Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios.

CARRERA: Administración.
MATERIA: Organización y Sistemas.
TRAYECTO: II TRIMESTRE: V.
Lcdo. Oscar Zambrano.
UNIDAD Nº 3.
Diagramación.
La Diagramación.
La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un sistema
numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite
entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos.
Definición.
“Diagramar consiste en representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones
o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes
factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.”
(Benjamín. 2004).
Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y
organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una
acción, lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su
capacidad de decisión. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus
operaciones mediante los diagramas de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes
procesos complejos, esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación
del trabajo. (Benjamín 2004).
Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que le permitan por
medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos
necesarios para realizar sus funciones en forma lógica y consistente.
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas
estos son: estudio, diseño y presentación.
Estudio de los diagramas.
Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los procedimientos, tal como se
llevan en el presente dentro de la organización. En esta etapa la exploración se refiere
básicamente a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Los datos que el analista necesita
obtener deben ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la información, hace uso del
diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformará la enorme mezcla de detalles sin
conexión en un sencillo mapa ruta que señala en su totalidad los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a través del cual el analista refleja el procedimiento.
Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una
simple investigación, ahora empieza a marcar el rumbo principal y contribuye señalando las áreas
con necesidades de perfeccionamiento.
Estas dos fases, comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor camino
para la acción futura, constituyen el valor fundamental en el uso de diagramas.
Diseño de diagramas de procedimientos.
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quizá, la más importante y con seguridad el punto
crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las
nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial, entran de nuevo en
esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados.
 Las áreas en las que se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se
investigarán minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema
propuesto se convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se
centrará la representación administrativa.
Presentación de los diagramas.
La fase de presentación del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o gráficas
escogidos y ejecutados con el propósito de explicar a la gerencia o administración cómo trabaja el
antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. En este punto los efectos del análisis
de los sistemas son presentados en su totalidad. La gerencia posterior a la revisión del análisis
presentado, determinará la aceptación o el rechazo del plan que se propone. La decisión puede
basarse en detalles pequeños, por ejemplo. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el
estudio ignora el propósito de la organización o su proyección en el futuro, dará indicios de falta de
conocimiento, y esto podrá ser tomado por la administración como señal de que el estudio ha sido
conducido de manera poco seria. Esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total.
Técnicas para Formular los Diagramas.
1. Planeación y Evaluación.
Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de
planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. En lo que respecta a los
diagramas, la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor a la asignación
y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos
diagramas. Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso, que armonice
con la ejecución de un trabajo comprensible.
La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente,
conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. El
estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en cierto grado de métodos de tanteo. El analista
continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados, comparándolos con los propósitos
finales de la organización. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.
Durante la fase de investigación, el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas
de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es
posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los
diagramas, pero es necesario además considerar la información verbal recabada en su momento.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un
valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la
entrevista progrese más rápidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo
usando símbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y
lógica; finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los
detalles informativos. A este respecto, el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las
gráficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él
necesita. Por ejemplo, el símbolo del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por
quién? ¿Retenido por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de archivero
está usando?
En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas
para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte de entrevistar mejora con la
práctica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la técnica de
diagrama borrador, acomodándose a las circunstancias del momento.
Simbología Básica.
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional
trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende
estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera
convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a
su aplicación.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos
convencionales, a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología, en el trabajo de
diagramación administrativa es limitada, porque no ha surgido algún símbolo convencional que
satisfaga mejor todas las necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea
empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos (EDP) con el
propósito de representar los flujos de información, se han adoptado ampliamente algunos símbolos
para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.
Simbología de ASME
Para identificar el paso previo que da origen al proceso,
Origen este paso no forma en sí parte del nuevo proceso.
Hay una operación cada vez que una forma o documento
es cambiado intencionalmente en cualquiera de sus
características, cuando se une o engrapa o cuando se
desune o desengrapa, cuando se prepara para otra
Operación
operación, transporte o almacenamiento. También se
considera operación, el acto de dar, o de recibir, órdenes,
instrucciones o pautas; al igual cuando se piensa, se
efectúan cálculos mentales, o se toma alguna decisión.
Hay una inspección cada vez que una forma o documento
es examinado para identificarlo o para verificar su
cantidad, calidad o características. El resultado de esta
inspección puedes ser:
Inspección a) Corregir inmediatamente los errores.
b) Rechazar la forma o documento.
c) Devolverlo para que el error sea corregido.
d) Comparar con otro documento.
Hay un transporte cada vez que una forma o documento
Transporte se mueve, excepto cuando dicho movimiento es parte de
una operación o inspección.
Ocurre una demora a una forma o documento cuando las
Demora condiciones de trabajo no permiten o requieren la
ejecución de la siguiente acción planeada.
Ocurre que el material, documentos u objetos de que se
trate, ha quedado guardado y protegido, bajo la
Almacenamient
responsabilidad de alguien, y que de allí no podrá salir, sin
o
la correspondiente autorización formal. Este
almacenamiento puede ser temporal, o por mucho tiempo.
Actividades Se considera esta actividad cuando la forma o documento
combinadas entra al proceso y al mismo tiempo puede suceder una
operación y operación.
origen
Se considera esta actividad cuando el fin principal es
Inspección y efectuar una operación, durante la cual puede efectuarse
Operación alguna inspección.
 Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo (Diagramación
Administrativa)

SÍMBOLOS REPRESENTA

Inicio término: Indica el principio o el fin del flujo: puede ser acción,
además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que
recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas

involucradas en el procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se

genere o salga del procedimiento.

Decisión o Alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe

tomar una decisión entre dos o más opciones.

Archivo: Indica que se guarde un documento en forma temporal o

permanente.

Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra forma

diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector: Representa una conexión de una parte del diagrama de flujo

con otra parte del mismo.

Símbolos de la norma ISO – 9000 para elaborar diagrama de flujo

SÍMBOLOS REPRESENTA

Operaciones: Fases del proceso, método o procedimiento.

Inspección y medición: Representa el hecho de verificar la naturaleza,

calidad y cantidad de los insumos y productos.

Operación, Inspección: Indica la verificación o supervisión durante las

fases del proceso, método o procedimiento de sus componentes.

Transporte: Indica el movimiento de personas, material o equipo.

Demora: Indica retraso en el desarrollo del proceso, método,

procedimiento.

Decisión: Representa el hecho de efectuar una selección o decidir una

alternativa especifica de acción.

Símbolos de la norma ISO – 9000 para elaborar diagrama de flujo

 Entradas de Bienes: Producto o material que ingresa al proceso.

Clasificación de los Diagramas.

La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a continuación
señalaremos aquellos más conocidos.
Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
Diagramas arquitectónicos, para representar un bosquejo de terrenos físicos.
Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de autoridad, responsabilidad
y función.
Diagramas estadísticos, para resumir las relaciones numéricas y cronológicas. Aunque tiene gran
valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos, se facilita
la presentación de las diversas clases de diagramas de sistemas, si se verifica en función del
campo que describe cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías.
Diagrama de flujo. Se refieren, básicamente, al flujo de operaciones e incluyen gráficas que se
relacionan con el manejo de formas, así como diagramas lógicos relativos a programas de
computadoras.
Gráficas de organización. Se refieren a las relaciones del personal.
Gráficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados.
Convención para trazar los Diagramas.
1. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1.1. Nombre del proceso, indicando los puntos iníciales y finales.
1.2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
1.3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
1.4. Número de personas o puestos involucrados.
1.5. Número de pasos.
Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los pasos.
Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o
documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad, esta convención puede
eliminarse empleando solamente el buen juicio.
Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina
inferior derecha.
Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente el nombre de la forma en cada
paso que aparezca.
El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la
esquina superior derecha. Para el original siempre se usará el número cero o uno; las siguientes
copias tendrán numeración ascendente.
En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre,
se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos, El movimiento se representa por una
sola línea.
Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de una línea
para cada forma o grupo de formas.
La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia
abajo.
El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de
arriba hacia abajo.
Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo,
mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la
información.
Presentación de las formas en el Diagrama.
1. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea
posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. Indicando en la parte inferior y al
centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina superior derecha, el número de la copia
en cuestión. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamaño, forma o nombre, o
ambos, es conveniente usar un número para identificarlas.

Emite Emite

0 1
Pedido
Pedido

Las formas con copias deben representarse como sigue.

Emite Emite

2
0 0 1
Pedido Pedido

Si una forma se destruye se representa de este modo.

Emite

1
0
Pedido
X

Si se tiene una alternativa, se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz usando para toda la
gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la línea. En el extremo de la línea se
desarrolla la alternativa, pero usando un lápiz de color distinto que permita diferenciar los dos
caminos; si sólo se tuviera un color, entonces úsese línea de puntos o más clara.
En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre
más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener
mayor claridad.
 Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará el símbolo.
Emite

1
0
Pedido

Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí, se usará la siguiente convención.

Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada
para evitar que se crucen.
Toda forma debe mostrar cual fue su origen.
La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el
hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte
de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante "conectores" que consisten en dos
círculos con la letra W, uno en el plinto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se
reinicia

Características de los Diagramas.

Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características:
 Sintética. La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida
en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto, dejan de ser
prácticos.
Simbolizada. La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. La razón
primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades, "encasillándolas"
en grupos compactos de actividades similares.
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad
de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que
contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o
detalles principales.
A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están presentes los
símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su aplicación.
La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso; sin
embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles, sin
sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada, resulta sencillo el desarrollo de un
diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el
empleo de esta técnica, llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que se conozca;
una vez realizado, debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles.
Departamentos involucrados en el procedimiento.
Cliente Ventas Crédito y Cobranza Almacén
Emite Recibe Aprueba Envía
1 1
1 3
0 0 2
0
Pedido Pedido 1
Pedido 0
Pedido
2
1
0 T
Factura 3

1
2 Pedido
Despacho

Recibe Ordena
Despacho

2 3
1 2
0 1
3 0
Factura 2 Factura
1
0
Factura

a
b

Departamentos involucrados en el procedimiento.

Cliente Ventas Crédito y Cobranza Almacén
a b

1
0
Factura

1 A contabilidad
0
Pedido

Formatos para Captura de Información.

La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se
realiza generalmente a través de: la investigación documental, la encuesta, la observación. Los
cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la información deseada,
están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
capítulos. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo;
sin embargo, la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación
que se dé a los cuestionarios.
Las técnicas de entrevista, observación directa, y muestreo, una vez que se ha recabado la
información de las áreas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos
agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se
investiga, las áreas que intervienen y los formatos que se utilizaran.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
1. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
El tipo de operación mediante un símbolo.
1.1. Operación.
1.2. Transporte.
1.3. Inspección
1.4. Demora
1.5. Almacenamiento.
El tiempo neto en que se realiza la operación.
El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.
Proceso: Restitución del fondo de caja chica
Sujeto de la gráfica: Operarios del área de caja
 Inicio: Cajero menor
Final: Restitución del fondo
Número Tiempo
Actividad de en Distancia
pasos minutos
Operación 4 102
Transporte 7 66 5042mts
Inspección 1 1
Retraso 0 0
Almacenaje 2
Operación - Inspección. 1 30
Pasos Descripción o Personas que
Tiempo Distancia Cantidad
Num. actividades intervienen
1 Preparar relación 20min Cajero menor
2 Llevar al cajero principal 1min 5mts Mensajero.

3 Revisar y contabilizar x 30min Cajero Principal.

4 Llevar al administrador 1min 8mts Mensajero.

5 Aprueba y firma 1min Administrador

6 Lleva al cajero principal 1min 8mts Mensajero.

Preparar cheque y
7 20min Cajero Principal.
comprobantes
8 Llevar al administrador 1min 8mts Mensajero.

9 Aprueba y firma cheque 2min Administrador

10 Llevar al cajero menor 1min 13mts Mensajero.
11 Cobrar en el banco 60min 5000mts Cajero menor.

12 Restituye el fondo 1min Cajero menor.