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13/03/2008 00:37

Como decidir do jeito certo


Quais são as principais dúvidas que podem existir na gestão da área financeira das
pequenas e médias empresas -- e o que os especialistas recomendam
Bruno Vieira Feijó e Françoise Terzian, da EXAME

Controlar corretamente as finanças de uma pequena ou média empresa pode ser uma das
tarefas mais complexas para os empreendedores. Mas não há como fugir dela -- poucas
coisas são tão fundamentais para a saúde de uma empresa e seu futuro como uma gestão
equilibrada do dinheiro. A boa notícia é que, nos últimos tempos, bancos, seguradoras e
operadoras de crédito, entre outras instituições financeiras, cada vez mais oferecem produtos
especialmente voltados para as pequenas e médias empresas. As ferramentas evoluem
rapidamente e novas opções também acabam representando mais complexidade na hora de
decidir o que é melhor para um negócio em fase de crescimento acelerado. A seguir, veja as
respostas para as principais questões que podem surgir ao escolher um desses produtos e
como usá-los de forma realmente eficiente.

Para administrar o fluxo de caixa e o capital de giro


1 - Como as empresas que enfrentam variações sazonais nas vendas podem controlar
melhor o fluxo de caixa?
Se a empresa enfrenta variações sazonais nas vendas, mas consegue prever isso, o controle
do fluxo de caixa não fica tão difícil, já que dá para projetar as diferenças na receita ao longo
do ano. O problema surge quando há muita incerteza quanto ao andamento das vendas. "Aí o
segredo é separar a parte previsível da que é imprevisível", diz William Eid Junior,
coordenador do Centro de Estudos em Finanças da FGV/Eaesp. Em relação à parte
previsível, deve-se fazer uma estimativa dos valores mínimos que serão atingidos em cada
período, deixando de lado a parte totalmente imprevisível do faturamento.

2 - Como escolher a melhor linha de crédito para capital de giro?


A melhor linha de capital de giro do mercado é aquela que se revela mais adequada ao fluxo
de caixa da empresa e também apresenta bom custo, prazo e garantias. Se uma empresa
precisa financiar o cliente por 30 dias e, por exemplo, isso vai resultar em 15 dias sem caixa, o
caminho é obter um empréstimo para cobrir o período necessário. A recomendação dos
especialistas é não tomar o dinheiro por prazo nem maior nem menor.

3 - Quais as vantagens de ter um software de gestão financeira? É verdade que pode


haver a necessidade de trocá-lo a toda hora, à medida que a empresa for crescendo?
"A vantagem em ter um software financeiro é a certeza de que todas as informações
necessárias serão extraídas e aproveitadas", afirma Márcio Iavelberg, da consultoria
financeira Blue Numbers. Mas a empresa precisa estar atenta para saber exatamente o que
seu sistema permite fazer. Existem softwares, por exemplo, que oferecem apenas a gestão
financeira, o que pode levar à necessidade de desembolsar mais dinheiro para adquirir outras
ferramentas para gerir as áreas restantes. Há programas no mercado que englobam toda a
gestão de uma empresa, desde o planejamento de produção e compra de matéria-prima até a

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saída do produto acabado. Em caso de crescimento, não será necessário trocar o software a
toda hora, desde que ele tenha sido pensado e estruturado para sobreviver por algum tempo.

4 - Em caso de necessidade, vale mais a pena recorrer a linhas de capital de giro dos
bancos ou se financiar com os próprios fornecedores, parcelando o pagamento de
insumos?
A resposta vai depender da característica de cada negócio e da necessidade de capital de
giro. Mas, normalmente, as pequenas e médias empresas encontram mais facilidade nas
negociações com os fornecedores. "Por causa do relacionamento que qualquer empresa
mantém com os fornecedores, que afinal sempre têm interesse em vender, esse tipo de
negociação é mais recomendável", diz Edwin Douek, diretor comercial do Banco Rendimento.
Recorrer a bancos para obter capital de giro passa a ser indicado nos casos em que o
desconto no pagamento à vista é maior que o custo do empréstimo. "Geralmente,
empréstimos para capital de giro têm custo maior, já que são voltados para situações
emergenciais", diz José Paulo Rocha, sócio da área de corporate finance da Deloitte.

5 - É melhor dar mais descontos para que os clientes paguem à vista ou parcelar os
recebimentos a prazo?
Depende de qual é o custo de tomar dinheiro emprestado. É preciso levar em conta o que é
mais caro para a empresa: dar descontos aos clientes ou ter de antecipar recebíveis nas
instituições financeiras. De uma forma ou de outra, tudo vai depender da capacidade de
negociação com os bancos ou com os clientes. Ainda assim, receber dinheiro à vista no ato
da venda é uma vantagem que deve ser considerada pela empresa.

6 - Onde aplicar sobras de caixa por dois ou três dias? Quais os melhores instrumentos
financeiros para isso?
É muito difícil encontrar hoje em dia aplicações que possam valer a pena em prazo tão curto.
"Não há produtos dentro dos pequenos e médios bancos que possibilitem aplicar no curto
prazo", afirma Douek, do Banco Rendimento. Normalmente, uma aplicação financeira só
começa a valer a pena em prazos superiores a 30 dias. Uma possibilidade para aproveitar a
sobra de caixa por poucos dias é negociar com os fornecedores descontos para antecipar
pagamentos. Também pode-se considerar a possibilidade de partir para aplicações de, no
mínimo, um mês, como CDBs, fundos multimercados ou fundos de renda fixa. "Dessa forma,
se for preciso, a empresa pode usar uma Conta Garantida, conta-empréstimo com limite de
crédito e voltada para suprir eventuais necessidades de capital de giro por um prazo curto,
garantindo a rentabilidade com uma aplicação de médio prazo", diz Douek.

7 - Qual a melhor forma de programar o orçamento anual? Deve-se fazer uma previsão
para a empresa inteira e depois dividir por área ou o contrárioé mais adequado?
Elaborar um orçamento pressupõe fazer previsões. E, no caso de empresas com diferentes
áreas e produtos, o mais recomendável é começar as projeções pelas partes, para depois
somá-las e chegar ao to do. "O resultado geral tem de ser compatível com os cenários
definidos inicialmente pela direção da empresa", diz Eid Junior, do Centro de Estudos em
Finanças da FGV/Eaesp. Para prever o faturamento da empresa e projetar o volume de
produção e das possíveis despesas, é importante que o empresário analise as perspectivas
de crescimento da economia e de seu setor de atuação. "É recomendável analisar se o
crescimento previsto no faturamento é compatível com as previsões que existem para a
economia do país", diz Denis Blum, analista da consultoria Tendências.

Para atuar no comércio exterior


8 - Como financiar exportações?

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Basicamente, as empresas exportadoras encontram o Adiantamento sobre Contrato de


Câmbio/Adiantamento sobre Cambiais Entregues (ACC/ACE). Trata-se de uma operação de
crédito na qual o banco antecipa, em moeda nacional, o recebimento futuro referente à
exportação a ser embarcada ou já embarcada. Outra opção é o Proger Exportação, linha de
crédito voltada para as micro e pequenas empresas que utiliza recursos do Fundo de Amparo
ao Trabalhador e financia a produção de bens e produtos para exportação -- inclusive
despesas diretamente ligadas à promoção, como a participação em feiras no exterior. Há
ainda o Proex Financiamento, programa de financiamento direto ao exportador brasileiro ou
ao importador, com recursos do Tesouro Nacional.

9 - Como escolher a melhor entre tantas opções?


"Depende do momento, das condições do empresário, da garantia e do prazo", afirma Nilo
José Panazzolo, diretor de câmbio e comércio exterior do Banco do Brasil. O ACC/ACE, por
exemplo, é uma linha de financiamento simples de obter, adaptada à realidade das pequenas
e médias empresas e com a possibilidade de fechar o contrato por telefone ou pela internet.
Já o Proex oferece a possibilidade de prazos mais longos, de até dez anos, com taxas
atraentes. Para ter acesso ao Proex, o empresário não pode ter restrição cadastral, problemas
com o Fisco nem com a Previdência.

10 - E para financiar as importações?


No caso das importações, instituições como o Banco do Brasil oferecem linhas de
financiamento de longo prazo destinadas às importações brasileiras de máquinas,
equipamentos e serviços, com recursos oriundos de instituições financeiras no exterior. A
vantagem está na possibilidade de realizar as importações a longo prazo (de dois a dez
anos). O financiamento médio é de 85% do valor dos bens a ser importados, mas esse índice
pode chegar a 100%.

Como lidar com seguros e operações financeiras


11 - Quais os seguros essenciais para uma pequena ou média empresa?
Os especialistas dizem que um bom seguro patrimonial é quase obrigatório. Ele cobre tanto o
imóvel quanto a mercadoria dentro dele, e sua cobertura pode incluir proteção contra
incêndio, dano elétrico e enchente, entre outras possibilidades. Qualquer empresa está sujeita
a acidentes e perdas que, dependendo da gravidade, podem comprometer o fluxo financeiro.
Mas as pequenas e médias podem ser ainda mais vulneráveis diante dos riscos, a ponto de
ter de baixar as portas do negócio. "Como as propostas de seguro são modulares, o dono da
empresa deve redobrar a atenção nas cláusulas referentes à cobertura e aos valores
definidos", diz Marcos Machini, diretor-superintendente da Indiana Seguros.

12 - Vale a pena aderir ao sale and leaseback?


Nem sempre. Recomendado para empresas que precisam se capitalizar para investir ou
quitar dívidas, o sale and leaseback é uma forma de captar recursos imediatos com a venda
de um ativo fixo (imóvel, automóvel ou equipamento) para, em seguida, alugá-lo. O problema
é que a avaliação do imóvel e todo o procedimento da operação são muito trabalhosos e
burocráticos. "Pela dor de cabeça e pelo custo, esse tipo de operação não costuma valer a
pena para as pequenas e médias empresas", afirma Altair Assumpção, do banco Real.
Mesmo assim, quem optar pelo sale and leaseback deve estar atento ao contrato de locação,
que precisa estabelecer prazo longo e juro baixo. A seu favor, a empresa pode deduzir como
despesa no imposto de renda o valor do aluguel dos ativos. Ela também pode usar os
recursos da venda do imóvel para investir no crescimento ou sanar dívidas. Por outro lado,
essa operação traz riscos, como o de o retorno ser insuficiente para cobertura dos custos de
operação e das taxas de aluguel cobradas. A empresa ainda corre o risco de ser desalojada

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ao final do acordo caso o contrato impeça a renovação ou a recompra do bem. Para obter os
benefícios esperados pelo sale and leaseback, Assumpção sugere outros mecanismos, como
capital de giro de longo prazo.

13 - O que é uma operação de factoring e quais cuidados devem ser tomados?


A operação de factoring é um mecanismo de fomento mercantil que permite a uma empresa
comercializar seus créditos originados de uma venda a prazo. O negócio é feito com uma
empresa especializada, que paga os créditos futuros na hora. Com isso, o empresário evita o
endividamento ou a descapitalização. Para não fazer um mau negócio, Assumpção, do banco
Real, recomenda cotar a oferta entre uma factoring e três bancos, levando em consideração
preço, prazo e garantia. "O mecanismo de factoring costuma ser mais caro por causa da
facilidade de ser obtido", diz.

Para financiar a expansão


14 - Quanto do lucro deve ser separado para ser investido na expansão?
Esse é o tipo de conta que exige um planejamento muito preciso por parte da empresa. O
risco a ser evitado é que os investimentos em expansão deixem o caixa estrangulado,
afetando o capital de giro. É preciso levar em conta, por exemplo, gastos de manutenção do
dia-a-dia -- desde o pagamento de salários, impostos e energia até a compra de insumos --,
que tendem a crescer na mesma velocidade da expansão. "Muitas vezes, a falta do capital de
giro começa em expectativas muito otimistas na hora de fazer grandes investimentos, como
reformas e aquisição de máquinas", diz o consultor Gustavo Cerbasi, da Cerbasi &
Associados.

15 - Caso a empresa esteja capitalizada, deve optar pelo uso de recursos próprios para
investir na expansão do negócio ou financiar o investimento?
Os especialistas recomendam fazer uma mistura de recursos próprios e financiados. "O que
adianta gastar todo o lucro na expansão e depois faltar dinheiro para manter o crescimento?",
diz o economista José Rubens Alvarez, especializado em gestão empresarial. De acordo com
os consultores, as linhas de crédito mais vantajosas do mercado estão concentradas em
investimentos de longo prazo, como os de expansão. Nesse caso, os juros são mais baixos
porque a empresa precisa fornecer mais garantias para honrar o pagamento -- como as
próprias máquinas e terrenos que ela eventualmente estiver comprando. "É diferente do
financiamento de capital de giro, que funciona como um empréstimo de curto prazo
geralmente usado para pagar contas mais urgentes", afirma Alvarez.

16 - Quais são as melhores opções de aplicação financeira para o dinheiro reservado à


expansão enquanto ele não é usado?
Os fundos de renda fixa e os certificados de depósito bancário (CDBs) são ainda as
aplicações mais seguras. "Investir em ações e fundos de multimercados, que implicam risco
de perda de patrimônio, é algo a considerar somente se o montante não for necessário pelos
próximos cinco, oito, dez anos", diz Ricardo Torres, professor da Brazilian Business School.
"Pensando no longo prazo, também pode ser interessante aderir a um fundo imobiliário, que
oferece liquidez diária e retorno estável e constante." Para o consultor José Alvarez, uma boa
opção para empresas capitalizadas é adiantar, por exemplo, a compra do terreno onde a
empresa pretende se expandir. "Hoje, descontados impostos e taxas, os fundos considerados
seguros não rendem mais do que 0,65%", afirma. "Os terrenos raramente se desvalorizam." O
que não adianta, sob hipótese nenhuma, é adiantar a compra de máquinas, já que a
tecnologia muda rapidamente.

17 - Até que percentual é tolerável o endividamento de uma empresa de pequeno ou

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médio porte?
Varia muito, em razão do que o fluxo de caixa de cada empresa permite e do potencial de
crescimento do negócio. "Cerca de 30% do faturamento líquido é um nível de endividamento
aceitável para o Brasil, ideal por não sobrecarregar o fluxo de caixa e ainda sobrar algo para
investimentos futuros", afirma Torres. Além disso, diz ele, trata-se de um nível em que os
credores ficam mais à vontade para seguir emprestando mais dinheiro. "De modo geral, as
empresas brasileiras não são muito endividadas porque ainda é muito caro obter
financiamento no país. É possível que, com a queda dos juros, os níveis de endividamento
tolerável aumentem daqui para a frente", diz Torres.

18 - Onde as pequenas e médias empresas podem encontrar as melhores linhas de


financiamento para investimento?
Os especialistas são unânimes em afirmar que as melhores fontes de recursos para
investimen to geralmente estão nos bancos estatais, como Caixa Econômica Federal e Banco
do Brasil, que trabalham com recursos públicos. É o caso do Proger, oferecido pelas duas
instituições, destinado a financiar a aquisição de equipamentos ou reforma para empresas
que faturem até 5 milhões de reais ao ano. Para empresas com receita anual mais alta,
existem as linhas do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES),
como Finame e BNDES Automático, que financiam a compra de máquinas e equipamentos.
No caso de importação de equipamentos, pode-se também ter acesso a financiamento
externo de instituições especializadas, como o americano Eximbank.

19 - Consórcios podem ser uma boa opção para as pequenas e médias empresas
adquirirem bens?
Em consórcio não há cobrança de juros. Além disso, pode haver algumas vantagens
contábeis. Luiz Fernando Savian, presidente da Associação Brasileira de Administradoras de
Consórcios (Abac), diz que, se uma empresa adquire uma cota de consórcio, todas as
prestações quitadas antes do recebimento do bem são lançadas na contabilidade da empresa
como pagamento antecipado ao fornecedor. Quando o bem for recebido, o valor expresso na
nota fiscal será lançado como ativo, deduzindo as prestações já pagas. Posteriormente, se
houver reajuste no preço do bem, a diferença poderá ser lançada como despesa financeira,
dedutível do imposto de renda. No entanto, nos consórcios é cobrada uma taxa de
administração, que varia de produto para produto. No caso de um veículo, a taxa média de
administração é de 0,15% ao mês. No de imóveis, 0,20% ao mês.

20 - Consórcio só existe para compra de veículos, tratores e caminhões?


Não. Além de veículos, tratores, caminhões, ônibus, semi-reboques e implementos
rodoviários, os consórcios de imóveis podem ser a melhor solução para construir, reformar ou
ampliar suas instalações. Há empresas que adquirem o terreno e constroem sua sede. Outras
buscam reformar uma filial ou ampliar áreas industriais. "Os consórcios são uma opção para
quem planeja e programa uma nova situação empresarial", diz Savian, presidente da Abac. O
empresário também pode, pelo consórcio, comprar equipamentos e maquinários para seu
negócio e programar uma expansão.

Para administrar custos e definir preços


21 - Como diagnosticar os problemas com preços e evitá-los?
O primeiro passo é conhecer absolutamente todos os custos, do cafezinho à estrutura
tributária que rege a empresa. "Parte das despesas e, principalmente, dos impostos deve ser
calculada sobre o preço de venda, e não sobre o preço de custo, como fazem erroneamente
muitos pequenos e médios empresários", afirma o economista José Rubens. Manter o fluxo
de caixa organizado também é fundamental. Com o demonstrativo de caixa, é possível

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elaborar um orçamento com as despesas previsíveis, como reinvestimento e depreciação de


máquinas e imóveis. Também é possível projetar as vendas e, conseqüentemente, a
velocidade de giro de cada produto do catálogo. Não custa lembrar que estoque parado
significa custo. Definir preços de acordo com o valor percebido pelo consumidor é outra
recomendação. Em muitos casos, o cliente pode estar disposto a pagar mais pela qualidade
dos produtos ou serviços e pelo bom atendimento. Por outro lado, quando o público-alvo de
um produto é sensível ao preço, a redução nas margens de lucro pode ser compensada pelo
aumento no volume de vendas. Para saber se determinado produto colabora (e quanto) para
o bom andamento da empresa, é preciso conhecer sua margem de contribuição.

22 - Por que é importante saber discernir com clareza os custos fixos dos custos
variáveis?
Porque separar os custos fixos dos variáveis é o começo de todo fluxo de caixa bem
administrado. Os custos fixos são aquelas despesas que, vendendo bem ou mal, não vão
sofrer alteração como aluguel, salários, encargos, água, luz, telefone, contador e advogado,
entre outros. Já os custos variáveis dependem do volume de produção e vendas: matéria-
prima, impostos e comissões sobre vendas, por exemplo. "Todos os produtos ou serviços
comercializados precisam ser computados na cobertura dos custos fixos da empresa, ao
mesmo tempo que cada um deles será mais caro ou mais barato de acordo com seus custos
variáveis", diz Nelson Beltrame, professor de finanças da USP e consultor da Data Custos. "É
comum, por exemplo, que uma empresa trabalhe com diferentes linhas de produtos nas quais
as alíquotas de imposto variam." A separação dos dois tipos de custo é importante para
chegar ao preço de venda. "Dessa forma, também é possível descobrir quanto cada um
colabora para o lucro ou o prejuízo da empresa e quando o negócio atinge o ponto de
equilíbrio", diz Beltrame.

23 - É preciso fazer essa conta para cada produto ou serviço ou por famílias de
produtos? Como organizar tudo isso?
Depende do tipo de negócio, mas quanto mais separadas as linhas de produtos, melhor. "Em
empresas que têm em seu catálogo 10 000, 20 000 ou 30 000 itens pode-se chegar à
conclusão de que não compensa levantar o custo individual de cada produto", diz Beltrame.
"Nesse caso, deve-se seguir o bom senso: agrupar os produtos em famílias que tenham o
máximo possível de comportamento semelhante em termos de impostos e outras despesas
importantes."

24 - Com que freqüência é recomendável refazer essa conta se a empresa estiver em


crescimento?
É imprescindível o acompanhamento mensal dos custos. Não basta calcular os gastos e
tributos vez ou outra e achar que eles continuarão os mesmos. "Algumas despesas sempre
sobem e as regras tributárias brasileiras mudam com muita freqüência", diz Beltrame. Ele
acrescenta que os cuidados devem ser redobrados, sobretudo quando há folga no caixa. "É
nessa fase que as pequenas e médias empresas tendem a relaxar no controle das despesas",
afirma Beltrame.

25 - Quais são os principais erros cometidos ao se estabelecer os preços de produtos e


serviços?
O erro mais freqüente é se basear apenas no que os concorrentes cobram. "Agindo assim, a
empresa deixa de avaliar a aceitação de preços, para cima ou para baixo, de seus produtos
por parte dos compradores", diz o consultor José Carlos de Souza Filho, professor do
Programa de Administração de Varejo da FIA/USP. Outro risco embutido nessa atitude é agir
totalmente às cegas. "O empresário normalmente não tem como saber qual é a estrutura de

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custos do concorrente, o que envolve, entre outras coisas, a quantidade de funcionários, o


volume de vendas e o poder de barganha sobre os fornecedores", afirma Alvarez. O segundo
grande equívoco que as empresas costumam cometer nessa área é simplesmente calcular o
preço de um produto ou serviço baseado numa margem de lucro considerada "justa", "ideal"
ou "usual", sem levar em conta fatores ocultos, como depreciação, necessidade de
reinvestimento e alocação correta de impostos.

26 - Como calcular a margem de contribuição? Por produto ou por linha de produtos?


A margem de contribuição é o preço de venda do produto menos seus custos variáveis. O que
sobra é quanto a empresa dispõe para cobrir os custos fixos e gerar lucro líquido. "A margem
de contribuição não considera os custos fixos justamente para dar uma boa maneira de
comparar em pé de igualdade a viabilidade de diferentes produtos. Os que têm porcentagens
maiores merecem maior esforço de venda", diz Alvarez. "É também com base na margem de
contribuição que se calcula o ponto de equilíbrio, a partir de quando a venda do produto
começa a dar lucro de verdade. Para descobrir isso, é preciso multiplicar a margem de
contribuição pela quantidade vendida daquela mesma família ou item." Se o resultado for igual
ou maior do que os custos fixos, então tais itens já colaboram com o ponto de equilíbrio e
começaram a dar lucro. Se for menor, há três alternativas: aumentar o volume de vendas do
item (divida os custos fixos pela margem de contribuição para obter a quantidade mínima a
ser vendida), cortar custos fixos (com aluguel, telefone etc.) ou aumentar o preço de venda.

27 - Por quanto tempo é admissível trabalhar com margem negativa se a manutenção


de um determinado produto ou serviço for fundamental para o crescimento da
empresa?
Não existe um prazo específico. É preciso levar em conta se as vendas de outros itens
apresentam margens positivas que compensem o prejuízo e qual a importância do produto
deficitário nos planos da empresa. "É preciso ter cuidado, trabalhando com margens
negativas apenas quando isso estiver relacionado a uma estratégia promocional de vendas,
por exemplo", diz a empresária Kika Mandaloufas, proprietária da Tok e Crie, distribuidora de
produtos para papelarias da capital paulista. Há dois anos, quando ela profissionalizou a
empresa herdada do pai, os cálculos mostraram que algumas mercadorias eram
simplesmente inviáveis. "Procuramos fornecedores mais baratos e revertemos a situação",
explica.

Para lidar com a inadimplência


28 - Como analisar o risco de crédito de um novo cliente, seja ele uma pessoa ou uma
empresa?
Para chegar a um diagnóstico preciso, é necessário diferenciar os clientes que eventualmente
passam por problemas transitórios de caixa daqueles que quase nunca honram seus
compromissos no prazo. Para isso pode-se recorrer aos serviços especializados na análise do
histórico dos clientes. É caso da Serasa, do Equifax e do sistema da Rede de Informações e
Proteção ao Crédito (RIPC), utilizado pela maioria das associações comerciais. Essas
instituições cobram de acordo com a complexidade das análises. "Os sistemas mais
sofisticados criam pontuações de acordo com o potencial de um cliente pagar ou não em dia",
afirma Erickson Fassi, professor de finanças da Unicamp e sócio-diretor da Fass Consulting.
"Se o cliente tiver um histórico mais positivo do que negativo, merece uma chance. Talvez não
se deva dar a ele crédito muito amplo, mas dentro de limites mais seguros."

29 - Existem softwares que permitem monitorar diariamente atrasos de pagamento de


clientes?
Softwares e sistemas de gestão interligados aos bancos são muito eficientes em informar

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quando um cliente pagou ou não pagou, confirmando se os valores programados a receber


naquele dia efetivamente entraram no caixa. Os programas também podem montar uma lista
de acordo com o tempo médio dos títulos a receber e a pagar, de modo a evitar o
desequilíbrio e a emitir alertas quando houver a possibilidade de déficit nas contas.

30 - Qual o limite de dias de atraso suportável para uma empresa de porte médio ou
pequeno antes de encaminhar um cliente a um escritório de cobrança?
Os especialistas recomendam, antes de qualquer outra medida, fazer uma cobrança
instantânea por telefone no período que vai entre três e dez dias de atraso. Nessa etapa, em
torno de 30% dos clientes acabam pagando a dívida. Mesmo assim, a empresa precisa
calcular se o custo da cobrança (incluindo o número de horas do funcionário deslocado e o
telefone) é menor que a comissão paga aos escritórios de cobrança. "Dependendo de quem
está atrasando, se o cliente tem bom histórico e as compras são elevadas, compensa um
esforço interno de recebimento", diz Fassi, da Unicamp.

31 - Quando é importante contratar um escritório de cobrança? E como escolher um


prestador desse tipo de serviço?
Quando a empresa passa a despender esforço contínuo com atividades de cobrança. Para
evitar alocar funcionários que se desviariam de suas funções originais, a Paulimac, pequena
distribuidora de insumos para impressoras da capital paulista, repassa para um escritório de
cobrança todas as contas em atraso protestadas em cartório. "O custo de manter uma pessoa
só para isso seria proibitivo, sem contar os gastos com deslocamentos, telefone,
correspondências e assessoria jurídica", diz Edson Roberto da Silva, gerente administrativo.
As empresas de cobrança terceirizadas costumam ficar, em média, com 10% do valor devido,
mas apenas quando conseguem reaver o débito. "Como algumas delas só trabalham com
grandes valores, o ideal é pedir indicações de outras pequenas e médias empresas que
contratam serviços compatíveis com seu tamanho", diz Jefferson Viana, diretor comercial da
Way Back, que atua no setor.

Para separar as finanças da empresa das contas da família


32 - Como evitar que as contas dos donos se misturem com as da empresa?
Esse é um problema clássico, principalmente quando as empresas começam muito pequenas,
com recursos dos proprietários. Nesse caso, é grande a tentação de usar uma única conta
corrente, por exemplo. Daí para o uso compartilhado do cartão de crédito, dos automóveis,
dos suprimentos e de equipamentos como computador, impressora e telefone é um pulo. Para
separar a pessoa física da jurídica, o recomendado é a empresa adotar regras para a
distribuição de resultados aos sócios -- pode ser trimestralmente, por exemplo --, além de
estabelecer um valor de pró-labore (salário fixo mensal que entrará automaticamente na lista
das despesas da empresa). É preciso sempre emitir cheques e cartões na pessoa jurídica e
reembolsar despesas de trabalho não planejadas cobertas com verba pessoal, tal como um
almoço com clientes. Do lado pessoal, o empresário e sua família devem se impôr um
rigoroso orçamento doméstico para que as despesas da casa sejam totalmente cobertas pelo
pró-labore. "Nessa fase, compensa apertar o cinto e, se precisar, recorrer às reservas
financeiras pessoais, mas nunca tocar nas receitas da empresa", diz Gustavo Cerbasi, da
Cerbasi & Associados.

33 - O carro usado pela família pertenceà empresa. Isso é necessariamente um


problema? Existe um cálculo para definir de quem é a despesa?
Isso não chega a ser um problema, desde que todo o custo decorrente do uso do automóvel
nos momentos de lazer seja assumido pela família, incluindo combustível e manutenção de
volta das férias. "Uma forma simples de separar as contas é determinar, contratualmente,

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uma taxa de manutenção a ser abatida do pró-labore com base na quilometragem rodada. A
contrapartida também vale se o carro utilizado para o trabalho é de propriedade da família:
seu uso deve ser recompensado por meio de um aluguel por parte da empresa", afirma
Cerbasi. As taxas podem ser calculadas em torno de 20% abaixo do que seria pago a uma
locadora de veículos pelo aluguel de um carro do mesmo modelo.

34 - Qual o impacto de ter um segundo veículo em relação ao uso compartilhado do


carro?
Quase sempre não compensa aumentar a frota. Se for apenas para ir e voltar do trabalho ou
eventualmente levar os filhos a algum lugar, é melhor mesclar o uso de táxi e ônibus. Isso
porque um veículo básico, por exemplo, que custe 20 000 reais na concessionária, vai
demandar pelo menos mais 4 000 reais por ano, contabilizando despesas como IPVA (3%,
em média), seguro (5%) e depreciação (o preço do carro zero cai cerca de 10% após um ano
de uso). Deve-se amortizar também os custos com combustível, os gastos com manutenção,
o estacionamento e a perda dos rendimentos que poderiam ser obtidos caso o valor do
automóvel estivesse aplicado no banco.

Como lidar com os benefícios para os funcionários


35 - Vale a pena para uma pequena ou média empresa ter um plano de previdência
privada para os funcionários?
Oferecer planos de previdência privada aos funcionários pode ser uma forma de reter
talentos, se esse for o objetivo. Mas não é um instrumento recomendável para os negócios
que passam por dificuldades financeiras e baixa liquidez. É melhor não oferecer nada do que
criar expectativa entre os funcionários para depois voltar atrás. "É preciso ter em mente que,
após se comprometer, o empresário terá a obrigação de participar financeiramente da oferta
do benefício", diz Paulo Hirai, diretor-superintendente da Milliman, consultoria para a área de
seguros e saúde. Ainda são poucas as pequenas e médias empresas que oferecem esse
benefício a seus funcionários, mas a procura vem crescendo. Uma alternativa para reduzir os
custos é oferecer a previdência complementar somente aos cargos de confiança. Caso não se
possa bancar a relação de 1 para 1 (a cada 1 real colocado pelo funcionário, a empresa aplica
1 real), uma alternativa é oferecer 50% para cada 100% investidos pelo funcionário.

36 - Existem planos de saúde específicos para empresas de menor porte?


Nos últimos tempos tem crescido bastante o interesse das operadoras e seguradoras pelas
pequenas e médias empresas. Normalmente, esses planos podem ser contratados a partir de
três vidas (um titular com dois dependentes, por exemplo), com benefícios muito similares aos
dos planos tradicionais. Geralmente, o que diferencia um plano para uma pequena empresa
de um individual é o preço das mensalidades ser bem menor. Para atrair esse público, a
Bradesco Saúde, por exemplo, modificou seus produtos de forma a permitir a inclusão de
estagiários e prestadores de serviços, dentro de critérios preestabelecidos. Ela também
expandiu a idade máxima para inclusão de dependentes de 24 anos para até 29 anos,
adequando-se a uma nova realidade da sociedade, quando os filhos saem mais tarde da casa
dos pais. A escolha deve ser guiada por uma análise conjunta de preço e serviço. "Há
operadoras que oferecem preço baixo baseado na oferta de clínicas e hospitais próprios,
limitando a liberdade de escolha", diz Paulo Hirai. Também é recomendado negociar valores
de reembolsos e ofertas adicionais, como gestão de doença crônica, programa de prevenção
e desconto na compra de medicamentos.

37 - A empresa também é responsável pela dívida de um funcionário que tenha


contraído empréstimo e venha a ser demitido?
A empresa não tem nenhuma responsabilidade jurídica no caso, segundo Ricardo Curado,

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consultor financeiro do Sebrae-SP. A negociação envolve unicamente o funcionário e o


banco. Embora o tema gere dúvidas entre as empresas e os bancos, é o contrato quem
manda. Há casos em que um acordo prévio prevê a utilização de 30% das verbas rescisórias
do trabalhador demitido para a quitação da dívida. Em outros, o banco assume o risco. "A
empresa não corre o risco. A decisão de oferecer ou não é do banco, com base em suas
análises", afirma Altair Antônio de Souza, diretor de pessoa jurídica do segmento varejo do
Bradesco.

38 - Qual a vantagem de uma empresa de pequeno porte oferecer empréstimo


consignado em folha de pagamentos a seus funcionários?
A vantagem está diretamente relacionada à satisfação e à fidelização do funcionário. O
empréstimo consignado é uma linha de crédito pessoal aberta para os funcionários pelo
banco, com pagamento em folha de pagamentos, geralmen te em prestações fixas mensais
de até 30% da remuneração disponível. A empresa pode servir de ponte entre ele e o banco,
facilitando o acesso a taxas mais baratas e a um processo operacional mais simples "Como
as empresas têm um poder de barganha maior, elas podem livrar o funcionário de buscar um
empréstimo pessoal, que custa muito mais caro", afirma Edwin Douek, do Banco Rendimento.
A empresa, por sua vez, não entra com nenhum tostão.

Para reduzir custos e aumentar a eficiência


39 - Como reduzir os custos com pagamento de tarifas bancárias?
Concentrar as atividades e a movimentação de dinheiro em um único banco é uma das
estratégias que podem ser adotadas com eficácia. "Quanto mais atividades forem
concentradas, mais fácil será negociar taxas menores", diz Henrique Vianna, diretor de
médias empresas do HSBC. Também vale a pena acompanhar o custo das principais tarifas
bancárias em diversas instituições. A Federação Brasileira de Bancos (Febraban) mantém na
internet o Sistema de Divulgação de Serviços e Tarifas Bancárias (Star), que divulga as 46
tarifas de serviços mais usuais do mercado. O usuário pode comparar as tarifas e usá-las na
hora da negociação.

40 - Qual a vantagem de utilizar um cartão de crédito empresarial?


Os cartões tornam mais fácil o controle do fluxo de caixa, já que as contas podem ser pagas
num único dia. A própria fatura serve como espécie de relatório de despesas, em vez da usual
montanha de notas fiscais. "Há ainda economia com a redução de emissão de cheques e
mais segurança por causa da necessidade de senhas, que permitem formatar o cartão
apenas para determinados usos", diz Rodrigo Caramez, diretor de cash management do
HSBC. Se um funcionário precisa dele em viagens, por exemplo, é possível configurá-lo para
funcionar somente em hotéis de determinado padrão. Isso elimina uma série de
procedimentos contábeis, como o reembolso e adiantamento de despesas.

41 - O que levar em conta na hora de optar pelo pagamento centralizado na empresa de


todos os cartões emitidos ou por definir que cada portador pague sua fatura?
Com a oferta crescente de tecnologias que permitem acompanhar em tempo real cada
compra realizada com os cartões, a centralização do pagamento é a melhor opção do ponto
de vista operacional. "O que pode ser feito é a emissão de faturas individualizadas para que
os funcionários confiram seus gastos, adicionem os comprovantes de despesas e apresentem
os relatórios", diz Regina Rocha, vice-presidente de vendas de produtos corporativos da
Mastercard Brasil.

42 - Como definir quem na empresa deve ter o cartão?


Os cartões corporativos podem servir como uma ferramenta capaz de facilitar o controle das

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despesas empresariais, já que os extratos mensais permitem visualizar todos os gastos (onde
e quando foram realizados e quanto foi gasto, por exemplo). Embora muitas empresas só
forneçam o cartão de crédito à diretoria, é possível que todos os funcionários tenham um.
Eduardo Chedid, vice-presidente de produto da Visa do Brasil, explica que, com o uso do filtro
de autorização por limite e tipo de estabelecimento, é possível ampliar o uso do cartão de
crédito pelas empresas de forma controlada. "Dá para oferecer o cartão à diretoria, com limite
de 10 000 reais, por exemplo, e nenhuma restrição de compra, e definir para a secretária um
limite de gastos mensais bem menor, com compras feitas apenas em lojas de material de
escritório e supermercado", diz Chedid.

43 - Que tipo de empresa deve optar por contratar um instrumento bancário específico
para gestão de folha de pagamentos?
A princípio, todas devem, incluindo as microempresas. O contrário só vale para casos muito
específicos, como um pequeno restaurante que só abre no fim de semana e paga os
funcionários no final do dia, com dinheiro em espécie. Para evitar problemas com assaltos,
trabalho de ir ao banco retirar o dinheiro e ineficiência, o melhor a fazer é buscar um banco
que muitas vezes não cobra uma taxa adicional por esse serviço.

44 - A utilização de linhas para compra e venda de produtos (conhecidas no mercado


como compror e vendor) não afeta indiretamente as margens de lucro ou os descontos
conseguidos? Como fazer esse cálculo?
Não necessariamente. "As linhas de compror e vendor são algumas das mais baratas,
oferecidas apenas a clientes bastante conhecidos pelo banco e depois de análises de
históricos e balanços. Como a empresa fornece ao banco garantias de alta liquidez, como o
penhor de duplicatas, cheques e cartão, as taxas são pequenas", afirma José Alvarez. No
caso do compror, a empresa pode ganhar enorme poder de barganha sobre os fornecedores,
pois os pagamentos são honrados à vista pela instituição financeira. "A contratação do serviço
se justifica quando o desconto oferecido pelo fornecedor é maior do que a taxa cobrada pelo
banco", diz Alvarez. No caso do vendor, os clientes da empresa pagam a prazo, mas ela
recebe à vista do banco.

45 - É melhor negociar novas datas de pagamento com os fornecedores ou utilizar


instrumentos financeiros de adiantamento?
Fornecedores tendem a ser flexíveis com os clientes com os quais já tenham um bom
relacionamento, dependendo da credibilidade conquistada entre as partes. Mas há limites
para essas renegociações. "Ainda assim, não é uma prática a ser adotada com freqüência",
diz Alvarez. "A empresa tem uma imagem a zelar. Percebendo que algo não vai bem, o
fornecedor pode, com o tempo, rebaixar o crédito, deixando de vender a quantidade que a
empresa costumava comprar, por exemplo."

46 - Na hora de comprar insumos, matérias-primas ou equipamentos,é melhor recorrer


a um financiamento bancário ou negociar com os próprios fornecedores?
É preciso fazer as contas para ver se o custo do empréstimo bancário é mais barato que as
condições oferecidas pelos fornecedores, que também costumam embutir uma taxa de juro
em seus produtos. No entanto, como os fornecedores também têm interesse em vender,
podem se mostrar mais flexíveis nas negociações. Os especialistas recomendam que também
se preste atenção nas opções de pagamento à vista com desconto. "Se na compra à vista o
desconto é de 5% e a taxa para obter um empréstimo é de 2,5%, por exemplo, vale a pena
tomar dinheiro emprestado no banco", afirma Henrique Vianna, diretor de médias empresas
do HSBC. Ele lembra que existem linhas de financiamento de equipamentos ou de capital de
giro mais baratas oferecidas por instituições de fomento, como o Banco Nacional de

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Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES).

47 - Quais as diferenças que há entre um empréstimo para capital de giro e outras


linhas de crédito, como antecipação de 13o salário e pagamento de imposto de renda,
por exemplo?
Aparentemente, não existe muita diferença, já que tanto num caso quanto no outro se trata de
empréstimo de dinheiro. Em uma situação, o capital de giro é solicitado para cobrir as
necessidades usuais de descasamento de fluxo de caixa das empresas. Em outras, é usado
para antecipar um pagamento, como o 13o salário. A diferença para as empresas está no
custo de cada uma das operaçõs. "As linhas de capital de giro apresentam custo elevado e
deveriam ser usadas somente em situações emergenciais", afirma José Paulo Rocha, da
Deloitte. Já as linhas de crédito referentes a outros pedidos mais específicos -- como a
antecipação do 13o salário, por exemplo -- tendem a ser mais baratas, embora tenham limites
de crédito.

48 - Para cobrir uma necessidade de fluxo de caixa, o que é preferível: negociar


antecipação das datas de vencimento com os clientes ou utilizar instrumentos
financeiros de antecipação de recebíveis?
Por um lado, tentar receber antecipadamente dos clientes, garantindo a eles desconto na
fatura, pode ser uma forma de não arcar com custos maiores nos bancos. "Negociando bem
com os clientes, a empresa tem a chance real de manter suas margens numa situação como
essa", diz o economista José Rubens Alvarez. No entanto, o que costuma acontecer é que os
clientes não têm condições de adiantar seus pagamentos. "Foi por isso mesmo que
compraram a prazo", diz. "Negociar uma vez ou outra ainda vá lá, mas seria indelicado fazer a
eles pedidos freqüentes de adiantamento." Gustavo Cerbasi, da Cerbasi & Associados, afirma
ainda que não é vantajoso ceder aos clientes descontos extras superiores ao custo de capital
mais o custo da antecipação de recebíveis.

49 - Como guardar dinheiro para despesas previsíveis, como pagamento de impostos,


licenciamento de veículos, 13o salário e de adicional de férias de empregados?
Para formar reservas financeiras, o empresário precisa, antes de qualquer coisa, de
planejamento. "As despesas previstas devem constar da definição do orçamento anual da
empresa", afirma Eid Junior, do Centro de Estudos em Finanças da FGV/Eaesp. Para formar
reservas financeiras e fazer frente aos pagamentos previstos, ele sugere reduzir custos e
tomar medidas para diminuir os índices de inadimplência. Além disso, parte do capital de giro
pode ser aplicada no mercado financeiro, pois as taxas de juro têm sido maiores do que a
taxa de rentabilidade do capital fixo. Em conjunto, essas medidas podem servir de ajuda para
evitar o sufoco financeiro das empresas em determinados períodos do ano.

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