Sie sind auf Seite 1von 7

„Die Sprache ist die Kleidung der Gedanken.

Die Strukturen können dem Wachstum nicht mehr schnell genug folgen. An vielen Tagen
geht es drunter und drüber, von Produktivität in Lager und Logistik keine Spur.
Mitarbeiter*innen sind gereizt und überlastet. Häufig wird mehr gesucht als gefunden,
Fehler passieren und die Stimmung kippt. Mitarbeiter können sich, nach eigenen Aussagen
„nicht auf die Kollegen im Lager verlassen“. Der schwarze Peter wird im Allgemeinen dem
Lager zugeordnet. Betrachtet man die Situation jedoch von außen, haben alle am
Durcheinander mitgewirkt. Nun ist jedoch niemand mehr alleine in der Lage, eine komplette
Lagerstruktur aufzubauen. Weder die Lagermitarbeiter*innen, noch die Kolleg*innen im
Büro. So wird in vielen eCommerce Unternehmen weiter chaotisch vor sich hingearbeitet
und Fehler und Schuldzuweisungen werden in Kauf genommen. Aber wie konnte das
Lagerchaos in den letzten Jahren überhaupt so groß werden? Welches sind die größten
Probleme die Lager und Logistik im Online Versandhandel mit sich bringen?
Wenn ein schriftlicher Auftrag besteht, von dem lediglich in einem oder einigen wenigen
Punkten abgewichen wird, genügt es, sich eindeutig auf diesen Auftrag zu beziehen und die
Abweichungen in der Auftragsbestätigung unmissverständlich klarzustellen.

Eine vollständige Auftragsbestätigung könnte folgende Angaben enthalten:

Die Bezeichnung „Auftragsbestätigung“ als Überschrift


Namen und Adressen von Auftraggeber und Auftragnehmer sowie den Namen des
Gesprächspartners, mit dem die Vereinbarung getroffen wurde.
Eventuell Kundennummer des Auftraggebers
Datum der Auftragserteilung
Genaue Spezifikation der beauftragten Produkte oder Dienstleistungen. Unter Umständen
kann hier auf weitere Dokumente wie z. B. Lastenheft Bezug genommen werden. Ansonsten
sollten die Waren- oder Leistungsbezeichnungen, Mengen, Einzelpreise, Gesamtpreis,
Umsatzsteuersatz und Zahlungsmodalitäten angegeben werden.
Liefermodalitäten (Fracht, Versicherung, Verpackung usw.)
Voraussichtlicher Lieferungs- oder Leistungstermin
Zahlungsbedingungen, Rabatte oder sonstige Nebenabreden
Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten
Ein Dank für den erteilten Auftrag ist ebenfalls angebracht.

Probleme, Fehler und Fragen im Lager:


Wo liegt das Produkt?
Kartons hin und her tragen, da die benötigte Ware garantiert immer zugestellt ist
Die Lagerorte kennen nur die langjährigen Mitarbeiter. Neue Kollegen finden nichts
SCHNELLE Einarbeitung von Saisonkräften funktioniert nicht
Keine sinnvolle Beschriftung in den Räumen, Gängen und an den Regalen
Keine oder fehlerhafte Hinterlegung der Lagerorte in der Warenwirtschaft
Gänge und Laufwege sind zugestellt mit Kartons
Arbeitsplätze bzw. –flächen sind ebenfalls zugestellt
Keine klaren Zuständigkeiten
Improvisation und eigene Entscheidungen sind notwendig um ausliefern zu können
Fehlende Kommunikation zu Anlieferungen und Abholungen zwischen Büro und Lager
Wenn die Sackkarre zwischen den Regalreihen endlich irgendwo gefunden wurde, kommt
man keine zehn Meter weit, bis die nächsten Pakete und Kartons den Weg versperrten.
Endlich am Arbeitsplatz angekommen, kann die Ware nicht abgelegt werden, da ein(e)
Kollege*in den Platz bereits zugestellt hat. Eine Büro Kollegin steht mit einem „extrem
dringenden“ Auftrag vor einem und braucht in genau diesem Moment eine Lösung. Die
eigene Arbeit wird unterbrochen, erstmal helfen! Dann klingelt auch schon der LKW Fahrer
mit der Info, dass er mehrerer Paletten abladen möchte. Von dieser Anlieferung weiß das
Lager bis zu diesem Moment leider gar nichts. Da selbst die Packtische zugestellt sind,
brauchen wir über freien Platz für die Zwischenlagerung der Paletten erst gar nicht reden. Es
steht einfach alles voll! Die fehlende Informationsweitergabe bewirkt erst einmal, dass nun
auch der schmale, allgemeine Laufweg für die nächsten Stunden nicht zur Verfügung steht.
Da heißt es Nerven bewahren!

Das für mich schlimmste Negativbeispiel ist, wenn Kunden nicht beliefert werden können, da
die Ware einfach nicht gefunden wird. Jeder weiß ganz ganz sicher, dass die Ware da ist,
aber niemand weiß wo! Da kann man schon mal verzweifeln… Bei Anlieferung wurde sie
irgendwo untergeschummelt, damit sie erstmal aus dem Weg ist. „Machen wir dann später
richtig, jetzt erstmal die ganzen Aufträge versenden.“ An dem Tag wird dann, auf Grund der
vielen verschiedenen Aufgaben und des Durcheinanders, die richtige Zuordnung der Ware
vergessen und noch viel später kennt auch niemand mehr das „Zwischenversteck“. Macht
aber nichts, spätestens zur Inventur findet sich alles wieder.

Die wachsende Unordnung erhöht Monat für Monat die Fehler. Es werden falsche Mengen
oder falsche Ware versendet. Auch der Empfänger wird vertauscht, da man mal wieder
unterbrochen wurde. Der Kunde schimpft und droht mit schlechten Bewertungen. Das
Ergebnis ist frustrierend, die Reklamationen und Kosten steigen. Was zusätzlich steigt, ist der
interne Druck, die Nerven sind strapaziert, die Schuldzuweisungen mehren sich, Überblick
hat niemand mehr. Das Lager schiebt es auf das Büro, das Büro auf die Kollegen im Lager. Es
wird geschaut werden Fehler gemacht hat und nicht warum der Fehler passieren konnte.
Somit gibt es auch keine Erkenntnis, wie man den Fehler gemeinsam abstellen kann.

Die Stimmung wird mieser, alles hängt an wenigen Leistungsträgern. Mitarbeiter*innen im


Lager müssen Dinge entscheiden und improvisieren, womit viele völlig überfordert sind,
zumal es auch die Saisonkräfte betrifft, die nur wenige Wochen im Jahr unterstützen. Die
Zeiten laufen aus dem Ruder und gefühlt wird die Hälfte der Arbeitszeit irgendetwas
gesucht. Die Lagermitarbeiter*innen sind mittlerweile täglich überlastet und im Büro fragt
man sich, warum es denn so schwer ist, 100 Pakete am Tag zu versenden.

Was nun? Ordnung muss her!


Ordnung und Struktur sollte, auf eine sinnvolle Art und Weise und in einer logischen
Reihenfolge aufgebaut werden. Damit diese dann auch dauerhaft Bestand hat, sollten alle
mithelfen. Nur so können nachhaltige Lösungen geschaffen werden.

Steigern Sie die Produktivität und erzielen Sie Planbarkeit, durch die folgenden allgemeinen
Ziele:
• Vorgehen soweit es geht vereinfachen und logisch aufbauen
• Überflüssige Arbeitsschritte entfernen
• Feste Prozesse schaffen
• Jeder muss im Lager alles finden können
• Klare Zuständigkeiten schaffen
Schnittstellen- und Kommunikationsprobleme zwischen Lager und Büro lösen
Rechnungen und Lieferscheine digitalisieren (pdf versenden). So liegt die Arbeit auf
Büroseite
Feste, kurze tägliche Kommunikation (5 Minuten Besprechung zu Arbeitsbeginn)
Optimale Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Arbeits- und Lagerfläche
Wo stehe ich aktuell, aus welcher Situation starte ich das Projekt? Welche Probleme haben
wir?
• Sammeln Sie zunächst alle Probleme und werten Sie diese aus
• Befragen Sie Ihre Mitarbeiter, direkt oder anonym
• Stellen Sie Mecker- und Ideenbriefkästen auf
• Gehen Sie mit einem Auftrag wortwörtlich mit und schauen Sie sich die Laufwege an
• Clustern Sie die Probleme (Probleme Lager, Probleme Büro, Probleme
Schnittstellen…)
• Legen Sie die Top 3 Probleme aus jedem Cluster/ Kategorie fest
• Priorisieren Sie was sie zuerst und zuletzt lösen wollen/ können
Nachdem Sie alle Probleme gesammelt und gruppiert haben, entsteht ein erster,
zielführender Überblick Ihrer Ist-Situation. Nun müssen Sie einen Weg zu finden, der Sie von
den Problemen zum Ziel führt. Die bisher genannten Projektziele sind noch recht allgemein
und sollen Ihnen lediglich eine Orientierung geben. Erarbeiten Sie Ihre eigenen Ziele bzw.
übernehmen Sie einige von den bereits aufgeführten Zielen als Meilensteine für Ihr Projekt.

Meilensteine und Mini-Ziele definieren um die Probleme zu lösen:


Zeitstrahl aufzeichnen

Meilensteine (große Ziele) im drei monatigen Rhythmus definieren und einzeichnen

Je 1 Mini-Ziel pro Woche definieren

Um die Probleme zu lösen, müssen Sie den Überblick behalten! Des Weiteren sollten Sie die
Probleme in kleinen Einheiten angehen, so dass alle am Ball bleiben und den Fortschritt sehen. Ein
erfolgsversprechendes Vorgehen hierfür ist, sich Meilensteine in drei monatigen Abständen zu
setzen. „Was wollen wir in drei Monaten gelöst haben?“ Definieren Sie, nachdem Sie Ihre
Meilensteine kennen, für jede der zwölf Wochen ein Mini-Ziel. So erhalten Sie zwölf kleine,
überschaubare Ziele, die Sie den großen Meilenstein erreichen lassen. Sie kommen ihm Woche für
Woche, zielgerichtet und mit Struktur näher. Mit je einem Mini-Ziele pro Woche bleibt zusätzlich die
Erfolgskurve konstant und die Mitarbeiter bleiben motiviert. Nutzen Sie Ihre Kreativität und
visualisieren Sie Ihren Plan über einen ansprechenden Zeitstrahl. Stellen Sie alles an einem Ort zur
Verfügung, der für jede(n) im Unternehmen zugänglich ist.

Tipp: Nutzen Sie den Besprechungsraum, in dem auch die tägliche 5 Minuten Besprechung zu
Arbeitsbeginn erfolgt (siehe oben). Alle Kollegen*innen sehen so den täglichen Fortschritt. Auch
können aktuelle Probleme, die die Zielerreichung gefährden, schnell und verbindlich gelöst werden.
Kleine Probleme können so, gar nicht erst zu großen Problemen werden.

Nun heißt es aufräumen und sich von Dingen trennen. Es geht an die praktische Umsetzung.

• Fleißarbeiten müssen erledigt werden:


• Sortieren Sie aus und werfen Sie alles was im Lager nicht benötigt wird weg
• Benötigtes bekommt einen festen, gekennzeichneten Platz (Leitern, Hubwagen, Kartons…)
• Kennzeichnungen schaffen. Markieren Sie frei zu haltende Flächen zum Beispiel in rot
• Markieren Sie Palettenstellplätze, Flächen für Packcontainer/- rollwagen
• Kennzeichnen Sie Flächen für Retouren und bislang ungeprüften Wareneingang
• Kennzeichnen Sie Räume, Gänge und Regale
• Verkürzen Sie die Laufwege. Häufig genutzte Produkte gehören in Packplatznähe
• Arbeitsplätze werden einheitlich strukturiert. Fester Ort für Abroller, Klebeband, Kartons
• Nummerieren Sie alle Arbeitsplätze
• Für die Ordnung am Arbeitsplatz ist je einen festen Mitarbeiter zuständig
• Übertragen Sie alle Lagerorte in Ihre Warenwirtschaft

Wie Sie sicherlich schon erkannt haben, sind die meisten der Arbeiten zeitintensiv und wirklich
nervige und anstrengende Fleißarbeiten, ohne die es jedoch nicht geht. Arbeiten Sie sich durch, von
grob zu fein. Vielleicht können Sie einige der Aufgaben auslagern, bzw. externe und temporäre Hilfe
in Anspruch nehmen. In der letzten Phase, in der alle Lagerorte in die Warenwirtschaft übertragen
werden müssen, können Sie ggf. eine(n) Schüler*in als Ferienjobber*in zur Hilfe nehmen.

Wenn Strukturprojekte beendet wurden und endlich Ordnung ist, heißt es diese auch beizubehalten.
Um das sicherzustellen, haben sich in meiner Praxis die folgenden Tipps als sehr hilfreich erwiesen.

Tipps für die Projektzeit und den Alltag danach:01

• Positionen und Aufgaben wechseln (In den Schuhen des anderen stecken)
• Konsequenzen im Team erarbeiten, so dass jeder seine Sachen in Ordnung bringt
• In den täglichen 5 Minuten Meeting das folgende Format verwenden
• Aus Fehlern lernen. Was ist am Vortag schiefgelaufen, wie stellen wir das ab?
• Best Practice: Wer etwas besonders gut kann, zeigt es den anderen
• Anlieferungen für die Woche mitteilen (Bessere Planbarkeit)
• Probleme ansprechen, nur so kann man als Team lernen
• Meckerkasten/ Wunschbox, bereits erwähnt und wirklich zu empfehlen!

Strukturprojekte ziehen sich oftmals über eine recht lange Phase, da diese Projekte vielfach mit
internen Kapazitäten und Mitarbeitern, nebenbei durchgeführt werden. Auch ist die Unordnung über
mehrere Jahre gewachsen und Ordnung schaffen dauert jetzt einfach seine Zeit. Aus meiner Sicht
bietet es sich an, eine(n) externe(n) Projektleiter*in zu suchen, die/ der das Projekt vor Ort
unterstützt und mit Ihren Mitarbeitern durchführt. Durch die Erfahrung des/ der externen
Spezialisten*in verkürzen sich viele Tätigkeiten und es wird nur noch ein Teil Ihres Teams benötigt.

Die Durchführung mit externer Hilfe kann wie folgt aussehen:

Nachdem die Gedanken sortiert und die Projektarchitektur gemeinsam entwickelt wurde, können
zusätzlich bestimmte Projektaufgaben durch die/ den externe(n) Projektleiter*in und zum Beispiel,
ein bis zwei Student(en)*innen durchgeführt werden. In einem meiner Projekte ist der Kunde genau
diesen Weg gegangen. Es handelte sich um die Strukturierung eines Außenlagers, mit dem Ziel dort
Platz, Ordnung und Struktur zu schaffen, so dass in einem nächsten Schritt Überbestände aus dem
Hauptlager dorthin umgelagert werden konnten. Im Hauptlager entstand so, der lange benötigte
Platz für weiteres Wachstum.

Egal ob Sie Projekte alleine oder mit externer Hilfe durchführen, grundsätzlich gilt:

Gedanken sortieren

Klarheit gewinnen

Projektarchitektur aufbauen

Projektleiter*in bestimmen die/ der den Fortschritt steuert

Ich selbst habe in meiner Zeit als eCommerce Unternehmerin eine Mischung aus eigener Umsetzung
und externer Unterstützung gewählt, ein sogenannter Hybridansatz. Ich habe das gesamte Lager-
und Logistikprojekt in einem Workshop, gemeinsam mit einem externen Berater und einigen meiner
Mitarbeiter*innen geplant. Bestimmte, abgeschlossene Teilaufgaben habe ich dann an den externen
Berater übertragen. Das eigene Team hat ebenfalls einen Teil der Aufgaben übernommen. Das
Ergebnis war eine stark verkürzte Projektlaufzeit, im Vergleich zu „alles selber machen“. Die Erfolge
und die Entlastung waren durch dieses Vorgehen schneller zu verzeichnen und die Produktivität trat
eher und spürbar ein.

Kommunikation im Büro ist immer eine kraftzehrende Sache. Vor allem im Großraumbüro. Nie weiß
ich, welches der passende und effizienteste Weg ist, sich auszutauschen. Einfach aufstehen vom Desk
und hingehen zur Kollegin oder zum Kollegen und sie in eine längere Diskussion verwickeln? Dann
müssen die Mitarbeitenden in der Nähe alles mithören.

 Immer häufiger genannte Belastungen


 bei der Büroarbeit
 Regelmäßig hoher Termin- und Leistungsdruck
 Störungen bei der Arbeit
 Vor neue Aufgaben gestellt
 Verschiedene Arbeiten und Vorgänge gleichzeitig verrichten
 Überforderung durch Arbeitsmenge
 Mangelnde Informationen
 Unklare Anforderungen
 Informationsüberflutung
 Verschlechterung der Qualität der sozialen
 Unterstützung, Konflikte mit Kollegen, Konkurrenz
 Überlange Arbeitszeiten
 Hohe Verantwortung
 Steigendes Anforderungsniveau

56 Prozent der qualifizierten Angestellten unter starkem Termin- und Leistungsdruck leiden
und die ISO-Umfrage von 2004 verweist darauf, dass 70 Prozent der Angestellten praktisch
immer oder manchmal unter nervlicher Anspannung leiden. Die Folgen bleiben nicht aus: 30
Prozent

der Angestellten sind regelmäßig von der Arbeit sehr erschöpft (Jansen 1999, Bauer u.a. 2003). Das
Missverhältnis

zwischen Arbeitsanfall und zeitlichen Ressourcen ist unübersehbar. Eine dünne Personaldecke,
permanent hohe

mit diesen 5 Tipps zu einer gelungenen Kommunikation im Büro beiträgst

Montagmorgen, 8 Uhr, gerade im Büro angekommen, die Tasche auf den Stuhl gelegt, die Jacke an
den Haken gehängt, da passiertes.

Völlig unverhofft und doch erwartet – deine Kollegin hat deine Ankunft bemerkt. Im selben
Augenblick treffen sich eure Blicke. Du formst deine Lippen gerade zu einem „Guten Morgen“, da
erreicht dich ihr Redeschwall. Der Damm ist gebrochen und du hast verloren.