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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 1 von 28

Prägnant und präzise – das Protokoll


als Dokument und Gedankenstütze

Von Alexandra Piel, Dortmund


Ob bei Vereinssitzungen, Besprechungen
Das Wichtigste auf einen Blick
oder anderen Zusammenkünften – Schüler
sind immer wieder gefordert, Protokolle zu
Dauer: 6 Stunden + Klausur
verfassen. Das Protokollieren gehört zu den
wichtigsten Arbeitstechniken, die sie beherr- Kompetenzen:
schen müssen. – Verlaufs- und Ergebnisprotokolle unter-
In dieser Unterrichtseinheit wiederholen die scheiden
Lernenden zum einen formale, sprachliche – formale, sprachliche und inhaltliche
und inhaltliche Standards. Zum anderen Standards kennen und anwenden
wenden sie wichtige Arbeitstechniken wie – aus Mitschriften und Transkripten Protokolle
das Erstellen einer Mitschrift oder das Aus- formulieren
formulieren eines Protokolls in zahlreichen
– indirekte Rede üben
Übungen praktisch an.
Ihr Plus: Farbfolie mit einer Wortwolke
zum Thema „Protokolle“, Anregungen
zur Schulung des Hörverstehens

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2 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

Fachliche Hinweise
Was ist ein Protokoll?
Als Protokoll bezeichnet man die Niederschrift einer Zusammenkunft wie zum Beispiel einer Bespre-
chung oder einer Sitzung. Das Protokoll informiert sowohl Teilnehmer als auch Abwesende über die
wichtigsten Inhalte und ermöglicht so, getroffene Entscheidungen und erzielte Ergebnisse noch ein-
mal nachzuvollziehen.
Das Verfassen eines Protokolls gehört unbestritten zu den Arbeitstechniken, die die Schülerinnen
und Schüler1 sowohl im Beruf als auch im Privatleben benötigen. Sei es in Vereinssitzungen, Bespre-
chungen oder bei anderen Zusammenkünften – sie werden immer wieder Protokolle verfassen müs-
sen, um Besprochenes zu dokumentieren und nicht Anwesenden die Möglichkeit zu geben, sich über
besprochene Inhalte zu informieren.
1 Im weiteren Verlauf wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit nur „Schüler“ verwendet.

Welche Arten von Protokollen gibt es?


Im Wesentlichen werden zwei Arten von Protokollen unterschieden: das Verlaufs- und das Ergeb-
nisprotokoll.
Verlaufsprotokolle dokumentieren chronologisch und möglichst vollständig den Ablauf einer
Zusammenkunft. Dadurch wird dem Leser ermöglicht, den Weg einer Entscheidungsfindung nachzu-
vollziehen. Allerdings verzichtet der Protokollant meist darauf, jede Äußerung bis ins letzte Detail
wiederzugeben. Er beschränkt sich auf die relevanten Beiträge und zeichnet so den Verlauf der Dis-
kussion nach. Verlaufsprotokolle werden beispielsweise bei Gerichtsverhandlungen und Sitzungen
des Bundestages angefertigt.
Das Ergebnisprotokoll hingegen dokumentiert nicht den Ablauf einer Diskussion oder eines
Gesprächs, sondern beschränkt sich darauf, Ergebnisse festzuhalten. Im beruflichen Kontext infor-
miert es zudem über weitere Arbeitsschritte und Aufgaben (Wer macht was bis wann?).
In dieser Unterrichtseinheit liegt der Schwerpunkt auf dem Ergebnisprotokoll, da die Schüler in der
Regel diese Art von Protokoll anfertigen müssen.

Wie ist ein Protokoll aufgebaut?


Jedes Protokoll beginnt mit dem sogenannten Protokollkopf. Dieser enthält in der Regel Informatio-
nen zum Anlass (Bezeichnung der protokollierten Veranstaltung), das Datum, den Ort, die Namen der
Teilnehmer bzw. der Abwesenden und die Tagesordnungspunkte. Daran schließt sich der Hauptteil
an. Das Protokoll endet mit der Unterschrift des Protokollführers.

Welche formalen Anforderungen sollte ein Protokoll erfüllen?


Protokolle sollten zwar knapp gehalten, aber inhaltlich vollständig und korrekt sein. Sie sind klar
gegliedert, übersichtlich gestaltet und werden meist im Präsens verfasst. Das Ergebnisprotokoll
kann auch im Präteritum formuliert werden; wichtig ist, dass die Zeitform konsequent eingehalten
wird. Der Protokollant nimmt die Rolle eines neutralen Beobachters ein und verzichtet deshalb
sowohl auf die Ich-Form als auch auf seine persönlichen Wertungen und Einschätzungen. Wichtige
Redebeiträge werden in indirekter Rede wiedergegeben.

Didaktisch-methodische Hinweise
Der Schwerpunkt dieser Unterrichtseinheit liegt auf der praktischen Anwendung. Die Schüler lernen
zum einen wichtige Mitschreib- und Protokolliertechniken kennen und zum anderen verfassen sie
anhand von Notizen und Transkripten selbstständig Protokolle. Ihren sprachlichen Ausdruck (z. B.
Verwenden der indirekten Rede, objektive Wiedergabe) verbessern sie anhand von Übungen in Ein-
zel- oder Gruppenarbeit.

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Stundenverlauf

1./2. Stunde Was kennzeichnet ein Protokoll?


Die Schüler lernen die wichtigsten Merkmale eines Ergebnisprotokolls und ver-
Intention
bessern ein Protokoll.
Als Einstieg in die Unterrichtseinheit analysieren die Schüler auf der Farbfolie
M 1 eine Wortwolke, die geeignete und ungeeignete Stichwörter zum Thema
enthält. Die Schüler filtern passende Begriffe und formulieren eine Definition
Materialien
des Begriffs „Protokoll“.
M 1–M 3
M 2 fasst die wichtigsten Merkmale eines Ergebnisprotokolls zusammen.
In M 3 verbessern die Schüler das Protokoll eines Azubis.

3./4. Stunde Zuhören, mitschreiben, zusammenfassen – so schreibt man ein Protokoll


Die Schüler lernen, wie man eine Mitschrift erstellt. Sie üben das selektive Zuhö-
Intention
ren und verfassen ein Protokoll zu einem Seminarauszug.
M 4 gibt wichtige Tipps zum Mitschreiben. Die Jugendlichen wiederholen
wichtige Zeichen und Abkürzungen und fertigen eine Mitschrift zu einer Dis-
kussion an.
Das selektive Zuhören trainieren sie in M 5, indem sie wichtige W-Fragen zu
Materialien Nachrichtensendungen beantworten.
M 4–M 7
M 6 ist eine Anleitung zum Verfassen von Protokollen. In einem Akrostichon zum
Begriff „Protokolle“ fassen die Schüler wichtige Hinweise zusammen.
Anhand von Notizen zu einem Telefontraining-Seminar in M 7 formulieren die
Schüler ein Ergebnisprotokoll.

5./6. Stunde Wie formuliert man ein Protokoll? – Sprachliche Übungen


Intention Die Schüler üben die indirekte Rede sowie das sachliche Formulieren.
In M 8 werden die Schüler für wertendes Schreiben sensibilisiert. Sie formulie-
ren einen wertenden Artikel in einen neutralen Text um.
Um die indirekte Rede geht es in M 9. Die Schüler wiederholen die wichtigsten
Regeln und geben einen Dialog in indirekter Rede wieder.
Materialien Ihren Wortschatz zu Verben des Sagens und Meinens, die die indirekte Rede ein-
M 8–M 12 leiten, erweitern die Schüler in M 10.
Wie man kurz und prägnant formuliert, üben die Jugendlichen in M 11, indem
sie Nominalisierungen formulieren.
Das Gelernte wenden sie an, indem sie anhand eines Gesprächsauszugs (M 12)
ein Protokoll erstellen.

Ergänzende Materialien
Internetlinks
• http://mediacenter.dw.de/german/audio/
Bei der Deutschen Welle finden Sie aktuelle Beiträge zu einer Vielfalt von Themengebieten – von
Gentechnik bis Griechenlandhilfe. Mit diesen informativen Sendungen können Ihre Schüler zu
interessanten Themen das Mitschreiben trainieren. Zur Auswahl stehen Beiträge in unterschied-
licher Länge.

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Materialübersicht

1./2. Stunde Was kennzeichnet ein Protokoll?


M1 (Fo) Objektiv, präzise, sachlich – was zeichnet ein Protokoll aus?
M2 (Ab) Ergebnisprotokoll – die wichtigsten Merkmale
M3 (Tx) Fehler über Fehler – ein Ergebnisprotokoll verbessern

3./4. Stunde Zuhören, mitschreiben, zusammenfassen – so schreibt man ein Protokoll


M4 (Ab) Mitschreiben – so gehts
M5 (Ab) Gut zuhören und gezielt Informationen sammeln – eine Übung
M6 (Tx) So formuliert man ein Protokoll – ein Merkblatt
M7 (Tx) Notizen sichten und das Protokoll formulieren

5./6. Stunde Wie formuliert man ein Protokoll? – Sprachliche Übungen


M8 (Ab) Etwas, ziemlich, sehr – Wertungen erkennen und vermeiden
M9 (Tx) Papa, Charly hat gesagt … – indirekte Rede üben
M 10 (Ab) Sagen, fragen, erläutern – die indirekte Rede einleiten
M 11 (Ab) Sachlich und objektiv schreiben – Nominalisierungen verwenden
M 12 (Ab) Gesundheit am Arbeitsplatz – ein Protokoll verfassen

Lernerfolgskontrolle
M 13 (Lk) Ein Ergebnisprotokoll verfassen – Vorschlag für eine Klausur

Bedeutung der Abkürzungen


Ab: Arbeitsblatt; Fo: Folie; Lk: Lernerfolgskontrolle; Tx: Text

Minimalplan
Sie haben nur zwei Stunden Zeit, um Protokolle in Ihrem Unterricht zu behandeln? Dann wählen
Sie am besten folgende Materialien aus:
1. Stunde Ergebnisprotokoll – die wichtigsten Merkmale M2
So formuliert man ein Protokoll – ein Merkblatt M6
2. Stunde Notizen sichten und das Protokoll formulieren M7
oder
Den sprachlichen Ausdruck trainieren wahlweise:
M 8, M 9, M 10, M 11

Sie finden alle Materialien im veränderbaren Word-Format auf der CD RAAbits Deutsch
Berufliche Schulen (CD GW). Bei Bedarf können Sie die Materialien am Computer
gezielt überarbeiten, um sie auf Ihre Lerngruppe abzustimmen.

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M1
Objektiv, präzise, sachlich –
was zeichnet ein Protokoll aus?

Aufgaben
1. In der Wortwolke finden sich geeignete und ungeeignete Stichwörter zum Thema „Protokolle“.
Nennen Sie die Begriffe, die zum Thema passen.
2. Erklären Sie mithilfe einiger Stichwörter in zwei bis drei Sätzen, was ein Protokoll kennzeichnet.

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M2
Ergebnisprotokoll – die wichtigsten Merkmale
Was kennzeichnet ein Ergebnisprotokoll? Hier finden Sie die wichtigsten Charakteristika.

Merkmale eines Ergebnisprotokolls


In einem Ergebnisprotokoll werden die Ergebnisse einer Sitzung, Besprechung
oder Unterrichtsstunde zusammengefasst. Es enthält beispielsweise Abstim-
mungsergebnisse oder gemeinsame Vereinbarungen. Außerdem informiert es
über die Verteilung von Arbeitsaufgaben (Wer macht was bis wann?).
Protokolle dienen den Teilnehmern einer Besprechung als Gedankenstütze und informieren
diejenigen, die nicht an der Unterredung teilnehmen konnten, über den Stand der Dinge.
Folgende Merkmale sind charakteristisch:
þ Protokollkopf mit Informationen über Datum, Zeit, Ort, Anlass der Besprechung, Teilnehmer
(evt. Abwesende), Tagesordnungspunkte (TOPs)
þ klare Struktur (Reihenfolge der besprochenen TOPs)
þ enthält die wichtigsten Informationen
þ Zeitform: Präsens oder Präteritum
þ neutrale, sachliche Sprache
þ enthält keine Wertungen
þ keine Ich-Form
þ enthält verkürzte Ausdrucksformen wie Nominalisierungen (z. B. „Festlegen der Abfolge“ statt
„Die Abfolge wurde festgelegt.“)
þ Wiedergabe von Redebeiträgen in indirekter Rede
þ Unterschrift des Protokollführers am Ende des Protokolls

Aufgaben
1. Welche der folgenden Merkmale treffen auf ein Ergebnisprotokoll zu? Kreuzen Sie an, ob die
jeweilige Behauptung stimmt oder nicht.

trifft zu trifft nicht zu


1. Ein Ergebnisprotokoll informiert über den genauen Ablauf
einer Sitzung. o o
2. Der Protokollant macht seine eigene Meinung deutlich. o o
3. Ein Protokolltext ist objektiv und sachlich. o o
4. Wörtliche Zitate stehen in indirekter Rede. o o
5. In den Protokollkopf gehört nur das Datum der Sitzung. o o
6. Das Protokoll wird zum Schluss vom Verfasser unterschrieben. o o
7. In einem Protokoll kommen Nominalisierungen vor. o o
8. Wichtige Informationen werden wiederholt. o o
9. Ein Protokoll enthält Metaphern und andere rhetorische Figuren. o o

2. In welchen Situationen werden Protokolle verfasst? Nennen Sie Beispiele.


3. Erklären Sie, welchen Nutzen Protokolle für den Leser haben.
4. Haben Sie selbst schon einmal ein Protokoll verfasst? Für welchen Anlass? Berichten Sie über Ihre
Erfahrungen.

Wussten Sie, …
dass es auch Verlaufsprotokolle gibt, die viel ausführlicher als Ergebnisprotokolle sind? Verlaufs-
protokolle geben dem Leser einen genauen Überblick über die Abfolge der einzelnen Redebei-
träge bei einer Sitzung. Da es jedoch meist ausreicht, Ergebnisse festzuhalten, kommt diese Art
von Protokoll nur in wenigen Situationen, zum Beispiel bei Gerichtsverhandlungen oder Bundes-
tagssitzungen, vor.

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M3
Fehler über Fehler –
ein Ergebnisprotokoll verbessern
Nach der Sitzung der Auszubildendenvertretung der Big Bank hat Benno Ahlbeck folgendes
Ergebnisprotokoll verfasst:

Protokoll der Auszubildendensitzung

In unserer Sitzung am Montag, 10.6.2013, an der die fünf Auszubildendenvertreter, der Ausbil-
dungsleiter Herr Wagner, der Hausmeister Herr Köster sowie Frau Henke vom Betriebsrat teilge-
nommen haben, wurde zuerst lang und breit über die Planung einer Einführungswoche für die
neuen Auszubildenden, die im August 2014 anfangen, gesprochen. Die Einführungswoche soll
5 von den aktuellen Auszubildenden veranstaltet werden. Dabei soll jeder Auszubildende eine Auf-
gabe übernehmen. Herr Wagner regte sich auf, dass es noch keine Aufgabenliste gibt, in die sich
die Auszubildenden eintragen könnten. Carsten Erkner vom 1. Ausbildungsjahr und Sybille Beyer
vom 2. Ausbildungsjahr haben sich bereit erklärt, eine Liste zu erstellen. „Die Liste soll ab dem
24. Juni 2013 aushängen und die Auszubildenden sollen sich bis zum 5. Juli eintragen“, meinte
10 Sybille Beyer. Herr Wagner bekommt die Liste vorab. Das wurde dann beschlossen. Dann ging es
um die Parksituation auf dem Firmengelände. Der Hausmeister wies erbost darauf hin, dass man
keine Fahrräder am Eingangstor anschließen darf. Darüber regen sich aber viele Azubis auf, weil
sie dann schon das Fahrrad am Straßenrand parken müssen und so weit laufen müssen. Eine
mögliche Lösung wäre, Stellplätze auf der linken Seite des Eingangs einzurichten. Herr Köster
15 wird das mit der Firmenleitung besprechen. Weil die Sitzung bereits 15 Minuten länger ging als
geplant, haben zwei Auszubildende den Besprechungsraum verlassen. Sie hätten sonst ihren
Zug nach Hause verpasst, der nur einmal stündlich fährt. Das nächste Treffen der Auszubilden-
denvertretung findet am 8. Juli statt. Dann wird die Einführungswoche besprochen.

Aufgaben
1. Der Text erfüllt nicht die Kriterien eines Ergebnisprotokolls. Listen Sie auf, was der Protokollant
falsch gemacht hat. Belegen Sie Ihre Aussagen – falls möglich – mit Textbeispielen.
2. Entwerfen Sie anhand der Angaben im Text einen Protokollkopf für diese Mitschrift.
3. Überarbeiten Sie das Protokoll. Streichen Sie dazu alle unwichtigen Informationen. Gliedern Sie
den Text nach Tagesordnungspunkten und fassen Sie die wichtigsten Informationen zusammen.
Tipp: Der überarbeitete Text sollte halb so lang sein wie der vorliegende Text.

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Erläuterungen (M 1–M 3)
Zum Einstieg in das Thema „Protokolle“ wird das Vorwissen der Schüler mithilfe einer Wortwolke,
die passende und unpassende Stichwörter zum Thema enthält, aktiviert (M 1). Die Lernenden filtern
die passenden Stichwörter heraus und definieren den Begriff „Protokoll“.
Anschließend lesen sie einen Informationstext (M 2) zu den Charakteristika von Ergebnisprotokollen
und prüfen ihr Textverständnis, indem sie richtige und falsche Aussagen zum Text bewerten. Im Ple-
num tauschen sie sich über den Zweck von Protokollen und ihre Erfahrungen mit dem Protokollieren
aus.
In M 3 wenden die Schüler das Gelernte an, indem sie ein misslungenes Ergebnisprotokoll verbes-
sern.

Methodischer Tipp – Wortwolken selbst erstellen


Unter www.wordle.net können Sie mit wenigen Klicks selbst Wortwolken erstellen. Geben Sie ein-
fach die entsprechenden Begriffe ein. Das Programm ordnet diese nach dem Zufallsprinzip. Anschlie-
ßend können Sie das Layout (z. B. Farbe und Schriftart) nach Ihren Wünschen verändern.

Lösung (M 1)

Zu Aufgabe 1: In der folgenden Tabelle sind geeignete und ungeeignete Begriffe zum Thema „Proto-
kolle“ aufgeführt:

Geeignete Begriffe Ungeeignete Begriffe


zum Thema „Protokolle“ zum Thema „Protokolle“
Protokollant, Dokumentation, objektiv, Proto- spannend, lustig, Metaphern, Fantasie, reimen,
kollkopf, sachlich, Mitschrift, Datum, Ergeb- Schlagzeile
nisse, übersichtlich, Präsens, informieren,
Tagesordnungspunkt, Gedächtnisstütze, Verein-
barungen, Beschlüsse

Zu Aufgabe 2: Bei einem Protokoll handelt es sich um die Dokumentation einer Sitzung, Bespre-
chung etc. Der Protokollant hält die wichtigsten Informationen und Ergebnisse fest. Das Protokoll
dient den Teilnehmern als Gedächtnisstütze und informiert nicht Anwesende über getroffene Verein-
barungen oder Beschlüsse.

Lösung (M 2)

Zu Aufgabe 1: Folgende Aussagen treffen zu bzw. treffen nicht zu:

trifft zu trifft nicht zu


1. Ein Ergebnisprotokoll informiert über den genauen Ablauf
einer Sitzung. o x
2. Der Protokollant macht seine eigene Meinung deutlich. o x
3. Ein Protokolltext ist objektiv und sachlich. x o
4. Wörtliche Zitate stehen in indirekter Rede. x o
5. In den Protokollkopf gehört nur das Datum der Sitzung. o x
6. Das Protokoll wird zum Schluss vom Verfasser unterschrieben. x o
7. In einem Protokoll kommen Nominalisierungen vor. x o
8. Wichtige Informationen werden wiederholt. o x
9. Ein Protokoll enthält Metaphern und andere rhetorische Figuren. o x

Zu Aufgabe 2: Bei folgenden Anlässen ist es sinnvoll, ein Protokoll zu führen: Diskussionen, (Vereins-)
Versammlungen, (Gerichts-)Verhandlungen, Besprechungen, Vorträge oder Referate.

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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 9 von 28

Zu Aufgabe 3: Leser können sich schnell über das Wesentliche einer Besprechung oder Sitzung infor-
mieren. Das Protokoll bietet eine Gedächtnisstütze und kann als Grundlage für das nächste Treffen
der jeweiligen Gruppe genutzt werden.

Lösung (M 3)

Zu Aufgabe 1: Folgendes entspricht nicht den Anforderungen an ein Protokoll:


– Protokollkopf fehlt
– Text ist nicht klar strukturiert, weist keine Abschnitte auf
– unpassende, wertende Formulierungen wie „Herr Wagner regte sich auf“, „lang und breit …
gesprochen“, „wies erbost darauf hin“ werden verwendet
– wörtliche Rede („Die Liste soll ab dem 24. Juni 2013 aushängen …“)
– Sätze sind teilweise zu lang und zu kompliziert (z. B. der erste Satz)
– Protokoll ist zu detailliert, fasst nicht die wesentlichen Inhalte zusammen; enthält überflüssige
Informationen wie z. B. „Weil die Sitzung bereits 15 Minuten länger ging als geplant …“
– Ergebnisse der Sitzung werden nicht deutlich herausgestellt

Zu Aufgabe 2: So könnte der Protokollkopf aussehen:


Veranstaltung: Sitzung der Auszubildendenvertretung der Big Bank
Datum: 10.6.2013
Teilnehmer: Namen der fünf Auszubildendenvertreter, Frau Henke, Herr Köster, Herr Wagner (Namen
in alphabetischer Reihenfolge)
TOP 1: Planung der Einführungswoche für neue Auszubildende
TOP 2: Parksituation auf dem Firmengelände

Zu Aufgabe 3: Lösungsvorschlag für ein Ergebnisprotokoll:


TOP 1: Planung der Einführungswoche für neue Auszubildende
Die Einführungswoche für die neuen Auszubildenden wird von den aktuellen Auszubildenden
betreut. Carsten Erkner und Sybille Beyer erstellen eine Aufgabenliste und leiten sie an Herrn
Wagner weiter. Die Liste hängt ab dem 24. Juni 2013 aus und die Auszubildenden sollen sich bis zum
5. Juli 2013 in diese eintragen.
TOP 2: Parksituation auf dem Firmengelände
Herr Köster weist darauf hin, dass keine Fahrräder am Eingangstor angeschlossen werden dürfen. Er
bespricht mit der Firmenleitung, ob Stellplätze auf der linken Seite des Eingangs eingerichtet werden
können.
Die nächste Sitzung findet am 8. Juli 2013 statt.
Unterschrift Protokollführer: Benno Ahlbeck

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M4
Mitschreiben – so gehts
Während einer Besprechung mitzuschreiben, ist gar nicht so einfach. Folgende Tipps helfen Ihnen!

Tipps für die Mitschrift


ü Schreiben Sie nicht alles wörtlich mit.
ü Fassen Sie verschiedene Meinungen in Gruppen zusammen.
ü Schreiben Sie zügig und leserlich.
ü Notieren Sie Inhalte richtig.
ü Gliedern Sie den Gesprächsverlauf inhaltlich so weit wie möglich.
ü Markieren Sie Zusammenhänge durch Pfeile, Farben oder Ähnliches.
Sie können zum Beispiel folgende Zeichen verwenden:

? noch unklar <–> Widerspruch


! wichtig => daraus folgt
> mehr, größer als < weniger, kleiner als

Aufgaben
1. Lesen Sie die Tipps für eine Mitschrift. Notieren Sie zwei weitere Tipps.
2. Einige Abkürzungen werden häufig verwendet. Schreiben Sie auf, was folgende Abkürzungen
bedeuten.
u. a. usw.
etc. z. B.
u. v. m. evtl.
ggf. wg.

3. Bilden Sie zwei Gruppen. Gruppe A diskutiert drei Vorschläge für einen Klassenausflug, während
die Mitglieder der Gruppe B eine Mitschrift anfertigen. Danach diskutiert Gruppe B und Gruppe A
schreibt mit. Verfassen Sie ein kurzes Ergebnisprotokoll und lesen Sie es im Plenum vor.

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M5

II
Gut zuhören und gezielt Informationen sammeln – eine Übung

Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22


Für eine Mitschrift ist es wichtig, gut zuzuhören und die wichtigsten Informationen zu erfassen. Das können Sie in der folgenden Übung
gezielt trainieren.

Nachricht Wo ist es passiert? Wer macht was? Worum geht es?/Was ist passiert? Welche Folgen hat das? Warum ist das passiert?
1

3
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Protokoll
Aufgaben
1. Hören Sie sich eine Nachrichtensendung an. Notieren Sie die wichtigsten Inhalte in der Tabelle. Hören Sie sich die Nachricht anschließend noch einmal

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an. Vervollständigen und korrigieren Sie Ihre Notizen. Hinweis: Es kann sein, dass Sie anhand der Informationen nicht alle Fragen beantworten
können.
2. Vergleichen Sie den Inhalt Ihrer Tabelle mit Ihrem Sitznachbarn. Diskutieren Sie über mögliche Abweichungen.
12 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

Erläuterungen (M 4 und M 5)
Im Arbeitsblatt M 4 geht es um die Mitschrift, die eine wichtige Grundlage für das Verfassen des Pro-
tokolls darstellt. Die Schüler erhalten Tipps und wiederholen die Bedeutung wichtiger Abkürzungen.
Das Erstellen einer Mitschrift üben die Jugendlichen, indem sie eine Diskussion ihrer Mitschüler zum
Thema „Klassenausflug“ protokollieren. Die Diskussion sollte nicht länger als 10 Minuten dauern,
und die Schüler sollten am Ende zu einer Einigung kommen. Geben Sie den Lernenden nach der Dis-
kussion etwa 10 Minuten Zeit für das Verfassen eines Ergebnisprotokolls. Lassen Sie einige Proto-
kolle in der Klasse vorlesen und bewerten.
Um das selektive Zuhören geht es in M 5. Die Schüler hören Nachrichten und erfassen die wichtig-
sten Inhalte. Eine vorstrukturierte Tabelle mit den wichtigsten W-Fragen hilft ihnen, sich auf das
Wesentliche zu konzentrieren. Nehmen Sie dazu eine Nachrichtensendung eines Info-Radio-Senders
auf (zum Beispiel WDR 5 oder Deutschlandfunk). Hinweise zu weiteren geeigneten Sendern finden
Sie im Theorieteil in der Rubrik „Ergänzende Materialien“.

Lösung (M 4)

Zu Aufgabe 1: Die Schüler können folgende Tipps geben:


ü Verwenden Sie Abkürzungen.
ü Fragen Sie nach, falls Sie etwas nicht verstanden haben.
Zu Aufgabe 2: Die Abkürzungen haben folgende Bedeutungen:
u. a. unter anderem
etc. et cetera
u. v. m. und vieles mehr
ggf. gegebenenfalls
usw. und so weiter
z. B. zum Beispiel
evtl. eventuell
wg. wegen

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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 13 von 28

M6
So formuliert man ein Protokoll – ein Merkblatt
Die folgende Anleitung hilft Ihnen, ein Protokoll zu verfassen.

Ein Protokoll verfassen – eine Anleitung


1. Eine Mitschrift erstellen
ü Notieren Sie – am besten vor Beginn der Sitzung – die Namen der Anwesenden.
ü Notieren Sie stichpunktartig die wichtigsten Redebeiträge.
ü Fragen Sie während der Sitzung nach, wenn etwas unklar ist.
ü Gliedern Sie den Gesprächsverlauf inhaltlich so weit wie möglich. Orientieren Sie
sich dabei an den Tagesordnungspunkten.
ü Markieren Sie Zusammenhänge durch Pfeile, Farben oder Ähnliches.
ü Verwenden Sie Abkürzungen.
2. Das Protokoll verfassen
ü Erstellen Sie den Protokollkopf.
ü Ordnen Sie die Punkte, die inhaltlich zusammengehören.
ü Formulieren Sie Überschriften zu den einzelnen Punkten. Orientieren Sie sich
dabei an den Tagesordnungspunkten.
ü Streichen Sie überflüssige Informationen aus der Mitschrift.
ü Machen Sie nach jedem Tagesordnungspunkt einen Absatz.
ü Wandeln Sie direkte Rede in indirekte Rede um.
ü Prüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung.
ü Formulieren Sie im Präsens oder im Präteritum.
ü Unterschreiben Sie das fertige Protokoll.

Hier knicken!

Aufgabe
Lesen Sie die Anleitung. Sie haben 1 Minute Zeit. Knicken Sie anschließend das Blatt und notieren
Sie zu jedem Buchstaben, was Ihnen zum Thema „Protokolle verfassen“ einfällt. Schreiben Sie ent-
weder ein Stichwort oder einen vollständigen Satz auf.

Protokollkopf erstellen
R
O
T
O
K
O
L
L

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14 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

M7
Notizen sichten und das Protokoll formulieren
Nina Sommer macht bei der Fink GmbH eine Ausbildung zur Bürokauffrau. Sie hat am 3. März 2013
ein externes Seminar zum Thema „Telefontraining“ besucht. Damit sich andere Mitarbeiter ihrer
Abteilung über die Inhalte der Fortbildung informieren können, soll sie ein Ergebnisprotokoll anferti-
gen. Während des Seminars hat sie sich Notizen gemacht. Weil das Seminar nicht so gut strukturiert
war, sind ihre Notizen aber ungeordnet und wiederholen sich. Helfen Sie Nina Sommer, ein Ergeb-
nisprotokoll zu schreiben.

Seminar: Telefontraining
Inka Terhagen, Leiterin
Kontaktaufnahme mit Kunden, Erstkontakt
kein Dialekt am Telefon, deutlich sprechen
am Telefon lächeln → freundlichere Stimme

Anruf bei Firma: Erstkontakt


Ansprechpartner aus Adressenliste anrufen
wenn gewünschter Gesprächspartner: Begrüßung, sich vorstellen/melden, Name, Firma,
Grund des Anrufs nennen
vorher: Checkliste machen, gut vorbereiten
Wen will ich sprechen? Abteilung? Ansprechpartner? Themen, die besprochen werden sollen
langsam, deutlich sprechen
höflich sein, freundlich
wenn gewünschter Gesprächspartner nicht dran ist: nach ihm fragen, Bitte um Verbindung
wenn nicht da: Bitte um Rückruf, evtl. Termin machen
wenn andere Ansprechperson als gedacht zuständig: Namen notieren, buchstabieren lassen
wenn schwierig
Durchwahl neuer Gesprächspartner aufschreiben
Name, Firma, Grund des Anrufs nennen
erst Small Talk, dann Einstieg ins Thema
wichtige Daten und Absprachen wiederholen
Namen evtl. buchstabieren lassen

Aufgaben
1. Lesen Sie sich die Notizen durch. Fassen Sie kurz zusammen, worum es im Seminar ging.
2. Ordnen Sie die Mitschrift thematisch. Finden Sie Überschriften für die einzelnen Punkte. Streichen
Sie Wiederholungen und unwichtige Informationen.
3. Verfassen Sie ein Ergebnisprotokoll, in dem Sie die Erkenntnisse aus dem Seminar zusammen-
fassen.


Tipp: Ordnen Sie Nina Sommers Stichpunkte folgenden Überschriften zu: Leiterin – Datum – Thema
– Vorbereitung auf das Telefonat – Vorgehensweise beim Telefonieren – Tipps fürs Telefonieren

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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 15 von 28

Erläuterungen (M 6 und M 7)
In dieser Stunde erhalten die Schüler eine Anleitung zum Verfassen eines Protokolls und werden
anschließend selbst produktiv, indem sie anhand von vorgegebenen Notizen ein Protokoll formu-
lieren.
In der Anleitung (M 6) sind die wichtigsten Punkte enthalten, die für die Mitschrift und das Erstellen
des Protokolls selbst wichtig sind. Die Schüler memorieren die Hinweise, knicken anschließend das
Arbeitsblatt und fassen Hinweise in einem Akrostichon zum Begriff „Protokoll“ zusammen.
In M 7 setzen die Schüler die Hinweise aus M 6 um, indem sie vorgegebene Notizen sinnvoll ordnen
und anschließend ein Ergebnisprotokoll formulieren.

Tipp zur Differenzierung

Stellen Sie lernschwächeren Schülern die bereits geordneten Stichpunkte zur Verfügung (Lösung zu
Aufgabe 2). Diese dienen als Grundlage für das Protokoll.

Lösung (M 6)

Zur Aufgabe: Ein Beispiel für ein Akrostichon zum Begriff „Protokoll“:
Protokollkopf erstellen
Redebeiträge in indirekter Rede wiedergeben
Ordnen der Inhalte
Thematisch gliedern
Ohne wörtliche Rede
Kurz und knapp
Orthografie überprüfen
Liste der Teilnehmer erstellen
Lieber nachfragen, wenn etwas unklar ist

Lösung (M 7)

Zu Aufgabe 1: Im Seminar ging es um den telefonischen Erstkontakt mit Kunden. Konkret wurde
besprochen, wie man die richtige Ansprechperson herausfindet und welche allgemeinen Regeln
zum Telefonieren beachtet werden sollten.

Zu Aufgabe 2: So lassen sich die Notizen thematisch ordnen:


Seminar: Telefontraining
Leiterin: Inka Terhagen
Datum: 3. März 2013
Thema: telefonische Kontaktaufnahme mit Kunden, Erstkontakt
Vorbereitung auf das Telefonat: Checkliste machen, gut vorbereiten; Wen will ich sprechen? Abtei-
lung? Ansprechpartner? Themen, die besprochen werden sollen

Vorgehensweise beim Telefonieren:


Ansprechpartner aus Adressenliste anrufen
wenn gewünschter Gesprächspartner dran ist: Begrüßung, sich vorstellen/melden (Name, Firma,
Grund des Anrufs nennen)
wenn gewünschter Gesprächspartner nicht dran ist: nach ihm fragen, bitte um Verbindung
wenn nicht da: Bitte um Rückruf, evtl. Termin vereinbaren
wenn andere Gesprächsperson als gedacht zuständig: Namen notieren, evtl. Namen buchstabieren
lassen, Durchwahl des neuen Gesprächspartners aufschreiben

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Tipps fürs Telefonieren:


kein Dialekt am Telefon
langsam, deutlich sprechen
höflich sein, freundlich → am Telefon lächeln → freundlichere Stimme
erst Small Talk, dann Einstieg ins Thema
wichtige Daten und Absprachen wiederholen

Zu Aufgabe 3: Hier eine Musterlösung zum Ergebnisprotokoll:


Seminar: Telefontraining
Leiterin: Inka Terhagen
Datum: 3. März 2013
Thema: telefonische Kontaktaufnahme mit Kunden, Erstkontakt
Protokollantin: Nina Sommer

Vorbereitung auf das Telefonat


Im Seminar ging es um den telefonischen Erstkontakt mit Kunden. Zur Vorbereitung des Telefonats
sollte man eine Checkliste anfertigen. Sie enthält den Ansprechpartner, die entsprechende Abteilung
und Durchwahl sowie eine Liste von Themen, die besprochen werden sollen.

Vorgehensweise beim Telefonieren


Die Ansprechperson wird angerufen. Wenn sich die gewünschte Person meldet, begrüßt man sie,
stellt sich vor und nennt den Grund des Anrufs. Ist die gewünschte Ansprechperson nicht selbst am
Apparat, bittet man um Verbindung bzw. – bei Abwesenheit – um Rückruf oder einen Gesprächs-
termin.
Sollte ein anderer Mitarbeiter zuständig sein als gedacht, notiert man dessen Namen und Durch-
wahl. Schwierige Namen lässt man sich buchstabieren.

Tipps fürs Telefonieren


Grundsätzlich gilt beim Telefonieren: Man sollte langsam und deutlich sprechen und Dialekt vermei-
den. Am Telefon sollte man lächeln, weil die Stimme dann freundlicher klingt. Das Gespräch beginnt
mit kurzem Small Talk zum Aufwärmen.

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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 17 von 28

M8
Etwas, ziemlich, sehr –
Wertungen erkennen und vermeiden
Das Protokoll sollte sachlich und neutral sein. Der Protokollant berichtet nur, äußert aber nicht seine
eigene Meinung. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Protokoll auch keine versteckten Wertungen
enthält. Der Satz „Von 30 Schülern haben 18 ihre Hausaufgaben vergessen!“ kann zum Beispiel
wertend so ausgedrückt werden:

• Mehr als die Hälfte der Schüler hat ihre Hausaufgaben vergessen.
• Fast zwei Drittel der Schüler haben ihre Hausaufgaben vergessen.
• Die Mehrheit der Schüler hat ihre Hausaufgaben vergessen.
• Beinahe die Hälfte der Schüler hat ihre Hausaufgaben mitgebracht.

Alle vier Sätze enthalten eine korrekte Aussage, rücken die Fakten jedoch in unterschiedliches Licht.

Aufgaben
1. Erläutern Sie den Unterschied zwischen den vier Sätzen im Kasten.
2. „Eine Firma hat einen Umsatz von 2,9 Millionen Euro erwirtschaftet.“ Drücken Sie diese Informa-
tion mit unterschiedlichen Wertungen aus. Finden Sie mindestens zwei positive und zwei negative
Formulierungen.
3. Lesen Sie den folgenden Artikel und markieren Sie die Stellen, die eine Wertung der Verfasserin
enthalten.

Armut droht trotz Vollzeitjob


Düsseldorf. Schon jede zehnte Familie in
Deutschland wird von Armut bedroht: Am
stärksten betrifft das Beschäftigte, die für
Hungerlöhne in der Gastronomie schuften.
5 Eine gestern veröffentlichte Studie der
© colourbox

Hans-Böckler-Stiftung ergab, dass gerade


in dieser Branche Ausbeutung an der
Tagesordnung steht. Ähnlich miserabel
stellt sich die Situation in den Bereichen
10 Kunst und Unterhaltung dar. Auch Mitar- bezahlt. Viele erhalten nur ca. 1 500 Euro
beiter in Seniorenheimen und im Sozial- pro Monat, manche sogar noch weniger –
wesen werden leider nicht angemessen 15 und das für einen knochenharten Job!

4. Formulieren Sie den Text so um, dass er neutral klingt.

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18 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

M9
Papa, Charly hat gesagt … – indirekte Rede üben
Wörtliche Rede kommt in Protokollen nicht vor. Um Aussagen anderer Personen wiederzugeben,
verwenden Sie stattdessen die indirekte Rede. Dazu benutzen Sie normalerweise den Konjunktiv I.
Dessen Endungen (-e, -est, -e, -en, -et, -en) werden an den Verbstamm (geh-en) angehängt.
Bei Formen, die dem Indikativ entsprechen*, weicht man auf den Konjunktiv II aus. Der Konjunktiv II
gründet auf der Vergangenheitsform, der folgende Endungen hinzugefügt werden:
-e, -est, -e, -en, -et, -en.
Das können Sie sich in folgender Tabelle anschauen:

gehen gehen gehen – ging (Vergangenheitsform)


Indikativ Präsens Konjunktiv I Konjunktiv II
ich gehe ich geh-e* ich ging-e
du gehst du geh-est du ging-est
er, sie, es geht er, sie, es geh-e er, sie, es ging-e
wir gehen wir geh-en* wir ging-en
ihr geht ihr geh-et ihr ging-et
sie gehen sie geh-en* sie ging-en

Wenn der Konjunktiv II genauso aussieht, wie die Vergangenheit, kann man stattdessen die Ersatz-
form mit würde verwenden. In unserem Beispiel würde es heißen: wir würden gehen und sie wür-
den gehen.

„Papa, Charly hat gesagt ...“ – Lob und Tadel in der Erziehung
Sohn: Papa? Charly hat gesagt, sein Vater hat gesagt – die sollen nicht so viel mit uns
rummeckern!
Vater: Wer, die?
Sohn: Die Lehrer. […]
5 Vater: Nun will ich dir mal was sagen, mein Lieber: Man kann und soll in der Schule keine Traum-
tänzer erziehen! – Wenn etwas noch nicht richtig oder nicht gelungen ist, kann man das
nicht loben, dann muss man sagen, wie und wo es besser gemacht werden kann.
Sohn: Charly sagt aber, sein Vater sagt, gerade, wenn man gelobt wird, macht man alles viel
besser! Und wenn immer gemeckert wird, dann kann man gar nichts mehr. […]
10 Vater: Es muss etwas da sein, das man loben kann. Das ist der Anlass.
Sohn: Ist ein Kuchen auch ein Anlass?
Vater: Kann auch einer sein, warum nicht?
Sohn: Du hast Mama aber nicht gelobt am Sonntag! […]
Vater: Schließlich habe ich den Kuchen doch mit Appetit gegessen, oder? Und irgendwas werde
15 ich auch gesagt haben ...
Sohn: Ja, du hast gesagt, dass der Kaffee zu dünn ist.
Vater: Dann war er vermutlich auch zu dünn.
Sohn: Ist er immer zu dünn?
Vater: Natürlich nicht. Natürlich macht ihn Mama normalerweise genau richtig!
20 Sohn: Da sagst du aber nie was ...
Vater: Dass etwas richtig gemacht wird, ist ja wohl auch das Normale! Und wenn etwas vom
Normalen abweicht, dann macht man darauf aufmerksam. […]
Aus: Ursula Haucke: Papa, Charly hat gesagt ... Neues von Vater und Sohn, Bd. 4, © 1980 by Rowohlt Verlag GmbH, Rein-
bek bei Hamburg, S. 100–105

Aufgabe
Geben Sie den Textauszug in indirekter Rede wieder. So können Sie beginnen: Der Sohn informierte
seinen Vater, dass Charly gesagt habe, sein Vater habe gesagt, dass …

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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 19 von 28

M 10
Sagen, fragen, erläutern –
die indirekte Rede einleiten
Indirekte Rede wird mit einem Einleitungssatz wiedergegeben (z. B. „Er sagte, dass …“). Um
Abwechslung in das Protokoll zu bringen, sollten Sie nicht nur das Verb „sagen“, sondern auch
Synonyme verwenden.

Treffende Verben des Sagens finden


1. Der Chef den verspäteten Mitarbeiter, dass er in dieser Woche schon
zum vierten Mal zu spät sei. Er ihn, was er daraus schließe. Der Mitarbeiter
, dass Donnerstag sei.

2. Samstagmittag kam der Chef auf die Baustelle und den Mitarbeitern ,
dass er eine gute und eine schlechte Nachricht für sie habe. Er ihnen, dass
sie am nächsten Tag nicht arbeiten müssten. Allerdings er, dass sie bis zum
nächsten Tag fertig werden müssten.

3. Ein neu eingestellter Straßenarbeiter hatte den Auftrag bekommen, die Leitplanke am
Straßenrand zu streichen. Am ersten Tag schaffte er 100 Meter, am zweiten 50 Meter und am drit-
ten noch 20 Meter. Der Chef ihn, warum er nicht weitergekommen sei.
Er , dass sein Farbeimer so weit weg sei und er deshalb nicht schneller hätte
arbeiten können.

4. Ein Unternehmer sich bei einem anderen Unternehmer, warum seine Arbeiter
immer so pünktlich seien. Dieser ihm, dass es bei seiner Firma nur 20 Parkplätze
für 30 Mitarbeiter gebe.

5. Beim Vorstellungsgespräch der Bewerber als Erstes , wie viel


er verdienen könne. Der Chef dass er 1 500 Euro bekommen könne. Der
Mann , dass das zu wenig sei. Der Chef ihn, dass das
Gehalt später erhöht werde. Daraufhin der Bewerber dem Chef, dass er
dann lieber später wiederkomme.

Aufgaben
1. Ergänzen Sie die Witze mit passenden Verben aus dem Kasten.

fragen – ermahnen – erläutern – trösten – antworten – antworten – entgegnen – fordern – sich


beschweren – wissen wollen – erklären – verraten – mitteilen – sich erkundigen – fragen
2. Ergänzen Sie folgende Aussageabsichten mit mindestens zwei Verben, die man im Protokoll
verwenden kann. Ein Beispiel ist vorgegeben.
➜ eine Frage stellen: sich erkundigen,
➜ eine Antwort geben:
➜ etwas kritisieren:
➜ seine Meinung äußern:
➜ etwas mitteilen:
➜ etwas vorschlagen:

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20 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

M 11
Sachlich und objektiv schreiben –
Nominalisierungen verwenden
Ähnlich wie in den Betreffzeilen eines Briefes oder einer E-Mail verwenden Sie auch in Protokollen
Nominalisierungen, um sich knapp und präzise auszudrücken. So schreiben Sie zum Beispiel statt
„Das Informationsmaterial wird so bald wie möglich angefordert“ „Baldige Anforderung von Infor-
mationsmaterial“.

Nominalisierungen verwenden

1. Sie möchten Ihren Telefonvertrag kündigen.


Betreff: Kündigung des Telefonvertrags

2. Sie möchten zwei Übernachtungen im Doppelzimmer buchen.


Betreff:

3. Sie bewerben sich bei einer Firma um einen Ausbildungsplatz als Bürokaufmann.
Betreff:

4. Sie haben Ihr Auto zur Reparatur gebracht und bitten die Werkstatt nun um einen Kostenvor-
anschlag.
Betreff:

5. Sie nehmen Kontakt zu einem Tagungshaus auf, weil Sie gern das aktuelle Veranstaltungs-
programm haben möchten.
Betreff:

6. Sie möchten einen Gesprächstermin bei einem Lehrer vereinbaren.


Betreff:

7. Sie möchten einen Bekannten zu Ihrer Geburtstagsfeier einladen


Betreff:

Aufgaben
1. Üben Sie das Formulieren von Nominalisierungen, indem Sie die Aussageabsichten wie in einer
Betreffzeile formulieren. Ein Beispiel ist vorgegeben.
2. Auch in der Tagesordnung werden Nominalisierungen verwendet. Formulieren Sie nach dem
Muster zwei weitere Tagesordnungspunkte.
➜ Vorstellung der neuen Azubis


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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 21 von 28

Erläuterungen (M 8–M 11)


In dieser Stunde steht der sprachliche Ausdruck in Protokollen im Mittelpunkt.
In M 8 geht es um Wertungen, die ein Protokoll nicht enthalten sollte. Da sich oft unbewusst Wertun-
gen in Protokolle einschleichen können, werden die Schüler für versteckte Wertungen sensibilisiert
und trainieren, die Bedeutungsnuancen zwischen verschiedenen Formulierungen zu erkennen. Das
neutrale und sachliche Formulieren üben sie, indem sie einen Zeitungsartikel mit wertenden Äuße-
rungen selbstständig umformulieren. Die Lösung wird im Plenum besprochen.
In M 9 wiederholen die Jugendlichen die indirekte Rede und üben deren Verwendung anhand eines
Dialogs. Tipp: Weitere „Papa, Charly hat gesagt“-Texte können Sie mit Ihren Schülern auch im Inter-
net anhören und in indirekter Rede wiedergeben lassen:
http://jehnhoerspiel.de/serien/papa-charly-hat-gesagt/index.php.
In M 10 geht es um Verben, mit denen die indirekte Rede eingeleitet wird. Damit die Schüler dafür
sensibilisiert werden, in Protokollen sprachliche Varianten zu verwenden, ergänzen sie kurze Lücken-
texte mit treffenden Verben des Sagens und Meinens und finden weitere Verben. Weisen Sie die
Schüler darauf hin, dass sich nicht alle Verben – wie zum Beispiel „trösten“ – fürs Protokoll eignen.
Nominalisierungen, die man für das sachliche, kurze und prägnante Formulieren braucht, üben die
Schüler in M 11, indem sie Betreffzeilen formulieren und eine Tagesordnung ergänzen.

Lösung (M 8)

Zu Aufgabe 1: Keiner der vier Sätze drückt genau aus, wie viele Schüler die Hausaufgaben vergessen
haben. Im Vergleich zur Formulierung „mehr als die Hälfte“ suggerieren die Formulierungen „fast
zwei Drittel“ und „die Mehrheit“ der Schüler, dass viel mehr Schüler die Hausaufgaben nicht gemacht
haben.
Der Satz „Beinahe die Hälfte der Schüler hat ihre Hausaufgaben mitgebracht“ stellt das Mitbringen
der Hausaufgaben als besondere Leistung heraus. Man kann es also als Erfolg betrachten, dass es
beinahe die Hälfte der Schüler geschafft hat, die Hausaufgaben zu erledigen.

Zu Aufgabe 2: Der Satz könnte zum Beispiel folgendermaßen formuliert werden:


positiv: Die Firma hat nahezu/fast/beinahe 3 Millionen Euro Umsatz gemacht.
negativ: Die Firma hat keine/knapp/weniger als 3 Millionen Euro Umsatz gemacht.

Zu Aufgabe 3: Folgende Wertungen finden sich im Text:


Armut droht trotz Vollzeitjob
Düsseldorf. Schon jede zehnte Familie in Deutschland wird von Armut bedroht: Am stärksten betrifft
das Beschäftigte, die für Hungerlöhne in der Gastronomie schuften. Eine gestern veröffentlichte Stu-
die der Hans-Böckler-Stiftung ergab, dass gerade in dieser Branche Ausbeutung an der Tagesord-
nung steht. Ähnlich miserabel stellt sich die Situation in den Bereichen Kunst und Unterhaltung dar.
Auch Mitarbeiter in Seniorenheimen und im Sozialwesen werden leider nicht angemessen bezahlt.
Viele erhalten nur ca. 1 500 Euro pro Monat, manche sogar noch weniger – und das für einen kno-
chenharten Job!

Zu Aufgabe 4: Hier ein Vorschlag, wie der Text umformuliert werden könnte:
Armutsgefahr trotz Vollzeitjob
Düsseldorf. Jede zehnte Familie in Deutschland ist einem Armutsrisiko ausgesetzt. Am stärksten
betrifft das Beschäftigte im Niedriglohnbereich, die in der Gastronomie arbeiten. Eine gestern veröf-
fentlichte Studie der Hans-Böckler-Stiftung ergab, dass gerade in dieser Branche geringe Löhne
gezahlt würden. Ähnlich stellt sich die Situation in den Bereichen Kunst und Unterhaltung dar. Auch
Mitarbeiter in Seniorenheimen und im Sozialwesen verdienen wenig. Viele erhalten für eine körper-
lich und seelisch belastende Arbeit ca. 1 500 Euro im Monat, manche auch weniger.

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22 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

Lösung (M 9)

Zu Aufgabe 1: Der Textausschnitt lässt sich folgendermaßen in indirekter Rede wiedergeben:


Der Sohn informierte seinen Vater, dass Charly gesagt habe, sein Vater habe gesagt, dass die nicht
mehr so viel mit ihnen rummeckern sollten. Der Vater wollte wissen, wer mit die gemeint sei. Darauf
antwortete der Sohn, dass es um die Lehrer gehe. Der Vater belehrte seinen Sohn, dass man in der
Schule keine Traumtänzer erziehen könne und solle. Wenn etwas noch nicht richtig oder nicht gelun-
gen sei, könne man das nicht loben, dann müsse man sagen, wie und wo es besser gemacht werden
könne. Der Sohn widersprach, dass Charly gesagt habe, sein Vater habe gesagt, gerade, wenn man
gelobt werde, mache man alles viel besser. Und wenn immer gemeckert werde, könne man gar
nichts mehr. Der Vater stellte fest, dass immer etwas da sein müsse, das man loben könne. Das sei
der Anlass, erklärte er. Der Sohn fragte nach, ob ein Kuchen auch ein Anlass sei. Der Vater entgeg-
nete, dass auch ein Kuchen ein Anlass sein könne. Der Sohn kritisierte, dass der Vater die Mutter aber
am Sonntag nicht gelobt habe. Darauf antwortete der Vater, dass er den Kuchen doch mit Appetit
gegessen habe. Und er meinte, dass er wohl irgendwas gesagt hätte. Der Vater bestätigte, dass er
gesagt habe, dass der Kaffee zu dünn sei. Der Vater bekräftigte, dass er vermutlich auch zu dünn
gewesen sei. Der Sohn hakte nach, ob er immer zu dünn sei. Das verneinte der Vater und erklärte,
dass die Mutter ihn normalerweise genau richtig mache. Der Sohn bemängelte, dass der Vater dann
nie was sage. Der Vater verteidigte sich, dass es ja wohl das Normale sei, wenn etwas richtig gemacht
werde. Wenn etwas vom Normalen abweiche, dann mache man darauf aufmerksam, stellte er fest.

Lösung (M 10)

Zu Aufgabe 1: Die Texte können so ergänzt werden:


1. Der Chef ermahnte den verspäteten Mitarbeiter, dass er in dieser Woche schon zum vierten Mal zu
spät sei. Er fragte ihn, was er daraus schließe. Der Mitarbeiter entgegnete, dass Donnerstag sei.
2. Samstagmittag kam der Chef auf die Baustelle und teilte den Mitarbeitern mit, dass er eine gute
und eine schlechte Nachricht für sie habe. Er erläuterte ihnen, dass sie am nächsten Tag nicht
arbeiten müssten. Allerdings forderte er, dass sie bis zum nächsten Tag fertig werden müssten.
3. Ein neu eingestellter Straßenarbeiter hatte den Auftrag bekommen, die Leitplanke am Straßen-
rand zu streichen. Am ersten Tag schaffte er 100 Meter, am zweiten 50 Meter und am dritten noch
20 Meter. Der Chef fragte ihn, warum er nicht weitergekommen sei. Er erklärte, dass sein Farbei-
mer so weit weg sei und er deshalb nicht schneller hätte arbeiten können.
4. Ein Unternehmer erkundigt sich bei einem anderen Unternehmer, warum seine Arbeiter immer
so pünktlich seien. Dieser verrät ihm, dass es bei seiner Firma nur 20 Parkplätze für 30 Mitarbeiter
gebe.
5. Beim Vorstellungsgespräch will der Bewerber als Erstes wissen, wie viel er verdienen könne. Der
Chef antwortet ihm, dass er 1 500 Euro bekommen könne. Der Mann beschwert sich, dass das zu
wenig sei. Der Chef tröstet ihn, dass das Gehalt später erhöht werde. Daraufhin antwortet der
Bewerber dem Chef, dass er dann lieber später wiederkomme.

Zu Aufgabe 2: Zu den Aussageabsichten passen beispielsweise folgende Wörter:


➜ eine Frage stellen: sich erkundigen, wissen wollen, fragen
➜ eine Antwort geben: antworten, entgegnen, erwidern
➜ etwas kritisieren: bemängeln, bezweifeln, ablehnen, in Zweifel ziehen
➜ seine Meinung äußern: glauben, meinen, finden, überzeugt sein von, einwenden
➜ etwas mitteilen: sagen, erklären, darstellen, anmerken, feststellen
➜ etwas vorschlagen: anregen, empfehlen, anraten

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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 23 von 28

Lösung (M 11)

Zu Aufgabe 1: So lassen sich die Betreffzeilen formulieren:


1. Kündigung des Telefonvertrags
2. Buchung eines Doppelzimmers für zwei Nächte
3. Bewerbung um einen Ausbildungsplatz als Bürokaufmann
4. Bitte um Kostenvoranschlag für Autoreparatur
5. Bestellung des aktuellen Veranstaltungsprogramms
6. Bitte um einen Gesprächstermin
7. Einladung zu meiner Geburtstagsfeier

Zu Aufgabe 2: Weitere Tagesordnungspunkte können sein:


➜ Präsentation des Budgets
➜ Rückmeldung über Zusammenarbeit mit der neuen Zweigstelle
➜ Besprechung der Urlaubsplanung

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24 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

M 12
Gesundheit am Arbeitsplatz –
ein Protokoll verfassen
Die Auszubildenden der Krampmann GmbH nehmen an einem
Seminar zur Gesundheit am Büroarbeitsplatz teil. Hier ist ein Aus-
zug aus der Fortbildung.

TOPs:

© Thinkstock
– Gesundheitsgefahren im Büro
– Ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes
– Gesundheitsfördernde Verhaltensmaßnahmen

Seminarleiter: Guten Tag, ich begrüße Sie zu unserer heutigen Veranstaltung zum Thema „Gesund-
heit am Büroarbeitsplatz“. Welche besonderen gesundheitlichen Beanspruchungen bringt eine
Schreibtischtätigkeit eigentlich mit sich?
Elena: Ich habe manchmal Kopfschmerzen, wenn ich zu lange am PC arbeite.
5 Fadil: Viele Kollegen im Büro haben was mit dem Rücken.
Judith: Ja, meine Mutter auch, die ist Sekretärin bei Baukämper. Die hatte schon zwei Bandscheiben-
vorfälle.
Seminarleiter: In der Tat kommen Kopfschmerzen, Sehstörungen und Rückenbeschwerden beson-
ders häufig vor. Das liegt daran, dass häufig stundenlang in der gleichen Sitzhaltung am Bildschirm
10 gearbeitet wird. Deshalb ist es wichtig, einen Büroarbeitsplatz ergonomisch auszustatten. Was
könnte man da machen?
Judith: Auf jeden Fall ein verstellbarer Stuhl.
Brit: Und der darf auch nicht wackeln. Wenn der schon älter ist, dann ist ja meist die Lehne lose und
lässt sich hin- und herbewegen.
15 Svenja: Mit Rollen und bequemer Polsterung.
Mark: Und ein großer Schreibtisch mit viel Platz, also keiner Platte hinten oder so. Also so, dass man
die Beine noch bewegen kann.
Seminarleiter: Da haben Sie schon viele wichtige Punkte genannt. Auch für den Bildschirm selbst
gibt es einige Regeln. So sollte die Bildschirmdiagonale mindestens 17 Zoll betragen. Ein Computer-
20 tisch sollte so tief sein, dass man einen Abstand zum Bildschirm von 800 mm hat. Und ...
Fadil: Und nicht in die Sonne gucken. Also, der PC sollte nicht direkt vorm Fenster stehen. Weil das
blendet.
Seminarleiter: Da haben Sie recht. Außerdem muss man darauf achten, dass die Bildschirmoberflä-
che entspiegelt ist. Aber nicht nur die Ausstattung des Büros ist wichtig, auch Ihr Verhalten kann
25 gesundheitsfördernd wirken. Sie brauchen abwechslungsreiche Bewegungsabläufe und Pausen von
der Bildschirmarbeit im Sitzen. Wie können Sie mehr Bewegung in Ihren Arbeitsalltag integrieren?
Anja: Mal aufstehen.
Kevin: Vielleicht im Stehen telefonieren?
Judith: Meine Mutter hat ’nen Stehtisch im Büro.
30 Seminarleiter: Ein Stehtisch ist eine gute Möglichkeit, für abwechslungsreiche Körperhaltung zu sor-
gen. Auf jeden Fall sollten Sie zwischendurch aufstehen, mal zum Kopierer gehen, den Kollegen im
Büro nebenan persönlich aufsuchen, statt nur anzurufen. Auch gezielte Gymnastikübungen sind wir-
kungsvoll. Damit wollen wir uns auch nach der Pause beschäftigen ...

Aufgaben
1. Tragen Sie zusammen, welche Regeln und Kriterien für ein Ergebnisprotokoll Sie kennen.
2. Lesen Sie den Auszug aus dem Seminar. Erstellen Sie ein Ergebnisprotokoll.
3. Bilden Sie Kleingruppen und lesen Sie sich Ihre Protokolle vor. Überprüfen Sie, ob Ihre Texte den
Kriterien eines Protokolls entsprechen.

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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 25 von 28

Erläuterung (M 12)
Dieses Material dient als Vorbereitung auf die Klausur. Die Schüler wiederholen die Merkmale eines
Protokolls und formulieren zu einem Auszug aus einem Seminar zum Thema „Gesundheit am Büro-
arbeitsplatz“ ein Ergebnisprotokoll. Einen Protokollkopf müssen die Schüler nicht erstellen.

Lösung (M 12)

Zu Aufgabe 1: Folgendes ist beim Verfassen eines Ergebnisprotokolls zu beachten:


• Protokollkopf mit Informationen über Datum, Zeit, Ort, Anlass der Besprechung, Thema, Teilneh-
mer, Name des Protokollanten
• klare Struktur (an den Tagesordnungspunkten orientieren)
• es ist vollständig und enthält die wichtigsten Informationen
• Zeitform: Präsens oder Präteritum
• objektiv und sachlich
• enthält keine Wertungen
• keine Ich-Form
• verkürzte Ausdrucksformen (z. B. Nominalisierungen)
• Wiedergabe von Redebeiträgen in indirekter Rede
• am Ende: Unterschrift des Protokollführers

Zu Aufgabe 2: Hier eine Musterlösung für ein Ergebnisprotokoll:

TOPs:
1. Gesundheitsgefahren im Büro
2. Ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes
3. Gesundheitsfördernde Verhaltensmaßnahmen

1. Gesundheitsgefahren im Büro
Büroangestellte leiden häufig unter Kopf- und Rückenschmerzen sowie Sehstörungen. Das liegt
daran, dass die Arbeitnehmer zu lange in der gleichen Haltung vor dem Bildschirm sitzen.

2. Ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes


Hilfreich ist eine ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes. Der Bürostuhl sollte nicht wackeln,
höhenverstellbar und rollbar sein. Auch eine bequeme Polsterung ist wichtig. Der Schreibtisch
sollte hinten offen sein, sodass man Bewegungsfreiheit für die Beine hat. Ein Computertisch sollte
so tief sein, dass man 800 mm Abstand zum Bildschirm hat. Ein Bildschirm sollte mindestens eine
Diagonale von 17 Zoll haben.

3. Gesundheitsfördernde Verhaltensmaßnahmen
Arbeitnehmer sollten für mehr Bewegung im Arbeitsalltag sorgen. Telefonate können im Stehen
erledigt werden. Dafür ist ein Stehtisch gut geeignet. Außerdem sollten die Arbeitnehmer öfter
ein paar Schritte gehen, zum Beispiel zum Kopierer. Auch Gymnastik ist zu empfehlen.

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26 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

M 13
Ein Ergebnisprotokoll verfassen –
Vorschlag für eine Klausur
In der Schokoladenfabrik Caramello trifft sich am 15.4.2013 eine Arbeitsgruppe, um das Programm
für die Schülerpraktikanten zu planen. An der Besprechung nehmen Mehmed Özdemir (Auszubil-
dendenvertretung), Katja Haarmann (Personalabteilung), Julia Zerg (Abteilung Öffentlichkeitsarbeit)
sowie Beate Klein (Sekretärin) teil. Geleitet wird die Sitzung von Hannah Dahl, der Ausbildungskoor-
dinatorin.
Dahl: Liebe Kollegen, wir wollen heute das Programm für die
Schülerpraktikanten besprechen. Die Praktikanten werden
vom 1. bis 20. Juni hier sein. Es werden vier Jungen und ein
Mädchen kommen.

© Thinkstock
5 Özdemir: Werden sie verschiedene Programme durchlaufen?
Haarmann: Ich denke nicht. Sie sollen doch alle einen allge-
meinen Eindruck von den Arbeitsabläufen in unserer Firma
bekommen.
Özdemir: Meinen Sie, das Mädchen hat Lust, in der Fabrikhalle zu stehen? Die Mädels wollen doch
10 alle ins Büro und sich bloß nicht dreckig machen.
Dahl: Das stimmt so nicht. Bei uns arbeiten viele Frauen in der Produktion. Ich finde auch, dass alle
das gleiche Programm machen sollten. Aber lassen Sie uns kurz abstimmen. Wer ist dafür? Wer ist
dagegen? – Gut, vier Stimmen für das gleiche Programm, eine dagegen. Nun müssen wir überlegen,
wie das Programm aussehen soll. Haben Sie Vorschläge?
15 Haarmann: Na ja, so reinschnuppern in die verschiedenen Abteilungen; drei, vier Tage hier, drei Tage
dort. Muss man halt einen Plan machen.
Zerg: Ich würde zuerst mal eine Infoveranstaltung zum Aufbau des Unternehmens, zu den Aufgaben
der verschiedenen Abteilungen und so weiter anbieten.
Klein: Ja, mit Produktverkostung. Das kommt immer gut an.
20 Özdemir: Das motiviert auf jeden Fall, wenn man mitkriegt, dass wir hier richtig leckere Sachen her-
stellen.
Dahl: In Ordnung. Es wird also eine Infoveranstaltung mit Verkostung geben. Danach lernen die
Schüler die verschiedenen Abteilungen kennen.
Özdemir: Ich finde, jeder Praktikant sollte von einem Azubi betreut werden. Die Schüler trauen sich
25 eher, uns etwas zu fragen. Und wir Azubis wissen ja, wie’s hier läuft.
Haarmann: Das finde ich eine gute Idee. Zumal wir auch kaum Personalreserven haben, um für eine
umfangreiche Betreuung durch andere Mitarbeiter zu sorgen.
Klein: Na ja, und die jungen Leute sind einfach auch näher dran an den Schülern.
Dahl: Gut, also fragen wir die Auszubildenden, wer sich gern um einen Praktikanten kümmern
30 möchte. Vielleicht betreuen immer zwei einen Praktikanten, dann können sie sich die Arbeit teilen.
Haarmann: O. k., ich kümmere mich drum. Bis Anfang Mai habe ich die Leute zusammen. Wie soll
denn der Gesamtablauf des Praktikums aussehen? Wie wäre es, wenn sie in jeder Abteilung eine
Woche bleiben ...
Özdemir: Das kommt nicht hin. Sie bleiben ja insgesamt nur drei Wochen. Und wir haben vier Abtei-
35 lungen. Also maximal drei Tage in einer Abteilung. Und dann noch ein paar Tage zur freien Auswahl,
wo sie gern noch mehr erfahren wollen.
Dahl: Ich denke, sie sollten zuerst die Produktionsabläufe kennenlernen, danach den Verkauf, die Pro-
duktentwicklung und das Marketing. Ich werde in den einzelnen Abteilungen nachfragen, ob es
irgendwelche besonderen Termine gibt, die zu beachten sind. Danach werde ich einen Ablaufplan
40 erstellen und Ihnen diesen bis nächste Woche zumailen. In unserer nächsten Sitzung am kommen-
den Donnerstag können wir den Plan dann diskutieren.

Aufgaben
1. Erstellen Sie eine Gliederung für ein Protokoll. Ordnen Sie die Ergebnisse aus der Teamsitzung
diesen Gliederungspunkten zu.
2. Formulieren Sie ein Ergebnisprotokoll zur Teambesprechung. Formulieren Sie auch den entspre-
chenden Protokollkopf.

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II Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 Protokoll 27 von 28

Erläuterung (M 13)
In der Klausur wenden die Schüler das Gelernte an, indem sie anhand eines Auszugs aus einer
Besprechung ein Ergebnisprotokoll formulieren.

Lösung (M 13)

Zu Aufgabe 1: So könnten die Notizen zu dieser Sitzung aussehen:


Information über Schülerpraktikanten
– vier Jungen, ein Mädchen
– vom 1. bis 20. Juni im Betrieb
Ablauf des Praktikums
– alle durchlaufen die gleichen Stationen (Abstimmung: 4:1 für das gleiche Programm für alle)
– Infoveranstaltung mit Produktverkostung
– maximal drei Tage in jeder Abteilung
– restliche Tage zur freien Wahl der Abteilung
– Start: Produktionsabteilung, danach Verkauf, Produktentwicklung, Marketing
– Frau Dahl: erkundigt sich über anstehende Termine in den Abteilungen, erarbeitet Ablaufplan
– Ablaufplan bis zur nächsten Woche per Mail an alle
– Diskussion des Plans in der nächsten Sitzung am kommenden Donnerstag
Betreuung der Praktikanten
– je zwei Azubis kümmern sich um einen Praktikanten
– Frau Haarmann: bis Anfang Mai: Erstellung einer Liste der Betreuungsteams

Zu Aufgabe 2: Hier ein Beispiel für ein Ergebnisprotokoll:


Veranstaltung: Sitzung der Arbeitsgruppe Schülerpraktikum
Datum: 15.4.2013
Teilnehmer: Hannah Dahl, Katja Haarmann, Beate Klein, Mehmed Özdemir, Julia Zerg
TOP: Planung des Schülerpraktikums
Vom 1. bis 20. Juni kommen fünf Schülerpraktikanten in den Betrieb, vier Jungen und ein Mädchen.
Es wurde darüber abgestimmt, ob alle das gleiche Programm durchlaufen (vier Ja-Stimmen, eine
Nein-Stimme). Die Praktikanten beginnen ihr Praktikum mit einer Informationsveranstaltung mit Ver-
kostung. Danach durchlaufen sie die verschiedenen Abteilungen. Sie bleiben jeweils drei Tage in
einer Abteilung. Die restliche Zeit verbringen sie in einer Abteilung ihrer Wahl. Erste Station ist die
Produktion, danach folgen Verkauf, Produktentwicklung und Marketing.
Frau Dahl erkundigt sich in den Abteilungen nach eventuell anstehenden Terminen und erstellt einen
Ablaufplan für die Praktikanten. Sie verschickt diesen Plan bis Anfang der Woche per Mail. In der
kommenden Sitzung am nächsten Donnerstag wird der Plan diskutiert.
Herr Özdemir schlug vor, dass die Praktikanten jeweils von zwei Auszubildenden betreut werden
sollten. Dieser Vorschlag wurde angenommen. Frau Haarmann erstellt bis Anfang Mai eine Liste der
Betreuungsteams.
Unterschrift des Protokollanten:

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28 von 28 Protokoll Schriftlich kommunizieren • Beitrag 22 II

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