GESTIÓN POR PROCESOS

Cartilla de Presentación

Mayo 2007
 ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
TOTAL
TOTALDE
DELA
LACALIDAD
CALIDAD

EVOLUCIÓN DE LA CALIDAD

GESTIÓN
GESTIÓNDE
DELA
LA
CALIDAD
CALIDAD

ASEGURAMIENTO
ASEGURAMIENTO
DE
DECALIDAD
CALIDAD

CONTROL
CONTROLDEDE
CALIDAD
CALIDAD

INSPECCIÓN
INSPECCIÓN

INTUICIÓN
INTUICIÓN

2
CONTENIDO

I. Gerencia de Procesos

• Mapa de Subsistemas

• Mapa de Procesos

• Listado Maestro de Procesos y Procedimientos

3
Introducción

La Norma Técnica para la Gestión de la Calidad en las Instituciones

Públicas, NTCGP 1000:2004, promulga la constitución de un sistema
de gestión de la calidad al interior de las Entidades del Estado.

La Universidad del Valle desde el año 2003 viene trabajando en

generar una cultura de calidad principalmente con la identificación
de su cadena de valor y la gestión de sus procesos y procedimientos

El factor principal de la garantía de calidad de la Universidad del

Valle es la Acreditación de Alta Calidad otorgada por el Ministerio de
Educación Nacional bajo los requisitos del CNA.

A continuación se presenta la organización de la Universidad con un

enfoque basado en procesos.

4
Gerencia por Procesos

La Metodología utilizada consiste en la Gerencia de Procesos,

herramienta que permite examinar la dinámica de la Institución,
teniendo en cuenta que ésta se crea con el objeto de llevar a cabo un
propósito, mediante la ejecución de una secuencia articulada de
actividades.

De esta manera, la Gerencia de Procesos permite alcanzar una visión

sistémica de la Institución como el trascurrir continuo de una
secuencia artículada de macroprocesos, procesos y procedimientos
tendientes, en últimas, al logro del propósito Institucional y
buscando, ante todo, la coherencia entre lo que se anuncia, lo que se
hace y lo que se obtiene.

5
Estructura Documental
Subsistema:
Gestión por Procesos de la Universidad
Proceso (Caracterización de Procesos)
Define el Qué hace la Universidad para prestar
los servicios.

Subprocesos (Manuales de Procedimientos y

de Operaciones):
Define el Cómo, Cuándo y Quién desarrolla un
proceso

Procedimientos e Instructivos de
Trabajo:
Define detalladamente el Cómo se ejecuta
un procedimiento en determinado caso
Formatos y Registros:
Resultados, datos, archivos y libros

6
 Estructura Documental
„ Sistema:
„ Conjunto de elementos interrelacionados,entre los cuales existe una cierta cohesión y unidad de
y unidad de propósito.
propósito.
„ Subsistema:
del Valle.
eficiente y eficaz servicio.
servicio.

or a este y suministre un producto a un cliente externo o interno.

o interno.
acroproceso
edimientos:
resultado.
tituyen los Manuales de Procesos y Procedimientos.
edimientos.
dimientos.
Registros:

7
 Mapa de Subsistemas
USUARIOS
NECESIDADES DE
LOS USUARIOS Estratégicos SATISFECHOS

Partes Interesadas
Partes Interesadas
Vinculadas
Vinculadas
•Estudiantes
•Estudiantes

Misionales
•Profesores
•Profesores
•Funcionarios
•Funcionarios
•Proveedores
•Proveedores
•Egresados
•Egresados
•Padres de Familia
•Padres de Familia
•Pensionados
•Pensionados
•Entes
•Entes
Gubernamentales Apoyo Gubernamentales

Partes Afectadas
Partes Afectadas
Vinculadas
Vinculadas
•Vecinos
Evaluación
•Vecinos
•Empresarios
•Empresarios
•Generaciones Futuras
•Generaciones Futuras

8
 Mapa de Subsistemas
Subsistema Estratégico o de Direccionamiento: Incluyen los procesos relacionados
con el establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación,
disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. Son aquellos que buscan
establecer visión o foco, y criterios para el alcance de logros y propósitos.

Subsistema Misional: Incluyen todos aquellos procesos que dan como resultado el
cumplimiento del objeto social o razón de ser de la Institución

Subsistema de Apoyo: Incluyen aquellos procesos que proveen los recursos necesarios
para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación; proveen
servicios de utilidad para toda la Universidad en sus diferentes frentes.

Subsistema de Evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y

recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y
son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales

9
MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL
Estratégicos

PLANEACIÓN COMUNICACIÓN GESTIÓN DEL

INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL CONTROL

SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS

NECESIDADES DE LOS USUARIOS
Misionales
FORMACIÓN

INVESTIGACIÓN Y
GENERACIÓN DE DESARROLLO
CONOCIMIENTO HUMANO

EXTENSIÓN Y
PROYECCIÓN SOCIAL

Apoyo

GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE

GESTIÓN DE GESTIÓN BIENES Y RECURSOS
LA CALIDAD FINANCIERA RELACIONES
SERVICIOS TECNOLÓGICOS LABORALES

Evaluación AUTOEVALUACIÒN
AUDITORIAS
PLANES DE
MEJORAMIENTO
Subsistema Estratégico o de Direccionamiento
Proceso de Planeación Institucional: A través de este se definen las
estrategias y objetivos de la Universidad, buscando mejorar su desempeño y dar
respuesta a las necesidades de la Comunidad Universitaria y la sociedad en
general.

En este se incluyen los procedimientos de Planeación Estratégica, Académica,

Financiera, de Inversión, de Infraestructura Física y de la Estructura
Organizacional.

Proceso de Comunicación Institucional: A través de este se definen las

estrategias y políticas en materia de comunicación informativa y organizacional
buscando incidir de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad,
sentido de arraigo y pertenencia con la Universidad.

En este se incluyen los procedimientos de Comunicación Organizacional, manejo

de las Relaciones Institucionales y los Medios de Comunicación al servicio de la
institución.

Proceso de Gestión del Control: A través de estos la Institución formula

políticas de dirección de los controles, que afectan los procesos misionales y de
apoyo para la toma de decisiones y la definición de estrategias.

11
Subsistema Misional
Proceso de Formación: A través de este la Universidad define estrategias de los
procesos pedagógicos y de enseñanza-aprendizaje en procura del desarrollo de una
capacidad de pensamiento autónomo y creativo, fundamentado en los componentes
artísticos, tecnológico, científico, técnico, humanístico y filosófico.
Se realiza mediante las modalidades presencial, semipresencial y a distancia.

En este se incluyen los procedimientos relacionados con los estudiantes, profesores,

programas académicos, ayudas audiovisuales y bibliográficas.

Proceso de Investigación y Generación del Conocimiento: Proceso orientado a

la producción y difusión de conocimientos, con fundamento en principios éticos y en la
búsqueda de equilibrio con la naturaleza, que debe contribuir a los procesos de
contrucción y de desarrollo del pensamiento y la cultura contemporánea, buscando
soluciones que coadyuven al mejoramiento de la calidad de vida de la población.

En este se incluyen los procedimientos de la Gestión de los Proyectos de Investigación,

de las Formas Organizativas de la Investigación y de la Transferencia de los Resultados
de Investigación.

12
Subsistema Misional

Proceso de Extensión y Proyección Social: A través de este proceso se busca la

interacción con la sociedad en la búsqueda de alternativas de solución a sus
problemas, promoviendo la generación de conocimiento en los ambitos de la
consultoría, asesoría o artículación con el Sector Productivo.
Incluye los procedimientos para la ejecución de programas de proyección social y el
apoyo a los programas de extensión que ofrece la Universidad.

Proceso de Desarrollo Humano: Proceso referido a que la Comunidad Universitaria

se caracterice por su autonomía intelectual, su disciplina de trabajo, su compromiso y
responsabilidad social y ciudadana, su capacidad para contribuir al desarrollo de su
entorno familiar y colectivo y por su disposición a comprometerse con su propio
desarrollo personal, ético y cultural.
En este proceso se incluyen los procedimientos orientados al desarrollo físico,
sicoafectivo, espiritual y social de los estudiantes, docentes y personal administrativo.
 Subsistema de Apoyo
Gestión Financiera: Proceso a través del cual la Institución garantiza la gestión
eficiente de los recursos financieros de la Universidad del Valle.

En este se incluyen los procedimientos presupuestales, contables, de ingresos y egresos.

Gestión de Relaciones Laborales: Proceso a través del cual se gestiona la relación

laboral de sus empleados docentes, no docentes y trabajadores oficiales para garantizar
la idoneidad y competencias de los funcionarios en el cumplimiento de la Misión de la
Institución.

Incluye los procedimientos de ingreso, permanencia, retiro, seguridad social y pensión.

Gestión de los Recursos Tecnológicos: Proceso a través del cual la Institución

administra los recursos tecnológicos de información y telecomunicaciones.

Incluye los procedimientos de administración del Hardware, Software y Servicios

Informáticos.

13
Subsistema de Apoyo

Gestión de Bienes y Servicios: Proceso a través del cual la Institución administra

los bienes muebles e inmuebles y los servicios de apoyo de la Universidad.
Incluye los procedimientos de Contratación, Proyectos de Infraestructura Física,
Inventarios, Seguridad, Aseo, Mantenimiento, Correo y Archivo.

Gestión de Calidad: Proceso a través del cual la Institución promueve una cultura
de calidad y excelencia en todas las instancias y niveles de la Institución en apoyo a
la gestión académica, docente, investigativa y administrativa.
Estos procedimientos facilitan la implantación y mantenimiento del Sistema Integral
de Gestión de la Calidad en la Universidad con el objeto de generar una cultura
organizacional basada en la satisfacción de sus actores.
Subsistema de Evaluación

Proceso de Autoevaluación, Auditorias y Planes de Mejoramiento:

Autoevaluación: Procedimientos que permiten medir la efectividad de los controles

en los diferentes procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su
capacidad para cumplir las metas y resultados y tomar las medidas correctivas que
sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Institución.

Auditorias: Procedimientos que garantizan el examen autónomo y objetivo de los

diferentes procesos y los resultados de la gestión por parte de un ente independiente y
neutral. Establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los
resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Institución

Planes de Mejoramiento: Procedimientos que consolidan las acciones de

mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes
procesos y los resultados de la gestión, que se generan como consecuencia de los
procesos de Autoevaluación y de Auditorias.
LISTADO MAESTRO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SUBSISTEMA ESTRATÉGICO O DE DIRECCIONAMIENTO

15
SUBSISTEMA ESTRATÉGICO O DIRECCIONAMIENTO
1. PROCESO: Planeación Institucional
SUBPROCESOS
Planeación Financiera
Planeación de la Inversión
SUSSITE
Planeación de la Infraestructura Física
Planeación Estratégica
Planeación y Control de la Actividad
Académica
Planeación de la Planta de Cargos
PROCEDIMIENTOS
1. Elaboración y Aprobación del Plan Financiero
1. Elaboración del Plan de Inversiones
2. Aprobación del Plan de Inversiones
3. Ejecución del Plan de Inversiones para Adecuaciones a la
Infraestructura Física
4. Ejecución del Plan de Inversiones para Adquisición de Bienes
y Servicios
5. Ejecución del Plan de Inversiones para Adquisición de Bienes
y Servicios relacionados con Proyectos de Investigación
6. Ejecución del Plan de Inversiones para la Adquisición de
Redes, Cableado Estructurado, Sistemas y
Telecomunicaciones
7. Ejecución del Plan de Inversiones para la Contratación por
Prestación de Servicios
8. Análisis de los Ingresos del Fondo de Estampilla
9. Control, seguimiento y análisis a la ejecución del gasto de los
proyectos del Plan de Inversiones
1. Plan de Infraestructura Física
1. Formulación y Aprobación del Plan de Desarrollo
2. Ejecución del Plan de Desarrollo
3. Evaluación y seguimiento
1. Planeación Académica
2. Programación Académica
3. Seguimiento y Evaluación de la Planeación Académica
1. Administración de la Planta de Cargos no Docente
2. Administración de la Planta de Cargos Docente
2. PROCESO: Comunicación Institucional
SUBPROCESOS
Comunicación Organizacional
Relaciones Institucionales
Administración de los Medios de
Comunicación
Gestión de la Información Institucional
3. PROCESO: Gestión del Control
SUBPROCESOS
Administración de Controles
Defensa Judicial
Asesoría a la Alta Dirección
Control Disciplinario
Acciones de Repetición
PROCEDIMIENTOS
1. Divulgación de la Información Institucional
2. Administración de la Imagen Visual Corporativa
3. Divulgación de la Propiedad Intelectual
1. Administración de Convenios Institucionales
2. Promoción Institucional de la Universidad
1. Acceso a los Medios de Comunicación (radio, televisión,
prensa, boletines, etc)
2. Evaluación y Seguimiento de los Medios de Comunicación
3. Administración de la Página Web
1. Administración de la Información de Fuentes Externas
2. Administración de la Información de Fuentes Internas
PROCEDIMIENTOS
1. Definición de Normatividad y Políticas Institucionales
2. Elaboración, aprobación y control de Acuerdos,
Resoluciones, Convenios y Contratos
3. Evaluación y Seguimiento a la Normatividad y Políticas
1. Atención de Demandas
2. Atención de Tutelas
1. Asesorías y Conceptos
2. Prevención
1. Control Disciplinario Docente
2. Control Disciplinario no Docente y de Trabajadores Oficiales
1. Acciones de Repetición
SUBSISTEMA MISIONAL

18
4. PROCESO: Formación
SUBPROCESOS
Inscripción, Admisión y Matrícula de
Estudiantes de Pregrado
Gestión Actividades Académicas de
Estudiantes de Pregrado
Reconocimiento a Estudiantes de
Pregrado
PROCEDIMIENTOS
1. Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de
Pregrado
2. Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de
Pregrado por Traslado
3. Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de
Pregrado por transferencia
4. Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de
Pregrado por reingreso
5. Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de
Pregrado por reingreso con traslado
6. Liquidación, generación y despacho de Recibo de Pago
7. Negociación del Bono de Alimetación
8. Crédito de ICETEX
9. Solicitud de Revisión de Derechos de Admisión
10. Solicitud de Ampliación de Fecha de Pago
11. Legalización de Pago de Matrícula
12 Elaboración de Informes para dependencias y Entidades
13 Elaboración de Certificados y Constancias
14. Matrícula Académica
1. Cancelaciones y Adiciones
2. Calificaciones
3. Bajo Rendimiento y Estímulos Académicos
4. Grados
5. Evaluación de la Calidad de la Educación - ECAES
6. Certificados y Constancias
7. Manejo de la Historia Académica
1. Movilidad Estudiantil
2. Otorgamiento de Becas
3. Reconocimiento a Tesis Laureda (Otto de Greiff)
4. Monitorías
4. PROCESO: Formación
SUBPROCESOS
Admisión de Estudiantes de Posgrado
Gestión Actividades Académicas de
Estudiantes de Posgrados
Reconocimiento a Estudiantes de
Posgrado
Administración de Egresados
Administración del Currículo
Planeación y Preparación de la
Administración de las Bibliotecas
Administración de los Servicios al
Usuario
Administración del Museo Arqueológico 1. Adquisición del Material Arqueológico (Compra, Donación,
PROCEDIMIENTOS
1. Admisión por Transferencia
2. Admisión por Reingreso
3. Admisión por Traslado
1. Matrícula Financiera
2. Matrícula Académica
3. Cancelaciones y Adiciones
4. Calificaciones
5. Bajos y Estimulos
6. Grados
7. Certificaciones y Constancias
8. Manejo de la Historia Académica
1. Movilidad Estudiantil
2. Asistencia de Docencia
1. Promoción de los Egresados hacia el Entorno
2. Reconocimiento a los Egresados Destacados
3. Promoción del Empleo para Egresados
1. Creación de Programas Académicos
2. Modificación de Programas Académicos
3. Eliminación de Programas Académicos
4. Evaluación de las Condiciones Mínimas de Calidad (Registro
5. Acreditación de Programas Académicos
6. Extensión de Programas Académicos a Sedes Regionales
1. Planeación de Servicios e Infraestructura del Material
2. Planeación de la Adquisición del material bibliográfico
3. Control y Preparación del Material Adquirido
4. Catalogación
5. Registro y Disposición del Material Adquirido
6. Mantenimiento del Material Bibliográfico
1. Préstamo y Consulta del Material Bibliográfico
2. Préstamo y Consulta del Material Audiovisual
3. Servicios de Información y Referencia
4. Inducción a los Servicios de la Biblioteca
5. Administración del Material Audiovisual
6. Administración del Material Multimedial
7. Uso de Casilleros para Estudiantes
8. Uso de Cubículos para Docentes
Legado, Excavación)
2. Clasificación y Registro del Material Arqueológico
3. Exposición del Material Arqueológico
4. Publicaciones del Museo
5. Préstamo y Consulta del Material Arqueológico
4. PROCESO: Formación

SUBPROCESOS
Servicios de Apoyo para la formación 1. Elaboración y Seguimiento al Plan de Trabajo para la Gestión
en Entornos Virtuales de Aprendizaje
Gestión de la Educaciòn
Desescolarizada
PROCEDIMIENTOS
2. Formación y Actualizaciòn a los Profesores en EVA
3. Formación y Actualización a los Estudiantes en EVA
4. Asesoría para el Diseño de Materiales para EVA
5. Elaboración de Materiales para EVA
6. Divulgación y fomento de los EVA
7. Generación y transformación de conocimiento en torno a la
EVA
8. Disponibilidad videoconferencias
9. Gestiòn de Proyectos y Convenios EVA
10. Disponibilidad de campus virtual
11. Administración de Infraestructura Tecnológica de la DINTEV
que apoyan la Actividad Académica
1. Matrícula Financiera y Académica
2. Gestión de los Materiales Acadèmicos
3. Administración de Carpetas y Profesores
4. Apoyo a las Unidades Académicas en la Ejecuciòn de la
Docencia (programaciòn acadèmica, Asignación de Docentes)

5. Elaboración de constancias y certificados (académicas y

financieras)
6. Gestión de Tareas y Evaluaciones
7. Comunicación e información con la comunidad académica
(estudiantes, profesores, funcionarios)
8. Gestión de los Grados
9. Disponibilidad sistema de información de la Educación
desescolarizada
Gestión de Programas Acadèmicos en 1. Apoyo al diseño de Programas Académicos en EVA
Entornos Virtuales de Aprendizaje 2. Apoyo a la ejecución de Programas Académicos en EVA
3. Matrícula Académica y Financiera
4. Gestión de los Materiales Académicos
5. Apoyo logístico a las Unidades Académicas que Ofrecen
Programas en EVA
6. Apoyo a la Ejecución de la Docencia en EVA (programación
7. Elaboración de constancias y certificados de Estudiantes en
EVA (académicas y financieras)
8. Comunicación e información con la comunidad académica
(estudiantes, profesores, funcionarios)
9. Gestión de los grados de los estudiantes en EVA

10. Disponibilidad sistema de información a usuarios de EVA

Control de las Actividades Profesorales 1. Asignación Académica
2. Evaluación de Cursos y Profesores
5. PROCESO: Extensión y Proyección Social

SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
Proyección Social 1. Representación Institucional

Apoyo a los Programas de Extensión
2. Prácticas Estudiantiles
3. Programa de Madres Cabeza de Familia
4. Emprendimiento
1. Administración de Convenios y Contratos para Apoyo a la
Extensión
2. Gestión Tecnológica : Servicios Especializados de
Laboratorio
3.Educación Continua: Seminarios, Cursos, Talleres y
Diplomados
6. PROCESO: Investigación y Generación de Conocimiento
SUBPROCESOS
Convocatoria, Presentación,
evaluación y Selección de Proyectos de
Investigación
Perfeccionamiento y Cierre de
Proyectos de Investigación
Ejecución de los Proyectos
Gestión de las Formas Organizativas
de la Investigación
Transferencia de los Resultados de
Investigación
Apoyo a la Investigación
PROCEDIMIENTOS
1. Convocatoria de Proyectos
2. Presentación de Proyectos
3. Evaluación y Selección de Proyectos
1. Perfeccionamiento y Registro del Proyecto
2. Cierre de Proyectos
1. Compra y Recepción de Bienes Inventariables
2. Vinculación de Personal de Apoyo (Contratos de Prestación
de Servicios)
3. Solicitud de Viáticos y Gastos de Transporte
4. Vinculación de Asistentes de Investigación y Monitores
5. Importaciones para Proyectos
6. Compra y Recepción de Libros
7. Solicitud de Prorroga
8. Seguimiento a la Ejecución de proyectos (Informes)
1. Creación y Gestión de los Grupos de la Investigación
2. Creación y Gestión de los Centros de Investigación
3. Creación y Gestión de los Institutos de Investigación
1. Gestión de los Convenios para Proyectos de Investigación
2. Protección de la Propiedad Intelectual
3. Difusión de la Oferta Tecnológica e Investigativa
1 . Apoyo a Doctorados
2. Apoyo por Fondos Patrimoniales
3. Jóvenes Investigadores
4. Redes
5. Movilidad de Investigadores
7. PROCESO: Desarrollo Humano

SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
Manual de Operaciones de Atención en Salud Universitaria
CAPITULO I 1. Afiliación de Usuarios
Registro y Aportes de Usuarios 2. Novedades de la Afiliación
3. Retiro de Usuarios
4. Administración de Aportes
5. Análisis de la Información Estadística
CAPITULO II 1. Contratación
Administración de la Red de Adscritos
2. Recepción, Revisión y Pago de Cuentas
3. Auditoria a la Red de Adscritos
CAPITULO III 1. Recuperación de Cartera
Control Administrativo del Servicio de
Salud 2. Facturación de Servicios
CAPITULO IV 1. Mantenimiento y Calibración de Equipos
CAPITULO V 1. Administración de las Quejas y Reclamos
CAPITULO VI 1. Atención Prioritaria
Atención Médica 2. Atención de Urgencias
3. Atención Domiciliaria
4. Atención Médica Ambulatoria
5. Formulación de Pacientes Crónicos
6. Atención Hospitalaria y Cirugía
7. Administración de la Historia Clínica
8. Auditoria Médica
CAPITULO VII 1. Atención Odontológica
Atención Odontológica 2, Atención Prioritaria

3. Atención de Urgencias
4. Administración de Historias Clínicas Odontológicas

5. Auditoría Odontológica

CAPITULO VIII 1. Atención Sicológica

Atención Sicológica 2. Administración de la Historia Clínica

CAPITULO IX
Servicio de Laboratorio Clínico
CAPITULO X
Promoción y Prevención en Salud
1. Toma y Recepción de Muestras
2. Entrega de Resultados
1. Promoción y Prevención en Salud Según Ciclo Vital
2. Promoción y Prevención Odontológica

3. Promoción y Prevención en Salud Mental

7. PROCESO: Desarrollo Humano

SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
Prestación de Servicios y Ejecución de 1. Evaluación Socioeconómica de los Estudiantes para la
Programas de Bienestar para Asignación de Subsidios y Becas de Alimentación
Estudiantes
2. Inducción a Estudiantes de Primer Semestre
3. Captación de Recursos Económicos para Apoyo a
Estudiantes de Escasos Recursos
4. Orientación a Estudiantes en Situación Especial
5. Apoyo a Estudiantes con Discapacidad Física
6. Acompañamiento a Grupos de Trabajo Estudiantil
7. Promoción y Preparación para la Vida Laboral
Servicio de Aporte a las Necesidades
Nutricionales 1. Planeación de la Producción

2. Adquisición de Materias Primas e Insumos

3. Producción de Alimentos

4. Servicio de Comedor

5. Administración del Personal

6. Evaluación y Seguimiento al Servicio

Seguridad y Convivencia de la 1. Administración del Mapa de Riesgos Físicos
Comunidad Universitaria 2. Atención y Prevención de Emergencias y Desastres
3. Resolución de Conflictos
Identificación, Evaluación y Análisis de 1. Elaboración de Panorama de Riesgos
Factores de Riesgo 2. Inspección y Seguimiento al Control de los Riesgos
3. Asesoría Ocupacional en Higiene y Seguridad Industrial
4. Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos de
Salud Ocupacional
7. PROCESO: Desarrollo Humano

SUBPROCESOS
Promoción, Prevención y Control de
la Salud en el Trabajo de los
Servidores Públicos
PROCEDIMIENTOS
1. Exámenes Ocupacionales para el Ingreso, Control y Retiro
de Servidores Públicos y Estudiantes de Postgrado de las
Áreas de Salud
2. Atención y seguimiento de Casos Ocupacionales
3. Calificación de la Perdida de la Capacidad Laboral y el
Origen de la Enfermedad
4. Asesoría Ocupacional en Medicina Preventiva y del Trabajo

5. Administración de la Historia Clínica Ocupacional

6. Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos de
Salud Ocupacional
7. Administración del Programa de Vigilancia Epidemiológica
Prestación de Servicios y Ejecución de 1. Atención Integral a Empleados y Trabajadores
Programas de Bienestar para 2. Atención Integral a la Población Jubilada y Pensionada
Empleados, Trabajadores, Docentes y 3. Apoyo Económico al Empleado y Trabajador
Jubilados
SUBSISTEMA DE APOYO

28
SUBSISTEMA APOYO
8. PROCESO: Gestión de Bienes y Servicios
SUBPROCESOS
Certificación de Proveedores y/o
Contratistas
Contratación y Compras Nacionales
Directas
Contratación y Compras Nacionales
por Convocatoria
Contratación por Prestación de
Servicios
Compras Internacionales
Manual de Operaciones de
Interventoria a Contratos
Donaciones
Gestión de Proyectos de
Infraestructura Física
Manual de Operaciones de
Interventoria de Obras
Control de Bienes Muebles
Devolutivos
Control de Bienes Muebles no
Devolutivos o de Consumo
PROCEDIMIENTOS
1. Convocatoria
2. Selección y Contratación
3. Seguimiento
4. Evaluación
1. Compras por Caja Menor
2. Compras por Fondos Renovables
3. Contratación Sin Formalidades Plenas
1. Contratación Con Formalidades Plenas
2. Contratación Corporativa
1. Contratación por Prestación de Servicios
1. Contratación de una SIA - Sociedad de Intermediación
Aduanera
2. Trámite de la Importación
3. Nacionalización y Recepción de la importación
1. Interventoría a Contratos
1. Donaciones Nacionales
2. Donaciones Internacionales
1. Proyectos de Infraestructura Física
1. Interventoría de Obras
1. Recepción y Registro
2. Novedades del Inventario
3. Control de Ayudas Audiovisuales
1. Administración de Almacenes de Laboratorios Académicos
2. Administración del Almacén del Restaurante
3. Administración del Almacén de Unidades de Artes Gráficas
4. Administración del Almacén de Servicios Varios
5. Administración del Almacén de Mantenimiento
8. PROCESO: Gestión de Bienes y Servicios

SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
Control de Bienes Inmuebles 1. Adquisición y Legalización de Bienes Inmuebles
2. Arrendamiento y Cesión de Espacios.
3. Administración de Aulas
4. Administración de Espacios para Grupos Estudiantiles
5. Administración de Edificios
6. Control de Impuestos
7. Enajenación
Seguros 1. Seguro de Bienes Muebles
2. Seguro de Bienes Inmuebles
3. Seguro de Personas
4. Seguro de Vehículos
Servicios Generales 1. Planeación de Actividades y Administración del Personal

2. Ejecución y Control de la Limpieza

Mantenimiento de la Planta Física
Administración de Archivos
Radicación y Distribución de
Correspondencia
Vigilancia
3. Ejecución y Control de la Jardinería
4. Apoyo a Eventos y Emergencias
5. Saneamiento Ambiental
1. Mantenimiento y Conservación de la Planta Física
2. Mantenimiento de Equipos, Redes y Cableado
3. Mantenimiento de Equipos Audiovisuales
4. Mantenimiento de Equipos de Medición de Salud
5. Mantenimiento de Equipos de Restaurante
1. Administración de Archivos de Gestión
2. Administración de Archivo Central
3. Administración del Archivo Histórico
1. Radicación de Correspondencia
2. Distribución de Correspondencia
3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos
1. Planeación y Administración del Personal
2. Custodia de Edificios
3. Custodia de Bienes
4. Control de Acceso al Campus
9. PROCESO: Gestión Financiera

SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
Administración del Presupuesto 1. Planeación Presupuestal
2. Novedades Presupuestales
3. Cierre Presupuestal
Ejecución del Presupuesto 1. Ejecución del Gasto
2. Tramite de Viáticos
3. Tramite y Legalización de Avances (Anticipos)
4. Tramite de Apertura, Reembolsos y Cierre de Caja Menor
5. Tramite de Apertura, Reembolsos y Cierre de Fondo
Recaudo 1. Facturación por Venta de Servicio
2. Ingreso en Puntos de Recaudo (Restaurante, Cajas de
Meléndez y San Fernando)
3. Ingresos por Bancos
4. Recaudos de Estampilla
5. Recuperación y Legalización de Cartera
Ingresos por Tranferencias 1. Transferencias por Aportes Presupuestales del Gobierno
2. Transferencias por Aportes Presupuestales Departamentales
Egresos 1. Apertura de Cuentas Bancarias
2. Liquidación y Pago a Proveedores
3. Control y Pago a la Deuda Pública
4. Pago a Funcionarios, Contratistas, Pensionados, Asistentes
de Docencia y Monitores
5. Pago a Entidades por Descuentos de Nómina
6. Pago de Impuestos, parafiscales y seguridad social
7. Elaboración del Boletín Diario de Pago
8. Conciliaciones Bancarias de Pago
9. Traslados entre Cuentas Bancarias
Gestión Contable 1. Registro Contable de las Operaciones Financieras
2. Elaboración y Presentación de los Estados Financieros
3. Tramite para la Recuperación del IVA
4. Amortización y Depreciación de Bienes Muebles e Inmuebles

5. Rendición de Informes Contables y Financieros a los

Diferentes Entes de Gubernamentales
10. PROCESO: Gestión de las Relaciones Laborales

SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
Reclutamiento y Vinculación de 1. Convocatoria de Personal no Docente
Personal no Docente 2. Selección de Personal no Docente
3. Vinculación de Personal no Docente (Público y Trabajador
Oficial)
4. Vinculación de Funcionarios de Libre Nombramiento y
Remoción

Reclutamiento y Vinculación de 1. Administración del Banco de Datos

Personal Docente 2. Convocatoria de Personal Docente
3. Selección de Personal Docente
4. Vinculación de Personal Docente (Nombramiento)

5. Vinculación de Docentes Ocasional y Hora Cátedra

Inducción y Reinducción 1. Inducción a Cargos Académico – Administrativos

2. Inducción a Docentes Nuevos
3. Inducción a Personal no Docente
Novedades del Personal 1. Bonificaciones a Docencia, Traslados encargaturas,
dotación etc.
2. Certificaciones
Administración de la Seguridad Social 1. Afiliación a la Seguridad Social
2. Novedades de Seguridad Social
3. Cuotas Partes
4. Bonos Pensionales
5. Reserva Actuarial
Compensación del Personal 1. Compensación de Docentes
2. Compensación de no Docentes
3. Compensación de Trabajadores Oficiales
Apoyo al Desarrollo de Competencias 1. Capacitación y Formación
de Empleados no Docentes 2. Evaluación del Desempeño
3. Becas Académicas
10. PROCESO: Gestión de las Relaciones Laborales
SUBPROCESOS
Reconocimiento y Estímulos para
Empleados No Docentes
Apoyo al Desarrollo de Competencias
de Empleados Docentes
Reconocimiento y Estímulos para
Empleados a Docentes
Desvinculaciones
Administración del Personal
Pensionado y de los Sobrevivientes
PROCEDIMIENTOS
1. Nivelaciones
2. Condecoraciones
1. Capacitación y Formación
2. Evaluación del Desempeño
1. Comisiones y Año Sabático
2.Asignación de Puntos de Credenciales
1. Renuncia
2. Pensión por Invalidez, por Vejez o por Muerte
3. Despidos o Insubsistencia de Cargo
4. Terminación Unilateral de Contratos de Trabajadores
1. Reconocimiento de la pensión de Jubilación de vejez por la
Universidad del Valle
2. Reconocimiento Pensión de sobrevivientes
3. Reconocimiento Pensión de invalidez
4. Comprobación de la Supervivencia
5. Pago de Mesada Pensional
11. PROCESO: Gestión de Recursos Tecnológicos
SUBPROCESOS
Administración del Hardware
Administración del Software
Administración de Servicios
Informáticos
12, PROCESO: Gestión de la Calidad
SUBPROCESOS
Control de Documentos y Registros
Gestión del Mejoramiento
Satisfacción al Usuario
PROCEDIMIENTOS
1. Administración de Servidores
2. Administración de la Red y canal de acceso a Internet
3. Administración del Conmutador
1. Desarrollo o Compra de Soluciones Informáticas
2. Administración de Soluciones Informáticas
3. Administración de Licencias de Software
1. Administración de Cuentas de Correo
2. Administración de Salas de Computo
3. Administración de Direcciones I.P.
4. Apoyo a Usuarios a Través del Help Desk
5. Administración de Sitios Web
PROCEDIMIENTOS
1. Elaboración de Manuales de Procedimientos y de Operación
2. Administración de Manuales de Procedimientos y de
Operación
1. Control de no Conformidades
2. Ejecución de Acciones Correctivas y Preventivas
3. Revisión por la Dirección
1. Servicio al Usuario
2. Manejo de Quejas y Reclamos
SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN

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SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN

13. PROCESO: Autoevalaución, Auditorias y Planes de Mejoramiento

SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
Autoevalaución, Auditorias y Planes de 1. Planeación y Ejecución de Auditorias
Mejoramiento 2. Rendición de Cuentas a Entes de Control
3. Asesoría para el Seguimiento a los Controles
4. Procedimiento de Autoevaluación
5. Elaboración y Seguimiento de Planes de Mejoramiento