Les logiciels de

gestion de stock
Un stock est utile à de nombreux acteurs économiques :

 Pour le commerçant : il est une sécurité pour garantir la disponibilité des produits et satisfaire plus
rapidement ses clients
 Pour le distributeur : il permet de regrouper des produits d’origines diverses
 Pour l’industriel : il rend plus indépendantes les différentes étapes d’une production et réduit les
conséquences d’un retard
 Pour l’acheteur : il permet d’améliorer les conditions d’achat en passant de grosses commandes. Il
peut même avoir un but totalement spéculatif
 Pour le marketing : il permet de personnaliser les produits en différenciant au dernier moment des
produits communs

Cette notice vous éclaire sur les possibilités offertes par les logiciels de gestion de stocks.

Pourquoi réduire ses stocks?

Pour l’entreprise le stock coûte cher :

 Il présente un risque de pertes par obsolescence, détérioration, vol ou destruction.

 Il présente un risque pour l’environnement (intoxication, incendie, pollutions) : les taux
d’augmentation du coût des assurances et des mesures de protection progressent
exponentiellement à chaque nouveau seuil de risques engendrés par chaque nouveau seuil de
volume des stocks.
 Ses coûts de possession sont proportionnels aux volumes stockés : les coûts des bâtiments et de la
maintenance, des équipements et des protections, des salaires et des charges sociales.
 Il impacte directement le Besoin en Fond de Roulement (BFR) et réduit les liquidités de l’entreprise.
Il devient impératif d’agir simultanément, en « juste à temps », sur la date d’entrée en stock des
matières, le cycle de leur transformation et la livraison des produits finis aux clients. Cette fluidité
améliore la trésorerie des entreprises en réduisant le temps de transformation des éléments de
l’actif (stocks, immobilisations et créances clients) en liquidités.
Les mécanismes
« Gérer les stocks » consiste à contenir la variation des niveaux de stock entre un niveau minimum calculé,
qui évite à nos clients de manquer de matières ou de produits finis, et un niveau maximum imposé par le
financier, qui préserve les liquidités financières de l’entreprise.
Le niveau minimum des stocks est calculé en fonction des consommations et des variations qui peuvent se
produire sur chaque article durant le délai de livraison des fournisseurs majoré d’un risque d’allongement
du délai possible.

Les variations de consommation dépendent d’une plus ou moins grande justesse des prévisions des
besoins. La prévision est un exercice difficile qui utilise les outils de statistiques mais qui laisse toujours une
part importante à l’incertitude liée à des influences internes et externes plus ou moins prévisibles.
Il est évident que l’ordinateur sera d’une aide précieuse dans le calcul statistique. Les variations des délais
de livraison dépendent de la capacité des fournisseurs à respecter leurs engagements de délais. Le bon
choix de l’acheteur est bien sûr essentiel et l’ordinateur nous aidera aussi à suivre le respect des délais
d’un grand nombre de livraisons.

Le niveau maximum des stocks est calculé en fonction des variations de consommation qui peuvent se
produire sur chaque article durant le délai entre deux commandes passées aux fournisseurs.
Comme nous l’avons vu précédemment, cette variation de consommation dépend d’une plus ou moins
grande justesse des prévisions des besoins.

En résumé, pour maîtriser les mécanismes de régulation des stocks, nous allons essayer de maintenir le
plus possible le niveau des stocks de chaque article entre les deux bornes maxi et mini qui lui sont propres.

Cette maîtrise s’appuiera sur l’aide de l’informatique pour :

 Fiabiliser la justesse des informations sur les niveaux de stock : fiabilité et temps réel dans la tenue
des entrées et des sorties de marchandises qui mouvementent les variations de stock
 Utiliser les outils de la statistique sur un grand nombre d’informations de consommation des
besoins sur plusieurs années (minimum 3 années)
 Mesurer les écarts entre les dates de livraison réelles et promises par les fournisseurs

Comment réduire les niveaux de stock ?

Pour réduire les niveaux de stock, nous devons réduire les niveaux mini et maxi du stock de chaque article,
ce qui revient à positionner au mieux le minimum et réduire l’écartement entre ces deux niveaux.
L’acheteur va nous aider à positionner le niveau mini au plus bas, car lui seul tient les cartes en main par le
bon choix des fournisseurs. Le fournisseur ad hoc est celui qui livre le plus rapidement et qui maîtrise le
mieux ses délais de livraison. Dans un temps plus court et avec un délai plus fiable, les aléas de
consommation sont plus faibles et le stock de sécurité est au plus bas.

L’acheteur va là aussi nous aider à positionner le niveau maxi au plus bas. Pour ce niveau, le fournisseur
ad hoc est celui qui est le plus agile, c’est-à-dire capable de nous réapprovisionner le plus souvent possible
et par plus petits lots.
Nous nous appuierons aussi sur les performances de l’ordinateur pour déclencher au bon moment une
nouvelle commande aux fournisseurs.
Fonctions attendues
Les logiciels de gestion des stocks débordent d’ingéniosité pour faciliter le travail du gestionnaire des
stocks et de l’approvisionneur. Les applications du marché fournissent un plus ou moins grand nombre
d’applications telles que le contrôle des stocks, le réapprovisionnement, la surveillance des délais et la
relance des fournisseurs, la comptabilisation des stocks, la prévision des besoins et des ventes ou encore
l’ordonnancement des factures des fournisseurs.
Il existe aussi une multitude de fonctions détaillées (encadré ci-dessous).

Il existe aussi une multitude de fonctions détaillées :

 Calculer les stocks disponibles, réservés, en attente, excédentaires

 Différencier l’unité de stockage et l’unité utilisée par le fournisseur pour livrer et facturer
 Calculer des quantités multiples de conditionnement
 Différencier les articles commercialisables de ceux qui sont bloqués, de ceux à épuiser avant
d’en servir de nouveaux ou de ceux à détruire ou à réparer
 Repérer les articles dans leurs différents emplacements de stockage et gérer le « FIFO »
 Gérer les inventaires
 Réserver une partie du stock pour une demande à terme
 Aménager les nomenclatures pour utiliser les codes à barres et les codes internes
 Choisir pour chaque article la méthode de gestion la mieux adaptée : sur point de commande ou
à date fixe, en repérant et en prenant en compte ou non les demandes exceptionnelles, en
déterminant les stocks de sécurité…
 Editer le bon de commande, l’état des livraisons en retard, la lettre de relance, la couverture des
stocks
 Editer les écarts sur consommation, les écarts sur prix
 Classifier par « la méthode ABC », soit sur les valeurs de la demande annuelle soit sur la
fréquence de la demande (nombre de lignes)
 Trier les informations par critères
 Surveiller les délais, constater les retards de livraison, alerter si une commande n’est pas
déclenchée dans un temps admis
 Valoriser les stocks et les mouvements à sa convenance et de plusieurs façons possibles suivant
les usages (au PMP, au prix STD, au dernier prix d’achat connu…)
 Affecter les mouvements de stocks (entrées et sorties) dans les différents registres de
comptabilité : ventes, reprises, écarts d’inventaires, casses, déchets et démarques, retours chez
fournisseurs
 Enregistrer les modes de règlement aux fournisseurs, les possibilités d’être payé en devises
étrangères
 Prévoir la répartition du montant des factures des transporteurs, transitaires et agréés en douane
au prorata des valeurs, des volumes ou des masses
 Editer des factures pro-forma
 Prévoir, pour chaque article stocké, la mémorisation de l’historique des demandes, par magasin
principal et secondaire, pendant deux et même trois années sur des articles très saisonniers
 Mémoriser les demandes non servies et les demandes exceptionnelles
 Prévoir suivant des modèles de consommations régulières, erratiques
 Calculer les moyennes mobiles, les moindres carrés, le lissage exponentiel, les indices de
saisonnalité, l’intervalle de confiance
 Editer les écarts entre consommation et prévisions
 …
Liste non exhaustive de logiciels

Le tableau ci-dessous expose un comparatif des fonctionnalités de quelques logiciels de gestion de stock.
Attention, cette liste n’est pas exhaustive.