Réf : IG.DC.19.

03
Les instructions décrivent le fonctionnement obligatoire.
La personne à qui elle est destinée peut s’en écarter
ponctuellement, à condition d’y avoir été autorisée pour ce
cas particulier par le Comité d’Audit et de Conformité. Les
procédures Qualité prévalent sur les instructions.
Version :
1

Instruction Groupe

Procédure de Conformité
Cadeaux et Invitations
Emetteur : Directeur Conformité

Date d’application : 1er septembre 2019

Périmètre d’application : Groupe APAVE : toutes filiales

consolidées directes ou indirectes d’APAVE SA.

Economisons le papier, à imprimer avec modération.

Seule la version disponible dans Diadème est à jour.
 Réf. : IG.DC.19.03
Date : 15/07/19

TABLE DES MATIERES

1 OBJECTIFS 3
2 CHAMP D’APPLICATION 3
3 PRINCIPES DIRECTEURS
CTEURS A OBSERVER 3
4 REGLES D’AUTORISATION
N DES CADEAUX ET INV
INVITATIONS 4
4.1 CADEAUX, INVITATIONS ET REPAS D’AFFAIRES NON SOUMIS A AUTORISATION. ......4
4.2 CADEAUX, INVITATIONS ET REPAS D’AFFAIRES SOUMIS A AUTORISATION. .............5
4.3 CADEAUX ET INVITATIONSS INTERDITS. ...........................................................5
5 TRAÇABILITE 5

Page : 2/6
 Réf. : IG.DC.19.03
Date : 15/07/19

1 OBJECTIFS

Les cadeaux et invitations professionnels constituent une pratique habituelle de courtoisie, témoignant de la
bonne volonté des partenaires et renforçant leurs relations d’affaires. Dans certains pays, offrir ou accepter des
cadeaux peut s’inscrire dans un contexte de fêtes traditionnelles ou de traditions locales ((fêtes de fin d’année en
France, nouvel an en Chine, fête du Têt au Vietnam, le panier du « Ramadan » etc …)
Pour autant, ces pratiques peuvent parfois être interprétées comme un moyen d’influence d’influencer une décision ou
constituer un acte de corruption,, en particulier vis
vis-à-vis d’agents publics.. Elles peuvent également conduire à une
situation de conflit d’intérêts ou à un délit de favoritisme.
Dans ce contexte, et afin de préserver sa réputation et prot
protéger
éger ses salariés, le groupe Apave doit définir un
dispositif d’encadrement des cadeaux ou invitations.

2 CHAMP D’APPLICATION
Cette procédure générale est applicable à toutes les filiales du Groupe Apave tant en France qu’à l’international.

Elle s’adresse à tous les collaborateurs du groupe et concerne les cadeaux, invitations et repas d’affaires offerts ou
reçus au titre des relations professionnelles.

3 PRINCIPES DIRECTEURS A OBSERVER

L’offre
’offre ou l’acceptation de cadeaux/invitations
cadeaux/invitations, en ce compris les repas d’affaires (ci-après
après les « Cadeaux ») sont
conditionnées au respect, a minima, de
des 8 principes directeurs suivants.

La légalité :

Lee cadeau/invitation doit être autorisé par l’ensemble des lois et règlements applicables dans le ou les pays
concernés (loi française, loi du pays où le cadeau est offert/reçu, loi du pays du donateur et loi du pays du
récipiendaire).

Le cadre professionnel :

Lee cadeau/invitation doit se faire uniquement dans un cadre professionnel. Ainsi il est préférable que l’offre et/ou
la réception de cadeaux ou invitations soi(en)t adressé(e)s ou reçu(e)s à l’adresse professionnelle, à l’exclusion de
tout autre lieu.

Les circonstances :

Les fêtes de fin d’année peuvent traditionnellement être l’occasion de plus de latitu
latitude,
de, comme leur équivalent
dans d’autres cultures. Il en va de même lorsqu’il s’agit d’un cadeau/invitation offert ou reçu lors d’occasions
particulières comme une manifestation commerciale, une célébration organisée par un client, fournisseur ou
prestataire.

A l’inverse, les cadeaux ou invitations ne doivent jamais être faits pendant des périodes d’appel d’offre, de
négociations ou de signature de contrat, avec des personnes ou des entités liées à ces échanges commerciaux.
commerciaux

La bonne foi :

Le collaborateur doit toujours être en mesure de prouver sa bonne foi en toutes circonstances. Le
cadeau/invitation ne doit pas laisser à penser qu’il pourrait s’agir d’une tentative de corruption et ne doit pas être
effectué dans le but d’obtenir un avantage indu. Il ne d
doit
oit pas non plus générer de conflit d’intérêts.

Page : 3/6
 Réf. : IG.DC.19.03
Date : 15/07/19

La valeur raisonnable/proportionnée :

Lee montant du cadeau/invitation doit demeurer symbolique.

Il est strictement interdit de faire des cadeaux ou des invitations sous forme de « cash ».

Le caractère exceptionnel/non récurrent :

L’offre
’offre ou l’acceptation du cadeau/invitation doit demeurer exceptionnelle. Il faut éviter de multiplier le
cadeau/invitation à un même bénéficiaire. En effet, la valeur d’un cadeau/invitation n’est pas seulement calculée
en fonction de sa valeur intrinsèque mais également sur le cumul dans le temps.

La transparence :

Il s’agit d’un principe majeur. Le management du groupe Apave sera toujours averti des cadeaux/invitations
offerts, reçus ou refusés dans son périm
périmètre de responsabilités.

La traçabilité :

Tous les
es cadeaux/invitations doivent être consignés.

4 REGLES D’AUTORISATION DES CAD

CADEAUX
EAUX ET INVITATIONS

Le Directeur de la filiale ou de la succursale fixe un seuil correspondant à la valeur raisonnable

raison du
cadeau/invitation/repas d’affaires en fonction de la spécificité des activités de son entité.

Il informe le Comité d’Audit et de Conformité du seuil choisi pour analyse et décision.

Un tableau récapitulatif de ces valeurs est joint en annexe 2.

4.1 Cadeaux, invitations et repas d’affaires non soumis

s à autorisation.
autorisation

L’offre et l’acceptation des cadeaux/invitations

cadeaux/invitations/repas d’affaires suivants sont admis dès lors que tous les principes
directeurs ci-avant énoncés ont été a minima respectés :

- Les invitations/repas
/repas d’affaires dont la valeur est inférieure au seuil fixé au sein de l’entité/filiale aux
personnes publiques et privées ;
- les cadeaux publicitaires type calendriers, stylos, agendas de valeur raisonnable aux personnes publiques
et privées ;
- les cadeaux de nature purement honorifique, tels que les médailles, les trophées... aux personnes
publiques et privées
- Les autres cadeaux dont la valeur est inférieure au seuil fixé au sein de l’entité/filiale aux personnes
privées.

Page : 4/6
 Réf. : IG.DC.19.03
Date : 15/07/19

4.2 Cadeaux, invitations et repas d’affaires soumis à autorisation.

Il est demandé de mettre en place un

n régime d’autorisation préalable dans certaines situations à risque.

Il s’agit d’informer le manager N+1 par mail préalablement à toute offre ou acceptation de cadeaux/invitati
cadeaux/invitations
prévus dans cette section. Cette information vaut acceptation sans réponse du manager dans les 8 jours.

Sont concernés :

- Les invitations/repas
/repas d’affaires d’une valeur supérieure au seuil fixé par l’entité ;
- Les cadeaux offerts (ou reçus) à une personne publique, ou à une personne politiquement exposée.
- Les cadeaux/invitations/repas
/repas d’affaires offerts (ou reçus) à un proche d’une relation d’affaires ;
- Les cadeaux/invitations/repas
/repas d’affaires offerts (ou reçus) à plusieurs reprises à un même bénéficiaire.

Les cadeaux reçus qui ne pourraient être autorisés a posteriori et ne pourraient être retournés à leur expéditeur
devront être distribués à des œuvres caritatives.

4.3 Cadeaux et invitations interdits.

Il est interdit d’offrir ou de recevoir :

- Les
es cadeaux sous conditions et les cadeaux « sollicités » ;
- Les
es cadeaux/invitations en vue d’obtenir un avantage indu ;
- Les
es cadeaux/invitations à tout décisionnaire dans une procédure d’appel d’offres ;
- Les cadeaux/invitations à tout candidat en période électorale ;
- Les
es séjours ou voyages exclusivement touristiques ou sans lien direct avec l’activité professionnelle ;
- Les
es sommes d’argent de toute sorte (espèces ou chèque, chèque chèque-cadeau,
cadeau, tickets gagnants de jeux
je
d’argent, bons d’achat, les prêts ou avances, etc.…) ;
- Les
es services gratuits ou avantages en nature (frais de scolarité, travaux d’amélioration, promesse
d’embauche, etc.…) ;
- Les
es cadeaux ou services à caractère outrageux ou portant atteinte à la dignité de la personne ;
- Les jeux d’argent (jeux associés à un intéressement financier à l'issue de la partie));

5 TRAÇABILITE

Les cadeaux/invitations/repas
/repas d’affaires doivent être enregistrés par l’entité/filiale. La traçabilité pourra se faire
conformément au modèle du tableau joint en annexe à la présente instruction.
Tous les 6 mois, le tableau récapitulant les cadeaux/invitations
cadeaux/invitations/repas d’affaires soumis à autorisation doit être
envoyé au comité d’Audit et de Conformité
Conformité.
Le montant cumulé des cadeaux et invitations de la filiale doit être communiqué au comité d’Audit et de
Conformité tous les ans.

Toute communication devra être effectuée par l’intermédiaire de l’adresse mail suivante : compliance.1-
apave@ethicattitude.com.

Page : 5/6
 Réf. : IG.DC.19.03
Date : 15/07/19

Annexe 1 : Formulaire pour les cadeaux/Invitations.

1) APAVE DONATEUR

a) Détail des Cadeaux/Invitations

/Invitations/repas d’affaires offerts par Apave à Société Tierce

Montant en Signature
Montant
Nom Personne devise locale du Dirigeant
Nom Collaborateur autorisé
Date
Apave/Donateur
et Société
Bénéficiaire
par
dépense
et en ≡1 Circonstances de l'entité
Apave
EUR concernée

b) Cumul des Cadeaux/invitations

/invitations/repas d’affaires offerts par Apave à Société Tierce

Société Montant cumulé Montant cumulé semestriel en Signature du Dirigeant de

Période
Bénéficiaire autorisé par semestre
devise locale et en ≡1 EUR l'entité Apave concernée

2) APAVE BENEFICIAIRE

a) Détail des Cadeaux/Invitations

/Invitations/repas d’affaires reçus par Apave de la part de Société Tierce

Montant en Signature du
Nom
Nom Personne Montant devise locale Dirigeant de
Collaborateur
Date
Apave /
Bénéficiaire
et Société
Donatrice
autorisé
par et en ≡1 Circonstances l'entité
Apave
dépense EUR concernée

b) Cumul des Cadeaux/Invitations

/Invitations/repas d’affaires reçus par Apave de la part de Société Tierce

Montant cumulé Signature du

Montant cumulé semestriel en devise
Période Société Donatrice Dirigeant de l'entité
autorisé par semestre 1
locale et en ≡ EUR Apave concernée

1
Signifie "équivalent à"

Page : 6/6