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Vous partez en quête d’un ERP ? Afin de bien préparer le projet, il est nécessaire de constituer un
cahier des charges pour identifier les processus de l’entreprise, qualifier les besoins et choisir le
prestataire qui correspondra le mieux.
Ce document est votre feuille de route : il décrit comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui, et
comment elle aimerait fonctionner demain, équipée d’une solution ERP. Parce qu’il sera transmis à des
prestataires pour une consultation, et qu’il sera l’intermédiaire entre les différents interlocuteurs du
projet, il doit être le plus détaillé possible.
Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons ce modèle de cahier des charges prêt à l’emploi.
Sommaire
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Les exigences commerciales et techniques 8
1 – Les exigences commerciales 8
2 – Les exigences techniques 8
3 – Le timing du projet 9
Le calendrier de déploiement 9
Le rétroplanning de consultation 10
4 – Les éléments contractuels 11
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Présentation de la société
1 – La société
Pour débuter le cahier des charges, il est important de présenter l’entreprise, son activité, son
contexte, son organisation... Voici une liste (non exhaustive) d’informations que vous devez
renseigner.
● Raison sociale
● Siège social
● Année de création
● Structuration globale (Business units, agences, domaines d’activité stratégiques...)
● Nombre de sociétés
● Description de leurs activités
● Dernier chiffre d’affaires et année
→ Toutes les données de structuration sont à décliner, pour chaque société ou chaque BU, si elles ont
des missions différentes.
Pour que le prestataire ait un maximum d’informations, n’hésitez pas à ajouter des éléments
plus détaillés sur l’entreprise :
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2 – La volumétrie
Dans le cadre d’un projet ERP, la volumétrie de l’entreprise a une importance particulière. Il s’agit
de l’un des critères qui impactera le choix de la solution.
Nombre de collaborateurs
Dont - opérationnels
→ Toutes ces données sont à décliner, pour chaque société ou chaque BU, si elles ont des activités
différentes.
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Le projet et ses objectifs
Dans cette partie, vous devez présenter le plus clairement possible les objectifs et les enjeux de
la mise en place d’un ERP, ainsi que les bénéfices attendus. Pensez à prioriser les objectifs et à
mettre en avant les attentes des différents interlocuteurs qui utiliseront l’outil.
Pour quelles raisons faut-il mettre en place /remplacer une solution ERP au sein de l’entreprise ?
Quels sont les objectifs de développement ? À court terme ? À long terme ? Renseignez à
minima les éléments suivants.
→ Astuce : vous pouvez décrire les objectifs et les enjeux par service – pour la direction générale, le
commerce, l'administration des ventes...
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● Qu’envisagez-vous après le déploiement de l’outil ?
Par exemple : nombre d’utilisateurs, ajout d’accès, déploiement de nouvelles fonctionnalités ? À
moyen terme ? À long terme ?
2 – La présentation de l’existant
Les processus
Dans cette partie, décrivez les principaux processus de l’entreprise.
L’astuce Akuiteo
Si l’entreprise a des activités différentes, il est important de penser à les décliner. N’hésitez pas
également à insérer des logigrammes et des tableaux pour rendre la lecture du cahier des
charges encore plus claire !
Expliquez par un schéma comment l’entreprise devrait fonctionner idéalement, processus par
processus.
Le système d’information
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Décrivez ici quels sont les logiciels actuellement utilisés par l’entreprise, en vous posant les
bonnes questions : quel est le périmètre de chaque logiciel ? Quels sont les logiciels qui doivent
être remplacés par l’ERP ? Ceux qui pourraient l’être facultativement ? Ceux qui doivent rester ?
L’expression des besoins doit être issue d’ateliers de travail avec des utilisateurs de chaque
domaine fonctionnel. Il convient ensuite de présenter les besoins en les découpant par domaine
fonctionnel et / ou par processus.
● Quelles sont les autres fonctionnalités qui sont importantes, mais pas indispensables ?
(nice-to-have)
L’astuce Akuiteo
Le meilleur moyen de présenter ces besoins ? La grille fonctionnelle ! Ça tombe bien, on vous en
a préparé une, prête à l’emploi !
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Les exigences commerciales et
techniques
Pour choisir le bon ERP, vous devez vous montrer pointilleux… mais toutes les exigences ne
relèvent pas du fonctionnel. Il est temps de lister les autres critères à prendre en compte !
Il est important de communiquer sur les critères avec lesquels vous allez évaluer le futur éditeur
ou éditeur-intégrateur de logiciel ? (liste non exhaustive)
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l’équipe proposée)
L’astuce Akuiteo
Même si tous ces critères sont importants, faites l’exercice de vous donner un ordre de priorité
pour choisir la bonne solution !
L’astuce Akuiteo
Ne préjugez de rien avant et ouvrez la discussion avec les prestataires : même si vous avez des
idées en tête, restez ouverts, vous pourriez bien avoir des bonnes surprises !
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Les interlocuteurs du prestataire
Avant de vous plonger dans le timing du projet, vous devez présenter les différents
interlocuteurs qui seront les acteurs clés de la consultation, et auront à échanger avec les
prestataires. C’est essentiel pour les relations à venir : ces personnes assureront le jeu des
questions / réponses, devront réceptionner les différents documents, s’occuperont de la
planification de démos, etc. Ces collaborateurs, qui doivent bien connaître les processus
internes et avoir une certaine sensibilité technique pour piloter le projet, pourront ensuite
accompagner le changement tout au long de la mise en place du logiciel.
À l’aide d’un tableau, précisez le rôle de chacun, sa fonction au sein de l’entreprise ainsi que ses
coordonnées et les moyens de communication en cas de questionnements.
Le calendrier de déploiement
Le planning est l’un des éléments clés de réussite : ne le négligez pas ! Et, plutôt que d’imposer
un planning précis – qui, entre nous, a peu de chances d’être parfaitement respecté ! –,
concentrez-vous sur les jalons qui sont importants, voire incontournables pour l’entreprise, en
faisant un rétroplanning.
Mise en production
Phase d’étude
Lancement du projet
→ Précisez également si vous envisagez un déploiement global, en une seule fois, ou progressif, processus
par processus, BU par BU, etc.
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Le calendrier de la consultation
Pensez à bien fixer le calendrier de la consultation pour donner un cadre au futur prestataire.
Voici un exemple de tableau pouvant vous aider à construire votre planning prévisionnel.
Contractualisation
Choix du prestataire
Définition de la shortlist
Démonstrations générales
Envoi de la consultation
L’astuce Akuiteo
Afin de cadrer au mieux le projet, vous pouvez également ajouter des souhaits en termes de
format de réponse au cahier des charges. Par exemple ? Accuser réception du cahier des
charges, poser toutes les questions que vous jugerez utiles pour avancer, commenter tout
document ajouté à ce dossier…
Dans ce cahier des charges, n’oubliez pas de spécifier tous les souhaits contractuels de
l’entreprise. Voici quelques éléments indispensables à surveiller dans le contrat. Liste non-
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exhaustive, bien sûr...
❏ L’unicité du contrat. Mieux vaut éviter la complexité des doubles contrats de type
« licence + prestation de service », et signer un document unique avec l’éditeur. Veillez à
ce que ce document soit explicite et évolutif, si vous souhaitez anticiper les futurs
changements.
❏ La souplesse du contrat. Le document doit préciser ce qui est inclus et ce qui ne l’est
pas (licence, prestations, frais de déplacement, hotline,…) et, surtout, anticiper les
diverses évolutions possibles : extension de licence, dégressivité des prix en fonction de
l’augmentation du volume, reconduction du contrat, intégration de nouvelles
filiales/sociétés dans le projet...
❏ Le type de facturation. Ici, pas de règle toute faite. Stratégiquement, il peut être plus
intéressant de demander un forfait pour certaines prestations ou de laisser les
prestataires soumettre leur point de vue.
❏ Les clauses protectrices. S’il s’agit d’un ERP en SaaS, prêtez attention à la clause de
réversibilité. Celle-ci stipule comment sont récupérées les données si l’abonnement se
termine.
❏ La conformité au RGPD. Vous êtes responsable du traitement des données : c’est vous
qui déterminez les finalités et les moyens de l’exploitation des données personnelles de
l’entreprise. Il s’agit donc ici de regarder comment est-ce que la solution va vous
permettre de remplir vos responsabilités (présence de données personnelles,
identification des données sensibles…).
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L’astuce Akuiteo
Si vous choisissez une solution ERP, ce n’est pas pour seulement 6 mois : augmenter la période
d'engagement initiale peut être un bon levier de négociation financière !
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