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< CO-SC-CER 294103

Personena
^a'3’: MIlllll
28 de enero de 2021 \ 0000231 -0000052-202'0128
0200-2021/01/28 16:12:03

evaLuaci6n de gestion for Areas o for dependencias

VIGENCIA 2020

Objetivo: Remitir las evaluaciones de gestion de cada una de las dependencias a la'Personera
Municipal, con el fin de que sean tomadas como chterio para la evaluacion de los empleados.
Alcance: Evaluacion de la gestion desarrollada por cada dependencia en la vigencia 2020, conforme
al grado cumplimiento de las metas y compromisos institucionales fijados en el plan de accibn y en el
SGI. /
Normatividad:

\ De conformidad con lo establecido en el articulo 39 de la Ley 909 de 2004, la cual establece que:
ARTlCULO 39. OBUGACldN DE EVALUAR. Los empleados que sean responsables de evaluar el desempefto
laboral del'personal, entre quienes, en todo caso, habrb un funcionario de libre nombramiento y remocidn,
deber&n hacedo siguiendo la metodologla contenida en el instrumento y en los terminos que sedate el
reglamento que para el efecto se expida. El incumplimiento de este deber constituye falta grave y ser£
sancionable disciplinariamente, sin perjuicio de que se cumpla con la obligacibn de evaluar y aplicar
rigurosamente el procedimiento sedalado. .
/
El Jefe de Control Intemo o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la
presente ley, tendrd la obligacidn de remitir las evaluaciones de gestidn de cada una de las dependencias, con
el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluacidn de los empleados, aspecto sobre el cual har&
seguimiento para verificarsu estricto cumplimiento.

De igual forma teniendo en cuenta la Circular No. 04 del 27 de septiembre de 2005 del Consejo
Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Intemo de las Entidades del Orden Nacional y
Territorial, establecio que:
El Jefe de la Oficina de Control Intemo o quien haga sus veces, para hacer la evaluacidn institucional a la
gestidn de las dependencias, deberd tener como referente: a) La planeacidn institucional enmarcada en la
visidn, misidn. y objetivos del organismo; b) Los objetivos institucionales por dependencia y sus compromisos
relacionados; c) Los resultados de la ejecucidn por dependencias, de acuerdo a lo programado en la
planeacidn institucional, contenidos en los informes de seguimiento de las Oficinas de Planeacidn o como
fesultado de las auditorlas y/o visitas realizadas por las mismas Oficinas de Control Intemo.

La Evaluacidn Institucional a que se refiere la presente circular serd anual y se efectuard respecto del afto
anterior durante el mes de enero de la siguiente vigencia, de manera tal que se entienda como parte integrante
del Informe Ejecutivo Anual de Evaluacidn del Sistema de Control Intemo, que debe remitir el Jefe de la Oficina

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Telefono 339 40 48 Vfctimasdel Conflicto Armado Intemo
www.personeriaenvigado.gov.co , Carrera 43 No.38 A Sur 23 Envigado/Telbfono2703916
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de ControlIntemo, AuditorIntemo, Asesoro quien haga sus veces a Iqs Representantes LegatesyJefes de-las
■ Entidades y Organismos del Estado a mas tardar el 30 de.Enero de cada aho, conforme a lo establecido en el
■ literal e) del articulo 8 del Decreto 21$5 de 1999, concordante con el artlcuio 2 del Decreto 2539 de 2000.
Asi mismo en el Decreto 648 de 2017, en la seccion 2 en su articulo 2.2.21.2.4 numeral 6, establece
que:
6. La Oficina de Control Intemo o quien haga sus veces en cada entidad, a la cual le corresponds:
a. Medir y evaluar la eficiencia-, eficacia y economia de los demas controles adoptados por la entidad.
b. Asesorar y apoyar a los directives en el desarrollo y mejoramiento del Sistema Institucionai de Control
Intemo a traves del cumplimiento de los roles establecidos en el presents Titulo.

Es importahte mencionar que de conformidad al Acuerdo No. 040 del 11 de diciembre de 2020
"Por medio <de la cual se modified y modemiza la plan de cargos de la Personeria Municipal de
Envigado", se cambio la denominacion de algunos empleos de la planta de cargos de la entidad,
como se describe a continuacion:

Denominacion anterior Nueva Denominacion

Personero (a) Delegado en Administrative Personero Delegado para la Vigilancia de la Conducta

Oficial

Personero (a) Delegado en Administrative Personero Delegado para la Orientacion y Asistencia a

y Civil las Personas

Personero (a) Delegado Penal y Personero Delegado para lo Judicial y lo

Contravencional Contravencional

Personero (a). Delegado Derechos Personero Delegado para los Derechos Humanos y la
Humanos, Infancia y Adolescencia Familia,

Personero (a) Delegado Vigilancia de la Personero Delegado para los Asuntos Disciplinarios
Cconducta Oficial /

Personero (a) Delegado en Participacion Personero Delegado para la Participacion Ciudadana

Ciudadana Derechos Colectvos y del Medio Ambiente
i Abogado Asesor Asesor Juridico

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I Telefono 339 40 48 Victimas del Conflict© Armado Interne
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Evaluacion:
Es importante aclarar que para la presente evaluacion correspondiente a la vigencia 2020, se
tendran en cuenta la anterior denominacion de los.cargos, por lo que las funciones y denominacion
de los cargos se esta aplicando aplicando en la presente vigencia. ' '1
CALIFICACION
AREAO DEPENDENCE DEL AREAO OBSERVACIONES
DEPENDENCIA
Una vez realizada la evaluacion por parte de Control
Interne sobre los compromisos de. la delegacion en
Derechos Humanos, infancia y adolescencia, se otorga
un porcentaje total de avance de 100%.

Es importante Yesaltar que el Plan de Accion Anual -

PAA de 2020, sobre el cual se realize la evaluacion de
gestion por dependencias de la DELEGACION en
Derechos humanos, infancia y adolescencia fue s.
aprobada toda vez que se cumplio con las visitas a
otras entidades, el plan de capacitaciones y de eventos
en derechos humanos, las actuaciones en procesos
judiciales y administrativos de restablecimiento de
derechos de los nihos, ninas y adolescentes, la
intervencion como agente del ministerio publico ante los
DELEGACION EN ' Juecesxde Familia y as! mismo la atencion al publico
DERECHOS HUMANOS, para garantizar la preyalencia de los derechos
100
INFANCIA Y humanos.
ADOLESCENCIA
Es importante mencionar que se realize auditoria al
/ proceso de vigilancia, proteccion y promocion de los
derechos humanos, donde se establecio un plan de
mejoramiento el cual se encuentra en proceso de
avance, sin embargo es importante jesaltar que la
funcionaria delegada en derechos humanos, infancia y
adolescencia presento en la auditoria toda la
informacion solicitada de manera satisfactoria.

As! mismo se resalta el trabajo realizado durante la

vigencia 2020, en las alternativas tomadas para llevar a
cabo la planeacion y ejecucion de las capacitaciones y
eventos en derechos humanos, teniendo en cuenta la
situacion que vive el mundo por el COVID-19.

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» Teiefono 339 40 48 Victimas del Conflicto Armado Interno
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Una vez realizada la evaluacion por parte de Control

Interno sobre los compromisos de ]a delegacion en^
penal y contravencional, se otorga un porcentaje total de*
avance de 95%.

Es importante resaltar ,que el Plan de Accion Anual -

PAA de 2020, sobre el cual se realize la evaluacion de
gestion por dependencias de la delegacion en penal y
contravencional fue aprobada toda vez que se cumplio
en un 95% con las visitas a otras entidades. asi mismo
el cumplimiento en la intervencion como agente del
ministerio publico en las audiencias publicas, ante los
DELEGACION EN PENAL
95% Jueces de Control de Garantias y Jueces de
Y CONTRAVENCIONAL
Conoclmiento, 'diligencias programadas por los
funcionarios de Policia judicial y la atencion al publico
p^fa garantizar la prevalencia de los derechos
humanos.

Es importante mencionar que aunque el cargo de

Personero Delegado en Penal y Contravencional estuvo
vacante por aproximadamente 3 meses, la entidad con
el apoyo de los demas personeros delegados acatando
las instrucciones de la Personera Municipal, dio
cumplimiento a la gestion de dicha area,

Una vez realizada la evaluacion por parte de Control

Interno sobre los compromisos de la delegacion' en
contratacion, se otorga un porcentaje total de avance de
100%. ' . *

Es importante aelarar que el Plan de Accion Anual -

PAA de 2020, sobre el cual se realize la evaluacion de
gestion por dependencias de la delegacion en
DELEGACI6N EN contratacion, fue aprobada por lo que se dio
100%
CONTRATACION cumplimiento con la elaboracion de los procesos
contractuales del plan anual de adquisiciones, as!
mismo con el acompanamiento y ejecucion -de
supervision de contratos, la coordinacion del registro de
la informacion en las plataformas SECOP y SIA
OBSERVA.

Asi mismo es importante resaltar que la entidad en la

vigencia 2020, a traves- de procesos contractuales, ha

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\
\.
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realizado la modernizacion administrativa en cuanto a:

• Puesta en marcha de contratq para la

unificacion de las sedes de la Personeria.
'• Modernizacion administrativa en lo(referente a
la planta de cargos de la entidad.
• Actualizacion de la igestion documental
conforme a! Decreto 1080 de 2015.
• Diseho e implementation del SGSST - Sistema
de Gestion y Seguridad y Salud en el Irabajo.
Actualization y puesta en funcionamiento de la /
pagina web de. la Personeria.
Realtzacion de la encuesta de riesgo psicosocial
• Implementation y seguimiento del^clima laboral
/ ■

•. Contar con la prestacion de servicios

profesionales de un Trabajador Social', que
apoye el proceso de Solution de Conflictos, y
demas procesos misionales de la entidad,
teniendo en cuenta las nuevas disposiciones de
la ley 1996 de 2019, “Por medio de la cual se
i -
estabiece el regimen para el ejercicio de la
capacidad legal de las personas con
/ discapacidad mayores de edad’.

Como puntos, de control, se recomienda brindar

capacitacion a los supervisores de contratos de la
entidad, en la debida presentation y gestion de las
actas de pago, cuentas de cobrg y pagos de seguridad
social dependiendo del tipo de persona, si es natural o
juridica.

Una vez realizada la evaluation por parte de Control

Interno sobre los compromises de la delegation en
administrative y civil, se otqrga un porcentaje total de
DELEGACION EN / avance de 90%.
ADMINISTRATIVOY 90%
CIVIL Es importante aclarar .que el Plan de Action Anual -
PAA de 2020, sobre el cual se realizo la evaluation de
gestion por dependencias de la delegation en
administrative y civil fue aprobada, asi mismo es

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importante mencionar que la delegatura realize

asesoria, orientacion e interposicion de los mecanismos
de proteccion de Jos derechos de las victimas del
conflicto • armado para el ejercicio efectivo de sus
derechos y ejercio en representacion de la Personena
Municipal la Secretaria Tecnica de la mesa de victimas;
asi mismo brindo asesorias a la comunidad e interpuso
los mecanismos de proteccion de los derechos
fundamentals requeridos, cpmo tambien la actuacion
en.defensa de los derechos colectivos del medio
ambiente:'

Sin embargo al realizar la auditoria al proceso de

vigilancia, proteccion y promocion de los derechos
humanos \donde ipterviene dicha delegacion, se
establecio un plan de mejoramiento teniendo en cuenta
varies' puntos por mejorar como lo es el registro y
seguimiento de las declaraciones' de victimas del
conflicto armado interne.

Una vez realizada la evaluacion por parte de Control

Internb sobre los. compromisos de, la delegacion en
adminsitrativo, se otorga un porcentaje total de avance
de 100%. ' - .

Es importante resaltar que. el Plan-de Accion Anual -

PAA de 2020, sobre el cual se realize la evaluacion de
gestion por dependencias, se idenfica un cumplimiento-
deriOO% en las actividades del funcionario.

Asi mimos se resalta el apoyo constante a la entidad, en

DELEGACION EN
100% el proceso de contratacion.
ADMINISTRATIVO
Es importante mencionar que se realize auditoria al
y
proceso de vigilancia, proteccion y promocion de los
derechos humanos,’donde se establecio un plan-de
mejoramiento el cual se encuentra en proceso de
avance, sin embargo es importante resaltar que el
funcionario delegado emn administrative j^resento en la
auditoria toda la informacion solicitada de manera
satisfactoria.

i >.
Sede Principal Calie 38 A Sur No. 43-67 Envigado , • Centro de Conciliacion y Atencion a
I Telefono 339 40 48 Victimas del Conflicto Armado Inferno
. www.personeri3envigado.gov.co Carrera 43 No, 38 A Sur 23 Envigado / Telefono 270 3916
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Una vez realizada la evaluacion por parte de Control

Interne sobre los compromisos de la delegacion en
participacion ciudadana, se otorga un porcentaje total de
avancede 100%. '

Es importante resaltar que el Plan de Accion Anual -

PAA de 2020, sobre el cual se realizo la evaluacion de
gestion por dependencias de la delegacion en
participacion ciudadana fue aprobada toda vez que se
cumplio con el plan de capacitaciones en derechos
humanos, el fomento de la participacion ciudadana y el
control social, la interaccion con los veedores
ciudadanos, la gestion de la conformacion de las
DELEGACION EN veedurias y la atencion al publico para garantizar la
PARTICIPACI6N 100% prevalencia de los derechos humanos.
CIUDADANA
Es importante mecionar que el proceso de participacion
ciudadada fue auditado en la vigencia 2020, en la cual
el funcionario entrego toda la informacion solicitada de
manera satisfactoria,

Asi mismo se resalta que durante la vigencia 2020, la

N
delegatura de participacion ciudadada realizo
acompahamiento constante a los recorridos realizados
en el municipio por parte de la Alcaldia de Envigado,
garantizando los derechos fundamentales de la
comunidad en la pandemia del COVID-19

Una vez realizada la^evaluacion por parte, de Control

Intefno sobre los compromisos de la delegacion en
vigilancia de la conducta oficial, se otorga.un porcentaje
total de avance de 95%.

Es importante rriencionar que el Plan de Accion Anual -

DELEGACI6NEN
VIGILANCIA DE LA
CONDUCTA OFICIAL
PAA de 2020, sobre el cual se. realizo parte de la
95% evaluacion de gestion por dependencias de la
delegacion en vigilancia de la conducta oficial fue
aprobada.

Se verified la auditoria de seguimiento al proceso,

encontrando aspectos por mejorar, las cuales estan
siendo tratadas en plan de mejoramiento, sin embargo

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de Envigado
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ISOsocn

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se resaita las'mejoras en el proceso que ha obtenido el

funcionario y el apoyo de personal contratista que ha
otorgado la Personera Municipal para sacar avante
dicho proceso.

Una vez reaiizada la evaluacion por parte de Control

Interne sobre los compromisos de la direccioh en el /
! -
Centro de ConciHacion, se otorga un porcentaje total de
avancede 100%.

Es importante resaltar que el Plan de Accion Anual -

PAA de 2020, sobre el cual se realize parte de-la
evaluacion de gestion por dependencias de la direccion
del Centro de Conciliacion fue aprobada, toda yez que
se cumplio con el plan de capacitaciones en derechos
humanos, la geperacion de espacios de-encuentros
focales que propicien la sana convivencia, las
DIRECCION DEL estrategias de difusion del centra de conciliacion, la
CENTRO DE 100% jornada de conciliaton, la, descentralizacion de los
CONCILIACION servicios del centra a la zona rural de muhicipio, la
conmemoracion de los tres (3) ahos del centra de
conciliacion y las estrategias para llevar a cabo las
audiencias* virtuales teniendo en cuenta las
adversidades del COVID-19.

Es importante mencionar que se realize auditoria de

seguimiento al proceso de solucign de conflictos, dqnde
se logra identificar que el proceso de solucion de
conflictos funciona de manera satisfactoria con el apoyo
del Director del Centro, las conciliadoras y la auxiliar
administrativa. -

Una vez reaiizada la evaluacion por parte de Control

fnterno 'sobre los compromisos del area de atencion y
reparto, se otorga un porcentaje total.de avance de
100%.'

ATENCI6N y reparto 100% j

Se cumplio con el fortalecimiento para la prestacion de
los servicios a la comunidad, se brinda un trato amable
a los usuarios y se les suministra la informacion.
necesaria de acuerdo a los procedimiento establecidos,
en la entidad, para la prestacion de los servicios. Se
realiza desde el area de atencion y reparto las

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#C.
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cerca de todos*"0'
,1 . /

encuestas de satisfaccion a los usuarios, las cuales han

arrojado excelentes resultados.

Es importante mencionar que desde dicha area se s

gestiona !a documehtacion que ingresa y sale de la

entidad en el aplicativo BPMS._____ -

Recomendaclones: .
Se recomienda que. la elaboracion del Plan de Acciqn Anual, sea realizada desde los dos ultimos
meses del ano anterior, donde se establezcan metas adecuadamente planeadas de forma tal que se
pueda dar cumplimiento a las mismas, teniendo en cuenta los recursos humanos, la contratacion _
requerida, los equipos tecnologicos yja parte presupuestal. Lo anterior con el objetivo de cumplir a
' cabalidad con las rnetas establecidas y poder evaluar continuamente su cumplimiento.

Se recomienda'asi mismo dejar en las actas de reuniones, el seguimiento realizado al plan de accion
y los compromisos adquiridos; seguimiento que debe realizarse como minimo cada tres meses.

Asi mismo recomiendo que en las actas de reunion, se realice seguimiento al SGI de la entidad, y se.
dejen claramente establecidos los compromisos pendientes. De esta tnanera se lograria realizarun
control oportuno d&Jas actividades pendientes por realizar. '

\
DIANA MARCELA VALENCIA CARDONA
, . Asesora de Control Interne
/ /

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