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PLANEJADORES INICIANTES
APRESENTAÇÃO
Partimos, então, do pressuposto de que os eventos não têm recebido a devida aten-
ção como comprova a autora Maria Cecília Giacaglia:
Isso significa dizer que eventos não podem ser acontecimentos isolados ou alea-
tórios de uma empresa. Devem estar inseridos e previstos num planejamento de
comunicação estratégica.
SAIBA MAIS...
PRÉ-EVENTO
CAPÍTULO 2: CONCEPÇÃO DO EVENTO 15
DELIMITAÇÃO DE OBJETIVOS 15
PÚBLICOS 16
ORGANIZAÇÃO 17
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
CÁLCULOS 72
Sugestão de cálculo 73
PÓS EVENTO
CAPÍTULO 9: PÓS EVENTO 74
AVALIAÇÃO 74
LEGISLAÇÃO INDICADA 77
BIBLIOGRAFIA 79
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA
CAPÍTULO 1
CAPÍTULO 1 - COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA
PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO
Também recomendamos que toda empresa deve ter um planejamento das atividades
de comunicação e uma política que norteie todos os processos. É importante ressal-
tar que a comunicação existe em qualquer empresa, independente do porte. O aten-
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 9
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA
Logo, não é uma estrutura rígida. Ele traz diretrizes para nortear a organização,
contudo, deve ser adaptado às novas situações vivenciadas. O próprio programa
planejado, por exemplo, pode ser modificado em função das alterações de compor-
tamento e opiniões dos públicos. Assim, verificar constantemente as transformações
do ambiente é decisivo para a empresa.
CAPÍTULO 1
EVENTO: FERRAMENTA DE COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA
Evento é uma ação planejada que possui finalidade específica e objetiva trazer be-
nefícios para a organização. Em determinadas situações é a técnica mais adequada
para atingir metas organizacionais ou até mesmo para conseguir atingir determinado
público. É necessário ressaltar a importância do planejamento, para que o evento
seja um instrumento de divulgação da cultura da empresa, e da avaliação do mes-
mo, para mensurar sua eficiência e alcance dos públicos. Portanto, o evento além
do caráter social e político também pode ser explorado como uma ferramenta de
comunicação dirigida e estratégica para a instituição. Sugerimos que seja feito um
planejamento anual de eventos para otimizar a distribuição de verba e estabelecer
previamente prazos e ações que devem ser adotadas ao longo do ano.
Estabelecimento de parcerias;
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 11
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA
Os eventos podem ser classificados de diversas formas. Segundo Maria Cecília Gia-
caglia, eventos podem ser classificados quanto à:
É importante destacar que essas classificações não são excludentes, tendo os even-
tos muitas vezes elementos de uma ou mais delas. Já em relação ao planejamento
de eventos, a autora Marisa Canton define os principais pontos que devem ser abor-
dados em sua realização:
CAPÍTULO 1
Procurando assumir uma postura mais antropológica diante do tema eventos, deve-
mos questionar a respeito do significado do universo simbólico dos ritos nas orga-
nizações. Eles são maneiras de representar e ilustrar a cultura organizacional. Para
Maria Tereza Fleury,
A autora aponta ainda dois estudiosos: Beyer e Harrison (1986) que, ao compararem
os relatos antropológicos dos ritos das sociedades tribais com os da vida das organi-
zações modernas, chegaram a seis tipos de ritos:
Ritos de confirmação – ex.: seminários para reforçar a identidade social e seu poder de
coesão;
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 13
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA
CERIMONIAL
O homem é um ser social, ou seja, está sujeito à interação entre as pessoas, vive em
sociedade. Seja no âmbito pessoal - que engloba círculo familiar, profissional, afetivo
- ou na esfera organizacional, a sociedade é formada pelo o que chamamos de rede
de relacionamentos, a famosa “network”.
Ainda, não podemos deixar de enfatizar, existe legislação que regulamenta ordens
de precedência (Decreto 70274/72) e exigências legais para a realização de qual-
quer evento.
CAPÍTULO 2
DELIMITAÇÃO DO OBJETIVO
Ao se pensar um evento, deve-se fazer uma consideração primária para nortear seu
planejamento: o seu objetivo, sendo ele a curto ou a longo prazo. Objetivo é aquilo
que se pretende alcançar com o evento.
Os objetivos podem ser vários, e não um só, para atingir áreas de interesse da orga-
nização. Segundo CERTO, as áreas estratégicas de uma organização se consistem
em oito:
Lucratividade;
CONCEPÇÃO DO EVENTO 15
PRÉ-EVENTO
PÚBLICOS
Destacamos que cada organização tem seus públicos específicos, mas alguns são
mais importantes que outros para a sobrevivência da empresa. Após o mapeamento,
os gestores devem classificá-los ou atribuir-lhes grau de importância para indicar seu
impacto na organização. Cabe então aos gestores planejar programas contínuos de
comunicação com os mais importantes e estratégicos.
ORGANIZAÇÃO
CAPÍTULO 2
“As atividades relacionadas com a organização englobam todas as provi-
dencias administrativas, como definição de local e data, cadastramento de
participantes, elaboração de mailing list, serviços de som e multimidia, fo-
tografia, seleção de recepcionistas, contratação de serviços de terceiros.”
(KUNSCH, 2003, p. 387)
CONCEPÇÃO DO EVENTO 17
PRÉ-EVENTO
Por fim, é de grande praticidade e otimização das tarefas fazer uma relação de to-
dos os fornecedores e profissionais envolvidos, definindo contato, telefone e prazos
combinados. Essa listagem deve ser de fácil acesso a todas as pessoas envolvidas,
e não apenas do coordenador.
A planilha de check-list funciona como um roteiro para nortear todas as ações a se-
rem tomadas durante a fase de organização. O ideal é ser o mais detalhista possível,
para evitar que pequenos detalhes comprometam o sucesso do empreendimento.
É também essencial definir o responsável por cada ação para que não aconteça o
desencontro e “um” ache que o “outro” já tomou as providências necessárias. Nessa
questão é essencial a participação efetiva do responsável pelo evento para orientar
e coordenar toda a equipe envolvida. O campo “PRAZO MÁX.” refere-se ao prazo
limite que ação deve ser executada É claro que nada impede que providências sejam
tomadas antes do prazo previsto. Entretanto, para um controle efetivo da organiza-
ção, sugerimos que nesse campo seja especificada a data (se for o caso, o horário)
em que ação esteja totalmente concluída. Por último, no campo “OBSERVAÇÕES”
deve-se contemplar todas as informações que interfiram diretamente na execução da
CAPÍTULO 3
ação em pauta (como contato dos fornecedores, pessoas que podem dar suporte, o
apoio que será necessário, etc.).
É sempre bom estar precavido para as surpresas de última hora e fazer visores para
pessoas que não responderam à confirmação de presença e/ou deixar a mão mate-
rial para fazer novos visores se for necessário.
É importante ressaltar que cada evento é específico e deve estar alinhado às polí-
ticas da organização. Portanto, ao planejar o evento da sua empresa você deverá
adaptar o roteiro de planejamento, acrescentando (ou retirando) itens, para atender
à sua realidade. O evento é uma ferramenta de comunicação estratégica e, dessa
forma, deve ser realizado visando ao retorno positivo para organização e, principal-
mente, estar alinhado à cultura organizacional.
TIPOS DE EVENTOS 19
PRÉ-EVENTO
DATAS COMEMORATIVAS
No decorrer do ano existem várias datas que são popularmente comemoradas e/ou
comercialmente exploradas. A organização pode também aproveitar desses “pretex-
tos” para organizar diversos tipos de eventos, desde festas comemorativas a eventos
de conscientização social. Os autores Rabaça e Barbosa afirmam que
Uma boa dica para enaltecer o sentimento dos colaboradores em relação à orga-
nização é criar um calendário de eventos próprios, comemorando datas que sejam
significativas para a história da empresa, como, por exemplo, o “aniversário” da ins-
tituição.
Por fim, é importante ressaltar que para realização de qualquer evento é fundamental
o planejamento minucioso e avaliar a relevância do mesmo para a instituição.
INAUGURAÇÃO
A inauguração é amplamente utilizada e conhecida: trata-se de uma cerimônia na
qual se apresenta ao público (interno, externo ou misto) a nova instalação, unidade
ou aquisição da empresa. Prescinde de placa de identificação, normalmente fundida
em aço, alumínio ou bronze, com data, nome do que é inaugurado, nomes das pes-
soas que colaboraram na obras (e/ou são homenageadas) e dos diretores da atual
gestão. No caso de homenagem às pessoas falecidas (por exemplo, salas e auditó-
rios que levam nome de pessoa que já faleceu) é convencionado que a família deve
ser comunicada – convidada para receber a homenagem em nome do falecido. A
placa deverá estar coberta por um tecido - indicamos o cetim em cor discreta (branco
ou cinza) - e as maiores autoridades, normalmente, duas pessoas (o anfitrião e maior
autoridade presente ou membro da família do homenageado), fazem o descerramen-
to. Não é permitido utilizar a bandeira nacional para cobrir a placa. Pode-se, ainda,
delimitar a área inaugurada com uma fita, de 2 a 3 cm, com as cores da bandeira
nacional, do estado ou da empresa. Atualmente não se usa o corte da fita com a
tesoura e, sim, laço que será desfeito pelas pessoas indicadas.
Apesar de ser muito usada, pouco se atenta para detalhes e características estra-
tégicas que um evento como esse pode proporcionar. A inauguração pode ser uma
CAPÍTULO 3
ótima oportunidade para reunir os colaboradores, estimular o sentimento de perten-
cimento e aumentar a coesão interna. Além disso, uma inauguração bem planejada
pode colocar a organização em destaque, contribuir para o aumento da exposição da
marca e transmitir também ao público externo, de forma simples e objetiva, conceitos
associados à empresa como inovação, dinamismo e desenvolvimento.
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
DATA: HORA: LOCAL:
PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.
FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO
CONTRATAÇÃO
DE DECORAÇÃO,
FOTÓGRAFO, BUFFET
(CAFÉ RECEPTIVO OU
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS DE ENCERRAMENTO),
RECEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC
DESCERRAMENTO DE
PLACA, “CORTE DE
PLANEJAR ATO SIMBÓLICO FITA”, LANÇAMENTO
DE PEDRA FUNDAMEN-
TAL, ETC.
PREPARAR O LOCAL
ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS
DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO
DESIGNAR LOCUTOR
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL
TIPOS DE EVENTOS 21
PRÉ-EVENTO
RECEPÇÃO E
ENCAMINHAMENTO
DOS CONVIDADOS
( LEMBRANDO DE
LUGARES DE HONRA
PARA AS AUTORIDA-
DES E/OU HOMENAGE-
DEFINIR ROTEIRO ADOS); AS MAIORES
AUTORIDADES DEVEM
DESEMPENHAR PAPEL
DE DESTAQUE NA
CERIMÔNIA (COMO
DESCERRAR PLACA
OU JOGAR A PRIMEIRA
PÁ NA URNA)
LEMBRAR DE TECIDO
DE PANO QUE DEVERÁ
ENCOMENDAR PLACA ALUSIVA A INAUGURAÇÃO ENCOBRIR A PLACA
ATÉ O MOMENTO DO
DESCERRAMENTO
PROVIDENCIAR CAVAR
COVA, URNA ONDE
SERÃO DEPOSITADOS
PREPARAÇÃO PARA “LANÇAMENTO DE PEDRA OBJETIVOS RELE-
FUNDAMENTAL” VANTES À OBRA E PÁ
(PARA QUE A MAIOR
AUTORIDADE INICIE A
CERIMÔNIA.
MESA REDONDA
Uma mesa redonda eficiente deve ser composta de quatro a oito pessoas, podendo
ser aberta ou fechada. No caso da aberta, mais comumente usada, a platéia também
participa do debate, enquanto na segunda a participação fica restrita aos debatedo-
res.
CAPÍTULO 3
discutido entre todos os participantes, com direito a réplica.
A mesa redonda é uma ótima opção caso a empresa deseje destacar um tema re-
levante que esteja associado ao seu negócio ou razão social. Ela pode ser usada
tanto no âmbito interno (para promover questões relativas à cultura organizacional)
ou externamente, como uma ótima oportunidade para gerar divulgação da empresa,
bem como releases e pautas por meio da assessoria de imprensa para os meios de
comunicação.
PAINEL
Sob o ponto de vista organizacional, o painel não possui muita aplicação devido ao
seu formato ser muito específico, sendo mais adequado para o meio acadêmico. As
vantagens proporcionadas pelo debate de idéias e integração com a platéia podem
ser melhor utilizadas em uma mesa-redonda, já que essa abrange uma maior quan-
tidade de pessoas e é mais dinâmica.
TIPOS DE EVENTOS 23
PRÉ-EVENTO
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
PALESTRA
CAPÍTULO 3
Nas organizações, as palestras podem contribuir de forma efetiva na gestão do co-
nhecimento, podendo muitas vezes ter como palestrantes seus próprios colaborado-
res. Isso contribui para valorizar os funcionários e gera um maior interesse do público
interno, que se identifica e assimila melhor a mensagem.
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
ALUGUEL DO ESPA-
ÇO, CONTRATAÇÃO
DE FOTÓGRAFO,
BUFFET (CAFÉ
RECEPTIVO OU DE
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS
ENCERRAMENTO),
RECEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC
RESERVAR O LOCAL
TIPOS DE EVENTOS 25
PRÉ-EVENTO
DESIGNAR MODERADOR
DEFINIR PALESTRANTE(S)
CONFIRMAR PRE-
CONVIDAR PALESTRANTE(S)
SENÇA
CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CESSIDADES DO(S)
PALESTRANTE(S)
DEFINIR ROTEIRO
CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DISTRIBUIÇÃO DE
PANFLETOS, CAR-
TAZES, PUBLICIDA-
DE, ETC...
RELEASE, ORGANI-
ZAR COBERTURA
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA
JORNALÍSTICA,
ETC.
FAZER NOMINATAS
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS LISTA DE CONVIDA-
DOS, ETC.
VISITAS TÉCNICAS
Também conhecida como política de portas abertas, ou open day, a visita técnica
consiste em uma apresentação da empresa, em dia pré-determinado, a um público
específico na própria empresa.
Ela é classificada em dois tipos: portas abertas (também chamada de open day), e vi-
sitas especiais. Na modalidade portas abertas são convidados stakeholders diversos
como fornecedores, associações de classes, ONGs, representantes da comunidade
ou até mesmo os funcionários recém contratados para um tour.
Em ambos os casos, deve-se atentar para sempre elaborar um roteiro, preparar o lo-
CAPÍTULO 3
cal da visita, comunicar o evento aos departamentos, seguir o protocolo e cerimonial
adequado e disponibilizar material informativo como folder ou relatório para que os
visitantes tenham um material tangível para futuras consultas.
As visitas técnicas são interessantes para aproximar a empresa do seu público. Além
disso, possibilitam o contato face-a-face, com maior interação e fornecimento de
feedback imediato.
Empresas bem organizadas e que possuam boa estrutura devem fazer o uso das
visitas empresarias como uma estratégia de diferenciação e vantagem competitiva.
SIMPÓSIO
O simpósio pode transmitir uma imagem mais formal e elitista relativamente a uma
reunião do que quando se utiliza jornada ou colóquio, por exemplo. Tem a vantagem
de ter um conteúdo relativamente bem definido, que é entendido pela maioria das
pessoas.
TIPOS DE EVENTOS 27
PRÉ-EVENTO
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
ALUGUEL
DO ESPAÇO,
CONTRA-
TAÇÃO DE
FOTÓGRAFO,
BUFFET
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS
(COFFEE-
-BREAKS),
RECEPCIO-
NISTAS, PRO-
FISSIONAIS
DE LIMPEZA.
RESERVAR O LOCAL
DESIGNAR MODERADOR
DEFINIR EXPOSITORES
CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITORES
PRESENÇA
CONSULTAR
NECESSI-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL DADES DOS
EXPOSITO-
RES
PASTAS,
BRINDES
(BLOCO,
CANETA,
OBJETO COM
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS
A LOGO DO
EVENTO),
FOLDER INS-
TITUCIONAL,
ETC.
EXPOSIÇÃO,
DEFINIR ROTEIRO DISCUSSÃO E
CONCLUSÃO
CONFEC-
ÇÃO DE
CONVITES,
CAPÍTULO 3
INTERNET,
INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DISTRIBUI-
ÇÃO DE
PANFLETOS,
CARTAZES,
PUBLICIDADE,
ETC...
RELEASE,
ORGANIZAR
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA COBERTURA
JORNALÍSTI-
CA, ETC.
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
PAPEL, CANE-
TA, LISTA DE
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS
CONVIDADOS,
ETC.
SEMINÁRIO
O seminário pode assumir diversas formas, mas o seu objetivo principal deve ser
norteado pela introdução dos participantes na pesquisa e sistematização do conhe-
TIPOS DE EVENTOS 29
PRÉ-EVENTO
cimento sobre o assunto tratado. É composto por três fases: exposição, discussão
e conclusão. Geralmente conduzido por um moderador que conduz as diferentes
etapas.
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
ALUGUEL DO
ESPAÇO, CONTRA-
TAÇÃO DE FOTÓ-
GRAFO, BUFFET
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS (COFFE-BREAKS),
RECEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC
RESERVAR O LOCAL
DESIGNAR MODERADOR
DEFINIR EXPOSITORES
CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITORES
PRESENÇA
CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CESSIDADES DOS
EXPOSITORES
PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
OBJETO COM
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS A LOGO DO
EVENTO), FOLDER
INSTITUCIONAL,
ETC.
EXPOSIÇÃO,
DEFINIR ROTEIRO DISCUSSÃO E
CONCLUSÃO
CAPÍTULO 3
CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES
CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DISTRIBUIÇÃO
DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLI-
CIDADE, ETC...
RELEASE, ORGA-
NIZAR COBERTU-
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA
RA JORNALÍSTICA,
ETC.
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS LISTA DE CONVI-
DADOS, ETC.
WORKSHOP
TIPOS DE EVENTOS 31
PRÉ-EVENTO
Este formato de evento é muito utilizado na área das artes em geral ou reuniões
comerciais, para demonstração de produtos ou serviços.
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
ALUGUEL DO
ESPAÇO, BUFFET
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECES- (LANCHE), RECEP-
SÁRIOS CIONISTAS, PROFIS-
SIONAIS DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC
CONFIRMAR PRE-
CONVIDAR MODERADOR(ES)
SENÇA
CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CESSIDADES DO(S)
MODERADOR(ES)
PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
DEFINIR MATERIAIS DIDÁTICOS OBJETO COM A
LOGO DO EVENTO),
APOSTILAS, ETC.
CONFECCIONAR CERTIFICADOS
CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DISTRIBUIÇÃO DE
PANFLETOS, CARTA-
ZES, PUBLICIDADE,
ETC...
RELEASE, ORGANI-
CAPÍTULO 3
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA ZAR COBERTURA
JORNALÍSTICA, ETC.
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS LISTA DE PARTICI-
PANTES, ETC.
ENTREGAR CERTIFICADOS
TREINAMENTO
Na prática, a maior diferenciação para workshops está no público. Com perfil menos
comercial, treinamentos são, em sua maioria, exclusivos, fornecidos para públicos
internos de uma organização. A duração desse tipo de evento é bastante variada,
mas o aconselhável é que não ultrapasse o período de 1 (um) ano.
O treinamento pode ser realizado tanto para o público interno da organização quanto
para o externo, tendo em vista que há casos em que diversos stakeholders necessi-
tam conhecer melhor processos e/ou a cultura institucional.
TIPOS DE EVENTOS 33
PRÉ-EVENTO
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
ALUGUEL DO ESPAÇO,
BUFFET (LANCHE),
RECEPCIONISTAS,
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC
RESERVAR O LOCAL
DEFINIR TREINADOR(ES)
CONFIRMAR PRE-
CONVIDAR TREINADOR(ES)
SENÇA
CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CESSIDADES DO(S)
TREINADOR(ES)
PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA, OB-
DEFINIR MATERIAIS DIDÁTICOS JETO COM A LOGO DO
EVENTO), APOSTILAS,
ETC.
CONFECCIONAR CERTIFICADOS
CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTERNET,
INTRANET, DISTRIBUI-
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO
ÇÃO DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLICI-
DADE, ETC...
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
CAPÍTULO 3
ETC.
ENTREGAR CERTIFICADOS
DEBATE
Pode ser aberto ao público ou mesmo transmitido por um ou mais veículos de mídia.
TIPOS DE EVENTOS 35
PRÉ-EVENTO
FEIRA
As feiras são realizadas por uma instituição organizadora que delimitará as regras
gerais e convidará organizações, de acordo com o público-alvo, para expor seu tra-
balho em estandes. Podem ser de pequeno, médio ou grande porte.
Cada organização expõe os serviços que presta e/ou os produtos que comercializa.
Em geral, visitam a feira os parceiros da organização, os clientes e potenciais clien-
tes.
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
MONTADORA,
ORNAMENTAÇÃO,
PROGRAMAÇÃO
VISUAL, ARMAZENA-
MENTO DE MATERIAL,
RECEPÇÃO DOS
VISITANTES, COQUE-
ORÇAR INFRA-ESTRUTURA NECESSÁRIA
TEL DE ABERTURA,
SERVIÇOS EM GERAL:
TELEFONIA, LUZ E
SOM, EQUIPAMEN-
TOS AUDIOVISUAIS
CAPÍTULO 3
SEGURANÇA, APOIO
MÉDICO, ETC.
TAMANHO E LAYOUT
DEFINIR LOCAL DE PARTICIPAÇÃO
DO STAND
PAINÉIS FOTOGRÁ-
FICOS, PRODUTOS,
DEFINIR O QUE SERÁ EXPOSTO
BANNERS, TESTEIRAS,
ETC
CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTERNET,
INTRANET, DISTRIBUI-
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO
ÇÃO DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLICI-
DADE, ETC...
RELEASE, ORGANIZAR
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA COBERTURA JORNA-
LÍSTICA, ETC.
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
TIPOS DE EVENTOS 37
PRÉ-EVENTO
FÓRUM
Esse tipo de evento pode durar um ou mais dias, geralmente com a integração de
vários fóruns. Nesse caso, é aconselhável um intervalo entre eles, de pelo menos 10
minutos, para que as pessoas não fiquem exauridas e acabem perdendo o interesse
ou o foco do tema abordado. Entretanto, é bastante comum estruturar o fórum para
duração de 1 hora com o seguinte cronograma: 40 minutos de debate e/ou exposição
de idéias dos apresentadores e 20 minutos para o diálogo com a platéia.
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
ALUGUEL DO ESPA-
ÇO, CONTRATAÇÃO
DE FOTÓGRAFO,
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁ- BUFFET (COFFE-BRE-
RIOS AKS), RECEPCIONIS-
TAS, PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC
DEFINIR EXPOSITORES
CONFIRMAR PRE-
CONVIDAR EXPOSITORES
SENÇA
CONSULTAR
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL NECESSIDADES DOS
EXPOSITORES
CAPÍTULO 3
PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
OBJETO COM A
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS
LOGO DO EVENTO),
FOLDER INSTITUCIO-
NAL, ETC.
EXPOSIÇÃO E PER-
DEFINIR ROTEIRO
GUNTAS
CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DISTRIBUIÇÃO DE
PANFLETOS, CARTA-
ZES, PUBLICIDADE,
ETC...
RELEASE, ORGANI-
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA ZAR COBERTURA
JORNALÍSTICA, ETC.
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
TIPOS DE EVENTOS 39
PRÉ-EVENTO
CONFERÊNCIA
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
ALUGUEL
DO ESPAÇO,
CONTRATAÇÃO
DE FOTÓGRAFO,
BUFFET (COFFEE
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS
-BREAKS), RE-
CEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC
DEFINIR MODERADOR
PESSOA COM
AMPLO CONHECI-
DEFINIR PRESIDENTE DA MESA
MENTO DO TEMA A
SER DEBATIDO
RESERVAR O LOCAL
DEFINIR EXPOSITOR
CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITOR
PRESENÇA
CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CESSIDADES DOS
CAPÍTULO 3
EXPOSITORES
PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
OBJETO COM
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS A LOGO DO
EVENTO), FOLDER
INSTITUCIONAL,
ETC.
EXPOSIÇÃO E
DEFINIR ROTEIRO
DEBATE
CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DISTRIBUIÇÃO
DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLI-
CIDADE, ETC...
RELEASE, ORGANI-
ZAR COBERTURA
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA
JORNALÍSTICA,
ETC.
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS LISTA DE CONVIDA-
DOS, ETC.
TIPOS DE EVENTOS 41
PRÉ-EVENTO
CONVENÇÃO
CONGRESSO
Com duração de três a cinco dias, com jornadas de até oito horas, geralmente são
eventos periódicos que alternam os locais-sede.
Num congresso são explorados vários tipos de eventos, como: palestras, workshops,
mesas redondas, conferências, reuniões, debates. Tradicionalmente, são planejadas
também programações complementares de atividades sociais, culturais, gastronômi-
cas e comemorações.
CAPÍTULO 3
EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
ALUGUEL DO
ESPAÇO, CON-
TRATAÇÃO DE
FOTÓGRAFO,
BUFFET (CAFÉ
RECEPTIVO
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS E/OU DE EN-
CERRAMENTO
E COFFEE-
-BREAKS), RE-
CEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
RESERVAR O LOCAL
DEFINIR EXPOSITORES
CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITORES
PRESENÇA
CONSULTAR
NECESSIDADES
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL
DOS EXPOSI-
TORES
TIPOS DE EVENTOS 43
PRÉ-EVENTO
PASTAS, BRIN-
DES (BLOCO,
CANETA,
OBJETO COM A
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS
LOGO DO EVEN-
TO), FOLDER
INSTITUCIONAL,
ETC.
EXPOSIÇÃO E
ORGANIZAR ROTEIROS DOS EVENTOS ENVOLVIDOS
PERGUNTAS
CONFECÇÃO
DE CONVITES,
INTERNET,
INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DISTRIBUIÇÃO
DE PANFLETOS,
CARTAZES,
PUBLICIDADE,
ETC...
RELEASE,
ORGANIZAR
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA COBERTURA
JORNALÍSTICA,
ETC.
FAZER NOMINATAS
VERIFICAR EQUIPAMENTOS
PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS LISTA DE CONVI-
DADOS, ETC.
ESTRATÉGIA
CAPÍTULO 4
“Estratégias são políticas de ação visando a determinado fim, como melhora
da imagem e fortalecimento do reconhecimento público. Nesse sentido, po-
derão ser utilizadas as ações de relações públicas que transmitam conceito
e conteúdo do produto/evento ou da empresa, assim como ações conecta-
das com outras empresas e entidade públicas e privadas capazes de criar
sinergias.” (CANTON, 2002; p.73)
PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO
PROCESSOS ESTRATÉGICOS 45
PRÉ-EVENTO
PLANILHA DE CUSTOS
RECURSOS HUMANOS
N° FUNÇÃO TAREFA CUSTO OBS.
RECURSOS MATERIAIS
IMOBILIZADOS E PERMANENTES
N° INFRA-ESTRUTURA FÍSICA MATERIAIS / EQUIPAMENTOS CUSTO OBS.
MATERIAIS DE CONSUMO
ESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO
Assim, um bom planejamento deve analisar o perfil do público que se pretende atingir
e, então, traçar uma boa estratégia de divulgação. Lembre-se, ainda, que você es-
tará divulgando não apenas um evento, mas também a imagem da instituição. Adé-
CAPÍTULO 4
que as peças de divulgação e as mídias conforme o orçamento disponível. E esteja
atento à antecedência com a qual o evento deve ser divulgado. Existem solenidades
que devem ser divulgadas com bastante antecedência, já outras, é mais indicado
divulgar próximo à data do acontecimento. Lembre-se de prever o tempo de criação
e produção das peças e adequar o calendário à situação da sua empresa.
Definido o público no nível macro, partimos para a segunda etapa, construir a estra-
tégia de divulgação mais adequada ao contexto. Conforme Kunsch
Por fim, a construção do mailing, que deverá constar nome, cargos, endereços com-
pletos, telefone e/ou e-mail.
PROCESSOS ESTRATÉGICOS 47
PRÉ-EVENTO
ele deve apresentar ao convidado exatamente do que se trata e como será o aconte-
cimento. Do mais criativo ao mais tradicional todos os estilos são bem-vindos, desde
que de bom gosto, inseridos na identidade visual da empresa e que transmitam ao
convidado precisamente o que a instituição tem como objetivo. É imprescindível que
no convite conste todos os dados da realização do evento, tais como data, local e
horário.
Carta ou ofício: um convite muito formal e pouco usado nos dia de hoje. Usado apenas
para convidar um superior e deve ser entregue pessoalmente.
Telefone: Apenas quando não há tempo para entrega do convite impresso. O telefone usu-
almente é uma ferramenta de apoio. A empresa pode ligar para confirmar o recebimento do
impresso e, caso a resposta seja negativa, deve-se desculpar, reforçar o convite e enviar o
convite novamente, ou até mesmo uma versão virtual.
Virtual: é muito comum recebermos convites por e-mail. Por isso, é preciso estar atento
a essa forma de divulgação, pois muitos endereços de e-mail já encaminham esse tipo de
mensagem para a caixa de lixo eletrônico e não há como certificar o recebimento e a leitura
da mensagem. É indicado para divulgação ampla de um evento, para um grande número de
pessoas e segmentos variados. Em geral, enviamos convite dessa forma para pelo menos o
dobro de pessoas que esperamos ter no evento, porque a abstenção costuma ser altíssima.
Além do e-mail, a grande ferramenta moderna para atingir um grande público é a divulgação
nas redes sociais. Caso essa mídia atenda aos objetivos institucionais, invista na peça.
Claro que os modelos tradicionais oferecem menor risco, mas a ousadia pode im-
pressionar e marcar ainda mais seus convidados. Por fim, destacamos que o convite
ou a peça de divulgação além de informar o acontecimento, tem como objetivo des-
pertar o interesse do público a participar da solenidade. Fique atento à adequação de
estilo (linguagem e layout). Uma boa estratégia é analisar quão atrativo se mostra o
evento através do convite escolhido. Imagine se você recebesse o convite produzido.
Teria vontade de comparecer ao evento? Ou seria mais uma propaganda que você
recebeu no dia? Adapte quantas vezes for necessário e lembre-se daquele ditado: “A
primeira impressão é a que fica!”.
ASSESSORIA DE IMPRENSA
CAPÍTULO 4
“Serviço prestado a instituições públicas e privadas, que se concentra no
envio freqüente de informações jornalísticas, dessas organizações, para os
veículos de comunicação em geral. Esses veículos são os jornais diários;
revistas semanais, revistas mensais, revistas especializadas, emissoras de
rádio, agências de notícias, sites, portais de notícias e emissoras de tevê”.
(Manual de Assessoria de Comunicação – Federação Nacional dos Jorna-
listas)
Como a informação de qualidade é uma ferramenta vital para todo e qualquer veículo
de comunicação, o preparo das empresas para produzir informação qualificada se
torna uma ferramenta extraordinária para tornar público as atividades que a mesma
executa. Sendo o assessor de imprensa um profissional que compreende e conhece
as peculiaridades das redações, sabendo captar o que é de interesse dos veículos
PROCESSOS ESTRATÉGICOS 49
PRÉ-EVENTO
organização de coletivas;
O manual também traz pontos específicos sobre os produtos e serviços que podem
ser oferecidos por uma assessoria de imprensa. Essas ferramentas devem ser con-
sideradas pelo coordenador do evento, que irá indicar no planejamento quais são
adequadas para as estratégias traçadas.
SAIBA MAIS...
CAPÍTULO 4
Entrevista Exclusiva – São oferecidas a um único veículo de comunicação. A iniciativa costuma
valorizar a informação e conquistar espaços mais qualificados de mídia espontânea.
Entrevista Coletiva – Convocada quando o assessorado tem informações importantes para
todos os veículos. Só deve ser organizada quando o assunto for muito relevante para o setor
representado e/ou de interesse público.
Clipping Impresso, Clipping Eletrônico e em Tempo Real (on-line) - Levantamento das maté-
rias publicadas nos veículos de comunicação. Organizados a partir da leitura, acompanhamento
e seleção das notícias que interessam ao assessorado.
Súmulas - Relação dos assuntos divulgados indexada por: veículo, título da matéria e página
(quando impresso), programa e horário (TV ou rádio), endereço eletrônico (Internet).
Sinopse - Resumo das notícias veiculadas nos Jornais e Revistas de maior circulação. Também
se faz resumo de publicações específicas da área de interesse do assessorado.
Análise - O assessor faz a sua leitura do material coletado, analisando o teor do que foi publicado.
Textos Técnicos e Científicos - Cabe ao jornalista somente a revisão – e adequação da lingua-
gem, quando for o caso - em conjunto com os profissionais técnicos da área responsável pela
elaboração.
Vídeos e Filmes Institucionais - O assessor deve definir o conteúdo das peças junto com o
assessorado e organizar o briefing a ser passado para o produtor. Deve, ainda, acompanhar e
aprovar o roteiro e a edição da peça.
Discurso – Pesquisa, redação e revisão.
Sites - O jornalista deve atuar na definição do conteúdo e atuar na “edição das páginas”, assim
como na aprovação do design do site feito por profissionais especializados.
Jornais e Revistas – Esses produtos são de cunho jornalístico e voltados para o segmento no
qual o Assessor de Imprensa atua e que serão distribuídos para um público específico. Esses ve-
ículos informam as ações da entidade/empresa e os conceitos e opiniões afeitos ao público leitor.
PROCESSOS ESTRATÉGICOS 51
PRÉ-EVENTO
Não é a assessoria que irá impulsionar o projeto do evento. Pelo menos não dire-
tamente, já que a função do setor não é garantir o sucesso do empreendimento,
e sim posicionar e reforçar a imagem da empresa no mercado, tornar suas idéias
conhecidas pelo seu público.
Como não há garantias que as informações enviadas pelo assessor sejam publica-
das pela mídia, é preciso buscar os veículos que se aproximem do público desejado
pelo evento, aumentando as chances de que as informações enviadas chamem a
atenção do veículo, já que uma matéria sobre o assunto seria de interesse dos seus
leitores, ouvintes, telespectadores, etc. Em resumo, não espere que seu assessor
de imprensa seja um lobista, espaço editorial é diferente de publicidade (pela qual
se paga). Trabalhe com ele para gerar assuntos interessantes o público do evento.
Neste momento você deve estar pensando: então não seria mais fácil e rápido pagar
pela publicidade? A resposta é sim. Entretanto, o espaço editorial possui mais credi-
bilidade. Lá vai estar a opinião do jornalista, algumas vezes do próprio veículo, e por
isso mesmo este espaço não tem preço. Conquistá-lo com informação de conteúdo
e qualidade se torna uma publicidade muito mais forte e marcante do que o espaço
reservado para vendas. Qualquer empresa pode comprar um espaço publicitário.
Ter sua empresa ou seu evento descritos por um jornalista de credibilidade tem um
efeito muito maior.
Quando a imprensa demonstrar interesse em buscar você e sua empresa como fon-
te, é importante estar disponível, atender ao pedido com naturalidade, transparência
e objetividade, principalmente se a situação for de crise. Não adianta buscar um
espaço na imprensa e não ter tempo para atendê-la.
Por isso é tão importante estar bem preparado, ter informações seguras e consisten-
tes. Conhecer números a respeito da empresa e do mercado, projeções e tendências
para o futuro, ter em mãos documentos necessários para comprovar fatos aborda-
dos, tudo isso reforça a posição do entrevistado. Lembre-se de que nem sempre a
entrevista é concedida em períodos positivos e de crescimento dos negócios. Mo-
mentos de crise também podem ser assunto de interesse da mídia e da sociedade.
Dar esclarecimentos em tempo hábil, de forma segura, poderá amenizar os efeitos
do mau momento sobre a imagem da empresa. Por fim, coloque-se à disposição do
repórter para complementar alguma informação necessária após a entrevista.
Após descrever como deve ser a relação da sua empresa com a assessoria de im-
prensa, acreditamos que já tenha ficado clara a necessidade de que o assessor seja
um profissional de confiança da empresa, já que ele deve estar sempre informado
sobre todas as informações relativas à instituição.
CAPÍTULO 4
ESTRATÉGIAS PROMOCIONAIS
MATERIAL PROMOCIONAL
O material promocional de um evento, nada mais é do que brindes que são distribu-
ídos gratuitamente para os participantes. Em geral, são usados cadernos, canetas,
pastas, sempre trazendo neles impressos o nome e o logotipo da empresa. Podem
conter informações complementares, dependendo do material, seu tamanho, etc.
Não existem regras específicas a respeito do uso desse material, contudo, isso não
diminui a importância do seu uso. Sua aplicação deve ser planejada no contexto do
evento e do posicionamento da empresa.
Existe uma gama quase infinita de produtos que podem ser usados, o que vale é a
adequação aos objetivos institucionais. Claro que a imaginação pode contar muito
para a apresentação do material e para que ele atinja o objetivo desejado. No entanto
sugerimos que as aplicações de logomarcas sejam discretas, tornando o objeto mais
elegante e de maior utilidade para o agraciado.
PATROCÍNIO
A escolha de patrocínio de um evento é uma decisão que deve ser tomada de forma
planejada, para que os resultados atinjam os objetivos organizacionais de forma efi-
caz. A escolha em patrocinar determinado evento deve seguir um roteiro básico, que
avalie os seguintes aspectos:
PROCESSOS ESTRATÉGICOS 53
PRÉ-EVENTO
Viabilidade técnico-financeira;
Resultados previstos;
Impacto;
Retorno de imagem;
Vale a pena ressaltar que é muito comum a confusão e o uso errôneo do termo patro-
cínio na realização de eventos. De forma simplificada, podemos distinguir os termos
patrocínio, apoio e realização.
A principal diferença está no fato de que o patrocínio ocorre quando uma organização
investe dinheiro em um evento. No caso do apoio, esse ocorre quando a organização
1. INFORMAÇÕES DA ENTIDADE
NOME C.N.P.J. N°
TELEFONES E-MAIL
ENDEREÇO COMPLETO
2. INFORMAÇÕES DO RESPONSÁVEL PELO PROJETO
NOME CARGO OU FUNÇÃO
TELEFONES PARA CONTATO E-MAIL
3. INFORMAÇÕES SOBRE O EVENTO
TÍTULO
CAPÍTULO 4
LOCAL DE REALIZAÇÃO CIDADE / ESTADO
PERÍODO DE REALIZAÇÃO PÚBLICO - QUANTIDADE ESTIMADA
EMPREGOS DIRETOS E INDIRETOS GERADOS PÚBLICO-ALVO DO EVENTO - PERFIL
ACESSO AO EVENTO (MARCAR UMA OPÇÃO)
GRATUITO
PAGO VALOR DO INGRESSO R$
PARCIALMENTE GRATUITO PERCENTUAL DE INGRESSOS GRATUITOS: %
OBSERVAÇÕES
__________________________________________________________________
(LOCAL E DATA)
___________________________________________________________________
(ASSINATURA DO REPRESENTANTE LEGAL)
PROCESSOS ESTRATÉGICOS 55
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
A escolha do local do evento deve ser uma das primeiras providencias ao se pensar
a execução de um evento. O ambiente da realização influencia diretamente no clima
do evento e dita as condições de sua realização. Assim que o local for escolhido,
deve-se providenciar a sua Planta Baixa, que será fundamental para o planejamento
e o trabalho de todos os envolvidos no evento. Na Planta Baixa já deve ser espe-
cificado o posicionamento de todos os elementos que compõe o espaço: portas e
janelas, objetos decorativos, parede e divisórias, mobiliários, etc.
ACESSO
CARGA E DESCARGA
ESTACIONAMENTO
CAPÍTULO 5
É importante analisar o perfil do público que comparecerá ao evento, mas, em geral,
calcula-se um terço de carros para o número de pessoas esperado. Caso o espaço
de estacionamento não seja suficiente para todos os convidados, deve-se estudar
a melhor maneira de disponibilizá-lo: Se será por ordem de chegada, ou reservado
para convidados especiais com nome na lista, etc. Todas essas questões devem ser
informadas previamente aos convidados a fim de se evitar possíveis surpresas e
constrangimentos.
COZINHA
É comum encontrar locais que não ofereçam o espaço adequado de cozinha para
ESPAÇO FÍSICO 57
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
PISO
Os pisos dos espaços utilizados para a realização de eventos não deverão ser pin-
tados, perfurados ou escavados. O uso de carpetes ou qualquer tipo de cobertura
deverá ser feito com acabamento especial, afixado de maneira não permanente ou
danosa à estética do piso e de fácil remoção, como através de fitas dupla-face.
PAREDES DIVISÓRIAS
A altura mínima padrão das paredes é de 2,20m e a altura máxima padrão é de 3,80m;
Toda e qualquer abertura que o estande contiver, para encaixe de condicionadores de ar,
circuladores, vídeo-wall, etc., deverá ser devidamente acabada;
INSTALAÇÃO ELÉTRICA
SEGURANÇA
Placa informativa sobre o número limite de pessoas para estas áreas (capacidade física);
CAPÍTULO 5
Deve-se restringir o fumo em ambientes fechados;
SINALIZAÇÃO
Pode parecer óbvio, mas é comum esse item passar despercebido. Portanto, desta-
camos aqui sua importância. É fundamental produzir uma sinalização clara e visível
para seu evento.
ESPAÇO FÍSICO 59
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
prédio porque não conseguem achar a sala da reunião ou o auditório da palestra. Por
isso, fique atento a esse detalhe que, sem dúvidas, pode fazer toda a diferença. Uma
boa dica é criar o padrão para sinalizadores que você poderá utilizar nos eventos
organizados pela sua empresa. Ou, se possível, desenvolver a identidade visual do
evento.
Percorra todo o local do evento e tente se imaginar no local pela primeira vez. Pense
nos ambientes, no caminho até a entrada, indicação de sanitários, e assim, por dian-
te. Procure o local de melhor visibilidade e produza toda a sinalização necessária.
Se houver tempo, escolha um colega e leve-o ao local. Ele poderá lhe dizer se ainda
ficaria perdido ou se a operação foi um sucesso. Outro ponto importante sobre a
sinalização é observar os sinais de segurança do espaço, tais como saídas de emer-
gência, extintores de incêndio e escadas.
AMBIENTAÇÃO
A decoração é um dos itens que requer maior investimento na organização dos even-
tos. Entretanto, não estamos falando aqui simplesmente de escolher flores ou a cor
da toalha de mesa. Nos referimos a todo o conjunto de ambientação, que deve ser
adequada ao público, a identidade visual do evento e da instituição e, principalmente,
que seja capaz de construir um ambiente agradável para que os convidados sintam
prazer em participar do empreendimento.
CHEFE DO CERIMONIAL
CAPÍTULO 6
É ele quem vai verificar se a realização do evento está de acordo com o planejamen-
to e, mais ainda, ele é incumbido de coordenar os demais profissionais e garantir o
sucesso de todas as atividades planejadas.
RECURSOS HUMANOS 61
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
MESTRE DE CERIMÔNIAS
O mestre de cerimônias não apenas uma pessoa que lê um texto. Ele é um profissio-
nal que deve conduzir o evento. Portanto, precisa ter postura adequada ao papel que
desempenha, ter boa oratória e saber se dirigir e conquistar a platéia – sem aparecer!
Para exercer bem essa função é essencial conhecer o que faz, ter jogo de cintura
para contornar os imprevistos e se preparar previamente para cada cerimônia. Co-
nhecer a pauta e o local antes do evento são condições primordiais, até mesmo para
que o profissional esteja seguro na hora de desempenhar sua atividade.
PALESTRANTES E EXPOSITORES
RECEPCIONISTAS
As recepcionistas devem ser bem treinadas para receber dar melhor forma possível
os convidados e se colocar à disposição para o que for necessário (como indicar
lugares e dar informações solicitadas pelo público). Portanto, devem conhecer o local
do evento e, de preferência, estarem uniformizadas, com roupas que possibilite a fá-
cil identificação das mesmas - claro, roupas adequadas à função que desempenham
(com cores discretas, não muito justas, curtas ou decotadas).
CAPÍTULO 6
mesma, no manuseio de microfones, documentos e cadeiras, durante todo o evento.
GARÇONS
RECURSOS HUMANOS 63
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
BRIGADISTAS
Muitas vezes os planejadores ignoram os aspectos legais exigidos por órgãos go-
vernamentais a fim de simplificar e desonerar a execução de eventos. Um exemplo
desse descaso é a contratação de brigadistas para resguardar os participantes do
evento, que nem sempre é efetuada por todos os planejadores. Manter equipes de
bombeiros, proporcionais às dimensões do evento, nos termos da legislação em vi-
gor é fundamental para garantir segurança e tranqüilidade.
No entanto, são as leis Estaduais que realmente definem e especificam como isso
deve ser feito. No caso do estado de Minas Gerais se aplicam as Leis estaduais
no 14.130/2001 e no 44.270/2006. O número de brigadistas em relação ao público
estimado obedecerá à proporção de um profissional para cada quinhentas pessoas.
SERVIÇOS GERAIS
CARREGADORES E MONTADORES
“VASSOURINHAS”
SEGURANÇA
CAPÍTULO 6
RECURSOS HUMANOS 65
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
Imagine um palestrante que se interage muito com a platéia, utiliza bem o espaço
disponível e ainda enriquece o conteúdo apresentado com a demonstração de obje-
tos? Se ele utilizar um microfone de mãos sua palestra pode ficar bem desajeitada.
Nesse caso o ideal seria utilizar o microfone de lapela, que é bastante pequeno e se
prende a roupa do usuário, deixando-o com as mãos livres.
A escolha dos estilos musicais a serem reproduzidos em eventos que exigem tal
recurso também deve ser feita com cuidado. A contratação de artistas musicais deve
ser acompanhada de reflexões sobre o perfil do público e do evento. No caso de
incertezas, o ideal é a contratação de um Dj, já que é possibilitado a esse profissional
ajustar instantaneamente o estilo musical, de acordo com a resposta do público.
Conforme a lei do direito autoral, toda pessoa física ou jurídica que utilize música
publicamente deve solicitar uma autorização prévia ao ECAD (Escritório Central de
Arrecadação e Distribuição), instituição responsável por arrecadar e distribuir os di-
reitos autorais de execução pública musical.
SAIBA MAIS...
O cálculo do direito autoral é feito com base em critérios e parâmetros criados pela assembléia geral
do ECAD, composta pelas associações efetivas integrantes. Esses critérios constam do regulamen-
to de arrecadação e da tabela de preços do órgão.
Os valores variam de acordo com a atividade do usuário, com o tipo de utilização da música (ao
vivo ou mecânica), área sonorizada e região sócio-econômica. Podem também ser calculado por
meio de um percentual sobre a receita bruta. O cálculo pode ser feito através do website www.
ecad.org.br .
CAPÍTULO 7
RECURSOS AUDIOVISUAIS 67
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
Também não economize na equipe da cozinha e garçons. Não há nada mais desa-
gradável que as filas ou ter que ficar esperando muito tempo para comer ou beber
alguma coisa. Ninguém gosta e essas são variáveis que denegriram o seu evento.
Mesmo que a palestra seja fenomenal, os convidados, pode ter certeza, vão falar
mal da organização.
Por mais incrível que pareça é um dos alvos de maior reclamação do público. Ofe-
recer qualquer tipo de alimentação ou comemoração festiva deve agregar pontos a
favor da instituição e não gerar impressões negativas. Não consistem em um ele-
mento obrigatório e só deverá ser realizado para agregar ainda mais valor ao evento
e à imagem institucional.
Esse é um item que se enquadra no conselho: “Se não é pra fazer direito, não faça!”.
Caso sua empresa não disponha de verba suficiente, muitas vezes é melhor servir
apenas um café e água. É elegante e minimiza os riscos.
Por fim, é importante lembrar que a escolha do menu deve ser minuciosa. Em qual-
quer tipo de cardápio é obrigatório conter bebidas com e sem açúcar. Além disso,
existem pessoas com alergias gravíssimas a certos tipos de ingredientes, e, com
certeza, uma intoxicação alimentar é item dispensável em qualquer evento. Alergias
mais comuns são a leite e a frutos do mar. Por isso, uma boa saída é sempre colocar
visores que identifiquem as bebidas e os alimentos servidos. Há ainda muitas pes-
soas vegetarianas, outras não comem carne vermelha, tem aquelas que não comem
carne branca e, por aí vai. Por isso, ao elaborar o cardápio é necessário variar. É
de praxe definir no menu opções vegetarianas, com carne vermelha e com carne
branca. Em eventos com menor número de pessoas é delicado perguntar se os con-
vidados têm alguma restrição alimentar.
servir bebidas alcoólicas nos eventos institucionais Não é proibido servir em eventos
comemorativos, entretanto, para tomar essa decisão, é preciso analisar criteriosa-
mente o objetivo do evento e o perfil do público. Caso opte por servir, é imprescindí-
vel estabelecer um método de controle para que menores de idade sejam impedidos
de beber. Por outro lado, não hesite em suspender a bebida, caso o nível alcoólico
dos convidados possa comprometer seu evento.
CARDÁPIOS
BRUNCH
De origem americana, o brunch mescla café da manhã e almoço. Pode ser servido
entre 10:00 e 14:00hrs. Requer um cardápio mais elaborado que o coffe-break pois
CAPÍTULO 8
será servido em substituição ao almoço. Esse tipo de cardápio sempre deve conter
pelo menos 1 (um) item quente. Não é indicado servir bebidas alcoólicas.
ALMOÇO
ALIMENTOS E BEBIDAS 69
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
Serviço à inglesa: difere do serviço à francesa porque é o garçom que servirá o alimento
para o convidado, procurando distribuir a refeição harmonicamente no prato.
JANTAR
É permitido servir bebida alcoólica, mas eventos à noite são mais suscetíveis de
exageros com as bebidas. Fique atento!
CAFÉ DA MANHÃ
Tal qual o almoço ou jantar, pode ser oferecido um café da manhã para um público
determinado. Geralmente, são utilizados em eventos que objetivam aproximar os
envolvidos. Por exemplo, o gerente pode convidar sua equipe para tomar o café da
manhã na empresa para fazer uma reunião num cenário mais informal, solicitando
maior empenho e dedicação dos seus funcionários.
O café da manhã deverá ser farto, incluindo frutas, iogurtes, sucos, pães, bolo, por
exemplo. Refrigerantes não são aconselhados e bebida alcoólica é proibido.
CHURRASCO
O mais indicado é que esse tipo de evento seja realizado durante o dia, começando
por volta de 10:00, para que as pessoas tenham tempo de confraternizar, almoçar e
finalizar não muito tarde.
ALIMENTOS E BEBIDAS 71
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO
Caso seja decidido servir bebida alcoólica, a cerveja ou o chopp são os mais indica-
dos. Calculamos por pessoa, respectivamente, 1,8L e 2,5L.
COQUETEL
Em geral, os comes e bebes são servidos em bandejas pelos garçons, mas pode-se
utilizar um aparador como apoio. O cardápio mais adotado é o de salgados, mas
pode-se servir um prato quente volante. Bebidas alcoólicas são permitidas.
CÁLCULOS
A estação do ano: No verão, bebidas como água e cerveja serão mais consumidas. Já
no inverno, o consumo de vinhos e destilados será maior do que no verão.
A sonorização: Festas com música e shows ao vivo tendem a durar mais e o consumo
consequentemente será maior.
A faixa etária predominante: Em geral os jovens comem mais que pessoas mais velhas
e crianças exigem cardápios especiais.
SUGESTÃO DE CÁLCULO
Após todas essas variáveis de cálculo, fica fácil perceber que não há uma fórmula
exata para se planejar a quantidade de comidas e bebidas a serem servidas. No
entanto, ousamos em estipular uma média. Caso alguma característica apresenta-
da acima predomine em seu evento, faça as adaptações necessárias. Os valores
discriminados abaixo não devem ser considerados separadamente. Deve-se usar o
bom senso e as dicas fornecidas para se criar um cardápio saboroso e balanceado.
PLANILHA DE CÁLCULOS
COMIDA QUANTIDADE / POR PESSOA
SALGADINHOS E CANAPÉS 12 unidades
MASSA 200g
FRUTAS E VEGETAIS 120g
CARNE PARA CHURRASCO 400g
CARNE / PEIXE PARA ALMOÇO OU JANTAR 250g
ARROZ (CRU) 50g
DOCES 6 unidades
BOLO 60g
SORVETE 1 bola
BEBIDA QUANTIDADE / POR PESSOA
VINHO (ALMOÇO OU JANTAR) 1/4 garrafa
CAPÍTULO 8
ALIMENTOS E BEBIDAS 73
PÓS EVENTO
Também, o horário do material alugado ser recolhido pelos fornecedores deve ser
combinado antecipadamente entre o próprio fornecedor, a contrataria e ainda com
os responsáveis pelo local do evento. Um exemplo prático que ilustra a necessidade
dessa prática pode ser observado em eventos que ocorrem nos fins de semana. É
comum que fornecedores não pratiquem o recolhimento de materiais nos dias de
domingo, uma vez que a mão de obra para isso geralmente tem custo maior nesse
dia da semana. Nesses casos, há de se verificar com os responsáveis pelo local do
evento se o adiamento para a busca dos materiais irá atrapalhar o funcionamento do
espaço, já que ele poderá ser utilizado no período para outros eventos.
A limpeza do ambiente após o evento também deve ser planejada. Caso o local do
evento não disponha desse serviço, há de se contratar uma equipe para a tarefa.
AVALIAÇÃO
Após a realização do evento ele deve ser avaliado em uma reunião com os organi-
zadores. A avaliação levará em conta todas as fases do projeto e os resultados são
analisados qualitativamente, assim serão identificadas falhas para serem corrigidas
no próximo evento. Para auxiliar a avaliação pode-se dar um pequeno questionário
– identificado ou anônimo - a cada participante para que ele dê sua opinião sobre o
evento. Esse questionário é importante para que a organização tenha um feedback
de seu trabalho.
Como foi discutido no manual, cada evento é único e tem especificidades próprias,
de acordo com a situação na qual está inserido e o público envolvido. Portanto, cabe
ao coordenador, no momento do planejamento determinar qual será o processo de
avaliação mais adequado a cada evento.
Sugerimos abaixo alguns pontos que podem ser abordados nessa análise final, mas
são apenas opções e itens comuns à maioria dos eventos. Conhecendo os objetivos
organizacionais estabelecidos para a realização do evento, defina métodos avaliati-
vos que apontem se esses objetivos foram alcançados e a eficiência das estratégias
adotadas e faça um relatório por escrito, para que fiquem registradas todas as infor-
mações relevantes para os próximos eventos.
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
PÓS EVENTO 75
76
LEGISLAÇÃO INDICADA
LEI ASSUNTO
77
LEGISLAÇÃO INDICADA
LEI ASSUNTO
Modifica os incisos IV do artigo 13 e III do
artigo 18 da Lei nº 5.700, de 1º de setembro
Lei nº 5.812, de 13 de outubro
de 1971, que dispõe sobre a forma e a apre-
de 1972
sentação dos Símbolos Nacionais e dá outras
providências.
78
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