción de estados financieros para efectos de la distribución y reparto de las
utilidades sociales, el artículo 152 del Código de Comercio., entra a llenar dicho vacío contractual,
estableciendo como regla general que para efectos de la distribución y reparto de las utilidades
sociales, toda sociedad comercial deberá hacer un inventario y un balance general a fin de cada
año calendario. En los artículos siguientes, como, por ejemplo, en el artículo 154 trae las
previsiones sobre las reservas que han de efectuarse, así como sobre los porcentajes de las
utilidades sociales que forzosamente deben ser objeto de reparto entre los asociados.

Los susodichos estados financieros (inventario, balance general de fin de ejercicio; estado de
pérdidas y ganancias y proyecto de distribución y reparto de utilidades), que como mínimo deben
producirse con periodicidad anual, (en razón de la potestad que el numeral octavo del artículo 110
del Código de Comercio da a los socios, pueden contemplarse en el estatuto social, dos o más
cortes durante el año); Constituyen el fundamento jurídico-contable, con base en el cual la
sociedad puede válida y legalmente transferir dineros de la misma al patrimonio de sus
socios individualmente considerados.
En consecuencia, los citados estados financieros, en particular el balance general de fin de
ejercicio, es el que constituye el soporte jurídico-contable, que permitirá la distribución y reparto de
las utilidades de un determinado ejercicio social, como lo indica el artículo 151 del C. de Co., que a
la letra dice: "no podrá distribuirse suma alguna por concepto de utilidades si éstas no se
hallan justificadas por balances reales y fidedignos..."

Clases de Estados financieros

1. Estados financieros de propósito General: Son aquellos creados para satisfacer un interés
general y público, es decir, para usuarios indeterminados. Ej. Evaluar la capacidad de un ente para
generar flujos favorables.
Estos estados financieros deben ser: claros, concisos y neutrales, es decir que debe primar en
ellos la posibilidad de hacer una fácil consulta.

A. BÁSICOS
-Balance General
-Estado de resultados
-Estado de cambios de patrimonio
-Estado de cambios de situación financiera
-Estado de cambios de flujos de efectivo

B. Consolidados

Estos son iguales a los estados financieros del literal anterior, con la diferencia que estos se
realizan para un ente Matriz y sus subordinadas ó para un ente dominante y sus dominados.

2.Estados Financieros de propósito especial:

Tienden a satisfacer necesidades especificas de ciertos usuarios de información contable, tienen

una circulación o uso limitado y mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

- Balance inicial: es aquel que se realiza con el comienzo de las actividades de la compañía.

- Estados financieros de periodos intermedios: Son aquellos que se realizan en el transcurso de un

determinado ejercicio social.

- Estados de costos: Tienen el detalle de las erogaciones para producir bienes y servicios de los
cuales se ha derivado ingresos para la compañía.

- Estados de Inventario: Se detalla la existencia de cada una de las partidas del balance general.

- Estados Financieros extraordinarios: Son aquellos que se dan con ocasión de los fenómenos de
Fusión, escisión y transformación, concordato solicitado por los acreedores o venta de un
establecimiento de comercio.

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1. Otros Estados Financieros:

Preparados sobre una base comprensiva de contabilidad, es decir, satisfacer necesidades
específicas de ciertos usuarios (autoridades o particulares).

2. estados financieros comparativos:

En lo que respecta a Estados financieros es conveniente poder ver estados financieros de otros
ejercicios ya sea de fecha, periodo o ente económico diferente.

3. Estados financieros Certificados y Dictaminados:

Los primeros (Certificados) son aquellos que han sido avalados por el contador y por el
Representante legal de la sociedad y los Dictaminados tienen además del aval del Representante
legal y el contador de la compañía, el aval de un revisor fiscal o un contador independiente a la
empresa, además debe tener una nota que diga “Ver opinión adjunta”.

Distribución y reparto de utilidades sociales

El marco jurídico de la distribución de las utilidades sociales, lo encontramos en los artículos 149 a
156 del código de comercio, adicionados con las disposiciones que sobre el particular contempla la
ley 222 de 1995.
Antes de profundizar en el concepto de distribución de utilidades sociales, es pertinente aclarar que
tradicionalmente se habla de distribución y reparto de utilidades, como conceptos sinónimos, lo que
constituye un error de concepto. En efecto, para poder repartir utilidades, previamente debe
haberse cumplido con el proceso de distribución de las mismas.

NOCIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES SOCIALES.

Para poder proceder a distribuir las utilidades sociales, previamente debe contarse con el estado
financiero que las justifique, según lo indicado por el artículo 151 del código de comercio, ya citado
anteriormente.
Ya vimos cuáles son los principales estados financieros y cuáles de ellos constituyen el
fundamento técnico ó jurídico-contable, para fijar el rubro o suma objeto de distribución.

Así las cosas, podemos definir la distribución de las utilidades sociales, como el proceso a través
del cual, se da cumplimiento a las pautas legales que exigen que previamente a entregar suma
alguna de dinero (bien sea directamente, o a través de la capitalización de utilidades, en forma de
acciones liberadas, etc.) a los socios, deben restarse o destinarse del rubro de utilidades del
ejercicio (que aparece en el balance general de fin de ejercicio), los valores que corresponden a
conceptos como: pérdidas de ejercicios anteriores que afecten el capital; reservas legal, estatutaria
y ocasionales, así como las apropiaciones para el pago de impuestos; Los valores
correspondientes a sumas distribuidas en contravención a lo previsto en el artículo 151 del código
de comercio.

El proceso de distribución de las utilidades sociales se materializa o representa en el documento

producido por los administradores de la sociedad, denominado legalmente como proyecto de
distribución de las utilidades repartibles, a que alude el artículo 46 de la ley 222 de 1995, o más
comúnmente conocido simplemente como proyecto de distribución y reparto de las utilidades
sociales del ejercicio contable de determinado año.

Cumplido el proceso de distribución de las utilidades, se procede entonces a precisar el monto de

las utilidades repartibles.

NOCIÓN DE UTILIDADES REPARTIBLES

Haciendo un acercamiento sencillo al concepto de utilidades repartibles, podemos afirmar que ellas
están constituidas por el saldo de las utilidades líquidas de la sociedad que quedan a disposición
de la asamblea o junta de socios, una vez que se ha cumplido estrictamente con la distribución del
rubro de utilidades que figura en el balance general de fin de ejercicio, aprobado previamente por la
asamblea o junta de socios.

El monto de las utilidades repartibles se conoce entonces una vez que se han hecho las
detracciones o restas en el proceso de distribución de las mismas, en la medida en que dichas
apropiaciones, detracciones o asignaciones, sean obligatorias.

La causa común de confusión entre los conceptos de distribución de utilidades y reparto de

utilidades, está en el hecho de que los procesos, o si se quiere, pasos que se cumplen frente al
rubro de utilidades de determinado ejercicio social, se expresan en un mismo documento, llamado
generalmente proyecto de distribución y reparto de las utilidades sociales, que deja la sensación de
que se tratara de un solo acto jurídico, pero en realidad, es pertinente distinguir en él los dos pasos
jurídicos explicados, claramente identificables como: 1.- distribución de utilidades
Y, 2.-reparto de utilidades.

De tal suerte que, el reparto de utilidades corresponde a la precisión, en una suma de dinero cierta,
de la participación o del dividendo que corresponde a cada uno de los socios, según las voces del
artículo 150 del código de comercio, el cual señala que ella "...se hará en proporción a la parte

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pagada del valor nominal de las acciones, cuotas o partes de interés de cada asociado, si en el
contrato no se ha previsto válidamente otra cosa..."

En términos generales, se hablará de participación en las sociedades por partes de interés

(sociedad colectiva); sociedades por cuotas (sociedad limitada y sociedad en comandita simple) y
en las comanditarias por acciones, en relación con los socios gestores, advirtiendo que éstos
también pueden suscribir acciones, caso en el cual en relación con éstas recibirán sus respectivos
dividendos.

Con respecto a las sociedades por acciones (sociedad anónima y sociedad en comandita por
acciones, frente a los socios titulares de las mismas), se habla de dividendos‚ para referirse al
derecho del accionista precisado en el numeral 2º del artículo 379 del código de comercio, como el
de "recibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por los balances de fin de
ejercicio, con sujeción a lo dispuesto en la ley o en los estatutos...".

Utilidades repartidas

PAGO

De conformidad con lo indicado por el Artículo 156 del C. de Co., las utilidades que se repartan
deben pagarse en dinero efectivo dentro del año siguiente a la fecha en que se decretaron, pero se
pueden compensar con las sumas exigibles que los socios deban a la sociedad.

Aunque la norma aludida no lo exprese, la sociedad puede acordar con los beneficiarios de
utilidades líquidas repartidas, formas de pago distintas al dinero en efectivo. En efecto, mientras
medie el asentimiento del beneficiario, pueden utilizarse mecanismos económicos que faciliten el
pago de las utilidades en mención, empleando para ello medios distintos del dinero efectivo.

El Artículo 455 del Código de Comercioestablece la opción de pagar dividendos en forma de

acciones liberadas de la misma sociedad, si así lo dispone la asamblea con el voto del ochenta por
ciento (80%) de las acciones representadas. En este evento, la voluntad mayoritaria de los
accionistas se impone sobre los accionistas ausentes o disidentes que ven variado el medio de
pago, del dinero efectivo, que como principio general, contempla el Artículo 156, por un medio
sustitutivo de éste, constituido en este caso por las acciones liberadas de la misma sociedad.

COBRO JUDICIAL DE UTILIDADES REPARTIDAS

Cuando las utilidades sociales repartidas no se hayan pagado a sus beneficiarios en la forma y la
época señaladas, los acreedores de las mismas pueden exigirlas judicialmente.

Para tal efecto, constituirá título ejecutivo complejo el balance general de fin de ejercicio que sirvió
de soporte contable para su distribución y reparto y la copia auténtica de las actas en que consten
los acuerdos válidamente aprobados por la Asamblea o junta de socios.

Aunque el artículo 156 del C. de Co., con alguna impropiedad habla de "...actas en que consten los
acuerdos válidamente aprobados", es claro que no se requieren propiamente varias actas, sino que
es suficiente la copia del acta en que figure la aprobación del balance y del proyecto de distribución
y reparto de las utilidades sociales que, por regla general, se aprueban en una sola reunión de
asamblea o junta de socios.

Derecho de fiscalización individual

Como quiera que los estados financieros, en particular el balance general de fin de ejercicio, le son
sometidos a los socios en el curso de una asamblea o junta de socios, para la que previa y
oportunamente debieron ser citados, para su aprobación o improbación (artículo 187-2); la ley ha
consagrado en cabeza de quien ostenta la calidad de socio, el derecho de fiscalización o
inspección individual, que los socios están facultados para realizar -personalmente o por medio de
representante- sobre los libros y papeles de la sociedad, que se supone constituyen la historia y el
soporte de las cuentas y cifras que de manera consolidada y resumida se les está rindiendo a
través de los estados financieros sometidos a su consideración en asamblea o junta.

El ejercicio del citado derecho de fiscalización o inspección individual está básicamente regulado
en los artículos 314 ; 328 ; 369 y 379 num. 4º del Código de Comercio.

Sobre el contenido y alcance del derecho de inspección que asiste a los socios, si bien es cierto
que algunas de las disposiciones transcritas lo consagran de manera amplia e incondicionada, no
lo es menos que se trata de un derecho que debe ejercerse en forma seria y responsable.

Es así, entonces, como se han implementado algunas limitaciones en el ejercicio del derecho en
mención, como aquellas que corresponden a los documentos o información a la que tiene derecho
a acceder el socio o su representante ante la genérica mención que las normas transcritas hacen
de "libros y papeles de la sociedad", que inclusive en el artículo 369 se amplía a los "libros de
registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía".

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Sobre el particular, se ha pronunciado la doctrina y, por supuesto, la superintendencia de

sociedades, en orden a aclarar el alcance del derecho en estudio, para que en su ejercicio no se
incurra en abusos por parte de algunos socios, o para que no sea burlado, restringido o
entorpecido por los administradores de la sociedad. Así mismo, para que so pretexto de su
ejercicio, se obtenga información privilegiada, que puede ser utilizada para obtener un provecho
ilícito o causar un perjuicio a la sociedad, sus socios, administradores o terceros.

Es así como la superintendencia de sociedades, en varios oficios, cuyos apartes principales se

reproducen a continuación, ha sostenido:

"El derecho de inspección (o derecho de fiscalización individual, como también se le denomina)

pertenece a la categoría de los inderogables en materia de sociedades anónimas. Se trata de un
derecho esencial del asociado pero no por ello se puede afirmar que tiene carácter absoluto frente
a las compañías citadas; la ley (código de comercio, artículos 379, numeral 4 y 447) le señala
contornos temporales y de contenido.

Estima esta superintendencia que lo fundamental a dilucidar es lo relacionado con el contenido de

ese derecho, o para el caso concreto, cuáles son aquellos "libros y papeles sociales" y "los libros y
demás comprobantes exigidos por la ley" aludidos en las disposiciones legales citadas..." "...de ahí
que no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a
disposición de los accionistas y si se tratan de libros de contabilidad es indudable que el libro de
registro de acciones técnicamente no puede considerarse pieza contable. Pero el legislador no lo
ha excluido expresamente de los que pueden ser objeto de la inspección previa a la asamblea. Por
otra parte, reducir la materia prima sobre la cual debe ejercerse el derecho de inspección a los
estados financieros íntimamente relacionados con la memoria que los administradores presentarán
a la asamblea, es tanto como mutilar por vía interpretativa lo que dispone el artículo 447 de la obra
mercantil citada cuando exige que los "documentos indicados en el artículo anterior. (Precisamente
el que alude al contenido de la memoria)..., junto con los libros y demás comprobantes exigidos por
la ley... "se pongan a disposición de los accionistas. La mención del carácter taxativo de la
enumeración del artículo 446 del código de comercio no guarda relación con el tema que se agita,
desde luego que alude a la asamblea y no al accionista individualmente considerado".

"...En suma, el libro de registro de acciones, precisamente por no contener información que por su
acceso libre pudiere poner en peligro la estabilidad de la empresa mediante la imposición de los
secretos ya aludidos, no ha sido excluido expresamente como pieza revisable por los accionistas al
ejercer su derecho de inspección y no es lícito al intérprete excluirlo..."

...No existe disposición alguna en el código de comercio que otorgue a los accionistas ni a los
miembros de la junta directiva derecho a inspeccionar las instalaciones de la compañía, pero es
dable pactar tal posibilidad en el estatuto social en cuyo caso, como es obvio, se estará a lo
estipulado en tal sentido, con fundamento en que el contrato constituye ley para las partes mientras
no contravenga las normas legales..."

...Desde luego que se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas
pues las atribuciones del socio no incluyen la facultad de hacer anotaciones de ninguna clase
sobre los documentos facilitados, tampoco la de difundir las reservas que deben amparar a ciertos
secretos técnicos, industriales o de política comercial cuya divulgación pudiera perjudicar a la
sociedad, ni la de entorpecer la marcha administrativa trazada por la gerencia..."

"...Bajo ninguna circunstancia el derecho de inspección de que gozan los asociados en las
sociedades de responsabilidad limitada puede ser objeto de limitaciones ni mucho menos
desconocido o vulnerado, ni siquiera mediante estipulaciones estatutarias, pues como lo señaló
esta entidad en la resolución Sl-09263 del 16 de septiembre de 1987, "dada la connotación del
derecho en estudio, el mismo no es susceptible de ser desmembrado, ni mucho menos
desconocido por convenios particulares en razón del carácter estricto del precepto legal que lo
consagra".

"El derecho de inspección es sobre todos los libros y documentos de la compañía, mas no sobre
las actividades, operaciones y negocios del ente societario".

"Por el hecho de que un socio de una compañía limitada forme parte de otra u otras que tengan un
objeto social igual o similar, no puede impedírsele o limitársele el derecho de inspección. De
conformidad con las normas que regulan la formación y funcionamiento de las sociedades
limitadas, no existe disposición legal alguna que impida a los socios de este tipo de compañías
formar parte de sociedades que tengan un objeto igual o similar, a diferencia de lo que sucede en
las sociedades colectivas, en las cuales si existe la prohibición expresada contenida en el artículo
296 del código de comercio, en virtud de la cual los socios deben abstenerse de realizar ese tipo
de actuaciones, pero por ser la norma legal citada de carácter restrictivo u odioso no se puede
extender por analogía a casos no contemplados en ella..." "...sea del caso resaltar que la
legislación mercantil contempla tal limitante, pero su aplicación está dirigida únicamente a las
sociedades en comandita, respecto al socio comanditario que tenga un establecimiento dedicado a
las mismas actividades del establecimiento de la sociedad, o si forma parte de una compañía
dedicada a las mismas actividades".

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Antes de la expedición de la ley 222 de 1995, no existía una norma que de manera categórica
sancionara la burla, desconocimiento o entorpecimiento del derecho de fiscalización o inspección
individual al que nos hemos venido refiriendo. Ahora, en el artículo 48 de la citada ley, se hace
alusión al derecho de inspección, en los siguientes términos: "los socios podrán ejercer el derecho
de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en
las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún
caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o
cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la
sociedad.

Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la
entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que
hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.

Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que
conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en
causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para
ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del
ente".

Con ocasión de la expedición de la ley 222/95, encontramos que en ésta, de manera precisa, se
consagra un mecanismo que se supone obrará de manera rápida, al radicar en cabeza de la
superintendencia de sociedades (de manera directa o por competencia residual), la decisión de la
controversia o la remoción aludida.

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