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L 340

Listen über Pivot-Tabellen


auswerten von Stefan Victor

Über den Pivot-


Tabellen-
Assistenten
machen Sie aus
Ihren Listen
leistungsstarke
Tabellen

· Power-Auswertungen über Pivot-Tabellen ............................ L 340/02


· Schritt 1: Der Pivot-Tabellen-Assistent erleichtert Ihnen den
Einstieg ................................................................................. L 340/03
· Schritt 2: Legen Sie die Struktur der Pivot-Tabelle fest ..... L 340/05
· Schritt 3: Schnelle Spezialinformationen durch Filtern ......... L 340/08
· Schritt 4: Pivot-Tabellen erweitern ........................................ L 340/09
· Schritt 5: Datenfelder ändern – kein Problem! ...................... L 340/11
· Schritt 6: Besserer Überblick durch zusätzliche Datenfelder L 340/12
· Schritt 7: Pivot-Tabellen umstrukturieren ............................. L 340/14
· Schneller Zugriff auf spezielle Quelldaten mit den Details ... L 340/15
· Checkliste für den professionellen Umgang mit Pivot-
Tabellen ................................................................................. L 340/16

Der Excel-Berater
L 340/2 Listen über Pivot-Tabellen auswerten

Power-Auswertungen über Pivot-Tabellen


Einer der leis- Pivot-Tabellen sind einer der leistungsstärksten Be-
tungsstärksten standteile von Excel. Leider schreckt die scheinbare
Bestandteile von
Excel
Komplexität viele Anwender vom Einsatz dieses nützli-
chen Features ab.

Dabei ist gerade bei Pivot-Tabellen die intuitive Be-


dienbarkeit eine der großen Stärken. In diesem Beitrag
setzen Sie Pivot-Tabellen als komfortables Auswer-
tungsinstrument für Ihre Listen ein. Dabei erledigen Sie
die folgenden Schritte.

1. Setzen Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten ein, um


eine leere Pivot-Tabelle anzulegen.
2. Legen Sie die Struktur der Pivot-Tabelle fest, um
sie mit Inhalten zu füllen.
3. Filtern Sie die gewünschten Inhalte in Ihrer Pivot-
Tabelle.
4. Erweitern Sie die Pivot-Tabelle für noch mehr In-
formationen.
5. Ändern Sie Datenfelder in der Pivot-Tabelle.
6. Binden Sie mehrere Datenfelder ein.
7. Strukturieren Sie die Pivot-Tabelle um.

In der Abbildung auf der folgenden Seite sehen Sie eine


Auftragsliste. Die Liste besitzt über 2.000 Zeilen. Diese
Liste möchten Sie über eine Pivot-Tabelle auswerten.

50 Produkte aus In der Liste sind 50 verschiedene Produkte aus 15 unter-


15 Materialien schiedlichen Materialien aufgeführt. Sie möchten eine
Tabelle erstellen, in der Sie auf einen Blick erkennen,
von welchem Produkt wie viel Stück produziert wurden.
Dabei möchten Sie zusätzlich noch eine Unterscheidung
nach Material vornehmen.

Der Excel-Berater
Listen über Pivot-Tabellen auswerten L 340/3

„Liste“

Die Liste mit den Aufträgen

Alle dargestellten Arbeitsblätter können Sie über


www.excel-berater-online.de abrufen. Sie finden die L340.xls
Tabellen unter dem jeweils angegebenen Namen in den Pivot.xls
beiden Arbeitsmappen L340.xls und Pivot.xls.

Schritt 1: Der Pivot-Tabellen-Assistent


erleichtert Ihnen den Einstieg
Sie müssen in der Liste keine Änderungen vornehmen, Keine Änderungen
um eine Auswertung über eine Pivot-Tabelle durchzu- erforderlich
führen. Klicken Sie eine beliebige Zelle der Liste an,
und wählen Sie den Menübefehl „Daten – PivotTable-
und PivotChart-Bericht“.

Beim Einsatz von Excel 2007/2010 aktivieren Sie das


Kommando „PivotTable – PivotTable“ im Bereich „Ta-
bellen“ des Registers „Einfügen“ der Multifunktions-
leiste.

Excel meldet sich mit dem ersten Fenster des Pivot-


Tabellen-Assistenten, der in der Abbildung auf der
nächsten Seite dargestellt ist. Bei Excel 2007/2010
sehen die Fenster etwas anders aus, die Einstellungen
nehmen Sie aber genau in der gleichen Weise vor.

• Wählen Sie in der Gruppe „Welche Daten möchten Excel-Liste als


Sie analysieren?“ die Option „Microsoft Excel-Liste Datenquelle

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oder -Datenbank“ (Excel 2007: „Tabelle oder Be-


reich auswählen“), da Ihre Datenbasis in einer
Excel-Liste vorliegt.

Schritt 1 von 3

Das erste Fenster des Pivot-Tabellen-Assistenten

• Da Sie eine tabellarische Auswertung vornehmen


möchten, aktivieren Sie in der Gruppe „Wie möch-
ten Sie Ihre Daten darstellen?“ das Optionsfeld
„PivotTable“. Diese Einstellung müssen Sie beim
Einsatz von Excel 2007/2010 nicht vornehmen.

Datenbereich festlegen
Pivot-Tabellen- Excel bis Version 2003: Betätigen Sie die Schaltfläche
Assistent „Weiter“, um zum zweiten Fenster des Pivot-Tabellen-
Assistenten zu gelangen. Excel 2007/2010: Sie bleiben
in diesem Dialogfenster.

Legen Sie nun den Datenbereich fest, den Sie auswerten


möchten. Da Sie vor dem Aufruf des Dialogfensters
eine Zelle der Liste angeklickt haben, trägt Excel auto-
matisch den gesamten Listenbereich ein.

Schritt 2 von 3

Der Bereich der Liste wird automatisch eingetragen

Der Excel-Berater
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“ für den drit- „Weiter“ für den
ten und letzten Schritt des Pivot-Tabellen-Assistenten. 3. und letzten
Schritt
Beim Einsatz von Excel 2007/2010 bleiben Sie in dem
Dialogfenster.

Ziel der Pivot-Tabelle definieren


Im dritten Schritt geben Sie das Ziel der zu erstellenden Pivot-Tabelle in
Pivot-Tabelle an. Da Sie die Pivot-Tabelle in einem einem neuen
Blatt
separaten Blatt anlegen möchten, wählen Sie die Option
„In neuem Arbeitsblatt“ (Excel 2007/2010: „Neues Ar-
beitsblatt“).

Die Pivot-Tabelle soll in einem neuen Blatt erstellt werden

Schritt 2: Legen Sie die Struktur der


Pivot-Tabelle fest
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“ (Excel Neues Tabellen-
2007/2010: Schaltfläche „OK“), um mit der Definition blatt mit noch
leerer Pivot-
der Struktur für die Pivot-Tabelle zu beginnen. Excel Tabelle
legt ein neues Tabellenblatt mit einer noch leeren Pivot-
Tabelle an und blendet die Symbolleiste „PivotTable“
und das Fenster „PivotTable-Feldliste“ ein. In der Ab-
bildung auf der folgenden Seite können Sie sich das
Resultat anschauen.

Im Fenster „PivotTable-Feldliste“ sind alle Felder Die Symbolleiste


(Spalten) der Liste aufgeführt. Per Drag & Drop können „PivotTable“
Sie diese Felder nun in die Pivot-Tabelle ziehen.

Der Excel-Berater
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Noch ist die Pivot-Tabelle leer

Auswertung Sie möchten eine Auswertung anhand der Produkte und


anhand der Materialien vornehmen. Befolgen Sie dazu diese vier
Produkte
Schritte:
1. Klicken Sie auf das Feld „Produkte“.
2. Ziehen Sie das Feld bei gedrückter linker Maustaste
in die Pivot-Tabelle auf den Bereich „Zeilenfelder
hierher ziehen“.
3. Lassen Sie die linke Maustaste los, um das Feld dort
einzubinden. Es erscheint sofort in der Pivot-
Tabelle.
Materialien 4. Ziehen Sie das Feld „Material“ bei gedrückter linker
aufführen Maustaste auf den Bereich „Spaltenfelder hierher
ziehen“.
Produkte und
Materialien

Je ein Zeilen- und ein Spaltenfeld wurden eingebunden

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Pivot-Tabellen in früheren Excel-Versionen Frühere Excel-


Versionen
Das Beispiel in diesem Beitrag bezieht sich auf Excel
ab Version 2003 sowie Excel 2007/2010. In früheren
Excel-Versionen wie Excel 2000 und Excel XP können
Sie Pivot-Tabellen auf vergleichbare Weise einsetzen.
Dabei werden die Felder der Pivot-Tabelle nicht direkt
im Arbeitsblatt, sondern über einen Assistenten ange-
legt. Diesen Pivot-Tabellen-Assistenten starten Sie
über den Menübefehl „Daten – Pivot-Tabellenbericht“.

Sie möchten, dass anhand dieser beiden bisher eingefüg- Stückzahl


ten Felder die Stückzahlen in der Pivot-Tabelle ange- ermitteln
zeigt werden. Dazu ziehen Sie das Feld „Anzahl, Stück“
auf den Bereich „Datenfelder hierher ziehen“. In der
Abbildung sehen Sie, dass die Pivot-Tabelle nun auch
Zahlen enthält.

„Pivot-Tabelle“

Pivot-Tabelle ist mit Zahlen gefüllt

Wie Sie es durch die Spalten- und Zeilenfelder vorher Datenbereich


definiert haben, erscheint links in jeder Zeile ein ande- zeigt Summen
res Produkt, während oben in jeder Spalte die unter-

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schiedlichen Materialien angezeigt werden. Der Daten-


bereich zeigt die jeweiligen Summen der Materialien für
die entsprechenden Produkte an.

Schritt 3: Schnelle Spezialinformationen


durch Filtern
Leistungsstarke Standardmäßig werden nach dem Anlegen der Pivot-
Filterfunktion Tabelle alle Inhalte in der Pivot-Tabelle angezeigt. Ins-
besondere wenn Sie Pivot-Tabellen beispielsweise in
gedruckter Form weitergeben, kann es aber vorkommen,
dass der Empfänger nicht alle dargestellten Daten sehen
soll. Aus diesem Grund besitzt eine Pivot-Tabelle auto-
matisch eine leistungsstarke Filterfunktion.
Nur bestimmte Sie möchten in der Pivot-Tabelle keine Produkte anzei-
Produkte gen, die mit den Nummern „WPN1“ bis „WPN7“ be-
anzeigen
ginnen. Dazu befolgen Sie die folgenden drei Schritte:
1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts im grauen
Feld „Produkt“. Excel klappt daraufhin eine Aus-
wahlliste auf, in der alle in der Pivot-Tabelle enthal-
tenen Produkte aufgeführt sind.
2. In dieser Auswahlliste können Sie jedes beliebige
Produkt deaktivieren, indem Sie das davor befindli-
che Schaltkästchen deaktivieren. Deaktivieren Sie
die Schaltkästchen vor den nicht anzuzeigenden
Produkten.

Deaktivieren Sie die nicht anzuzeigenden Produkte

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3. Betätigen Sie anschließend unterhalb der Auswahl- Deaktivierte


liste die Schaltfläche „OK“, um die soeben deakti- Produkte
ausblenden
vierten Produkte aus der Pivot-Tabelle auszublen-
den.
Schritt 4: Pivot-Tabellen erweitern
Ein weiterer großer Vorteil von Pivot-Tabellen ist, dass Große Flexibilität
Sie sie jederzeit erweitern können. So behalten Sie stets durch
Erweiterungs-
auch nach dem Anlegen einer Pivot-Tabelle eine große fähigkeit
Flexibilität.

In der Liste sind neben den in der Pivot-Tabelle darge-


stellten Daten unter anderem auch noch die Kunden-
nummern und weitere Daten zu jedem Auftrag enthal-
ten.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Kundennummer Kundennummer


in die Pivot-Tabelle einzubinden: einbinden

1. Sie können ein zusätzliches Zeilen- oder Spaltenfeld


einrichten.
2. Sie binden ein Seitenfeld ein.

Das zusätzliche Zeilen- oder Spaltenfeld würde aber in


der Praxis dazu führen, dass die Tabelle sehr groß wird,
da sich die Produkte (beim Zeilenfeld) oder die Materia-
lien (beim Spaltenfeld) für jeden Kunden wiederholen
würden.

Ein eleganterer Weg ist die Einbindung eines Seitenfel-


des. Dadurch weisen Sie der Pivot-Tabelle praktisch
eine dritte Dimension zu:

Ziehen Sie aus dem Fenster „PivotTable-Feldliste“ das Seitenfeld


Feld „Kundennummer“ bei gedrückter linker Maustaste einbinden
auf den Bereich „Seitenfelder hierher ziehen“ und las-
sen Sie die Maustaste los.

Der Excel-Berater
L 340/10 Listen über Pivot-Tabellen auswerten

„Seitenfeld“

Das neue Seitenfeld ist eingebunden

Inhalte der Die Pivot-Tabelle verändert sich fast nicht: In der linken
Tabelle bleiben oberen Ecke der Tabelle ist das neue Feld eingebunden
unverändert
und daneben erscheint eine Auswahlliste mit dem Ein-
trag „(Alle)“. Die Inhalte der Tabelle bleiben unverän-
dert.

Beliebige Über diese Auswahlliste des Seitenfeldes können Sie


Kundennummer eine beliebige Kundennummer (oder alle Kundennum-
anzeigen lassen
mern) anzeigen lassen. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil
der Auswahlliste, wählen Sie die Kundennummer
„Kunde-10-1“ und betätigen Sie die Schaltfläche „OK“.

Wählen Sie die Kundennummer „Kunde-10-1“

Gezielter Zugriff Sofort nach dem Klick auf „OK“ zeigt die Pivot-Tabelle
auf bestimmte nur noch die Daten dieser Kundennummer an. So haben
Daten
Sie mit einem Mausklick stets Zugriff auf sehr spezielle
Informationen.

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„Seitenfeld“

Die Daten nur einer Kundennummer werden angezeigt

Stellen Sie in der Auswahlliste anschließend wieder die Alle


Einstellung „(Alle)“ ein, um alle Kundennummern an- Kundennummern
anzeigen
zuzeigen.
Schritt 5: Datenfelder ändern – kein
Problem!
Sie können in einer Pivot-Tabelle nicht nur Summen Viele statistische
anzeigen. Für das Datenfeld stehen Ihnen auch sehr Funktionen
viele statistische Funktionen zur Verfügung. Sie möch-
ten anstelle der Summe der Stücke die Anzahl der Auf-
träge in der Pivot-Tabelle darstellen.
Das lässt sich ganz einfach realisieren. Führen Sie mit Doppelklick auf
der linken Maustaste einen Doppelklick auf das Daten- Datenfeld
feld „Summe von Anzahl, Stück“ aus. Excel öffnet da-
raufhin ein Dialogfenster, in dem Sie eine statistische
Funktion auswählen können.

Wählen Sie eine statistische Funktion

Klicken Sie in der Auswahlliste den Eintrag „Anzahl“ Anzahl der


an, um in der Pivot-Tabelle die Anzahl der Aufträge Aufträge anstatt
der Summe der
anstatt der Summe der Stücke anzuzeigen. Stücke

Der Excel-Berater
L 340/12 Listen über Pivot-Tabellen auswerten

„Anzahl“

Die Anzahl der Aufträge wird angezeigt

Schritt 6: Besserer Überblick durch


zusätzliche Datenfelder
Summe und Die optimale Darstellung wäre, wenn Sie die Stücke als
Anzahl Summe und als Anzahl gleichzeitig in der Pivot-Tabelle
gleichzeitig in der
Pivot-Tabelle
anzeigen könnten. Auch das erledigen Sie mit wenigen
anzeigen Arbeitsschritten.

Ziehen Sie aus dem Fenster „PivotTable-Feldliste“ das


Datenfeld „Anzahl, Stücke“ bei gedrückter linker Maus-
taste nochmals auf den Datenbereich der Pivot-Tabelle
und lassen Sie die Maustaste los.

Ein zweites Datenfeld ist eingebunden

Zusätzliche Zeilen Excel bindet für jedes Produkt eine zusätzliche Zeile
ein, in der unter der zuvor dargestellten Anzahl nun
auch wieder die Summe erscheint.

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Reihenfolge der Felder ändern


Sie hätten es lieber, dass in den einzelnen Doppellzeilen Anzahl und
die Summe oben und die Anzahl unten angezeigt wird? Summe
vertauschen
Zwar können Sie die Reihenfolge der einzelnen Daten-
felder nachträglich nicht ändern, aber dieses Ziel errei-
chen Sie trotzdem sehr schnell:

1. Klicken Sie in der Pivot-Tabelle mit der rechten Feldeigenschaf-


Maustaste eine beliebige Zelle des Feldes „Anzahl ten ändern
von Anzahl, Stücke“ an, beispielsweise Zelle C5.
2. Aus dem erscheinenden Kontextmenü wählen Sie
den Menübefehl „Feldeigenschaften“.
3. Es öffnet sich erneut das Fenster, in dem Sie vorhin 2 identische
das Datenfeld von „Summe“ auf „Anzahl“ einge- Zeilen
stellt haben. Stellen Sie es nun wieder zurück auf
„Summe“. Die Pivot-Tabelle besitzt nach diesem
Schritt für jedes Produkt zwei identische Zeilen, in
denen die Summen angezeigt werden.
4. Auf demselben Wege wechseln Sie nun die Anzeige
des zweiten Datenfeldes (z.B. über einen Rechts-
klick auf Zelle C6) von „Summe“ zu „Anzahl“.

„Vertauscht”

Die Reihenfolge der beiden Datenfelder wurde vertauscht

Als Ergebnis haben Sie erneut eine Pivot-Tabelle, in der


die Summe und die Anzahl dargestellt werden. Aber
diesmal haben die einzelnen Zeilen ihre Position ver-
tauscht, also die Summe oben und darunter die Anzahl.

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Schritt 7: Pivot-Tabellen umstrukturieren


Hohe Flexibilität Die große Stärke von Pivot-Tabellen ist die hohe Flexi-
bilität. Wie in den vorherigen Abschnitten bereits be-
schrieben wurde, können Sie jederzeit zusätzliche Fel-
der einbinden und auch wieder entfernen.

Sie können die bestehenden Felder aber auch beliebig


umstrukturieren. Sie möchten, dass die Produkte in den
Spalten stehen und die Materialien in den Zeilen? Auch
das ist mit wenigen Mausbewegungen erledigt, indem
Sie die folgenden beiden Schritte durchführen:

Spaltenfeld in den 1. Ziehen Sie zuerst in der Pivot-Tabelle das Spalten-


Zeilenbereich feld „Material“ bei gedrückter linker Maustaste in
ziehen
den Zeilenbereich (z. B. auf Zelle A14). Die Pivot-
Tabelle sieht nun erst einmal völlig anders aus, da
alle Daten nur noch in Zeilen dargestellt werden und
somit nur noch eine Ergebnisspalte erscheint.
Zeilenfeld in den 2. Als Nächstes ziehen Sie bei gedrückter linker Maus-
Spaltenbereich taste das Zeilenfeld „Produkt“ auf den Spaltenbe-
ziehen
reich, der zurzeit nur noch aus Zelle D3 besteht. Die
Pivot-Tabelle sieht nun fast wieder aus wie vorher,
nur dass die Zeilen und Spalten vertauscht sind.

„Neue Struktur“

Zeilen- und Spaltenbereich wurden vertauscht

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Listen über Pivot-Tabellen auswerten L 340/15

Ausprobieren der Tabellenstruktur


Experimentieren Sie in Ihren Pivot-Tabellen ein wenig
mit dem Verschieben von Feldern auf unterschiedliche
Bereiche. Sie werden dabei viele nützliche Strukturen
bzw. Kombinationen finden, die in diesem Beitrag nicht
alle beschrieben werden können. So finden Sie sicher-
lich die für Ihre Daten optimale Darstellungsform Ihrer
Pivot-Tabellen.

Schneller Zugriff auf spezielle Quelldaten


mit den Details
Pivot-Tabellen eignen sich besonders für das Auswerten Blick auf Detail
großer Datenmengen. Da kann der Blick aufs Detail
schon mal etwas schwieriger werden. Auch dabei hilft
Ihnen die Pivot-Tabelle. Sie möchten gerne wissen,
welche Aufträge sich hinter der Zahl fünf in Zelle D6
verbergen. Zwar können Sie erkennen, dass es sich um
Aufträge des Materials PA1-1 des Produktes WPN10-2
handelt. Die anderen in der Quellliste enthaltenen Daten
sind aber nicht erkennbar und würden die Pivot-Tabelle
wahrscheinlich auch überladen. Klicken Sie diese Zelle
einfach doppelt an. Sofort fügt Excel ein neues Blatt in
Ihre Arbeitsmappe ein, in der die Details zu diesen fünf
Aufträgen angezeigt werden.

Die Details von Zelle D6 werden in einem neuen Blatt angezeigt

Sie können auf diesem Wege sehr schnell auf beliebige Schnell auf
Details zugreifen, ohne die Liste, die der Pivot-Tabelle beliebige Details
zugreifen
zugrunde liegt, durchsuchen zu müssen.

Der Excel-Berater
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Checkliste für den professionellen Umgang


mit Pivot-Tabellen
In der folgenden Checkliste sind noch einmal alle in
diesem Beitrag beschriebenen Arbeitsschritte aufge-
führt. So werden Sie beim Auswerten Ihrer Listen über
Pivot-Tabellen stets ein zufriedenstellendes Ergebnis
erzielen:

{ erledigt Wechseln Sie in das Arbeitsblatt, mit dessen Inhalt Sie


eine Pivot-Tabelle anlegen möchten, und klicken Sie
eine beliebige Zelle in der Datenliste an.

{ erledigt Starten Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten über den


Menübefehl „Daten – PivotTable- und PivotChart-
Bericht“ und legen Sie die Pivot-Tabelle an.

{ erledigt Ziehen Sie aus der Symbolleiste „PivotTable“ die ge-


wünschten Felder in den Zeilen-, Spalten-, Seiten- und
Datenbereich der Pivot-Tabelle.

{ erledigt Filtern Sie die einzelnen Datenfelder der Pivot-Tabelle


über die dazugehörige Auswahlliste, falls Sie nicht alle
Daten der Quellliste anzeigen möchten.

{ erledigt Erweitern Sie die Pivot-Tabelle gegebenenfalls um zu-


sätzliche Felder, falls die angezeigten Informationen
nicht ausreichen und Sie weitere Inhalte in die Pivot-
Tabelle einbinden möchten.

{ erledigt Strukturieren Sie die Pivot-Tabelle um, falls Sie mit der
Darstellung der Daten nicht zufrieden sind.

{ erledigt Ändern Sie die Feldeigenschaften, falls Sie andere sta-


tistische Größen darstellen möchten.

{ erledigt Klicken Sie im Datenbereich auf eine beliebige Zelle,


um die dazugehörigen Details in einem neuen, leeren
Blatt anzuzeigen.

Der Excel-Berater