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Le chef de projet

Le rôle du chef de projet

▪ La méthode CPS

Communiquer et Motiver
Prévoir
Savoir Faire-Faire (Déléguer)

Diapositive N° 1
Le chef de projet

Bilan des compétences :

FORMATION
Bilan initial & Bilan final
ACTIONS

Référentiel Référentiel
des des
compétences Mesure des écarts : les acquis compétences
Plan de progrès : ce qu’il reste
à acquérir

Diapositive N° 2
Le chef de projet

1
2
Organiser
Animer

9
Décider 3
Motiver

8
4
Prévoir
Communiquer

7 5
Gérer Faire-faire
6
Analyser

Diapositive N° 3
Le chef de projet
1 – Organiser
▪ Les hommes
 Utiliser la bonne personne au bon endroit
▪ Les moyens (prévoir et allouer des moyens)
 Locaux
 Mobilier
 Outillages, informatique …
▪ Le cadre de travail (formaliser et mettre en place un cadre)
 Structure
 Règles communes
 Méthodes de travail

Diapositive N° 4
Le chef de projet
2 – Animer
▪ Créer des équipes
▪ Favoriser les échanges
 Assurer des réunions
 Entretenir des contacts formels et informels
▪ Créer la dynamique
 Définir et communiquer des objectifs
 Donner une vision d’avenir
 Encourager l’innovation

Diapositive N° 5
Le chef de projet
3 – Motiver
▪ Donner de l’intérêt au travail
 Découper le travail
 Responsabiliser
▪ Faire participer à l’effort commun
 Informer
 Décloisonner
▪ Créer un climat agréable
▪ Données des signes de reconnaissance
 Intérêt à la personne et à son travail
▪ Récompenser et promouvoir

Diapositive N° 6
Le chef de projet
4 – Communiquer
▪ Communiquer avec son équipe
 Pour s’informer et informe
 Pour s’intéresser aux personnes et à leur travail
 Pour comprendre les problèmes
▪ Communiquer avec l’extérieur
 La direction et les autres services
 Les clients, les fournisseurs, les sous-traitants
▪ Organiser les communications
 Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
 Relations extérieures
▪ Favoriser la communication
Diapositive N° 7
Le chef de projet
5 – Faire-faire
▪ Déléguer
 Définir la mission ou la tâche
 S’assurer de ses possibilités d’exécution
 En déléguer la responsabilité
▪ Contrôler
 S’informer (écouter et se faire un jugement)
 Tirer les conclusion
▪ Soutenir
 Psychologiquement (compréhension)
 En dosant les décisions de son collaborateur
 En donnant les moyens nécessaires
Diapositive N° 8
Le chef de projet
6 – Analyser
▪ Déterminer les critères de mesure (indices)
▪ Analyser la productivité
 Réalité/Prévisionnel
▪ Analyser l’évolution des coûts
▪ Analyser l’évolution des délais
▪ Analyser la situation du personnel
▪ S ’analyser (capacité à prendre du recul sur soi)
 La maîtrise de son temps
 Ses problèmes relationnels
 Ses connaissances (évolution, formation)

Diapositive N° 9
Le chef de projet
7 – Gérer
▪ La production
 Le réalisé et les aléas
▪ Le temps
 Planifier et contrôler l’avancement
 Gérer son propre temps
▪ Les coûts
 De développement, de production
▪ Les hommes
 Recrutement et adéquation à l’emploi
 Gestion des conflits

Diapositive N° 10
Le chef de projet
8 – Prévoir

▪ L’évolution des besoins


▪ L’évolution des financements
▪ L’évolution du personnel
▪ L’évolution des moyens
▪ L’anticipation des aléas et des risques

Diapositive N° 11
Le chef de projet
9 – Décider
▪ Chercher à établir des consensus, mais savoir trancher
▪ Décider en matière d’organisation
▪ Décider les actions
 Concernant la production
 Concernant les hommes

Diapositive N° 12
Le chef de projet
Les qualités du chef de projet

▪ La méthode CPS

Charisme
Psychologie
Sachant motiver

Diapositive N° 13
Le chef de projet
1 – Qualités personnelles

▪ Persévérance, volontaire, combatif


▪ Décideur
▪ Réaliste et pragmatique
▪ Créatif
▪ Compétent en management
▪ Suffisamment compétent en technique pour comprendre les
problèmes

Diapositive N° 14
Le chef de projet
2 – Qualités humaines

▪ Juste, non laxiste, sachant dire « Non »


▪ Disponible
▪ Clair, concis (attitude cohérente)
▪ Attentif aux autres

Diapositive N° 15
Le chef de projet
3 – Qualités de manager

▪ Animateur
▪ Sachant motiver
▪ Organisateur
▪ Sachant déléguer et faire confiance
▪ Ayant de l’intuition et un bon esprit de synthèse
▪ Sachant contrôler

Diapositive N° 16
Le chef de projet
4 – Qualités de communication

▪ Apte au dialogue et à l’écoute


▪ Sachant s’exprimer clairement
▪ Négociateur

Diapositive N° 17
CADRAGE DU PROJET

Diapositive N° 18
Cadrage du projet

La méthode CPS

Cadrage
Pragmatique et
Synthétique

Diapositive N° 19
Cadrage du projet - Pourquoi
 Il est difficile de parler d’un projet avant d’avoir fait une analyse
détaillée du travail à réaliser.
 Il est donc nécessaire d’effectuer une première estimation
générale pour pouvoir « cadrer le projet » … et le vendre !
 A ce stade de la définition du projet il faut être pragmatique, être
capable de projeter le futur en extrapolant les expériences
passées, faire preuve d’intuition pour imaginer les aspects les
plus innovateurs du projet et sentir les vraies difficultés.

La méthode CPS permet de définir le projet en 7 points en se posant


les questions essentielles

Diapositive N° 20
Cadrage du projet - Comment

La méthode CPS (cadrage pragmatique et synthétique)


est un moyen utile pour :

▪ Cadrer dans ses grandes lignes un programme ou un


projet
▪ Le présenter de façon pédagogique et synthétique
(avec 7 planches)

C’est un élément important dans le cadre de la


Communication

Diapositive N° 21
Cadrage du projet
Le « Quoi »
• 1 - LE PROJET
• 2 - LES OBJECTIFS

Le « Comment »
• 3 - LA TECHNIQUE
• 4 - LE PLANNING
• 5 - LES MOYENS

L’organisation
• 6 - LE MANAGEMENT DU PROJET
• 7 - LA COMMUNICATION

Diapositive N° 22
Cadrage du projet

1 – LA DEFINITION DU PROJET

▪ Nom
▪ Définition succincte
▪ Caractéristiques essentielles
▪ Motifs qui sous-tend ce projet

Adopter la logique de la cathédrale


Diapositive N° 23
Cadrage du projet - Formaliser

2 – LES OBJECTIFS
▪ Objectifs techniques
 Les résultats attendus du projet (à quantifier)
▪ Objectifs de délais
 Dates de fin de projets
 Les jalons importants du projet
▪ Objectifs de coût
 Le coût raisonnable pour réaliser ce projet
Hiérarchisation des objectifs

Diapositive N° 24
Cadrage du projet

3 – LA TECHNIQUE

▪ La base sur laquelle s’appuie le projet


(expérience, étude de faisabilité)
▪ Les difficultés principales de ce projet
▪ Les solutions de repli en cas de problème

Diapositive N° 25
Cadrage du projet

4 – LE PLANNING

▪ Les dates clés


▪ Les grandes phases du planning
▪ Les points de rendez-vous (jalons)

Diapositive N° 26
Cadrage du projet

5 – LES MOYENS
▪ Les hommes
 Les spécialistes
 Les groupes (services, équipes …)
 Les sociétés (sous-traitants, fournisseurs …)
▪ Le matériel
 Les moyens de réalisation et de contrôle
 Les outillages divers
 Les locaux

Diapositive N° 27
Cadrage du projet

6 – LE MANAGEMENT DU PROJET

▪ Le responsable
▪ Son pouvoir et ses fonctions
▪ L’équipe et le rôle de chacun
▪ L’organisation de l’équipe
▪ L’organisation générale du projet (structure)

Diapositive N° 28
Cadrage du projet

7 – LA COMMUNICATION
Définir les principes de la communication
▪ Interne
Entre les membres de l’équipe de management et les
réalisateurs du projet
▪ Externe
Auprès des clients et utilisateurs directs
Auprès de tous ceux qui sont concernés par le projet

Diapositive N° 29
LA STRUCTURE DE
MANAGEMENT
DU PROJET

Diapositive N° 30
Structures de management du projet
Les critères d’organisation d’un projet
1. Maîtriser Technique – Délai – Coût
2. Pouvoir motiver
Structure qui permet la délégation, une bonne communication
3. Maîtriser toutes les techniques : équipe pluridisciplinaire
4. Assurer la qualité
Personnel motivé – Méthodes rigoureuses mais souples –
Pérennité de l’équipe
5. Etre objectif : Ne pas être juge et partie
6. Pouvoir communiquer facilement
Diapositive N° 31
Structures de management du projet
Les différentes structures de management de projet
 Coordination interne
Le chef de projet fait parti du service réalisateur du projet.
Il coordonne les autres services par l’intermédiaire des correspondants qui
lui sont désignés.
 Coordination fonctionnelle
Le chef de projet est placé sous l’autorité de la direction générale, ce qui lui
donne un pouvoir supérieur à celui des coordinateurs internes.
Il coordonne les services impliqués dans le projet par l’intermédiaire des
correspondants qui lui sont désignés

Diapositive N° 32
Structures de management du projet
Les différentes structures de management de projet (suite)
 Structure matricielle
Le chef de projet a autorité sur les correspondants nommés dans chaque
service.
Ces correspondants restent attachés à leur services d’origine qui se situe
dans une position de fournisseur de personnel vis-à-vis du chef de projet
 Structure « Equipe autonome »
Les spécialistes sont détachés de leur services et mutés temporairement
dans une équipe spécifique sous l’autorité du chef de projet dont ils
dépendent hiérarchiquement

Diapositive N° 33
Structures de management du projet
STRUCTURE AVANTAGES INCONVENIENTS CONCLUSION
Coordination Aucune modification de Faible pouvoir du chef de Convient aux petits projets
l’organisation projet sur les autres lorsque l’essentiel des
interne services travaux est réalisé dans le
service du chef de projet
Coordination Peu de modification de Le pouvoir du chef de Convient à des projet de
l’organisation. Seul le chef projet est limité par le taille moyenne avec des
fonctionnelle de projet est sorti de son pouvoir des chefs de services aptes à coopérer
service services
Structure Structure adaptée à la Difficulté des membres de Structure de compromis
gestion de projets l’équipe de projet à se parfois difficile à vivre –
matricielle multiples situer (chacun a deux Adapté à tout type de
chefs) – Risques de projet
conflits
Equipe autonome Structure claire et Risque d’isolement – Structure bien adaptée à
motivante pour les Difficulté à adapter l’équipe des projets importants
membres de l’équipe et aux variations de charge justifiant un management
très efficace de travail – Problème de « fort » (délais courts,
reclassement du personnel difficultés techniques,
en fin de projet beaucoup de sous-traitant)

Diapositive N° 34
Structures de management du projet
La relation client-fournisseur et les contrats internes

▪ La meilleur solution consiste à établir des contrats internes avec les


services de l’entreprise qui seront la réplique des contrats externes
avec les sous-traitants. Ces contrats internes n’auront évidemment
pas la forme juridique des contrats externes, mais constitueront un
engagement sur les devis internes et les délais

Diapositive N° 35
Exercice

 Préparer la présentation de votre projet

Considérons que votre équipe est constituée

 Réaliser une réunion de lancement du projet :


▪ Présenter le projet (le vendre)

Diapositive N° 36
LA PREPARATION DU PROJET

- Le découpage d’un projet


- La constitution d’une équipe projet
- La planification d’un projet
- L’analyse des risques

Si le projet ne fonctionnement pas sur le papier, il


ne fonctionnera pas dans la réalité
Diapositive N° 37
LE DECOUPAGE

Diapositive N° 38
Le découpage

Le rôle du découpage

▪ Facilité la compréhension et la manipulation d’un


ensemble complexe par la détermination de sous-
ensembles de moindre complexité
▪ Classer et hiérarchiser
▪ Essayer de ne rien oublier
▪ Permettre un suivi efficace du projet lors de son
exécution

Diapositive N° 39
Le découpage

Quelques exemple de découpage

▪ ARCHITECTURE SYSTEME : Découpage matériel


▪ ORGANIGRAMME DES TÂCHES
▪ ORGANISATION INDUSTRIELLE
▪ ORGANIGRAMME DES RESSOURCES

Diapositive N° 40
Le découpage

Codage des structures

▪ Le repérage évite les ambigüités (différence de désignation,


d’abréviation, de langue …)
▪ Il autorise les tris
▪ Il permet de facilité les synthèses

Les principes de codage

Les lettres symboles (ens A, Elt A, E=Electricien …)


Les filiations (ens A et Elt A1, Elt A2 …)

Diapositive N° 41
Exercice

 Définir le découpage de son projet

 Définir la codification appropriée

Diapositive N° 42
L’équipe projet
Les caractéristiques d’une bonne équipe projet

▪ La méthode CPS

Complémentarité
Participation
Solidarité

Diapositive N° 43
L’équipe projet - Complémentarité
Le chef de projet n’a sans doute pas toutes les qualités nécessaires
pour assurer un parfait management de projet. C’est grâce à
l’association des compétences du chef de projet et de ses équipiers
que le groupe possède l’ensemble des qualités requises pour assurer
ce management.

 Complémentarités de spécialistes
 Complémentarité d’expérience
 Complémentarité des caractères
 Complémentarité des personnalités

Diapositive N° 44
L’équipe projet - Motivation
Pour qu’une équipe de management de projet fonctionne bien, il vaut
mieux des membres motivés peu spécialistes que des spécialistes
peu motivés.

Les équipiers motivés trouveront toujours le moyen de se faire aider


par des spécialistes !

C’est la motivation qui fait avancer le projet

Diapositive N° 45
L’équipe projet

Conditions préalables au bon fonctionnement d’une équipe projet

▪ Accord du chef de projet sur le choix des membres de l’équipe


▪ Intérêt de l’équipe pour le projet
▪ Pas d’animosité évidente entre deux membres de l’équipe
▪ Temps minimal de chaque équipier sur le projet (> 30%)
▪ Unité de lieu pour faciliter les rencontres

Diapositive N° 46
L’équipe projet

Méthodes de travail

Le chef de projet devra obtenir le consensus sur les méthodes de


travail de l’équipe :

▪ Les responsabilités de chacun


▪ Les principes de communication interne et externe
▪ Les modes d’élaboration des décisions
▪ Les méthodes de travail : réunions, documents
▪ L’utilisation des outils informatiques de bureautique et de
gestion de projet
Diapositive N° 47