HISTORIA DE USUARIO

Fecha:

Numero: Integración Docuware – CEN Financiero

Nombre Historia Integración Docuware – CEN Financiero Integrar anexos de la

Usuario: factura
Prioridad: Bajo Medio ● Alto
Estado Revisión ☐ Aprobada☒ Construcción☐
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Estrategia Corporativa ¿Cómo?

☐ Vender con valor  Mitigación de reprocesos
¿Qué VALOR le estas agregando a tu
 Información oportuna para el cierre contable
labor? 
 Información oportuna para poder aprobar facturas
 Oportunidad en ejecución del proceso y por ende en el
ciclo de pagos a terceros

☐ Fortalecer capacidades distintivas  Oportunidad en ejecución del proceso y por ende en el

Si este desarrollo marca o mejora los ciclo de pagos a terceros
procesos entre clientes, proveedores o
internos. ¿Como?  Calidad en la información que entregamos para las
demás áreas de la organización.

☐ Productividad  Agilidad en la gestión de facturas

¿Cómo puedes aportar a la
productividad en la Organización?
 Información completa para la aprobación de facturas de
gastos

Proceso: En el proceso de gestión de facturas proveedores donde se involucran las

áreas de Servicios Ventanillas – Visadores y Aprobadores de gasto, se requiere que los
anexos de las facturas que se cargan en el CEN financiero también se carguen en
docuware; a hoy solo carga la factura y no se integran sus anexos. En los anexos está el
detalle de los servicios que nos están facturando y los aprobadores y visadores solicitan
los mismos para poder hacer gestión; adicionalmente estos anexos hacen parte integra
de la factura y deben quedar debidamente indexados.

PROCESO DE GESTION DEMANDA TI esta información es obligatoria

Beneficios
1º Reducción de costos 0. No tiene

2º Aumento de ventas 0. No tiene

3º Incremento en los niveles de 4. Mayor o igual al 1%

servicio
Cumplimiento Normativo 3. Menos de 1 mes
Esfuerzo
1º Tiempo 1. Menos de 1 Mes

2º Inversión 1. De 1 a 20 MM
Existe un indicador asociado: ¿Cuál?
Si ☒ No ☒

APROBACIONES:
FUNCIONAL DIRECTOR AREA PRESUPUESTO COSTO $ TIEMPO Horas
Nombre Nombre
fecha Fecha

Necesito: Que se garantice que todos los anexos que acompañan la factura del CEN financiero
se integren e indexen en el docuware acompañando la factura que nos emiten; sin ningún
cambio y que las mismas puedan consultarse en el momento de procesarlas por el visador y/o
aprobador, pues es información requerida para poder aprobar el gasto.

Se adjunta ejemplo de facturas con anexos para dar claridad.

Para: Poder garantizar que las facturas sean debidamente aprobadas, para poder garantizar
integridad de la información al permitir que la factura se indexe con sus dctos soporte.