Sie sind auf Seite 1von 44

LEITFADEN

Prüfungsbericht zum
abschließenden
Finanzbericht
(Typ II)

1
EINFÜHRUNG....................................................................................................................3
I. ZWECK UND INHALT DES PRÜFUNGSBERICHTS ZUM
ABSCHLIESSENDEN FINANZBERICHT...............................................................4
I.1. Allgemeine Grundsätze...........................................................................4
I.2. Prüfer, die zur Erstellung des Prüfungsberichts zum
abschließenden Finanzbericht berechtigt sind.........................................5
I.3. Erstattung der Kosten für die Prüfbescheinigung....................................6
II. PRAKTISCHE LEITLINIEN FÜR DEN BEGÜNSTIGTEN UND
WICHTIGE HINTERGRUNDDOKUMENTE..........................................................6
II.1. Vorlage des Prüfungsberichts zum abschließenden
Finanzbericht...........................................................................................7
II.2. Durchzuführende Prüfungshandlungen für den Prüfungsbericht
zum abschließenden Finanzbericht..........................................................8
II.3. Liste der vorzunehmenden Prüfungshandlungen und besondere
Leitlinien..................................................................................................9
II.3.1. Allgemeine Verfahren..........................................................................9
II.3.2. Prüfungsnachweise............................................................................10
II.3.3. Verfahren zur Prüfung der Übereinstimmung der Ausgaben
mit dem Finanzplan und analytische Prüfung....................................11
II.3.4. Auswahl von Ausgaben für die Prüfung und
Ausgabenabdeckung..........................................................................11
II.3.5. Verfahren zur Prüfung ausgewählter Ausgabenposten......................12
II.3.6. Quantifizierung des Umfangs der Abweichungen.............................19
II.3.7. Prüfungshandlungen zur Prüfung der Einnahmen.............................20
III. GLOSSAR.................................................................................................................21
IV. PRÜFAUFTRAG FÜR DEN PRÜFUNGSBERICHT ZUM
ABSCHLIESSENDEN FINANZBERICHT.............................................................25
1) Zuständigkeiten der Vertragsparteien.....................................................................25
2) Gegenstand des Auftrags........................................................................................26
3) Grund für den Auftrag............................................................................................26
4) Art und Zweck des Auftrags...................................................................................27
5) Normen und berufsethische Regeln........................................................................27
6) Prüfungshandlungen, Nachweise und Dokumentation...........................................27
7) Berichterstattung.....................................................................................................27
8) Sonstige Bedingungen............................................................................................28
Anhang 1 – Informationen über die Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung............29
Anhang 2 – Liste der vorzunehmenden besonderen Prüfungshandlungen.................30
Anhang 3 – Vorgeschriebenes Muster für den Bericht und vorzunehmende
Prüfungshandlungen..............................................................................31

2
EINFÜHRUNG

Dieser Leitfaden wurde erarbeitet, um Finanzhilfeempfänger der Exekutivagentur


„Bildung, Audiovisuelles und Kultur“ –EACEA, nachstehend „die Agentur“, sowie
externe Rechnungsprüfer bei der Erstellung des Prüfungsberichts zum abschließenden
Finanzbericht zu unterstützen.

Das Ziel dieses Leitfadens besteht darin, einen Überblick über die Anforderungen und
Bestimmungen zu vermitteln, die bei Kostenerstattungsanträgen und damit auch für die
Prüfbescheinigung des abschließenden Finanzberichts wichtig sind.

Dieses Dokument gliedert sich in vier Teile:

 Teil I: Zweck und Inhalt des Prüfungsberichts zum abschließenden Finanzbericht


 Teil II: Praktische Leitlinien für den Begünstigten und wichtige
Hintergrunddokumente
 Teil III: Glossar
 Teil IV: Prüfauftrag für den Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht

3
I. ZWECK UND INHALT DES PRÜFUNGSBERICHTS ZUM ABSCHLIESSENDEN
FINANZBERICHT-TYP II

I.1. Allgemeine Grundsätze

Der Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht – Typ II ist ein


unabhängiger Prüfungsbericht eines Rechnungsprüfers.
Der Zweck des Berichts besteht darin, der Agentur eine hinreichende Gewähr dafür
zu geben, dass die Kosten ebenso wie die Einnahmen im abschließenden
Finanzbericht entsprechend den maßgeblichen rechtlichen und finanziellen
Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung geltend gemacht wurden.
Anmerkung: Die Übermittlung eines Prüfungsberichts zum abschließenden
Finanzbericht bedeutet nicht, dass die Agentur, die Kommission oder der
Rechnungshof auf das Recht zur Durchführung eigener Prüfungen verzichten. 1
Ungeachtet der vorzunehmenden Prüfungshandlungen ist der Begünstigte 2 jederzeit
für die Richtigkeit des abschließenden Finanzberichts verantwortlich und haftbar.
Falls Begünstigte falsche Angaben gemacht oder ihre Pflichten im Rahmen der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung in schwerwiegender Weise verletzt haben,
werden finanzielle Sanktionen gemäß Artikel II.17 der Finanzhilfevereinbarung/
Allgemeinen Bedingung n°17 Finanzhilfeentscheidung verhängt.
Das Vertragsverhältnis besteht ausschließlich zwischen dem Rechnungsprüfer und
dem Begünstigten. Zwischen dem Rechnungsprüfer und der Agentur wurde kein
Vertrag geschlossen und die Agentur greift bei Streitigkeiten zwischen dem
Rechnungsprüfer und dem Begünstigten nicht ein.
Der Rechnungsprüfer stellt sicher, dass die Prüfung:
- in Übereinstimmung mit dem vom International Auditing and Assurance Standards
Board (IAASB) der IFAC veröffentlichten International Standard on Related
Services (ISRS) 4400 Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding
Financial Information und
- in Übereinstimmung mit dem vom International Ethics Standards Board for
Accountants (IESBA) der IFAC veröffentlichten Code of Ethics for Professional
Accountants durchgeführt wird. Zwar ist nach ISRS 4400 die Unabhängigkeit bei
Aufträgen über vereinbarte Prüfungshandlungen nicht vorgeschrieben, die Agentur
verlangt jedoch, dass der Rechnungsprüfer auch die Anforderungen des Code of
Ethics for Professional Accountants in Bezug auf die Unabhängigkeit erfüllt.

I.2. Prüfer, die zur Erstellung des Prüfungsberichts zum abschließenden


Finanzbericht berechtigt sind – Typ II

Jeder Begünstigte kann einen qualifizierten externen Rechnungsprüfer wählen,


einschließlich seines eigenen externen Rechnungsprüfers, sofern alle folgenden
Anforderungen erfüllt sind:
 der externe Rechnungsprüfer muss vom Begünstigten unabhängig sein;

1
Die Agentur kann während der Laufzeit der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung und bis zu fünf
Jahre nach Abschluss der Maßnahme die Durchführung von Prüfungen veranlassen wie erklärt im
Artikel II.27 der Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeinen Bedingung n°27 der Finanzhilfeentscheidung.
2
Für den Zweck dieses Leitfadens bezieht sich der Begriff „Begünstigter“ sowohl auf den Begünstigten
(Koordinator) als auch die Mitbegünstigten (Partner). Ausführlichere Angaben sind dem Glossar
(Seite 21) zu entnehmen.

4
 der externe Rechnungsprüfer muss zur Durchführung von
Abschlussprüfungen von Rechnungslegungsunterlagen befähigt sein gemäß den
einzelstaatlichen Rechtsvorschriften zur Umsetzung der Richtlinie über
Abschlussprüfungen von Jahresabschlüssen und konsolidierten Abschlüssen 3 oder
anderen Rechtsvorschriften der Europäischen Union, die diese Richtlinie ersetzen.
Ein in einem Drittland ansässiger Begünstigter muss die entsprechenden
nationalen Rechtsvorschriften für den Bereich der Rechnungsprüfung erfüllen.
Gemäß Artikel II.23 der Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeinen Bedingung n°23 der
Finanzhilfeentscheidung können öffentliche Einrichtungen zwischen einem externen
Rechnungsprüfer und einem zuständigen Bediensteten des öffentlichen Dienstes4 wählen.
Voraussetzung ist, dass dieser zuständige Bedienstete des öffentlichen Dienstes in keiner
Weise an der Erstellung des abschließenden Finanzberichts beteiligt war und dass er
hierarchisch nicht von dem für den abschließenden Finanzbericht zuständigen
Bediensteten abhängig ist. Darüber hinaus muss der Bedienstete des öffentlichen
Dienstes für die Erstellung des Berichts mindestens einens der folgenden
Kompetenzkriterien erfüllen:

1) Berufserfahrung: mindestens dreijährige Berufserfahrung in einem der folgenden


Bereiche: Rechnungswesen, Finanzen, Steuerwesen oder Rechnungsprüfung;

2) Qualifikationen: Bildungsabschluss, der einem abgeschlossenen Hochschulstudium


mit einer Regelstudienzeit von mindestens vier Jahren entspricht, im Bereich
Rechnungswesen, Finanzen und/oder Rechnungsprüfung bzw. eine gleichwertige
Berufsausbildung / berufliche Qualifikation in diesen Bereichen.

Bei der Auswahl eines Rechnungsprüfers für die Erstellung des Prüfungsberichts
zum abschließenden Finanzbericht muss der Begünstigte ferner sicherstellen, dass
kein Interessenkonflikt zwischen dem ausgewählten Rechnungsprüfer und dem
Begünstigten vorliegt. Ein Interessenkonflikt ist gegeben, wenn die Objektivität
des Rechnungsprüfers im Zusammenhang mit der Erstellung des Berichts
scheinbar oder tatsächlich in Frage gestellt ist. Dies ist z. B. der Fall, wenn der
Rechnungsprüfer:
 an der Abfassung des abschließenden Finanzberichts beteiligt war;
 einen unmittelbaren Vorteil von der Annahme des Prüfungsberichts hat;
 in einer engen Beziehung zu einer Person steht, die den Begünstigten
vertritt;
 ein Direktor, ein Treuhänder oder ein Partner des Finnazhilfeempfängers
ist;
 sich in einer sonstigen Situation befindet, die seine Unabhängigkeit oder
seine Fähigkeit zur objektiven Erstellung des Berichts in Frage stellt.

3
Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. Mai 2006 über
Abschlussprüfungen von Jahresabschlüssen und konsolidierten Abschlüssen, zur Änderung der
Richtlinien 78/660/EWG und 83/349/EWG des Rates und zur Aufhebung der Richtlinie 84/253/EWG
des Rates.
4
Die Definition des Begriffs „zuständiger Bediensteter des öffentlichen Dienstes“ ist dem Glossar zu
entnehmen.

5
I.3. Erstattung der Kosten für die Prüfbescheinigung

Die Kosten für die Prüfbescheinigung und die Erstellung des Prüfungsberichts zum
abschließenden Finanzbericht – Typ II sind erstattungsfähige Kosten im
Rahmen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung, für die die Prüfbescheinigung
übermittelt wird (Artikel II.19 der Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeine Bedingung
n°19 der Finanzhilfeentscheidung).
Die Kosten für die Prüfbescheinigung stellen direkte Kosten dar. Sie können unter
der entsprechenden Kategorie des Finanzplans aufgeführt werden können, so wie in
der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und den der Bewerbung
beigefügten Projektvorschlag/Bewerbung detaillierten Finanzplantabellen
beschrieben.
Bei den Kosten für die Prüfbescheinigung handelt es sich um direkte Kosten, die in
der Kostenkategorie „Sonstige Kosten<falls es sich um eine andere Haushaltslinie
handelt, Bezeichnung der Haushaltslinie einfügen>“ erfasst werden und unter der
Finanzplanrubrik „Sonstige Kosten<falls es sich um eine andere Haushaltslinie
handelt, Bezeichnung der Haushaltslinie einfügen>“5 des detaillierten Finanzplans,
der dem Projektvorschlag/-antrag beigefügt wird, vorgesehen sein sollten.
Die für eine Prüfbescheinigung in Rechnung gestellten Kosten unterliegen den
allgemeinen Förderfähigkeitskriterien der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung
und sollten sich an den relevanten Marktpreisen für ähnliche Leistungen orientieren.
Überhöhte oder unangemessene Prüfungskosten werden nicht anerkannt.
Der Rechnungsprüfer stellt dem Begünstigten die Kosten direkt in Rechnung und
gibt die aufgeschlüsselten Gebühren, die Reisen und Aufenthaltskoesten sowie die
berechnete Mehrwertsteuer an.
Die Kosten für die Erarbeitung der Methodik werden von der Agentur nicht
übernommen. Die förderfähigen Kosten beschränken sich auf die Durchführung der
vereinbarten Prüfungshandlungen (Anhang 2 des Prüfauftrages ) ohne
Berücksichtigung von Kosten für Beratungsleistungen in Bezug auf die Änderung
oder Verbesserung der Methodik.

II. PRAKTISCHE LEITLINIEN FÜR DEN BEGÜNSTIGTEN UND WICHTIGE


HINTERGRUNDDOKUMENTE

Um Verzögerungen bei der Vorlage des Berichts zu vermeiden, sollte der


Begünstigte den Rechnungsprüfer rechtzeitig auswählen und mit der Durchführung
der Prüfung beauftragen. Es ist vorgesehen, dass der Begünstigte dem
Rechnungsprüfer einen Prüfauftrag erteilt.
In Teil IV dieses Leitfadens ist ein Formblatt für den Prüfauftrag beigefügt.
Zunächst ist es wichtig, dass der Rechnungsprüfer die Anforderungen, die für die
Prüfbescheinigung gelten, genau versteht und einen vollständigen Satz der für die
Prüfbescheinigung erforderlichen Dokumente erhält.
 Rolle des Prüfers:
Die Rolle des Prüfers besteht darin, in einem Bericht die Fakten darzustellen
und eine unabhängige Stellungnahme über die Vereinbarkeit der geltend
gemachten Kosten im Finanzbericht mit den Vorschriften der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung abzugeben. In diesem Zusammenhang

5
Dies sind z. B. „Betriebskosten“ im Rahmen einer Betriebskostenzuschussvereinbarung/-
entscheidung.

6
ist es entscheidend, dass die Agentur die notwendigen Verfahrensschritte
festlegt und der Prüfer über die aufgrund dieses Verfahrens ermittelten
Tatsachen berichtet, einschließlich der förderfähigen Kosten und
Abweichungen, da dieser Bericht die Grundlage für die Entscheidung der
Agentur über die Annahme des abschließenden Finanzberichts des
Finanzhilfeempfängers darstellt.
 Belege:
Neben den üblichen Belegen, die zur Durchführung der vorgeschriebenen
Prüfverfahren notwendig sind, dienen folgende Dokumente als Grundlage für
die Prüfbescheinigung (die Liste ist nicht abschlieβend):
 Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen
 Projektantrag (gegebenenfalls)
 Finanzhilfevereinbarung zwischen dem Begünstigten und der Agentur oder
Finanzhilfeentscheidung, einschließlich der Allgemeinen Bedingungen
(insbesondere Teil B, in dem die Finanzbestimmungen festgelegt sind),
mögliche vertragliche Änderungen sowie die Anhänge, z. B.
„Beschreibung der Arbeiten“, „Finanzplan“ usw.
 Verwaltungs- und Finanzhandbuch, Programmleitfaden, Häufig gestellte
Fragen (gegebenenfalls)
 der vorliegende Leitfaden

II.1. Vorlage des Prüfungsberichts zum abschließenden Finanzbericht – Typ


II

Der Begünstigte ist gemäß Artikel I.4 der Finanzhilfevereinbarung/ Artikel 4


der Finanzhilfeentscheidung verpflichtet, der Agentur zusammen mit dem
Auszahlungsantrag einen von einem Rechnungsprüfer erstellten
Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht zu übermitteln.
Die von der Agentur festgelegten vereinbarten Prüfungshandlungen werden
vorgenommen, um die Agentur bei der Prüfung zu unterstützen, ob die vom
Begünstigten im abschließenden Finanzbericht angegebenen Kosten gemäß
den Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung geltend
gemacht wurden.

Für den Bericht muss vom externen Rechnungsprüfer oder zuständigen


Bediensteten des öffentlichen Dienstes das Muster in Anhang 3 des
Prüfauftrags verwendet werden (siehe Teil IV).
Der Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht – Typ II besteht aus
zwei Dokumenten:
 Der Prüfungsbericht des Rechnungsprüfers ist auf dem Briefbogen des
Rechnungsprüfers, mit Datum und Stempel versehen und vom
Rechnungsprüfer (oder dem zuständigen Bediensteten des öffentlichen
Dienstes) unterzeichnet, vorzulegen.
Die Kostenaufschlüsselung bezüglich der Massnahme (in
Übereinstimmung mit dem der Finanzhilfvereinbarung/-entscheidung
beigefügten Muster, das heißt dem Excel abschliessenden Finanzbericht),
muss erstellt, datiert, unterschrieben und durch den Prüfer (oder den

7
zuständigen Bediensteten des Öffentlichen Dienstes) gegengezeichnet6
werden.
Der Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht ist in englischer,
französischer oder deutscher Sprache zu verfassen.

II.2. Durchzuführende Prüfungshandlungen für den Prüfungsbericht zum


abschließenden Finanzbericht

Die Agentur hat diese Verfahren entwickelt, um standardisierte und


vergleichbare Berichte von allen Rechnungsprüfern zu erhalten, die
verpflichtet sind, die Prüfungshandlungen ohne Anpassungen an die jeweiligen
Umstände des Begünstigten durchzuführen. Insbesondere ist der
Mindestprozentsatz der geprüften Ausgaben einzuhalten und sämtliche
Prüfungshandlungen müssen vollständig und ohne Änderungen durchgeführt
werden.
In Fällen, in denen der Rechnungsprüfer eine Prüfungshandlung nicht
durchführen oder abschließen kann oder in denen die Prüfungsfeststellungen
des Rechnungsprüfers nicht mit dem abschließenden Finanzbericht oder den
Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung übereinstimmen, ist
eine Abweichung zu vermerken. Die Agentur prüft jede Abweichung anhand
des gesamten Berichts sowie anderer Nachweise, die ihr vorliegen.
Anschließend entscheidet der zuständige Anweisungsbefugte auf der
Grundlage der vorliegenden Nachweise von Fall zu Fall über die
Förderfähigkeit.

6
Durch die Gegenzeichnung, Datierung und Stempelung der Rechnungskopien durch den Prüfer (oder
zuständigen Bediensteten des Öffentlichen Dienstes) bestätigt dieser dass die im abschließenden
Finanzbericht geltend gemachten Kosten und Einnahmen die Vorschriften des vereinbarten Verfahrens
beachten,

8
II.3. Liste der vorzunehmenden Prüfungshandlungen und besondere
Leitlinien

1. Allgemeine Verfahren

1) Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung

Um sich mit den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung


vertraut zu machen, befasst sich der Rechnungsprüfer mit:
einer unterzeichneten Kopie der Finanzhilfevereinbarung/-
entscheidung, ihren Anhängen und sonstigen einschlägigen
Informationen. Besondere Aufmerksamkeit ist der Beschreibung
der Maßnahme und dem Finanzplan beizumessen;
dem abschließenden Finanzbericht (der einen beschreibenden und
einen finanziellen Teil umfasst).
2) Abschließender Finanzbericht für die Finanzhilfevereinbarung/-
entscheidung

Der abschließende Finanzbericht ist nach dem in der


Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung eingefügten Muster zu
erstellen;
der abschließende Finanzbericht umfasst die Maßnahme oder das
Arbeitsprogramm als Ganzes, unabhängig davon, welcher Teil
durch die Agentur finanziert wird.
3) Regeln für die Führung der Bücher und Aufzeichnungen

Der Rechnungsprüfer prüft im Rahmen der vorzunehmenden


Prüfungshandlungen, ob der Begünstigte die Regeln für die
Führung der Bücher und Aufzeichnungen gemäß Artikel II.19,
II.20 und II.27.2 der Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeinen
Bedingungen n°19, 20 und 27.2 der Finanzhilfeentscheidung
eingehalten hat;
die Buchführung des Begünstigten für die Durchführung der
Maßnahme muss genau, auf dem neuesten Stand und vollständig
sein (einschließlich aller Ausgaben und Einnahmen);
der Rechnungsprüfer prüft, ob der Begünstigte ein System der
doppelten Buchführung verwendet;
die die Maßnahme betreffenden Einnahmen und Ausgaben müssen
leicht feststellbar und überprüfbar sein;
4) Wechselkurse

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Beträge der Ausgaben, die nicht


in Euro erfolgt sind, nach Maßgabe der Finanzhilfevereinbarung/-
entscheidung festgelegten Bedingungen umgerechnet wurden. Wird
der Begünstigte auf die Website der Kommission verwiesen, so
bezieht sich dieser Hinweis auf InforEuro7.

2. Prüfungsnachweise

Der Begünstigte gestattet dem Rechnungsprüfer, auf der Grundlage der


Belege für die Konten, der Rechnungslegungsunterlagen und der
7

9
sonstigen, die Finanzierung der Maßnahme betreffenden Unterlagen,
Prüfungen vorzunehmen.
Der Begünstigte gewährt Zugang zu allen Unterlagen und Datenbanken,
die die technische und finanzielle Verwaltung der Maßnahme betreffen
(Artikel II.27 der Finanzhilfevereinbarung und Allgemeinen Bedingung
n°27 der Finanzhilfeentscheidung). Ferner ist zu beachten, dass es
Aufgabe des Begünstigten ist, die Rechnungslegungsunterlagen
bereitzustellen, die der Rechnungsprüfer zur Prüfung der bei den
Mitbegünstigten/Projektpartnern angefallenen Kosten benötigt.
Für den Begünstigten müssen die Belege als Originaldokumente
vorliegen, nicht als Fotokopie oder Fax (für die Mitbegünstigten reichen
beglaubigte Fotokopien der Originale aus).
Kommt der Rechnungsprüfer zu dem Schluss, dass die vorstehenden
Kriterien für Nachweise nicht ausreichend erfüllt sind, so ist dies als
Abweichung zu vermerken.

3. Verfahren zur Prüfung der Übereinstimmung der Ausgaben mit


dem Finanzplan und analytische Prüfung

 Der Rechnungsprüfer führt ein vertieftes Prüfungsverfahren der


Ausgabenrubriken im abschließenden Finanzbericht durch;
 der Rechnungsprüfer stellt fest, ob Änderungen am Finanzplan der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung vorgenommen wurden;
 der Rechnungsprüfer prüft, ob der Finanzplan im abschließenden
Finanzbericht dem Finanzplan der
8
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung entspricht (Echtheit und
Genehmigung des ursprünglichen Finanzplans) und ob die
angefallenen Ausgaben im Finanzplan der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung angegeben sind;
 der Rechnungsprüfer prüft die Übertragungen zwischen
Finanzplanrubriken durch den Vergleich des ursprünglichen
Finanzplans mit dem Finanzplan im abschließenden Finanzbericht
und untersucht, ob die Bestimmungen des Artikels I.8 und II.12
der Finanzhilfevereinbarung/ Artikel 8 und Allgemeine Bedingung
n°12 der Finanzhilfeentscheidung eingehalten wurden.

4. Auswahl von Ausgaben für die Prüfung und Ausgabenabdeckung

Die vom Begünstigten im abschließenden Finanzbericht geltend


gemachten Ausgaben sind aufgestellt nach der Kalkulationsgliederung der
Finanzhilfeentscheidung/-vereinbarung.

8
Im Zuge der Durchführung der Massnahme ist ein gewisser Grad an Flexibilität hinsichtlich des
Finanzplans erlaubt. Die im Vertrag festgelegte Regel besagt, dass sofern Umschichtungen zwischen den
einzelnen Posten/Rubriken der förderfähigen direkten Kosten 10 % des Betrags des jeweiligen Postens, den
die Umschichtung betrifft, nicht überschreitet (+ oder -), diese ohne vertragliche Änderung erlaubt sind und
die Förderfähigkeit der Kosten nicht berühren. Bitte überprüfen Sie genau die Regel in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung (manche Finanzhilfevereinbarungen/-entscheidungen schreiben
eine Flexibilitätssgrenze von 15% oder 20% vor). Alle Finanzplanumschichtungen unter der
Flexibilitätssgrenze bedürfen keines Vertragsänderungsersuchens seitens des Begüngstigten.
Umschichtungen, die die Flexibilitätssgrenze überschreiten, bedürfen einer Änderung des im Annex zu der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung festgelegten Finanzplans. Falls die Agentur einer solchen
Änderung nicht zustimmt, gelten die Kosten über die Flexibilitätssgrenze hinaus als nicht förderfähig.

10
Ausgaberubriken können in Ausgabeunterrubriken aufgegliedert sein, Die
Ausgabenunterrubriken können in einzelne Ausgabenposten oder in
Kategorien von Ausgabenposten mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen
aufgegliedert sein.

Welcher prozentuale Anteil der Ausgaben muss vom


Rechnungsprüfer geprüft werden?

Die Ausgabenabdeckungsquote ist der Gesamtbetrag der vom


Rechnungsprüfer geprüften Ausgaben, ausgedrückt als prozentualer Anteil
am Gesamtbetrag der Ausgaben, die der Begünstigte im abschließenden
Finanzbericht angegeben hat (d. h. die mit EU-Mitteln oder aus anderen
Quellen finanziert wurden).
Der Rechnungsprüfer gewährleistet, dass die Ausgabenabdeckungsquote
mindestens 70 % beträgt. Liegt die Abweichungsquote bei weniger als
10 % des Gesamtbetrags der geprüften Ausgaben (d. h. bei 7 % der
Gesamtausgaben), so beendet der Rechnungsprüfer die
Prüfungshandlungen und erstellt den Bericht.
Beträgt die Abweichungsquote mehr als 10 %, muss der Rechnungsprüfer
die Prüfungshandlungen ausdehnen, bis eine Abdeckungsquote von
mindestens 85 % erreicht ist.
Neben der Erreichung der in den letzten beiden Absätzen genannten
Mindestabdeckung der Gesamtausgaben gewährleistet der
Rechnungsprüfer, dass die Ausgabenabdeckungsquote für jede
Ausgabenrubrik im abschließenden Finanzbericht mindestens 10 %
beträgt.

Auf welcher Basis sind die Ausgabenposten für die Prüfung


auszuwählen?

Um die oben angegebene Mindestabdeckungsquote zu erreichen und


gleichzeitig eine systematische und repräsentative Prüfung sicherzustellen:
 sollte der Wert das wichtigste Kriterium des Rechnungsprüfers
sein, d. h. eine angemessene Anzahl an Ausgabenposten von
hohem Wert sollte ausgewählt werden; und
 die übrigen zur Prüfung ausgewählten Ausgabenrubriken sollten
nach dem Zufallsprinzip ermittelt werden, um eine repräsentative
Stichprobe zu erhalten.
5. Verfahren zur Prüfung ausgewählter Ausgabenposten

(a) Förderfähigkeit der Kosten

Der Rechnungsprüfer prüft für jeden ausgewählten Ausgabenposten,


ob die nachstehenden Förderkriterien eingehalten werden.
Tatsächlich entstandene Kosten:9

9
Artikel II.19 der Finanzhilfevereinbarung und Allgemeinen Bedingung n°19 der
Finanzhilfeentscheidung.

11
Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Ausgaben für einen
ausgewählten Posten dem Begünstigten tatsächlich entstanden sind
und ob der Posten dem Begünstigten zuzuordnen ist. Zu diesem
Zweck prüft der Rechnungsprüfer Belege (z. B. Rechnungen,
Verträge) und Zahlungsbelege. Der Rechnungsprüfer prüft
außerdem die Nachweise dafür, dass Arbeiten, Waren oder
Dienstleistungen ausgeführt, geliefert oder erbracht wurden und
stellt gegebenenfalls fest, ob Vermögenswerte tatsächlich bestehen.
Der Rechnungsprüfer prüft, ob der Geldwert eines ausgewählten
Ausgabenpostens mit den Belegdokumenten (z. B. Rechnungen,
Gehaltsabrechnungen) übereinstimmt und ob gegebenenfalls der
richtige Wechselkurs angewandt wurde.
Abgrenzung des Durchführungszeitraums:
Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Ausgaben für einen
ausgewählten Posten während des Durchführungszeitraums
entstanden sind oder ob die Kosten gemäß Artikel I.2 der
Finanzhilfevereinbarung/ Artikel 2 der Finanzhilfeentscheidung
förderfähig sind. Rechnungen, die während des Förderzeitraums
eingingen, jedoch noch nicht bezahlt sind, sowie Kosten im
Zusammenhang mit dem abschließenden Finanzbericht sind vom
Rechnungsprüfer unter den „Abweichungen“ aufzuführen. Die den
abschließenden Finanzbericht betreffenden Kosten sollten
angemessen sein und im Einklang mit den Bestimmungen des
Artikels II.19 der Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeine Bedingung
n°19 der Finanzhilfeentscheidung stehen.
Einordnung:
Der Rechnungsprüfer prüft die Art der Ausgabe für einen
ausgewählten Posten und überprüft, ob der Ausgabenposten der
richtigen (Unter-)Rubrik des abschließenden Finanzberichts
zugeordnet wurde.
Notwendigkeit/Bezug:10
Der Rechnungsprüfer prüft, ob es plausibel ist, dass die Ausgaben
für jeden ausgewählten Posten für die Durchführung der
Maßnahme erforderlich waren und dass sie für die an
Vertragspartner vergebenen Tätigkeiten der Maßnahme notwendig
waren, indem er die Art der Ausgaben anhand von Belegen
untersucht.
Wirtschaftliche Haushaltsführung/Wirtschaftlichkeit:11
Der Rechnungsprüfer prüft für einen ausgewählten
Ausgabenposten, ob es sich bei dem für eine Ware/Dienstleistung
bezahlten Preis um eine unverhältnismäßig hohe oder
unangemessene Ausgabe12 handelt, beispielsweise, ob der
Begünstigte bei Flügen im Rahmen des Projekts die Business Class
nutzt, während ansonsten für Flüge der Mitarbeiter die
Economy Class üblich ist.
10
Siehe Fussnote 10.
11
Siehe Fussnote 10. Idem as footnote n°10.
12
Die Definition des Begriffs „unverhältnismäßig hohe oder unangemessene Ausgaben“ ist dem Glossar
zu entnehmen.

12
Einhaltung der Regeln für die Unterauftragsvergabe und die
Beschaffung:
Gegebenenfalls prüft der Rechnungsprüfer, ob die von
Unterauftragnehmern durchgeführten Aufgaben oder Tätigkeiten
im ursprünglichen Finanzplan vorgesehen sind oder von der
Agentur genehmigt wurden.
Der Rechnungsprüfer prüft gegebenenfalls, welche (in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung festgelegten)
Beschaffungsregeln für eine Ausgabenrubrik bzw. eine
Ausgabenunterrubrik, eine Kategorie von Ausgabenposten oder
einen Ausgabenposten gelten. Der Rechnungsprüfer untersucht, ob
die Ausgabe im Einklang mit solchen Regeln erfolgt ist, indem er
die Belege des Beschaffungs- und Erwerbsvorgangs, z. B.
Ausschreibungen/Angebote, prüft. Stellt er fest, dass die
Beschaffungsregeln nicht eingehalten worden sind, so führt er die
Art des Verstoßes sowie seine finanziellen Auswirkungen im
Hinblick auf die nicht förderfähigen Kosten als Abweichung auf.
(b) Direkte Kosten13

Der Rechnungsprüfer prüft die ausgewählten Ausgabenposten,


indem er die unter Punkt 1) oben aufgeführten
Prüfungshandlungen vornimmt. Darüber hinaus gelten die
nachstehenden besonderen Leitlinien in Bezug auf Personalkosten
und Sonstige direkte Kosten:

(a) Personalkosten

Der Rechnungsprüfer prüft das Beschäftigungsverhältnis und die


Beschäftigungsbedingungen des Personals.

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die ausgewählten Beschäftigten:


direkt14 vom Begünstigten15 gemäß dem einzelstaatlichen Recht
eingestellt worden sind;
unter der alleinigen fachlichen Aufsicht und Verantwortlichkeit des
Begünstigten stehen;
nach den üblichen Gepflogenheiten des Begünstigten16 für ihre
Tätigkeit entlohnt werden, unabhängig davon, ob diese mit
EU-Mitteln gefördert wird oder nicht.

Arbeitsverträge, die diese Kriterien nicht erfüllen, sind vom


Rechnungsprüfer unter der Kategorie „Abweichungen“ anzugeben.

13
Artikel II.19.2 der Finanzhilfevereinbarung und Allgemeine Bedingung n°19.2 der
Finanzhilfeentscheidung.
14
Die Definition des Begriffs „direkt eingestellt“ ist dem Glossar zu entnehmen.
15
Vgl. Fußnote 2: Für den Zweck dieses Leitfadens bezieht sich der Begriff „Begünstigter“ sowohl auf
den Begünstigten (Koordinator) als auch die Mitbegünstigten (Partner). Weitere Informationen sind
dem „Glossar“ (Seite 21) zu entnehmen.
16
Weitere Einzelheiten sind dem „Glossar“ (Seite 21) zu entnehmen.

13
Merke: Soweit es um Belege für das Personal der Mitbegünstigten
handelt (e.g. Gehaltsabrechnungen), reichen beglaubigte
Fotokopien der Originale aus.

Was ist das Ziel dieser Prüfungshandlung?


Die Agentur will sicherstellen, dass die Personalkosten tatsächlich
den Beschäftigten des Begünstigten, der die Maßnahme oder das
Arbeitsprogramm durchführt, zuzuordnen sind, und Fälle ermitteln,
in denen dieser Bereich an eine andere Einrichtung „ausgelagert“
wurde, obwohl dies in der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung
nicht vorgesehen ist. Ferner will die Agentur gewährleisten, dass
für Beschäftigte, die für die Maßnahme eingesetzt werden, keine
besonderen Arbeitsbedingungen gelten, die sich von den üblichen
Gepflogenheiten des Begünstigten unterscheiden.

Welche Unterlagen sind vom Begünstigten für den


Rechnungsprüfer bereitzustellen?
Die Arbeitsverträge für das betreffende Personal sowie die
Musterarbeitsverträge für Beschäftigte, die in verschiedenen
Bereichen für den Begünstigten tätig sind (d. h. die nicht
ausschließlich für das von der EU geförderte Projekt oder
Arbeitsprogramm eingesetzt werden).
Merke: Soweit es um Belege für das Personal der Mitbegünstigten
handelt (e.g. Gehaltsabrechnungen), reichen beglaubigte
Fotokopien der Originale aus.

Welche Angaben können darauf hindeuten, dass eine


Abweichung vorliegt?
Abweichungen von den oben erläuterten Grundsätzen sind vom
Rechnungsprüfer als solche zu vermerken. Im Folgenden werden
einige Beispiel genannt (die Liste ist nicht abschlieβend).
Direkt eingestellt17: Abweichungen sind festzustellen, wenn es im
Vertrag Anhaltspunkte dafür gibt, dass der Beschäftigte von einer
anderen Rechtsperson – dazu gehört auch eine Rechtsperson
innerhalb derselben Gruppe (z. B. wenn es sich bei dem
Begünstigten um XYZ handelt und der Vertrag mit dem in einem
anderen Land eingetragenen XYZ geschlossen wird) – eingestellt
wurde.
Eine Abweichung kann beispielsweise auch vorliegen, wenn die
Leistungen des Beschäftigten über ein Dienstleistungsunternehmen
oder im Rahmen anderer Beratungsvereinbarungen in Rechnung
gestellt werden.
Entlohnung nach den üblichen Gepflogenheiten des
Begünstigten: Typische Fälle, in denen eine Abweichung zu
vermerken ist, sind beispielsweise die Entlohnung über einen
Pauschalbetrag statt über eine Gehaltsvereinbarung oder andere
Formen der Bezahlung/Berechnung, die nicht den üblichen
Gepflogenheiten des Begünstigten entsprechen.

17
Die Definition des Begriffs „direkt eingestellt“ ist dem Glossar zu entnehmen.

14
Der Rechnungsprüfer prüft die Zeiterfassung für die Beschäftigten
(Papier/elektronisch, täglich/wöchentlich/monatlich,
abgezeichnet, genehmigt).

Was ist das Ziel dieser Prüfungshandlung?


Im Rahmen dieser Prüfungshandlung ermittelt die Agentur die
Informationen, anhand der sie beurteilt, ob die für das Projekt
erfasste Zeit mit den Kosten für das Personal, das an dem Projekt
arbeitet, übereinstimmt.
Grundsätzlich muss die Arbeitszeit regelmäßig erfasst und vom
Projektleiter genehmigt werden, um sicherzustellen, dass der
Zeitaufwand für die Maßnahme ordnungsgemäß festgehalten und
in Rechnung gestellt werden kann. Für die ausgewählten
Beschäftigten müssen die für die Maßnahme berechneten Stunden
im Zeiterfassungssystem genau festgehalten sein. Diskrepanzen
zwischen der Anzahl der Stunden, die für die Maßnahme in
Rechnung gestellt werden, und der Anzahl der Stunden, die im
System erfasst wurden, sind als Abweichung zu vermerken. Ein
fehlendes Zeiterfassungssystem soll auch als Abweichung
vermerkt werden.
Welche Unterlagen sind vom Begünstigten für den
Rechnungsprüfer bereitzustellen?
Vom Begünstigten ist eine Beschreibung des
Zeiterfassungssystems vorzulegen und für die zur Prüfung
ausgewählten Beschäftigten sind alle Zeitnachweise zur Verfügung
zu stellen oder uneingeschränkter Zugang zu dem Computersystem
zu gewähren, in dem die Zeit der Beschäftigten erfasst wird. Der
Rechnungsprüfer muss in der Lage sein, bei der ausgewählten
Stichprobe der Zeitnachweise den in Rechnung gestellten
Zeitaufwand für jeden einzelnen Beschäftigten nachzuvollziehen.
Merke: Soweit es um Belege für das Personal der Mitbegünstigten
handelt (e.g. Gehaltsabrechnungen), reichen beglaubigte
Fotokopien der Originale aus.

Für die ausgewählten Beschäftigten prüft der Rechnungsprüfer den


Tagessatz, indem er die tatsächlichen Personalkosten durch die
tatsächlichen Arbeitstage dividiert und das Ergebnis mit dem vom
Begünstigten in Rechnung gestellten Tagessatz vergleicht.

Was ist das Ziel dieser Prüfungshandlung?


Ziel dieser Prüfung ist es, festzustellen, ob die in Rechnung
gestellten Tagessätze anhand der tatsächlich zugrunde liegenden
Kostenangaben für den betreffenden Zeitraum korrekt errechnet
wurden, das heißt, ob die Kosten für den Arbeitgeber (Löhne und
Gehälter einschließlich Zulagen und sonstiger Personalkosten)
durch die Anzahl der Arbeitstage18 dividiert wurden und ein
Abgleich zwischen den Gehaltslisten für die ausgewählten
Beschäftigten und der Buchführung sowie den Zahlungen erfolgte.

18
Die Definition des Begriffs „Arbeitstage“ ist dem Glossar zu entnehmen.

15
Welche Unterlagen sind vom Begünstigten für den
Rechnungsprüfer bereitzustellen?
Die jeweiligen Gehaltslisten für den betreffenden Zeitraum
(Grundgehalt, alle Arten von Zulagen, Rentenbeiträge,
Lohnsteuern des Arbeitgebers, Sozialversicherungsbeiträge usw.)
und die Zahl der Arbeitstage19, die für die Errechnung der
Tagessätze zugrunde gelegt wurde. Vom Begünstigten ist
außerdem ein Abgleich/eine Berechnung vorzulegen, aus der
hervorgeht, wie die Tagessätze anhand der Gehaltslisten errechnet
wurden.

Können die Arbeitstage oder die Personalkosten vom Begünstigten


nicht ermittelt oder begründet werden, so sind sie (zusammen mit
den Beträgen) als Abweichungen zu vermerken.

Welche Arbeitskosten sind nicht förderfähig oder als


Abweichungen zu betrachten?

Grundsätzlich werden alle Arbeitskosten im Rahmen der üblichen


Vergütungsregelung des Begünstigten anerkannt. In Rechnung
gestellte Kosten, die sich speziell auf die Beteiligung an
europäischen Projekten beziehen und nicht Teil dieser üblichen
Vergütungs- und/oder Rechnungslegungsgrundsätze sind, sind als
Abweichungen zu vermerken.

19
Die Definition des Begriffs „Arbeitstage“ ist dem Glossar zu entnehmen.

16
(b) Sonstige direkte Kosten
Für den Zweck dieses Leitfadens bezieht sich die Rubrik „Sonstige
direkte Kosten“ grundsätzlich auf alle direkten Kostenkategorien
im genehmigten Finanzplan, außer Personalkosten, wie zum
Beispiel Reise- und Aufenthaltskosten, Kosten für Ausrüstung
oder Produktion und Verbreitung usw.

Welche Unterlagen sind vom Begünstigten für den


Rechnungsprüfer bereitzustellen?

Für die meisten Transaktionen in diesen Kostenkategorien reichen


die vom Begünstigten gesammelten Originalrechnungen von
Dritten (oder beglaubigte Kopien bei Mitbegünstigten) als
Kostennachweis aus.

Bei Flugkosten können darüber hinaus Flugtickets und Bordkarten


geeignete Belege sein, aus denen sowohl die Kosten für die
Beförderung als auch die Namen der Reisenden, das jeweilige
Datum sowie der Abflugs- und Zielort hervorgehen.

Welches sind die häufigsten Fehler von Begünstigten im


Zusammenhang mit „Sonstigen direkten Kosten“?

a) Allgemein: Die Rechnungen sind nicht detailliert genug, um


einen klaren Bezug zu den Projektaktivitäten nachzuweisen.

b) Aufenthaltskosten: Die geltend gemachten Aufenthaltskosten


übersteigen die Tageshöchstsätze, die in der Aufforderung zur
Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht bzw. in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung vorgesehen sind.

c) Ausrüstung:

 die Abschreibung wird nicht korrekt und nicht


entsprechend den Bestimmungen der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung errechnet;

 für einen Ausrüstungsgegenstand werden die


Gesamtkosten angegeben, obwohl nur die Kosten nach
Abzug des Abschreibungsbetrags geltend gemacht werden
dürfen.

d) Produktion/Verbreitung: Vom Begünstigten wurden keine


Belege für die Produkte, wie z. B. Broschüren, Prospekte,
Publikationen, Website für die Maßnahme oder das Programm,
aufbewahrt.

Die oben beschriebenen Leitlinien sind allgemeiner Natur und


sollen Informationen zu diesen Fragen vermitteln. Es wird jedoch
empfohlen, dass der Begünstigte und der Rechnungsprüfer die
relevanten Kapitel des Verwaltungs- und
Finanzhandbuchs/Programmleitfadens konsultieren, um sich
eingehender über die Förderfähigkeit von Kosten sowie die Regeln

17
zur Vorlage von Dokumenten für die einzelnen Kategorien der
„Sonstigen direkten Kosten“ zu informieren.

(c) Indirekte Kosten20

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die indirekten Kosten zur Deckung


der Verwaltungsgemeinkosten höchstens 7 % des Gesamtbetrags der
zuschussfähigen direkten Kosten der Maßnahme ausmachen.
Dieser Absatz bezieht sich ausschließlich auf Finanzhilfen für
Maßnahmen; bei Betriebskostenzuschüssen ist er zu streichen,
da diese über keine Kategorie “Indirekte Kosten” verfügen.
(d) Nicht förderfähige Kosten

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Ausgaben für einen ausgewählten


Posten nicht förderfähige Kosten, wie in Artikel II.19.4 der
Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeinen Bedingung n°19.4 der
Finanzhilfeentscheidung beschrieben, betreffen.

(e) Sachleistungen

Sind Sachleistungen vorgesehen, so müssen sie im Finanzplan für


die Maßnahme und/oder in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung angegeben und bewertet
werden.
Der Rechnungsprüfer prüft, ob der Begünstigte die im
ursprünglichen Finanzplan angegebenen Sachleistungen erhalten hat
und ob der Wert im abschließenden Finanzbericht mit dem Wert im
ursprünglichen Finanzplan übereinstimmt.
Der Rechnungsprüfer prüft, ob die im abschließenden Finanzbericht
angegebenen Beträge für Sachleistungen korrekt sind.

6. Quantifizierung des Umfangs der Abweichungen

Sofern dies möglich ist, quantifiziert der Rechnungsprüfer den


Gesamtbetrag der festgestellten Abweichung. Wenn der Rechnungsprüfer
eine Abweichung in Höhe von 1 000 EUR im Hinblick auf die
Beschaffungsregeln für eine Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung
feststellt, bei der die EU 60 % der Ausgaben finanziert, vermerkt der
Rechnungsprüfer eine Abweichung von 1 000 EUR und finanzielle
Auswirkungen in Höhe von 600 EUR (1 000 EUR x 60 %).
Darüber hinaus ist die Abweichung so ausführlich zu beschreiben, dass die
Agentur feststellen kann, auf welchen Ausgabenposten im abschließenden
Finanzbericht sich die Abweichung bezieht. Der Wortlaut im Absatz
„Feststellungen“ des Musterberichts (Teil IV, Anhang 3) gewährleistet,
dass in Form eines Anhangs genaue Angaben zu sämtlichen
Abweichungen übermittelt werden.

20
Artikel II.19.3 der Finanzhilfevereinbarung und Allgemeine Bedingung n°19.3 der
Finanzhilfeentscheidung.

18
Der Rechnungsprüfer wird darauf hingewiesen, dass der Vermerk von
positiven Abweichungen, d. h. von Abweichungen, durch die sich die
förderfähigen Ausgaben erhöhen, nicht zulässig ist.
7. Prüfungshandlungen zur Prüfung der Einnahmen

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Einnahmen, die der Maßnahme


zuzuordnen sind (wie beispielsweise die von anderen Gebern erhaltenen
Zuschüsse und Mittel, durch die Maßnahme erwirtschaftete Einnahmen,
Sachleistungen), der Maßnahme zugewiesen und im abschließenden
Finanzbericht richtig angegeben wurden. Zu diesem Zweck holt der
Rechnungsprüfer Informationen beim Begünstigten ein und prüft die vom
Begünstigten erhaltenen Unterlagen, z. B. Ertragskonten im Hauptbuch21.

21
Die Definition des Begriffs „Hauptbuch“ ist dem Glossar zu entnehmen.

19
III. GLOSSAR

ARBEITSPROGRAMM

Aktivitäten eines Begünstigten, der einen Betriebskostenzuschuss der EU erhält.

ABWEICHUNG/EN
Unter der Rubrik „Abweichungen“ sind vom Rechnungsprüfer im Bericht unter anderem
aufzuführen:
 Fehler oder Abweichungen:
Hinweise auf eine Abweichung von der ordnungsgemäßen Einhaltung der
Vertragsbestimmungen (Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung, Allgemeine oder
Besondere Bedingungen, Anhänge), die der Rechnungsprüfer bei der Durchführung einer
Prüfungshandlung ermittelt.

 Einschränkungen des Prüfumfangs:


Jeder Umstand oder jeder Vorfall, der den Rechnungsprüfer bei der Durchführung einer
Prüfungshandlung behindert. Wenn der Begünstigte beispielsweise erklärt, dass keine
Zeitnachweise vorliegen, kann die entsprechende Prüfungshandlung (Überprüfung des
erfassten Zeitaufwands) nicht durchgeführt werden. Daher ist dieser eingeschränkte
Prüfumfang im Bericht des Rechnungsprüfers als Abweichung zu vermerken.

ABSCHLIESSENDER FINANZBERICHT
Formular (Anhang zur Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung), in dem der Begünstigte
der Agentur die Kosten im Zusammenhang mit der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung mitteilt. Es wird darauf hingewiesen, dass der
abschließende Finanzbericht im Abschnitt „Berichte“ der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung als „Kostenaufstellung“ bezeichnet wird.

ANGEFALLENE AUSGABEN
Im Rahmen der Maßnahme/des Arbeitsprogramms angefallene und vom Begünstigten
und den Mitbegünstigten bezahlte Ausgaben.

ANWEISUNGSBEFUGTER

Gesetzlicher Vertreter der Agentur und Unterzeichner der


Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung.

ARBEITSZEIT DES PERSONALS (ARBEITSTAGE)


Die Arbeitszeit des Personals bezieht sich auf die Zeit, die unmittelbar für die Arbeit an
der Maßnahme aufgewendet wird. Die Arbeitszeit des Personals muss klar begründet
sein und mit den zugrunde liegenden Zeitnachweisen übereinstimmen.

Die Arbeitszeit des Personals:


 ist ohne Jahresurlaub, Feiertage, Weiterbildungszeiten und
krankheitsbedingte Fehlzeiten anzugeben;

20
 ist entsprechend der üblichen Praxis des Begünstigten und/oder der
Mitbegünstigten zu errechnen und kann abhängig von der
Personalkategorie, dem Wirtschaftszweig, Gewerkschaften, Verträgen
sowie einzelstaatlichen Rechtsvorschriften variieren.

220 Arbeitstage pro Jahr sind jedoch in den meisten Fällen eine angemessene
Größenordnung für einen Vollzeitbeschäftigten.

Beispiel:
Gesamtzahl der Tage pro Jahr 365
Wochenenden -104
Jahresurlaub -21
Gesetzliche Feiertage -10
Krankheit/Sonstiges -10
Arbeitstage pro Jahr 220

BEGÜNSTIGTER und MITBEGÜNSTIGTE

Für den Zweck dieses Leitfadens, bezieht sich der Begriff „Begünstigter“ sowohl auf den
Begünstigten (Koordinator) als auch die Mitbegünstigten (Partner). Für den Zweck der
Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (enthalten in dem
Programmleitfaden/Handbuch22) und der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung soll der
Begriff wie folgt verstanden werden:

 Der Begünstigte ist die Einrichtung, die im Namen der Partner (die als Mitbegünstigte
definiert werden) die Vereinbarung mit der Agentur unterzeichnet hat (oder an die
eine Entscheidung gerichtet ist). Der Begünstigte trägt gegenüber der Agentur die
volle rechtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfüllung der Vereinbarung;
er ist außerdem für die laufende Koordinierung und Verwaltung der Maßnahme sowie
den Einsatz der für die Maßnahme bereitgestellten EU-Mittel verantwortlich.

 Die Mitbegünstigten sind die Partner (oder das Konsortium), die an der Maßnahme
beteiligt sind.

DIREKT EINGESTELLT (PERSONAL)


Ständiges Personal, das mit dem Begünstigten/den Mitbegünstigten unbefristete oder
zeitlich befristete Arbeitsverträge geschlossen hat. Die Kosten für direkt eingestelltes
Personal sind über die Gehaltsabrechnungen der Einrichtung abzuwickeln.

HAUPTBUCH
Das Hauptbuch entspricht der doppelten Buchführung, in der die Finanzbewegungen auf
der Ebene der jeweiligen Konten erfasst werden. Es stellt den Kontenplan des
Begünstigten dar und gibt Aufschluss über die Soll- und Haben-Buchungen in den
einzelnen Konten. Das Hauptbuch ist die wichtigste Grundlage für die Erstellung des
gesetzlichen Jahresabschlusses (oder ähnlicher Abschlüsse).

JAHRESABSCHLUSS

22
Falls zutreffend.

21
Im Zusammenhang mit diesem Leitfaden bezeichnet der Jahresabschluss den gesetzlich
vorgeschriebenen Jahresabschluss des Begünstigten, der aus folgenden Elementen
besteht:
1. Finanzbericht (auch als „Bilanz“ bezeichnet),
2. Gesamtergebnisrechnung (auch als „Gewinn- und Verlustrechnung“ oder „GuV“
bezeichnet),
3. Eigenkapitalveränderungsrechnung,
4. Kapitalflussrechnung und
5. Anhang zum Jahresabschluss.

MASSNAHME (PROJEKT)

Aktivitäten, die vom Begünstigten und den Mitbegünstigten wie in Anhang I der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung beschrieben durchgeführt wurden.

RECHNUNGSLEGUNGSUNTERLAGEN

Buchungen und Belege in Bezug auf den gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschluss


und/oder Berichtspflichten sowie interne Verfahren, Berichte oder sonstige Unterlagen,
die zum Verständnis des Rechnungslegungssystems des Begünstigten/der
Mitbegünstigten notwendig sind.
Die Rechnungslegungsunterlagen umfassen unter anderem:
 Buchungen
 Buchungsjournale
 Hauptbuch
 Kassenbuch
 Bestandsverzeichnis/Verzeichnis der Anlagewerte
 Belege
 Eingangs- und Ausgangsrechnungen
 Lieferscheine, insbesondere für Anlagegüter
 Gutschriften
 Gehaltsabrechnungen
 Kontoauszüge
 Arbeitsverträge/Unteraufträge
 Sonstige Unterlagen
 Abschreibungsregelungen
 Interne Vorschriften für die
Reisekostenerstattung

ÜBLICHE RECHNUNGSLEGUNGSGRUNDSÄTZE
Standards und Kriterien, die vom Begünstigten zur Erstellung des gesetzlichen
Jahresabschlusses (oder ähnlicher Abschlüsse) angewandt werden. Im Allgemeinen
sollten sich die Rechnungslegungsgrundsätze, die der Begünstigte für
Finanzhilfevereinbarungen/-entscheidungen der EU anwendet, nicht von seinen üblichen
Rechnungslegungsgrundsätzen unterscheiden.
Zur Erstellung des abschließenden Finanzberichts für die Agentur kann es jedoch
erforderlich sein, Anpassungen vorzunehmen, um die Förderfähigkeitskriterien der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung einzuhalten; diese sind ordnungsgemäß zu

22
dokumentieren und mit den Rechnungslegungsunterlagen abzugleichen. Die üblichen
Rechnungslegungsgrundsätze können nicht kurzfristig geändert werden, um im Rahmen
der EU-Finanzhilfe höhere Kosten als diejenigen geltend zu machen, die nach den
üblichen Gepflogenheiten vom Begünstigten bzw. den Mitbegünstigten berechnet
worden wären.

ÜBLICHE ARBEITSKOSTEN
Darunter fallen alle personalbezogenen Kosten. Dies sind zum Beispiel Grundgehälter,
Krankengeld, Renten- und Sozialversicherungsbeiträge sowie sämtliche Zuschüsse oder
Zulagen für die Beschäftigten. Der Begriff „üblich“ besagt, dass es sich dabei um die
allgemeinen Standards handelt, die vom Begünstigten und den Mitbegünstigten
angewandt werden.

UNVERHÄLTNISMÄSSIG HOHE ODER UNANGEMESSENE AUSGABEN


Unverhältnismäßig hohe Ausgaben liegen vor, wenn die Kosten für Waren,
Dienstleistungen oder Personal deutlich über den marktüblichen Kosten liegen und wenn
dadurch ein vermeidbarer finanzieller Verlust/eine vermeidbare Kostenbelastung für die
Maßnahme oder das Arbeitsprogramm entsteht. Unangemessene Ausgaben liegen vor,
wenn die Auswahl von Waren, Dienstleistungen oder Personal nicht mit der
erforderlichen Sorgfalt durchgeführt wurde und wenn dadurch ein vermeidbarer
finanzieller Verlust/eine vermeidbare Kostenbelastung für die Maßnahme oder das
Arbeitsprogramm entsteht.

ZUSTÄNDIGER BEDIENSTETER DES ÖFFENTLICHEN DIENSTES

Öffentlicher Bediensteter, der ermächtigt ist, im Rahmen seiner Aufgaben


(beispielsweise als interner oder externer Prüfer) eine Rechnungsprüfung und/oder
Finanzprüfung durchzuführen.

23
IV. PRÜFAUFTRAG FÜR DEN PRÜFUNGSBERICHT ZUM ABSCHLIESSENDEN
FINANZBERICHT

Der Prüfauftrag besteht aus folgenden Dokumenten:

Begleitschreiben (verbindlicher Wortlaut - siehe unten);

Anhang 1 – Informationen über die Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung;

Anhang 2 – Liste der vorzunehmenden besonderen Prüfungshandlungen;

Anhang 3 – Vorgeschriebenes Muster für den Bericht und vorzunehmende


Prüfungshandlungen.

Bei der Erstellung des Prüfauftrags ist vom Rechnungsprüfer und vom Begünstigten der
nachstehende Text mit den dazugehörigen Anhängen zu verwenden. Der
Rechnungsprüfer und der Begünstigte können den vorgeschriebenen Text im Abschnitt
„Sonstige Bedingungen“ um weitere Vorgaben ergänzen. Diese Bestimmungen dürfen
jedoch nicht im Widerspruch zum vorliegenden Leitfaden stehen.

Begleitschreiben

Unter Zugrundelegung der nachstehenden Bedingungen beauftragt <Name des


Begünstigten>, nachstehend „der Begünstigte“, <Name der
Rechnungsprüfungsgesellschaft>, nachstehend „der Rechnungsprüfer“, einen
unabhängigen Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht zu erstellen, der vom
Begünstigten im Zusammenhang mit einer von der Europäischen Union finanzierten
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung betreffend <Bezeichnung der Maßnahme und
Nummer des Zuschussvertrags> (nachstehend „Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung“)
vorzulegen ist. Wird in diesem Schreiben die „Agentur“ genannt, so ist damit die
Agentur als Unterzeichnerin der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung mit dem
Begünstigten gemeint, die die Finanzhilfe gewährt. Die Agentur ist nicht Vertragspartei
dieses Auftrags.

1) Zuständigkeiten der Vertragsparteien

„Der Begünstigte“ ist die Einrichtung, die die Finanzhilfe erhält und die
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung mit der Agentur unterzeichnet hat.
 Der Begünstigte hat der Agentur für die über die Finanzhilfevereinbarung/-
entscheidung finanzierte Maßnahme einen abschließenden Finanzbericht, der den
in der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung festgelegten Bedingungen
entspricht, vorzulegen und zu gewährleisten, dass dieser abschließende
Finanzbericht mit dem Rechnungslegungssystem und den zugrunde liegenden
Abschlüssen und sonstigen Aufzeichnungen abgeglichen werden kann. Der
Begünstigte hat zur Ergänzung des abschließenden Finanzberichts ausreichende
und angemessene Informationen finanzieller wie nichtfinanzieller Art zur

24
Verfügung zu stellen. Ungeachtet der vorzunehmenden Prüfungshandlungen ist
der Begünstigte jederzeit für die Richtigkeit des abschließenden Finanzberichts
verantwortlich und haftbar.
 Der Begünstigte erkennt an, dass der Rechnungsprüfer die gemäß diesem Auftrag
erforderlichen Prüfungshandlungen nur effektiv vornehmen kann, wenn der
Begünstigte und gegebenenfalls seine Partner/Mitbegünstigten ihm den
uneingeschränkten und ungehinderten Zugang zu seinem Personal und zu seinem
Rechnungslegungssystem sowie den zugrundeliegenden Abschlüssen und
sonstigen Aufzeichnungen gewährt.
„Der Rechnungsprüfer“ ist der Rechnungsprüfer, der die in diesem Schreiben
genannten vereinbarten Prüfungshandlungen vorzunehmen und dem Begünstigten einen
unabhängigen Prüfungsbericht vorzulegen hat.
Der Rechnungsprüfer muss vom Begünstigten unabhängig sein. Durch die Zustimmung
zu diesem Auftrag bestätigt der Rechnungsprüfer, dass mindestens eine der folgenden
Bedingungen erfüllt ist:
 [Option 1: falls nicht zutreffend streichen] Der Rechnungsprüfer ist zur
Durchführung von Abschlussprüfungen von Rechnungslegungsunterlagen
befähigt gemäß der Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des
Rates vom 17. Mai 2006 über Abschlussprüfungen von Jahresabschlüssen und
konsolidierten Abschlüssen, zur Änderung der Richtlinien 78/660/EWG und
83/349/EWG des Rates und zur Aufhebung der Richtlinie 84/253/EWG des
Rates, oder gemäß entsprechender nationaler Vorschriften.
 [Option 2: falls nicht zutreffend streichen] Der Rechnungsprüfer ist ein
zuständiger Bediensteter des öffentlichen Dienstes, für den die zuständigen
einzelstaatlichen Behörden die Handlungsfähigkeit im Hinblick auf die Prüfung
des Begünstigten festgestellt haben und der nicht an der Abfassung des
abschließenden Finanzberichts beteiligt war.
Die vorzunehmenden Prüfungshandlungen werden von der Agentur festgelegt. Der
Rechnungsprüfer ist nicht für die Eignung der Prüfungshandlungen verantwortlich.

2) Gegenstand des Auftrags


Gegenstand des Auftrags ist der mit der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung
<Nummer der Vereinbarung/Entscheidung> und der Maßnahme mit der Bezeichnung
<Bezeichnung der Maßnahme>, nachstehend „Maßnahme“, zusammenhängende
abschließende Finanzbericht für den Zeitraum <TT. Monat JJJJ bis TT.Monat JJJJ>.
Anhang 1 dieses Begleitschreibens enthält Informationen über die
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung.

3) Grund für den Auftrag


Der Begünstigte muss der Agentur zusammen mit seinem Zahlungsantrag gemäß
Artikel I.4 der Finanzhilfevereinbarung und Artikel 4 der Finanzhilfeentscheidung einen
Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht in Form einer von einem
Rechnungsprüfer ausgestellten unabhängigen Bescheinigung vorlegen. Der
Anweisungsbefugte der Agentur benötigt diesen Bericht, um die vom Begünstigten
beantragte Abschlusszahlung vornehmen zu können.

25
4) Art und Zweck des Auftrags
Im Rahmen dieses Auftrags sind bestimmte vereinbarte Prüfungshandlungen in Bezug
auf eine unabhängige Prüfbescheinigung für die Kosten vorzunehmen, die gemäß der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung geltend gemacht werden. Zweck dieser
Ausgabenprüfung ist, dass der Rechnungsprüfer die in Anhang 2 dieses Schreibens
aufgeführten besonderen Prüfungshandlungen vornimmt und dem Begünstigten einen
Prüfungsbericht in Bezug auf die durchgeführten besonderen Prüfungshandlungen
vorlegt. Prüfung bedeutet, dass der Rechnungsprüfer die Feststellungen im
abschließenden Finanzbericht des Begünstigten überprüft und mit den Bedingungen der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung vergleicht.
Der Rechnungsprüfer hat im Rahmen dieses Auftrags keinen Bestätigungsvermerk zu
erteilen und keine Zuverlässigkeitserklärung auszustellen. Die Agentur bewertet selbst
die Feststellungen des Rechnungsprüfers und zieht ihre eigenen Schlussfolgerungen aus
den Prüfungsfeststellungen zum abschließenden Finanzbericht und zum entsprechenden
Zahlungsantrag des Begünstigten.
Der Rechnungsprüfer gibt in seinem Bericht das Honorar an, das er für den
Prüfungsbericht erhält, und bestätigt, dass zwischen ihm und dem Begünstigten kein
Interessenkonflikt bezüglich der Erstellung des Berichts besteht.
5) Normen und berufsethische Regeln
Der Rechnungsprüfer erfüllt diesen Auftrag im Einklang mit:
dem von der IFAC veröffentlichten International Standard on Related Services („ISRS“)
4400 Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial
Information;
dem von der IFAC herausgegebenen Code of Ethics for Professional Accountants. Zwar
ist nach ISRS 4400 die Unabhängigkeit für Aufträge über vereinbarte
Prüfungshandlungen nicht vorgeschrieben, die Agentur verlangt jedoch, dass der
Rechnungsprüfer vom Begünstigten unabhängig ist und die Anforderungen des Code
of Ethics for Professional Accountants in Bezug auf die Unabhängigkeit erfüllt.
6) Prüfungshandlungen, Nachweise und Dokumentation
Der Rechnungsprüfer plant die Arbeiten so, dass eine effektive Ausgabenprüfung
möglich ist. Der Rechnungsprüfer nimmt die in Anhang 2 aufgeführten
Prüfungshandlungen („Liste der vorzunehmenden besonderen Prüfungshandlungen“) vor
und wendet dabei die entsprechenden Leitlinien an. Die für die Durchführung der
Prüfungshandlungen nach Anhang 2 zu verwendenden Belege bestehen aus allen
finanziellen und nichtfinanziellen Informationen, die die Prüfung der vom Begünstigten
im abschließenden Finanzbericht geltend gemachten Ausgaben ermöglichen. Der
Rechnungsprüfer verwendet die bei diesen Prüfungshandlungen erhaltenen Belege als
Grundlage für seinen Prüfungsbericht. Der Rechnungsprüfer dokumentiert Sachverhalte,
die als Beleg für den Prüfungsbericht wichtig sind und nachweisen, dass er die Arbeiten
im Einklang mit ISRS 4400 und den besonderen Leitlinien der Agentur ausgeführt hat.

7) Berichterstattung
Im Bericht über diese Ausgabenprüfung sind der Zweck des Auftrags, die vereinbarten
Prüfungshandlungen und die Feststellungen so ausführlich zu beschreiben, dass Art und
Umfang der vom Rechnungsprüfer vorgenommenen Prüfungshandlungen für den
Begünstigten und die Agentur verständlich sind.

26
Für den Bericht muss das Muster im Anhang (Anhang 3 – Vorgeschriebenes Muster für
den Bericht und vorzunehmende Prüfungshandlungen) verwendet werden. Der Bericht ist
<Name des Begünstigten> innerhalb von <xx; Zahl der Werktage ist vom Begünstigten
anzugeben> Werktagen nach Unterzeichnung dieses Auftrags vom Rechnungsprüfer
vorzulegen.
8) Sonstige Bedingungen
[In diesem Abschnitt können der Begünstigte und der Rechnungsprüfer weitere Fragen
regeln, z. B. Honorar, Barausgaben, Haftung, anwendbares Recht.]

Unterschrift Begünstigter Unterschrift Rechnungsprüfer

27
Anhang 1 – Informationen über die Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung
[Der Anhang ist vom Begünstigten auszufüllen.]

Informationen über die Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung


Nummer und Datum der <Aktenzeichen der Agentur für die
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung>
Programm
Gegenstand der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung
Land
Begünstigter <vollständige Bezeichnung und Anschrift des
Begünstigten wie in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung>
Beginn der Maßnahme
Ende der Maßnahme
Gesamtkosten der Maßnahme <Betrag in Artikel I.3 der
Finanzhilfevereinbarung/ Artikel 3 der
Finanzhilfeentscheidung>
Höchstbetrag des Zuschusses <Betrag in Artikel I.3 der
Finanzhilfevereinbarung/ Artikel 3 der
Finanzhilfeentscheidung>
Gesamtbetrag, den der Begünstigte bisher von <erhaltener Gesamtbetrag bis zum
der Agentur erhalten hat TT.MM.JJJJ>
Gesamtbetrag des Zahlungsantrags
Rechnungsprüfer <Name und Anschrift der
Rechnungsprüfungsgesellschaft und
Name/Position der Rechnungsprüfer>

28
Anhang 2 – Liste der vorzunehmenden besonderen Prüfungshandlungen

IV.1. Durchzuführende Prüfungshandlungen für den Prüfungsbericht zum


abschließenden Finanzbericht

Die Agentur hat diese Verfahren entwickelt, um standardisierte und


vergleichbare Berichte von allen Rechnungsprüfern zu erhalten, die
verpflichtet sind, die Prüfungshandlungen ohne Anpassungen an die jeweiligen
Umstände des Begünstigten durchzuführen. Insbesondere ist der
Mindestprozentsatz der geprüften Ausgaben einzuhalten und sämtliche
Prüfungshandlungen müssen vollständig und ohne Änderungen durchgeführt
werden.
In Fällen, in denen der Rechnungsprüfer eine Prüfungshandlung nicht
durchführen oder abschließen kann oder in denen die Prüfungsfeststellungen
des Rechnungsprüfers nicht mit dem abschließenden Finanzbericht oder den
Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung übereinstimmen, ist
eine Abweichung zu vermerken. Die Agentur prüft jede Abweichung anhand
des gesamten Berichts sowie anderer Nachweise, die ihr vorliegen.
Anschließend entscheidet der zuständige Anweisungsbefugte auf der
Grundlage der vorliegenden Nachweise von Fall zu Fall über die
Förderfähigkeit.

29
IV.2. Liste der vorzunehmenden Prüfungshandlungen und besondere
Leitlinien

1. Allgemeine Verfahren

a) Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung

Um sich mit den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung


vertraut zu machen, befasst sich der Rechnungsprüfer mit:
einer unterzeichneten Kopie der Finanzhilfevereinbarung/-
entscheidung, ihren Anhängen und sonstigen einschlägigen
Informationen. Besondere Aufmerksamkeit ist der Beschreibung
der Maßnahme und dem Finanzplan beizumessen;
dem abschließenden Finanzbericht (der einen beschreibenden und
einen finanziellen Teil umfasst).

b) Abschließender Finanzbericht für die Finanzhilfevereinbarung/-


entscheidung

Der abschließende Finanzbericht ist nach dem in der


Finanzhilfevereinbarung/ Finanzhilfeentscheidung eingefügten
Muster zu erstellen;
der abschließende Finanzbericht umfasst die Maßnahme oder das
Arbeitsprogramm als Ganzes, unabhängig davon, welcher Teil
durch die Agentur finanziert wird.
c) Regeln für die Führung der Bücher und Aufzeichnungen

Der Rechnungsprüfer prüft im Rahmen der vorzunehmenden


Prüfungshandlungen, ob der Begünstigte die Regeln für die
Führung der Bücher und Aufzeichnungen gemäß Artikel II.19,
II.20 und II.27.2 der Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeine
Bedingungen n°19, 20 und 27.2 der Finanzhilfeentscheidung
eingehalten hat;
die Buchführung des Begünstigten für die Durchführung der
Maßnahme muss genau, auf dem neuesten Stand und vollständig
sein (einschließlich aller Ausgaben und Einnahmen);
der Rechnungsprüfer prüft, ob der Begünstigte ein System der
doppelten Buchführung verwendet;
die die Maßnahme betreffenden Einnahmen und Ausgaben müssen
leicht feststellbar und überprüfbar sein;
d) Wechselkurse

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Beträge der Ausgaben, die nicht


in Euro erfolgt sind, nach Maßgabe der in Artikel XX der
Finanzhilfevereinbarung/ Finanzhilfeentscheidung festgelegten
Bedingungen umgerechnet wurden. Wird der Begünstigte auf die
Website der Kommission verwiesen, so bezieht sich dieser Hinweis
auf InforEuro23.

23
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_de.cfm

30
2. Prüfungsnachweise

Der Begünstigte gestattet dem Rechnungsprüfer, auf der Grundlage der


Belege für die Konten, der Rechnungslegungsunterlagen und der
sonstigen, die Finanzierung der Maßnahme betreffenden Unterlagen,
Prüfungen vorzunehmen.
Der Begünstigte gewährt Zugang zu allen Unterlagen und Datenbanken,
die die technische und finanzielle Verwaltung der Maßnahme betreffen
(Artikel II.27 der Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeinen Bedingung n°27
der Finanzhilfeentscheidung). Ferner ist zu beachten, dass es Aufgabe
des Begünstigten ist, die Rechnungslegungsunterlagen bereitzustellen,
die der Rechnungsprüfer zur Prüfung der bei den
Mitbegünstigten/Projektpartnern angefallenen Kosten benötigt.
Für den Begünstigten müssen die Belege als Originaldokumente
vorliegen, nicht als Fotokopie oder Fax (für die Mitbegünstigten reichen
beglaubigte Fotokopien der Originale aus).
Kommt der Rechnungsprüfer zu dem Schluss, dass die vorstehenden
Kriterien für Nachweise nicht ausreichend erfüllt sind, so ist dies als
Abweichung zu vermerken.

3. Verfahren zur Prüfung der Übereinstimmung der Ausgaben mit


dem Finanzplan und analytische Prüfung

 Der Rechnungsprüfer führt ein vertieftes Prüfungsverfahren der


Ausgabenrubriken im abschließenden Finanzbericht durch;
 der Rechnungsprüfer stellt fest, ob Änderungen am Finanzplan der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung vorgenommen wurden;
 der Rechnungsprüfer prüft, ob der Finanzplan im abschließenden
Finanzbericht dem Finanzplan der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung entspricht24 (Echtheit und
Genehmigung des ursprünglichen Finanzplans) und ob die
angefallenen Ausgaben im Finanzplan der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung angegeben sind;
 der Rechnungsprüfer prüft die Übertragungen zwischen
Finanzplanrubriken durch den Vergleich des ursprünglichen
Finanzplans mit dem Finanzplan im abschließenden Finanzbericht
und untersucht, ob die Bestimmungen des Artikels I.8 und II.12
der Finanzhilfevereinbarung/ Artikels 8 und Allgemeine
Bedingung n°12 der Finanzhilfeentscheidung eingehalten wurden.

24
Im Zuge der Durchführung der Massnahme ist ein gewisser Grad an Flexibilität hinsichtlich des
Finanzplans erlaubt. Die im Vertrag festgelegte Regel besagt, dass sofern Umschichtungen zwischen den
einzelnen Posten/Rubriken der förderfähigen direkten Kosten 10 % des Betrags des jeweiligen Postens, den
die Umschichtung betrifft, nicht überschreitet (+ oder -), diese ohne vertragliche Änderung erlaubt sind und
die Förderfähigkeit der Kosten nicht berühren. Bitte überprüfen Sie genau die Regel in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung (manche Finanzhilfevereinbarungen/-entscheidungen schreiben
eine Flexibilitätssgrenze von 15% oder 20% vor). Alle Finanzplanumschichtungen unter der
Flexibilitätssgrenze bedürfen keines Vertragsänderungsersuchens seitens des Begüngstigten.
Umschichtungen, die die Flexibilitätssgrenze überschreiten, bedürfen einer Änderung des im Annex zu der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung festgelegten Finanzplans. Falls die Agentur einer solchen
Änderung nicht zustimmt, gelten die Kosten über die Flexibilitätssgrenze hinaus als nicht förderfähig.

31
4. Auswahl von Ausgaben für die Prüfung und Ausgabenabdeckung

Die vom Begünstigten im abschließenden Finanzbericht geltend gemachten


Ausgaben sind aufgestellt nach der Kalkulationsgliederung der
Finanzhilfeentscheidung/-vereinbarung.
Ausgaberubriken können in Ausgabeunterrubriken aufgegliedert sein, Die
Ausgabenunterrubriken können in einzelne Ausgabenposten oder in Kategorien
von Ausgabenposten mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen aufgegliedert sein.

Welcher prozentuale Anteil der Ausgaben muss vom


Rechnungsprüfer geprüft werden?

Die Ausgabenabdeckungsquote ist der Gesamtbetrag der vom


Rechnungsprüfer geprüften Ausgaben, ausgedrückt als prozentualer Anteil
am Gesamtbetrag der Ausgaben, die der Begünstigte im abschließenden
Finanzbericht angegeben hat (d. h. die mit EU-Mitteln oder aus anderen
Quellen finanziert wurden).
Der Rechnungsprüfer gewährleistet, dass die Ausgabenabdeckungsquote
mindestens 70 % beträgt. Liegt die Abweichungsquote bei weniger als
10 % des Gesamtbetrags der geprüften Ausgaben (d. h. bei 7 % der
Gesamtausgaben), so beendet der Rechnungsprüfer die
Prüfungshandlungen und erstellt den Bericht.
Beträgt die Abweichungsquote mehr als 10 %, muss der Rechnungsprüfer
die Prüfungshandlungen ausdehnen, bis eine Abdeckungsquote von
mindestens 85 % erreicht ist.
Neben der Erreichung der in den letzten beiden Absätzen genannten
Mindestabdeckung der Gesamtausgaben gewährleistet der
Rechnungsprüfer, dass die Ausgabenabdeckungsquote für jede
Ausgabenrubrik im abschließenden Finanzbericht mindestens 10 %
beträgt.

Auf welcher Basis sind die Ausgabenposten für die Prüfung


auszuwählen?

Um die oben angegebene Mindestabdeckungsquote zu erreichen und


gleichzeitig eine systematische und repräsentative Prüfung sicherzustellen:
 sollte der Wert das wichtigste Kriterium des Rechnungsprüfers
sein, d. h. eine angemessene Anzahl an Ausgabenposten von
hohem Wert sollte ausgewählt werden; und
 die übrigen zur Prüfung ausgewählten Ausgabenrubriken sollten
nach dem Zufallsprinzip ermittelt werden, um eine repräsentative
Stichprobe zu erhalten.
5. Verfahren zur Prüfung ausgewählter Ausgabenposten

(i) Förderfähigkeit der Kosten

32
Der Rechnungsprüfer prüft für jeden ausgewählten Ausgabenposten,
ob die nachstehenden Förderkriterien eingehalten werden.
Tatsächlich entstandene Kosten:25
Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Ausgaben für einen
ausgewählten Posten dem Begünstigten tatsächlich entstanden sind
und ob der Posten dem Begünstigten zuzuordnen ist. Zu diesem
Zweck prüft der Rechnungsprüfer Belege (z. B. Rechnungen,
Verträge) und Zahlungsbelege. Der Rechnungsprüfer prüft
außerdem die Nachweise dafür, dass Arbeiten, Waren oder
Dienstleistungen ausgeführt, geliefert oder erbracht wurden und
stellt gegebenenfalls fest, ob Vermögenswerte tatsächlich bestehen.
Der Rechnungsprüfer prüft, ob der Geldwert eines ausgewählten
Ausgabenpostens mit den Belegdokumenten (z. B. Rechnungen,
Gehaltsabrechnungen) übereinstimmt und ob gegebenenfalls der
richtige Wechselkurs angewandt wurde.
Abgrenzung des Durchführungszeitraums:
Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Ausgaben für einen
ausgewählten Posten während des Durchführungszeitraums
entstanden sind oder ob die Kosten gemäß Artikel I.2 der
Finanzhilfevereinbarung/ Artikel 2 der Finanzhilfeentscheidung
förderfähig sind. Rechnungen, die während des Förderzeitraums
eingingen, jedoch noch nicht bezahlt sind, sowie Kosten im
Zusammenhang mit dem abschließenden Finanzbericht sind vom
Rechnungsprüfer unter den „Abweichungen“ aufzuführen. Die den
abschließenden Finanzbericht betreffenden Kosten sollten
angemessen sein und im Einklang mit den Bestimmungen des
Artikels II.19 der Finanzhilfevereinbarung/ Allgemeine Bedingung
n°19 Finanzhilfeentscheidung stehen.
Einordnung:
Der Rechnungsprüfer prüft die Art der Ausgabe für einen
ausgewählten Posten und überprüft, ob der Ausgabenposten der
richtigen (Unter-)Rubrik des abschließenden Finanzberichts
zugeordnet wurde.
Notwendigkeit/Bezug:
Der Rechnungsprüfer prüft, ob es plausibel ist, dass die Ausgaben
für jeden ausgewählten Posten für die Durchführung der
Maßnahme erforderlich waren und dass sie für die an
Vertragspartner vergebenen Tätigkeiten der Maßnahme notwendig
waren, indem er die Art der Ausgaben anhand von Belegen
untersucht.
Wirtschaftliche Haushaltsführung/Wirtschaftlichkeit:
Der Rechnungsprüfer prüft für einen ausgewählten
Ausgabenposten, ob es sich bei dem für eine Ware/Dienstleistung
bezahlten Preis um eine unverhältnismäßig hohe oder
unangemessene Ausgabe26 handelt, beispielsweise, ob der
25
Artikel II.19 der Finanzhilfevereinbarung und Allgemeinen Bedingung n°19 der
Finanzhilfeentscheidung.
26
Die Definition des Begriffs „unverhältnismäßig hohe oder unangemessene Ausgaben“ ist dem Glossar
zu entnehmen.

33
Begünstigte bei Flügen im Rahmen des Projekts die Business Class
nutzt, während ansonsten für Flüge der Mitarbeiter die
Economy Class üblich ist.
Einhaltung der Regeln für die Unterauftragsvergabe und die
Beschaffung:
Gegebenenfalls prüft der Rechnungsprüfer, ob die von
Unterauftragnehmern durchgeführten Aufgaben oder Tätigkeiten
im ursprünglichen Finanzplan vorgesehen sind oder von der
Agentur genehmigt wurden.
Der Rechnungsprüfer prüft gegebenenfalls, welche (in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung festgelegten)
Beschaffungsregeln für eine Ausgabenrubrik bzw. eine
Ausgabenunterrubrik, eine Kategorie von Ausgabenposten oder
einen Ausgabenposten gelten. Der Rechnungsprüfer untersucht, ob
die Ausgabe im Einklang mit solchen Regeln erfolgt ist, indem er
die Belege des Beschaffungs- und Erwerbsvorgangs, z. B.
Ausschreibungen/Angebote, prüft. Stellt er fest, dass die
Beschaffungsregeln nicht eingehalten worden sind, so führt er die
Art des Verstoßes sowie seine finanziellen Auswirkungen im
Hinblick auf die nicht förderfähigen Kosten als Abweichung auf.
(ii) Direkte Kosten27

Der Rechnungsprüfer prüft die ausgewählten Ausgabenposten,


indem er die unter Punkt 1) oben aufgeführten
Prüfungshandlungen vornimmt. Darüber hinaus gelten die
nachstehenden besonderen Leitlinien in Bezug auf Personalkosten
und Sonstige direkte Kosten:

(c) Personalkosten

Der Rechnungsprüfer prüft das Beschäftigungsverhältnis und die


Beschäftigungsbedingungen des Personals.

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die ausgewählten Beschäftigten:


direkt28 vom Begünstigten29 gemäß dem einzelstaatlichen Recht
eingestellt worden sind;
unter der alleinigen fachlichen Aufsicht und Verantwortlichkeit des
Begünstigten stehen;
nach den üblichen Gepflogenheiten des Begünstigten30 für ihre
Tätigkeit entlohnt werden, unabhängig davon, ob diese mit
EU-Mitteln gefördert wird oder nicht.
27
Artikel II.19.2 der Finanzhilfevereinbarung und Allgemeine Bedingung n°19.2 der
Finanzhilfeentscheidung.
28
Die Definition des Begriffs „direkt eingestellt“ ist dem Glossar zu entnehmen.
29
Vgl. Fußnote 2: Für den Zweck dieses Leitfadens bezieht sich der Begriff „Begünstigter“ sowohl auf
den Begünstigten (Koordinator) als auch die Mitbegünstigten (Partner). Weitere Informationen sind
dem „Glossar“ (Seite 21) zu entnehmen.
30
Weitere Einzelheiten sind dem „Glossar“ (Seite 21) zu entnehmen.

34
Arbeitsverträge, die diese Kriterien nicht erfüllen, sind vom
Rechnungsprüfer unter der Kategorie „Abweichungen“ anzugeben.

Merke: Soweit es um Belege für das Personal der Mitbegünstigten


handelt (e.g. Gehaltsabrechnungen), reichen beglaubigte
Fotokopien der Originale aus.

Was ist das Ziel dieser Prüfungshandlung?


Die Agentur will sicherstellen, dass die Personalkosten tatsächlich
den Beschäftigten des Begünstigten, der die Maßnahme oder das
Arbeitsprogramm durchführt, zuzuordnen sind, und Fälle ermitteln,
in denen dieser Bereich an eine andere Einrichtung „ausgelagert“
wurde, obwohl dies in der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung
nicht vorgesehen ist. Ferner will die Agentur gewährleisten, dass
für Beschäftigte, die für die Maßnahme eingesetzt werden, keine
besonderen Arbeitsbedingungen gelten, die sich von den üblichen
Gepflogenheiten des Begünstigten unterscheiden.

Welche Unterlagen sind vom Begünstigten für den


Rechnungsprüfer bereitzustellen?
Die Arbeitsverträge für das betreffende Personal sowie die
Musterarbeitsverträge für Beschäftigte, die in verschiedenen
Bereichen für den Begünstigten tätig sind (d. h. die nicht
ausschließlich für das von der EU geförderte Projekt oder
Arbeitsprogramm eingesetzt werden).
Merke: Soweit es um Belege für das Personal der Mitbegünstigten
handelt (e.g. Gehaltsabrechnungen), reichen beglaubigte
Fotokopien der Originale aus.

Welche Angaben können darauf hindeuten, dass eine


Abweichung vorliegt?
Abweichungen von den oben erläuterten Grundsätzen sind vom
Rechnungsprüfer als solche zu vermerken. Im Folgenden werden
einige Beispiel genannt (die Liste ist nicht abschlieβend).
Direkt eingestellt31: Abweichungen sind festzustellen, wenn es im
Vertrag Anhaltspunkte dafür gibt, dass der Beschäftigte von einer
anderen Rechtsperson – dazu gehört auch eine Rechtsperson
innerhalb derselben Gruppe (z. B. wenn es sich bei dem
Begünstigten um XYZ handelt und der Vertrag mit dem in einem
anderen Land eingetragenen XYZ geschlossen wird) – eingestellt
wurde.
Eine Abweichung kann beispielsweise auch vorliegen, wenn die
Leistungen des Beschäftigten über ein Dienstleistungsunternehmen
oder im Rahmen anderer Beratungsvereinbarungen in Rechnung
gestellt werden.
Entlohnung nach den üblichen Gepflogenheiten des
Begünstigten: Typische Fälle, in denen eine Abweichung zu
vermerken ist, sind beispielsweise die Entlohnung über einen
Pauschalbetrag statt über eine Gehaltsvereinbarung oder andere

31
Die Definition des Begriffs „direkt eingestellt“ ist dem Glossar zu entnehmen.

35
Formen der Bezahlung/Berechnung, die nicht den üblichen
Gepflogenheiten des Begünstigten entsprechen.

Der Rechnungsprüfer prüft die Zeiterfassung für die Beschäftigten


(Papier/elektronisch, täglich/wöchentlich/monatlich,
abgezeichnet, genehmigt).

Was ist das Ziel dieser Prüfungshandlung?


Im Rahmen dieser Prüfungshandlung ermittelt die Agentur die
Informationen, anhand der sie beurteilt, ob die für das Projekt
erfasste Zeit mit den Kosten für das Personal, das an dem Projekt
arbeitet, übereinstimmt.
Grundsätzlich muss die Arbeitszeit regelmäßig erfasst und vom
Projektleiter genehmigt werden, um sicherzustellen, dass der
Zeitaufwand für die Maßnahme ordnungsgemäß festgehalten und
in Rechnung gestellt werden kann. Für die ausgewählten
Beschäftigten müssen die für die Maßnahme berechneten Stunden
im Zeiterfassungssystem genau festgehalten sein. Diskrepanzen
zwischen der Anzahl der Stunden, die für die Maßnahme in
Rechnung gestellt werden, und der Anzahl der Stunden, die im
System erfasst wurden, sind als Abweichung zu vermerken. Ein
fehlendes Zeiterfassungssystem soll auch als Abweichung
vermerkt werden.
Welche Unterlagen sind vom Begünstigten für den
Rechnungsprüfer bereitzustellen?
Vom Begünstigten ist eine Beschreibung des
Zeiterfassungssystems vorzulegen und für die zur Prüfung
ausgewählten Beschäftigten sind alle Zeitnachweise zur Verfügung
zu stellen oder uneingeschränkter Zugang zu dem Computersystem
zu gewähren, in dem die Zeit der Beschäftigten erfasst wird. Der
Rechnungsprüfer muss in der Lage sein, bei der ausgewählten
Stichprobe der Zeitnachweise den in Rechnung gestellten
Zeitaufwand für jeden einzelnen Beschäftigten nachzuvollziehen.
Merke: Soweit es um Belege für das Personal der Mitbegünstigten
handelt (e.g. Gehaltsabrechnungen), reichen beglaubigte
Fotokopien der Originale aus.

Für die ausgewählten Beschäftigten prüft der Rechnungsprüfer den


Tagessatz, indem er die tatsächlichen Personalkosten durch die
tatsächlichen Arbeitstage32 dividiert und das Ergebnis mit dem
vom Begünstigten in Rechnung gestellten Tagessatz vergleicht.

Was ist das Ziel dieser Prüfungshandlung?


Ziel dieser Prüfung ist es, festzustellen, ob die in Rechnung
gestellten Tagessätze anhand der tatsächlich zugrunde liegenden
Kostenangaben für den betreffenden Zeitraum korrekt errechnet
wurden, das heißt, ob die Kosten für den Arbeitgeber (Löhne und
Gehälter einschließlich Zulagen und sonstiger Personalkosten)

32
Die Definition des Begriffs „Arbeitszeit des Personals (Arbeitstage)“ ist dem Glossar zu entnehmen.

36
durch die Anzahl der Arbeitstage33 dividiert wurden und ein
Abgleich zwischen den Gehaltslisten für die ausgewählten
Beschäftigten und der Buchführung sowie den Zahlungen erfolgte.

Welche Unterlagen sind vom Begünstigten für den


Rechnungsprüfer bereitzustellen?
Die jeweiligen Gehaltslisten für den betreffenden Zeitraum
(Grundgehalt, alle Arten von Zulagen, Rentenbeiträge,
Lohnsteuern des Arbeitgebers, Sozialversicherungsbeiträge usw.)
und die Zahl der Arbeitstage34, die für die Errechnung der
Tagessätze zugrunde gelegt wurde. Vom Begünstigten ist
außerdem ein Abgleich/eine Berechnung vorzulegen, aus der
hervorgeht, wie die Tagessätze anhand der Gehaltslisten errechnet
wurden.

Können die Arbeitstage oder die Personalkosten vom Begünstigten


nicht ermittelt oder begründet werden, so sind sie (zusammen mit
den Beträgen) als Abweichungen zu vermerken.

Welche Arbeitskosten sind nicht förderfähig oder als


Abweichungen zu betrachten?

Grundsätzlich werden alle Arbeitskosten im Rahmen der üblichen


Vergütungsregelung des Begünstigten anerkannt. In Rechnung
gestellte Kosten, die sich speziell auf die Beteiligung an
europäischen Projekten beziehen und nicht Teil dieser üblichen
Vergütungs- und/oder Rechnungslegungsgrundsätze sind, sind als
Abweichungen zu vermerken.

33
Die Definition des Begriffs „Arbeitstage“ ist dem Glossar zu entnehmen.
34
Die Definition des Begriffs „Arbeitstage“ ist dem Glossar zu entnehmen.

37
(d) Sonstige direkte Kosten
Für den Zweck dieses Leitfadens bezieht sich die Rubrik „Sonstige
direkte Kosten“ grundsätzlich auf alle direkten Kostenkategorien
im genehmigten Finanzplan, außer Personalkosten, wie zum
Beispiel Reise- und Aufenthaltskosten, Kosten für Ausrüstung
oder Produktion und Verbreitung usw.

Welche Unterlagen sind vom Begünstigten für den


Rechnungsprüfer bereitzustellen?

Für die meisten Transaktionen in diesen Kostenkategorien reichen


die vom Begünstigten gesammelten Originalrechnungen von
Dritten (oder beglaubigte Kopien bei Mitbegünstigten) als
Kostennachweis aus.

Bei Flugkosten können darüber hinaus Flugtickets und Bordkarten


geeignete Belege sein, aus denen sowohl die Kosten für die
Beförderung als auch die Namen der Reisenden, das jeweilige
Datum sowie der Abflugs- und Zielort hervorgehen.

Welches sind die häufigsten Fehler von Begünstigten im


Zusammenhang mit „Sonstigen direkten Kosten“?

a) Allgemein: Die Rechnungen sind nicht detailliert genug, um


einen klaren Bezug zu den Projektaktivitäten nachzuweisen.

b) Aufenthaltskosten: Die geltend gemachten Aufenthaltskosten


übersteigen die Tageshöchstsätze, die in der Aufforderung zur
Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht bzw. in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung vorgesehen sind.

c) Ausrüstung:

 die Abschreibung wird nicht korrekt und nicht


entsprechend den Bestimmungen der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung errechnet;

 für einen Ausrüstungsgegenstand werden die


Gesamtkosten angegeben, obwohl nur die Kosten nach
Abzug des Abschreibungsbetrags geltend gemacht werden
dürfen.

d) Produktion/Verbreitung: Vom Begünstigten wurden keine


Belege für die Produkte, wie z. B. Broschüren, Prospekte,
Publikationen, Website für die Maßnahme oder das Programm,
aufbewahrt.

Die oben beschriebenen Leitlinien sind allgemeiner Natur und


sollen Informationen zu diesen Fragen vermitteln. Es wird jedoch
empfohlen, dass der Begünstigte und der Rechnungsprüfer die
Kapitel XX und XX des Verwaltungs- und
Finanzhandbuchs/Programmleitfadens konsultieren, um sich
eingehender über die Förderfähigkeit von Kosten sowie die Regeln

38
zur Vorlage von Dokumenten für die einzelnen Kategorien der
„Sonstigen direkten Kosten“ zu informieren.

(iii) Indirekte Kosten35

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die indirekten Kosten zur Deckung


der Verwaltungsgemeinkosten höchstens 7 % des Gesamtbetrags der
zuschussfähigen direkten Kosten der Maßnahme ausmachen. Dieser
Absatz bezieht sich ausschließlich auf Finanzhilfen für
Maßnahmen; bei Betriebskostenzuschüssen ist er zu streichen,
da diese über keine Kategorie “Indirekte Kosten” verfügen.
(iv) Nicht förderfähige Kosten

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Ausgaben für einen ausgewählten


Posten nicht förderfähige Kosten, wie in Artikel II.19.4 der
Finanzhilfevereinbarung und Allgemeinen Bedingung n°19.4 der
Finanzhilfeentscheidung beschrieben, betreffen.

(v) Sachleistungen

Sind Sachleistungen vorgesehen, so müssen sie im Finanzplan für


die Maßnahme und/oder in der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung angegeben und bewertet
werden.
Der Rechnungsprüfer prüft, ob der Begünstigte die im
ursprünglichen Finanzplan angegebenen Sachleistungen erhalten hat
und ob der Wert im abschließenden Finanzbericht mit dem Wert im
ursprünglichen Finanzplan übereinstimmt.
Der Rechnungsprüfer prüft, ob die im abschließenden Finanzbericht
angegebenen Beträge für Sachleistungen korrekt sind.

6. Quantifizierung des Umfangs der Abweichungen

Sofern dies möglich ist, quantifiziert der Rechnungsprüfer den


Gesamtbetrag der festgestellten Abweichung. Wenn der Rechnungsprüfer
eine Abweichung in Höhe von 1 000 EUR im Hinblick auf die
Beschaffungsregeln für eine Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung
feststellt, bei der die EU 60 % der Ausgaben finanziert, vermerkt der
Rechnungsprüfer eine Abweichung von 1 000 EUR und finanzielle
Auswirkungen in Höhe von 600 EUR (1 000 EUR x 60 %).
Darüber hinaus ist die Abweichung so ausführlich zu beschreiben, dass die
Agentur feststellen kann, auf welchen Ausgabenposten im abschließenden
Finanzbericht sich die Abweichung bezieht. Der Wortlaut im Absatz
„Feststellungen“ des Musterberichts (Teil IV, Anhang 3) gewährleistet,
dass in Form eines Anhangs genaue Angaben zu sämtlichen
Abweichungen übermittelt werden.

35
Artikel II.19.3 der Finanzhilfevereinbarung und Allgemeinen Bedingung n°19.3 der
Finanzhilfeentscheidung.

39
Der Rechnungsprüfer wird darauf hingewiesen, dass der Vermerk von
positiven Abweichungen, d. h. von Abweichungen, durch die sich die
förderfähigen Ausgaben erhöhen, nicht zulässig ist.
7. Prüfungshandlungen zur Prüfung der Einnahmen

Der Rechnungsprüfer prüft, ob die Einnahmen, die der Maßnahme


zuzuordnen sind (wie beispielsweise die von anderen Gebern erhaltenen
Zuschüsse und Mittel, durch die Maßnahme erwirtschaftete Einnahmen,
Sachleistungen), der Maßnahme zugewiesen und im abschließenden
Finanzbericht richtig angegeben wurden. Zu diesem Zweck holt der
Rechnungsprüfer Informationen beim Begünstigten ein und prüft die vom
Begünstigten erhaltenen Unterlagen, z. B. Ertragskonten im Hauptbuch36.

36
Die Definition des Begriffs „Hauptbuch“ ist dem Glossar zu entnehmen.

40
Anhang 3 – Vorgeschriebenes Muster für den Bericht und vorzunehmende
Prüfungshandlungen

Auszufertigen auf dem Briefbogen des Rechnungsprüfers


Unabhängiger Prüfungsbericht – Typ II für Kosten, die im Rahmen einer
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung des Programms <Name einfügen> geltend
gemacht werden

<Name des Ansprechpartners>, < Funktion>


< Name des Begünstigten>
<Anschrift>
<TT. Monat JJJJ>
Entsprechend den Bedingungen unseres Prüfauftrags vom <TT. Monat JJJJ>, der uns von
<Name des Begünstigten>, nachstehend „der Begünstigte“, erteilt wurde, legen wir Ihnen
den folgenden unabhängigen Prüfungsbericht (nachstehend „Bericht“) vor.
Zweck
Wir [Name der Rechnungsprüfungsgesellschaft], mit Sitz in [vollständige Anschrift,
Stadt, Bundesland, Land], zur Unterzeichnung des Berichts vertreten durch [Name und
Funktion des ermächtigten Vertreters], haben vereinbarte Prüfungshandlungen bezüglich
der Kosten vorgenommen, die im abschließenden Finanzbericht von [Name des
Begünstigten], nachstehend „der Begünstigte“, geltend gemacht wurden. Der
Prüfungsbericht ist dem abschließenden Finanzbericht beigefügt, der der Exekutivagentur
„Bildung, Audiovisuelles und Kultur“, nachstehend „die Agentur“, im Rahmen der
Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung [Nummer der
Finanzhilfevereinbarung/- entscheidung] für den folgenden Zeitraum [Zeitraum
einfügen, auf den sich der abschließende Bericht bezieht] vorzulegen ist. Dieser Auftrag
umfasste die Durchführung der in Anhang 2 des Prüfauftrags angegebenen
Prüfungshandlungen, aus deren Ergebnissen die Agentur Schlüsse bezüglich der
Erstattungsfähigkeit der geltend gemachten Kosten ziehen wird.
Normen und berufsethische Regeln
Wir haben unseren Auftrag erfüllt im Einklang mit:
- den besonderen Leitlinien der Agentur;
- dem von der International Federation of Accountants (IFAC) veröffentlichten
International Standard on Related Services („ISRS“) 4400 Engagements to perform
Agreed-upon Procedures regarding Financial Information;
- dem von der IFAC herausgegebenen Code of Ethics for Professional Accountants.
Zwar ist nach ISRS 4400 die Unabhängigkeit bei Aufträgen über vereinbarte
Prüfungshandlungen nicht vorgeschrieben, die Agentur verlangt jedoch, dass der
Rechnungsprüfer auch die Anforderungen des Code of Ethics for Professional
Accountants in Bezug auf die Unabhängigkeit erfüllt.
Vorgenommene Prüfungshandlungen
Wie verlangt, haben wir nur die in Anhang 2 zu diesem Auftrag aufgeführten
Prüfungshandlungen vorgenommen.
Diese Prüfungshandlungen wurden ausschließlich von der Agentur bestimmt. Sie wurden
ausschließlich vorgenommen, um die Agentur bei der Prüfung zu unterstützen, ob die
vom Begünstigten im beigefügten abschließenden Finanzbericht aufgeführten Ausgaben
in Übereinstimmung mit der Finanzhilfevereinbarung/-entscheidung geltend gemacht

41
wurden. Der Rechnungsprüfer ist für die Eignung der Prüfungshandlungen nicht
verantwortlich.
Da es sich bei den von uns vorgenommenen Prüfungshandlungen nicht um eine Prüfung
in Übereinstimmung mit den International Standards on Auditing oder den International
Standards on Review Engagements handelt, stellen wir für den abschließenden
Finanzbericht keine Zuverlässigkeitserklärung aus.
Hätten wir zusätzliche Prüfungshandlungen vorgenommen oder eine Prüfung des vom
Begünstigten vorgelegten abschließenden Finanzberichts in Übereinstimmung mit den
International Standards on Auditing durchgeführt, so hätten wir möglicherweise weitere
Feststellungen gemacht, die in unseren Bericht an Sie eingeflossen wären.
Informationsquellen
Der Bericht enthält Informationen, die uns von der Verwaltung des Begünstigten als
Antwort auf konkrete Fragen übermittelt wurden oder die aus den Informations- und
Rechnungslegungssystemen des Begünstigten stammen.
Feststellungen
Der oben erwähnte abschließende Finanzbericht wurde geprüft und alle in Anhang 2 zum
Prüfauftrag festgelegten Prüfungshandlungen wurden durchgeführt.
Die Gesamtausgaben, die Gegenstand dieser Ausgabenprüfung sind, belaufen sich auf
<xxxxxx> EUR. Die von uns geprüfte Ausgabenabdeckungsquote beträgt <xx %>.
Aufgrund der Ergebnisse dieser Prüfungshandlungen stellen wir Folgendes fest:
<zutreffende Erklärung auswählen>
<Der Begünstigte stellte uns sämtliche Rechnungslegungsdaten und sonstigen Unterlagen
zur Verfügung, die zur Durchführung der Prüfungshandlungen erforderlich waren.>
<Wir übermitteln die Details der von uns festgestellten Abweichungen, die sich aus den
von uns im Anhang zu diesem Bericht vorgenommenen Prüfungshandlungen ergeben
haben.>
Abweichungen [falls nicht zutreffend streichen, d. h. wenn keine Abweichungen
festgestellt wurden]
In den folgenden Fällen konnte der Rechnungsprüfer die festgelegten
Prüfungshandlungen nicht erfolgreich abschließen:
Im Anhang zu diesem vorgeschriebenen Muster für den Bericht sind Abweichungen
anzuführen (Unmöglichkeit, einen Abgleich wichtiger Daten vorzunehmen,
Nichtverfügbarkeit von Daten, aufgrund derer der Rechnungsprüfer
Prüfungshandlungen nicht vornehmen konnte usw.). Die Agentur wird diese
Informationen bei der Entscheidung über die zu erstattenden Beträge
berücksichtigen.

Verwendung dieses Berichts


Der Bericht ist ausschließlich für den oben beschriebenen Zweck bestimmt.
Dieser Bericht wurde ausschließlich zur Verwendung als vertrauliche Unterlage durch
den Begünstigten und die Agentur und ausschließlich zur Vorlage bei der Agentur im
Zusammenhang mit den in den Artikeln I.4 der Finanzhilfevereinbarung/ Artikeln 4 der
Finanzhilfeentscheidung festgelegten Anforderungen erstellt. Der Begünstigte und die
Agentur dürfen sich nicht zu anderen Zwecken auf diesen Bericht stützen und ihn nicht
an Dritte weitergeben. Die Agentur darf den Bericht nur anderen offen legen, die für
Aufsichtszwecke über entsprechende Zugangsrechte verfügen, insbesondere der

42
Europäischen Kommission, dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung und dem
Europäischen Rechnungshof.
Dieser Bericht betrifft nur den oben genannten abschließenden Finanzbericht, nicht
jedoch andere Kostenaufstellungen des Begünstigten.
Zwischen dem Rechnungsprüfer und dem Begünstigten besteht kein Interessenkonflikt
bezüglich der Erstellung des Berichts. Das Honorar des Rechnungsprüfers für die
Erstellung des Berichts betrug ______ EUR. Ein Betrag von______ EUR wurde dem
Rechnungsprüfer für die angefallenen Reise- und Aufenthaltskosten zurückerstattet.
Wir freuen uns darauf, diesen Bericht mit Ihnen zu erörtern und erteilen Ihnen gerne
weitere Auskünfte.

[Name der Rechnungsprüfungsgesellschaft]


[Name und Funktion eines ermächtigten Vertreters]
<TT. Monat JJJJ>, <Unterschrift des Rechnungsprüfers>

43
Anhänge zum vorgeschriebenen Muster für den Bericht

I. Liste der vom Rechnungsprüfer festgestellten Abweichungen

Hinweis: Abweichungen beziehen sich auf die Unmöglichkeit, einen Abgleich


wichtiger Daten vorzunehmen, Nichtverfügbarkeit von Daten, aufgrund derer der
Rechnungsprüfer Prüfungshandlungen nicht vornehmen konnte. Die Agentur wird
diese Informationen bei der Entscheidung über die zu erstattenden Beträge
berücksichtigen. Weitere Informationen sind dem Abschnitt „II.3.6 Quantifizierung
des Umfangs der Abweichungen“ sowie dem Glossar (Seite 22) zu entnehmen.

Finanzplanrubri Finanzplanposten Bezug Grund für die Betrag


k , bei dem die Abweichung
Abweichung
festgestellt wurde

z. B. Direkte Aufenthalts-kosten Nr. XX/12 Überschreitung 200 EUR


Kosten der Obergrenze

II. Abschliessender Finanzbericht

NB: Bitte das folgende Dokument beifügen:

Die Kostenaufschlüsselung bezüglich der Maßnahme (in Übereinstimmung mit dem der
Finanzhilfvereinbarung/-entscheidung beigefügten Muster, das heißt dem Excel
abschliessenden Finanzbericht), muss erstellt, datiert, unterschrieben und durch den
Prüfer (oder den zuständigen Bediensteten des Öffentlichen Dienstes) gegengezeichnet
werden.

44