SISTEMAS DE INFORMACION

OBJETIVO:

Analizará los criterios de la metodología sugerida para la compresión de sistemas para

la determinación de requerimientos previa al diseño.

INTRODUCCION

Un analista de sistemas o a veces simplemente analista, en la disciplina de la

ingeniería del software, es aquel individuo responsable de investigar, planear,
coordinar y recomendar opciones de software y sistemas para cumplir los
requerimientos de una empresa de negocios. El analista de sistemas juega un rol vital
en el proceso de desarrollo de los sistemas. Un analista de sistemas exitoso debe
adquirir cuatro habilidades: analítica, técnica, gerencial, e interpersonal. Las
habilidades analíticas permiten al analista de sistemas entender a la organización y sus
funciones, las cuales le ayudan a identificar oportunidades, analizar y resolver
problemas. Las habilidades técnicas ayudan al analista de sistemas a entender el
potencial y las limitaciones de las tecnologías de la información. El analista de sistemas
debe ser capaz de trabajar con varios lenguajes de programación, sistemas operativos,
y plataformas hardware de computadoras. Las habilidades gerenciales ayudan al
analista de sistemas a administrar proyectos, recursos, riesgos, y cambio. Las
habilidades interpersonales ayudan al analista de sistemas a trabajar con los usuarios
finales así como con analistas, programadores, y otros profesionales de los sistemas.

Razones para proponer proyectos de sistemas de información

las aplicaciones son una herramienta, que debe de tenerse para utilizar la tecnología
de la información; en consecuencia los sistemas de información debe de desarrollarse
sobre la base de su propia capacidad para mejorar el desempeño de la organización,
sin embargo esta razones no significan únicamente pérdidas y ganancias. La marcha de
una empresa incluye también beneficios para sus empleados, clientesy otras personas
con la que se tienen tratos.

Resolver un problema

Actividades procesos o funciones que en la actualidad o quizás en el futuro, no

satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas para lo que es necesario
emprender una acción que resuelva las dificultades.

Ejemplo Disminuir el numero excesivo de errores en los datos de entrada eliminando

la introducción manual de los datos de la ventas.
Aprovechar una oportunidad

Un cambiopara ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su

competitividad dentro del mercado.

Ejemplo Captura de una base grande de clientes ofreciendo un nuevo programacon

mayor numero de vuelos directos y descuentos en el preciodel pasaje.

Dar respuestas a directivos

Proporcionar información en respuesta a ordenes , solicitudes o mandatos originados

por una autoridad legislativa o administrativa, llevar acabo tareas de cierta manera, o
también cambiar la información o tal vez el desempeño.

COMO ANALIZAR UN SISTEMA EXISTENTE

Fuentes de los hechos de estudio para el análisis de sistemas.

Existen diferentes fuentes de hechos de estudio, dentro y fuera de la organización,
información que se encuentra a disposición del analista durante el análisis de sistemas.
Las categorías de hechos son:

El sistema actual

Fuentes internas

Fuentes externas

Sistema actual

En la mayoría de las organizaciones existe el caso de que se cuenta con un sistema o

subsistema, con frecuencia se dedica una gran cantidad de dinero y tiempo
investigando, analizando y documentando el sistema anterior, con resultados que en la
mayoría de los casos aporta muy pocos resultados.

Algunos aspectos a tomar en cuenta para analizar el sistema anterior son :

Eficacia del sistema actual. El estudio del sistema anterior es una oportunidad para
conocer si dicho sistema es satisfactorio, si requiere alguna reparación menor, si
requiere mantenimiento o si hay que reemplazarlo.

Ideas de diseño. El análisis del sistema anterior puede apoyar al analista en ideas de
diseño, así como apreciar notablemente la forma en cómo se está haciendo y de que
forma, así como la observación de las necesidades y capacidades que el sistema
anterior ahora requiere.
 Reconocimiento de recursos. El reconocimiento de recursos permite al analista
identificar con que recursos cuenta, como personal de oficina, instalaciones de
infraestructura, equipo de cómputo que posee actualmente y está en operación.

Conocimiento de conversión. En el caso de que se implemente el nuevo sistema, el

analista coordinará funciones que se dejaran de hacer del sistema anterior, así adecuar
algunas funciones anteriores al nuevo sistema, para ello es necesario que el analista
revise el sistema anterior para observar cómo se hacia.

Los gastos de tiempo generalmente convertidos en dinero son una desventaja en el

análisis de un sistema anterior.

Fuentes internas

La fuente más importante para un analista es la gente. Esto incluye la parte gerencial,
personal de oficinas o usuarios directos, ya que son las personas más cercanas que se
encargan de procesar la información, siendo una fuente parlante que nos puede
proporcionar una lista de necesidades y requerimientos, influyendo la participación del
analista de lo que se puede hacer para proporcionar y orientar a los usuarios hacia un
mejor planteamiento de requerimientos.

Otra fuente interna es el papeleo o la documentación existente dentro de una

organización, clasificándolo en documentos que describen la organización de la
empresa, documentos que describen lo que la empresa planea así como documentos
que describen lo que hace la empresa. En la tabla 1-1 se muestra una lista de la posible
documentación interna.

Documentos que describen Documentos que describen Documentos que describen

cómo está organizada la lo que planea hacer la lo que hace la empresa.
empresa. empresa.

Declaraciones políticas Declaración de metas y Estados financieros

Manuales de métodos y
procedimientos
Organigramas
Descripción de puestos
Delegación de desempeño
Delegación de autoridad
objetivos
Reportes de desempeño
Presupuestos
Estudios por personal asesor
Programas
Reportes históricos
Pronósticos
Archivos de Transacciones
Planes (a largo y corto plazo)
(incluyendo: órdenes de
Minutas corporativas compras, pedidos de los
clientes, facturas, hojas de
tiempo, registros de gastos,
Catálogo de cuentas correspondencia con los
clientes.)

Documentos legales

(incluyendo: derechos,
patentes, franquicias,
marcas registradas, juicios)

Archivos de referencia
maestros
(incluyendo:clientes,
empleados, productos,
proveedores)

Tabla 1-1 Diversos tipos de documentos a disposición del analista en una organización
a partir de las cuales se puede obtener información referente al análisis de sistemas.

Fuentes externas

El trabajo del analista de sistemas lo puede llevar a cabo fuera de los límites de una
organización para la cual se está efectuando el análisis. Es decir, el analista de
sistemas puede tomar ideas, conceptos, técnicas, procesos y formas de operación de
los sistemas de otras organizaciones, tomando en cuenta que algunas organizaciones
son muy celosas de su información, pero cabe resaltar que se puede tomar en cuenta
la información de experiencias, así como observaciones vistas en otros sistemas que
pueden ser de utilidad para el desarrollo del nuevo sistema.

Los libros de texto y revistas proporcionan información teórica o práctica, así como
algunas propuestas que pueden beneficiar al analista donde ideas o tomando bases
para el desarrollo de sistemas. El asistir a cursos, seminarios, talleres, conferencias los
analistas se pueden beneficiar, obteniendo información actualizada e innovadora.

Las fuentes de hechos de estudio disponibles para un analista durante el análisis de

sistemas son variadas y abundantes. La cantidad de fuentes puede diferir del análisis a
análisis, tomando en cuenta restricciones en tiempo y costo. El tamaño y complejidad
del sistema a estudiar también ayuda a determinar la fuente necesaria a utilizar.

Técnicas de la recopilación de hechos de estudio

Existen una variedad de métodos para los analistas a fin de recopilar datos sobre una
situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros y
observación. En donde en cada uno de ellos tiene ventajas y desventajas.
Generalmente se utilizan una o dos técnicas para complementar el trabajo.
Entrevista

La entrevista se utiliza para recopilar información en forma verbal, a través de

preguntas que propone el analista. Las personas que responden pueden ser gerentes o
empleados, quienes son usuarios actuales del sistema existente, usuarios principales
del sistema propuesto o aquellos que serán afectados por el sistema propuesto. La
entrevista puede ser en forma individual o en grupo, se debe tomar en cuenta que las
entrevistas no son siempre la mejor fuente de información.

Recabar Datos Mediante La Entrevista

“¡La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación! al analizar las

características de los sistemas con el personal seleccionado cuidadosamente por sus
conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están
disponibles en ninguna otra forma” 1

En la investigación de sistemas, los aspectos cuantitativos y cualitativos de información

son importantes. Los aspectos cuantitativos tratan con números, cantidades ó
frecuencias, mientras que los aspectos cualitativos se relaciona con opiniones,
políticas, descripción narrativa de actividades o problemas. En general las entrevistas
tienden ser mejores fuentes de información cualitativas, mientras que las otras
técnicas son mejores fuentes de aspectos cuantitativos.

Se debe tomar en cuenta los beneficios que se obtiene al elaborar una entrevista, ya
que mucha gente es incapaz de expresarse por escrito, pero puede expresar sus ideas
en forma verbal. Como resultado de estos las entrevistas pueden detectar malos
entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en
desarrollo. Siendo valioso los comentarios, ideas o sugerencias en relación a cómo se
podría hacer el trabajo. La entrevista, a veces es la mejor forma para conocer las
actividades de una empresa.

Determinación Del Tipo De Entrevista

La estructura de la entrevista de acuerdo a los objetivos, es decir, si los objetivos de la

entrevista radican en adquirir información en general, es conveniente llevar a cabo una
serie de preguntas sin estructura, con sesión de preguntas y respuestas libres, esto
proporciona una mayor oportunidad para conocer actitudes, creencias e ideas de
quién responde, sin embargo cuando se desean conocer respuestas más directas sobre
el sistema o asegurar una alta confiabilidad sobre las respuestas a las preguntas que
han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores.

La entrevista estructurada estandariza las preguntas. El formato de las preguntas

puede ser abierto o cerrado; las preguntas para respuesta abierta, permiten a los
entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada contestando con sus
propias palabras. Con las preguntas para respuestas cerradas se proporciona a los
entrevistados un conjunto de respuestas que pueda seleccionar. Todos los
entrevistados se basan en un conjunto de respuestas posibles. Las entrevistas no
estructuradas requieren menos tiempo de preparación, Sin embargo analizar las
respuestas lleva más tiempo que con las entrevistas estructuradas, De cualquier
forma , el mayor costo radica en la preparación, administración, análisis de las
entrevistas estructuradas para preguntas cerradas.

Selección De Entrevistados

Dado que el número de entrevistados el limitado los analistas deben tomar en cuenta
todas aquellas personas tiene información que no se podrá conseguir de otra forma,
Durante la investigación detallada en donde el propósito es descubrir hechos
específicos, opiniones y conocer cómo se desempeñan actualmente las actividades, las
entrevistas se aplican a todos los niveles gerenciales y de empleados y depende de
quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio.

Realización De La Entrevista

La habilidad del entrevistador es importante en la búsqueda de hechos por medio de la

entrevista. Las buenas entrevistas dependen de la capacidad del analista tanto en la
preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por
realizar a una persona determinada. El tacto, la imparcialidad e incluso la forma
apropiada de vestirse ayudan a segurar una entrevista exitosa. La falta de alguno de
estos factores puede determinar el éxito de una entrevista. A través de la entrevista,
los analistas deben preguntarse así mismos las siguientes preguntas:

¿Qué es lo que me está diciendo la persona?

¿Por qué me lo está diciendo a mí?

¿Qué se está olvidando?

¿Qué espera esta persona que haga yo?

Si se considera cada elemento de la información contra estas preguntas, los analistas
tendrán más conocimiento no solamente de la información adquirida sino también la
importancia que implica.

Cuestionario

Los cuestionarios son un medio que proporcionan una alternativa muy útil para las
entrevistas; sin embargo existen ciertos aspectos que pueden ser apropiados en
algunas situaciones e inapropiados en otras. Al igual que las entrevistas, deben
elaborarse cuidadosamente.

Recabación De Datos Mediante Cuestionarios

Para los analistas de sistemas los cuestionarios pueden ser el medio de comunicación
con un gran número de personas para la obtención de conocimiento de varios
aspectos del sistema, En los cuestionarios no es posible ver las expresiones, gestos o
reacciones de quienes responden los cuestionarios.

Para obtener mejores resultados se recomienda reunir al mayor número posible de

gentes para la resolución de un cuestionario, las tasas de respuesta pueden mejorar,
aunque rara vez se tendrá una respuesta total

Selección De Formas Para Cuestionarios

La elaboración, desarrollo y distribución de los cuestionarios es costoso, debido a esto

se debe utilizar de forma inteligente el tiempo invertido en los cuestionarios. Existen
dos formas de cuestionario para recopilar datos : cuestionario abierto y cuestionario
cerrado

Cuestionario Abierto. Este tipo de cuestionario se aplica cuando se quiere conocer los
sentimientos, opiniones así como experiencias generales. El cuestionario abierto es el
medio que proporciona una amplia oportunidad para las personas que respondan
expresen las razones de sus ideas, En algunos casos las personas prefieren un conjunto
de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
Cuestionario Cerrado. Limita respuestas posibles del interrogado. Esto es por medio
de preguntas que en su elaboración se prestan para este tipo de recopilación de datos,
cuidando el marco de referencia de lo que desea el analista. Este medio es el mejor
método para obtener información sobre los hechos. La forma del cuestionario cerrado
forza a los interrogados tomen una posición y formar su opinión sobre los aspectos
importantes.

Etapas En El Desarrollo De Un Cuestionario

Los cuestionarios bien elaborados no se desarrollan rápidamente, llevan tiempo y

mucho trabajo. El primer aspecto en tomar en cuenta es determinar el objetivo del
cuestionario, en donde el analista define como utilizar los cuestionarios a fin de
obtener los hechos al considerar la estructura más útil para el estudio y la forma más
sencilla por parte de los interrogados.

Para la elaboración de un buen cuestionario requiere de mucho tiempo en la

formulación de las preguntas, que deben ser probadas y modificadas antes de
aplicarlo, si es necesario antes de que se imprima la forma final y se distribuya. A
continuación se presentan los lineamientos generales para la recaudación efectiva de
los hechos de sistemas por medio de cuestionarios.

COMO DESARROLLAR UN CUESTIONARIO

Los buenos cuestionarios no nada más se escriben, se diseñan. Un pensamiento

cuidadoso, acompañado de una prueba previa tanto del formato como de las
preguntas, son la base de una recaudación de datos significativa a través de
cuestionarios.

Aquí hay algunas pautas para ayudarle en la formulación de un cuestionario:

Determínese qué datos necesitan recabarse y qué personas son las más calificadas
para proporcionarlos. Si otros grupos pueden proporcionar datos variantes y mayor
visión identifíquese también.

Selecciónese el tipo de cuestionario para utilizarlo (Abierto o Cerrado). Reconózcase

que algunos cuestionarios pueden ser más útiles, si contienen una sección con
preguntas de respuesta cerrada y otras con preguntas de respuestas abierta.
Desarróllese un grupo de preguntas para incluirlas en el cuestionario. Las preguntas
extras que son intencionalmente redundantes, pueden ser útiles al asegurar
respuestas consistentes por parte de quien responda.

Examínese el cuestionario para encontrarle fallas y defectos; como :

a. Interrogantes innecesarias, lo mismo se ha preguntado y no hay necesidad para una

verificación extra.

b. Las preguntas pueden ser mal interpretadas debido a su enfoque o forma de

escritura.

c. Preguntas que el sujeto posiblemente no pueda responder, dado que desconoce la

respuesta.

d. Preguntas que están escritas de forma que se escogerá la respuesta preferida.

e. Preguntas que se interpretarán en forma diferente, dependiendo del marco de

referencia de cada entrevistado.

f. Preguntas que no proporcionan opciones adecuadas de respuesta.

g. Un ordenamiento no adecuado de las preguntas o respuestas.

Pruébese previamente el cuestionario en un grupo pequeño de personas, para

detectar otros problemas posibles. Hacer esto no solamente descubre los problemas
en cuanto a su escritura, espaciado, ortografía y métodos de registro de respuesta,
sino también proporciona una indicación del tipo de respuesta que se recopilarán en
un grupo mayor. Si existen muchas respuestas inesperadas, se captarán durante la
prueba previa más que durante la recaudación de datos reales.

Analícense las respuestas del grupo de prueba para asegurar que el análisis de los
datos que se busca puede llevarse a cabo con el tipo de datos recopilados. Si los datos
de la prueba no revelan algo que los analistas no conocen y no necesitan verificar, el
cuestionario puede no ser necesario en su forma actual.

Realícense cambios finales de edición, correcciones de mecanografía y ajustes a la

forma; entonces imprimase el cuestionario en una forma limpia legible. Distribúyase el
cuestionario. Cuando sea posible, anótese el nombre de cada persona. Se comienza en
forma incorrecta con nombres y direcciones como “a quien corresponda”, “empleado
por hora de producción”, o “departamento 34 A”

Selección De Quienes Recibirán El Cuestionario

Aquellas personas que reciban el cuestionario debe seleccionarse de acuerdo con la
información que pueda proporcionar. Lo pueden contestar personas no calificadas y si
el cuestionario no es anónimo, ya no será posible retirar las respuestas de la muestra,
lo cual es caro y ocasiona desgaste.

Antes de la distribución de los cuestionarios es necesario asegurar que quienes lo

reciban tengan los datos necesarios para responder los cuestionarios, además de
verificar sus antecedentes y experiencias que fueron la base para responder el
cuestionario.

Revisión de Registros

El término “Registro, se refiere a los manuales sobre las políticas, regulaciones y

procedimientos de operaciones estándar que la mayoría de las empresas mantienen
como guía para gerentes y empleados”. Debido a ello con frecuencia en muchas
organizaciones la información se encuentra a disposición para que los analistas tengan
conocimiento de las actividades u operaciones con las cuales no se encuentra
familiarizado.

Los manuales con que cuentan estas organizaciones documentan o describen las
operaciones para los procesos de datos ya existentes, o los sistemas de información
que entran dentro del área de investigación también proporcionan una visión sobre la
forma en que la organización debe conducirse. Generalmente muestran los
requerimientos y restricciones del sistema y características de diseño. Estos registros
en algunos casos no muestran donde se ubica el verdadero poder para la toma de
decisiones, como se realizan las tareas en la actualidad, ó las posibles alternativas de
como solucionar un problema. Es aquí donde entran las entrevistas y cuestionarios,
herramientas que son eficaces para proporcionar al analista este tipo de información.

Selección De Los Registros Para Revisión

En la mayoría de las empresas los manuales y estándares de procedimientos de

operación con los que cuentan generalmente son obsoletos, ya que no por lo regular
no señalan los procedimientos existentes.

Algunos analistas seleccionan los documentos a fin de determinar cuáles se utilizan y

cuándo, y cuáles no se utilizan después de llenarlos. Este esfuerzo extra puede ser
difícil y llevar mucho tiempo si son demasiados documentos; pero establecer un
diagrama de procedimientos y flujos puede resultar de gran utilidad para lograr una
visión integral de todas las tareas.
El analista debe buscar formas y documentos que desconoce la mayoría, aquellas que
las personas elaboran para su propio uso, pero que no pertenecen a los
procedimientos preestablecidos. No deben pasarse por alto los informes de estudios
previos, los resúmenes de consultores y los informes de los gerentes. Estos pueden
proporcionar una historia que explique el mecanismo de los procedimientos que los
analistas observan durante el estudio, y pueden proporcionar algún dato sobre puntos
ya detectados y aún sin solución.

Observación

Observar las operaciones le proporciona al analista hechos que no podría obtener de

otra forma.

Recopilación De Datos Mediante La Observación

Leer en relación con una actividad de un negocio le proporciona al analista un visión de

las actividades del sistema. Aplicar Entrevistas o cuestionarios a grupos de personas,
también le ayuda o le dice algo más. Ninguno de los dos métodos da una información
completa. Leer sobre autos de carrera no reproduce la experiencia de viajar a 300kph.
de velocidad. La observación proporciona información de primera en relación con la
forma en la que se llevan a cabo las actividades.

Cuando Observar

La observación es muy útil cuando el analista necesita ver cómo se manejan los
documentos, cómo se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados.
Saber que buscar y cómo interpretar su significado, también requiere de experiencia.
Algunos observadores con experiencia captan quién utiliza los documentos y si
encuentran dificultades; también están alertas para detectar documentos o registros
que no se utilizan. Siempre se deben identificar las tareas problemáticas, que llevan a
los empleados a cometer errores con frecuencia al completarlas, así como aquellas que
tienden a retardar el procedimiento.

La Observación Le Enseña Al Analista

Lo que debe suceder.... Lo que realmente ocurre....

Procedimientos normales de operación Retraso al hacer el trabajo

 Controles y verificaciones de exactitud y Información que se recuerda de
grado de terminación memoria (Incorrectamente)

Documentos llenados en forma apropiada Etapas omitidas

Terminación del trabajo en forma Fotocopia extra necesaria

eficiente y a tiempo

Necesidad de nuevos controles

Información que no se encuentra en

el archivo

Documentos mal llenados

Los empleados no están conscientes

de los procedimientos prescritos

COMO ESTABLECER REQUERIMIENTOS

Una entidad es un objeto que existe y se distingue de otros objetos de acuerdo a sus
características llamadas atributos. Las entidades pueden ser concretas como una
persona o abstractas como una fecha.

Qué es un Requerimiento ?
• Un requerimiento es una condición o capacidad a la que el sistema (siendo
construido) debe conformar.

• Un requerimiento de software puede ser definido como:

– Una capacidad del software necesaria por el usuario para resolver un problema o
alcanzar un objetivo.

– Una capacidad del software que debe ser reunida o poseída por un sistema o
componente del sistema para satisfacer un contrato, especificación, estándar, u otra
documentación formal.

Los requerimientos de usuario representan el conjunto completo de resultados a ser

obtenidos utilizando el sistema.

Los requisitos de datos, muestran lo que debe almacenar el sistema y su tipo de datos.

Los requerimientos de sistemas deben mostrar todo lo que el sistema debe hacer mas
todas las restricciones sobre la funcionalidad.

Los requerimientos forman un modelo completo, representando el sistema total a

algún nivel de abstracción.

4. EL DISEÑO GENERAL

Estudio de Viabilidad
Muchas veces cuando se emprende el desarrollo de un proyecto de Sistemas
los recursos y el tiempo no son realistas para su materialización sin tener perdidas
económicas y frustración profesional. La viabilidad y el análisis de riesgos están
relacionados de muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad de
producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben tomar en cuenta cuatro
áreas principales de interés:

Viabilidad econó mica

Una evaluación de los costos de desarrollo, comparados con los ingresos
netos o beneficios obtenidos del producto o Sistema desarrollado.

Viabilidad Técnica
Un estudio de funciones, rendimiento y restricciones que puedan afectar la
realización de un sistema aceptable.

Viabilidad Legal
Es determinar cualquier posibilidad de infracción, violación o responsabilidad
legal en que se podría incurrir al desarrollar el Sistema.

Alternativas. Una evaluación de los enfoques alternativos del desarrollo del producto o
Sistema.
El estudio de la viabilidad puede documentarse como un informe aparte para la alta
gerencia.

3. Aná lisis Econó mico y Técnico

El análisis económico incluye lo que llamamos, el análisis de costos –

beneficios, significa una valoración de la inversión económica comparado con los
beneficios que se obtendrán en la comercialización y utilidad del producto o sistema.

Muchas veces en el desarrollo de Sistemas de Computación estos son

intangibles y resulta un poco dificultoso evaluarlo, esto varia de acuerdo a la
características del Sistema. El análisis de costos – beneficios es una fase muy
importante de ella depende la posibilidad de desarrollo del Proyecto.

En el Análisis Técnico, el Analista evalúa los principios técnicos del Sistema y

al mismo tiempo recoge información adicional sobre el rendimiento, fiabilidad,
características de mantenimiento y productividad.

Los resultados obtenidos del análisis técnico son la base para determinar sobre
si continuar o abandonar el proyecto, si hay riesgos de que no funcione, no tenga el
rendimiento deseado, o si las piezas no encajan perfectamente unas con otras.

Análisis Costo-beneficio

“Para la identificación de los costos y beneficios del proyecto que son pertinentes para su
evaluación, es necesario definir una situación base o situación sin proyecto; la comparación de
lo que sucede con proyecto versus lo que hubiera sucedido sin proyecto, definirá los costos y
beneficios pertinentes del mismo” (Fontaine, 1984: 27).

La evaluación puede ser realizada desde dos ópticas diferentes:

a) La evaluación privada:

Que a su vez tiene dos enfoques: la evaluación económica, que asume que todo el proyecto se
lleva a cabo con capital propio y, por lo tanto, no toma en cuenta el problema financiero; y la
evaluación financiera, que diferencia el capital propio del prestado.

b) La evaluación social

En ésta, tanto los beneficios como los costos se valoran a precios sombra de eficiencia o de
cuenta. “Para la evaluación social interesa el flujo de recursos reales (de los bienes y servicios)
utilizados y producidos por el proyecto.

Los costos y beneficios sociales podrán ser distintos de los contemplados por la evaluación
privada económica.

La evaluación económica tiene como objetivo el determinar el impacto que el proyecto

produce sobre la economía como un todo. La evaluación social se diferencia de la anterior por
incorporar explícitamente el problema distribucional dentro de la evaluación. Esta integración
de eficiencia con equidad se traduce en una valoración de “precios sociales”.
En los proyectos sociales se ha planteado la cuestión de quién afronta los costos desde una
perspectiva diferente. Al respecto hay tres respuestas posibles: el individuo, el gobierno local,
o la sociedad en su conjunto (Rossi, 19779: 254)

Desde el punto de vista individual, se considera la perspectiva del beneficiario del proyecto. La
perspectiva de la comunidad local plantea el problema de la fuente de financiamiento.
Respecto a la sociedad nacional, hay que considerar no solo los costos y beneficios directos,
sino también los de carácter secundario e intangible.

El ACB permite determinar los costos y beneficios a tener en cuenta en cada una de las
perspectivas consideradas previamente. Por otro lado, mediante la actualización, hace
converger los flujos futuros de beneficios y costos en un momento dado en el tiempo (valor
presente o actual) tornándolos comparables. Relaciona, por último, los costos y beneficios del
proyecto, utilizando indicadores sintéticos de su grado de rentabilidad, según la óptica de la
evaluación (privada o social).

Determinación del Alcance del Sistema

En esta tarea se delimita el sistema de información, utilizando como punto de partida el

modelo de procesos especificado en la descripción de la solución del proceso Estudio de
Viabilidad del Sistema (EVS). Se indica qué procesos pertenecen al ámbito del Sistema de
Información y se identifican las entidades externas al sistema que aportan o reciben
información. Asimismo, se obtiene un modelo conceptual de datos identificando las
entidades y relaciones que forman parte del sistema de información objeto de este análisis
a partir del modelo abstracto de datos generado en la tarea Evaluación de Alternativas y
Selección.

En el caso de análisis orientado a objetos, antes de la captura de requisitos empleando los

casos de uso, puede ser conveniente establecer el contexto del sistema a partir del modelo
de negocio obtenido en el proceso Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS), y además,
opcionalmente, del modelo de dominio. El modelo de negocio especifica los procesos a los
que se quiere dar respuesta en el sistema de información, en forma de casos de uso de
alto nivel, y el subconjunto de objetos del dominio requerido para ello.

5. INTRODUCCION AL DISEÑO DETALLADO

Esto involucra cuatro asuntos relacionados:

1. La elección de los dispositivos de entrada y salida.

2. El formato de todas las entradas que fluyen desde los terminadores hasta el
sistema.
3. El formato de todas las salidas que fluyen desde el sistema hacia los
terminadores.
 4. La secuencia y los tiempos de entradas y salidas en un sistema en línea.

Requerimientos De Entrada

Es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios, en esta
existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta estos son:

Objetivos del Diseño de Entrada.

Captura de Datos para la Entrada.

Objetivo del Diseño de Entrada

Consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de

datos, la realización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en
una forma utilizable para su procesamiento así como la entrada de los datos se logra al
instruir a la computadora para que lea ya sea documentos escritos, impresos ó por
personas que los escriben directamente al sistema.

Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a enviar los
retrasos, controlar los errores y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos
son:

Control de la Calidad de Entrada

Evitar los Retrasos

Evitar los errores en los datos

Evitar los pasos adicionales

Mantener la Sencillez del Proceso

Control de la Calidad de Entrada:

Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe controlar la cantidad de
datos en la entrada:

- Las Operaciones de preparación y entrada dependen de las personas dado que los
costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso de los datos también lo
son.
- La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho mas tiempo que el
que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.

Evitar los Retrasos:

También conocido con el nombre de cuello de botella son siempre uno de los objetivos
que el analista evita al diseñar la entrada, una forma de evitarle es utilizar los
documentos de retorno.

Evitar los errores en los datos:

La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre mas pequeña sea
esta menores serán las oportunidades para cometer errores. Es común encontrar en
las operaciones de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de
entrada de datos.

Evitar los Pasos Adicionales:

Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación es

algo que no se puede controlar por ello el analista experimentado, evitara diseños
para la entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya sea añadir o
quitar pasos cuando se alimenta un proceso muchas veces al transcurso de un día.

Mantener la sencillez del Proceso:

El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo
proporcionarán métodos para el control de los errores, la simplicidad funciona y es
aceptada por cualquier usuario. Cuesta trabajo que

los usuarios acepten sistemas complejos o confusos y que no exista ninguna garantía
para el éxito al instalar un sistema complejo y que domine.

Captura de Datos para la Entrada:

En una transacción existen datos importantes y otros que no, el analista debe saber
cuales utilizará y cuales en realidad deben formar la entrada. Existen dos tipos de
datos:

datos variables

datos de identificación

Datos Variables:

Son aquellos que cambian para cada transacción o toman de decisión.

Datos de Identificación:

Estos son los que identifican en forma única el artículo que esta siendo procesado.

Requerimientos De Salida

Niveles de diseño

El diseño de sistema se representa a través de dos fases: el diseño lógico y el diseño

físico.

Cuando los analistas formulan un diseño lógico; escriben las especificaciones

detalladas del nuevo sistema; esto es, describen sus características: las salidas,
entradas, archivos y bases de datos y procedimientos; todos de manera que cubran los
requerimientos del proyecto.

El diseño lógico de un sistema de información es como el plano de un ingeniero para

armar un automóvil: muestra las características principales(motor, transmisión y área
para los pasajeros)y como se relacionan unas con otras(donde se conectan entre sí los
componentes del sistema, o por ejemplo, cuan separadas están las puertas.

Los informes y la producción del analista son los componentes de todo el mecanismo
que emplea el ingeniero. Los datos y procedimientos se ligan y entonces se produce un
sistema que trabaje.

El diseño lógico también especifica las formas de entrada y las descripciones de las
pantallas de todas las transacciones y archivos a fin de mantener los datos de
inventario, los detalles de las transacciones y los datos del proveedor. Las
especificaciones de los procedimientos describen métodos para introducir los datos,
corridas de informes copiados de archivos y detección de problemas.

El diseño físico, actividad que sigue el diseño lógico, produce programas de software,
archivos y un sistema en marcha, las especificaciones del diseño indican a los
programadores que debe hacer el sistema. Los programadores a su vez escriben los
programas que aceptan entradas por parte de los usuarios, procesan los datos,
producen los informes y almacenan estos datos en los archivos.

Utilización de los Datos de Requerimientos:

El alcance del diseño de sistemas se guía por el marco de referencia para el nuevo
sistema desarrollado durante el análisis. Los datos de los requerimientos, recopilados
durante la investigación, conforman las actividades y componentes del sistema. Los
analistas formulan un diseño lógico que apoya los procesos y decisiones, los
contenidos del sistema pueden cambiar como resultado de un nuevo diseño.

El diseño lógico va de arriba hacia abajo, como lo hizo la determinación de

requerimientos.

En primer lugar se identifican las características generales, como informes y entradas;

en el diseño de la salida por ejemplo, los analistas deben conocer la longitud de
campo de un dato especifico para establecer cuanto espacio dejar en la información,
en la pantalla de despliegue visual o archivo.

Participación de los Usuarios:

Los gerentes y usuarios del sistema también poseen un papel importante en le diseño
del sistema; no es solamente el proyecto del analista. Durante el diseño, a algunos se
les pide que revisen los borradores de los informes, que examinen los formatos de
entrada y que ayuden en la escritura de los procedimientos para decirles a otras
personas como utilizar el sistema en forma apropiada.

La participación del usuario proporciona al analista una retroalimentación importante

conforme avanza en el diseño; además asegura a los usuarios tengan un conocimiento
no técnico de lo realizara o no el nuevo sistema.

Esta visión general del diseño de sistemas subraya los aspectos de diseño que se verán
mas adelante en el diseño de la salida de sistema.

Prototipo de Sistemas:

Los requerimientos del sistema y las especificaciones de diseño se establecen con

claridad y son muy bien entendidas, y los analistas tienen la experiencia para convertir
los requerimientos en un sistema eficiente y que trabaje bien. Los prototipos de
sistemas pueden desarrollarse para proporcionar la información necesaria y producir
un sistema adecuado.

Razones para Desarrollar Prototipos de Sistemas:

A pesar de los mejores esfuerzos de los analistas de sistemas, las necesidades de

información no siempre se establecen correctamente. Esto puede ocurrir por dos
razones:
Los usuarios pueden saber solo lo que necesitan mejorar el sistema en ciertas áreas del
negocio, o que deben modificar los procedimientos existentes; por otro lado, conocer
que mejor información para administrar ciertas actividades.

Métodos para el Desarrollo de Prototipos:

Los sistemas de prototipo se pueden desarrollar utilizando lenguajes de programación

y métodos convencionales. El procesamiento y los controles de entrada pueden faltar
y la documentación del sistema normalmente falta en su totalidad.

La clave esta en las pruebas de las ideas y en proporcionar suposiciones sobre los
requerimientos, no tanto en la eficiencia del sistema o en exactitud o perfección. En
algunos casos cuando el sistema se utiliza en forma muy frecuente en la formulación
de La forma en que sé esta llevando a cabo el diseño de salida del sistema.

Determinación de la interfaz-humana

Formatos de entrada y salida.

Para elaborar los formatos los usuarios informan al analista de "la manera en la que las
cosas tienen que ser". Es así sobre todo si el nuevo sistema debe comunicarse con
otros sistemas o personas externas a la organización que construye el nuevo sistema.
Por ejemplo, las organizaciones externas o los otros sistemas de cómputo externo
pueden proporcionar datos al sistema nuevo en un formato físico prescrito que no se
puede cambiar.

En la 8.3.1 se muestra un ejemplo típico de diagrama que se usa para modelar la

secuencia en pantalla que el usuario final utiliza para comunicarse con el sistema.
¿Esto es útil sobre todo manejar preguntas como "Puedo regresar al menú principal
desde la imagen de pantalla 12?". Otras cuestiones de entrada/salida importantes son
el acomodo físico de los datos en la pantalla de vídeo, la naturaleza de los mensajes si
se comete un error de entrada; y el acomodo físico de los datos de salida en la pantalla
y los reportes.
Figura 8.3.1

 En el caso de sistemas de información computarizados, las siguientes reglas ayudarán

a desarrollar una interfaz amable con el usuario en la mayor parte de los casos.

1. El sistema debe pedir entradas y producir salidas en forma consistente.

2. Pida información con una secuencia lógica.
3. Haga obvio al usuario el tipo de error que ha cometido, y dónde.
4. Distinga entre edición de campos y ediciones de pantalla.
5. Haga la edición y revisión de errores dependientes del usuario.
6. Permita que el usuario pueda (a) cancelar parte de la transacción y (b)
cancelarla toda.
7. Proporcione un mecanismo de "ayuda" conveniente.
8. Distinga entre sistemas guiados por menús y sistemas dirigidos por ordenes; si
es apropiado, déle a escoger al usuario.
9. Si el sistema está realizando un proceso largo, despliegue un mensaje al usuario
para que no crea que se detuvo.
10. Proporcione alternativas por omisión para las entradas estándar.
11. Aproveche el color y el sonido, pero no abuse.

Diseño de la Salida de Sistemas:

A menudo, para los usuarios la característica más importante de un sistema de

información es la salida que produce. Si la salida no es de calidad, se pueden
convencer de que todo el sistema es tan innecesario que eviten su utilización y, por lo
tanto, posiblemente ocasionen errores y que el sistema falle.

Diseño Lógico de la Salida:

Él termina “salida” se aplica a cualquier información producida por un sistema, ya sea
impresa, desplegada o verbal. Cuando los analistas diseñan la salida, seleccionan
métodos para representar la información y crean documentos, informes u otros
formatos que contienen información producida por el sistema.

Los métodos de salida varían a lo largo de los sistemas. Para algunos, como un informe
de inventarios de la cantidad de mercancía, el sistema del computador, bajo el control
del programa, nada mas consulta los datos que se tienen a mano en el
almacenamiento, y los ensambla en una forma que sea presentable. Otra salida puede
requerir procesamiento sustancial, antes de que este disponible para utilizarlo.

Los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o presentar su salida en forma
audible. La salida impresa puede utilizar papel en blanco o formas preimpresas, la
salida visual puede utilizar una o múltiples pantallas para desplegar información.

Selección de los Métodos de Salida

Los sistemas de información ya sean que se desarrollen sobre sistemas pequeños de

escritorio o sobre grandes sistemas, utilizan 3 métodos principales para la salida los
cuales se clasifican en:

Impresión

Pantalla

Despliegue y audio

Salida Impresa

Este tipo de salida es la que se encarga de producir grandes volúmenes de informes

impresos, sin embargo la decisión de utilizar salida impresa no debe ser automática,
debe haber alguna razón como la necesidad de enviar a un cliente o proveedor un
documento por correo, tener un registro impreso de los datos o circular una cantidad
de información a diferentes personas en forma simultanea. Un informe bien diseñado
puede reemplazar a otro elaborados pobremente, proporcionando detalles
innecesarios la cual no ayuda nada. Las opciones de salida impresa más comunes en las
empresas son en papel, informe filmados, formas especiales y formas para enviar por
correo.

Objetivos de la Salida
Expresar la Información Relacionada con Actividades Pasadas, Estado Actual o
Proyecciones para el Futuro.

Señalar Eventos Importantes, Oportunidades, Problemas ó Advertencia.

Iniciar una Acción

Confirmar una Acción.

El objetivo principal durante el diseño de salida de la computadora es la información

que será presentada a las personas, puede afirmarse que la salida de la computadora
es para las personas, es por esto que no se aborda la forma en que los datos se
mueven entre los procesos o entre los almacenamientos de datos.

Tipos de salida

La Salida del Sistema Puede Ser:

un reporte

un documento

un mensaje

de acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser impresa o
presentada en una pantalla, el contenido de la pantalla tiene su origen en las
siguientes fuentes:

Recuperación de un Dispositivo de Almacenamiento.

Transmisión desde un Proceso o Actividad del Sistema.

Directamente desde una Fuente de Entrada.

5. Requerimientos de almacenamiento

La memoria de la computadora (RAM) es un lugar provisional de almacenamiento para

los archivos que usted usa. La mayoría de la información guardada en la RAM se borra
cuando se apaga la computadora. Por lo tanto, su computadora necesita formas
permanentes de almacenamiento para guardar y recuperar programas de software y
archivos de datos que desee usar a diario. Los dispositivos de almacenamiento
(también denominados unidades) fueron desarrollados para satisfacer esta necesidad.
Los siguientes constituyen los tipos más comunes de dispositivos de almacenamiento:

Unidades de:

Disco duro

Disquete

Compresión ZIP

CD

DVD

Códigos de entrada y salida.

Como parte de especificar formatos de entrada y salida, el analista muchas veces debe
especificar códigos, es decir, abreviaciones de la información que sería difícil y tardado
describir con detalle. Ejemplos de éstos son los números del Seguro Social, códigos
postales, números de ISBN para libros publicados y números de identificación de
empleados que se asignan a las compañías en sus declaraciones de impuestos.

Algunos puntos que se deben tomar en cuenta para la codificación de los datos en un
sistema nuevo son:

 Expandible. Debe proporcionar espacio para entradas adicionales que pudieran

requerirse.
 Preciso. Debe identificar al artículo específico.
 Conciso. Debe ser breve pero describir adecuadamente al artículo.
 Conveniente. Debe ser fácil de codificar y decodificar.
 Con significado. Debe ser útil para quienes lo manejan. De ser posible debe
indicar algunas características del artículo.
 Operable. Debe ser compatible con los métodos presentes y anticipados de
proceso de datos, manual o a máquina.

6. Conclusion

La función del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o
desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Para conseguir
este objetivo, un Sistema basado en computadoras hace uso de seis (6) elementos
fundamentales:

Software, que son Programas de computadora, con estructuras de datos y su

documentación que hacen efectiva la logística metodología o controles de
requerimientos del Programa.Hardware, dispositivos electrónicos y electromecánicos,
que proporcionan capacidad de cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas
(Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan
una función externa dentro de los Sistemas.

Personal, son los operadores o usuarios directos de las herramientas del Sistema.

Base de Datos, una gran colección de informaciones organizadas y enlazadas al

Sistema a las que se accede por medio del Software.

Documentación, Manuales, formularios, y otra información descriptiva que detalla o

da instrucciones sobre el empleo y operación del Programa.

Procedimientos, o pasos que definen el uso especifico de cada uno de los elementos o
componentes del Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.

6. ACTIVIDADES INHERENTES A LA CONSTRUCCION DEL SISTEMA

6.4 Documentación

Consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un

sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a
usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios
como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa
e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la
del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un “programa de

documentación”, el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra
como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo,
archivo y nuevos sistemas.

Importancia De La Documentación De Sistemas

La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la

existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de
confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.

La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar,

mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de
Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo
y se le presta menos atención.

6.5 Operación paralela

En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que empiece a

trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. Pero la instalación puede
realizarse según cuatro métodos: Directo, paralelo, piloto y en fases. Veamos en qué se
diferencian estos métodos:

     • Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo.

Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al
sistema anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un
sistema nuevo suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes
sistemas, un problema puede significar una catástrofe, perjudicando o retrazando el
desempeño entero de la organización.

     • Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta
que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo
falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede
representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos
sistemas, por lo que este método se reserva específicamente para casos en los que el costo
de una falla sería considerable.

     • Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al
comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es
menos        costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es
controlable al        limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.

     • Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se
van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la
primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así
se continúa hasta que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más lenta la
implementación, pero sin duda tiene el menor riesgo.

6.6 Liberación

Es la fase en donde el usuario final ejecuta el sistema, para ello el o los programadores ya
realizaron exhaustivas pruebas para comprobar que el sistema no falle.

En este proceso se prepara el sistema para. Sustituirlo por el anterior y se pone en

funcionamiento
 6.7 Mantenimiento

Al finalizar la fase de implementación comienza la fase de mantenimiento. Es la fase final,

de gran importancia como se demostrará a continuación, y es una fase permanente en lo que
le resta de vida al sistema. El mantenimiento se inicia con una auditoria del sistema y luego
continúa con evaluaciones periódicas. Al realizar la auditoria del nuevo sistema, se verifica
que su desempeño sea acorde a las especificaciones planteadas en la fase de diseño, para
comprobar que los procesos que han sido integrados, efectivamente son los adecuados. En
caso contrario, se hace necesario un nuevo diseño para ajustar los inconvenientes
detectados.

Las evaluaciones periódicas permiten determinar, si el sistema continúa vigente respecto a

su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario, se requiere de
nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le permitan al sistema adaptarse a nuevas
situaciones de las que pueda ser objeto la organización. En este punto es bueno resaltar,
que las organizaciones son entes cambiantes, así mismo sus sistemas componentes y
específicamente los sistemas de información, los cuales deberán ser sensibles a estos
cambios, mediante evaluación, para adecuarlos a responder efectivamente a las situaciones
emergentes.

7. INTRODUCCION A LA TEORIA DE SISTEMAS

8. INTRODUCCION A LA TEORIA DE LA INFORMACION