Alfresco

Utiliser et administrer une solution

de Gestion de Contenu d’Entreprise

Solution de Gestion de Contenu d’Entreprise

Ce livre sur Alfresco (en version 5.2 au moment de la rédaction du livre) Jean-Paul DÈCLE, ingénieur en infor-
a pour objectif de montrer à tout utilisateur comment gérer ses docu- matique et docteur en linguistique
ments dans l’environnement de travail d’Alfresco et à tout administra- formelle (Traitement automatique du
teur comment installer la solution, la configurer et la paramétrer depuis langage naturel) conseille les entre-

Alfresco
l’interface web. Des responsables de projets de Gestion de Contenu prises et les organisations dans les
d’Entreprise y trouveront également tous les éléments leur permettant domaines des technologies web, de
d’évaluer Alfresco et d’anticiper les points critiques nécessaires à l’ins- la gestion de contenu et du web sé-
mantique. Il anime également des
tallation et au paramétrage de la solution dans leur propre organisation.
séminaires et des stages pratiques
Pour un administrateur, la conception des chapitres suit la logique des

Alfresco
dans ces domaines et notamment
différentes étapes de la mise en place d’une organisation documen- autour de la solution Alfresco pour ce
taire d’entreprise : réalisation du plan de classement, création des qui est des projets de gestion de
comptes utilisateurs et des groupes, gestion des droits d’accès, ajout de contenu.
règles de contenu et préparation des workflows.
De son côté, l’utilisateur trouvera dans ce livre tous les éléments qui lui

Utiliser et administrer une solution

permettront de prendre en main la solution : de la découverte à la per-
sonnalisation de l’environnement de travail jusqu’à la façon d’accomplir Les chapitres du livre
les activités documentaires courantes (création et modification de conte-

de Gestion de Contenu d’Entreprise

nus, démarrage des workflows, communication, partage, recherche, Avant-propos • Présentation d’Alfres-
etc.). co • Installer Alfresco sur son ordina-
teur • Utiliser Alfresco • Personnaliser
Le dernier chapitre du livre est consacré à la création de sites collabo- le tableau de bord  • Administrer
ratifs, véritables communautés d’entreprise rassemblant les membres Alfresco depuis le poste client  •
d’un espace documentaire partagé. Créer, éditer, modifier les contenus •

2 édition
Chaque chapitre est organisé à partir d’une tâche bien définie d’utilisa- e
Rechercher des documents • Opéra-
tion ou d’administration. Pour chaque tâche, la marche à suivre est tions avancées sur les contenus • Les
indiquée et illustrée, étape par étape, en commençant par les options les modèles de contenu • Administration
plus courantes puis en terminant par la présentation des options sup- avancée • Les sites collaboratifs
plémentaires permettant une définition plus fine des fonctionnalités.
À partir des cas d’utilisation volontairement indépendants de toute orga-

Nouvelle édition
nisation préalable, le lecteur sera à même de faire le lien avec son
propre environnement de travail et d’appliquer les principes exposés
dans ce livre.

Pour plus
ISBN : 978-2-409-01578-6

d’informations :
29,90 €

Jean-Paul DÈCLE
Table des matières 1

Les éléments à télécharger sont disponibles à l'adresse suivante :

http://www.editions-eni.fr
Saisissez la référence ENI de l'ouvrage RI2ALF dans la zone de recherche
et validez. Cliquez sur le titre du livre puis sur le bouton de téléchargement.

Avant-propos
1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2. Contenu du livre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Chapitre 1
Présentation d’Alfresco
1. Qu’est-ce qu'Alfresco ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2. À qui s'adresse Alfresco ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3. Ce que l'on peut faire avec Alfresco. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4. L'architecture d'Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
5. Les technologies logicielles utilisées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Chapitre 2
Installer Alfresco sur son ordinateur
1. Où se procurer Alfresco ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2. Installer Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1 Télécharger Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
2.2 Les dossiers d'installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2 Alfresco
Solution de Gestion de Contenu d'Entreprise

Chapitre 3
Utiliser Alfresco
1. Se connecter pour la première fois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
1.1 Démarrer les services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
1.2 Accéder à l’interface graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2. La page d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3. Le tableau de bord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
4. La barre de menus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Chapitre 4
Personnaliser le tableau de bord
1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
2. Changer la disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
3. Ajouter des dashlets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4. Définir ses préférences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
5. Modifier le profil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Chapitre 5
Administrer Alfresco depuis le poste client
1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
2. Le plan de classement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
2.1 Créer un dossier manuellement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
2.2 Créer une arborescence de dossiers depuis un modèle . . . . . . . . 85
2.3 Importer une arborescence de dossiers
à partir d'un fichier .zip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
3. La console d’administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
3.1 Créer les comptes utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
3.1.1 Importer un fichier CSV de comptes utilisateurs. . . . . . 102
3.1.2 Créer les comptes groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Table des matières 3

3.1.3 Gérer les droits d’accès . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

3.2 Utiliser le dossier Mes fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
3.3 Utiliser le dossier Fichiers partagés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
3.4 Masquer le plan de classement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
3.5 Gérer les tags et les catégories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Chapitre 6
Créer, éditer, modifier les contenus
1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
2. Qu’est-ce qu’un contenu ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
3. Qu'est-ce qu'un node ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
4. Le Navigateur d'entrepôt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
4.1 Importer des documents dans l'entrepôt . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
4.2 Créer un document Texte, XML ou HTML . . . . . . . . . . . . . . . 139
4.3 Créer un document avec Google Docs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
4.4 Créer un document à partir d'un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
5. Exécuter des actions sur les dossiers et les documents. . . . . . . . . . . 147
5.1 Exécuter des actions sur les dossiers de l'entrepôt . . . . . . . . . . 147
5.1.1 Gérer les aspects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
5.1.2 Changer le type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
5.1.3 Gérer les règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
5.1.4 Partager un dossier ou un document. . . . . . . . . . . . . . . . 161
5.2 Exécuter des actions sur les documents de l'entrepôt . . . . . . . 164
5.2.1 Modifier un document dans Microsoft Office . . . . . . . . 165
5.2.2 Modifier un document de type TEXTE, XML, HTML . 170
6. Indexer les dossiers ou les documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
6.1 Indexer les dossiers ou les documents à l'aide des mots-clés . . 174
6.2 Indexer les dossiers ou les documents à l'aide des catégories. . 176
7. Utiliser les favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
4 Alfresco
Solution de Gestion de Contenu d'Entreprise

8. Utiliser les fonctions de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

8.1 Suivre un utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
8.2 Signaler, commenter un dossier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
8.3 Signaler, commenter, partager un document . . . . . . . . . . . . . . 186

Chapitre 7
Rechercher des documents
1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
2. Utiliser la recherche simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
2.1 Rechercher des documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
2.2 Rechercher des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
3. Utiliser la recherche avancée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
4. Utiliser le Gestionnaire de recherche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
5. Rechercher dans l’entrepôt avec le Navigateur de nœuds . . . . . . . . 214
5.1 Exemple de recherche à l'aide de storeroot . . . . . . . . . . . . . . . . 218
5.2 Exemple de recherche avec noderef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
5.3 Exemple de recherche avec XPath . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
5.4 Exemples de recherche avec Lucene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
5.4.1 Exemples de recherche par mots-clés . . . . . . . . . . . . . . . 228
5.4.2 Exemple de recherche sur les propriétés . . . . . . . . . . . . . 230
5.4.3 Exemple de recherche sur les types de contenu . . . . . . . 230
5.4.4 Exemple de recherche sur les aspects . . . . . . . . . . . . . . . 231
5.4.5 Exemple de recherche sur les catégories . . . . . . . . . . . . . 231
5.5 Exemples de recherche avec fts-alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
5.5.1 Recherche fts-alfresco sur un simple terme . . . . . . . . . . 233
5.5.2 Recherche d'une expression avec fts-alfresco . . . . . . . . . 233
5.5.3 Recherche fts-alfresco sur plusieurs termes . . . . . . . . . . 234
5.5.4 Recherche fts-alfresco d'une valeur de propriété . . . . . . 235
Table des matières 5

5.6 Exemples de recherche avec CMIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

5.6.1 Recherche cmis de toutes les informations
concernant les dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
5.6.2 Recherche cmis de toutes les informations
concernant les documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
5.6.3 Recherche cmis des documents dont le nom
contient le mot “retour”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
5.6.4 Recherche cmis sur une date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
5.6.5 Recherche cmis sur les aspects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
5.7 Exemples de recherche avec db-afts et db-cmis . . . . . . . . . . . . 240
5.7.1 Recherche db-afts des documents créés
par un utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
5.7.2 Recherche db-cmis des éléments
ayant l’aspect Catégorisable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
6. Rechercher avec OpenSearch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Chapitre 8
Opérations avancées sur les contenus
1. Créer des règles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
2. Exemples de règles de contenu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
2.1 Exemple de règle de contenu qui transforme
le format d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
2.2 Exemple d'utilisation d'un jeu de règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
2.3 Ajouter un aspect avec une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
2.4 Créer une règle pour extraire les champs
de métadonnées communs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
2.5 Convertir les documents Word en documents ODF . . . . . . . . 265
2.6 Créer une règle pour redimensionner
et transformer des images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
2.7 Exemple de règle de contenu
utilisant l'action Incrémenter le compteur . . . . . . . . . . . . . . . . 270
6 Alfresco
Solution de Gestion de Contenu d'Entreprise

3. Les workflows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

3.1 Les workflows simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
3.2 Les workflows avancés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
3.2.1 Qu'est-ce qu'un workflow avancé ? . . . . . . . . . . . . . . . . 288
3.2.2 Créer un workflow avancé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
3.3 Autres exemples de workflows avancés . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
3.3.1 Réviser et approuver (en mode groupe) . . . . . . . . . . . . . 307
3.3.2 Réviser et approuver (en mode partagé) . . . . . . . . . . . . . 311
3.3.3 Assigner une tâche de révision. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Chapitre 9
Les modèles de contenu
1. Qu'est-ce qu'un modèle de contenu ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
2. Créer un modèle de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
3. Utiliser un modèle personnalisé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
3.1 Utiliser les types et aspects personnalisés. . . . . . . . . . . . . . . . . 339
3.2 Configurer la recherche avancée
pour les types personnalisés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Chapitre 10
Administration avancée
1. Accéder à l’entrepôt Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
1.1 Rappel sur l'édition en ligne des documents . . . . . . . . . . . . . . . 349
1.2 Rappel sur l'édition hors-ligne des documents . . . . . . . . . . . . 351
1.2.1 Édition hors-ligne avec Google Docs . . . . . . . . . . . . . . . . 352
1.2.2 Édition hors-ligne avec Microsoft Office . . . . . . . . . . . . 354
1.2.3 Edition hors-ligne avec LibreOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
1.3 Accéder à l'entrepôt Alfresco depuis un navigateur web . . . . . 360
1.4 Accéder à l'entrepôt Alfresco depuis Windows Explorer . . . . . 361
1.5 Accéder à l'entrepôt Alfresco avec le protocole WebDAV . . . . 365
1.6 Accéder à l'entrepôt Alfresco avec le protocole FTP. . . . . . . . . 366
Table des matières 7

1.7 Accéder à l'entrepôt Alfresco avec CMIS . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

1.8 Accéder à l'entrepôt Alfresco depuis la messagerie . . . . . . . . . . 372
1.8.1 Le protocole IMAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
1.8.2 Activer le protocole IMAP dans Alfresco . . . . . . . . . . . . 374
1.8.3 Tester les paramètres de messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . 377
2. Les tâches de réplication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
3. Les dossiers intelligents (smart folders) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
3.1 Créer un dossier intelligent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
4. Personnaliser Alfresco Share . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
4.1 Installer le dashlet site-tags-dashlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
4.2 Installer l'extension Javascript Console. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
4.3 Installer l'extension Vues personnalisées
(space-templates-custom-views) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
4.4 Installer l'extension share-import-export . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
4.5 Installer l'extension CmisSync . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Chapitre 11
Les sites collaboratifs
1. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
2. Le tableau de bord des sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
2.1 Le tableau de bord du site Sample : Web Site Design Project . 414
2.2 Les dashlets du site Sample : Web Site Design Project. . . . . . . 420
3. Créer un site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
3.1 Marquer un site dans les favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
3.2 Rechercher un site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
3.3 Utiliser le dashlet Recherche sauvegardée. . . . . . . . . . . . . . . . . 434
3.4 Inviter des utilisateurs à rejoindre votre site . . . . . . . . . . . . . . 435
3.5 Modifier ou résilier une inscription à un site . . . . . . . . . . . . . . 437
3.6 Gérer son adhésion à un site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
3.7 S'abonner à un flux RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
8 Alfresco
Solution de Gestion de Contenu d'Entreprise

4. Personnaliser un site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

4.1 Le composant Espace documentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
4.2 Le composant Calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
4.3 Le composant Wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
4.4 Le composant Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
4.5 Le composant Liens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
4.6 Le composant Liste de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
5. Supprimer un site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
 77

Chapitre 5
Administrer Alfresco
depuis le poste client
1. Introduction
Administrer Alfresco depuis le poste client

Dans un projet de GED, le rôle de l’administrateur est de s’assurer que

l’organisation documentaire est conforme aux usages, aux besoins et aux
attentes des utilisateurs. Pour cela, l’administrateur s’appuie généralement sur
un dossier d’analyse qu’on obtient après une phase de recensement des
besoins et des objectifs du système documentaire que l'on souhaite mettre en
place.
78 Alfresco
Solution de Gestion de Contenu d'Entreprise

L’administrateur (ou la personne chargée de l’implémentation informatique)

intervient donc à la fin d’un processus d’analyse que nous pouvons représen-
ter dans ses grandes lignes de la façon suivante :

Le socle même de l’organisation documentaire est constitué des éléments

suivants :
1. Le plan de classement.

© Editions ENI - All rights reserved

2. Les comptes utilisateurs et groupes.
3. L’attribution de droits aux utilisateurs et aux groupes sur les dossiers et les
documents de l’entrepôt.
 Administrer Alfresco depuis le poste client 79
Chapitre 5

Chacun de ces éléments est implémenté via Alfresco conformément au dossier

d’analyse documentaire. D’autres tâches supplémentaires (telles que la
création de listes d’autorité de mots-clés, l’organisation des mots-clés sous
forme de catégories, la définition de règles de contenu ou la création de
workflows) compléteront ce premier périmètre fonctionnel du projet de GED
(voir chapitre Opérations avancées sur les contenus et chapitre Les modèles de
contenu).

2. Le plan de classement
Il existe plusieurs façons de classer les documents d’une organisation docu-
mentaire. La façon dont les documents seront organisés dans l’entrepôt et pré-
sentés à l’utilisateur final dépend essentiellement de l’objectif de votre GED.
Le tableau suivant recense quelques organisations documentaires possibles en
fonction du type de GED envisagé :
80 Alfresco
Solution de Gestion de Contenu d'Entreprise

Quel que soit le type de GED envisagé, le plan de classement se présentera le

plus souvent comme une hiérarchie de dossiers et de sous-dossiers. C’est cette
arborescence que l’administrateur va matérialiser dans l’entrepôt à l’aide
d’Alfresco.
On accède au plan de classement (et aux documents qu’il contient) depuis le
menu Entrepôt :

Ce menu est utilisé par l’administrateur pour créer les dossiers et les sous-
dossiers. Les utilisateurs ont également accès au plan de classement (ou du
moins à la partie autorisée du plan de classement). Selon les droits qui leur ont
été alloués, les utilisateurs pourront créer, supprimer, modifier les dossiers du
plan de classement.

Remarque
Les utilisateurs doivent se familiariser avec le plan de classement (ou du moins,
la partie du plan de classement qui les concerne). ll est donc préférable
d’éviter de modifier le plan de classement une fois que celui-ci a été validé et
adopté.
dPour accéder au plan de classement, cliquez sur le menu Entrepôt de la
barre de menus.
Le plan de classement apparaît à gauche et au centre de la page :

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Administrer Alfresco depuis le poste client 81
Chapitre 5

Le plan de classement qui apparaît est créé lors de l’installation d’Alfresco.

Certains dossiers peuvent être supprimés ou modifiés. D’autres dossiers
contiennent des ressources ou des mécanismes utilisés dans différentes parties
d’Alfresco. Leur suppression peut impacter le fonctionnement de la solution
logicielle et doit faire l’objet de modifications dans les fichiers de configura-
tion.
Les dossiers qui se présentent par défaut dans l'entrepôt sont les suivants :
– Entrepôt : il s’agit de la racine de l’application de GED. Ce dossier est
l’espace racine. Il contient toute la hiérarchie de l’organisation documen-
taire et ne doit pas être supprimé.

Remarque
Dans la documentation technique, ce dossier est appelé company_home.
– Dictionnaire de données : ce dossier contient une arborescence de sous-
dossiers qui contiennent eux-mêmes des éléments créés par l’utilisateur tels
que des modèles d’e-mails, des scripts, des recherches enregistrées, etc. Le
dictionnaire de données ne doit pas être supprimé ou renommé sans inter-
vention dans les dossiers de configuration d’Alfresco. Nous verrons dans la
section Masquer le plan de classement de ce chapitre comment masquer le
dictionnaire de données.
– Espace invité : ce dossier peut être renommé ou supprimé. Par défaut, tout
utilisateur ayant accès à l’entrepôt pourra lire les documents contenus dans
ce dossier.
– Espaces Utilisateurs : ce dossier peut être renommé. Par défaut, tout uti-
lisateur ayant accès à l’entrepôt pourra lire les documents contenus dans ce
dossier. Alfresco créera un sous-dossier personnel pour chaque utilisateur
disposant d’un compte d’accès à l’entrepôt. Par défaut, l’utilisateur sera le
propriétaire de son sous-dossier et pourra le gérer à sa guise. L’administra-
teur aura toujours la possibilité de retirer le droit de propriété à l’utilisateur.
– Partagé : ce dossier contient les documents accessibles par tous les utilisa-
teurs connectés à l’entrepôt. Il s’agit comme le nom l’indique d’une sorte de
pot commun dans lequel les utilisateurs peuvent placer les documents qui
intéressent tout le monde.
82 Alfresco
Solution de Gestion de Contenu d'Entreprise

– Pièces jointes IMAP, Racine IMAP : le protocole IMAP permet aux

applications e-mail qui supportent IMAP (Outlook, Apple Mail, Gmail,
Thunderbird…) de se connecter et d’interagir avec les entrepôts Alfresco
directement depuis l’application de messagerie. Nous verrons au chapitre
Les modèles de contenus comment utiliser cette fonctionnalité.
– Sites : ce dossier racine contient les sous-dossiers correspondant à chaque
site créé à l’aide d’Alfresco Share. Rappelons qu’un site désigne dans
Alfresco un espace collaboratif. Un exemple de site appelé swsdp (Sample
Web Site Design Project) contenant différentes ressources est fourni par
Alfresco :

Remarque

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La création des sites est abordée au chapitre Les sites collaboratifs.