Caso 2

CONSTRUYA UNA PROPUESTA DE
DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO PARA EL

CASO PROPUESTO
COMUNICACION TECNICA Y PROFESIONAL
Gilbert Stalin Zambrano Cedeño

Contenido
1. Identificar los roles de la administración de documentos..............................3

1.1. Actores.....................................................................................................3
1.2. Roles y tipos de acceso documentales.....................................................3
2. Analizar el uso de los documentos.................................................................4
2.1. Modelo de Comunicación........................................................................6
2.2. Gestión de la comunicación.....................................................................6
3. Planear la gestión de documentos..................................................................7
4. Planear cómo se mueve el contenido de una ubicación a otra:......................7
5. Planear los tipos de contenido........................................................................8
5.1. Reglas para nombrar y etiquetar documentos..........................................8
6. Planear flujos de trabajo...............................................................................10
7. Planear la gobernanza del contenido............................................................11
7.1. Reglas de uso..........................................................................................11
7.2. Funcionalidades......................................................................................11
8. Planear directivas.........................................................................................13
Estrategia de comunicación y gestión documental de la Empresa MAELSA
sobre la plataforma GOOGLE APPS FOR WORK
1. Identificar los roles de la administración de documentos
1.1. Actores
Actores involucrados en la estrategia de comunicación y gestión documental para la
implementación del proyecto en la empresa MAELSA.
Tabla 1
Representación de los interesados
Número de interesados Cargo
Interesado 1 Gerente
Interesado 2 Presidente Junta de Accionistas
Interesado 3 Director General de Comercialización
Interesado 4 Director de Comercialización Of. Quito
Interesado 5 Director de Comercialización Of. Guayaquil
Interesado 6 Director de Comercialización Of. Cuenca
Interesado 7 Director de Comercialización Of. EEUU
Interesado 8 Director de Comercialización Of. España
Interesado 9 Director General Financiero
Interesado 10 Director General de Sistemas
Interesado 11 Director General de la Fábrica
Interesado 12 Jefe General de Bodega
1.2. Roles y tipos de acceso documentales

De acuerdo al ciclo de vida del documento los tipos de accesos definidos para cada uno de los
actores son:
Tabla 2
Roles y accesos a documentos del proyecto
Actores Acceso Documental Rol
Lectura / Comentario El usuario tiene permiso para visualizar y comentar documentos
Interesado 1
Archivo El usuario tiene permiso para generar un archivo dentro de su departamento
Interesado 2
Interesado 3 Verificación El usuario tiene permiso revisar documentos
Creación El usuario tiene permiso para crear documentos
Edición El usuario tiene permiso para editar documentos
Interesado 10 Eliminación El usuario tiene permiso para eliminar documentos
Verificación El usuario tiene permiso revisar documentos
Archivo El usuario tiene permiso para generar archivos
2. Analizar el uso de los documentos

Se presenta a continuación el análisis de los documentos que serán generados con base a la
Matriz de comunicaciones para la resolución del caso de la empresa MAELSA
Tabla 3
Roles y accesos a documentos del proyecto
Tipo de Documento Descripción Relación Frecuencia

Invitación para Socialización del Interesado 1 Mensual
gestión del Proyecto proyecto de Interesado 2
implementación de Interesado 3
computación Interesado 9
en la nube (Cloud Interesado 10
Computing) para le Interesado 11
empresa Interesado 12
Comunicar el estado de
Convocatoria cómo se encuentra Interesado 1
Mensual
Análisis situacional laborando la empresa, Interesado 2
su estructura funcional.
Mostrar avances de la
Informe desarrollo de Interesado 3
etapa de Diseño del Mensual
Diseño Interesado 10
proyecto
Invitación a Interactuar con los Interesado 3
participar en la etapa interesados para Interesado 9
Trimestral
de desarrollo del obtener aportes en el Interesado 10
proyecto desarrollo Interesado 11
Diagnóstico del
Convocatoria para
proyecto en su Interesado 10
componente de la Mensual
funcionalidad en sus
etapa de pruebas
diferentes etapas
Análisis del avance del
proyecto en su etapa de Interesado 3
Informe de validación
validación por medio Interesado 10 Mensual
de proyecto
de los directores de la Interesado 11
empresa MELSA
Interesado 1
Interesado 2
Presentación y Presentación del Interesado 3
capacitación del proyecto y capacitación Interesado 9 Semanal
proyecto a cada una de la áreas Interesado 10
Interesado 11
Interesado 12
2.1. Modelo de Comunicación
En esta imagen es posible apreciar de manera clara y esquemática en qué consiste el modelo
de la comunicación, el que han modificado y replanteado diferentes teóricos de la
comunicación y lenguaje.
2.2. Gestión de la comunicación
Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más
importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías
actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan
demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada
y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.
3. Planear la gestión de documentos

El programa será implementado en un lapso de un año, el cual estaría divido en cuatro fases
trimestrales la mismas que son análisis, diseño, codificación y pruebas. El plan de
comunicaciones fue elaborado a partir de los interesados del proyecto de la empresa
MAELSA por lo cual se diseñó la tabla con la organización de documentos tomando en
cuenta que el soporte para el director del proyecto es el director de software.
Tabla 4
Organización de los documentos
Carpeta Fase 1 Carpeta Fase 2
 Requerimientos del sistema  Presentación de reuniones
 Plan de Comunicaciones  Mensuales
 Presentación de reuniones  Reuniones
 Mensuales  Mensuales
 Reuniones  Informes de avances
 Mensuales  Trimestrales
 Informes de avances  Manual de usuarios
 Trimestrales  Trimestrales
Carpeta Fase 3 Carpeta Fase 4
 Presentación de reuniones  Presentación de reuniones
 Quincenales  Quincenales
 Reuniones  Reuniones
 Mensuales  Quincenales
 Informes de avances  Informes de avances
 Mensuales  Mensuales
4. Planear cómo se mueve el contenido de una ubicación a otra:

Mediante el análisis de documentos se establece la movilidad de los siguientes documentos:
Informes de avance de proyecto: Los informes de avance de proyecto serán generado en la

carpeta borradores, aquí se podrán realizar las modificaciones necesarias para posteriormente
ser enviados a revisión y aprobación, una vez enviados en casos de existir algún cambio se
realizar el mismo y se guardara en la carpeta de Revisados.
Manuales de Usuario: Los manuales de usuarios tiene la libertad de tener varias versiones
todo esto depende de los avances del proyecto, ya que dependiendo a cada componente se
genera cada funcionalidad
5. Planear los tipos de contenido
5.1. Reglas para nombrar y etiquetar documentos
Normalizar el nombre de los documentos relacionada con una determinada actividad, puede
sernos muy útil, por lo tanto, proponemos utilizar una regla de nombrar y etiquetar
documentos para facilitaros la tarea, de esta manera relacionaremos nuestros documentos
generados que se emiten en la empresa MAELSA.
Este documento es único y le dará el nombre de la siguiente manera:
NOMBRE REQ_MELSA_Fecha
Formato: El documento será elaborado en Microsoft Word y enviados a los destinatarios en

formato PDF
Metadatos: La información llevara autor, nombre del documento, fecha de creación y fecha
de modificación.
Acta de Reunión
Este documento será elaborado a la final de cada reunión realizada
NOMBRE ACT REUNION #_MAELSA_Fecha

formato PDF
de modificación.
Convocatoria
Este documento será elaborado tres días laborables antes del evento
NOMBRE CONVOCATORIA#_MAELSA_Fecha
formato PDF
Metadatos: La información llevara autor, nombre del documento y fecha de creación
Presentación de Reunión
Este documento será elaborado a la final de cada presentación realizada
NOMBRE PRESENTACION#_MAELSA_Fecha

formato PDF
de modificación.
Informes
Este documento será elaborado a la final de cada avance realizado
NOMBRE I#_MNFORME#_MAELSA_Fecha

formato PDF
de modificación.
6. Planear flujos de trabajo
MAELSA es acercar a los interesados y el proceso, con el objeto de reducir tiempo y acelerar
la realización de un trabajo el mismo que según el ciclo deben de cumplir cada etapa. Estos
sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos.
Tabla 5
Flujos de Trabajo
Tipo de Creación Organizació Colaboració Verificació Permanenci
Documento ny n y revisión n ao
Clasificación eliminación
Requerimient Gerente y Director del Junta de
o del Sistema Director del Departament Accionista
proyecto o de Software
Acta de Director del Director del Gerente de
reunión departament Proyecto MAELSA
o de
Software
Todos los Director del
Presentación Director del Analista del Director del
interesados proyecto
de Reunión Proyecto Proyecto Proyecto
Informe de Director del Director del Gerente de
avance del Proyecto Departament MAELSA
Proyecto o de Software
Informe de Director Director del Gerente de
requisitos de Financiero Proyecto MAELSA
costo
7. Planear la gobernanza del contenido
7.1. Reglas de uso
Google Apps es una suite ofimática colaborativa y solución móvil por excelencia: usted
tendrá acceso al 100% de las funcionalidades desde cualquier navegador de Internet; a través
de funciones para compartir fáciles a utilizar. Google Apps ofrece una multitud de servicios
indispensables para todo empresa
7.2. Funcionalidades
8. Planear directivas
Una directiva de administración de la información es un conjunto de reglas para un tipo de
contenido. Cada regla de una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una
característica de directiva de administración de la información podría especificar cuánto
tiempo debe conservarse un tipo de contenido, o podría proporcionar auditoría para los
documentos. Las directivas de administración de la información permiten controlar quién
tiene acceso a la información de su organización, qué pueden hacer con la información y el
tiempo que se debe conservar la información.

Caso 2

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Caso 2

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

CONSTRUYA UNA PROPUESTA DE

DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO PARA EL

COMUNICACION TECNICA Y PROFESIONAL

Gilbert Stalin Zambrano Cedeño

1. Identificar los roles de la administración de documentos..............................3

1.2. Roles y tipos de acceso documentales

2. Analizar el uso de los documentos

Tipo de Documento Descripción Relación Frecuencia

2.2. Gestión de la comunicación

3. Planear la gestión de documentos

4. Planear cómo se mueve el contenido de una ubicación a otra:

Informes de avance de proyecto: Los informes de avance de proyecto serán generado en la

Este documento es único y le dará el nombre de la siguiente manera:

Formato: El documento será elaborado en Microsoft Word y enviados a los destinatarios en

NOMBRE ACT REUNION #_MAELSA_Fecha

Formato: El documento será elaborado en Microsoft Word y enviados a los destinatarios en

Metadatos: La información llevara autor, nombre del documento y fecha de creación

Formato: El documento será elaborado en Microsoft Word y enviados a los destinatarios en

Formato: El documento será elaborado en Microsoft Word y enviados a los destinatarios en

Das könnte Ihnen auch gefallen