Process Improvement Approaches: A Comparison  

Choose your approach according to organizational structure and goals 

The following chart (Figure 1) summarizes popular process improvement approaches, defining them and giving a brief overview of their major 
characteristics. The right approach for your organization will depend on the type of improvements needed (i.e., whether the improvement is for 
a  specific  program  or  initiative;  whether  it  will  be  a  one‐time  improvement  or  a  continuous,  repeatable  improvement  effort;  whether  the 
improvement  will  be  implemented  on  a  large  or  small  scale).  Figure  2  provides  a  matrix  that  compares  the  primary  characteristics  of  each 
approach side‐by‐side.    

Overview of Process Improvement Approaches  
Approach  Definition of approach  Characteristics of approach 
• Governance (roles, responsibilities, policies and procedures, etc.) 
These are the practices an 
• Centralized process group for cohesion 
organization establishes to 
• Driven by strategy and goals 
structure and guide their process 
Process management  • Coordinates training and supports implementation 
improvement efforts. These 
and improvement  • May blend multiple improvement approaches; the right tool for the 
practices usually require the 
practices  right job 
definition of a process 
governance/hierarchy, tools and  • Integrated into the overall management and improvement 
templates, and measures.  framework of the organization 
• Commitment and consistency of leaders are key 
• Governance (roles, responsibilities, policies and procedures, etc.) 
• Process framework 
BPM establishes a discipline for 
• Alignment with organization’s strategy and goals 
process definition, deployment, 
• Prioritization of improvement initiatives based on how likely each 
Business process  measurement, and improvement. 
improvement is to lead to the achievement of organizational goals 
management (BPM)  Improvement initiatives are 
(based on risk/cost analysis) 
identified and prioritized based 
• Selected initiatives are managed as discrete projects 
upon value to the organization. 
• Specific approach is selected based on need (e.g., Six Sigma, Lean 
executed within BPM) 

For additional information, e‐mail apqcinfo@apqc.org.   
©2010 APQC. ALL RIGHTS RESERVED. Page 1 
 Overview of Process Improvement Approaches  
Approach  Definition of approach  Characteristics of approach 
Typically executed without an  • Process owner or senior management as sponsor 
overarching process practice, each  • Follows project management practices 
Project‐based  process improvement initiative is  • Planned, budgeted, and staffed 
Improvement (ad hoc)  managed as an individual project.  • Strong teaming 
These are often targeted at day‐to‐ • Oversight 
day processes.  • Clear finish 
The organization embeds the 
discipline and culture of improving 
process based efforts into  • Unless significant in size or duration, typically done without a 
Continuous process  everyday work. The focus is on  discrete project 
improvement (CPI)  continually identifying issues,  • No discrete budget or oversight outside local management 
finding better ways to drive value,  • Focuses on building process improvement focus of workers 
and instituting improvements as 
quickly as possible. 
Lean focuses on improving process 
• Managed as projects 
speed by eliminating non‐value‐
• Focuses on: 
added activities in an end‐to‐end 
o Time variability 
process. Lean is commonly 
o Increased speed 
Lean  referred to as reducing waste 
o Elimination of waste 
within processes. The goal of lean 
o Managing resources based on demand 
is to increase process efficiency 
o Avoid backlog buildup and obsolescence 
and simplify the process flow that 
• Quick fix solutions 
drives value to the customer. 

For additional information, e‐mail apqcinfo@apqc.org.   
©2010 APQC. ALL RIGHTS RESERVED. Page 2 
 Overview of Process Improvement Approaches  
Approach  Definition of approach  Characteristics of approach 
• Managed as projects, typically led by trained leaders (Black Belts, 
Six Sigma focuses on improving  Green Belts, etc.) 
process quality by eliminating  • Follows the DMAIC (define, measure, analyze, improve, control) 
defects through in‐depth analysis  methodology 
of a problem’s root cause. Six  • Focuses on: 
Six Sigma (6σ) 
Sigma’s goal is to reduce process  o Process variability 
variability, thus driving consistent  o Improved quality 
results and near perfect products  o Increased yield 
over the long‐term.  o Fact/data‐based decisions 
• Root cause solutions 
LSS blends the best of both Lean 
and Six Sigma, applying each 
where appropriate. Lean ensures 
the organization is employing the  • Managed as projects 
right activities. Six Sigma makes  • Lean defines value flow  
sure that those activities are  • Six Sigma makes value flow smoothly  
Lean Six Sigma (LSS) 
accomplished correctly every time.  • Specific value‐add activities flow within a controlled variation  
The balance of Lean and Six Sigma  • Minimal wasteful activities 
applied within LSS is determined  • Minimal defects  
by the business—the type and mix 
of products and services delivered 
to customers. 
 
Figure 1 
 
 

For additional information, e‐mail apqcinfo@apqc.org.   
©2010 APQC. ALL RIGHTS RESERVED. Page 3 
Figure  2  compares  the  major  performance  improvement  approaches  outlined  in  Figure  1  according  to  the  conditions  that  usually  accompany  the 
employment of each approach. This chart can help your organization determine which approach is best to pursue, given the nature of the project(s), 
business goals, and available resources (human, financial, and technological). 

Comparison of Process Improvement Approaches  
Applicable approaches 
Process 
Project‐ Continuous 
Conditions of  management  Business process  Six 
based  process  Lean Six 
improvement  and  management  Lean  Sigma 
Improvement  improvement  Sigma (LSS) 
improvement  (BPM)  (6σ) 
(ad hoc)  (CPI) 
practices 
Long‐term/Continuous 
X  X    X       
improvement 
Project‐focused 
  X  X    X  X  X 
improvement/quick fixes 
Organization‐wide 
X  X    X  X  X  X 
improvement 
Minimize waste/defects          X    X 
Senior leadership buy‐in 
X  X    X  X  X  X 
required 
Budget and staff 
X  X    X  X  X  X 
formally allocated 
Formal governance 
  X        X  X 
structure required 
Development of 
X  X        X  X 
measures 
 
Figure 2 
 

Look  for  articles  and  resources  related  to  the  improvement  approach  that  best  fits  your  organization's  goals  and  present  state  on  the  internet,  in 
business publications, or from proven sources of reliable research like APQC. 

For additional information, e‐mail apqcinfo@apqc.org.   
©2010 APQC. ALL RIGHTS RESERVED. Page 4 
 

ABOUT APQC 
For over 30 years, APQC has been on the leading edge of improving performance and fostering innovation around the world. APQC works with 
organizations across all industries to find practical, cost‐effective solutions to drive productivity and quality improvement. We are a member‐
based nonprofit currently serving more than 500 organizations in all sectors of business, education, and government. 

CONTACT INFORMATION 
123 North Post Oak Lane, Third Floor 
Houston, TX 77024‐7797 
phone: +1‐713‐681‐4020 or 800‐776‐9676 
fax: +1‐713‐681‐8578 
e‐mail: apqcinfo@apqc.org 
www.apqc.org 

For additional information, e‐mail apqcinfo@apqc.org.   
©2010 APQC. ALL RIGHTS RESERVED. Page 5