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Grundlagen der Projektarbeit Projektmanagement

ΠZiele und Aufgaben des Projektmanagements


• Beteiligte des Projektmanagements
Lerninhalte Lerninhalte
Ž Aufstellung der IS-Architektur (Überblick)
• Projektplanung
• Projektentwicklung
‘ Projektorganisation

L1 Ziele und Aufgaben des Projektmanagements

i Ein Projekt ist ein betriebliches Vorhaben, das


- von mehreren Mitarbeitern
- innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens
- mit klar definiertem Ziel
- in Gruppenarbeit realisiert wird.

Die Projektziele, das Projektteam und die Projektmittel (Ressourcen) werden vom
Projektleiter festgelegt. Der Projektleiter koordiniert die Aktivitäten der
Projektgruppenmitglieder und ist für den Erfolg des Projekts verantwortlich.

Spannungsdreieck von Projekten

Qualität

Zeit Kosten

Die Projektziele können als Spannungsdreieck beschrieben werden. Die drei Ziele Zeit, Kosten und Qualität
konkurrieren miteinander. So sollen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes mit vorgegebenen Kosten
(Ressourcen) die qualitativen Anforderungen realisiert werden.

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Projektmanagement Grundlagen der Projektarbeit

Projekte in der Informationstechnik dienen zur Entwicklung von Informationssystemen (IS). Verantwortlich für
die Planung, Entwicklung und das Betreiben von Informationssystemen ist das IS-Management. Das IS-
Management ist auch für die Organisation eines Informationssystems zuständig.

Beispiel einer IS-Projektarbeit:


Ein veraltetes Informationssystem einer Unternehmung soll durch ein
modernes ersetzt werden, das die Planung, Steuerung und Überwachung des
Betriebes bestmöglichst unterstützt. Insbesondere soll der Rechnungskreis
Finanzbuchhaltung mit dem Rechnungskreis Kosten- und Leistungsrechnung
verbunden sein. Auch wird von der Geschäftsleitung gewünscht, das
Bestellwesen mit der Lagerverwaltung und dem Vertrieb logistisch so
abzustimmen, dass eine höhere Effektivität bei der Abwicklung einer
Kundenbestellung in den einzelnen Abteilungen erreicht wird.

L2 Beteiligte des Projektmanagements

Wer ist am Projektmanagement beteiligt?

1 Auftraggeber

Der Auftraggeber beobachtet als Außenstehender den Arbeitsablauf und das Projektteam. Er erhält vom
Projektleiter alle wichtigen Informationen und greift nur bei Störungen ein, insbesondere bei

- Entscheidungen, die über dem Rahmen der Planung und Durchführung liegen
- bei Schwierigkeiten, z. B. unerwartet hohe Kosten über den weiteren Verlauf

2 Das Projektteam

Das Projektteam
- bestimmt seine Zusammenarbeit
- durch Akzeptanz und Gleichberechtigung
- bespricht die Probleme und Widerstände in der Gruppe
- erarbeitet gemeinsam Lösungen und steht auch dafür ein
- trifft Entscheidungen
- hält die gemeinsamen Vereinbarungen ein
- informiert und kommuniziert.

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Grundlagen der Projektarbeit Projektmanagement

3 Projektleiter

Der Projektleiter
hat einen klaren Auftrag von seinem Auftraggeber das Projektziel zu erreichen
- mit dem Team und den Ressourcen
- in der vereinbarten Zeit
und
sollte über folgende Eigenschaften verfügen:
Neben guten Fachkenntnissen, muss der Projektleiter Kenntnisse
über Planung und Kontrolle von Projekten, Projektcontrolling, Methoden und Hilfsmittel
der Organisation besitzen. Sehr wichtig sind auch Menschenkenntnisse, Motivations-
und Verhandlungsgeschick sowie Überzeugungskraft.

L3 Aufstellung der IS-Architektur (Überblick)

i Durch die IS-Architektur werden die logischen Strukturen der Informationssysteme und der Organisation
dargestellt. Für die Beschreibung der IS-Architektur werden unterschiedliche Konzepte verwendet. Ein Konzept
ist ARIS (Architektur integrierter Informationssysteme). Diesem Konzept liegt eine ganzheitliche
Betrachtung von Geschäftsprozessen zugrunde. Geschäftsprozesse sind inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und
sachlogische Abfolgen von betrieblichen Funktionen. Geschäftsprozesse repräsentieren die Geschäftsarten einer
Unternehmung.

Bei ARIS werden die Geschäftsprozesse


• nach verschiedenen Sichtweisen zerlegt und
• auf verschiedenen Abstraktionsebenen (Schichten) beschrieben (vgl. auch S. 22 ff).

Organisationssicht

Daten- Steuerungs- Funktions-


sicht sicht sicht

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Projektmanagement Grundlagen der Projektarbeit

L4 Projektplanung

Die Projektplanung umfasst die Terminfestlegung und die Erstellung eines sogenannten IS-Projektportfolios.
Inhalte eines Projektportfolios können sein:

Ø Projektübergreifende Sammlung und Bewertung von Projektideen durch eine unabhängige Stelle

Ø Machbarkeitsstudie (Überprüfung der Projektideen bezüglich Durchfürbarkeit, Wirtschaftlichkeit,


zeitlichem Rahmen und Projektrisiko)

Ø Ressourcenverteilung (Beurteilung des erforderlichen Mitarbeitereinsatzes, der benötigten Finanzmittel,


betriebswirtschaftlicher Gegebenheiten wie z.B. Kapazitätsgrenze und erwartetem Beitrag zum
Betriebserfolg)

Aus den oben angeführten Überlegungen kristallisiert sich eine unternehmerische Rangfolge, welche Projekte
durchgeführt werden sollen. Das Projektfolio-Management stellt nun eine Verbindung zwischen Projektplanung
und Projektentwicklung her.

Hat man sich für die Entwicklung eines Projekts entschieden, laufen die Arbeiten nach einem Phasenplan ab:

Hierzu wird zunächst eine Zerlegung des Gesamt-


projektes in einzelne Arbeitsschritte vorgenommen. Es
Phasenplan wird festgelegt wer die einzelnen Schritte erarbeitet und
• Projektstart in welchem Zeitraum die Aktivitäten abgeschlossen sein
-Zielvereinbarung müssen.
Projektstart -gemeinsamer
Informationsstand
-Aufgabenverteilung Die zur Projektarbeit erforderlichen Ressourcen werden
-Rollenklärung in einer Kapazitätsplanung auf die verfügbaren
-Arbeitsregeln Mitarbeiter, Maschinen und Anlagen aufgeteilt. Die
• Planung
- Projektstrukturplan
Kosten und Kapazitäten werden abgestimmt. Projekt-
Planung -Ablaufplan zwischenergebnisse werden terminiert und definiert.
-Terminplan
-Kostenplan Mit Hilfe der EDV werden diese Planungsvorgaben in
-Projektorganisation
zeitlicher Abhängigkeit z. B. in einem Balkendiagramm
• Realisierung
- Projektsteuerung (Gantt-Diagramm - mit Darstellung der Ressourcen vgl.
Realisierung -effektive Zusammen- S. 36ff) dargestellt.
arbeit im Projekt
• Projektabschluß Mit speziellen EDV-Programmen für die Projekt-
-Abschlußbericht
- Transferüber-
abwicklung (MS-Project) lassen sich fortlaufende
legungen Kosten, Kapazitäten und Termine gleichzeitig
Projektabschluß -Feiern überwachen und notwendige Änderungen können
automatisch berücksichtigt werden.

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Grundlagen der Projektarbeit Projektmanagement

L5 Projektentwicklung

Unter Projektentwicklung versteht man die Umsetzung der geplanten Projektideen. Es werden hierbei
Informationssysteme geschaffen, die innerhalb der gesetzten Termine und Kosten realisiert werden und die
vorgegebenen Qualitätsstandards erfüllen.

Die Systementwicklung folgt in der betriebswirtschaftlichen Praxis dem oben gezeigten Phasenschema, das den
Mitarbeitern für die Erstellung zwingend vorgeschrieben wird. Ein derartiges, gestaffeltes Phasenmodell zeigt dem
Management die Projektfortschritte. Das Projekt wird in zeitliche Abschnitte eingeteilt. Dadurch wird der
kontinuierliche Entscheidungsprozess leichter überschaubar, da er in schrittweise Entscheidungsstufen
aufgegliedert ist. Hierzu werden die Phasen nach den Zeitpunkten unterteilt, an denen Entscheidungen von
grundsätzlicher Bedeutung zu fällen sind. Durch diese Unterteilung werden die Entwicklungsrisiken klarer, und der
jeweilige Entwicklungsstand wird auch für nicht unmittelbar Beteiligte ( z. B. höhere Managementebenen )
durchschaubar.

Projektmanagement läuft in der Regel in folgenden Phasen ab:


(1) Projektstart
Diese Phase umfasst die Definition der Ziele mit ihrer Dauer. Evtl. wird eine Durchführbarkeitsanalyse und eine
Machbarkeitsstudie erarbeitet. Im Team wird ein Grobplan als Projektstrukturplan gemeinsam erstellt. Alle
späteren Projektphasen beruhen direkt auf diesen Informationen während dieser Phase des Projektes.

(2) Planung
Nach Erstellung des Projektstrukturplanes werden die einzelnen Tätigkeiten (Vorgänge) mit Zeitdauer festgelegt.
Zwischen den einzelnen Vorgängen werden Beziehungen, deren Zuordnung der Ressourcen und die
Aufgabenverteilung festgelegt. Diese Phase des PM ist ein fortlaufender Prozess, der mit der Erstellung des
Terminplanes beginnt, und mit dem Ende des Projektes abgeschlossen ist. Die Überwachung und Anpassung des
Terminplanes an die während des Projektes auftretenden Änderungen sind ein wichtiger Bestandteil der
Verwaltung des Projektes. Neben den Terminen werden Kosten und Kapazitäten abgestimmt.

(3) Realisierung
Diese Phase setzt die Planung um. Ständiges Überprüfen des Projektfortschritts ist erforderlich. In dieser Phase
werden Kunden, Projektmitarbeitern, Auftraggebern Projektinformationen mitgeteilt. Diese Projektinformationen
können für die weitere Projektarbeit von entscheidender Wichtigkeit sein.
So können z. B. die Überschreitung des Budgets, oder des Zeitablaufes folgenschwere Konsequenzen haben.

(4) Projektabschluss
In dieser Phase werden dem Auftraggeber die Projektergebnisse präsentiert und eine ausführliche Dokumentation
erstellt.

In jeder Phase sind Entscheidungen zu treffen. Die Eröffnungsentscheidung beinhaltet 1)


• die Auftragserteilung
• die Formulierung von Zielsetzungen und
• die Festlegung von Restriktionen bezüglich des Mitteleinsatzes.

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