ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

PRESENTADO POR:

Laura Valentina Bernal Filigrana

 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

¿Qué es administración?

La administración es un acto mediante el cual se puede planificar, controlar y dirigir una labor con
el fin de optimizarla.

¿Considera que los documentos también se pueden administrar?

Si, al haber un sistema de administración de documentos, se genera la posibilidad de controlar la

vida de un documento, es decir su creación, clasificación, publicación, quien y cuando puede
acceder o eliminar durante el periodo de vida que tiene el documento.

¿Sabía usted que los archivos son objetos de clasificación y categorización?

Si, en el proceso de organización de archivo se desprende una doble función: 1. El archivo que se
edifica debe reflejar las actividades que desarrolla la asesoría. 2. Facilita la ubicación de los
documentos.

¿Por qué considera que la persona encargada del archivo deba tener un perfil específico y
cumplir con unos requisitos para desempeñarse en el cargo de archivista?

Porque es una labor de vital importancia para el orden de una empresa y como tal necesita tener
un personal idóneo que realice un trabajo eficaz y concreto.
 ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”.

Durante la edad antigua los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones se
utilizaban los archivos. En Mesopotamia para ser más exactos, en la antigua ciudad de
Elba, se encuentran ubicadas pruebas de la existencia de los primeros archivos en la
historia, tales como órdenes de gobierno, sentencias judiciales, cuentas, actos privados, lo
cual indica que desde el inicio de los tiempos lo que se pronunció de forma prominente en
la sociedad fue el orden.

De acuerdo a esto se comprende que los archivos hacen parte esencial de los recursos de
información de un país, ya que en su documentación se evidencia de manera única el
desenlace trayectorio de su finalidad, sus funciones y actividades. Su valor se logra
apreciar en: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico, en los cimientos de la cultura y la consolidación de la
identidad nacional. Claro está teniendo en cuenta que no hay una posible determinación
entre uno y otro, ya que en conjunto pueden manejar un punto en común, aunque
pertenezcan a sectores independientes.

En conclusión, la evolución de los sistemas de archivos ha tenido grandes avances desde

sus inicios lo cual permite tener un amplio marco conceptual en el proceso archivístico,
pero esto no deja de ser un sistema con posibilidades de mejoras en el proceso de
implementación y ejercicio del mismo, siendo necesario organizar los conceptos entre las
instituciones públicas y generar una nueva cultura archivística en el sector público de una
manera eficiente a selección de depuración y conservación de los documentos relevantes
para la historia del Estado, evitar y eliminar las malas prácticas que impiden un archivo
histórico representativo.
 CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlos.
Según la función y su uso:
ARCHIVO ACTIVO:
Está conformado por un conjunto de documentos pertenecientes al año actual o años
anteriores, los cuales están en proceso de tramitación.

ARCHIVO SEMIACTIVO:
Son los documentos menos consultados, su periodo de conservación es variado y por
ende son los que tienen bajo número de solicitud.

ARCHIVO INACTIVO:
Son documentos permanentes, ya que estos guardan una información muy importante
para la empresa.

POR SU ORGANIZACIÓN:

CENTRALIZADA:

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

DESCENTRALIZADA:
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo,
es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de los mismos.
Archivo descentralizado con control descentralizado:
este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de
cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado:
este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con
archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

SEGÚN SU NATURALEZA:
ARCHIVO PUBLICO:
Es todo documento que pertenece al estado.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO:

Son documentos que tienen un perfil histórico, investigativo, científico o cultural son de
interés publico.

ARCHIVO PRIVADO:
Son los documentos pertenecientes a personas de origen natural o jurídico.

SEGÚN SU CICLO VITAL:

ARCHIVO DE GESTION:
Son documentos que están prestos a consulta administrativa para toda la organización.

ARCHIVO CENTRAL:
Son documentos transferidos pertenecientes a diferentes dependencias, su consulta no es
regular.

ARCHIVO HISTORICO:
Son documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación
permanente.
 CUALIDADES
Los archivos son económicos además de que ahorran tiempo y personal en la búsqueda
de documentación, tener archivados documentos de importancia impide que la
organización presente inconvenientes de multas o sanciones; son simples y funcionales ya
que en ellos se puede encontrar la información que se requiere de forma rápida y eficaz,
los archivos también son exactos y técnicos por que la información que se maneja es
precisa además del orden que maneja cada documento y el registro de situaciones.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades

del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:
• Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.
Territorialidad Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos
desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
• Archivos de entidades del orden nacional.
• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Organización del Estado Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los
archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:
• Archivos de la rama ejecutiva.

• Archivos de la rama legislativa.

• Archivos de la rama judicial.

• Archivos de los organismos de orden de control.

• Archivos de los organismos autónomos. 11 FAVA- FormaciónenAmbientesVirtuale

 BIBLIOGRAFIA.

-https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/origen-evolucion-
archivistica#:~:text=%20Origen%20y%20evoluci%C3%B3n%20de%20la%20archiv%C3%ADstica
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