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Preparação: a Ficha Mental

1.1. O que é Ficha Mental?

A Ficha Mental é um roteiro para guiar o comunicador em aulas, apresentações, abertura e condução
de reuniões ou em outras situações de comunicação (entrevistas, telefonemas, etc).

A Ficha Mental tem, pelo menos, três grandes vantagens:

- Confere ao comunicador segurança, clareza e objetividade, na medida em que pode organizar a

seqüência lógica das idéias, e programar o domínio do ouvinte e do território.

- Faz com que o comunicador mantenha a direção e "venda" a idéia ou objetivo básico ao público-
alvo num tempo adequado e bem administrado.

- Possibilita ao comunicador enfrentar com tranqüilidade questões difíceis ou comprometedoras.

Para preparar uma Ficha Mental devemos seguir os itens abaixo.

1.2. Inventário

O inventário é a fase inicial da preparação da Ficha Mental e consiste no levantamento de

informações, idéias, argumentos, ganchos e recursos audiovisuais a respeito do tema.

1.3. Seleção

Após o inventário, devemos escolher as informações principais e imprescindíveis, considerando

sempre três fatores decisivos:

- Tempo disponível;
- Objetivo da apresentação;
- Público-alvo.

1.4. "Costura"

Depois de selecionar as informações, devemos organizar a mensagem numa seqüência lógica de

idéias, argumentos e ganchos. É muito importante planejar um gancho na introdução e outro na
conclusão, a fim de "ganhar" o ouvinte no início e no final da apresentação. No caso de
apresentações em grupo, é sempre recomendável que um apresentador passe a palavra para o
colega seguinte mantendo a continuidade e criando uma expectativa positiva sobre a próxima fala.

1.5. Investimento

Distribuição proporcional do tempo e das técnicas/recursos que devem ser dedicados a cada idéia ou
argumento, em função do objetivo a ser "vendido" ao público. É importante investir tempo na
conclusão, lembrando sempre que "bem está o que bem acaba": o final da apresentação
possivelmente será mais lembrado do que todo o resto. No exemplo abaixo, o apresentador "investiu"
6 minutos (30% do tempo total) nas vantagens e resultados da proposta.

Exemplo:

APRESENTAÇÃO DE 20 MINUTOS
I) Introdução (4 min)
1 min Tema
1 min Plano de apresentação
2 min Importância do tema
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II) Desenvolvimento (10 min)

2 min Histórico
4 min Problemas
4 min Alternativas

III) Conclusão (6 min)

3 min Vantagens
2 min Resultados
1 min Objetivo final

- Utilize ficha-cola para auxiliar a ficha mental.

Elabore uma "ficha" com palavras ou frases-chave que sirvam como lembretes da seqüência da
apresentação. Destaque os pontos essenciais e marque com outra cor aqueles que poderão
eventualmente ser descartados no caso de falta de tempo.

Exemplo:
1. O que é Marketing.
2. Plano de marketing antigo.
3. Resultados anteriores.
4. Contratação da consultoria.
5. Novo plano de marketing.
6. Novos resultados.
7. Conclusão: novo plano.

- Procure sempre conhecer o território e o ouvinte.

Território: tamanho da sala, acústica, horário e duração da palestra (manhã, tarde ou noite),
atividades anteriores e posteriores à palestra, equipamentos audiovisuais, compatibilidade de
software e hardware, disposição de mesas e cadeiras, espaço para movimentação.

Ouvinte: número de pessoas, nível cultural, interesses, expectativas em relação ao tema, preferências
político-ideológicas, religiosas, esportivas e características regionais.

1.6. Recomendações

- Tenha fichas mentais prontas

Para não ser "apanhado de surpresa", desenvolva o hábito de preparar fichas mentais referentes aos
assuntos e temas que envolvam as suas atividades, bem como os objetivos da organização. Além
disso, tenha sempre preparada uma ficha mental da sua auto-apresentação.

- Brainstorming de perguntas

Com o auxílio de um colega, ensaie respostas para perguntas difíceis, constrangedoras ou absurdas,
para "testar" e aprimorar sua reação:

"Achei a apresentação muito superficial. É só isso que você tem para apresentar?"
"Você falou muito da Ucrânia. Qual a capital do país?"
"Você escreveu exceção com dois "esses"!
"Desculpe, posso atender meu celular?"
"Acaba logo que a gente quer almoçar?"

- Utilize contornos estratégicos em questões difíceis

Use comentários, observações. Perguntas ou lembretes para ganhar tempo e preparar uma rápida
ficha mental, a fim de responder a questões "difíceis":

"Antes de responder, eu gostaria de saber o seu nome (com um sorriso)..."

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"O Pedro (ou Simone) me perguntou se... Essa é uma ótima pergunta..."
"Essa é uma pergunta muito pertinente...".

- "Ensaie" e memorize a ficha mental.

Nunca faça uma apresentação sem ensaiar (mesmo que rapidamente). Somente nos ensaios é que
percebemos se o tempo é ou não suficiente, se nosso vocabulário é insuficiente ou se as explicações
não estão claras.

2. Execução

2.1. Visualize e "alivie" a mensagem

- mantenha contato visual com a platéia: observe e controle o comportamento dos ouvintes;
- movimente-se no território da comunicação;
- seja conciso: cuidado para não se perder em longas explicações;
- oriente a platéia: informe-a da seqüência da apresentação;
- enfatize com gestos, postura e movimentos;
- utilize entoações, pausas e volume da voz para destacar os ganchos e os pensamentos principais;
- sofistique os recursos audiovisuais: slides e/ou transparências com gráficos, figuras, imagens, frases
de efeito;
- seja icônico (visual) e "cool" (suave);
- se o assunto for muito técnico, estabeleça conexões com o cotidiano e use exemplos práticos.

2.2. "Ganhe" o ouvinte

- Na abertura e na conclusão utilize ganchos e ruídos positivos.

- Na abertura, por exemplo, podemos usar um slide com apenas uma imagem e pedir a determinados
ouvintes que indiquem o tema da apresentação.
- Na conclusão, planeje sempre algo que marque o público: um citação, um pensamento, uma
imagem que resuma os resultados do projeto, uma pergunta etc.

2.3. Empregue vocabulário padrão "ao alcance de todos".

Avalie o repertório da platéia e use o vocabulário adequado. Sempre traduza expressões em outros
idiomas, mesmo que pareçam "fáceis" ("downsizing", "exposure", "asset management",
"benchmarking", "corporate", "software", "hardware"). É importante também explicar o significado de
siglas (MSDN, ICQ, HTML, FSP, OESP, MS etc).

2.4. Dê um "toque humano"': utilize termo emotivos e crie empatia.

Utilize citações, faça referências a personalidade carismáticas, conte experiências pessoais ligadas
ao tema.

2.5. "Mexa" com o ouvinte, provocando respostas.

- Faça perguntas "dirigidas".

"Carlos, eu sei que você gosta de computadores. A internet mudou a sua vida?"
"Cristina, você já teve algum problema com seu banco?"
"Roberto, como você aplica seu dinheiro?"
"Vocês sabem como é fabricado um avião?"

3. Precauções

3.1. Procure Ter uma visão global e crítica da situação

- Tenha sempre em mente:

- Estar em sintonia com o repertório do destinatário.
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- Cuidar dos estereótipos.

- Avaliar o contexto da comunicação

- Evite ruídos negativos

- Comentários depreciativos.
- Projetor ou televisão ligados sem necessidade.
- Anotações impertinentes na lousa ou no flipchart.
- Objetivos pessoais desorganizados/vestuário desalinhado.

3.2. Cuidado com

- Desorganização
- Incoerência
- Falta de motivação
- Falta de empatia
- Falta de clareza
- Falta de contato visual: olhar para o infinito, olhar só para um determinado ouvinte (chefe, diretor,
professor etc).
- Voz baixa
- Falta de entonação: tom monocórdio
- Gestos e/ou movimento exagerados ou conflitantes
- Postura rígida e autoritária
- Monotonia
- Excesso ou falta de formalidade: procure adequar o "tom" da apresentação ao público alvo
- Uso inadequado ou mistura de registros e níveis lingüisticos (gíria, linguagem chula etc)
- Uso do clichês, lugares comuns e frases feitas, a não ser que seja intencional:

"Como diria o poeta..."

"Tudo é relativo"
"Minha/sua vida daria um livro"
"Depende da cabeça de cada um"
"Todo mundo me conhece aqui...."
"Basicamente é isso...", "É isso aí".

3.3 Não peça desculpas por antecipação nem decepcione o público

"Não deu tempo para preparar a apresentação"

"Eu tinha muito mais o que falar"
"A apresentação não está muito boa"
"Eu ia trazer alguns folders, mas não consegui pegá-los"
"O xerox dos handouts não ficou pronto"
"Vocês não vão entender nada dessa parte, mas..."
"Vocês não devem ter entendido nada, mas é isso aí..."
"Não sei se fui claro..."

APRESENTAÇÃO EM PÚBLICO - ALGUMAS DICAS

Caros alunos,
Reuni algumas dicas que considero necessárias para a apresentação de trabalho, que
também são úteis para apresentações em público em geral. Falar em público é um temor muito
comum. A maioria das pessoas fica tensa e algumas sentem pânico ao pensar em se apresentar
falando perante outras pessoas. Entretanto, apesar do medo, esse é um desejo bastante presente:
vencer esse desafio que é apresentar-se, poder expor suas idéias em público.
Bem, a melhor forma de vencermos nossos medos é enfrentando-os. A melhor forma de
vencermos a nossa timidez é a exposição lenta e gradual em pequenos grupos e até finalmente a
apresentação pública. Os oradores não nasceram oradores. Eles se tornaram oradores
desenvolvendo habilidades comuns a todas as pessoas.
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O profissional moderno, para enfrentar o mercado de trabalho precisa desenvolver as

habilidades de se expressar bem, de “passar o seu recado”, de vender o seu produto, de fazer o seu
marketing. Portanto, expressar-se oralmente é uma necessidade fundamental nos nossos dias.
Vejo esse tempo de estudos em instituições de ensino superior - a faculdade - como um
período de preparação ou de aprimoramento para a vida profissional e considero-a um excelente
palco para o treinamento da habilidade de expressar-se na forma escrita e na forma oral. Encarem
esse período como uma fase de treinamento, em que vocês tem a oportunidade de falar para seus
pares, seus colegas que estão em situação semelhante a sua e para o seu professor, (professora)
que está ali para observar, para apontar falhas, para sugerir aprimoramentos e percorrer com você
essa trajetória.
A primeira dica é básica. Você só vai falar bem se tiver estudado o assunto. Se você
conhecer o assunto, se sentirá mais seguro, e, logo após os primeiros minutos de tensão inicial, terá
sentido que tem domínio sobre o seu tema e sobre os seus ouvintes. Isso não acontece se você não
se preparar e tentar “enrolar”, ou improvisar sem ter um conteúdo sólido que esteja embasando a sua
fala.
Uma boa forma de apresentação em público é a apresentação de seminários. Esse texto foi
preparado inicialmente para a apresentação de seminários por grupos de alunos. Entretanto, como as
aulas de Psicologia estão planejadas para as séries iniciais, a apresentação de seminários mostrou-
se complicada, porque há sempre os que falam mais e os que deixam de falar. Mesmo assim, estou
encaminhando o texto já utilizado para a apresentação de seminários, que serve, a meu ver, para
qualquer tipo de apresentação em público.
Primeiramente, então, vamos nos debruçar sobre a palavra seminário, que vem de sêmem –
semente. Seminário não é aula, não é transmissão de saberes alheios. Nas aulas, o professor fala
sobre o que sabe para os seus alunos, que, teoricamente, não sabem. No seminário cada um
conhece um pouquinho e desconhece muito. O professor não dá respostas num seminário, segundo
Rubem Alves, porque ali também ele é um aprendiz. Num seminário, o professor não sabe a
resposta, ele é um dos que procuram. Qualquer participante pode definir a pergunta inicial, provocar o
pensamento. O que dá vida a um seminário é o não-saber, a procura, os enigmas. O objetivo do
seminário não é chegar a resultados, mas desenvolver a capacidade de pensar e descobrir coisas
novas. Todos têm um saber incompleto, e desse saber surgem perguntas. O professor funciona
apenas como juiz de uma partida em que se monta um quebra-cabeças que cada um tem uma
pecinha.
Seminários então, devem ser vistos como oportunidades dadas a sementes de idéias que
após serem lançadas em terreno fértil devem germinar e nascer. Em seminários não se enriquece
idéias com reprodução de idéias, eles servem para desenvolver a nossa capacidade de pensar.
Mas para que aconteçam bons seminários, que eles se transformem em
canteiros/sementeiras de idéias, é necessário envolvimento. E é importante aqui refletir sobre a
capacidade/habilidade de falar em público.
Uma apresentação de seminário é feita para um público: neste caso, a sala de aula. Sua
platéia serão os seus colegas e a sua professora de Psicologia Aplicada.
Todos nós, professora e colegas sabemos quem está preparado desde os momentos iniciais.
Ou seja, aquele aluno que está lendo apressado seu texto antes da apresentação, não se preparou,
portanto, terá pouca ou nenhuma possibilidade de aproveitar esse momento para um bom
treinamento de apresentação de trabalho frente a um público.
Preparei esse texto pensando que todos nós, alunos da faculdade e da vida, estamos sempre
preparando ou aprimorando nossa vida profissional.
Primeiramente, é bom lembrar, sua apresentação será um sucesso se você realmente
estudar e pensar sobre o tema que escolheu para desenvolver.
Agora, passemos a algumas dicas para apresentação em público:
1. Use uma roupa que se sinta bem.
2. Seja Natural.
3. Controle as emoções. Controle seu medo. Todas as pessoas sentem medo e ficam tensas
antes de falar. Isso não será privilégio seu. Ninguém nasceu falando em público. Todos os
oradores famosos começaram um dia e com o tempo, a prática e a tranqüilidade dominaram
os obstáculos, sobressaindo-se nessa arte. Já disse algumas vezes isso em sala de aula: o
medo se vence enfrentando.
4. Não segure o seu texto nas mãos para que não percebam seu tremor nos momentos iniciais.
Só o segure após ter recuperado a confiança e sentir que “dominou” o medo e a platéia.
5. Não se justifique se algo sair errado. Não peça desculpas pela voz, não diga que está
gripado. Continue a sua apresentação tranqüilamente.
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6. Olhe para os participantes. Seja natural na postura e nos seus gestos. Evite: mãos nos
bolsos, cruzar os braços, ficar rígido, sustentar todo o corpo sobre uma das pernas, andar
apressadamente de um lado para outro. Não leia o tempo todo. Você pode usar o texto como
apoio, mas não como única referencia. Uma bom macete é imaginar que está sendo filmado
para evitar cacoetes inconscientes.
7. Pronuncie bem todas as sílabas, principalmente as sílabas finais. Para treinar respiração, voz
e dicção há exercícios específicos tais como: faça a leitura de um texto, gravando-a. Leia
depois esse mesmo texto duas vezes com um obstáculo (um lápis) na boca. Em seguida, leia
o mesmo texto sem o obstáculo, gravando de novo. Você perceberá que pronuncia melhor as
palavras após esse exercício.
8. Aqui vai um bom exercício para dicção: Coloque um lápis na boca e pronuncie o mais
claramente possível: “a gata branca capenga que gostava de caçar codornas aprecia o
mameluco melancólico que medita, enquanto a bela baiana, boneca de bronze pisca ao
deputado demagogo decifrando os documentos de Madalena”. Para o exercício com
obstáculo na boca, qualquer frase serve, nem precisa ser necessariamente uma frase trava-
linguas.

9. Explique sobre o que vai falar antes de começar, isto é; faça uma introdução. Desenvolva
então o tema. Durante o desenvolvimento do tema, procure aliar as informações que você
leu com os seus conhecimentos, associe-o com a vida prática, acrescente a sua
interpretação. Coloque-se. Motive os colegas (ouvintes) a partilharem as idéias com você e
por fim, conclua, fazendo uma breve síntese de tudo o que você falou. Se possível, faça as
suas reflexões sobre o tema.
10. Se algum colega estiver conversando durante a sua fala, procure não se irritar, mas peça a
sua colaboração para que você possa terminar a exposição das idéias. Para isso, seja
interessante, seja criativo, promova uma fala compreensível e envolvente. Não é possível
envolver os outros quando apenas fazemos leituras de textos, mas se você completar o que
leu com a sua compreensão do texto, você terá a atenção e a solidariedade dos
companheiros.

E, para finalizar, devo dizer que, em tempos de internet, quando se recorta, cola e copia tudo com
muita facilidade, costumo avaliar os trabalhos escritos associados com a apresentação. Esta é a
única maneira de garantir que o trabalho apresentado tem a autoria do aluno.
Boa apresentação.
Profa. Beatriz.

1. Apresentação Pessoal
Roupas, sapatos limpos e higiene pessoal garantem uma ótima recepção entre os ouvintes.

Lembre-se: Um semblante alegre. A primeira boa impressão é a que fica...

2. Naturalidade
Em primeiro lugar: Seja natural!
Em segundo lugar: Seja natural!
E... finalmente, em terceiro lugar: Seja natural!
Não incorpore em si aquela falsa máscara do artificialismo.
Elimine a rigidez dos músculos faciais e do globo ocular, pronuncie a palavra maçã, macieira e
macieiral.

3. Calma, relaxamento e auto-confiança

Antes de falar ou apresentar-se em público, faça em sua casa um alongamento. Estique as mãos,
braços, pernas, gire o pescoço suavemente. Respire profundamente pelo nariz, solte o gás carbônico
suavemente pela boca, por duas ou três vezes. Relaxe-se!... Aperte firmemente a sua mão e diga:
"Sou inteligente e sou capaz! Eu sei, quero, posso e faço"! - "A minha apresentação será um
sucesso"!

4. Não antecipe o mau-humor

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Não antecipe o mau-humor pelos erros não cometidos. Preste atenção nos discursos que antecedem
e pense, positivamente, que o seu será melhor. Não segure nada nas mãos de extravagante para não
chamar a atenção dos ouvintes. Antes de dirigir-se à apresentação, aperte as mãos discretamente,
descarregando a tensão, e respire suavemente. Evite os vícios de abotoar e desabotoar o paletó,
coçar-se a todo instante, dedo no nariz. O macete para vigiar o comportamento inconsciente é
imaginar-se sendo filmado.

5. Dicção, voz e respiração

Pronuncie bem todas as sílabas, especialmente as finais. Faça um treinamento de respiração diário
enchendo bem os pulmões, coloque uma caneta na boca e pronuncie claramente: "A gata branca
capenga que gostava de caçar codornas aprecia o mameluco melancólico que medita, enquanto a
bela baiana, boneca de bronze pisca ao deputado demagogo decifrando os documentos de
Madalena”.

6. Gestos e postura
Mais uma vez, enfatizamos a naturalidade na postura e nos gestos.
Espalhe a visão sobre todos os participantes. Evite: mãos nos bolsos, nas costas, cruzar os braços,
ficar rígido, sustentar todo o corpo sobre uma das pernas, andar apressadamente de um lado para o
outro.

7. O Vocabulário e o Auditório
Antes de iniciar a apresentação, examine as condições e a constituição do público, a idade média da
platéia, a formação social, cultural, moral e intelectual dos mesmos. Saiba o tamanho do auditório, os
recursos didáticos a serem utilizados. Fale sobre aquilo que você conheça. O vocabulário que todos
gostariam de escutar é aquele que se adapta com os ouvintes. Respeite as normas gramaticais:
sujeito, predicado e complemento, concordância nominal e verbal.

8. E o Medo ???
Controle-o. Você não é o primeiro. Todos os grandes oradores suavam nos primeiros instantes das
apresentações. É normal tal fato. Encare-o com naturalidade. Com o tempo, a sua experiência, a
prática e a tranqüilidade dominarão esse obstáculo. Esse tipo de medo já foi considerado, nas
pesquisas, como o maior medo do homem. Saiba que o orador não nasce feito. Por mais experiência
que ele tenha, só a prática da apresentação em publico é que o consagra, superando e liberando a
adrenalina em troca da endorfina e do sucesso.

9 . O Discurso
Divide-se em 4 fases: Pré-introdutória: - mencionando o nome das autoridades (Federal, Estadual,
Municipal, Militar e Eclesiástica).

Fase Introdutória: com uma leve e sucinta exposição dos motivos da fala. Abra com uma frase de
impacto. Uma história ou um fato que tenha tudo a ver com o momento. Elogie e agradeça a
presença dos ouvintes. Prenda a atenção, dizendo tratar-se de um assunto raro e importante.
Prometa brevidade. Jamais peças desculpas, como por ex: "Não estou preparado." "Minha voz está
rouca". "Estou com problemas de saúde". Fase Central: No corpo do discurso, motive, fundamente,
dívida em partes, demonstre confiança e entusiasmo nas suas afirmações. Fase de Encerramento ou
final: Nessa fase aumenta a atenção do auditório para o final, aproveite-a, e numa síntese termine
com uma reflexão.

10 . Orador x Auditório
O orador tem que ser polido, criativo, interessado, entusiasmado e com muito jogo de cintura.
Não poderá perder a calma se algum inconveniente acontecer durante a apresentação.