PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN

Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA

TRANSPORTES MONTEJO

PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA

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CONTENIDO

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DESCRIPCIÓN..........................................................................................................1
ELABORÓ.................................................................................................................1
REVISÓ....................................................................................................................1
APROBÓ...................................................................................................................1
FECHA.....................................................................................................................1
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1. OBJETO................................................................................................................4

2. ALCANCE
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3. PROCEDIMIENTO
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3.2 CONFIRMACIÓN DEL RECIBO DE LA ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA
........................................................................................................................................
4
El encargado de compras de acuerdo con su criterio y/o la compra a realizar
confirmará el recibo de la orden de compra al vendedor mediante la solicitud de “un
fax de confirmación” o via “e-mail”. En caso de no recibirse, el encargado de compras
la realizará telefónicamente indicando en la orden de compra original la fecha, hora,
el nombre y el cargo de la persona que hace la confirmación. Posteriormente esta
orden de pedido o de compra se perfeccionará y entrará en vigencia una vez que sea
aceptada por el vendedor, quien podrá hacerlo en forma expresa o tácita de la
siguiente forma:
........................................................................................................................................
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3.4 MODIFICACIONES A LA PRESENTE ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA
........................................................................................................................................
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3.5 PLAZO DE ENTREGA
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3.6 CERTIFICADOS DE FABRICACIÓN Y/O CALIDAD
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3.8 CONDICIONES ESPECIALES

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3.9 EMBALAJE
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Los gastos por el embalaje del material y/o equipo se entenderán incluidos en el
precio, salvo indicado lo contrario que conste en la orden de pedido o de compra. El
vendedor será responsable de todos los daños, averías y deterioros que pueda sufrir
la mercancía por, embalajes impropios, inadecuados o deficientes. No obstante, el
comprador se reserva el derecho de exigir las condiciones de embalaje que a su
juicio se requieran.
........................................................................................................................................
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3.12 RECLAMACIONES
........................................................................................................................................
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1. El vendedor está obligado a efectuar las reparaciones de los artículos de inmediato
a partir de la reclamación, salvo plazos especiales, debidamente aceptados por
escrito por el comprador. Si vencido este lapso, el vendedor no ha procedido a la
reparación, el comprador podrá encargar la ejecución de ésta a terceros o la
ejecutará él mismo, siempre por cuenta del vendedor.
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3.15 INTRANSFERIBILIDAD DE LA ORDEN DE COMPRA
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El vendedor no podrá ceder o traspasar en todo o en parte la orden de Compra, sin
autorización expresa por parte del comprador.
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3.17 INSTRUCCIONES AL VENDEDOR
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1. OBJETO

El objeto del presente procedimiento es el de definir y aplicar las políticas de contratación y las
condiciones de compra para productos y servicios.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la Empresa Transportes Montejo, a todas las órdenes de pedido
o de compra (contrataciones) y subcontrataciones (de terceros) de cualquier índole.

3. PROCEDIMIENTO

3.1 OBJETO DE LA COMPRA (CONTRATO)

La orden de pedido, orden de compra o (contrato) tiene por objeto regir todo lo relacionado con la
adquisición de material, insumos o equipo y/o la prestación de servicios por parte del proveedor en
adelante denominado VENDEDOR y TRANSPORTES MONTEJO, en adelante denominado
COMPRADOR. TRANSPORTES MONTEJO, reconocerá únicamente las órdenes de compra que
estén debidamente aprobadas por los siguientes cargos: Gerente General, Gerente Administrativo
y Financiero, Gerente Operativo, Gerente de Cartagena y Jefe de Compras.

3.2 CONFIRMACIÓN DEL RECIBO DE LA ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA

El encargado de compras de acuerdo con su criterio y/o la compra a realizar confirmará el recibo
de la orden de compra al vendedor mediante la solicitud de “un fax de confirmación” o via “e-mail”.
En caso de no recibirse, el encargado de compras la realizará telefónicamente indicando en la
orden de compra original la fecha, hora, el nombre y el cargo de la persona que hace la
confirmación. Posteriormente esta orden de pedido o de compra se perfeccionará y entrará en
vigencia una vez que sea aceptada por el vendedor, quien podrá hacerlo en forma expresa o tácita
de la siguiente forma:

1. Se entiende que el vendedor acepta expresamente cuando es confirmada

telefónicamenta:

3.3 GARANTÍA DEL VENDEDOR DE LA ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA AL

COMPRADOR

La aceptación por parte del vendedor de esta orden, garantiza al comprador:

1. Que recibirá los insumos, repuestos, equipos o servicios descritos en la orden de compra,
de acuerdo con las cantidades, las especificaciones (requerimientos) y demás condiciones
estipuladas como alcance del suministro, incluyendo catálogos y/o manuales de operación y
mantenimiento.

2. Que los precios que figuran en esta orden de compra son los precios comerciales dados
por el vendedor y que éstos no violan ninguna regulación legal o reglamentaria sobre precios
autorizados para la fecha de esta orden o de su perfeccionamiento.

3. Que estos precios no serán aumentados o alterados en ninguna forma, ni les serán
agregados recargo u otras sumas, salvo en aquellos casos en los cuales el vendedor haya
establecido en sus cotizaciones u ofertas posibles variaciones de precio y/o recargos o que el

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precio esté dado en moneda extranjera y que se haya pactado con anterioridad que el precio al
cual se facturará será el correspondiente a la tasa de cambio de la fecha concertada.

En este caso se deberá hacer referencia expresa en la orden de pedido o de compra, en el

anverso de esta orden de compra. Tampoco podrán ser alteradas las condiciones de pago, sin la
previa aceptación por escrito del comprador.

5. Que los artículos objetos de esta orden de pedido o de compra cumplen a cabalidad con
las normas de calidad y referencian las mismas adjuntando cuando sea requerido los certificados
de calidad.

6. Que es legítimo propietario y poseedor de los bienes que suministra obligándose al

saneamiento por vicios ocultos y por evicción.

7. Que los repuestos, insumos y/o cualquier otro artículo y/o servicio sea de su especialidad
el vendedor directo y no un tercero.

3.4 MODIFICACIONES A LA PRESENTE ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA

1. Las estipulaciones y especificaciones de esta orden de pedido o de compra no podrán ser

modificadas por el vendedor sin el previo acuerdo por escrito del comprador; el vendedor deberá
hacer expresa referencia a esta orden y especificar claramente los términos de la modificación
propuesta.

2. El comprador en cualquier momento podrá, mediante orden de pedido o de compra

escrita, introducir modificaciones a este pedido. Si los cambios realizados por él causan un
aumento o disminución del valor de esta orden de pedido o de compra, o del tiempo requerido
para cumplirla, se efectuará por mutuo acuerdo el ajuste proporcional y equitativo correspondiente,
del cual se dejará constancia por escrito.

3. Si el vendedor no se opone por escrito y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la
fecha de notificación de la comunicación antes referida, se entenderá que éste ha aceptado
tácitamente las modificaciones y los ajustes propuestos por el comprador.

3.5 PLAZO DE ENTREGA

El plazo de entrega indicado en esta orden de pedido o de compra deberá ser estrictamente
cumplido por el vendedor, salvo en caso fortuito o fuerza mayor debidamente probados. Por lo
tanto, el vencimiento del plazo pondrá en mora al vendedor, sin necesidad de modificación judicial
o extrajudicial.

Si el vendedor incumple con su obligación de entregar los bienes (repuestos, cualquier tipo de
material etc.) o de prestar los servicios contratados en las condiciones y en la oportunidad aquí
estipulada, el comprador podrá elegir por si mismo entre las siguientes soluciones:

1. Invalidar la presente orden de compra. En este caso el vendedor devolverá al comprador

en su totalidad, las cantidades de dinero que éste le haya entregado por anticipos. Por otra parte,
el comprador tendrá derecho a la indemnización por parte del vendedor, de los daños y perjuicios
causados por su incumplimiento. En este caso, los daños y perjuicios se calcularán con base en
el diez por ciento (10%) del valor de la orden de compra invalidada.

3.6 CERTIFICADOS DE FABRICACIÓN Y/O CALIDAD

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1. El vendedor garantiza que las mercancías y materiales a que se refiere este contrato son
de buena calidad, están libres de todo defecto y que en el proceso de su fabricación se ha
cumplido con las normas técnicas más exigentes, así como las de calidad establecidas por el
comprador, que el vendedor declara conocer y aceptar.

2. Si en la presente orden de pedido o de compra se establece que el material a suministrar

debe estar acompañado del correspondiente certificado de fabricación y/o calidad, el mismo
deberá ser obligatoriamente presentado en el momento de efectuar la entrega. En caso de no
cumplir con este requisito, el comprador se reserva el derecho a rechazar la mercancía, y será por
cuenta exclusiva del vendedor todos los gastos de transporte y demás erogaciones en que haya
incurrido.

3. Dado el caso que los materiales, repuestos y/o equipos entregados por el vendedor no
coincidan exactamente con los ofertados y/o con las muestras presentadas y aprobadas en el
respectivo pedido, y/o con las especificaciones indicadas en la presente orden de compra, los
mismos serán rechazados.

4. El comprador se reserva el derecho a objetar y rechazar cualquier artículo que a su juicio

presenta fabricación defectuosa.

En estos casos, los gastos de transporte de la mercancía así como los riesgos correspondientes,
serán a cargo del vendedor.

3.7 INSPECCIÓN

El comprador tendrá derecho, en cualquier tiempo y sin previo aviso, a realizar las inspecciones
que sean necesarias a su juicio para la comprobación de todo los datos relacionados con la
presente orden de pedido o de compra. Este derecho de inspección se extiende al proceso y
método de fabricación de la mercancía y/o prestación del servicio. Por tal motivo el vendedor
autoriza al comprador a realizar todas las visitas que sean necesarias y permitirá para ello el
acceso a su planta o almacenes y demás lugares de trabajo.

Queda entendido que tales inspecciones, de ninguna manera liberan al vendedor de sus
responsabilidades legales y/o contractuales.

3.8 CONDICIONES ESPECIALES

1. Si el cumplimiento de esta orden de pedido o de compra implica la entrega por parte del
comprador de partes, piezas o equipos (Ej.: moldes, muestras, artes, fotografias, planos, etc.) el
vendedor será responsable, a partir del momento de su recepción, de cualquier daño que éstas
pudieran sufrir, producto de una incorrecta manipulación o utilización durante su traslado o uso por
el vendedor. Queda expresamente entendido que en todo caso los moldes o muestras, artes,
fotografias y demás prototipos suministrados por el comprador son de su exclusiva propiedad y por
lo tanto el vendedor no podrá alegar en ningún momento y por ninguna causa, propiedad sobre
éstos, ni reproducirlos o publicarlos para su uso particular.

2. Los objetos indicados en la presente cláusula, deberán ser devueltos al comprador al

finalizar la ejecución de las obligaciones a que se contrae la presente orden de pedido o de
compra, o cuando así sean requeridos por el comprador.

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3. Cualquier modificación que el vendedor deseare efectuar en los bienes propiedad del
comprador deberán ser aprobados por éste. El vendedor se compromete a no utilizar dichos
bienes a fines distintos a los indicados en la presente orden de pedido o de compra y a no divulgar
los datos y especificaciones técnicas que a tal efecto le sean entregados.

4. Cualquier violación a las obligaciones señaladas en los puntos anteriores, dará derecho al
comprador a invalidar este contrato y a exigir en consecuencia la entrega inmediata de los moldes
y otros objetos suministrados, la devolución de las cantidades de dinero que se le hayan dado por
anticipado, más el pago del diez por ciento (10%) del monto de esta orden, por concepto de daños
y perjuicios.

3.9 EMBALAJE

Los gastos por el embalaje del material y/o equipo se entenderán incluidos en el precio, salvo
indicado lo contrario que conste en la orden de pedido o de compra. El vendedor será responsable
de todos los daños, averías y deterioros que pueda sufrir la mercancía por, embalajes impropios,
inadecuados o deficientes. No obstante, el comprador se reserva el derecho de exigir las
condiciones de embalaje que a su juicio se requieran.

3.10 TRANSPORTE

El transporte y entrega de la mercancía objeto de la orden de pedido o de compra se efectuará

libre de costo para el comprador, salvo indicación contraria que conste en la orden de compra. En
todo caso, serán por cuenta del vendedor todos los riesgos que puedan sufrir los artículos antes
de su entrega.

3.11 RECECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN DEL PEDIDO

La recepción por parte del comprador de los materiales, materias primas, material de empaque e
insumos y/o equipos objeto de la orden de pedido o de compra en sus almacenes u oficinas, no
significa que hayan sido aceptados conformes.

La mercancía está sujeta a inspección previa a su aceptación, dentro de un plazo de cinco (5) días
hábiles contados a partir de su recepción. En caso de cualquier no conformidad con el material y/o
equipo, en virtud de no ajustarse a las condiciones estipuladas en la orden de pedido o de compra,
el comprador se reserva el derecho de proceder a su devolución del repuesto, insumo y/o equipo
como la correspondiente factura. En el documento de entrega de los materiales se consignará
como criterio de No Conformidad.

El despacho por parte del vendedor deberá venir acompanado de su remisión debidamente
identificada con mínimo los siguientes datos: NIT, nombre de la empresa, número de la orden de
compra, etc., la cual será entregada a la persona encargada de la bodega del comprador,

La factura debe ser radicadas en las oficinas de la compañía Transportes Montejo.

3.12 RECLAMACIONES

1. El vendedor está obligado a efectuar las reparaciones de los artículos de inmediato a

partir de la reclamación, salvo plazos especiales, debidamente aceptados por escrito por el
comprador. Si vencido este lapso, el vendedor no ha procedido a la reparación, el comprador

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podrá encargar la ejecución de ésta a terceros o la ejecutará él mismo, siempre por cuenta del
vendedor.

2. Si el comprador observa irregularidades o defectos en los servicios prestados hará la

reclamación correspondiente al vendedor, quien se obliga a mejorar la calidad del servicio,
conforme a los lineamientos señalados por el comprador.

3. Si una vez recibida la notificación el vendedor no mejora la calidad de los servicios en

cuestión, el comprador podrá encargar la ejecución de éstos a un tercero o la ejecutará él mismo,
siempre por cuenta del vendedor.

3.13 CONDICIONES DE PAGO

El precio de los materiales, repuestos, insumos, equipos y/o servicios estipulados en la orden de
compra, será cancelado por el comprador al vendedor, una vez que haya recibido la totalidad del
pedido a su satisfacción, de conformidad con las condiciones estipuladas en este contrato. Sin
embargo, con el consentimiento expreso del comprador, se podrán estipular anticipos y/o pagos
parciales del precio total y en este caso, las condiciones especiales de pago deberán estar
indicados en la orden de pedido o de compra o en correspondencia separada firmada por ambas
partes.

En todo caso, los pagos a realizar por parte del comprador se harán una vez transcurrido el lapso
que aparece en la orden de compra bajo "Forma de pago". El lapso será contado a partir de la
fecha que conste en el sello de recibo en la factura de Transportes Montejo, el vendedor deberá
entregar su factura con la copia de orden de compra y/o pedido.

3.14 OBLIGACIONES LABORALES Y RESPONSABILIDADES FRENTE A TERCEROS

Si el cumplimiento de la orden de compra implica la realización de algún trabajo por el vendedor

y/o sus empleados o contratistas, en el establecimiento del comprador o de terceros, queda
expresamente entendido que todas las obras correspondientes serán de su responsabilidad y por
tanto estarán a su cargo todas las obligaciones de carácter laboral o cualquier reclamo de terceros
por daños, accidentes y otras causas que puedan generar reclamos en contra del comprador. Por
tal motivo el vendedor se compromete a liberar al comprador de todo tipo de responsabilidad, a
mantenerlo fuera de la acción de cualquier demanda o reclamo judicial, extrajudicial y/o
administrativo relacionado con el contrato, por los reclamos u obligaciones que puedan surgir a
causa de conflictos, disputas, responsabilidad de naturaleza laboral y/o cualquier otro tipo. En todo
caso, el vendedor reembolsará al comprador cualquier cantidad que éste haya tenido que pagar
como consecuencia de cualquier acción o recurso. El vendedor no estará autorizado en ningún
caso a utilizar sub-contratistas sin autorización escrita expresa del comprador.

3.15 INTRANSFERIBILIDAD DE LA ORDEN DE COMPRA

El vendedor no podrá ceder o traspasar en todo o en parte la orden de Compra, sin autorización
expresa por parte del comprador.

3.16 ÉTICA COMERCIAL

El vendedor no podrá ofrecer gratificaciones de ninguna clase al personal del comprador. El

comprador queda facultado para suspender sus relaciones comerciales con aquellas firmas que en
alguna forma alteren estas normas. En los casos en que un empleado del comprador o cualquier
miembro de su familia, sea socio o tenga intereses en las actividades comerciales del vendedor,
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éste queda obligado a avisar al comprador con anterioridad a la ejecución de esta orden, y el
comprador tendrá la plena libertad de realizar o no la orden de compra.

3.17 INSTRUCCIONES AL VENDEDOR

Indicación del número de la orden de pedido o de compra, el número que consta en la orden de
compra deberá ser indicada por el vendedor en toda la correspondencia, notas de entrega,
facturas, etc. que envíe al comprador.

Entrega de facturas: todas las facturas por suministro de material, material de empaque, insumos o
servicios, deberán ser presentadas para su tramitación y posterior cobro, únicamente en la
recepción de Transportes Montejo y deberán llenar los siguientes requisitos:

1. Facturas en original y copia, las cuales deberán estar enumeradas y fechadas y con el
NIT o cédula de ciudadanía, además de todos los requisitos comerciales y fiscales vigentes.

2. En caso de entrega y facturación total o parcial de la mercancía y/o servicio, deberá

suministrarse la copia de la orden de compra y la correspondiente factura.

3. Entregar la remisión de entrega en original (ésta debe estar firmada y sellada por la
persona que recibió el material o el servicio).

4. RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento le corresponde a todos los involucrados

en las compras en TRANSPORTES MONTEJO. La supervisión la realizará la Gerencia
Administrativa y Financiera.

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