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2020-09
Flujos de aprobación
© 2020 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.
Flujos de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Esta guía es para los usuarios de SAP Ariba que buscan información general sobre los conceptos y las tareas de
flujo de aprobación en Soluciones de SAP Ariba Procurement.
Esta guía trata sobre cómo aprobar y denegar solicitudes, la aprobación por correo electrónico, la delegación y la
información básica sobre las colas de aprobación.
Guías relacionadas
Flujo de aprobación
Cada aprobador (usuario, grupo o lista de usuarios) aparece en un nodo de aprobador en el diagrama. Un estado
Activo significa que el aprobador ha recibido la notificación de la solicitud para aprobarse pero aún no ha actuado
en ella. Los aprobadores activos tienen que aprobar la solicitud para desplazarla al siguiente aprobador en la
cadena de aprobación.
Aprobadores y examinadores
Un responsable de aprobación es una persona que tiene la autoridad de aprobar o denegar la solicitud. Un
examinador es una persona que no puede autorizar o denegar la solicitud.
Responsable de aprobación
Si un responsable de aprobación ha delegado la autoridad de aprobación a otro usuario, el diagrama de flujo de
aprobación aún muestra el nombre del responsable de aprobación original. Después de que el delegado apruebe o
deniegue una solicitud en nombre del responsable de aprobación original, el diagrama de flujo de aprobación
mostrará el nombre del usuario que ha aprobado o denegado la solicitud. El nombre del responsable de aprobación
original aparecerá entre paréntesis.
Examinador
Un examinador no puede realizar cambios en una solicitud, es posible que tenga que seguir el progreso de la
solicitud. Por ejemplo, un administrador de recepción puede seguir la aprobación de una compra para prepararse
para la llegada de la expedición.
Cuando hay varios responsables de aprobación, pueden solicitarse de dos maneras, En serie o En paralelo.
● En serie: Los nodos de aprobador para lo aprobadores en serie se ordenan de izquierda a derecha en el flujo de
aprobación. Cada uno de ellos sólo se notifica después de que los aprobadores de la izquierda hayan aprobado
el documento.
● En paralelo: Los nodos de aprobador para los aprobadores en paralelo se ubican en paralelo con cada otro de
forma vertical en el flujo de aprobación. Todos los aprobadores en paralelo se notifican simultáneamente
acerca del documento aprobable que necesita aprobación.
Para ayudar a los responsables a cuadrar las cargas de trabajo y procesar operaciones con mayor rapidez, pueden
enviarse solicitudes de aprobación a los usuarios que pertenecen a un grupo de autorización o una cola.
Grupo de autorización
Los miembros del grupo pueden actuar en la solicitud en nombre del grupo. Por ejemplo, cabe la posibilidad de que
algunas solicitudes de aprobación requieran una intervención o una acción por parte de un usuario administrativo,
Cola de autorización
En grandes organizaciones que tienen transacciones más complicadas, los administradores pueden crear una cola
de autorización. Una cola de autorización permite a los miembros asignados de un grupo a tomar posesión de
transacciones específicas.
Los procesos de aprobación que controlan los requisitos de aprobación para cada tipo de aprobación y cada
solicitante se crean y se actualizan por el administrador. Para solicitar un cambio de perfil de usuario, edite el perfil
actual utilizando el asistente Perfil personal .
Se utilizan los siguientes pasos para preparar y aprobar cualquier tipo de solicitud:
1. Agrega artículos en línea a la solicitud, como artículos de gastos para un informe de gastos o artículos en línea
de factura para una factura.
2. Envía la solicitud. Es posible que primero tenga que proporcionar la información de resumen, agregar
responsables de aprobación o examinadores adicionales, o resolver cualquier infracción de directriz.
3. Si la solicitud está sujeta a un proceso de aprobación, se notifica a la gente implicada en el flujo de aprobación.
No se aprueba la solicitud hasta que todos los responsables de aprobación necesarios la revisan y la aprueban.
4. Si se deniega la solicitud, puede editarla y reenviarla o retirarla.
Información relacionada
Escaladas de aprobación
Si un resposable de aprobación activo no realiza ninguna acción en la solicitud de aprobación después de un cierto
período de tiempo, se escala la solicitud al supervisor del resposable de aprobación.
● Un período de advertencia de 7 días de forma predeterminada, después del cual usted y el supervisor recibirán
un correo electrónico de recordatorio de las solicitudes pendientes en las que aún no hayan realizado ninguna
acción.
● Una escalada se desencadena en 14 días de forma predeterminada. Si ha transcurrido el período de escalada y
no ha realizado ninguna acción en una solicitud que espera la aprobación, se escala la solicitud de aprobación
al supervisor, a menos que el supervisor sea un miembro del grupo de escalada Sin escalada. La escalada de
una solicitud de aprobación añade al supervisor al flujo de aprobación de la solicitud.
Los resposables de aprobación aún pueden ver y aprobar los artículos incluso después de que haya tenido lugar
una escalada. Cuando un responsable de aprobación actúa sobre una solicitud escalada, la solicitud se elimina de
la bandeja de entrada del resto de responsables de aprobación.
Los miembros del grupo Sin escalada no reciben mensajes de escalada y la solicitud de aprobación permanece en
la lista Por hacer del resposable de aprobación moroso.
Para obtener información acerca de cómo configurar períodos de escalada, consulte la Guía de administración e
importación de datos comunes.
En función de los procesos de aprobación de su organización, puede ampliar el período de revisión de algunas
solicitudes de aprobación. Al ampliar el período de revisión se introduce una nueva fecha de escalada en la
solicitud, lo que le da más tiempo para revisarla. Debe haber iniciado sesión en la aplicación desde un navegador
Web para ampliar el período de revisión. El pulsador Prorrogar período de revisión no está disponible en
notificaciones ni en la aplicación móvil de SAP Ariba.
Las solicitudes de aprobación que permiten que los responsables de aprobación amplíen el período de revisión
incluyen el botón Ampliar período de revisión en la parte superior. Cuando se amplía el período de revisión, se
muestra la nueva fecha de escalada. Si no ve el botón Ampliar período de revisión y la fecha de escalada aún está
en el futuro, o bien su organización no permite ampliar la fecha de revisión o ésta ya se ha ampliado una vez.
Para obtener más información sobre cómo ampliar el período de revisión y cómo los administradores de procesos
de autorización pueden configurar esta función, consulte la Guía de gestión de procesos de aprobación.
Información relacionada
Inactivo significa que no se han enviado nuevos cambios ni solicitudes. Cuando se retira un documento aprobable,
el estado vuelve a En proceso. Las solicitudes que se hayan denegado o las que se hayan enviado
● Un período de advertencia de 21 días de forma predeterminada, después del cual se notifica al preparador, los
aprobadores y los examinadores de cuándo se retirará el documento aprobable.
● Un desencadenante de retirada de 28 días de forma predeterminada, después del cual se retira el documento
aprobable del flujo de aprobación. Se notifica al preparador y a los examinadores activos de la retirada.
Los miembros del grupo Administrador de clientes puede configurar períodos de retirada y períodos de
advertencia de retirada para cada tipo de documento aprobable.
Información relacionada
● Los responsables de aprobación no pueden realizar ninguna acción, a menos que el solicitante reenvíe el
documento aprobable.
Nota
Los botones Aprobar y Denegar no están disponibles para ningún aprobador, incluyendo el aprobador que
ha denegado la solicitud.
● Los responsables de aprobación paralelos que estaban activos cuando se denegó la solicitud ya no pueden
realizar acciones en el documento, ni mediante la interfaz de usuario ni por correo electrónico. El documento
aprobable se desplaza a la lista Examinar para dichos responsables de aprobación. La pestaña Flujo de
aprobación visualiza un mensaje que explica que se ha denegado la solicitud.
● Los aprobadores paralelos no reciben más notificaciones de aprobadores para la solicitud denegada. En su
lugar, el sistema envía un mensaje a los otros aprobadores activos explicándoles que se a denegado la
solicitud. (Es el mismo mensaje que se envía al solicitante.)
● Si un responsable de aprobación intenta aprobar una solicitud mediante un correo electrónico que se ha
generado antes de denegar, el sistema envía un mensaje que explica que otro responsable de aprobación ha
denegado la solicitud.
Los siguientes son tres escenarios de denegación. Consulte las cifras a medida que lea los escenarios. Al principio
de cada escenario, el aprobador 1 y el 2 son aprobadores activos.
Acciones: El aprobador 1 aprueba la solicitud y el sistema envía una solicitud de aprobación al aprobador 3. El
aprobador 2 deniega la solicitud antes de que el aprobador 3 haya realizado ninguna acción.
Resultado: Para el aprobador 3, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. El aprobador 3 no puede
realizar ninguna acción en el documento aprobable. Si el aprobador 3 intenta utilizar la aprobación por correo
electrónico para aprobar la solicitud después que el aprobador 2 la haya denegado, el sistema ignora la aprobación
y envía un correo al aprobador 3 indicando que el documento aprobable se ha denegado por otro usuario.
Escenario de denegación 2
Resultado: Para el aprobador 2, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. El aprobador 3 no recibe
una notificación de solicitud de aprobación. El documento aprobable no aparece en la lista Por hacer del aprobador
3.
Escenario de denegación 3
Acciones: El aprobador 2 deniega la solicitud antes de que el aprobador 1 haya realizado ninguna acción.
Resultado: Para el aprobador 1, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. Si el aprobador 1 intenta
utilizar la aprobación por correo electrónico para aprobar la solicitud después que el aprobador 2 la haya
denegado, el sistema ignora la aprobación y envía un correo al aprobador 1 indicando que la solicitud se ha
denegado por otro usuario. El aprobador 3 nunca recibe una notificación de solicitud de aprobación y el documento
aprobable no aparece en la lista Por hacer del aprobador 3.
Información relacionada
Preferencias predeterminadas para las notificaciones recibidas de la solución de SAP Ariba [página 13]
SAP Ariba puede configurar preferencias para que los usuarios reciban notificaciones de aprobación en
formato de texto compacto o simple.
La propiedad de aprobación por correo electrónico permite a los usuarios aprobar o denegar solicitudes de
aprobación y añadir comentarios mediante el correo electrónico, a través de la notificación de aprobación.
Nota
Si su sitio no permite la aprobación por correo electrónico, cuando reciba el mensaje de notificación, podrá
abrir la solicitud de aprobación, pero no aprobar o denegar la solicitud sin iniciar sesión en el sitio para aprobar
la solicitud.
● No puede aprobar o rechazar solicitudes desde correos electrónicos de resumen. Si configura las preferencias
de aprobación para recibir correos electrónicos de resumen, haga clic en el enlace en la notificación de
resumen para visualizar la solicitud, y luego apruebe o rechace la solicitud.
● Las notificaciones de aprobación por correo electrónico muestran el responsable de aprobación original en el
diagrama de flujo de aprobación, no el responsable de aprobación delegado. La propiedad de aprobación por
correo electrónico no permite agregar o borrar responsables de aprobación ni cambiarlos en el flujo de
aprobación.
● Si su correo electrónico de aprobación o de rechazo contiene errores (por ejemplo, un valor no válido en un
campo), el responsable de aprobación y el solicitante recibirán un correo electrónico sobre los errores y el flujo
de aprobación se bloqueará hasta que se corrijan dichos errores. Después de corregir los errores, se
desbloquea el flujo de aprobación y el aprobador puede reenviar la aprobación.
Nota
Las aprobaciones y los rechazos enviados desde direcciones no registrados en el sistema se rechazarán.
Es posible que su sitio le permita rechazar las aprobaciones de los usuarios que han recibido notificaciones por
correo electrónico reenviadas. El usuario que recibe el mensaje podrá ver la solicitud si está autorizado, pero no
podrá aprobarla ni rechazarla. Para delegar solicitudes de aprobación, tiene que delegar la autoridad de aprobación
a otro usuario. Para obtener más información, consulte Delegación de su autoridad.
Para reconciliaciones de tarjeta de compras, si es el primer aprobador, tiene que proporcionar el contenido para
finalizar el relleno de la solicitud. Por lo tanto, no puede aprobar estos tipos de documentos aprobables por correo
electrónico y tiene que iniciar sesión en su solución de SAP Ariba para finalizar el proceso de aprobación.
La notificación por correo electrónico que recibe para estas solicitudes sólo incluye un enlace a la aplicación.
La aprobación por correo electrónico no está disponible para ningún responsable de aprobación subsiguiente
incluso aunque no tenga que introducir datos adicionales ni realizar acciones adicionales. Todos los responsables
de aprobación de reconciliaciones de tarjeta de compras tienen que iniciar sesión en la aplicación para finalizar el
proceso de aprobación.
Reconciliaciones de facturas
Para las reconciliaciones de factura, si usted es el primer responsable de aprobación, generalmente tendrá que
proporcionar el contenido para acabar de rellenar la solicitud, o puede rechazarla por completo. Dependiendo del
estado de la reconciliación de factura, puede realizar acciones a partir de la notificación por correo electrónico o
utilizando su PDA.
Las acciones que puede realizar dependen del estado de la reconciliación de factura y su pertenencia al grupo:
Información relacionada
Se fijan las preferencias del usuario predeterminadas en el panel de instrucciones al hacer clic en Gestionar
Administración central , al seleccionar Administrador de personalización y al hacer clic en Preferencias del
usuario predeterminadas.
Un usuario puede ignorar los valores predeterminados al hacer clic en el nombre de usuario en la esquina superior
derecha del panel de instrucciones y al seleccionar Cambiar preferencias de notificación por correo electrónico
Información relacionada
Cómo agregar responsables de aprobación en serie o en paralelo al flujo de aprobación [página 17]
Los responsables de aprobación en serie reciben una notificación de un documento aprobable según el
mismo orden en que se agregan al flujo de aprobación; los responsables de aprobación paralelos reciben la
notificación al momento.
● Los preparadores pueden añadir aprobadores y los usuarios autorizados (como los administradores de
clientes) pueden realizar cambios en un flujo de aprobación en cualquier momento después de que la solicitud
se haya enviado y antes de que se haya aprobado.
● Los autorizadores y los usuarios autorizados en el flujo de aprobación pueden modificar el flujo.
Nota
Esta información no se aplica a los formularios creados utilizando el generador de formularios. Para obtener
información sobre flujos de formularios, consulte el tema Cómo agregar responsables de aprobación a un
documento de formulario en Creación de formularios en el centro de aprendizaje.
Se pueden visualizar y modificar los flujos de aprobación en la página Resumen del documento aprobable.
Hay un nodo de aprobación para cada aprobador en el proceso de flujo de aprobación, puede modificar el flujo de
aprobación de la siguiente manera:
● Las acciones que puede realizar al editar un flujo de aprobación dependen de su rol, de la posición del nodo del
responsable de aprobación en el diagrama y de si fue ustedo u otra persona quien agregó el nodo del
responsable de aprobación o si forma parte del flujo de aprobación predeterminado.
● Las acciones realizadas durante el tiempo en el que una solicitud tiene el estado de En proceso (como la
agregación de aprobadores) no aparecen en el resumen en la pestaña Histórico; se registran las acciones sólo
después de los cambios de estado a Enviado.
Información relacionada
Cómo agregar responsables de aprobación en serie o en paralelo al flujo de aprobación [página 17]
Cómo reorganizar o borrar responsables de aprobación en un flujo de aprobación [página 18]
Procedimiento
No seleccione ningún responsable de aprobación hasta que no haya proporcionado toda la información del
documento aprobable.
3. Realice una de las siguientes acciones:
○ Para seleccionar un responsable de aprobación específico, en el selector haga clic en la flecha desplegable
y haga clic en Buscar más. Seleccione un responsable de aprobación en el cuadro de diálogo Seleccionar
valor para responsable de aprobación y haga clic en Completado.
La solución SAP Ariba agrega el responsable de aprobación seleccionado a un nodo del responsable de
aprobación predefinido en el flujo de aprobación.
Contexto
La capacidad de agregar responsables de aprobación a un flujo de aprobación depende del rol que tenga y del lugar
en qué desee agregar el responsable de aprobación dentro del flujo, tal como se describe en la lista siguiente:
● Si es el preparador, puede agregar nuevos responsables de aprobación antes o después de los existentes o
agregarlos en paralelo en todo el flujo de aprobación.
● Si es un responsable de aprobación o un examinador, puede agregar nuevos responsables antes o después de
los existentes o agregarlos en paralelo entre ellos.
● Puede agregar un responsable de aprobación si usted está aprobando una solicitud. No puede agregar
responsables de aprobación antes de uno que ya esté realizando la solicitud ni antes de un revisor.
● Si tiene el permiso adecuado, puede agregar responsables de aprobación independientemente de si está
incluido en el flujo de aprobación.
Procedimiento
nodo.
4. Seleccione Agregar responsable de aprobación en serie o Agregar responsable de aprobación en paralelo.
Se abre el cuadro de diálogo Agregar solicitud de aprobación.
5. Proporcione la información en el cuadro de diálogo Agregar solicitud de aprobación y haga clic en Aceptar.
Resultados
Información relacionada
Contexto
Procedimiento
○ Para borrar un responsable de aprobación de una aprobación, haga clic en el botón suprimir (x).
Nota
El botón para suprimir solo está disponible en los nodos en los que tiene permiso para suprimir.
○ Para mover un responsable de aprobación, haga clic en uno de los triángulos de menú adyacentes al nodo del
responsable de aprobación que desea mover.
Aparecen círculos en el flujo de aprobación que indican los puntos a los que puede mover al responsable de
aprobación seleccionado.
b. Haga clic en el círculo al que quiere mover el nodo.
Cómo agregar responsables de aprobación en serie o en paralelo al flujo de aprobación [página 17]
Requisitos previos para delegar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios [página 24]
Cómo cambiar la configuración de delegación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación
de usuario individual) [página 27]
Si ha delegado la autoridad de aprobación a otro usuario, puede modificar la configuración de la delegación
en cualquier momento.
Cómo delegar la autoridad de aprobación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de
usuario individual) [página 28]
Puede delegar la autoridad de aprobación a otro usuario si necesita que alguien se ocupe de la aprobación
temporalmente.
Cómo configurar la delegación de autoridad de aprobación de uno a varios usuarios (multiusuario) [página
30]
Como administrador de cliente, puede asignar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios
para garantizar que uno de ellos pueda completar las aprobaciones en nombre de ese usuario.
Cómo ver delegaciones configuradas para el sitio (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de
varios usuarios) [página 31]
Puede buscar relaciones de poderdante-delegado en el área de trabajo Administrador de usuarios
Delegaciones en Ariba Administrator.
Cómo editar una relación poderdante-delegado (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios
usuarios) [página 32]
Puede editar una relación existente de poderdante-delegado para modificar el período de delegación,
actualizar el motivo de la delegación o modificar las opciones de notificación por correo electrónico.
Por ejemplo, cuando sepa que estará fuera de la oficina durante unos días, puede delegar su autoridad de
aprobación a un administrador o compañero.
Cuando usted delega la autoridad es el poderdante y el usuario a quién delega la autoridad es el delegado. El
poderdante recibe todas las notificaciones por correo electrónico generadas por el sistema que estén relacionadas
con las solicitudes que requieren su atención. El usuario puede iniciar sesión y comportarse como usted para
revisar, aprobar y denegar las solicitudes en su nombre.
Cuando un delegado recibe la notificación de parte de un poderdante, la notificación menciona la delegación para
que el delegado sepa porqué se ha enviado la notificación.
Cuando es poderdante, los delegados pueden aprobar y reconciliar todos los documentos que se han asignado al
poderdante, incluso si normalmente no tienen acceso a esos tipos de documentos. Por ejemplo, imagine que la
usuaria María Barrios es administradora de compras. Delega la autoridad al usuario José Moráguez, que no es
administrador de compras. Cuando José inicia sesión como él mismo, no puede ver las solicitudes de otros
usuarios. Pero cuando inicia sesión o se comporta como María, él puede ver y aprobar las solicitudes que María
tiene activas como representante de aprobación.
Si un poderdante aprueba una solicitud, el nombre de éste se muestra en el nodo del representante de aprobación,
seguido por el nombre del delegado entre paréntesis. Por ejemplo, el usuario DDD delega autoridad al usuario AAA,
y el usuario AAA la aprueba, como se muestra en la siguiente figura.
Información relacionada
Cómo delegar la autoridad de aprobación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de
usuario individual) [página 28]
Cómo iniciar sesión con autoridad de aprobación delegada [página 27]
Información relacionada
Requisitos previos para delegar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios [página 24]
Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a un usuario individual (delegación de usuario uno a uno)
[página 25]
Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a varios usuarios (delegación de usuario uno a varios)
[página 25]
● Revise los requisitos previos y las limitaciones aplicables para la función de delegación multiusuario. Para
obtener más información, consulte la Requisitos previos para delegar la autoridad de aprobación de un usuario
a varios usuarios [página 24] y la Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a varios usuarios
(delegación de usuario uno a varios) [página 25].
Recuerde
Después de que se active esta función en su sitio, es posible que las configuraciones existentes para las
delegaciones de aprobación ya no sean efectivas. Además, no puede volver al estado anterior para permitir
delegaciones de usuario individual. Sin embargo, puede elegir migrar las configuraciones existentes para que
sean compatibles con esta función. Para obtener ayuda sobre la migración de las delegaciones existentes,
póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba.
Nota
Puede identificar una solicitud de compra de equipo comprobando si está marcada la casilla de selección
Es solicitud de compra de equipo en la página Resumen de la solicitud de compra. Para obtener más
información sobre solicitudes de equipo y el recibo de equipos, consulte la Guía de compras para
profesionales de compras.
Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a varios usuarios (delegación de usuario uno a varios)
[página 25]
● Soluciones de SAP Ariba Procurement no envía una notificación al delegado cuando se crea la delegación.
Informar al delegado usted mismo es una buena idea, de esta manera el delegado da a conocer las
notificaciones de aprobación en su nombre.
● Un delegado no puede delegar la autoridad al responsable de aprobación de nuevo si sólo falta un día para la
fecha de inicio.
● Puede tener solamente una delegación configurada a la vez. Si crea una delegación, no puede crear otra hasta
que el periodo de la primera delegación haya pasado.
● Algunos procesos de aprobación de su organización se pueden configurar para evitar que los delegados
aprueben sus propias solicitudes cuando el poderdante sea su supervisor.
● No se admiten las cadenas de delegaciones (también conocidas como "delegaciones de anidamiento"). Una
cadena es donde el usuario A delega al usuario B y el usuario B delega al usuario C. Cuando esto ocurre, el
usuario C no puede actuar como usuario A; solo el usuario B puede actuar como usuario A.
● Con la excepción de solicitudes de compra y recibos, la solución de SAP Ariba no evita que los usuarios
delegados puedan editar un documento aprobable simultáneamente. Los usuarios delegados deben
asegurarse de que no trabajan a la vez en el mismo documento para evitar errores imprevistos.
● La ficha Visto recientemente en el panel de instrucciones no conserva la lista de documentos vistos por el
usuario delegado anterior o el poderdante. En estos casos, los usuarios deben acceder a los documentos
adecuados desde la ficha Mis documentos.
● Los carritos de la compra no conservan las solicitudes de compra guardadas por los delegados cuando ellos u
otros delegados vuelven a iniciar sesión. De forma similar, cuando los delegados actúan en nombre de sus
poderdantes, no pueden encontrar las solicitudes de compra de los poderdantes en el carrito de la compra. Por
lo tanto, para acceder a las solicitudes de compra en procseo creadas por un usuario (delegado o poderdante),
los usuarios deben iniciar sesión como poderdante y visualizar esas solicitudes de compra en la lista Por hacer
en el panel de instrucciones.
● Al crear o aprobar solicitudes de compra agregadas, es posible que los usuarios delegados encuentren errores
imprevistos. Se recomienda que los usuarios delegados no creen y gestionen solicitudes de compra agregadas.
Contexto
Procedimiento
Resultados
Los delegados ya no tienen la opción de actuar como usted y aprobar las solicitudes que se le envían.
Información relacionada
Cuando otro usuario le delega la autoridad de aprobación, puede iniciar sesión y actuar como ese usuario.
Procedimiento
Después de hacer clic en Inicio de sesión, se abre la página Actuar como usuario, que lista su nombre y los
nombres de los otros usuarios que le han delegado la autoridad de aprobación.
2. Haga clic en el nombre del usuario como el que quiera actuar.
Resultados
Un mensaje de bienvenida muestra su nombre y el nombre del poderdante aparece en el campo En calidad de.
Puede aprobar solicitudes y reconciliar documentos enviados al poderdante.
Pasos siguientes
Después de realizar las tareas de aprobación, para parar de actuar como poderdante y volver a actuar como usted,
haga clic en Detener en el campo Actuar como.
1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre de usuario y seleccione
Preferencias Delegar autoridad .
Resultados
Se envía una solicitud de delegación para su aprobación. Los cambios que realiza surten efecto sólo si se aprueba
completamente la solicitud.
Información relacionada
Contexto
Cuando crea una delegación, la envía para su aprobación. Una delegación no tiene efecto a menos que se apruebe
completamente.
Procedimiento
1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre de usuario y seleccione
Preferencias Delegar autoridad .
Opción Acción
Delegado Seleccione un nombre de las opciones disponibles o haga clic en Buscar más para seleccionar
un nombre diferente.
Motivo de delegación Introduzca el motivo por el que delega la autoridad de aprobación al usuario seleccionado.
Notificación Marque la casilla de verificación para continuar recibiendo correos electrónicos referentes a
solicitudes de aprobación durante el tiempo en el que se delega la autoridad al otro usuario. El
usuario al que delega su autoridad de aprobación también recibe el correo electrónico.
Revise los detalles de su delegación. Para realizar cambios, haga clic en Anterior para volver a páginas
anteriores.
6. Haga clic en Enviar.
Resultados
Se envía una solicitud de delegación para su aprobación. La delegación surte efecto sólo si se aprueba
completamente la solicitud.
Si inicia sesión durante el período de delegación, se le pide si desea continuar con la delegación o si desea
detenerla.
Cómo cambiar la configuración de delegación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de
usuario individual) [página 27]
Cómo finalizar una delegación [página 26]
Requisitos previos
Debe ser miembro del grupo Administrador de clientes o Administrador de usario cliente para poder configurar
delegaciones de autoridad de aprobación multiusuarios.
Procedimiento
1. Inicie sesión en su sitio de SAP Ariba utilizando el nombre de usuario y la contraseña de administrador.
Opción Acción
Delegado Seleccione los nombres adecuados de las opciones disponibles o haga clic en Buscar más
para seleccionar un nombre diferente.
Sugerencias
A los delegados no se les notifica cuando se crea una delegación. Le recomendamos que
informe a los usuarios delegados sobre las notificaciones por correo electrónico que pue
den recibir en nombre del poderdante.
Fecha de inicio de Seleccione la fecha y hora de inicio para que la delegación se aplique.
delegación
Motivo de delegación Introduzca el motivo por el que las tareas del usuario se delegan a otros usuarios.
Notificación Seleccione la casilla de verificación para continuar recibiendo correos electrónicos relaciona
dos con las solicitudes de aprobación durante el tiempo en que las tareas del usuario están de
legadas a otros usuarios. Los delegados también reciben el correo electrónico.
Información relacionada
Cómo ver delegaciones configuradas para el sitio (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios
usuarios) [página 31]
Cómo editar una relación poderdante-delegado (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios
usuarios) [página 32]
Contexto
Si un poderdante tiene varios delegados, los resultados de búsqueda muestran cada relación de poderdante-
delegado en una fila separada. Puede clasificar los resultados de la búsqueda para agrupar los delegados
asociados con cada poderdante o agrupar los poderdantes asociados con cada delegado.
Procedimiento
1. Inicie sesión en su sitio de SAP Ariba utilizando el nombre de usuario y la contraseña de administrador.
Los resultados de la búsqueda muestran los poderdantes y los delegados que tienen asignados.
Nota
Por defecto, las columnas Poderdante y Delegado no se muestran en la tabla de resultados de búsqueda.
Haga clic en el icono de opciones de menú de tabla y seleccione estos campos para incluirlos en los
resultados de búsqueda.
Procedimiento
1. Inicie sesión en su sitio de SAP Ariba utilizando el nombre de usuario y la contraseña de administrador.
Cómo aprobar o denegar una solicitud por correo electrónico [página 35]
En los sitios SAP Ariba configurados para permitir la aprobación por correo electrónico, las notificaciones
por correo electrónico le permiten aprobar o denegar solicitudes y agregar comentarios.
Contexto
Las solicitudes de aprobación se visualizan en el artículo de contenido Por hacer en el panel de instrucciones.
Cuando se actúa en relación con una solicitud, el flujo de aprobación se actualiza con información de la acción que
ha emprendido (por ejemplo, aprobación o denegación) y se borra la solicitud del artículo de contenido Por hace.
● Si prefiere clasificar los artículos de su artículo de contenido Por hacer, no utilice el artículo de contenido Por
hacer para reconciliar facturas. Cualquier clasificación que haga de los documentos se perderá al volver al
panel de instrucciones.
● Si tiene que revisar las solicitudes aprobadas o denegadas anteriormente o si desea cambiar la aprobación de
una solicitud, puede buscar las solicitudes utilizando la barra de búsqueda del panel de instrucciones.
● Puede aprobar o denegar una solicitud o bien aprobar o denegar varias solicitudes.
Restricción
Algunos tipos de documentos aprobables, como las reconciliaciones de factura, las de tarjeta de compra y los
recibos, no se pueden aprobar en masa.
1. En el artículo de contenido Por hacer, seleccione Ver todo Aprobar para visualizar todas las solicitudes
que esperan su aprobación.
Nota
En la configuración predeterminada, la página Por hacer enumera hasta 500 solicitudes a la espera de su
aprobación. El servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba puede configurar este límite.
2. Marque las casillas de verificación de las solicitudes de compra que desee aprobar o denegar. Las solicitudes
pueden ser de distintos tipos.
3. Realice una de las siguientes acciones:
Al aprobar solicitudes, si se necesitan más aprobaciones, las solicitudes se trasladan al siguiente responsable
de aprobación. Si no se necesitan más aprobaciones, se notifica por correo electrónico a los preparadores que
las solicitudes se han aprobado. El estado de las solicitudes cambia como corresponde (El nombre del estado
depende del tipo de documento aprobable.)
Al denegar solicitudes, el estado de estas cambia a Denegado. Se notifica a los solicitantes y a los
preparadores. Las solicitudes no se trasladan al siguiente responsable de aprobación. Para obtener
información sobre cómo gestiona el sistema los documentos aprobables denegados, consulte Acerca de los
documentos aprobables denegados [página 9].
Información relacionada
Cómo aprobar o denegar una solicitud por correo electrónico [página 35]
Contexto
Puede aprobar o rechazar una solicitud por correo electrónico o desde el artículo de contenido Por hacer de su
panel de instrucciones, consulte Cómo aprobar o denegar solicitudes [página 33].
Procedimiento
○ Si la notificación contiene botones de acción, haga clic en el botón de la acción que desee llevar a cabo. Se
abrirá un correo electrónico de respuesta, el asunto indicará la acción que está llevando a cabo y el ID del
documento aprobable (por ejemplo, Approve ER1165). Si desea incluir un comentario, introdúzcalo en la
sección reservada a los comentarios (entre las líneas Inicio de comentarios y Fin de
comentarios).
○ Si la notificación contiene corchetes, sitúe una X en su interior para la acción que desee realizar. Introduzca
comentarios en la sección reservada a los comentarios (entre las líneas Inicio de comentarios y Fin
de comentarios).
○ Si la notificación no incluye botones ni corchetes, responda a la notificación introduciendo una palabra
clave en la primera línea de la respuesta. En la configuración predeterminada, las palabras clave son las
siguientes: Aprobar, Denegar (no disponible para documentos de reconciliación de facturas), Rechazar
(para documentos de reconciliación de facturas) y Aprobar rechazo (para documentos de
reconciliación de facturas). Introduzca sus comentarios en la segunda línea de la respuesta.
3. Envíe la respuesta.
Información relacionada
Por ejemplo, el sitio puede estar configurado para enviar notificaciones en formato HTML, pero puede configurar
una preferencia para recibir las notificaciones en un formato de texto simple o compacto en lugar de eso. El
formato determina cómo aprueba o rechaza las solicitudes.
Para fijar las preferencias de notificación por correo electrónico, en la esquina superior derecha del panel de
instrucciones, haga clic en su nombre de usuario y seleccione Preferencias Editar preferencias
predeterminadas . Están disponibles las selecciones siguientes:
● Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto simple. El texto simple contiene enlaces
incrustados y permite a los usuarios aprobar o rechazar solicitudes utilizando casillas de verificación. Las
notificaciones por correo electrónico tienen una respuesta configurada previamente en la que los usuarios
introducen una X en la casilla de verificación adecuada para aprobar o rechazar una solicitud.
● Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto compacto. El texto compacto no incluye
enlaces incrustados. Es necesario que el usuario introduzca las palabras clave personalizables indicando la
aprobación o el rechazo, seguidas por un comentario opcional de varias líneas. En la configuración
predeterminada, las palabras clave son Aprobar, Denegar (no disponible para reconciliaciones de facturas),
Rechazar y Aprobar rechazo.
Si no selecciona ninguna de las preferencias anteriores, se envían notificaciones con el formato que haya definido
su sitio : HTML o texto. Los mensajes con formato HTML contienen encarecimiento con botones y enlaces
incrustados para aprobar o rechazar una solicitud.
Flujos de aprobación
PUBLIC Temas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo
36 PÚBLICO electrónico
Las preferencias de formato dependen del formato (formato HTML o texto) de sus notificaciones de sitio. Por
ejemplo, si su sitio está configurado para el formato de texto, no puede ignorarlo para utilizar HTML. Si su sitio está
configurado para HTML, puede convertir los mensajes HTML a texto simple o compacto. La tabla siguiente explica
cómo cada preferencia funciona dependiendo del formato que el sitio utilice para enviar las notificaciones.
Recibir notificaciones por correo electrónico con El formato del mensaje es un texto compacto. Escriba las palabras clave
preferencia de texto simple = verificado Recibir noti Aprobar/Rechazar con comentario opcional.
ficaciones por correo electrónico con preferencia de
texto compacto = verificado
Recibir notificaciones por correo electrónico con El formato del mensaje es un texto simple. Utilice las casillas de verifica
preferencia de texto simple = verificado Recibir noti ción para aprobar o rechazar una solicitud.
ficaciones por correo electrónico con preferencia de
texto compacto = no verificado
Recibir notificaciones por correo electrónico con El mensaje tiene el texto compacto seguido del contenido normal HTML.
preferencia de texto simple = no verificado Recibir Puede responder utilizando los botones Aprobar/Rechazar o, si no se so
notificaciones por correo electrónico con preferen porta en su PDA, escriba las palabras clave Aprobar/Rechazar con
cia de texto compacto = verificado comentarios opcionales.
Recibir notificaciones por correo electrónico con El mensaje solo es HTML. Si su PDA no admite este formato, no puede re
preferencia de texto simple = no verificado Recibir cibir o responder estos mensajes.
notificaciones por correo electrónico con preferen
cia de texto compacto = no verificado
Recibir notificaciones por correo electrónico con El formato del mensaje es un texto compacto. Escriba las palabras clave
preferencia de texto compacto = verificado Aprobar/Rechazar con comentario opcional.
Recibir notificaciones por correo electrónico con El formato del mensaje es un texto simple. Utilice las casillas de verifica
preferencia de texto compacto = no verificado ción para aprobar o rechazar una solicitud.
Información relacionada
Flujos de aprobación
Temas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo PUBLIC
electrónico PÚBLICO 37
Requisitos previos
Se puede utilizar esta tarea si la solución SAP Ariba admite la aprobación por correo electrónico, que le permite
aprobar o denegar solicitudes directamente desde las notificaciones por correo electrónico. Su cuenta de correo
electrónico y las características disponibles que tiene el dispositivo afectan el formato de notificación.
Contexto
Su solución SAP Ariba puede configurarse para utilizar HTML (predeterminado) o el formato de texto simple para
enviar notificaciones. Si su solución SAP Ariba se configura para enviar mensajes en formato de texto simple, no
podrá sobrescribir este valor para volver a recibir los mensajes en formato HTML. Pero si su sitio envía mensajes en
HTML, puede seleccionar que quiere recibir estos mensajes en formato de texto simple o compacto.
Procedimiento
1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre y seleccione Preferencias
Editar preferencias predeterminadas . Se abre la página Editar preferencias predeterminadas.
2. Para recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto simple en lugar de formato HTML,
marque el cuadro de comprobación para Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto
simple.
3. Para recibir notificaciones por correo electrónico en el formato de texto compacto, marque el cuadro de
comprobación para Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto compacto.
Información relacionada
Por ejemplo, puede seleccionar si recibir las notificaciones de aprobación individualmente o en un correo
electrónico de lote y puede elegir si recibe notificaciones repetidamente hasta que realice la tarea solicitada.
Si elige recibir notificaciones consolidadas en mensajes de resumen, se envían por lotes y se programan por tareas
que se ejecutan una vez al día.
Debe de tener configurado su sitio para desactivar tipos específicos de notificaciones de correo electrónico
referentes a las solicitudes de aprobación.
Nota
Las preferencias de notificación se consideran datos de usuario personales y se incluyen al descargar las
preferencias de usuario mediante la opción Descargar la información de usuario de Procurement.
Procedimiento
1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre y seleccione Preferencias
Plantilla de área de trabajo de proveedor predeterminada .
Para obtener una descripción de cada opción, consulte Opciones de entrega para notificaciones de aprobación
[página 39]
4. Haga clic en Guardar.
Información relacionada
Cuando soy una aprobador Marque Enviar resumen de correo electrónico para hacer que el sistema le envíe un correo
electrónico de lote diario que incluya todas las notificaciones generadas en respuesta a una
(también se aplica a receptores
solicitud.
y reconciliadores)
Marque Enviar correo electrónico inmediatamente para hacer que el sistema le envíe el co
rreo electrónico de aprobación tan pronto como se genera.
Cuando soy un examinador Seleccione Enviar resumen de correo electrónico para hacer que el sistema le envíe un co
rreo electrónico de lote diario que incluya todas las notificaciones de examinador generadas
en respuesta a una solicitud.
Marque Enviar correo electrónico inmediatamente para hacer que el sistema le envíe la no
tificación (de examinador) tan pronto como se genere.
Enviar un correo electrónico Marque esta opción para recibir un mensaje cada vez que se apruebe su solicitud o una solici
cada vez que mi documento se tud para la que sea un examinador.
apruebe
Enviar un correo electrónico Marque esta opción para recibir un mensaje cada vez que se apruebe totalmente su solicitud
cuando mi documento se o una solicitud para la que sea un examinador.
apruebe totalmente
Cuando mi documento se Marque esta opción para recibir un mensaje cuando se apruebe completamente su solicitud
apruebe completamente (o una solicitud para la que sea un examinador).
Cuando necesito aprobar un Marque la frecuencia de envío de una notificación cuando una solicitud espere su aprobación:
documento
● No enviar nunca
(también se aplica a otras accio ● Enviar una vez
nes necesarias, como la recon ● Enviar repetidamente (se envía una notificación por correo electrónico individual una
ciliación y la recepción) vez, y después de esto, se incluye la notificación en un correo electrónico de resumen en
viado una vez por semana hasta que el aprobador realice una acción o hasta que ya no
sea el aprobador activo)
Cuando mi aprobación haya Marque la frecuencia de envío de una notificación cuando haya vencido la aprobación de una
vencido solicitud:
Flujos de aprobación
PUBLIC Temas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo
40 PÚBLICO electrónico
Opción Acción
Cuando soy un examinador Marque la frecuencia de envío de un mensaje cuando se envíe una solicitud y esté en el flujo
de aprobación como un examinador:
Excluir adjuntos de las Elija si desea recibir adjuntos de archivo en las notificaciones de aprobación por correo elec
notificaciones de aprobación trónico relativas a factura que recibe como responsable de aprobación, examinador o solici
(se aplica a notificaciones de tante. La opción de recibir adjuntos relativos a facturas en notificaciones puede ayudarle a to
facturas, documentos de recon mar decisiones informadas sin iniciar sesión en la aplicación.
ciliación de factura y solicitudes
de cancelación de factura) Nota
La opción de recibir adjuntos de factura está disponible en sitios que ofrecen esta capaci
dad controlada con el parámetro
Application.Invoicing.AttachmentsInApprovalNotifications.
Información relacionada
Flujos de aprobación
Temas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo PUBLIC
electrónico PÚBLICO 41
Temas sobre el uso de colas de aprobación
Cómo obtener solicitudes sin asignar desde una cola de aprobación [página 44]
El número de artículos que puede recuperar de una cola de aprobación está configurado con el
administrador de la cola.
Gestión de cola
Si se ha configurado una cola, las solicitudes para aprobaciones van a una cola para evitar que varios usuarios
puedan actuar en una misma solicitud al mismo tiempo.
Colas de aprobación
El administrador de cola de aprobación o los usuarios mismos (si la cola lo permite) pueden asignar desde la cola
las solicitudes a determinados usuarios (miembros de cola). Se enumeran las solicitudes más antiguas al principio
de la cola. Puede utilizar los filtros de búsqueda para encontrar determinados tipos de documentos aprobables en
la cola.
Según como se configuren las colas de aprobación en la solución de SAP Ariba, podrá recuperar cualquier tipo de
solicitud de aprobación desde la cola y asignársela a usted mismo. Además, debe devolver los artículos a la cola
para que otros miembros de la cola las tengan disponibles.
Como las colas se han creado para admitir un gran volumen de documentos aprobables y tipos de excepciones, las
notificaciones no se envían a los miembros de la cola.
Para obtener más información conceptual acerca de las colas de aprobación, consulte la Guía de gestión de
proceso de aprobación. Para obtener información acerca de cómo configurar el comportamiento de las colas de
aprobación, consulte la Guía de administración e importación de datos comunes.
El administrador de cola determina si los usuarios pueden adquirir artículos y devolverlos; decide cuántos artículos
se pueden recuperar de la cola a la vez; pueden asignar artículos a miembros de cola específicos y pueden ver
quién está trabajando con los artículos de cola y cuántos días se les han asignado.
Un administrador de cola de aprobación le puede asignar una cola de aprobación, tanto individualmente como
siendo miembro de un grupo.
Información relacionada
El número máximo de artículos que se muestran por página se determina por una opción de configuración que
establece SAP Ariba. Puede ponerse en contacto con SAP Ariba para cambiar este valor predeterminado.
Al realizar una operación en masa relacionada con la cola, la operación se ejecuta en un proceso de fondo,
realizando la acción en los documentos aprobables seleccionados. La operación se puede ejecutar cada 15
minutos. Mientras se esté ejecutando la tarea, cualquier nueva operación en bloque que se inicie no se realizará
hasta la siguiente ejecución de la operación. Si la operación actual se completa antes de la siguiente ejecución
planificada y si una operación en bloque se ha iniciado antes del plazo, también se procesarán las operaciones en
bloque anteriores que estén pendientes. Si la operación no puede procesar cualquiera de los artículos
seleccionados, se envía una notificación por correo electrónico con una lista de los artículos fallidos al usuario que
ha iniciado la operación en masa.
Nota
Le recomendamos que vaya con cuidado al iniciar varias operaciones en bloque que tengan algunos artículos
en común.
Información relacionada
Cómo obtener solicitudes sin asignar desde una cola de aprobación [página 44]
Cómo devolver una solicitud a una cola aprobada [página 45]
Procedimiento
○ Para recuperar y abrir un documento aprobable, haga clic en Obtener y abrir el artículo siguiente.
○ Para recuperar un documento aprobable para modificarlo más tarde, haga clic en Obtener artículos
siguientes.
Resultados
La solicitud y el número asignado de días para la solicitud aparecen en la página Por hacer y se le identifica como el
responsable en el flujo de trabajo..
Pasos siguientes
Realice las acciones oportunas en los artículos recuperados, tal como se describe en Aprobación y denegación de
solicitudes [página 33].
Para obtener información sobre cómo reconciliar facturas y cómo resolver excepciones de facturas, consulte el
tema Reconciliación de facturas.
Para obtener información sobre cómo reconciliar cargos de tarjeta de compra, consulte Guía de usuario de
compras.
Información relacionada
Procedimiento
Resultados
Información relacionada
Cómo obtener solicitudes sin asignar desde una cola de aprobación [página 44]
Gestión de cola [página 42]
Puede eliminar solicitudes de aprobación desde la página Por hacer archivándolas. Puede buscar solicitudes
archivadas utilizando la barra de búsqueda del panel de instrucciones.
Contexto
Es posible que desee archivar solicitudes de aprobación que otro miembro ya haya aprobado o denegado en el
grupo de aprobación, o de las que es un examinador. También puede archivar solicitudes de aprobación activas que
esperen su aprobación.
Cuando archiva solicitudes de aprobación, se les asigna en una etiqueta. Si es un responsable de aprobación activo
de algunos tipos de documentos aprobables, como reconciliaciones de factura, reconciliaciones de tarjeta de
compra y recibos, no los puede guardar, a menos que sea un examinador.
Procedimiento
○ En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Mis listas por hacer . Se abre la página Por
hacer.
○ Para guardar solicitudes de las que es un examinador, haga clic en el enlace Ver lista en la parte inferior del
artículo de contenidos Por hacer en el panel de instrucciones y seleccione Examinar. Se abre la página Ver
solicitudes.
2. Seleccione las solicitudes de aprobación que quiere archivar.
3. Haga clic en el botón Archivar a etiqueta. Puede archivar las solicitudes en la etiqueta predeterminada
(Artículos archivados), asignar una etiqueta diferente que haya creado anteriormente o crear una nueva.
Hiperenlaces
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Cualquier codificación de software y/o fragmentos de código son ejemplos. No están previstos para su uso productivo. El código de ejemplo tiene el único propósito de
explicar y permitir la visualización de las reglas de sintaxis y de redacción SAP no garantiza la exactitud ni la integridad de los códigos de ejemplo. SAP no es responsable de
ningún error o daño causado por el uso de código de ejemplo a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa
por parte de SAP.