Código : F05- PD-IT-01.

02
INFORME SEMESTRAL DEL ESTADO DE Versión : 01
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Fecha : 01-09-2015
Página : 1 de 7

Fecha: xx de Diciembre del 2015

Sede Central /
UCV Chimbote
Filial:

Responsable(s): Lic. Carlos Elio Moreno Herrera

I. Objetivos anuales del sistema de gestión académico administrativo (F01- PD-PR-01.02)

N OBJETIVO ESPECÍFICO ANUAL DE

OBJETIVO DEL SISTEMA* META ANUAL
° SISTEMA
Renovar la suscripción
de 7 Publicaciones
Suscribir un conjunto de publicaciones Periódicas.
periódicas para las diferentes carreras de
pregrado. Adquirir la suscripción
de 4 revistas.

Adquirir un total de
Adquirir un paquete de libros para las diferentes 3000 libros físicos y
carreras de pre grado. 1000 libros
electrónicos.

Facilitar el acceso y la difusión de

los recursos de información
académica a sus usuarios internos
y externos, contribuyendo de este
1
modo el logro de los objetivos de
la universidad.
Capacitar al 100% de
Capacitar a los alumnos ingresantes alumnos ingresantes
matriculados de pregrado, semestres 2015 – I y matriculados de
II. pregrado, en los
semestres 2015- I y II.

Representante de la
Elaboró Dirección de Planificación Revisó Aprobó VRC
Dirección
NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la Intranet UCV
serán considerados como COPIA NO CONTROLADA.
 Código : F05- PD-IT-01.02
INFORME SEMESTRAL DEL ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN Versión : 01
DEL SISTEMA Fecha : 01-09-2015
Página : 2 de 7

II. Plan Operativo anual de sistema de gestión académico administrativo (F02- PD-PR-01.02)

ACTIVIDADES DE
LA UNIDAD Dici
OBJETIVO ANUAL Meta Cuenta Agost Setie Octub Novie
META ANUAL ORGÁNICA Meta Semestre I Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio emb TOTAL
DE SISTEMA Semestre II contable o mbre re mbre
RESPONSABLE DE re
SISTEMA*

02 revistas con
Renovar la
Gestionar la renovación
suscripción de 7
renovación de (01 para la Escuela
Publicaciones X X X X 0
suscripción de de Derecho y 01
Periódicas.
Suscribir un revistas. para la Escuela de
conjunto de Contabilidad)
publicaciones
periódicas para las 07 Revistas
diferentes carreras suscritas (01 para
de pregrado. cada Escuela:
Adquirir la Gestionar la Administración,
suscripción de 4 suscripción de Arquitectura, X X X X 0
revistas. Revistas. Ciencias Com., Ing.
Civil, Ing. Industrial,
Ing. Sistemas y
Psicología)
Adquirir un paquete Adquirir un total de Adquirir libros
de libros para las 3,000 libros físicos y físicos, para las 720 Libros
X X X X 0
diferentes carreras 1,000 libros Escuelas Físicos
de pre grado. electrónicos. Profesionales.
Capacitar al 100% 100% de
Capacitar a los 100% de 61830001
de alumnos Capacitar sobre los estudiantes
alumnos estudiantes Consumo
ingresantes Servicios de la ingresantes
ingresantes ingresantes material de
matriculados de Biblioteca, a todos matriculados X X X X X X X X X 1,900
matriculados de pre matriculados de las oficina e
pregrado, en los los ingresantes de las
grado, semestres escuelas impresione
semestres 2015- I y matriculados. escuelas
2015-I y II. profesionales s
II. profesionales

Elaboró Dirección de Planificación Revisó Representante de la Dirección Aprobó VRC

NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la Intranet UCV serán considerados como COPIA NO CONTROLADA.
 Código : F05- PD-IT-01.02
INFORME SEMESTRAL DEL ESTADO DE Versión : 01
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Fecha : 01-09-2015
Página : 3 de 7

III. Ejecución del Plan Operativo anual de sistema de gestión académico administrativo

El Sistema de Gestión de Biblioteca, tiene como objetivo facilitar el acceso y la difusión de los recursos de
información académica a sus usuarios internos y externos, contribuyendo de este modo el logro de los
objetivos de la universidad, en relación a ello en el año 2015, se establecieron 3 objetivos específicos anuales
del sistema; a su vez se plantearon una serie de actividades, las mismas que están enfocadas al
cumplimiento de cada Objetivo plasmado. Teniendo en cuenta ello, se describen a continuación las
actividades:

 Se gestionó la renovación de suscripción de revistas. Obteniendo un resultado de un porcentaje de

logro del 100% de renovaciones para las escuelas de Contabilidad y Derecho.
 Se gestionó la suscripción de Revistas suscribiéndose solo la Escuela de Ing. Civil, a pesar que se
les informó mediante oficio a todos los directores de las otras Escuelas Profesionales que tienen
presupuesto aprobado para este fin; se obtuvo un porcentaje de logro de un 14.2%
 Adquirir libros físicos, para las Escuelas Profesionales. En este Semestre 2015-I no se ha
considerado meta a pesar que en el PO 2015 considera compra de libros; el mismo que se
evidencia con una Resolución de cancelación por dicha actividad.
 Capacitar sobre los Servicios de la Biblioteca a todos los ingresantes matriculados, Dicha
capacitación fue ejecutada en cada una de sus fases tanto en el uso de Biblioteca física como
virtual logrando obtener un porcentaje de logro de un 82.6%. de capacitación a ingresantes
matriculados.

IV. Eficacia de sistema de gestión a nivel de la Sede

Objetivos
Actividad Específic
es os Anual
Actividades de la Document
Porcenta Cumplid del
unidad orgánica Ejecutado o
Meta Semestral* je de as por la   Sistema
responsable de Semestre sustentato
logro** Escuela Cumplido
sistema * rio
(Si o No) s
*** (Si o No)

02 revistas con NO
02 revistas con
renovación
Gestionar la renovación (01
(01 para la
renovación de para la Escuela
Escuela de 100% Informe
suscripción de de Derecho y 01
Derecho y 01 para
revistas. para la Escuela
la Escuela de
de Contabilidad)
Contabilidad)
Gestionar la 07 Revistas 01 Revista 14.3% Informe
suscripción de suscritas Suscrita
Revistas. (01 para cada (Para la Escuela
Escuela: de Ing. Civil)
Administración,
Arquitectura,
Ciencias Com.,
Ing. Civil, Ing.
Industrial, Ing.

Representante de la
Elaboró Dirección de Planificación Revisó Aprobó VRC
Dirección
NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la Intranet UCV
serán considerados como COPIA NO CONTROLADA.
 Código : F05- PD-IT-01.02
INFORME SEMESTRAL DEL ESTADO DE Versión : 01
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Fecha : 01-09-2015
Página : 4 de 7

Sistemas y
Psicología)
En este
Adquirir libros físicos, semestre
para las Escuelas ------ ------ ------ NO se ha ----
Profesionales. considerad
o meta
100% de 82.6% de
Capacitar sobre los
estudiantes estudiantes
Servicios de la Proyecto
ingresantes ingresantes
Biblioteca, a todos 82.4% Resolución SI
matriculados de matriculados de
los ingresantes Informe
las escuelas las escuelas
matriculados.
profesionales profesionales

BU-79-01: Eficacia del sistema de gestión de biblioteca

% de Cumplimiento de Objetivos = (Objetivos Específicos Anual del Sistema Alcanzados / Total de Objetivos
Específicos Anual del Sistema Planteados) * 100
50% = (1/2)*100

V. Eficacia de sistema de gestión según escuela académico profesional

BU-79-01: Eficacia del sistema de gestión de biblioteca

ESCUELA* %EFICACIA**

Administración 50%

Arquitectura 50%

Ciencias de la Comunicación 50%

Contabilidad 100%

Derecho 100%

Ing. Civil 100%

Ing. Industrial 50%

Ing. Sistemas 0%

Psicología 50%

Maestría en Gestión Pública ---

PROMEDIO 61.1 %

VI. Satisfacción con el Sistema de Gestión de Biblioteca

BU-79-04 Satisfacción con el Sistema de Gestión de Biblioteca

Representante de la
Elaboró Dirección de Planificación Revisó Aprobó VRC
Dirección
NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la Intranet UCV
serán considerados como COPIA NO CONTROLADA.
 Código : F05- PD-IT-01.02
INFORME SEMESTRAL DEL ESTADO DE Versión : 01
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Fecha : 01-09-2015
Página : 5 de 7

Representante de la
Elaboró Dirección de Planificación Revisó Aprobó VRC
Dirección
NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la Intranet UCV
serán considerados como COPIA NO CONTROLADA.
 Código : F05- PD-IT-01.02
INFORME SEMESTRAL DEL ESTADO DE Versión : 01
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Fecha : 01-09-2015
Página : 6 de 7

VI. Resultado de Auditorías Internas:

Según el Informe de la Auditoría Interna realizada en la Filial Chimbote, se encontraron (0) No

Conformidades y (0) Observaciones, tal y como se puede corroborar en los cuadros establecidos:

VII. Conclusiones y recomendaciones

a) Conclusiones

1. Se ejecutó los objetivos del sistema de gestión de biblioteca (F01- PD-PR-01.02), en la cual se
plasmó los objetivos anuales del Sistema en mención y el establecimiento de cada una de las
metas, para dar cumplimiento a lo establecido.
2. Tomando en cuenta el F01, se desarrolló el F02, plasmando cada una de las actividades que
tienen que tener relación directa con cada uno de los Objetivos Anuales del Sistema de Gestión
de Biblioteca, con la finalidad de dar cumplimiento a cada uno de ellos. Cabe mencionar que
dichas actividades fueron contempladas en el Plan Operativo 2015 de la Unidad Orgánica
responsable.
3. La eficacia del sistema de gestión de biblioteca en el semestre 2015-I fue de 50.0%, siendo las
actividades principales ejecutadas: renovación y suscripciones de revistas y capacitación a los
ingresantes matriculados; mientras que la compra de libros no se realizó.
4. La eficacia del Sistema de gestión de biblioteca, para las escuelas profesionales, alcanzó un
promedio de 61.1%, siendo la Escuela con 0% de eficacia: Ing. de Sistemas.
5. La satisfacción de los usuarios respecto al servicio de biblioteca fue 87.45% de usuarios
satisfechos en el semestre 2015-1.
6. No se evidenciaron hallazgos (NC, OBS, OP) en la auditoría 2015-I al sistema de Gestión de
Biblioteca (procedimientos auditados fueron: PS-PR-01.07: Gestión de préstamo y PS-PR-01.10:
Gestión de la colección)

b) Recomendaciones:

1. Coordinar con la Sede Central, para el reestructurar los objetivos del sistema de gestión de
biblioteca, así como las metas (Formato F01), a fin de adecuarlas a la realidad de cada filial.

Representante de la
Elaboró Dirección de Planificación Revisó Aprobó VRC
Dirección
NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la Intranet UCV
serán considerados como COPIA NO CONTROLADA.
 Código : F05- PD-IT-01.02
INFORME SEMESTRAL DEL ESTADO DE Versión : 01
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Fecha : 01-09-2015
Página : 7 de 7

2. Identificar y analizar las actividades estratégicas a contemplar en el F02, a fin de considerarlas

como futuras actividades en el año 2016.
3. Ejecutar las actividades de acuerdo a lo planificado, respecto al sistema de gestión de Biblioteca,
con la finalidad de mantener y/o elevar los niveles de eficacia alcanzados en semestres
anteriores.
4. Coordinar con las Escuelas Profesionales, a fin de implementar actividades estratégicas para el
fortalecer el Sistema de Gestión de Biblioteca. A su vez monitorear las actividades contempladas
en cada F03 por Escuela Profesional, a fin de cumplir con cada una de ellas y aumentar los
niveles de eficacia.
5. Mejorar el servicio de biblioteca a fin de incrementar la satisfacción de nuestros usuarios.
6. Continuar ejecutando adecuadamente los procedimientos a fin de mantener los óptimos
resultados de las auditorias.

VIII. Anexos

 F03- PD-PR-01.02 “Plan anual de las actividades del sistema de gestión de la escuela académico
profesional”
 F04- PD-PR-01.02 “Reporte de evaluación del plan anual de actividades del sistema de gestión de la
escuela académico profesional”
 Actas de las reuniones de revisión de resultados de Auditoría
 Documentación sustentatoria de ejecución del Plan Operativo anual de sistema de gestión académico
administrativo”
 Otros de ser necesarios.

Representante de la
Elaboró Dirección de Planificación Revisó Aprobó VRC
Dirección
NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la Intranet UCV
serán considerados como COPIA NO CONTROLADA.