UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE AGUASCALIENTES

CENTRO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE ADMINIDTRACIÓN BÁSICA

ALUMNO

Adrian Alejandro Alvarado Salas

CARRERA

LICENCIADO EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

GRADO Y GRUPO

6 “C”

MAESTRA

Silvia Mata Zamores

Aguascalientes, Ags. a 28 de Octubre del 2009

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Y ADMINISTRATIVAS Administración del tiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración es un proceso muy particular que consiste en actividades de
previsión, planeación, organización ejecución, dirección y control desempeñados
para determinar y alcanzar los objetivos señalados. Intervienen seres humanos y
el tiempo.

El tiempo es la relación que establece entre dos o más fenómenos, sucesos,

cuerpos u objetos. Mauro Rodríguez explica que para el ser humano el tiempo es
la vida que se procesa y se construye, se despliega y hacia el final se repliega.

La importancia del tiempo estriba en seis características:

• Igualitario: todos tenemos la misma oportunidad de disfrutar el tiempo.

• Inelástico: no podemos recortar o ampliar el tiempo.

• Indispensable: es necesario para cualquier actividad.

• Insustituible: no se puede reponer.

• Inexorable: transcurre suceda lo que suceda.

• Invaluable: no tiene precio.

MANEJO DEL TIEMPO

Uno de los elementos que tradicionalmente equilibra el balance entre trabajo,

estudio y familia es el factor tiempo. Este elemento hace que nuestra vida se
divida en un sistema de ejes, con cuatro tipos de relaciones:

• Importante- urgente (crisis, problemas, proyectos contra reloj)

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• No importante-urgente (reuniones, llamadas, interrupciones innecesarias)

• Importante no-urgente (planeación, relajación, previsión)

• No importante-no urgente (cosas triviales, algunas llamadas, ocio,

relajamiento excesivo)

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

I. URGENTE II. NO URGENTE

Crisis Preparación
Problemas Prevención

Plazos que vencen Clarificación de Valores

Planeación
Construir Relaciones
Relajación necesaria
Crecimiento Interior

III. URGENTE PERO NO IMPORTANTE IV. NO URGENTE NI IMPORTANTE

Interrupciones innecesarias Trivialidades

Reportes Innecesarios Trabajos solo por ocuparse
Juntas irrelevantes Algunas llamadas y correos
Algunas llamadas y Correos Actividades de escape
Asuntos menores de otros Correo irrelevante
Televisión excesiva
Relajación excesiva

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LO PRINCIPAL EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Lo primero son las cosas que se consideran de más valor, pues lo mueven en la
dirección correcta y le ayudan a conseguir el propósito expresado en los estatutos
de su misión y visión.

ENFOQUES SOBRE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Tienen algún valor; todos representan una contribución importante. Pero si el

paradigma básico de un enfoque es defectuoso o incompleto, su aplicación, por
efectiva que sea, no brindará resultados óptimos.

Cada persona, al igual que el directivo, es diferente, adopte el modelo que se

ajuste a sus necesidades.

Enfoque organícese (orden): La mayoría de los concernientes a la

administración del tiempo se deben al caos, a la falta de orden en nuestra vida.
Habitualmente el rasgo central de estos sistemas es la organización de cuatro
ámbitos:

• Organización de las cosas: ordenar todo

• Organización de las tareas: establecer el orden y la secuencia de los

asuntos pendientes

• Organización de las personas: especificar lo que usted puede hacer y lo

que lo que los demás pueden hacer

• Tiempos y movimientos: analice el proceso y flujo de sus funciones

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VENTAJAS: La organización ahorra tiempo y puede alcanzar una mayor

eficiencia. Se economiza esfuerzo.

DESVENTAJAS: La organización se convierte a menudo en in fin en sí misma en

un lugar de ser un medio al servicio de los fines importantes. A veces se dedica
mucho tiempo a organizar, mismo que podría aprovecharlo para producir.

Enfoque 101 (habilidades): Se basa en que el administrar el tiempo es una

habilidad. Para desempeñarnos con efectividad en el mundo actual tenemos que
dominar ciertas habilidades básicas:

• Usar una agenda de citas

• Confeccionar listas de asuntos pendientes

• Fijarnos metas

• Delegar

• Organizar

• Priorizar

La teoría sostiene que estás habilidades básicas representan una forma de

alfabetización social necesaria para la supervivencia.

VENTAJAS: Se logran algunas mejoras, sobre todo en lo que se refiere a las

habilidades laborales valoradas por la empresa.

DESVENTAJAS: Como primer problema debemos mencionar la profundidad y la

calidad de la capacitación.

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 ENFOQUES SOBRE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Enfoques y Contribución Ventajas
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Ahorrar tiempo. No se
desperdician esfuerzos. Permiten
aumentar la productividad.
Organícese: Orden
Responsabilidad individual por el
empleo del tiempo y los
resultados. Permite disponer de
tiempo libre de interrupciones para
la acción independiente a corto
plazo.
Guerrero: eleva la producción
independiente
Clarifica los valores. Crea un plan
secuencial para el logro de las
metas.
Orden: Compromiso y
concentración
Impone orden y secuencia al logro
ABC: Priorización
Ofrece instrumento que facilitan la
comunicación, el seguimiento de
Instrumento mágico: progresos y resultados y la
Potencialización organización. Aumenta la
productividad. Magnifica la
capacidad individual.
Administración del tiempo: Desarrolla habilidades que
Habilidades facilitan el cumplimiento de los
objetivos.
Déjese llevar por la corriente: Crea un ritmo de vida que está
Armonía más en consonancia con nuestros
ritmos naturales.
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Restablecimiento: Ayuda a identificar la naturaleza y
Autoconciencia el origen de los hábitos
Desventajas
Administración
Se convierte endel tiempo
un fin más que en
un medio para alcanzar fines
importantes. Fomenta la ilusión de
la productividad. No ayuda a lograr
lo importante.
Fomenta una independencia
extremada que puede llegar a la
arrogancia.
A menudo da lugar a que la gente
se sienta ofendida.
La gente se confabula para pagar
con la misma moneda.
Es ineficaz en el largo plazo.
Crea la falsa expectativa de que el
logro de las metas se traducirá
necesariamente en calidad de
vida.
Produce un equilibrio en la vida a
causa de la concentración
exclusiva del tiempo y la energía.
Es poco flexible. Subordina todo al
logro independiente.
La prioridad depende a menudo de
la urgencia, de las circunstancias o
de otras personas. No considera
una respuesta segura ante el
surgimiento espontáneo de
atenticas prioridades de orden
superior. No toma en cuenta las
realidades extrínsecas que rigen la
calidad de vida.
Crea ilusión de que el poder reside
en el instrumento. Restrictivo y
antinatural. Fomenta el hacer
humano y no el ser humano.
Crea la ilusión de que la
efectividad depende de la
habilidad. No hay uniformidad en
la enseñanza, en lo que respecta a
su calidad y a su orientación hacia
el norte verdadero.
Está en desacuerdo con los
valores representados por la
actitud de cumplir compromisos
asumidos respecto de otras
personas a través de citas,
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programas de actividades y cierta7
clase de productividad secuencial.
Es incompleto: la autoconciencia
por sí sola no crea calidad de vida.
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LOS ENEMIGOS DEL TIEMPO

Se les llama enemigos del tiempo a todas aquellas interrupciones, actitudes o

sistemas deficientes que roban el tiempo o perjudican a la planeación de éste.

LADRONES DEL TIEMPO DEL DIRECTIVO: Son aspectos que roban y despojan
del tiempo al directivo para realizar lo planeado, así como a su equipo de trabajo.

ENEMIGOS DEL TIEMPO

EXTERNOS INTERNOS

Interrupciones del teléfono No saber decir no.

Interrupciones por visitas inesperadas Querer acaparar actividades por no

saber delegarlas.

Urgencias Sobreestimar las propias capacidades.

Mobiliario incomodo Subestimar las propias capacidades.

Incapacidad de los subalternos Aplazar, dejar las cosas para después.

Falta de información adecuada Indisciplina en el cumplimiento de los

propios planes.

Exceso de reuniones Confusión y desorden en la propia

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oficina.

Liderazgo deficiente Falta de motivación.

Trámites excesivos Tensiona y preocupaciones.

Ruidos y distracciones visuales Obsesión por lo trivial.

Sistemas de comunicación deficiente Inconstancia.

Internet Cuando navega sin un fin.

MITOS ACERCA DEL TIEMPO

Mito del Activismo: el ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente. Se repite
la ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita más para
no llegar a ninguna parte.

Mito del centralismo: Cuanto más alto sea el nivel en que se manejan los asuntos,
tanto mejor. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo
para estar en todo.

Mito de los datos complejos: Hay que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo o no se
decide.

Mito de la solución de problemas: Hay que analizar el empeño y esfuerzo para

encontrar soluciones a los problemas que por supuesto ya conocemos.

Mito de la simplificación: Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y

fáciles.

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Mito del tiempo enemigo: El tiempo presiona al ejecutivo, se le hecha en cima.

Mito de la puerta abierta: El jefe debe estar siempre disponible para todo el mundo
listo para dialogar.

PERSONALIDAD DEL EJECUTIVO QUE SABE ADMINISTRAR EL TIEMPO

La personalidad del ejecutivo y directivo que tiene control de du tiempo es

resultado de cómo actúa administrativamente con su equipo de trabajo.

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CAUSA-EFECTO DE UN EJECUTIVO QUE ADMINISTRA SU TIEMPO

Características Acción
Persona Organizada Es capaz de organizar a otros para el
mejor aprovechamiento de sus
aportaciones.
Persona decidida No toma una y otra vez los
problemas y los asuntos, los atiende
en una sola.
Idealista y realista Busca e imagina nuevas rutas y
nuevos métodos.
Persona empática Capta las necesidades y las
reacciones de su personal y todos
los seres humanos de su entorno.
Persona intuitiva Capta situaciones, aún las más
complejas.
Persona flexible Admite que se cometen errores
Cree en la gente Sabe delegar con facilidad.
Persona considerada Es considerada con el tiempo de los
demás, sus necesidades, y
respetuosa de sus intereses.

Persona autocrática Examina en forma periódica las

cosas que se propuso hacer.

REUNIONES DE TRABAJO

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Una reunión de trabajo mal planeada es uno de los principales motivos de la

pérdida de tiempo. Tim Hindle (1998) menciona que perder el tiempo durante una
reunión significa el costo del directivo, más el de los asistentes, por lo cuál el
directivo tiene que organizar reuniones productivas. Bounds y Woods (1999)
afirman que las reuniones son una parte importante del trabajo en equipo.
Reunirse con regularidad para revisar avances, atender problemas, decidir
medidas futuras que habrá que adoptar y tomar otras decisiones es la primera
estrategia de la productividad, pero no se debe abusar de ella.

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