Sie sind auf Seite 1von 88

MS Access 2007 - Einführung

akademie.de asp GmbH & Co.


Betriebs- und Service KG
Erkelenzdamm 59-61
10999 Berlin
Fon: +49-(0)30-61655-0
Fax: +49-(0)30-61655-120
Web: http://www.akademie.de
E-Mail: info@akademie.de
Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt.
Alle dadurch begründeten Rechte, insbesondere der Nachdruck, die Übersetzung, die Wiedergabe auf pho-
tomechanischen oder ähnlichen Wegen, die Speicherung und Verarbeitung mit Hilfe der EDV bleiben auch
auszugsweise ausdrücklich dem Urheber vorbehalten.
Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Produkten, Personen, Zeichen oder sonstigen Daten
sind frei erfunden. Ähnlichkeiten mit tatsächlichen Personen, Firmen, Produkten oder Ereignissen sind rein
zufällig und nicht beabsichtigt.
Alle Urheberrechte anderer Parteien (Microsoft, Lotus, IBM etc.) werden anerkannt.
MS Access 2007-Einführung 3

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ........................................................................................................................... 3
Über diese Trainingsbasis................................................................................................................. 6

Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck ....................................................................... 7


MS Access 2007: Ein Überblick ......................................................................................................... 8
MS Access Version 2007: Was ist neu? .............................................................................................. 9
Wo ist was: Der Access-Bildschirm / das Datenbankfenster ................................................................ 10
Register oder Schnellstart: Verwalten von Symbolen ......................................................................... 11
Ich hab' ein Problem: Hilfe! ............................................................................................................ 12
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck .................................... 13

Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen ............................................................ 14


Entscheidend: Grundlagen des relationalen Datenbankkonzepts.......................................................... 15
Felder, Datensätze etc: Begriffe bei relationalen Datenbanken ............................................................ 16
Tabellen, Abfragen, Formulare etc.: Objekte in Access-Datenbanken ................................................... 17
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen ............................. 18

Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung ................................................... 19


Informationsdarstellung: Anzeigen von Tabellen und Abfragen ........................................................... 20
STRG++ und UMSCHALT+EINGABE: Dateneingabe in Formulare ........................................................ 21
Aktualisierungen: Bestehende Datensätze ändern ............................................................................. 22
Datenpflege: Datensätze hinzufügen und löschen ............................................................................. 23
Der Info auf der Spur: Suchen und Ersetzen von Datensätzen ............................................................ 24
Schön der Reihe nach: Sortieren und Filtern in Tabellen..................................................................... 25
Informationsgewinnung: Filtern, Suchen, Sortieren in Formularen....................................................... 26
Darstellung auf dem Papier: Anzeigen und Drucken von Berichten ...................................................... 27
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung ..................... 28

Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung ..................................................................... 29


Datei-Tätigkeiten: Datenbanken anlegen, öffnen und speichern .......................................................... 30
Arbeiten lassen: Der Datenbank-Assistent ........................................................................................ 31
Fremd gehen: Datenbankobjekte exportieren / importieren ................................................................ 32
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung ..................................... 33

Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen ................................ 34


Tabellen: Grundlagen .................................................................................................................... 35
1:n, 1:1, n:m: Beziehungen zwischen Tabellen ................................................................................. 36
Beziehungskiste: Erstellen, Ändern und Entfernen von Beziehungen .................................................... 37

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Inhaltsverzeichnis 4

Handarbeit: Manuelles Erstellen von Tabellen ................................................................................... 38


Der Schlüssel zum Erfolg: Indizes ................................................................................................... 39
Übersicht: Der Index-Editor............................................................................................................ 40
Verschiedene Blickwinkel: Tabellenansichten .................................................................................... 41
Text, Memo etc.: Felddatentypen – nicht numerisch .......................................................................... 42
Zahl, Datum etc.: Felddatentypen – numerisch ................................................................................. 43
Feldgröße, Formate, Standardwerte etc.: Feldeigenschaften ............................................................... 44
Euro, Datum, > etc.: Feldformate ................................................................................................... 45
Listenfenster: Die Nachschlagespalte ............................................................................................... 46
Datenblatt: Die Ansicht anpassen.................................................................................................... 47
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen ... 48

Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen ............................................... 49


Abfragen: Grundlagen ................................................................................................................... 50
Delegation: Der Auswahlabfrage-Assistent ....................................................................................... 51
Handarbeit: Erstellen von Abfragen in der Entwurfsansicht ................................................................. 52
Beziehungsaufnahme: Verknüpfen von Tabellen ............................................................................... 53
Entwurfsarbeit: Sortieren und Selektieren von Datensätzen ............................................................... 54
Arithmetik: Berechnete Felder ........................................................................................................ 55
Berechnungen mit der Maus: Der Ausdrucks-Generator ..................................................................... 56
Summe, Anzahl etc.: Berechnungen über die Gruppierungsfunktion .................................................... 57
Komfortables Abfragen: Parameterabfragen ..................................................................................... 58
Das Ausrufezeichen: Ausführen von Abfragen ................................................................................... 59
Für interne und externe Zwecke: Abfragen speichern / exportieren ..................................................... 60
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen .................. 61

Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung ............................................ 62


Formulare: Grundlagen .................................................................................................................. 63
Delegation: Der Formular-Assistent ................................................................................................. 64
Handarbeit: Erstellen von Formularen.............................................................................................. 65
Von Köpfen und Füßen: Die Formularbereiche .................................................................................. 66
Werkzeuge für alle Fälle: Die Gruppe der Steuerelemente .................................................................. 67
Hinzufügen und Positionieren von Feldern ........................................................................................ 68
Name, Format, Dezimalstellen etc.: Eigenschaften von Textfeldern ..................................................... 69
Von Schriftarten und Schriftstilen: Formatieren von Texten ................................................................ 70
Rasche Aktion: Befehlsschaltflächen ................................................................................................ 71

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Inhaltsverzeichnis 5

Sowohl als auch: Kontrollkästchen .................................................................................................. 72


Design oder Nicht-Sein: Formatieren von Formularen ........................................................................ 73
Für schönere Formulare: Hintergrundbild ......................................................................................... 74
Schnelle Schönheit: AutoFormate ................................................................................................... 75
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung ............... 76

Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten...................................... 77


Berichte: Grundlagen .................................................................................................................... 78
Delegation: Der Berichts-Assistent .................................................................................................. 79
Mehrere Datensätze auf einem Blatt: Der Etikettendruck ................................................................... 80
Handarbeit: Erstellen von Berichten ................................................................................................ 81
Von Köpfen und Füßen: Die Berichtsbereiche .................................................................................... 82
Berichts-Besonderheiten: Gruppierungen und Zusammenfassungen .................................................... 83
Vorbereitung: Die Druckereinrichtung .............................................................................................. 84
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten ........ 85
Wichtige Tastenkombinationen ....................................................................................................... 86
Index .......................................................................................................................................... 87

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 6

Über diese Trainingsbasis


Wie gliedert sich dieser Text? Wie sind die einzelnen Kapitel aufgebaut? Welche Dokumentkonven-
tionen werden verwendet?

Dieser Text gliedert sich in Module mit klar definierten Lernzielen, Voraussetzungen und Inhalten. In den
Modulen erlernt der Anwender in einzelnen Schritten das Arbeiten mit dem Programm.
Jedes Thema beginnt auf einer neuen Seite, übersichtlich gestaltet und leicht verständlich.
Jede Seite enthält sieben Elemente:

Der Titel beschreibt das Thema.

Aufgabenorientierte Fragen bilden


den Ausgangspunkt für die Erläute-
rung des Themas.

Ein Bildschirmfoto oder eine Gra-


fik veranschaulichen den Inhalt.

Die Erläuterung des Inhaltes ist


kurz und praxisorientiert.

Marginaltexte helfen, gesuchte


Textpassagen rasch zu finden.
Am Fuß der Seite finden sich Tipps
und Tricks von erfahrenen Anwen-
Hier ist Platz für eigene Notizen. dern oder Verweise auf weiterfüh-
rende Informationen.

Eine Seite am Ende jedes Moduls dient der Zusammenfassung und Vertiefung des Gelernten.

Dokumentkonventionen
fett Menübefehl oder Schlüsselwort in Programmiersprachen
fett und kursiv Bildschirmelemente
fett und unterstrichen Hyperlinks
kursiv QuickTips
GROSSBUCHSTABEN Tastaturbefehle
Courier Vom Anwender mittels Tastatur einzugebene Texte, Codebeispiele

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 7

Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck

Was ist ein Datenbank-Management-System? Was bedeutet es, wenn Daten „strukturiert“ vorlie-
gen? Was ungefähr sind Relationen? Welche wesentlichen Objekttypen gibt es? Welche Änderun-
gen haben sich gegenüber der Vorgängerversion ergeben? Was hat sich bloß verbessert? Wie star-
te ich MS Access? Welche Elemente zeigt der Access-Arbeitsbildschirm an? Welche Funktion hat
die Multifunktionsleiste? Wie kann die Anzeige der Schnellstart Symbolleiste verändert werden? Wie
kann ich die Symbolleiste individuell anpassen? Wie kann ich Hilfe in schwierigen Situationen be-
kommen? Was kann ich tun, wenn ich weitere Fragen habe?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


MS Access 2007: Ein Überblick ......................................................................................................... 8
MS Access Version 2007: Was ist neu? .............................................................................................. 9
Wo ist was: Der Access-Bildschirm / das Datenbankfenster ................................................................ 10
Register oder Schnellstart: Verwalten von Symbolen ......................................................................... 11
Ich hab' ein Problem: Hilfe! ............................................................................................................ 12

Lernziel:
Sie lernen die Möglichkeiten von Microsoft Access kennen und werden mit den wichtigsten Begriffen ver-
traut gemacht.

Voraussetzungen:
Grundkenntnisse im Umgang mit MS Windows. Kenntnisse im Umgang mit anderen Office-Anwendungen
(insb. MS Excel) sind hilfreich.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck 8

MS Access 2007: Ein Überblick


Was ist ein Datenbank-Management-System? Was bedeutet es, wenn Daten „strukturiert“ vorlie-
gen? Was ungefähr sind Relationen? Welche wesentlichen Objekttypen gibt es?

Begrüßungsbildschirm in MS Access 2007


Microsoft Access ist ein so genanntes relationales Datenbank-Management- Was ist MS Access?
System. Der Hauptzweck von MS Access ist die Verwaltung von Daten. Die
Menge dieser Daten kann wesentlich größer sein als in allen anderen Microsoft
Office-Anwendungen.
Wichtig ist, dass die Daten strukturiert vorliegen und in einer Beziehung zuei- Tabellen
nander stehen (deshalb auch "relational"). Die Daten werden in Tabellen ge-
speichert. Die Tabellen sind untergliedert in Felder (Spalten) und Datensätze
(Zellen). Jeder Datensatz stellt eine Einheit dar. Ein Beispiel für einen solchen
Datensatz ist die Adresse einer Person. Ein Beispiel für ein Feld ist die Postleit-
zahl.
Das Hauptproblem bei großen Datenmengen ist die Verarbeitung. Ein Daten- Abfragen
bank-Management-System unterstützt den Anwender dabei, indem es Abfragen
ermöglicht. Abfragen können die Daten in vielfacher Weise verarbeiten: Sie
können die Daten filtern, sortieren, Berechnungen durchführen und sie auf
kontrollierte Weise verändern.
Damit die Bedienung einer leistungsfähigen und ausgefeilten Datenbank und Formulare / Webseiten
vor allem die Dateneingabe und –pflege möglichst einfach und schnell geht,
stellt Access komfortable Eingabeformulare zur Verfügung, die praktisch alle
bekannten Windows-Steuerelemente enthalten können. Im Prinzip Ähnliches
gilt für Webseiten, die aus Datenbanken abgeleitet werden können.
Doch was nützen die besten und genauesten Daten, wenn diese nicht in ans- Berichte
prechender Form und übersichtlich zu Papier gebracht werden können? Dafür
sorgen Berichte in Access. Diese können außerdem auf übersichtliche Weise
auch das Ergebnis von Berechnungen anzeigen.
Und wem das alles noch nicht reicht, der kann mit Makros bzw. Visual Basic Makros / Visual Basic
Microsoft Access noch um eigene Funktionen erweitern.

Im Gegensatz zu Word oder Excel werden in MS Access nicht ständig neue Dateien erstellt. Oft wird immer
in der gleichen Datenbank gearbeitet. Daher sollte die Anlage und Anpassung wohlüberlegt und geplant
erfolgen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck 9

MS Access Version 2007: Was ist neu?


Welche Änderungen haben sich gegenüber der Vorgängerversion ergeben? Was hat sich bloß ver-
bessert?

Die neue Multifunktionsleiste


Die wichtigsten Veränderungen in MS Access 2007 gegenüber der Vorgänger-
version:
 Die neue Benutzeroberfläche ist als sogenannte Multifunktionsleiste mit Multifunktionsleiste
Registerkarten und Gruppen konzipiert. Je nach ausgewähltem Objekt und
anstehender Arbeit zeigt die Multifunktionsleiste eine Auswahl an be-
stimmten Befehlen an.
 Die bereits bei der Installation auf den Rechner übertragenen Vorlagen für Offline und Online Vorlagen
Datenbanken werden durch weitere Online erhältliche Vorlagen ergänzt.
 Die Sortieren und Filtern Funktion wurde deutlich erweitert. Vor allem die AutoFilter
AutoFilter Option erleichtert nun mit „intelligentem“ Kontextmenü das Ar-
beiten.
 Sie können nun Felder erstellen die mehrere Werte enthalten. Früher Mehrwertiges Feld
musste eine m:n Beziehung hergestellt werden, dies wird nun bei der
Auswahl eines mehrwertigen Feldes von Access für Sie erledigt.
 Mit dem Datensammlungsfeature kann Access 2007 automatisch ein Info- Datensammlungsfeature
Path 2007- oder HTML-Formular erstellen und in den Textköper einer Mail
einbetten. Nach Versand und Ausfüllen des Formulars durch den Empfän-
ger können Sie es durch Outlook 2007 direkt in die Datenbank speichern
lassen.
 Export in PDF (Portable Document Format) und XPS (XML Paper Specifica- PDF und XPS Export
tion) Formate (nach Installation von kostenlosem AddIn).
 Der Import und auch der Export von Daten wurde deutlich verbessert.

Eine vollständige Liste der Neuerungen in MS Access 2007 kann auch über die Hilfe mit dem Fragetext
„Neuigkeiten?“ aufgerufen werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck 10

Wo ist was: Der Access-Bildschirm / das Datenbankfenster


Wie starte ich MS Access? Welche Elemente zeigt der Access-Arbeitsbildschirm an? Welche Funk-
tion hat die Multifunktionsleiste?

Der Access-Arbeitsbildschirm mit der Multifunktionsleiste


MS Access wird standardmäßig mit Menü Start, Programme, Microsoft Offi- MS Access starten
ce, Microsoft Access 2007 aufgerufen. Die Dateierweiterung .accdb ist mit
dem Programm MS Access 2007 verknüpft. Dies bedeutet, dass ein Doppelklick
auf jede Access-Datei ausreicht, um die entsprechende Datenbank mit Access
zu öffnen.
Der Access-Bildschirm beinhaltet die folgenden Elemente: Access-Bildschirm
 Office Schaltfläche für Speichern, Drucken, Öffnen, Verwalten und Typische Elemente
Veröffentlichen sowie der Access Optionen.
 Multifunktionsleiste, hier sind alle Befehle von Access in logischen Re-
gisterkarten und Gruppen angeordnet.
 Navigationsbereich, hier sind die verschiedenen Access Objekte zu fin-
den (Tabelle, Abfrage, Formular, Bericht, Makro, Modul).
 Datenbankfenster, hier werden die geöffneten Tabellen, Abfragen, For-
mulare und Berichte angezeigt. Die Ansichten für diese Objekte sind mit-
tels der Ansichten-Symbole unten rechts einzustellen.

Die Ansicht im Dokumentfenster kann so eingestellt werden, dass mehrere


geöffnete Dokumente entweder überlappend dargestellt werden, oder als Do-
kumentregisterkarten angezeigt werden.

Der Navigationsbereich kann angepasst werden, um per DropDown Option zu entscheiden, welche Objekte
und in welcher Reihenfolge diese im Navigationsbereich dargestellt werden sollen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck 11

Register oder Schnellstart: Verwalten von Symbolen


Wie kann die Anzeige der Schnellstart Symbolleiste verändert werden? Wie kann ich die Symbolleis-
te individuell anpassen?

Schnellstart Symbolleiste individuell anpassen


Die Schnellstart oder auch Schnellzugriff Symbolleiste kann auf die persön- Symbolleiste anpassen
lichen Anforderungen angepasst werden. Dies erfolgt mit der DropDown Schalt-
fläche rechts neben der Schnellstart Symbolleiste.
Neben einigen Standardsymbolen, die in die Leiste eingebunden werden kön-
nen, findet sich hier auch die Option Weitere Befehle, welche ein individuelles
Anpassen der Symbolleiste ermöglicht.
Grundsätzlich finden sich die wichtigen Symbole für Access in der Gruppe der
Häufig verwendete Befehle.
Die Gruppe Alle Befehle ermöglicht es, auf wirklich alle Befehle von Access
zuzugreifen.
Sollten Sie die Schnellstart Symbolleiste eher unterhalb der Multifunktions-
leiste anzeigen lassen wollen, so können Sie dies ebenfalls hier mit der kleinen
Schaltfläche unterhalb anpassen.

Um die Schnellstart Symbolleiste noch schneller anzupassen, kann auch mit einem rechten Mausklick auf
die Schnellstart Symbolleiste und dem anschließenden Auswählen von Symbolleiste für den Schnell-
zugriff anpassen, zum Access Optionen Menü gewechselt werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck 12

Ich hab' ein Problem: Hilfe!


Wie kann ich Hilfe in schwierigen Situationen bekommen? Was kann ich tun, wenn ich weitere Fra-
gen habe?

Das Suchergebnis zum Thema „Primärschlüssel“ wird im Hilfefenster dargestellt


So rufen Sie die Hilfe auf:
 Funktionstaste F1 oder
 Symbol Microsoft Office Access-Hilfe oder
es erscheint das Hilfefenster mit den grundlegenden Möglichkeiten:
 Schlagworte auf der Hilfe Startseite (Neuigkeiten, Erste Schritte,…)
 Eintrag in die Suchleiste
 Wechsel in das Inhaltsverzeichnis
Nach Auswahl eines Hilfethemas erscheint der eigentliche Hilfetext. Unterstri-
chene Textpassagen deuten Verbindungen zu anderen Seiten bzw. zu weiteren
Informationen an und können zu diesem Zweck angeklickt werden. Hilfeseiten
können ausgedruckt werden (Symbol Drucken) – ein Navigieren in bereits
besuchten Seiten ist mit den Pfeilsymbolen möglich. Der Ausstieg aus einer
Hilfeseite erfolgt mit der Schaltfläche Beenden (X in der Titelleiste).
Dialogfenster haben eine ?-Schaltfläche in der Titelleiste, die ebenfalls zum ?-Schaltfläche
Aufruf der Hilfe vorgesehen ist. Nach dem Anklicken dieser Schaltfläche kann
mit einem Hilfe-Mauszeiger auf jene Stelle geklickt werden, für die weitere
Informationen benötigt werden.
Darüber hinaus steht das Menü ? mit weiteren Optionen zur Verfügung. Weitere Hilfefunktionen

Die gewohnten Office-Assistenten wurden entfernt und sind nun nicht mehr vorhanden. Mit Hilfe der
Schaltfläche unten rechts im Hilfefenster (Offline oder Verbunden mit Office Online) lässt sich festle-
gen, in welchen Quellen (lokal oder Internet) Access für die Hilfe sucht.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck 13

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 1: MS Access 2007 - Der erste Eindruck

 Microsoft Access ist ein sogenanntes relationales Datenbank-Management- Überblick


System. Es dient zur Datenspeicherung und -verarbeitung. siehe Seite 8
 Neue und verbesserte Bedieneroberfläche, besseres Sortieren ud Filtern, Neuerungen
Online und Offline Vorlagen, Datensammlungsfeature, sowie Verbesserun- siehe Seite 9
gen an "alten" Elementen machen das Arbeiten mit Access 2007 um einiges
angenehmer und besser.
 Gestartet wird MS Access wie andere Windows-Anwendungen auch. Der Access-Bildschirm
Bildschirm von Access enthält die üblichen Elemente. Die Multifunktionsleis- siehe Seite 10
te und deren Registerkarten zeigen die meisten der Befehle an. Im Naviga-
tionsbereich kann zwischen den verschiedenen Objekten umgeschaltet
werden.
 Das Ändern der Schnellstart Symbolleiste wird durch einen Klick auf das Schnellstart Symbolleiste
DropDown Symbol am rechten Rand der Schnellstart Symbolleiste oder siehe Seite 11
über die Office Schaltfläche - Access Optionen und dem Register Anpassen
ermöglicht.
 Der schnellste Weg, Hilfe anzufordern besteht in einem Druck auf die Funk- Hilfe
tionstaste F1. Anschließend erscheint ein Hilfefenster mit der Möglichkeit siehe Seite 12
einen oder mehrere Suchbegriffe einzugeben oder auch im Inhaltsverzeich-
nis wie in einem Buch zu suchen. Neue Informationen können auch aus
dem Internet bezogen werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 14

Modul 2: Ein wenig Theorie -


Datenbankgrundlagen

Was ist ein Datenbank-Management-System? Was ist eine Datenbank? Was – im Gegensatz zu
einem DBMS – ist ein RDBMS? Was ist eine Tabelle? Was ist ein Datensatz? Was ist ein Feld? Und
was ist dann ein Feldname? Und was verbirgt sich hinter den Begriffen „Tupel“ und „Entität“? Wel-
che Objekte kommen in einer Access-Datenbank vor? In welchem Zusammenhang stehen sie zuei-
nander?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


Entscheidend: Grundlagen des relationalen Datenbankkonzepts.......................................................... 15
Felder, Datensätze etc: Begriffe bei relationalen Datenbanken ............................................................ 16
Tabellen, Abfragen, Formulare etc.: Objekte in Access-Datenbanken ................................................... 17

Lernziel:
Sie erwerben die nötigen theoretischen Grundkenntnisse, die Sie benötigen, um erfolgreich mit Datenban-
ken zu arbeiten. Insb. das Konzept der relationalen Datenbanken wird vermittelt.

Voraussetzungen:
Erfahrungen im Umgang mit hierarchischen Datenbanksystemen wie MS Excel sind hilfreich aber nicht Vor-
aussetzung.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen 15

Entscheidend: Grundlagen des relationalen Datenbankkonzepts


Was ist ein Datenbank-Management-System? Was ist eine Datenbank? Was – im Gegensatz zu
einem DBMS – ist ein RDBMS?

Eine Datenbank ist ein Datenspeicher für zahlreiche Objekte


Unter einer Datenbank versteht man eine Sammlung von Daten, die zueinan- Was ist eine Datenbank?
der in einer Beziehung stehen und die in geordneter Form gespeichert werden.
Die einfachste Form einer Datenbank ist eine tabellarische Liste auf Papier oder
ein Karteisystem.
Ein Datenbank-Management-System (kurz DBMS) ist ein Programmpaket, das Was ist ein DBMS?
zur Verwaltung von Datenbanken dient. Microsoft Access ist ein solches DBMS
und erfüllt damit zwei Aufgaben: Datenspeicherung und Datenverarbeitung. Im
Zuge der Datenverarbeitung können die Daten ausgewertet, aber auch verän-
dert werden.
Datenbanken können in verschiedenen Formen vorliegen. Die verschiedenen Formen von Datenbanken
Datenbanken unterscheiden sich darin, wie Daten innerhalb einer Datenbank
organisiert werden. Bei hierarchischen Datenbanken sind die Daten in einer
Baumstruktur organisiert, bei Netz-Datenbanken in Form eines Netzwerks.
Die heute häufigste Form der Datenbank ist die relationale Datenbank. Dabei Relationale Datenbanken
sind die Daten in Form von Tabellen organisiert, die zueinander in einer Bezie-
hung stehen. Die Programmpakete zur Verwaltung solcher Datenbanken nennt
man relationale DBMS (kurz RDBMS). Microsoft Access ist ein RDBMS.
In letzter Zeit haben sich außerdem so genannte Volltext-Datenbanken etab- Volltext-Datenbanken
liert, bei denen Daten zwar wie bei einer relationalen Datenbank in Form von
Tabellen gespeichert werden, diese Tabellen aber in keiner Beziehung zueinan-
der stehen. Im Gegensatz zu klassischen, relationalen Datenbanken sind die
einzelnen Daten außerdem nicht streng strukturiert. Sie eignen sich daher vor-
züglich zur Ablage von unstrukturierten Informationen wie z. B. Dokumenten.
Beispiele für solche DBMS sind Lotus Notes oder Microsoft Exchange.

Relationale Datenbanken wurden vom Mathematiker E.F. Codd erfunden. Sie basieren auf der Mengenleh-
re. Wenn Sie sich über die Theorie, die hinter relationalen Datenbanken steht, genauer informieren wollen:
Lesen Sie das Buch “Relationale Datenbanken” von E.F. Codd.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen 16

Felder, Datensätze etc: Begriffe bei relationalen Datenbanken


Was ist eine Tabelle? Was ist ein Datensatz? Was ist ein Feld? Und was ist dann ein Feldname?
Und was verbirgt sich hinter den Begriffen „Tupel“ und „Entität“?

Datenbankbegriffe anhand einer Tabelle erklärt


Beim Umgang mit relationalen Datenbanken sollte man einige Begriffe kennen: Datenbankbegriffe

Datenbank: Eine Datenbank ist eine Sammlung von Tabellen, die zueinander
in einer Beziehung stehen. Bei vielen RDBMS wurde der Begriff
der Datenbank erweitert. Bei Microsoft Access besteht eine Da-
tenbank zusätzlich aus allen Objekten, die die Datenbank in ir-
gendeiner Form verwendet.
Tabelle: Eine Tabelle speichert die eigentlichen Daten. Die Daten in einer
Tabelle werden in Datensätze gegliedert.
Datensatz: Jede “Zeile” einer Tabelle wird Datensatz genannt. Ein einzelner
Datensatz wird auch als „Tupel“ bezeichnet. Die Daten eines Da-
tensatzes stehen in direktem Zusammenhang miteinander (z. B.
eine Adresse). Die Datensätze einer Tabelle müssen voneinander
unabhängig sein. Das Löschen eines Datensatzes oder das Än-
dern der Sortierung der Datensätze darf keine Auswirkung auf
die Integrität der Daten in einer Tabelle haben.
Feld: Die “Spalten” einer Tabelle werden Felder genannt. Manchmal
wird auch der Begriff “Attribut” verwendet. In einem Feld werden
immer gleichartige Daten gespeichert. Z. B. werden im Feld
“Postleitzahl” bei jedem Datensatz immer nur Postleitzahlen ge-
speichert und keine Telefonnummern. Die Felder besitzen Na-
men, die so genannten Feldnamen. Diese Feldnamen stehen
normalerweise oben in der Tabelle als Spaltenüberschriften.
Entität: Als Entität wird eine eigenständige Einheit, die im Rahmen des
betrachteten Modells eindeutig identifiziert werden kann, be-
zeichnet.

Sie können die einzelnen Begriffe auch folgendermaßen verstehen: Eine Datenbank besteht aus Tabellen.
Eine Tabelle besteht aus Datensätzen und ein Datensatz wiederum besteht aus Feldern. Die kleinste Infor-
mationseinheit in einer Datenbank ist ein Zeichen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen 17

Tabellen, Abfragen, Formulare etc.: Objekte in Access-Datenbanken


Welche Objekte kommen in einer Access-Datenbank vor? In welchem Zusammenhang stehen sie
zueinander?

Berichte

Dateinein- und -ausgabe/


Tabellen Abfragen Benutzeroberfläche Makros Module

Datenspeicherung Formulare Programmierung


und -verarbeitung

So wirken die Datenbankobjekte zusammen


Eine Datenbank dient der Erfassung, Verwaltung und Ausgabe von Daten. Die Funktionen einer Datenbank
wesentlichen Funktionen einer Datenbank bilden die zentralen Module von Ac-
cess:
Tabellen: Daten werden in Form von Tabellen gespeichert. Tabellen dienen
somit der Datenspeicherung.
Abfragen: Durch Abfragen können bestimmte Daten einer Tabelle selektiert
werden. Auch die Aktualisierung von Daten erfolgt über Abfragen.
Schließlich sind sie der Weg, um Tabellen miteinander zu verknüp-
fen. Abfragen decken somit das Gebiet der Datenverarbeitung ab.
Formulare: Die Dateneingabe und -pflege erfolgt am bequemsten in Formula-
ren. Diese sind aber nicht nur Eingabemasken, sondern können
auch als Ausgabeeinheiten verwendet werden (Diagramme oder
Pivot Tabellen).
Berichte: Berichte bieten die Möglichkeit eines formatierten Ausdrucks von
Daten. Adressenlisten, Rechnungen u.ä., aber auch Etiketten sind
typische Beispiele für Berichte. Außerdem lassen sich in Berichten
auch bequem zusammenfassende Summen bilden.
Seiten: Unter Seiten sind Web-Seiten gemeint, die der Dateneingabe und
Ausgabe (ähnlich wie Formulare) dienen.
Makros: Access-Makros dienen der Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Sie können auch mit Schaltflächen verbunden werden, um eine
komfortable Bedienung einer Access-Datenbank zu gewährleisten.
Module: Module sind in Visual Basic for Applications (VBA) programmierte
Anwendungen/Anwendungsteile, um auf ganz spezielle Bedürfnisse
innerhalb einer Access-Datenbank eingehen zu können.

Makros und Module würden den Rahmen einer Access-Einführung sprengen. Die Einfachheit der Erstellung
von Makros aber macht es recht einfach, sich selbst durch „Try and Error“ mit diesem Thema zu beschäfti-
gen. Oder aber auch, Unterlagen speziell zum Thema der Makro/Modulprogrammierung zu lesen..

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen 18

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen

 Eine Datenbank ist eine Sammlung von Daten, die zueinander in einer Be- Datenbank-Grundlagen
ziehung stehen und die in einer geordneten Form gespeichert werden. Bei siehe Seite 15
einer relationalen Datenbank wie z. B. Access werden die Daten in Form
von Tabellen organisiert.
 Eine Datenbank ist die Summe aller Datenbank-Objekte. Eine Tabelle spei- Datenbankbegriffe
chert die Daten in Form von Feldern und Datensätzen. siehe Seite 16

 Die verschiedenen Datenbankobjekte von Access erfüllen Aufgaben wie Datenbankobjekte


Datenspeicherung, Datenanzeige, Datenpflege, Datenverarbeitung und Da- siehe Seite 17
tenausgabe. Außerdem besteht die Möglichkeit, mit Hilfe von Makros und
Modulen die Datenbank um selbst geschriebene Programme zu erweitern.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 19

Modul 3: Bestehendes verwenden -


Datenbankbedienung

Wie werden Datensätze bearbeitet? Was ist die Datenblattansicht? Was ist der Datensatznavigator?
Was ist der Zweck von Untertabellen? Wie gibt man Daten in Formularen ein? Wie erzwinge ich ei-
nen Zeilenumbruch in einem Memofeld? Wie kann ich Datensätze bearbeiten? Wie kann ich die
Tipparbeit reduzieren? Wie kann ich Datensätze löschen? Wie kann ich Datensätze hinzufügen?
Wie suche ich nach bestimmten Feldinhalten und mit welchen Platzhaltern? Wie kann ich Daten vom
Programm suchen und ersetzen lassen? Wie lösche oder kopiere ich die gefundenen Datensätze?
Wie lasse ich nur bestimmte Datensätze anzeigen? Können mehrere Kriterien bei Filtern ausgewählt
werden? Wie kann ich schnell nach einem Feld sortieren oder nur bestimmte Datensätze anzeigen
lassen? Was ist der Unterschied zwischen Filtern und Suchen? Wie rufe ich einen Bericht auf? Wie
kommt mein Bericht auf Papier? Wie kann ich mein Berichtslayout überprüfen? Kann ich den Bericht
auch exportieren?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


Informationsdarstellung: Anzeigen von Tabellen und Abfragen ........................................................... 20
STRG++ und UMSCHALT+EINGABE: Dateneingabe in Formulare ........................................................ 21
Aktualisierungen: Bestehende Datensätze ändern ............................................................................. 22
Datenpflege: Datensätze hinzufügen und löschen ............................................................................. 23
Der Info auf der Spur: Suchen und Ersetzen von Datensätzen ............................................................ 24
Schön der Reihe nach: Sortieren und Filtern in Tabellen..................................................................... 25
Informationsgewinnung: Filtern, Suchen, Sortieren in Formularen....................................................... 26
Darstellung auf dem Papier: Anzeigen und Drucken von Berichten ...................................................... 27

Lernziel:
Sie lernen, bestehende Datenbanken zu verwenden.

Voraussetzungen:
Grundkenntnisse im Umgang mit MS Windows. Kenntnisse im Umgang mit anderen Office-Anwendungen
(insb. MS Excel) sind hilfreich.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 20

Informationsdarstellung: Anzeigen von Tabellen und Abfragen


Wie werden Datensätze bearbeitet? Was ist die Datenblattansicht? Was ist der Datensatznavigator?
Was ist der Zweck von Untertabellen?

Ein Datenblatt mit Unter-Datenblatt – unten Datensatznavigator


Um eine Tabelle oder ein Formular zu verwenden, müssen Sie es öffnen. Sie Öffnen
öffnen eine Tabelle bzw. ein Formular durch einen Doppelklick im Fenster der
Access Objekte.
Das Ergebnis ist die Darstellung dieser Objekte in der Datenblattansicht. In Datenblattansicht
dieser Ansicht können Sie Daten sehen und (meist) auch eingeben und bear-
beiten. Folgende Möglichkeiten haben Sie in der Datenblattansicht:
 TAB- oder EINGABE-Taste bewegt die Einfügemarke von links nach rechts Navigation
(= von Feld zu Feld)
 UMSCHALT+TAB-Taste: Entgegengesetzte Richtung. Auch die PFEIL-
Tasten können benützt werden.
Am unteren Bildschirmrand befindet sich außerdem der so genannte Daten- Datensatznavigator
satznavigator. Hier wird die Nummer des aktuellen Datensatzes sowie die Ge-
samtzahl der Datensätze angezeigt. Ein Klick auf das Dreieck, das nach links
bzw. rechts weist, springt zum vorherigen bzw. nächsten Datensatz. Die beiden
Dreiecke mit den vertikalen Linien stellen den Cursor in den ersten bzw. letzten
Datensatz im Datenblatt. Das Dreieck mit dem Stern bewirkt einen Sprung der
Einfügemarke zu einem neuen Datensatz.
Oft steht ein Datensatz in einer Tabelle oder Abfrage in Beziehung zu mehreren Untertabellen
anderen Datensätzen in anderen Tabellen. In diesem Fall zeigt MS Access links
neben dem Datensatz ein kleines Plus-Zeichen an. Ein Klick darauf zeigt eine
Untertabelle innerhalb der Tabelle an. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dann
in ein Minus-Zeichen. Ein Klick auf das Minus blendet die Untertabelle dann
wieder aus. Es ist auch möglich, die Untertabellen zu mehreren Datensätzen
gleichzeitig zu sehen (Register Start, Gruppe Datensätze, Weitere, Unter-
datenblätter, Unterdatenblätter). Eine Untertabelle kann auch wiederum
Datensätze enthalten, zu denen Untertabellen eingeblendet werden können.

Sie können auch Tastenkürzel verwenden, um zum ersten / letzten Datensatz zu springen: STRG + POS1
= erster Datensatz, STRG + ENDE = letztes Feld des letzten Datensatzes. F5 springt zur Anzeige der ak-
tuellen Datensatznummer. Dort können Sie eine neue Nummer eingeben und die EINGABE-Taste drücken,
um schnell zu anderen Datensätzen zu springen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 21

STRG++ und UMSCHALT+EINGABE: Dateneingabe in Formulare


Wie gibt man Daten in Formularen ein? Wie erzwinge ich einen Zeilenumbruch in einem Memofeld?

Daten in ein Formular eingeben


Durch einen Doppelklick auf ein Formular wird dieses geöffnet. Die Bedienung Formulare öffnen und be-
erfolgt nun grundsätzlich ähnlich wie die Datenblattansicht von Tabellen oder dienen
Abfragen:
 Von Feld zu Feld wird mit der TAB- oder der EINGABE-Taste gesprungen.
 Ein bereits vorhandener Feldinhalt wird beim Sprung zum Feld markiert,
mit F2 wird in den Bearbeitungsmodus gewechselt.
Am unteren Bildschirmrand befindet sich der Datensatznavigator. Hier wird die Datensatznavigator
Nummer des aktuellen Datensatzes sowie die Gesamtzahl der Datensätze an-
gezeigt und es kann wie in Datenblättern zwischen den Datensätzen geblättert
werden.
Ein neuer Datensatz wird durch STRG++ bzw. durch Klicken auf das Symbol
Neuer Datensatz eingegeben. Mit Register Start, Gruppe Datensätze, Lö-
schen, Datensatz löschen…. wird der aktuelle Datensatz nach der Bestäti-
gung einer Warnmeldung gelöscht. Alternativ können Datensätze links beim
Datensatzmarkierer markiert werden und mit dem Menübefehl, dem entspre-
chenden Symbol oder der Taste ENTF gelöscht werden.
Eine Zeilenschaltung innerhalb eines Feldes (bes. Memofeld) wird mit Eingabetastenverhalten
STRG+EINGABE-Taste vorgenommen. Der Feldinhalt des vorangegangenen
Datensatzes kann mit STRG+# übernommen werden. In den Eigenschaften des
Memofeldes wird das Standardverhalten der Eingabetaste mit Eingabetaste-
verhalten verändert.
Ein Datensatz wird gespeichert
 mit UMSCHALT+EINGABE-Taste
 sobald zu einem bereits eingegebenen Datensatz gewechselt oder ein
neuer angelegt wird.

Es sei an dieser Stelle, in der Entwurfsansicht des Formulars, auf die Registerkarte Formulartools -
Anordnen zu verweisen, wo mit Hilfe der Aktivierreihenfolge festgelegt wird, in welcher Reihenfolge die
einzelnen Felder des Formulars angesprungen werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 22

Aktualisierungen: Bestehende Datensätze ändern


Wie kann ich Datensätze bearbeiten? Wie kann ich die Tipparbeit reduzieren?

Eingabe eines neuen Datensatzes (Datensatzmarkierer ist Schreibstift)


Der aktuelle Datensatz (die aktuelle Zeile) wird immer mit einem schwarzen Datensatz bearbeiten
Dreieck im Datensatzmarkierer links vom Datensatz gekennzeichnet. Dieses
Dreieck verwandelt sich während der Bearbeitung des Datensatzes in einen
Schreibstift. Ist in einem Feld bereits eine Eingabe erfolgt, so wird dieses beim
Bewegen zur Gänze markiert. Wird der Datensatz gespeichert, verwandelt sich
der Schreibstift zurück in ein Dreieck.
Die Funktionstaste F2 stellt die Einfügemarke in den Feld-Eintrag, der nun edi- F2
tiert werden kann. Der Datensatz wird automatisch gespeichert, sobald zu ei-
nem anderen Datensatz gewechselt oder die Tabelle geschlossen wird.
Bei der Eingabe von Daten hat die Taste ESC eine besondere Funktion: Wird sie ESC
einmal gedrückt, wird der Wert im aktuellen Feld wiederhergestellt, der vor
Beginn der Bearbeitung darin enthalten war. Wird ESC ein zweites Mal ge-
drückt, wird der ganze Datensatz wiederhergestellt.
Soll das aktuelle Feld den selben Inhalt wie im Datensatz davor erhalten, so
genügt ein Druck auf STRG + #.

Der zuletzt gespeicherte Datensatz kann prinzipiell über Rückgängig... wiederhergestellt werden. Ein
mehrfaches Rückgängigmachen ist möglich. Zu beachten ist, dass gelegentlich die Rückgängig-Funktion
nicht zur Verfügung steht. Daher sollte man sich prinzipiell besser nicht auf diese Funktion verlassen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 23

Datenpflege: Datensätze hinzufügen und löschen


Wie kann ich Datensätze löschen? Wie kann ich Datensätze hinzufügen?

Datensatzeingabe in einem Formular


Eine der häufigsten Tätigkeiten im Umgang mit MS Access ist das Eingeben
(und Löschen) von Datensätzen.
So geben Sie Datensätze ein:
Am Ende eines Datenblattes, das bearbeitet werden kann, wird immer eine Datensatz eingeben
leere Zeile, die mit einem Stern gekennzeichnet ist, angezeigt. Dies ist die Vor-
lage für neue Datensätze. Zu dieser Zeile kann auch durch Anklicken des Sym-
bols Neuer Datensatz bzw. mit den Tasten STRG++ gesprungen werden. Hier
geben Sie einfach die Daten des neuen Datensatzes ein. Im Feld mit der Anzei-
ge (AutoWert) kann keine Eingabe gemacht werden, Access vergibt hier eine
z. B. fortlaufende Nummerierung für jeden neuen Datensatz.
Mit STRG+# wird der Feldinhalt des zuvor eingegebenen Datensatzes einge- Datensatz kopieren
fügt. Ein ganzer Datensatz wird kopiert, indem die Zeile markiert und dann
Register Start, Gruppe Zwischenablage, Kopieren und Register Start,
Gruppe Zwischenablage, Einfügen, Am Ende anfügen... gewählt wird.
So löschen Sie Datensätze: Datensätze löschen

Mit Register Start, Gruppe Datensätze, Löschen, Datensatz löschen... wird


der aktuelle Datensatz nach der Bestätigung einer Warnmeldung gelöscht. Al-
ternativ können Datensätze mit dem Datensatzmarkierer markiert werden und
mit dem Menübefehl, dem Symbol oder der Taste ENTF gelöscht werden.

Bei der Eingabe von Daten hat die Taste ESC eine besondere Funktion: Wird sie einmal gedrückt, wird der
Wert im aktuellen Feld wiederhergestellt, der vor Beginn der Bearbeitung darin enthalten war. Wird ESC
ein zweites Mal gedrückt, wird der ganze Datensatz wiederhergestellt. Der zuletzt gespeicherte Datensatz
wird über Rückgängig... wiederhergestellt.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 24

Der Info auf der Spur: Suchen und Ersetzen von Datensätzen
Wie suche ich nach bestimmten Feldinhalten und mit welchen Platzhaltern? Wie kann ich Daten vom
Programm suchen und ersetzen lassen?

Das Dialogfenster Suchen und Ersetzen


So führen Sie eine Suche nach Datensätzen durch:
1. Register Start, Gruppe Suchen, Suchen…
2. Der eingegebene Suchbegriff (Suchen nach) ist als gesamter Feldinhalt,
Teil oder Anfang des Feldinhalts festzulegen (Vergleichen). Unter Suchen
in kann die Suche auf das aktuelle Feld beschränkt oder auf die gesamte
Tabelle ausgedehnt werden.
3. Klicken Sie Weitersuchen, um die Suche zu beginnen bzw. fortzusetzen.
Im Gegensatz zum Filtern wird die Anzeige der Datensätze nicht eingeschränkt, Suchen <> Filtern
sondern nur zum entsprechenden Datensatz gesprungen. Wurde zuvor ein Fil-
ter angewendet, so wird die Suche nur in den gefilterten Datensätzen durchge-
führt.
Zusätzliche Optionen können ausgewählt werden damit die Groß- Erweitern
/Kleinschreibung und auch die Formatierung (z. B. einer Zahl, eines Da-
tums) berücksichtigt werden. Ebenso kann unter Suchen die Suchrichtung
bestimmt werden.
Ein bestimmter Feldinhalt kann mit einem anderen über Registerkarte Start, Ersetzen
Gruppe Suchen, Ersetzen... ausgetauscht werden. Alternativ kann auch Re-
gister Start, Gruppe Suchen, Suchen… gewählt und anschließend in das Re-
gister Ersetzen gewechselt werden. Mit der Schaltfläche Ersetzen wird nur
der gerade gefundene Eintrag ersetzt, mit Alle ersetzen werden alle Suchwör-
ter auf einmal ersetzt.
U.a. stehen folgende Platzhalter für das Suchen und Ersetzen zur Verfügung Platzhalter
(die Zeichen in Klammern müssen bei SQL-Datenbanken verwendet werden):
* (_) beliebige Anzahl beliebiger Zeichen
? (*) ein beliebiges Zeichen

Mit der Suchen-Funktion kann die gesamte Tabelle nach einem bestimmten Begriff durchsucht werden,
während beim Filter die Suche immer auf ein bestimmtes Feld beschränkt ist.
Beachten Sie auch die Möglichkeit, Ihre Tabelle nach Rechtschreibfehlern zu durchsuchen (Register
Start, Gruppe Datensätze, Rechtschreibung... bzw. das entsprechende Symbol).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 25

Schön der Reihe nach: Sortieren und Filtern in Tabellen


Wie lösche oder kopiere ich die gefundenen Datensätze? Wie lasse ich nur bestimmte Datensätze
anzeigen? Können mehrere Kriterien bei Filtern ausgewählt werden?

Das Ergebnis eines Filtervorgangs


Sollen nur bestimmte Datensätze angezeigt werden, ist ein Filter zu definieren. Filter
MS Access bietet vier Filterarten an (Register Start, Gruppe Sortieren und
Filtern, Filter...):
 Auswahlbasierter Filter: Nimmt automatisch den Eintrag des zuvor Auswahlbasierter Filter
markierten Feldes als Filterkriterium und zeigt nur Datensätze an, die den
gleichen Eintrag haben.
 Formularbasierter Filter: Zeigt ein leeres Tabellenformular an. Filterkri- Formularbasierter Filter
terien werden durch Auswahl aus einer Liste gewählt oder eingetippt. Im
Register Oder stehen weitere Auswahlkriterien zur Verfügung. Zur Einga-
be der Filterkriterien können Platzhalter verwendet werden:
* für eine beliebige Anzahl beliebiger Zeichen
? für ein beliebiges Zeichen
# für eine beliebige Zahl
 Auswahlausschließender Filter: Zeigt nur Datensätze an, die einen
anderen Eintrag haben als den Inhalt des aktiven Feldes.
 AutoFilter: Hier genügt ein Klick auf das DropDown Symbol in der Spal-
tenüberschrift um einen entsprechenden Filter anwenden zu können. Wei-
tere AutoFilter sind nach dem Auswählen eines Feldes mit Hilfe der rechten
Maustaste möglich.
Weitere Möglichkeiten zum Festlegen von Filterkriterien sind:
<, >, <=, >=, <> (ungleich), Zwischen ... Und ..., Ist Nicht Null
Um Datensätze nach einer(!) bestimmten Spalte zu sortieren, ist diese zu- Sortieren
nächst zu markieren und dann eines der beiden Sortieren-Symbole zu klicken.
Das Symbol Filter ein/aus schaltet definierte Filter bzw. Sortierungen ein/aus. Filter ein/ausschalten

Sortier- und Filterkriterien werden mit der Tabelle gespeichert und sind beim nächsten Öffnen der Tabelle
wieder verfügbar. Um mehrere Filtereinstellungen für den späteren Gebrauch aufzuheben, können Sie die
Filtereinstellungen mit Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Erweitert, Als Abfrage spei-
chern... als Abfrage ablegen und später mit Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Erweitert,
Von Abfrage laden ... (bzw. den entsprechenden Symbolen) laden.
© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG
Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 26

Informationsgewinnung: Filtern, Suchen, Sortieren in Formularen


Wie kann ich schnell nach einem Feld sortieren oder nur bestimmte Datensätze anzeigen lassen?
Was ist der Unterschied zwischen Filtern und Suchen?

Formular mit formularbasiertem Filter


Ebenso wie in der Datenblattansicht der Tabelle können Sie zum Filtern von Filtern
Datensätzen die Symbole Auswahlbasierter Filter bzw. Formularbasierter Filter
verwenden. Beim Formularbasierten Filter erscheint ein leeres Formular, in
dem die Auswahlkriterien festgelegt werden. Ein Register Oder zeigt ein weite-
res Formular an, in dem die Kriterienauswahl fortgesetzt werden kann. Ein
definierter Filter kann mit Symbol Filter/Sortierung anwenden ein- bzw. ausge-
schaltet werden. Filter und Sortierung werden mit dem Formular gespeichert.
Mit Register Start, Gruppe Suchen... kann ein bestimmter Datensatz gesucht Suchen
werden. Dadurch wird die Anzeige der Datensätze nicht eingeschränkt (wie
beim Filtern), sondern nur die Einfügemarke auf den nächsten gefundenen
Datensatz gesetzt (die Anzahl der Datensätze bleibt unverändert). Der einge-
gebene Suchbegriff (Suchen nach) ist als gesamter Feldinhalt, Teil oder An-
fang des Feldinhalts festzulegen (Vergleichen). Unter Suchen in kann die
Suche auf das aktuelle Feld beschränkt oder auf die gesamte Tabelle ausge-
dehnt werden. Weitersuchen setzt die Suche fort. Wurde zuvor ein Filter an-
gewendet, so wird die Suche nur in den gefilterten Datensätzen durchgeführt.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Erweitern >> werden zusätzliche Op-
tionen angezeigt. Dabei kann die Groß-/Kleinschreibung und auch die For-
matierung (z. B. einer Zahl, eines Datums) berücksichtigt werden. Ebenso
kann unter Suchen die Suchrichtung bestimmt werden.
Ebenso wie in der Datenblattansicht der Tabelle stehen in einem Formular die Sortieren
Symbole Aufsteigend und Absteigend zum Sortieren zur Verfügung. Sortiert
wird nach dem Feld, in dem die Einfügemarke gerade steht. Für komplexere
Sortierungen steht Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Erweitert,
Spezialfilter/-sortierung… zur Verfügung.

Da beim Aufruf des Formulars für Formularbasierter Filter für jedes Feld eine Auswahlliste erstellt wird,
kann der Aufruf sehr lange dauern, wenn die Tabelle sehr viele verschiedene Einträge beinhaltet. Über
Office Schaltfläche, Access Optionen, Register Aktuelle Datenbank kann bei den Optionen der Fil-
teranwendung eingestellt werden, ab welchem Wert keine Liste mehr angezeigt werden soll.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 27

Darstellung auf dem Papier: Anzeigen und Drucken von Berichten


Wie rufe ich einen Bericht auf? Wie kommt mein Bericht auf Papier? Wie kann ich mein Berichts-
layout überprüfen? Kann ich den Bericht auch exportieren?

Die Seitenansicht eines Berichts (Kundentelefonnummern)


Berichte sind zu druckende Informationen einer Datenbank. Beispiele eines Zweck
Berichts sind Rechnungen, Lieferscheine, Umsatzzahlen etc.
Sie öffnen einen Bericht, in dem Sie diesen im Objektbereich doppelt anklicken. Öffnen
Es erscheint die Druckvorschau am Bildschirm.
Für geöffnete Berichte bestehen in der Seitenansicht folgende Möglichkeiten: Möglichkeiten
 Mit dem Symbol Zoom können Sie die Ansicht vergrößern bzw. verklei- Zoom
nern. Die genaue Größe kann aus der Zoom-Liste ausgewählt werden. Es
ist auch möglich, einen Wert einzugeben, der nicht in der Liste vorkommt
(z.B. 33%).
 Die Ansicht kann über die entsprechenden Symbole auf Eine Seite, Zwei Anzahl der Seiten
Seiten oder Mehrere Seiten festgelegt werden. Werden mehrere Seiten
gewählt, so kann nach einem Klick auf das entsprechende Symbol die An-
zahl der gewünschten Seiten eingestellt werden. Die angezeigte Liste ver-
größert sich, wenn mit gedrückter linker Maustaste nach rechts und/oder
unten gezogen wird.
 Wird der Ausdruck über das Symbol Drucken... gestartet (dies ist auch Drucken
aus der Entwurfsansicht möglich), können Sie vorher noch den Druckbe-
reich und die Anzahl der Exemplare einstellen.
 Es ist auch möglich, den Bericht in ein anderes Office Programm zu expor- Export
tieren. Dazu ist das entsprechende Symbol der Gruppe Daten anzuwäh-
len. Hier kann neben Excel und Word, vor allem auch in eine SharePoint
Liste, HTML sowie im XML Format exportiert werden.

Soll nur das Layout eines Berichts überprüft werden, so ist die Layout-Vorschau (aus der Registerkarte
Start, Gruppe Ansicht) zu verwenden. Hierbei werden nur so viele Datensätze angezeigt, dass das Ausse-
hen des Berichts erkennbar wird.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung 28

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung

 In der Datenblattansicht können Datensätze angesehen und bearbeitet Anzeigen von Daten
werden. Der Datensatznavigator ermöglicht das Bewegen zwischen den Da- siehe Seite 20
tensätzen.
 In Formularen werden Daten grundsätzlich genauso bearbeitet wie im Da- Dateneingabe
tenblatt. Allerdings wird evt. immer nur jeweils ein Datensatz angezeigt. siehe Seite 21
Neue Datensätze legen Sie mit STRG++ an. Datensätze speichern Sie mit
UMSCHALT+EINGABE.
 Bestehende Datensätze ändern Sie, in dem Sie den entsprechenden Daten- Datensätze ändern
satz zunächst aufschlagen und anschließend Ihre Änderung durchführen. siehe Seite 22
Änderungen am Datensatz werden ebenfalls mit UMSCHALT+EINGABE ge-
speichert.
 STRG++ fügt Datensätze hinzu. STRG+- löscht Datensätze (Rückfrage). Datensätze hinzufügen und
Für beide Aktionen stehen auch entsprechende Symbole in der Standard- löschen
siehe Seite 23
Symbolleiste zur Verfügung.
 Der Menübefehl Bearbeiten, Suchen... ermöglicht die schnelle Suche nach Suchen und Ersetzen
Datensätzen. Außerdem ist es möglich, bestimmte Inhalte zu ersetzen. siehe Seite 24

 Mit Hilfe der verschiedenen Filter kann leicht die Übersicht über die Daten- Sortieren und Filtern
sätze bewahrt werden. Außerdem können die Datensätze schnell nach be- siehe Seite 25
stimmten Feldern sortiert werden.
 Auch das Filtern, Sortieren und Suchen von Datensätzen in Formularen Filtern, Sortieren, Suchen
erfolgt grundsätzlich ähnlich wie in Datenblättern. siehe Seite 26

 Berichte werden in der Seitenvorschau geöffnet. Sie können anschließend Berichte


gedruckt werden. Darüber hinausgehende Möglichkeiten bestehen zum Ex- siehe Seite 27
port.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 29

Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung

Wie lege ich eine neue Datenbank an? Wie kann ich eine Datenbank öffnen bzw. speichern? Wie
erzeuge ich auf dem schnellsten Weg eine neue Datenbank? Wie wird der Datenbank-Assistent auf-
gerufen? Wie kann ich Datenbankobjekte exportieren bzw. importieren? Was ist der Unterschied
zwischen Importieren und Verknüpfen?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


Datei-Tätigkeiten: Datenbanken anlegen, öffnen und speichern .......................................................... 30
Arbeiten lassen: Der Datenbank-Assistent ........................................................................................ 31
Fremd gehen: Datenbankobjekte exportieren / importieren ................................................................ 32

Lernziel:
Sie erlernen die Grundlagen der Datenbankerstellung. Insb. das Anlegen von Datenbanken und der Um-
gang mit dem Datenbank-Assistenten wird hier vermittelt.

Voraussetzungen:
Sie benötigen Kenntnisse in der Theorie von relationalen Datenbanken sowie in der Bedienung bestehender
MS Access-Datenbanken. Kenntnisse im Umgang mit MS Windows (Laufwerken, Ordnern, Dateien). Kenn-
tnisse im Umgang mit anderen Office-Anwendungen (insb. MS Excel) sind hilfreich.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung 30

Datei-Tätigkeiten: Datenbanken anlegen, öffnen und speichern


Wie lege ich eine neue Datenbank an? Wie kann ich eine Datenbank öffnen bzw. speichern?

Der Aufgabenbereich Neue Datei


So erstellen Sie eine neue Datenbank:
1. Office Schaltfläche, Neu Neu
2. Es erscheint der Aufgabenbereich Neue Datei, mit dem Sie eine Leere
Datenbank… anlegen bzw. aus lokalen Vorlagen wählen können. Vorlagen
sind Datenbank-Assistenten zu bestimmten Themen (z. B. „Lagerverwal-
tung“). Oder aber Sie laden bei Office Online weitere Vorlagen.
3. Vergeben Sie einen Dateinamen, wählen Sie einen Speicherort und bestä-
tigen Sie mit Erstellen (im Gegensatz zu anderen Anwendungen muss
gleich ein Dateiname angegeben werden – dafür gibt es für Datenbanken
keine Befehle wie Speichern oder Speichern unter…).
Mit dem Symbol Öffnen aus der Schnellstart-Symbolleiste (bzw. mit Office Öffnen von Datenbanken
Schaltfläche, Öffnen...) wird ein Dialogfenster aufgerufen, wo im Listenfens-
ter Suchen in das gewünschte Laufwerk (oder auch ein FTP-Server) und dann
der gewünschte Ordner auszuwählen ist. In der Folge wählen Sie die Daten-
bank. Die Auswahl ist mit Öffnen zu bestätigen. Eine Liste der zuletzt geöffne-
ten Datenbanken steht im Menü Office Schaltfläche, Zuletzt verwendete
Dokumente zur Verfügung bzw. befindet sich im Aufgabenbereich Erste
Schritte (sichtbar unmittelbar nach dem Start von MS Access).
Es können auch Access-Datenbankobjekte auf den Desktop oder in andere Alternativen
Ordner im Windows-Explorer gezogen werden. Wird nun auf diese Symbole
doppelt geklickt, so öffnet Access nicht nur die Datenbank, sondern auch gleich
das entsprechende Objekt.
Um eine Datenbank zu schließen, wird das Datenbankfenster geschlossen. Da- Schließen von Datenbanken
bei werden auch alle noch geöffneten Datenbankobjekte geschlossen.

Eine Datenbank wird als eine einzige Datei gespeichert. Tabellen, Abfragen, Formulare etc. werden also
nicht (wie etwa in dBase) als eigene Dateien abgelegt. Dennoch können die einzelnen Elemente einer Da-
tenbank auch exportiert werden, um so die Verwendung der Daten außerhalb einer Datenbank zu ermögli-
chen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung 31

Arbeiten lassen: Der Datenbank-Assistent


Wie erzeuge ich auf dem schnellsten Weg eine neue Datenbank? Wie wird der Datenbank-Assistent
aufgerufen?

Auswahl an Datenbank-Assistenten (Dialogfenster Vorlagen)


Der Datenbank-Assistent bietet fertige Datenbankvorlagen an, die Tabellen, Zweck
Formulare und Berichte für bestimmte Anwendungsgebiete enthalten.
Den Datenbank-Assistent erreichen Sie (nach dem Programmstart) über den Datenbankvorlagen
Aufgabenbereich Neue Datei und die Vorlagen Auf meinem Computer…
Nach der Auswahl der gewünschten Vorlage ist die künftige Datenbank zu spei- Datenbank erstellen
chern (Dateiname / gewünschter Ordner). Mit Klicken der Schaltfläche Erstel-
len wird die Datenbank angelegt und der Assistent gestartet.

Wenn eine leere Datenbank erstellt wurde, so ist nur als erstes eine leere Ta- Hauptübersicht
belle zu sehen in der Datenblattansicht. Hier kann nun mit der Eingabe der
Feldnamen (Überschriften) und auch mit der Eingabe der Daten angefangen
werden.
Sollte eine Vorlage der Lokalen Vorlagen gewählt worden sein, so öffnet sich
je nach Vorlage automatisch ein Datenbankobjekt (z.B. Formular,…). Wobei die
Anzeige dann links zumeist die datenbankeigenen Kategorien anzeigt.
Wenn die gewählte Vorlage noch nicht aktualisiert wurde, so versucht Access
eine Verbindung zu Office Online herzustellen und lädt eine aktuelle Version der
Vorlage herunter.
Selbstverständlich kann das Ergebnis des Datenbank-Assistenten weiterentwi- Weiterbearbeitung
ckelt werden. Der Datenbank-Assistent selbst kann allerdings nicht nochmals
für eine bereits bestehende Datenbank aufgerufen werden.

Der Navigationsbereich kann für jede Datenbank angepasst werden. Prinzipiell werden hier die verschiede-
nen Access Ojekte (Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Markos und Module) angezeigt. Hier kann
aber auch festgelegt werden was genau der Anwender sehen kann und daher auch welche Objekte er auf-
rufen kann.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung 32

Fremd gehen: Datenbankobjekte exportieren / importieren


Wie kann ich Datenbankobjekte exportieren bzw. importieren? Was ist der Unterschied zwischen
Importieren und Verknüpfen?

Der Beginn eines Imports


Tabellen (aber auch andere Objekte) können importiert und exportiert werden.
Zusätzlich zum Import steht auch noch die Verknüpfung zur Verfügung: Eine
Verknüpfung ermöglicht einen Bezug zu einer externen Datei (z. B. Excel-
Tabelle) zu errichten, mit dem Zweck, dass die Daten in MS Access stets auf
dem gleichen Stand sind wie die Daten in der verknüpften Tabelle.
So exportieren Sie Tabellen: Export
1. Markieren Sie im Datenbankfenster eine Tabelle.
2. Registerkarte Externe Daten, Gruppe Exportieren, Weitere...
3. Im anschließenden Menü können Sie nun das Format, in dem die Daten-
bank exportiert werden soll auswählen, anschließen wird der Datenpfad
abgefragt.
So importieren Sie Tabellen: Import
4. Registerkarte Externe Daten, Gruppe Importieren, entsprechendes Da-
tensymbol …
5. Wählen Sie die zu importierende Datei aus.
6. Je nach Art der zu importierenden Datei erscheint ein unterschiedlicher
Assistent, mit dem Sie den Import zu Ende führen können.
7. Hier kann nun entschieden werden, ob die Daten importiert werden sollen
oder ob die Daten verknüpft werden sollen.
Im Kontextmenü einer verknüpften Tabelle gibt es den Befehl Tabellenver- Tabellenverknüpfungs-
knüpfungs-Manager, mit dem Sie die Eigenschaften der Verknüpfung über- Manager
prüfen können.

Schneller kann der Export ausgeführt werden, wenn im Datenbankfenster die entsprechende Tabelle mit
der rechten Maustaste angeklickt und im Kontextmenü der Punkt Exportieren gewählt wird. Standardfor-
mat für exportierte Tabellen ist das Access-Format. Sollte ein anderes Format gewünscht sein, ist im Dia-
logfenster der gewünschte Dateityp zu wählen (XML, SharePoint Listen, dBase, Excel, Lotus, Paradox...).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung 33

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung

 MS Access kann mit mehreren Methoden gestartet werden: Sowohl über Datenbankerstellung
das im Startmenü vorhandene Icon für Microsoft Access, als auch über ei- siehe Seite 30
nen Doppelklick auf ein mit MS Access verknüpftes Objekt.
 Der Datenbank-Assistent besteht aus einer Reihe von Vorlagen für Daten- Datenbank-Assistent
banken, die den Einstieg in Access erleichtern. siehe Seite 31

 Um die Datenbank auf Festplatte oder Diskette zu speichern, muss sie an Exportieren / Importieren
ihren neuen Platz exportiert werden. Hierbei kann auch ein externes Daten- siehe Seite 32
format gewählt werden. Excel (oder andere) Tabellen können auch nach MS
Access importiert werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 34

Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken -


Erstellung von Tabellen

Was ist der Zweck einer Datenbank-Tabelle? Was sind Feldnamen? Was ist grundsätzlich bei der
Vergabe von Feldnamen zu beachten? Was ist ein Felddatentyp? Wozu dienen Beziehungen? Was
ist eine 1:1 bzw. eine 1:n-Beziehung? Was muss ich bei m:n-Beziehungen beachten? Wie kann ich
Beziehungen verwalten? Was ist „Referentielle Integrität“? Was ist eine Löschweitergabe? Wie lege
ich die Tabelle an? Wozu dienen die verschiedenen Bereiche des Tabellenentwurfs? Wie lege ich
den Primärschlüssel fest? Was versteht man unter einem Schlüssel? Welche Einstellungen gibt es
für definierte Indizes? Welche Tabellenansichten gibt es? Wie kann ich zwischen diesen Ansichten
umschalten? Was sollte ich beim Speichern von Tabellen beachten? Welche nicht numerischen
Felddatentypen gibt es? Welchen Felddatentyp wähle ich für nicht numerische Informationen aus?
Welche numerischen Felddatentypen gibt es? Welchen Felddatentyp wähle ich für numerische In-
formationen aus? Wozu dienen Feldeigenschaften? Welche Feldeigenschaften gibt es? Was ist eine
Feldgröße? Was ist ein Standardwert? Wie kann ich Eingaberegeln bestimmen? Wie kann ich das
Erscheinungsbild eines Feldinhaltes festlegen? Wie kann ich es erreichen, dass Eingaben stets in
Großbuchstaben erscheinen? Was ist eine Nachschlagespalte? Kann ich eine Liste von Werten für
einen Feldinhalt vorgeben? Wie kann ich nachträgliche Änderungen vornehmen? Wie kann ich die
Datenblattansicht meiner Daten meinen Bedürfnissen anpassen?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


Tabellen: Grundlagen .................................................................................................................... 35
1:n, 1:1, n:m: Beziehungen zwischen Tabellen ................................................................................. 36
Beziehungskiste: Erstellen, Ändern und Entfernen von Beziehungen .................................................... 37
Handarbeit: Manuelles Erstellen von Tabellen ................................................................................... 38
Der Schlüssel zum Erfolg: Indizes ................................................................................................... 39
Übersicht: Der Index-Editor............................................................................................................ 40
Verschiedene Blickwinkel: Tabellenansichten .................................................................................... 41
Text, Memo etc.: Felddatentypen – nicht numerisch .......................................................................... 42
Zahl, Datum etc.: Felddatentypen – numerisch ................................................................................. 43
Feldgröße, Formate, Standardwerte etc.: Feldeigenschaften ............................................................... 44
Euro, Datum, > etc.: Feldformate ................................................................................................... 45
Listenfenster: Die Nachschlagespalte ............................................................................................... 46
Datenblatt: Die Ansicht anpassen.................................................................................................... 47

Lernziel:
Sie erwerben die Grundkenntnisse der Tabellenerstellung.

Voraussetzungen:
Datenbankerstellung und Datenbankbedienung.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 35

Tabellen: Grundlagen
Was ist der Zweck einer Datenbank-Tabelle? Was sind Feldnamen? Was ist grundsätzlich bei der
Vergabe von Feldnamen zu beachten? Was ist ein Felddatentyp?

Tabellen sind der Kern jeder Datenbank


Die Daten innerhalb einer Datenbank (z. B. die Artikel der Lagerverwaltung) Zweck
werden in Tabellen gespeichert. Jede Zeile dieser Tabelle bildet einen Daten-
satz (also z. B. ein Artikel mit Artikelname, Einzelpreis, Mindestbestand etc.).
Eine Tabelle zu erstellen bedeutet also im Wesentlichen, Felder zu definieren. Felder definieren
Im Anschluss daran können die Datensätze eingegeben werden.
Bei jedem Feld müssen zwei Werte definiert werden: Mindestvoraussetzung
 Feldnamen dürfen bis zu 64 Zeichen lang sein. In Feldnamen sind Sonder-
zeichen wie Leerzeichen, Umlaute erlaubt – Punkt, Rufzeichen und eckige
Klammern dürfen in Feldnamen nicht vorkommen.
 Felddatentyp - dieser legt fest, welche Daten in das Feld eingetragen
werden dürfen.
Es gibt: Felddatentypen
 Numerische Datentypen (Zahl, Ja/Nein, Datum, Währung, AutoWert),
 Textdatentypen (Text, Memo) und den
 Sondertyp OLE-Feld und Hyperlink.
Beim Datentyp Zahl legt die Eigenschaft Größe eine zusätzliche Beschränkung
der möglichen Daten fest.
In den Feldeigenschaften werden besondere Merkmale für ein Feld wie die Feldeigenschaften
Größe eines Textfeldes, das Format eines Datumfeldes, ein Vorgabewert, Ein-
gabebedingungen u.ä. festgelegt.
Außerdem kann zu jedem Feld eine erläuternde Beschreibung hinzugefügt Beschreibung
werden – diese wird in der Statuszeile angezeigt, sobald die Textmarke in die-
ses Feld gestellt wird.

Es ist unbedingt anzuraten, die Möglichkeit der Feldbeschreibung zu nützen. Gerade bei Tabellen mit zahl-
reichen ähnlich klingenden Feldnamen dient sie der Dokumentation der Datenbank.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 36

1:n, 1:1, n:m: Beziehungen zwischen Tabellen


Wozu dienen Beziehungen? Was ist eine 1:1 bzw. eine 1:n-Beziehung? Was muss ich bei m:n-
Beziehungen beachten?

Beziehungen zwischen Tabellen


Beziehungen sind Zuordnungen zwischen Feldern, die in zwei Tabellen enthal- Zweck
ten sind.
Es gibt drei Arten von Beziehungen: Arten
1:n Ein Datensatz der eindeutigen Tabelle (1) kann mehreren Datensätzen
der nicht eindeutigen Tabelle (n) zugeordnet werden (aber jeder Daten-
satz der nicht eindeutigen ist genau einem Datensatz der eindeutigen
zugeordnet). Bsp.: Kunde und Bestellungen.
1:1 Ein Datensatz der eindeutigen Tabelle (1) kann genau einem Datensatz
der anderen Tabelle zu geordnet werden. Bsp.: Die Inhalte der einen
Tabelle sollen öffentlich zugänglich sein – die Inhalte der anderen Tabel-
le sind vertraulich.
m:n Mehrere Datensätze der einen Tabelle sind mehreren Datensätzen der
anderen Tabelle zugeordnet. Dies widerspricht dem Postulat der Ver-
meidung von Redundanzen und wird somit über Zwischentabellen ge-
löst. Bsp: Kunden und gekaufte Artikel; Lösung: Zwischentabelle Bestel-
lungen =
Kunden – Bestellungen (- Bestelldetails) – Artikel (siehe Abbildung).
Bestehende Beziehungen können Sie mit Registerkarte Datenbanktools, Darstellung
Gruppe Einblenden/Ausblenden, Beziehungen… darstellen. Sie können
einzelne Tabellen in dem Layout durch Ziehen mit der Maus so anordnen, dass
die Darstellung übersichtlicher wird.
Das Layout des Beziehungen-Fensters kann über Registerkarte Beziehungs- Layout
tools - Entwurf, Gruppe Tools, Layout löschen... zurückgesetzt werden.

Wird eine Tabelle markiert und gelöscht, verschwindet sie lediglich aus dem Beziehungen-Layout, die Be-
ziehung selbst bleibt erhalten.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 37

Beziehungskiste: Erstellen, Ändern und Entfernen von Beziehungen


Wie kann ich Beziehungen verwalten? Was ist „Referentielle Integrität“? Was ist eine Löschweiter-
gabe?

Das Dialogfenster Beziehungen bearbeiten


Beziehungen sind Zuordnungen zwischen Feldern, die in zwei Tabellen enthal- Zweck
ten sind. Es ist eine dringende Empfehlung, Beziehungen nach dem Erstellen
von Tabellen aber noch vor dem Anlegen von Abfragen zu erstellen.
So stellen Sie Beziehungen zwischen Tabellen her: Erstellung
1. Registerkarte Datenbanktools, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Be-
ziehungen…
2. Fehlen noch Tabellen: Register Beziehungstools – Entwurf, Gruppe Be-
ziehungen, Tabelle anzeigen. Direkte bzw. Alle Beziehungen anzeigen
blenden alle Tabellen ein, die zur markierten Tabelle in Beziehung stehen.
3. Ziehen Sie ein Feld mit der Maus von einer Tabelle auf das entsprechende
Feld der anderen Tabelle. Das Dialogfenster Beziehungen bearbeiten er-
scheint. Hier bestehen die folgenden Möglichkeiten:
 Mit referentieller Integrität: Dies bewirkt, dass in der abhängigen Ta-
belle nur Werte eingegeben werden dürfen die in der Haupttabelle bereits
vorhanden sind.
 Aktualisierungsweitergabe an Detailfeld hat zur Folge, dass z. B. bei
Änderung der Kundennummer bei allen Rechnungen des Kunden automa-
tisch die neue Kundennummer erscheint.
 Löschweitergabe an Detaildatensatz stellt sicher, dass das Löschen
eines Kunden automatisch ein Löschen sämtlicher Rechnungen dieses
Kunden zur Folge hat.
4. Bestätigen Sie mit OK.
Eine Beziehung wird mit einem Doppelklick auf die Beziehungslinie bearbeitet. Bearbeitung

Zum Löschen der Beziehung markieren Sie die Beziehungslinie zwischen den Entfernung
beiden Tabellen und drücken die ENTF-Taste.

Wird ein eindeutiges Feld (z.B. Primärschlüssel) auf ein nicht eindeutiges Feld gezogen, entsteht automa-
tisch eine 1:n-Beziehung. Wird ein eindeutiges Feld auf ein eindeutiges Feld gezogen, entsteht eine 1:1-
Beziehung. In dem Dialogfenster Beziehungen bearbeiten können eventuell weitere Felder angegeben
werden, die an der Beziehung beteiligt sind. Dies ist vor allem bei mehrfachen Primärschlüsseln wichtig.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 38

Handarbeit: Manuelles Erstellen von Tabellen


Wie lege ich die Tabelle an? Wozu dienen die verschiedenen Bereiche des Tabellenentwurfs? Wie
lege ich den Primärschlüssel fest?

Der Entwurf einer Tabelle


So gehen Sie vor, um eine neue Tabelle anzulegen: Tabelle erstellen

Klicken Sie in der Registerkarte Erstellen auf Tabellen und klicken Sie auf
eines der Objekte:
 Tabelle - Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht
 Tabellenvorlagen - Erstellt eine Tabelle mit Hilfe einer vorgefertigten
Vorlage
 Tabellenentwurf – Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht
 SharePoint Listen – Erstellt eine SharePoint Liste
In der Entwurfsansicht ist der Bildschirm zweigeteilt: Entwurfsansicht
 Oben wird in eine Art Tabelle die eigentliche Definition (Feldname, Feld-
datentyp, Beschreibung) eingegeben.
 Im unteren Bereich definieren Sie die Feldeigenschaften, wie z. B. die
Größe oder das Format. Rechts unten wird mit einem blauen Text jeweils
eine kurze Erklärung zur Bedeutung der gerade gewählten Einstellung ein-
geblendet.
Der Primärschlüssel kennzeichnet ein Feld, das nur eindeutige Werte zulässt. Primärschlüssel
So legen Sie den Primärschlüssel fest:
1. Markieren Sie in der grauen Leiste links eines oder mehrere Felder (mit
STRG)
2. Symbol Primärschlüssel.

Der Felddatentyp stellt ein Kombinationsfeld dar. Alle Kombinationsfelder in Access können auf zwei Ar-
ten bedient werden. Entweder Sie wählen den gewünschten Eintrag auf herkömmliche Art aus, indem Sie
auf das Pfeilchen und dann den Eintrag klicken, oder Sie geben die ersten Buchstaben des gewünschten
Eintrags ein, bis der Name eindeutig ist.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 39

Der Schlüssel zum Erfolg: Indizes


Was versteht man unter einem Schlüssel?

Vor- und Nachteile von Schlüsseln


Ein Schlüssel oder Index in einer Datenbank beschleunigt die Selektion (Filtern) Was ist ein Schlüssel/Index?
und das Sortieren der Datensätze. Ein Schlüssel besteht aus einem oder meh-
reren Feldern (z. B. Straßenname und Hausnummer).
Es werden zwei Arten von Schlüsseln unterschieden: Zwei Schlüsselarten
 Primärschlüssel und
 Sekundärschlüssel.
In einer Tabelle kann es nur einen Primärschlüssel geben. Der Primärschlüssel Primärschlüssel
kennzeichnet jeden Datensatz eindeutig. Das bedeutet, dass im Feld, das den
Primärschlüssel bildet, kein Wert doppelt vorkommen kann. Beispiele für Pri-
märschlüssel sind die Sozialversicherungsnummer, Fahrgestellnummer, Kredit-
kartennummer usw.
Natürliche Primärschlüssel sind Schlüssel, die von außen vorgegeben sind. Natürliche und künstliche
Künstliche Primärschlüssel werden selbst gewählt (z. B. Rechnungsnummer der Primärschlüssel
eigenen Rechnungen). Natürliche Primärschlüssel helfen, Datensatzduplikate zu
vermeiden.
Jede Tabelle in einer Datenbank sollte über einen Primärschlüssel verfügen. Beziehungen mit
Primärschlüssel ermöglichen das Herstellen von Beziehungen “mit referentieller referentieller Integrität
Integrität”.
Neben dem Primärschlüssel kann eine Tabelle auch über beliebig viele Sekun- Sekundärschlüssel
därschlüssel verfügen. Sekundärschlüssel müssen nicht eindeutig sein, be-
schleunigen aber das Suchen und Sortieren der Datensätze.

Die vielen Vorteile von Schlüsseln bringen auch Nachteile mit sich: Beim Importieren großer Datenmengen
können viele Indizes den Import verlangsamen. Außerdem wird die Dateigröße der Datenbank durch Indi-
zes deutlich erhöht. Indizieren Sie daher nur solche Felder, in denen Sie häufig suchen werden. Bitte be-
achten Sie auch, dass ein Primärschlüsselfeld bei der Eingabe nicht leer sein darf (vor allem bei Mehrfach-
Primärschlüsseln ist die oft lästig)!
© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG
Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 40

Übersicht: Der Index-Editor


Welche Einstellungen gibt es für definierte Indizes?

Der Index-Editor
Der Index-Editor dient dem Einstellen weitergehender Optionen für Primär- und Zweck
Sekundärschlüssel.
So rufen Sie den Index-Editor in der Tabellenentwurfsansicht auf:
 Register Tabellentools – Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden,
Indizes...
Der Index-Editor bietet folgende Möglichkeiten:
 In der ersten Spalte kann dem Index ein Name gegeben werden. Bei einfa- Indexname
chen Feldindizes entspricht der Indexname standardmäßig dem Feldnamen,
kann aber geändert werden. Dieser Name ist nur für Programmierer von
Interesse.
 In der zweiten Spalte wird das Feld angegeben, das indiziert werden soll. Indizierte Felder
Sollen durch einen Index mehrere Felder erfasst werden, so gibt man links
nur beim ersten Feld einen Indexnamen an und lässt die Spalte Indexna-
me bei den weiteren Feldern frei. Weiters kann die Sortierreihenfolge
eingestellt werden.
 Bei den Indexeigenschaften wird festgelegt, ob ein Index der Primär- Indexeigenschaften
schlüssel ist, ob die Werte in diesem Index eindeutig sein müssen (bei
Primärschlüsseln immer Ja) und ob Nullwerte (leere Felder) ignoriert wer-
den sollen.

Im Index-Editor müssen nur selten Einstellungen vorgenommen werden. Einzelne Felder werden einfacher
über die Feldeigenschaft Indiziert als Schlüssel definiert. Der Index-Editor ist in erster Linie für Program-
mierer wichtig.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 41

Verschiedene Blickwinkel: Tabellenansichten


Welche Tabellenansichten gibt es? Wie kann ich zwischen diesen Ansichten umschalten? Was soll-
te ich beim Speichern von Tabellen beachten?

Entwurfsansicht und Datenblattansicht


Im Navigationsfenster kann eine Tabelle (per rechtem Mausklick) in zwei ver- Tabelle öffnen
schiedenen Modi geöffnet werden:
Öffnen öffnet die Tabelle in der Datenblattansicht. Hier werden Informatio- Datenblattansicht
nen (Datensätze) in die vorher definierten Felder eingegeben bzw.
überarbeitet.
Entwurfsansicht öffnet die Tabelle in der Entwurfsansicht. Hier kann die Entwurfsansicht
Definition der Felder überarbeitet werden und weitere Felder können
hinzugefügt werden.
Mit dem Symbol Ansicht im Register Start, Gruppe Ansichten kann zwischen Ansicht umschalten
den beiden Ansichtsarten gewechselt werden (plus zusätzlich der PivotTabellen-
und der PivotChart Ansicht).
Zu beachten ist, dass in MS Access zwei verschiedene Arten des Speicherns zu
unterscheiden sind:
 Das Speichern von Datensätzen in der Datenblattansicht geschieht auto- Datensatz
matisch, sobald ein Datensatz (eine Zeile) nach einer Eingabe oder Ände-
rung verlassen wird. Bei Bedarf können Sie jedoch jederzeit mit UM-
SCHALT+EINGABE die Bearbeitung des Datensatzes speichern.
 Werden hingegen Änderungen an der Tabellenstruktur in der Entwurfsan- Tabellenentwurf
sicht vorgenommen, so muss die Tabelle gespeichert werden (Symbol
Speichern), damit die Änderungen wirksam werden. Wird die Tabelle ge-
schlossen oder in die Datenblattansicht gewechselt, so fordert Access au-
tomatisch zum Speichern der Tabelle auf.

Bestehende Felder können Sie in der Entwurfsansicht umbenennen, ohne dass deren Inhalt verloren geht.
Der Name der Tabelle selbst wird im Navigationsfenster über rechten Mausklick, Umbenennen... geän-
dert. Namensänderungen sollten Sie vor der Erstellung von Abfragen, Formularen etc. vornehmen, um
aufwändige und notwendige Anpassungen zu vermeiden. Mit Registerkarte Datenbanktools, Gruppe Ein-
blenden/Ausblenden, Objektabhängigkeiten… sehen Sie, welche Objekte von dieser abhängig sind.
© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG
Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 42

Text, Memo etc.: Felddatentypen – nicht numerisch


Welche nicht numerischen Felddatentypen gibt es? Welchen Felddatentyp wähle ich für nicht nume-
rische Informationen aus?

Auswahlliste der Felddatentypen


Je nachdem, welche Art von Information in einem Feld gespeichert werden soll, Felddatentypen
wird in der Entwurfsansicht einer der folgenden Felddatentypen ausgewählt:
Text: Der Datentyp Text wird normalerweise für alle Felder verwendet,
mit denen auf keinen Fall gerechnet werden soll, also auch für
Postleitzahlen, Telefonnummern usw.
Memo: Ist eine besondere Form eines Textfeldes. Memo wird für Felder
verwendet, die den Charakter von Anmerkungen oder Notizen ha-
ben, in denen aber nur selten gesucht oder nach denen nur selten
sortiert werden soll. Ein Memo-Feld kann nicht indiziert werden,
dafür aber bis zu 64.000 Zeichen enthalten.
OLE-Feld: Objekte aus Windows-Anwendungen können eingebunden werden.
Über diesen Typ können auch Video- und Audio-Dateien eingebun-
den werden.
Hyperlink: Ist eigentlich ein Text-Feld. Der Inhalt wird aber automatisch als
Hyperlink interpretiert. Durch einen Klick auf einen solchen Link
kann auf einfache Weise eine Web-Seite oder eine E-Mail adres-
siert werden.
Anlage Jeder unterstütze Datentyp. Hier können Bilder, Arbeitsblätter,
Dokumente u.a. wie in einer Nachricht angefügt werden. Hierzu
muss Access Bilddaten nicht, wie in einem OLE Feld, in eine Bit-
map umwandeln. Hierdurch wird auch der Speicherplatz effizienter
verwaltet.

Bedenken Sie bei der Verwendung von OLE-Feldern, dass diese Verknüpfungen bis zu 1GB groß sein dürfen
(durch verfügbaren Speicherplatz begrenzt), sowie dass die maximale Größe einer Access Datenbank bei
2GB liegt. Bei intensiver Benutzung von Multimedia-Daten kann diese Grenze leicht überschritten werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 43

Zahl, Datum etc.: Felddatentypen – numerisch


Welche numerischen Felddatentypen gibt es? Welchen Felddatentyp wähle ich für numerische In-
formationen aus?

Die verschiedenen Feldgrößen von Zahl


Die folgenden numerischen Felddatentypen stehen zur Verfügung:
 Zahl: Wird für Zahl-Informationen verwendet, mit denen auch tatsächlich Zahl
gerechnet werden soll. Der genaue Datentyp ergibt sich durch die Einstel-
lung der Eigenschaft Größe. Die wichtigsten Feldgrößen:
Feldgröße Bereich Speicher
Byte Ganze Zahlen von 0 bis 255 1 Byte
Integer Ganze Zahlen von/bis +–32.768 2 Byte
Long Integer Ganze Zahlen von/bis +–2.147.483.648 4 Byte
Single 7 Dezimalstellen Genauigkeit 4 Byte
Double 15 Dezimalstellen Genauigkeit 8 Byte
 Währung: Besondere Form eines Zahl-Feldes, speziell für Geldbeträge. Es Währung
handelt sich dabei um eine so genannte Festkommazahl mit 4 Nachkomma-
und bis zu 15 Vorkommastellen. Im Gegensatz zu Fließkomma-Zahlen
kennt Währung keine Rundungsfehler und kann schneller verarbeitet wer-
den (8 Byte).
 Datum/Uhrzeit: Speichert Datum- und/oder Zeitinformationen. Mit die- Datum/Uhrzeit
sen Informationen kann auf einfache Weise auch gerechnet werden
(8 Byte).
 AutoWert: Bezweckt eine durchlaufende Nummerierung der Datensätze. AutoWert
Dieser Datentyp wird praktisch ausschließlich für künstliche Primärschlüssel
verwendet (4 Byte).
 Ja/Nein: „Logische“ Felder, deren Inhalt lediglich Ja oder Nein ist. Mit Ja/Nein
solchen Feldern kann auch gerechnet werden: Ja entspricht dem numeri-
schen Wert –1 und Nein entspricht 0 (1 bit).

Die Entscheidung, welcher Datentyp und welche Feldgröße zur Anwendung gelangt, sollte sorgfältig erfol-
gen, da von ihr in hohem Maße der benötigte Speicherplatz und auch die Verarbeitungsgeschwindigkeit der
gesamten Datenbank abhängt.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 44

Feldgröße, Formate, Standardwerte etc.: Feldeigenschaften


Wozu dienen Feldeigenschaften? Welche Feldeigenschaften gibt es? Was ist eine Feldgröße? Was
ist ein Standardwert? Wie kann ich Eingaberegeln bestimmen?

Die Eigenschaften eines Feldes vom Datentyp Text


Je nach Feldtyp können bestimmte Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht im Feldeigenschaften
Register Allgemein festgelegt werden:
Feldgröße: Für Textfelder wird die maximale Zeichen-Anzahl für das
Feld angegeben. Bei Zahlenfeldern bestimmt die Größe den
genauen Datentyp (Byte, Integer, Long Integer, Single
oder Double).
Format: Hier wird das Erscheinungsbild eines Feldinhalts definiert.
Besonders wichtig sind diese Eigenschaften bei Zahlen:
Hier wird das Zahlenformat festgelegt.
Eingabeformat: Hier werden Spezifikationen für die Eingabe festgelegt.
Dezimalstellen: Bestimmt die Anzahl der Dezimalstellen bei Dezimalzahlen.
Diese Einstellung hat nur Auswirkungen, wenn bei Format
ein anderes Standardformat als Allgemeine Zahl gewählt
wurde.
Beschriftung: Dieser Text erscheint anstelle des Feldnamens in Formula-
ren und Berichten als Beschreibungsfeld.
Standardwert: Vorgabewert, der bei der Dateneingabe erscheint.
Gültigkeitsregel: Eingabebeschränkung; z.B. > 10000, Zwischen 10 Und 20.
Gültigkeitsmeldung: Erscheint, wenn die Gültigkeitsregel nicht erfüllt wird.
Eingabe erforderlich: Legt fest, dass zwingend ein Eintrag in das Feld erfol-
gen muss.
Leere Zeichenfolge: Erlaubt auch die Eingabe einer leeren Zeichenfolge.
Indiziert: Die Einstellung Ja (Duplikate möglich) legt einen Sekun-
därschlüssel für dieses Feld an.

Die definierbaren Eigenschaften richten sich nach dem Felddatentyp, so ist z.B. die Einstellung Leere Zei-
chenfolge bei Feldern mit Text, Dezimalstellen nur bei Zahlenfeldern möglich.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 45

Euro, Datum, > etc.: Feldformate


Wie kann ich das Erscheinungsbild eines Feldinhaltes festlegen? Wie kann ich es erreichen, dass
Eingaben stets in Großbuchstaben erscheinen?

Die Standardfeldformate für Zahlen


Das Erscheinungsbild eines Feldinhaltes kann in den Feldeigenschaften auf Formate
dem Register Allgemein unter Format folgendermaßen bestimmt werden:
 Text- und Memofelder bieten folgende Möglichkeiten: Text und Memo
@@ Zeichen erforderlich (fehlende Zeichen werden mit
Leerzeichen aufgefüllt)
< Anzeige in Kleinbuchstaben
> Anzeige in Großbuchstaben
 Zahlen- und Zählerfelder bieten folgende Möglichkeiten: Zahlen und Zähler
Allgemeine Zahl Zahl erscheint wie eingegeben
Währung 1.234,56 EUR.
Festkommazahl zeigt mindestens eine Ziffer an (z.B. 0,78)
Standardzahl 1.234,56
Prozentzahl 123456,00%
Exponentialzahl 1,23E+03
 Datum / Zeitfelder bieten folgende Möglichkeiten: Datum / Zeitfelder
Standarddatum 31.1.1999 15:25:30
Datum, lang Montag, 31. Januar 1999
Datum, mittel 31.Jan.99
Datum, kurz 31.1.99
Zeit, lang 15:25:30
Zeit, 12Std 03:25 PM
Zeit, 24Std 15:25

Eigene Formate können (übrigens wie in Excel) mittels # (eine Stelle) und 0 (eine Stelle, die auch mit dem
Wert 0 erscheint) bzw. t m j definiert werden; z.B. erscheint die Eingabe 1234,5 mit dem Format
#.##0,00 als 1.234,50, der 1.1 60 mit dem Format t. mmmm jjjj als 1. Januar 1960.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 46

Listenfenster: Die Nachschlagespalte


Was ist eine Nachschlagespalte? Kann ich eine Liste von Werten für einen Feldinhalt vorgeben?
Wie kann ich nachträgliche Änderungen vornehmen?

Der Nachschlage-Assistent
Über eine Nachschlagespalte kann der Wert für einen Feldinhalt aus einer Liste Zweck
ausgewählt werden. Die Werte dieser Liste werden entweder eingegeben oder
automatisch aus einer anderen Tabelle übernommen.
So errichten Sie eine Nachschlagespalte: Erstellen
1. Register Tabellentools – Entwurf, Gruppe Tools, Nachschlagespalte...
(in der Entwurfsansicht),
2. Entscheidung, dass die Werte aus einer anderen Tabelle entnommen wer-
den sollen (alternativ könnten Sie die Werte auch manuell eingeben),
3. Auswahl der Tabelle,
4. Auswahl der zu verwendenden Felder,
5. Einstellung der Spaltenbreite. Das Primärschlüsselfeld wird automatisch mit
in die Liste übernommen und ausgeblendet.
6. Zuletzt geben Sie den Namen für die Nachschlagespalte, der in der Feldbe-
schriftung eingetragen wird, an.
7. Schließen Sie mit Fertig stellen den Vorgang ab.
Zwischen der aktiven Tabelle und der Nachschlage-Tabelle wird automatisch Beziehung
eine Beziehung erstellt.
In der Datenblattansicht können die Werte für das Nachschlagefeld nun über Datenblattansicht
ein Listenfeld ausgewählt werden.
Die Einträge, die der Nachschlage-Assistent vornimmt, können im Register Bearbeiten der Einträge
Nachschlagen bei den Feldeigenschaften angesehen und überarbeitet werden.

Auch wenn durch Deaktivieren des Kontrollkästchens Schlüsselspalte ausblenden die Werte der Schlüs-
selspalte nicht angezeigt werden, wird in der Nachschlagespalte tatsächlich der Wert der Schlüsselspalte
und nicht der angezeigte Text gespeichert. Die sog. „Gebundene Spalte“ ist die erste Spalte.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 47

Datenblatt: Die Ansicht anpassen


Wie kann ich die Datenblattansicht meiner Daten meinen Bedürfnissen anpassen?

Das Registerbereich zum Datenblatt formatieren


Mit den folgenden Möglichkeiten können Sie Datenblätter formatieren:
 Um die Breite einer Spalte zu verändern, wird der Trennstrich zwischen Spaltenbreite verändern
den grauen Spaltenköpfen mit der Maus verschoben. Sind mehrere Spal-
ten markiert (Klicken auf den ersten Spaltenkopf, dann Halten und Ziehen
mit der Maus), wird die Breite einer markierten Spalte geändert, und alle
anderen übernehmen diese Breite.
 Ein Doppelklick auf den Trennstrich zwischen zwei Spaltenköpfen passt die Optimale Spaltenbreite
Spaltenbreite entsprechend dem längsten Eintrag an (optimale Breite).
 Die Zeilenhöhe kann durch Ziehen eines Trennstrichs zwischen den grauen Zeilenhöhe verändern
Datensatzmarkierern geändert werden. Die Zeilenhöhe gilt immer für alle
Zeilen.
 Über Register Start, Gruppe Schriftart kann die Anzeige von Schrift- Register Start, Gruppe
art... (Schriftart, Schriftfarbe) und Datenblatt... (Rasterlinien, Spezialef- Schriftart
fekte) eingestellt werden.
 Eine markierte Spalte lässt sich durch Ziehen des Spaltenkopfes vor bzw. Spalten verschieben
nach anderen Spalten reihen.
 Schließlich können markierte Spalten über Register Start, Gruppe Daten- Spalten ausblenden/fixieren
sätze, Weitere, Spalten ausblenden... vorübergehend aus der Daten-
blattansicht genommen werden (rückgängig über Spalten einblenden...).
Register Start, Gruppe Datensätze, Weitere, Fixieren... befestigt den
linken Rand zuvor markierter Spalten am linken Fensterrand. Wenn mit
der waagrechten Bildlaufleiste geblättert wird, bleibt ihre Position am Bild-
schirm unverändert. Die Fixierung wird mit Fixierung aufheben... rück-
gängig gemacht.

Alle vorgenommenen Einstellungen gelten als Tabellen-Layout und können beim Schließen der Tabelle mit
der Tabelle gespeichert werden, so dass sie beim nächsten Öffnen wieder genauso erscheinen, wie sie
festgelegt wurden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen 48

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von
Tabellen

 In MS Access speichern Tabellen Informationen. Beim Erstellen einer Tabel- Tabellen - Grundlagen
le werden die Felder mit ihren Namen, dem Datentyp und diversen Eigen- siehe Seite 35
schaften festgelegt.
 Beziehungen sind Zuordnungen zwischen Feldern, die in 2 Tabellen enthal- Beziehungen
ten sind. Es gibt 3 Arten von Beziehungen (1:n, 1:1 und n:m). Beziehun- siehe Seite 36
gen zwischen Tabellen werden über das gleichnamige Fenster (Menü Ex-
tras) überprüft.
 Es ist eine Empfehlung, Beziehungen nach der Anlage von Tabellen - aber Beziehungen erstellen
noch vor der Errichtung von Abfragen - zu errichten. Dies erfolgt im Bezie- siehe Seite 37
hungsfenster durch Ziehen eines Feldes mit der Maus. In dem folgenden
Dialogfenster kann die sog. referentielle Integrität eingeschaltet werden
(Empfehlung) sowie die Aktualisierungs- und Löschweitergabe.
 Zum Erstellen einer neuen Tabelle wechseln Sie in die Registerkarte Erstel- Erstellen von Tabellen
len und klicken dort auf die Schaltfläche Tabelle. Der Primärschlüssel wird siehe Seite 38
am schnellsten über das gleichnamige Symbol definiert.
 Schlüssel oder Indizes beschleunigen das Suchen und Sortieren. Der Pri- Indizes
märschlüssel ist ein eindeutiges Merkmal jedes Datensatzes. siehe Seite 39

 Der Index-Editor ermöglicht die Verwaltung der Indizes. Mit Hilfe des In- Index-Editor
dex-Editors ist es auch möglich, Indizes zu erstellen, die sich über mehr als siehe Seite 40
ein Feld erstrecken.
 In der Entwurfsansicht einer Tabelle können die Felder geändert werden. In Ansichten
der Datenblattansicht werden die Daten gesichtet und bearbeitet. Ein siehe Seite 41
schnelles Umschalten erfolgt über das Symbol Ansicht.
 Der häufigste nicht-numerische Felddatentyp ist Text. Er kann im Gegen- Felddatentypen - nicht
satz zum Memo-Feld indiziert werden. numerisch
siehe Seite 42
 AutoWert-Felder werden häufig für künstliche Primärschlüssel verwendet. Felddatentypen - numerisch
Für Geldbeträge gibt es den Datentyp Währung - die übrigen numerischen siehe Seite 43
Felder sind dann meist Zahl.
 Mit Hilfe der Feldeigenschaft Feldgröße kann die maximale Anzahl der Zei- Feldeigenschaften
chen in einem Textfeld bzw. der eigentliche Datentyp von Zahl-Feldern de- siehe Seite 44
finiert werden. Die Eigenschaft Format legt die Anzeige von Zahlen oder
Datumsangaben fest.
 Neben den vorgegebenen Zahlen- und Datumsformaten können auch eige- Feldformate
ne Formate definiert werden. Die Syntax ist dabei identisch mit der von MS siehe Seite 45
Excel.
 Mit Hilfe der Nachschlagespalte können leicht Werte aus verknüpften Tabel- Nachschlagespalte
len herausgesucht und in eine Detailtabelle geschrieben werden. siehe Seite 46

 Einstellungen der Datenblattansicht wie Spaltenbreite, Zeilenhöhe und Datenblattansicht


Schriftart können individuell festgelegt und mit der Tabelle gespeichert siehe Seite 47
werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 49

Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von


Abfragen

Wozu benötige ich Abfragen? Worin liegt der Unterschied zwischen Abfrage und Dynaset? Was ge-
nau speichere ich als Abfrage? Wie kann ich auf einfache Art und Weise eine Abfrage erstellen? Wie
werden die Felder für die Abfrage definiert? Welche Voraussetzungen müssen/sollten dafür gege-
ben sein? Wie definiere ich eine Abfrage? Kann ich nur bestimmte Felder anzeigen lassen? Wie
kann ich deren Reihenfolge ändern? Wie kann ich Tabellen manuell miteinander verknüpfen? Wel-
che Voraussetzungen müssen/sollten dafür gegeben sein? Warum werden einige Datensätze nicht
angezeigt? Wie kann ich die Anzeige von Datensätzen durch Selektierkriterien einschränken? Kann
ich Datensätze nach bestimmten Feldern sortieren? Ändert das den Inhalt in den Tabellen? Wie
kann ich etwa aufgrund eines gespeicherten Einkaufspreises automatisch einen Verkaufspreis be-
rechnen und anzeigen lassen? Wie kann ich mit dem Ausdrucks-Generator Berechnungen durchfüh-
ren? Wie heißen die einzelnen Bereiche des Ausdrucks-Generators? Wie kann ich Datensätze nach
bestimmten Kriterien zusammenfassen, um von diesen Gruppen die Summe, den Mittelwert u.ä. zu
bilden? Wie lässt es sich einrichten, dass ich bei jedem Aufruf einer Abfrage zur Eingabe von Such-
oder Berechnungskriterien aufgefordert werde? Wie kann ich eine Abfrage ausführen? Kann ich die
Daten in einer Abfrage auch bearbeiten, filtern oder sortieren? Wie kann ich eine erstellte Abfrage
abspeichern? In welchem Format kann ich eine Abfrage speichern? Wie exportiere ich eine Abfra-
ge?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


Abfragen: Grundlagen ................................................................................................................... 50
Delegation: Der Auswahlabfrage-Assistent ....................................................................................... 51
Handarbeit: Erstellen von Abfragen in der Entwurfsansicht ................................................................. 52
Beziehungsaufnahme: Verknüpfen von Tabellen ............................................................................... 53
Entwurfsarbeit: Sortieren und Selektieren von Datensätzen ............................................................... 54
Arithmetik: Berechnete Felder ........................................................................................................ 55
Berechnungen mit der Maus: Der Ausdrucks-Generator ..................................................................... 56
Summe, Anzahl etc.: Berechnungen über die Gruppierungsfunktion .................................................... 57
Komfortables Abfragen: Parameterabfragen ..................................................................................... 58
Das Ausrufezeichen: Ausführen von Abfragen ................................................................................... 59
Für interne und externe Zwecke: Abfragen speichern / exportieren ..................................................... 60

Lernziel:
Sie lernen, mittels Abfragen Daten zu selektieren und zu aktualisieren.

Voraussetzungen:
Grundkenntnisse in der Datenbankerstellung, Tabellenerstellung und Datenbankbedienung.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 50

Abfragen: Grundlagen
Wozu benötige ich Abfragen? Worin liegt der Unterschied zwischen Abfrage und Dynaset? Was ge-
nau speichere ich als Abfrage?

Der Abfrageassistent zeigt die verschiedenen Assistenten für Abfragen an


Abfragen dienen vor allem dazu, Abfragen
 Daten aus verknüpften Tabellen darzustellen,
 Daten horizontal, d. h. Datensätze nach Suchkriterien zu selektieren,
 Daten vertikal, d. h. Felder zu selektieren,
 berechnete Felder zu erstellen,
 Gruppen von Datensätzen für Berechnungen heranzuziehen,
 Daten zu aktualisieren.
Das Ergebnis einer Abfrage kann wie eine Tabelle in der Datenblattansicht
angezeigt werden.
Eine gespeicherte Abfrage besteht stets nur aus der Abfrage selbst, also den Abfrage versus Dynaset
Suchkriterien u.ä., nicht aber aus den selektierten Datensätzen (= Dynaset).

Ein Dynaset kann als eigene Tabelle gespeichert werden. Dies ist eine Möglichkeit, etwa selektierte Adres-
sen einem Textverarbeitungsprogramm als Steuerdatei zur Verfügung zu stellen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 51

Delegation: Der Auswahlabfrage-Assistent


Wie kann ich auf einfache Art und Weise eine Abfrage erstellen? Wie werden die Felder für die Ab-
frage definiert? Welche Voraussetzungen müssen/sollten dafür gegeben sein?

Der Auswahlabfrage-Assistent
Mit Hilfe des Auswahlabfrage-Assistenten können Sie eine Abfrage aus Feldern Zweck
verschiedener Tabellen, für die zuvor Beziehungen definiert wurden, bilden.
So verwenden Sie den Auswahlabfrage-Assistenten: Vorgangsweise
1. Registerkarte Erstellen, Gruppe Andere, Auswahlabfrage-Assistent .
2. Zuerst werden im Listenfeld Tabellen/Abfragen nacheinander Tabellen
angeklickt und die gewünschten Felder mit der Schaltfläche > ausgewählt.
Beim Klick auf die Schaltfläche Weiter> überprüft Access, ob eine Ver-
knüpfung der ausgewählten Felder möglich ist (wenn nicht, wird eine Feh-
lermeldung angezeigt und die Feldauswahl muss anders getroffen werden).
3. Im nächsten Schritt wird zwischen dem Abfragetyp Detail oder Zusam-
menfassung gewählt (dieser Schritt erscheint nur dann, wenn sich aus der
Feldauswahl eine 1:n-Beziehung ergibt). Bei einer Übersichtsabfrage ist mit
Zusammenfassungsoptionen... noch festzulegen, welche Summenwerte
zu berechnen sind.
4. Im letzten Schritt legen Sie den Abfragenamen fest und klicken auf Fertig
stellen.
Das Abfrageergebnis sehen Sie in der Datenblattansicht mit den Datensätzen, Ergebnis
auf die die Kriterien zutreffen.
Die nachträgliche Bearbeitung erfolgt mit den üblichen Techniken der Abfrage- Nachträgliche Bearbeitung
bearbeitung. Eine nachträgliche Anwendung des Auswahlabfrage-Assistenten
auf eine Abfrage ist nicht möglich.

Bei einer mit dem Auswahlabfrage-Assistent erstellten Abfrage werden alle notwendigen Tabellen in den
Abfrageentwurf aufgenommen, so eventuell auch Tabellen, deren Felder in der Abfragedefinition gar nicht
ausgewählt wurden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 52

Handarbeit: Erstellen von Abfragen in der Entwurfsansicht


Wie definiere ich eine Abfrage? Kann ich nur bestimmte Felder anzeigen lassen? Wie kann ich de-
ren Reihenfolge ändern?

Die Entwurfsansicht einer Abfrage


So erstellen Sie manuell eine Abfrage:
1. Registerkarte Erstellen, Gruppe Andere, Abfrageentwurf und die an- Entwurfsansicht
schließende Auswahl Entwurfsansicht .
2. Fügen Sie die Tabellen, die Sie benötigen, zur Abfrage hinzu. Das Dialog- Tabellen und Beziehungen
fenster Tabelle anzeigen lässt sich später auch über Register Abfrage-
tools – Entwurf, Abfragesetup, Tabelle anzeigen... einblenden. Eine
zuvor definierte Beziehung wird hierbei automatisch angezeigt. Wurde kei-
ne Beziehung festgelegt, so wird dennoch eine Beziehungslinie angezeigt,
wenn Feldname und -typ mit dem Primärschlüsselfeld übereinstimmen. Im
Bedarfsfall können Sie auch manuell Beziehungen zwischen Tabellen durch
Ziehen mit der Maus erstellen.
3. Der Abfrageentwurf besteht aus zwei Bereichen. Im oberen Teil werden die Abfrageentwurf
Tabellen dargestellt, die in die Abfrage aufgenommen wurden, im unteren
Teil befinden sich die ausgewählten Tabellenfelder. Aus den Tabellen kön-
nen einzelne Felder mit der Maus in die Feldspalten der Abfrage gezogen
werden. Sollen alle Felder der Tabelle berücksichtigt werden, so wird der *
in eine Spalte gezogen (das Schlüsselfeld einer Tabelle ist fett hervorgeho-
ben). Ein einzelnes Feld wird durch einen Klick auf den grauen Spaltenkopf
markiert. Danach kann es bei Bedarf entfernt (ENTF-Taste) oder aber an
eine andere Stelle mit der Maus gezogen werden.
4. Geben Sie in der Zeile Kriterien ein, nach denen Sie filtern wollen. Ver-
wenden Sie das Listenfenster Sortierung um entsprechend zu sortieren.
5. Um das Abfrageergebnis zu sehen, klicken Sie das Symbol Ausführen.
Die Sicherung der Abfrage erfolgt über Schnellstart Symbolleiste, Spei-
chern... bzw. Office Schaltfläche, Speichern.

Wird mit dem * erreicht, dass alle Felder einer Tabelle angezeigt werden, so können dennoch einzelne
Felder zusätzlich in die Abfrage gezogen werden, um dort etwa Suchkriterien einzugeben. Es empfiehlt sich
aber dann, die sozusagen “doppelten” Felder nicht anzeigen zu lassen (Kontrollkästchen in der Zeile An-
zeigen deaktivieren).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 53

Beziehungsaufnahme: Verknüpfen von Tabellen


Wie kann ich Tabellen manuell miteinander verknüpfen? Welche Voraussetzungen müssen/sollten
dafür gegeben sein? Warum werden einige Datensätze nicht angezeigt?

Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften
Um zwei Tabellen miteinander zu verknüpfen, müssen zuerst beide Tabellen in
den Abfrageentwurf aufgenommen werden. Hierzu werden aus dem Dialog
Tabelle anzeigen die beiden Tabellen mit Hinzufügen in den Abfrageentwurf
übernommen. Dieses Dialogfenster kann auch mit Registerkarte Abfragetools
– Entwurf, Gruppe Abfragesetup, Tabelle anzeigen... bzw. dem Symbol
Tabelle anzeigen aufgerufen werden. Mit Kontextmenü, nach dem rechten
Mausklick auf eine der Tabellen, kann mittels Tabelle entfernen... eine mar-
kierte Tabelle bei Bedarf auch aus dem Abfrageentwurf genommen werden.
Beziehungen entstehen auf folgende Arten:
 Wurden zuvor Beziehungen zwischen den Tabellen definiert, so sind die Verknüpfungen
Tabellen dadurch automatisch verknüpft.
 Eine automatische Verknüpfung wird auch dann erstellt, wenn beide Tabel-
len über ein Feld mit gleichem Namen und Felddatentyp verfügen, das zu-
mindest in einer der Tabellen der Primärschlüssel ist.
 Ansonsten ist das Feld, über das die Tabellen in Beziehung stehen, von Tabellenname
einer Datenfeldliste auf das Feld der anderen mit der Maus zu ziehen; zwi-
schen den beiden Einträgen wird eine Linie gezogen.
Je nach Einstellung des Verknüpfungstyps in den Beziehungen werden die Verknüpfungstyp
Datensätze nur dann im Abfrageergebnis angezeigt, wenn Datensätze in beiden
verknüpften Tabellen existieren. Die Art der Verknüpfung lässt sich im Abfrage-
entwurf nach einem Doppelklick auf die Beziehungslinie bestimmen:
 1: Sog. „Innere Verknüpfung“ (=Voreinstellung)
 2: Sog. „Linke äußere Verknüpfung“
 3: Sog. „Rechte äußere Verknüpfung“

Über Register Abfragetools – Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Eigenschaftsblatt... lässt


sich u.a. die Anzeige doppelter Datensätze unterbinden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 54

Entwurfsarbeit: Sortieren und Selektieren von Datensätzen


Wie kann ich die Anzeige von Datensätzen durch Selektierkriterien einschränken? Kann ich Daten-
sätze nach bestimmten Feldern sortieren? Ändert das den Inhalt in den Tabellen?

Sortieren und Selektieren in Abfragen


Folgende Techniken helfen, benötigte Datensätze abzufragen:
Die Datensätze eines Dynasets können nach einem oder mehreren Feldern Sortieren
sortiert werden. Dazu ist in die Zeile Sortierung des gewünschten Feldes zu
klicken und die Art der Sortierung festzulegen. Wird für mehrere Felder eine
Sortierung ausgewählt, so werden die Sortierschlüssel von links nach rechts
vergeben, d.h. zunächst wird nach dem linken Feld sortiert. Bei gleichen Da-
tensätzen wird als Unter-Sortierung das zweite Feld herangezogen etc.
Wird nach Texten gesucht, sind diese in doppelten (“) oder einfachen (‘) Anfüh- Texte suchen
rungszeichen einzuschließen.
Wenn vor dem Text der Operator Wie geschrieben wird, können zur Suche Textoperatoren
nach Texten auch Platzhalter verwendet werden: Dabei steht der * für eine
beliebige Anzahl beliebiger Zeichen (auch 0), das ? für ein beliebiges Zeichen
und # für eine beliebige Ziffer.
In numerischen und auch Datums- und Uhrzeitfeldern können für die Eingabe Numerische Operatoren
nach Suchkriterien die Operatoren
 < (kleiner als), > (größer als), <= (kleiner oder gleich), >= (größer oder
gleich) und <> (ungleich), sowie Zwischen ... Und ... (zur Angabe ei-
nes Bereichs) verwendet werden.
Für Text- wie auch für numerische Felder gilt: Ist Null
 Ist Null sucht nach leeren Feldinhalten, während
 Ist Nicht Null nach nicht leeren Feldinhalten sucht.
Mehrere Suchkriterien in der gleichen Zeile Kriterien sind als logisches Und zu Und und Oder
verstehen (alle Kriterien müssen zutreffen). Soll mindestens eine von mehreren
Bedingungen zutreffen, so sind diese in die Zeilen oder: einzutragen.

Wie in der Datenblattansicht einer Tabelle ist auch bei Abfragen die Sortierung oder ein Filter über die ent-
sprechenden Symbole möglich. Die hier getroffene Auswahl gilt zusätzlich zu den bei Abfrageentwurf fest-
gelegten Kriterien und wird in den Abfrage-Eigenschaften gespeichert.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 55

Arithmetik: Berechnete Felder


Wie kann ich etwa aufgrund eines gespeicherten Einkaufspreises automatisch einen Verkaufspreis
berechnen und anzeigen lassen?

Berechnung eines Gesamtpreises sowie des Gesamtpreises inkl. MWSt.


In einer Abfrage können auch neue Felder erstellt werden, deren Inhalt von Abgeleitete Felder
bereits vorhandenen Feldern abgeleitet ist. Dazu stehen folgende Operatoren
zur Verfügung:
+ Addition
- Subtraktion
* Multiplikation
/ Division
\ Ganzzahldivision
& Verkettung von Zeichenfolgen
Grundsätzlich gilt: Feldnamen sind in [eckigen Klammern] anzugeben. Feldnamen

So könnte beispielsweise ein Feld für den Verkaufspreis in der Artikel-Tabelle Beispiel
erstellt werden, das sich aus dem vorhandenen Einzelpreis-Feld und einem
Verkaufszuschlag (z.B. 50%) errechnet. Der Eintrag in das Feld würde demge-
mäss lauten:
Verkaufspreis: [Einzelpreis]*1,5

Das Format des neuen Feldes kann über die Feldeigenschaften (Menü Ansicht, Format
Eigenschaften bzw. Symbol Eigenschaften) eingestellt werden.
Auf den Namen des berechneten Feldes folgt also ein Doppelpunkt, dahinter Formel
steht die Formel. Diese kann auch Funktionen wie =SUMME() oder =MAX()
beinhalten. So könnte etwa eine neu zu vergebende Kundennummer sich aus
der höchsten bereits vergebenen + 1 berechnen lassen:
Nächste_Nummer: =MAX([Kunden-Nr])+1
Weitere Beispiele: Beispiele
 Deckungsbeitrag: [Umsatz]-[Variable_Kosten]
 Energie: [Masse]/2*[Geschwindigkeit]^2

Mit Hilfe des Editors (rechte Maustaste: Aufbauen... bzw. Symbol Aufbauen) können die verschiedenen
Ausdrücke, Funktionen etc. menügeführt erstellt werden. Das Eingabefeld im Abfragefenster kann mit UM-
SCHALT+F2 vergrößert werden (Zoomfenster).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 56

Berechnungen mit der Maus: Der Ausdrucks-Generator


Wie kann ich mit dem Ausdrucks-Generator Berechnungen durchführen? Wie heißen die einzelnen
Bereiche des Ausdrucks-Generators?

Der Ausdrucks-Generator mit einer einfachen Berechnung


Der Ausdrucks-Generator ermöglicht Ihnen, auf komfortable Art und Weise Zweck
Berechnungen, Funktionen etc. zu erstellen.
Aufgerufen wird der Ausdrucks-Editor auf verschiedene Art und Weise: Aufruf
 Abfragen: Kontextmenü im Abfrageentwurf (Bereich unten), Aufbauen…
 Tabellen, Formular, Bericht: Entwurfsansicht, Eigenschaften, Schaltfläche
„…“
Der Ausdrucks-Generator ist dreigeteilt – von oben nach unten sind dies: Aufbau
 Ausdrucksfeld,
 Operator-Schaltflächen und die
 Ausdruckselemente. Im linken unteren Feld befinden sich die Ordner mit
den aktuellen Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten der offenen
Datenbank sowie den mathematischen etc. Funktionen.
Eine Auswahl eines Feldes aus z. B. einer Tabelle durch einen Doppelklick auf Arbeitsweise
den Feldnamen im Fenster der Ausdruckselemente, führt zur Übernahme des
vollständigen Bezeichners in das Ausdrucksfeld. Beispiel:
[Adressenliste]![Vorname]
Die in den Operator-Schaltflächen befindlichen Icons sind die am häufigsten Operator-Schaltflächen
verwendeten Operatoren. Für eine komplette Liste aller möglichen Operatoren
genügt ein Klick auf den Ordner Operatoren im linken Feld der Ausdrucks-
elemente sowie auf eine der Operatorkategorien im mittleren Feld.
Soll bei der Abfragen-Erstellung im Ausdrucks-Generator ein neues Feld erstellt Neues Feld
werden, ist unbedingt zu berücksichtigen, den neuen Feldnamen als erstes im
Ausdrucksfeld einzufügen und einen Doppelpunkt anzuhängen. Beispiel:
Brutto:[Einzelpreis]*[Steuersatz]

Wenn im Ausdrucksgenerator ein Feldname nicht angezeigt wird, muss oftmals erst die Tabelle oder Abfra-
ge mit dem neuen Feldnamen gespeichert werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 57

Summe, Anzahl etc.: Berechnungen über die Gruppierungsfunktion


Wie kann ich Datensätze nach bestimmten Kriterien zusammenfassen, um von diesen Gruppen die
Summe, den Mittelwert u.ä. zu bilden?

Eine Gruppierungsabfrage entsteht


Mit der Gruppierungsfunktion ist es möglich, Datensätze nach einem bestimm- Gruppierungsfunktion
ten Feld zu gruppieren und für diese Gruppen Berechnungen wie Summe, Mit-
telwert etc. durchzuführen.
So verwenden Sie die Gruppierungsfunktion: Vorgangsweise
1. Zunächst ist die Abfrage wie gewohnt aufzubauen.
2. Registerkarte Abfragetools – Entwurf, Gruppe Einblenden / Ausblen-
den, Summen. Im Abfragefenster wird die Zeile Funktion hinzugefügt.
Jetzt sind die gewünschten Felder in die Abfrage aufzunehmen.
3. Zunächst erscheint bei jedem Feld in der Zeile Funktion der Eintrag Gruppierung
Gruppierung. Dieser Eintrag ist im entsprechenden Feld auf Summe, Mit-
telwert, Min, Max etc. zu ändern.
Um z.B. aus den Tabellen Bestelldetails (siehe Abb.), die Anzahl der Artikel pro Beispiel
Bestellung und die Summen des Bestellwerts pro Artikel zu berechnen, ist fol-
gendermaßen vorzugehen:
1. Die Felder Artikel-Nr, Anzahl und Einzelpreis werden in die Abfrage
aufgenommen,
2. Die Funktion bei Artikel-Nr ist Gruppierung (für jede neue Artikel-
nummer wird so eine neue Zeile angezeigt), die Funktion bei den Feldern
Anzahl und Einzelpreis ist Anzahl und Summe.
Die Abfrage wird jetzt für jeden Artikel eine Zeile mit den errechneten Funktio- Ergebnis
nen anzeigen.

Bei der Gruppierungsfunktion ist zu beachten, dass keine Felder in die Abfrage genommen werden, die eine
Gruppierung verhindern würden (dies sind sehr häufig Primärschlüsselfelder). Grundsätzlich gilt: Je mehr
Felder Sie „gruppieren“, desto mehr Zeilen werden auch angezeigt.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 58

Komfortables Abfragen: Parameterabfragen


Wie lässt es sich einrichten, dass ich bei jedem Aufruf einer Abfrage zur Eingabe von Such- oder
Berechnungskriterien aufgefordert werde?

Ein Parameter im Kriterium eingegeben


Parameterabfragen fordern Anwender bei jedem Aufruf der Abfrage auf, feh- Zweck
lende Werte für die Abfrage (z. B. Suchkriterien oder Werte für Berechnungen)
einzugeben.
Wenn z.B. öfter aus der Lieferantentabelle Lieferanten nach dem Ort herausge- Beispiel
sucht werden sollen, so könnte in eine Abfrage eine entsprechende Eingabeauf-
forderung aufgenommen werden. Beim Öffnen der Abfrage wird dann in die
Dialogfläche die gewünschte Postleitzahl eingegeben; dieser Eintrag wiederum
bildet das Suchkriterium für das Feld „PLZ“.
So erstellen Sie eine Parameterabfrage: Vorgangsweise
1. Erstellen Sie eine Abfrage.
2. In die Zeile Kriterien ist für das Feld „PLZ“ der Text der Eingabeaufforde-
rung in eckigen Klammern, also z.B.
[Welche PLZ wollen Sie sehen?]
einzutragen.
3. Um den Typ des Parameters festzulegen, ist in der Liste, die mit Register-
karte Abfragetools – Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Pa-
rameter... aufgerufen wird, der Name des Parameters zu wiederholen und
der Felddatentyp auszuwählen.
Wenn das Suchkriterium mit Platzhaltern (* ? #) eingegeben werden soll, so Platzhalter
muss der Operator „Wie“ verwendet werden; z. B.:
Wie [Gesuchtes Land]&“*”

In diesem Fall muss zum Suchen nur der Wortanfang eingetippt werden.

Um Tippfehler zu vermeiden, kopieren Sie am besten den Text der Eingabeaufforderung mit STRG+C in die
Zwischenablage und fügen ihn mit STRG+V in die Abfrageparameter-Liste ein.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 59

Das Ausrufezeichen: Ausführen von Abfragen


Wie kann ich eine Abfrage ausführen? Kann ich die Daten in einer Abfrage auch bearbeiten, filtern
oder sortieren?

Das Ergebnis einer Abfrage


Die Datensätze, die durch eine Abfrage selektiert wurden, können durch Kli- Anzeigen
cken auf das Symbol Ansicht angezeigt werden. Bei Auswahlabfragen bewirkt
das Symbol Ausführen oder ein Doppelklick auf die betreffende Abfrage in der
Navigationsleiste den gleichen Effekt.
Es wird ein Datenblatt angezeigt, das sich nicht von den bereits bekannten Resultat
Datenblättern der Tabellen unterscheidet. Genauso wie bei Tabellen kann auch
das Layout verändert und die Daten zusätzlich gefiltert und sortiert werden. Mit
dem Symbol Ansicht oder über Kontextmenü, rechte Maustaste, Entwurfsan-
sicht... gelangen Sie wieder in den Abfrageentwurf zurück.
Bei Aktionsabfragen (Abfragen, die Daten in irgend einer Weise ändern, z. B. Aktionsabfragen
aktualisieren oder löschen) haben Sie etwas andere Optionen:
 Beim Umschalten in die Datenblattansicht werden lediglich jene Datensätze
angezeigt, die von der geplanten Änderung betroffen wären, während
 erst beim Klick auf Ausführen werden die Daten wirklich geändert.

Prüfen Sie vor dem erstmaligen Ausführen von selbsterstellten Aktionsabfragen diese immer zunächst in
der Datenblattansicht. Die Änderungen, die Aktionsabfragen an Ihren Daten vornehmen, können nicht
mehr rückgängig gemacht werden. Deshalb erscheint vor dem Ausführen von Aktionsabfragen auch eine
entsprechende Sicherheitsabfrage. Aktionsabfragen werden später in diesem Modul behandelt.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 60

Für interne und externe Zwecke: Abfragen speichern / exportieren


Wie kann ich eine erstellte Abfrage abspeichern? In welchem Format kann ich eine Abfrage spei-
chern? Wie exportiere ich eine Abfrage?

Abfrage Speichern unter und Export einer Abfrage


Eine erstellte Abfrage kann in verschiedener Art und Weise gespeichert werden. Abfrage speichern unter...
So gehen Sie vor, wenn Sie eine Abfrage in einem Access-Format speichern
wollen:
1. Schaltfläche Office, Speichern unter...
2. Wählen Sie, ob Sie die Abfrage als Abfrage, Formular oder Bericht spei-
chern wollen.
Des weiteren können Abfragen auch in einem externen Format (XML, dBase, Export
Excel,...) exportiert werden. So gehen Sie vor, wenn Sie Abfragen in einem
externen Format speichern wollen:
1. Hierzu wird bei markierter Abfrage das Kontextmenü mit der rechten Maus-
taste aufgerufen und anschließend der Menüpunkt Exportieren, ausge-
wählt.
2. das gewünschte Format und der Zielort sowie der Zielname ausgewählt.

Der Aufruf des Exportieren... gelingt auch über die Registerkarte Externe Daten, Gruppe Exportieren,
Weitere. Auch hier kann wie im Kontextmenü ausgewählt werden in welchem Dateiformat und wo die
Daten abgelegt werden sollen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen 61

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen

 Abfragen dienen im weitesten Sinne der Datenverarbeitung. Mit ihrer Hilfe Abfragen - Grundlagen
lassen sich Auswertungen vornehmen und auch Daten aktualisieren. siehe Seite 50
 Mit Hilfe des Auswahlabfrage-Assistenten können Abfragen erstellt werden, Auswahlabfrage-Assistent
die nur bestimmte Felder anzeigen oder Datensätze zusammenfassen und siehe Seite 51
Summen berechnen.
 Die Entwurfsansicht von Abfragen gliedert sich in zwei Bereiche. Oben wer- Entwurfsansicht
den Tabellen und ihre Beziehungen angezeigt, unten die eigentliche Abfra- siehe Seite 52
ge erstellt.
 Wenn zwischen den Tabellen schon vorher Beziehungen festgelegt wurden, Tabellen verknüpfen
werden diese automatisch in die Abfrage übernommen. Ansonsten können siehe Seite 53
diese durch Ziehen mit der Maus festgelegt werden.
 In der Entwurfsansicht unten geben Sie die Selektionskriterien ein. Krite- Sortieren und Selektieren
rien in der gleichen Zeile werden Und-verknüpft, Kriterien in verschiedenen siehe Seite 54
Zeilen Oder-verknüpft.
 Mit Hilfe eines berechneten Feldes lassen sich Berechnungen auf Basis an- Berechnete Felder
derer Felder des gleichen Datensatzes durchführen. siehe Seite 55

 Der Ausdrucks-Generator ermöglicht, Funktionen und Berechnungen mit Ausdrucks-Generator


der Maus zu erstellen. siehe Seite 56

 Gruppierungsabfragen ermöglichen die Zusammenfassung mehrerer Da- Gruppierungsfunktion


tensätze mit einem gemeinsamen Merkmal und die gleichzeitige Berech- siehe Seite 57
nung von statistischen Werten, wie z. B. Summen aus deren Feldern.
 Mit Hilfe von Parameterabfragen lassen sich leicht Abfrageschablonen ers- Parameterabfragen
tellen, die immer wieder verwendet werden können. siehe Seite 58

 Um eine Abfrage auszuführen, klicken Sie auf das Symbol Ausführen oder Abfragen ausführen
wechseln in die Datenblattansicht. siehe Seite 59

 Abfragen können als Formulare, Abfragen, Tabellen oder Berichte gespei- Abfragen speichern
chert werden, sowie in diverse Formate (XML, Excel, dBase,...) exportiert siehe Seite 60
werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 62

Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung -


Formularerstellung

Wie kann ich die Dateneingabe in Formularen vereinfachen und übersichtlicher gestalten? Welche
zusätzlichen Möglichkeiten bieten Formulare? Kann ich Formulare auch ausdrucken? Welche Ar-
beitsschritte kann mir der Assistent zur Formularerstellung abnehmen? Welche Grundtypen von
Formularen gibt es? Wie kann ich ein Formular in der Entwurfsansicht erstellen? Welche Grundein-
stellungen sollte ich vornehmen? Worin unterscheidet sich der Formularkopf/-fuß vom Seitenkopf/-
fuß? Wie kann ich die Größe der Bereiche ändern? Lassen sich Bereiche auch gänzlich ausblen-
den? Welche Werkzeuge zur Formularerstellung bietet mir die Gruppe der Steuerelemente? Wie
kann ich Position, Größe und Erscheinungsform der Felder in Formularen ändern? Wie kann ich die
Reihenfolge der Felder zur Dateneingabe festlegen? Welche Eigenschaften von Textfeldern kann
ich in einem Formular definieren? Wie kann ich die Formatierung von Text oder Textfeldern ändern?
Wie kann ich die Schriftart oder die Schriftgröße ändern? Wie kann ich mit Befehlsschaltflächen z.B.
häufig benötigte Formulare schnell aufrufen? Wie kann ich Werte in Ja/Nein-Felder innerhalb eines
Formulars eingeben? Gibt es weitere Gestaltungsmöglichkeiten für Formulare? Kann ich ein Formu-
lar auch auf mehrere Bildschirmseiten aufteilen? Wie kann ich in Formularen ein Hintergrundbild
einfügen? Wie kann ich meine Formulare automatisch und einheitlich formatieren lassen? Kann ich
den zugeordneten Formularstil nachträglich verändern?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


Formulare: Grundlagen .................................................................................................................. 63
Delegation: Der Formular-Assistent ................................................................................................. 64
Handarbeit: Erstellen von Formularen.............................................................................................. 65
Von Köpfen und Füßen: Die Formularbereiche .................................................................................. 66
Werkzeuge für alle Fälle: Die Gruppe der Steuerelemente .................................................................. 67
Hinzufügen und Positionieren von Feldern ........................................................................................ 68
Name, Format, Dezimalstellen etc.: Eigenschaften von Textfeldern ..................................................... 69
Von Schriftarten und Schriftstilen: Formatieren von Texten ................................................................ 70
Rasche Aktion: Befehlsschaltflächen ................................................................................................ 71
Sowohl als auch: Kontrollkästchen .................................................................................................. 72
Design oder Nicht-Sein: Formatieren von Formularen ........................................................................ 73
Für schönere Formulare: Hintergrundbild ......................................................................................... 74
Schnelle Schönheit: AutoFormate ................................................................................................... 75

Lernziel:
Sie erlernen das Erstellen von Formularen zur Ein- und Ausgabe von Daten.

Voraussetzungen:
Grundkenntnisse über das Erstellen und Bedienen von Datenbanken.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 63

Formulare: Grundlagen
Wie kann ich die Dateneingabe in Formularen vereinfachen und übersichtlicher gestalten? Welche
zusätzlichen Möglichkeiten bieten Formulare? Kann ich Formulare auch ausdrucken?

Die verschiedenen Formular-Arten


Zumeist ist es übersichtlicher, alle Felder eines Datensatzes in einer Bild- Vorteile von Formularen
schirmmaske anzuordnen, als in einer Tabelle von Spalte zu Spalte zu sprin-
gen. Auch die Dateneingabe wird so erleichtert. So können innerhalb eines
Formulars bestimmte Werte für ein Feld vorgegeben werden, aus denen per
Mausklick ausgewählt wird.
 Formulare dienen in erster Linie der Dateneingabe sowie der übersichtli-
chen Anzeige eines Datensatzes, können aber auch ausgedruckt werden.
 In Formularen können, ähnlich wie in Abfragen, berechnete Felder erstellt
werden.
 Formulare können auf mehreren Tabellen/Abfragen beruhen. Somit lassen
sich etwa zu einem Artikel aus der Artikel-Tabelle alle Lagerbestandsbe-
wegungen aus der Lagerbestandsbewegungen-Tabelle anzeigen (so die
beiden Tabellen sich über ein gemeinsames Feld verknüpfen lassen).
Es gibt verschiedene Arten von Formularen: Gebundene Formulare besitzen Gebundene und ungebun-
eine Datenquelle, das ist eine Tabelle oder Abfrage, deren Daten angesehen dene Formulare
und bearbeitet werden können. Ungebundene Formulare besitzen keine Daten-
quelle. Sie dienen als Dialogfelder für fortgeschrittene Datenbank-Entwicklung.
Daneben unterscheidet man Einzelformulare und Endlosformulare. Bei einem Einzel- und Endlosformulare
Einzelformular wird immer nur ein Datensatz am Bildschirm angezeigt, wäh-
rend bei einem Endlosformular immer so viele Datensätze angezeigt werden,
wie auf den Bildschirm passen. Daher werden Letztere meist für tabellarische
Formulare verwendet.
Einzelformulare können auch weitere, verknüpfte Formulare als so genannte Haupt-/Unterformulare
Unterformulare enthalten. Man spricht bei solchen Einzelformularen von Haupt-
formularen.

Beim Ausdruck von Formularen ist besonders darauf zu achten, dass Farben, die am Bildschirm der Über-
sichtlichkeit gut dienen können, in schwarzweiß ausgedruckt oft das Gegenteil bewirken.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 64

Delegation: Der Formular-Assistent


Welche Arbeitsschritte kann mir der Assistent zur Formularerstellung abnehmen? Welche Grundty-
pen von Formularen gibt es?

Der Formular-Assistent
Nach der Auswahl der Registerkarte Erstellen, Gruppe Formulare, Weitere Formular erstellen
Formulare, Formular-Assistent kann mit Hilfe des Assistenten ein Formular
erstellt werden.. Im unterhalb angezeigten Listenfenster ist die Tabelle oder
Abfrage auszuwählen, für die das Formular erstellt wird.
So verwenden Sie den Formular-Assistent: Vorgangsweise
1. Im ersten Schritt werden aus den verfügbaren Tabellen die Felder ausge-
wählt, die im Formular erscheinen sollen.
2. Stammen die ausgewählten Felder aus mehreren Tabellen, für die eine 1:n-
Beziehung besteht, muss im nächsten Schritt festgelegt werden, nach wel-
cher Tabelle die Daten organisiert sein sollen.
3. Danach wird das Grundlayout des Formulars festgelegt:
 Einspaltig (die Felder stehen untereinander, bei mehr als zwölf Fel-
dern wird eine zweite Spalte gebildet),
 Tabellarisch oder Datenblatt (wie Tabelle),
 in Blöcken (Felder werden von links nach rechts nebeneinander ge-
setzt, wenn eine Zeile voll ist, wird die nächste begonnen),
4. Im nächsten Schritt wird das Formularformat aus einer Reihe vorgefertigter
Designs ausgewählt. Im linken Fenster erscheint eine Vorschau zum jeweils
angewählten Stil.
5. Schließlich kann dem Formular ein Titel gegeben werden, der am oberen
Rand erscheinen wird. Mit der Schaltfläche Fertig stellen wird das Formu-
lar geöffnet bzw. in den Formularentwurf gewechselt.

Soll das Formular auf einer Abfrage basieren, so kann man im Navigationsfenster einfach eine Abfrage
auswählen und danach mit Hilfe der Gruppe Formulare aus der Registerkarte Erstellen, ein passendes
Formular auswählen (Formular, Geteiltes Formular, Pivot Chart…).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 65

Handarbeit: Erstellen von Formularen


Wie kann ich ein Formular in der Entwurfsansicht erstellen? Welche Grundeinstellungen sollte ich
vornehmen?

Die Entwurfsansicht eines Formulars


So erstellen Sie ein neues Formular: Formularerstellung
 Klicken Sie in der Registerkarte Erstellen, in der Gruppe Formulare auf
die Schaltfläche Formular, anschließend Entwurfsansicht oder
 Klicken Sie doppelt – ebenfalls in Registerkarte Erstellen, Gruppe Formu-
lare – auf das Element Formularentwurf.
Wichtig bei der Formularerstellung ist das so genannte Eigenschaftenfenster, Eigenschaftenfenster
das über das Symbol Eigenschaftenblatt eingeblendet werden kann. Dieses
Fenster muss nie geschlossen werden. Es zeigt immer, auf verschiedene Regis-
terkarten aufgeteilt, die Eigenschaften zum jeweils gewählten Formularelement
an. Im Register Alle sind immer sämtliche Eigenschaften zu finden, in den an-
deren Registern nur bestimmte Eigenschaften.
Auch das Formular selbst hat Eigenschaften. Um diese bearbeiten zu können, Formulareigenschaften
muss allerdings das Formular als Ganzes ausgewählt werden. Dazu klicken Sie
auf den gedachten Schnittpunkt der beiden Lineale links oben im Formular.
Einige wichtige Eigenschaften: Eigenschaften
 Eine der wichtigsten Eigenschaften ist die Eigenschaft Datenherkunft.
Ohne Datenherkunft ist das Formular sonst ein ungebundenes Formular.
Geben Sie hier eine Tabelle oder Abfrage an, aus der die Daten für das
Formular stammen sollen.
 Die Eigenschaft Standardansicht steuert, ob das Formular als Einzelnes
Formular oder als Endlosformular angezeigt werden soll.
 Der Text in der Eigenschaft Beschriftung wird in der Titelzeile des Formu-
lars angezeigt.

Die Eigenschaften von Formularelementen beinhalten einen Großteil der Funktionalität von Formularen. Um
Hilfe zu einer bestimmten Eigenschaft zu erhalten, ist die Textmarke darin zu platzieren und F1 zu drü-
cken.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 66

Von Köpfen und Füßen: Die Formularbereiche


Worin unterscheidet sich der Formularkopf/-fuß vom Seitenkopf/-fuß? Wie kann ich die Größe der
Bereiche ändern? Lassen sich Bereiche auch gänzlich ausblenden?

Die Bereiche eines Formulars


In der Entwurfsansicht eines Formulars können dessen Bereiche ein- Formularbereiche
/ausgeblendet werden (Kotextmenü Seitenkopf/-fuß... bzw. Formular-
kopf/-fuß...). Durch Ziehen des unteren bzw. rechten Randes können Sie
einen Bereich in seiner Größe verändern (Bereiche können auch – wenn sie
nicht benötigt werden – ausgeblendet werden).
Die Bereiche im Detail: Bereiche
 Der Formularkopf/-fuß erscheint am Anfang bzw. Ende des Formulars (hier
werden bei der tabellarischen Darstellung z.B. die Überschriften der Spal-
ten eingetragen).
 Der Seitenkopf/-fuß erscheint am Anfang/Ende jeder gedruckten Seite.
Ein Bereich wird durch einen Klick in die Bereichsfläche oder die Bereichsüber- Auswahl
fläche angewählt.
Für den gewählten Bereich können eine Fülle von Formaten oder Eigenschaften Formate, Eigenschaften
angewendet werden:
 Format-Symbolleiste: z.B. Farbeinstellungen, Spezialeffekt etc.
 Eigenschaften (z.B. Höhe, Vergrößerbar etc.)
Das Aussehen des Formulars kann, in der Layoutansicht, durch Anklicken eines Layoutansicht
Symbols der Gruppe AutoFormat auf der Registerkarte Formularlayouttools
- Format angepasst werden. Weitere Layouts findet man durch die DropDown
Schaltfläche im rechten unteren Eck der Gruppe AutoFormat. Die einzelnen
Elemente können dann in der Entwurfsansicht wieder angepasst werden.

Formularkopf und -fuß bleiben bei Formularen, die mehr als eine Bildschirmseite umfassen, immer am
Bildschirm sichtbar. Den Formularfuß können Sie zur Berechnung von Summen verwenden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 67

Werkzeuge für alle Fälle: Die Gruppe der Steuerelemente


Welche Werkzeuge zur Formularerstellung bietet mir die Gruppe der Steuerelemente?

Die Gruppe der Steuerlemente


Die Gruppe der Steuerlemente wird über Registerkarte Formularentwurfs- Aufruf
tools - Entwurf eingeblendet und bietet u.a. folgende Werkzeuge zur Erstel-
lung so genannter Steuerelemente:
Objekte markieren: Auswählen und Verschieben von Objekten.
Steuerelement-Assistenten: Ist dieses Tool aktiviert, so werden Sie bei der
Erstellung vieler Formularelemente (Kombinati-
onsfelder, Diagramme etc.) von einem Assisten-
ten unterstützt.
Bezeichnungsfeld: Hinzufügen von Beschriftungen.
Textfeld: Hinzufügen eines selbsterstellten Feldes, das
Textinformationen anzeigt, berechnet oder bear-
beiten lässt.
Kontrollkästchen: Setzt ein Ja/Nein-Feld durch einen Mausklick in
ein Formular.
Kombinationsfeld: Ermöglicht die Auflistung von Vorgabewerten für
ein Feld (vgl. Nachschlagespalte). Ein Klick auf
den Auswahlpfeil öffnet die Liste.
Listenfeld: Ähnlich wie ein Kombinationsfeld. Anstelle des
Auswahlpfeils werden die Einträge mittels Rollbal-
ken angezeigt.
Befehlsschaltfläche: „Button“, mit dem gewisse Aktionen ausgelöst
werden können (u.a. OK, Abbrechen).
Anlage Hiermit kann ein Feld für Anlagen eingefügt wer-
den.

Bild, Linie, Rechteck und Seitenwechsel dienen der weiteren Gestaltung von Formularen. Wird auf ein
Werkzeug doppelt geklickt, bleibt die Wahl dieses Werkzeugs erhalten und es können mehrere Objekte
nacheinander eingefügt werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 68

Hinzufügen und Positionieren von Feldern


Wie kann ich Position, Größe und Erscheinungsform der Felder in Formularen ändern? Wie kann ich
die Reihenfolge der Felder zur Dateneingabe festlegen?

Ändern eines Formularfeldes


Über die Registerkarte Formularentwurfstools – Entwurf, Gruppe Tools Felderstellung
können Sie Felder aus der Datenquelle hinzufügen, mit Hilfe der Schaltfläche
Vorhandene Felder hinzufügen in einer Feldliste anzeigen lassen: Das ge-
wünschte Feld wird mit der Maus ins Formular gezogen.
Folgende Tätigkeiten können Sie anschließend durchführen:
 Zur genaueren Positionierung der Felder steht ein Raster zur Verfügung. Raster
Dessen Dichte ist auf dem Format-Register im Eigenschaftsfenster des
Formulars einzustellen (Raster X und Raster Y). Die Anzeige des Rasters
können Sie über Kontextmenü Raster... ein- bzw. ausschalten.
 Wenn Sie ein Feld anklicken erscheinen Anfasser, die mit der Maus gezo- Vergrößern, Verkleinern,
gen werden können, um die Größe des Feldes zu verändern. In der linken Verschieben
oberen Ecke erscheint ein etwas größerer Anfasser. Wenn Sie mit dem
Mauszeiger auf diesen zeigen, so nimmt er die Gestalt eines Fingers an:
Jetzt kann das Feld verschoben werden. Dasselbe gilt für die Bezeich-
nungsfelder (also den Text, der den Inhalt des Feldes beschreibt). Er-
scheint der Mauszeiger als Hand, lässt sich das Textfeld samt Bezeich-
nungsfeld verschieben.
 Sobald ein (Bezeichnungs-)Feld ausgewählt, also angeklickt ist, können in
der Symbolleiste verschiedene Symbole und Listenfenster zur Schriftfor-
matierung, die Paletten der Symbole Füll-/Hintergrundfarbe und
Schrift-/Vordergrundfarbe für Farbenstellungen sowie Palettensymbole für
Linien-/Rahmenfarbe und Linien-/Rahmenbreite verwendet werden.
Weitere Optionen für die Gestaltung und vor allem Positionierung von Feldern Positionierungsoptionen
(Ausrichten, Größe anpassen etc.) stehen im Register Anordnen zur Verfü-
gung.
Die Reihenfolge der Felder, zu denen innerhalb eines Formulars gesprungen Aktivierreihenfolge
wird, kann mit Aktivierreihenfolge... festgelegt werden.

Wenn mit einem Raster gearbeitet wird, bietet sich für Raster X und Raster Y zumeist ein Wert zwischen
4 und 10 an. Zu beachten ist, dass die Option Am Raster ausrichten (Registerkarte Formularentwurf-
tools – Anordnen, Gruppe Ausrichtung bestimmen) aktiviert ist.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 69

Name, Format, Dezimalstellen etc.: Eigenschaften von Textfeldern


Welche Eigenschaften von Textfeldern kann ich in einem Formular definieren?

Eigenschaften eines Textfeldes


Neben Größe/Position und Formatierung (Schriftart, Farben u.ä.) können u.a. Feldeigenschaften
noch folgende Eigenschaften für Felder festgelegt werden (Aufruf über Regis-
terkarte Formularentwurfstools – Entwurf, Gruppe Tools, Eigenschaften-
blatt... ):
Name: Diese Eigenschaft definiert einen internen, eindeutigen
Namen für das Steuerelement, der in Berechnungen
oder in der Programmierung verwendet werden kann.
Dieser Name wird nicht angezeigt.
Format: Datumsformat, Zahlenformat u.ä.
Dezimalstellen: Zahl der anzuzeigenden Dezimalstellen.
Standardwert: Wert, der in einem Feld als Vorgabe erscheint (um
Tipparbeit zu ersparen).
Gültigkeitsregel: Eingabebeschränkungen (vgl. Eigenschaften von Fel-
dern bei der Tabellenerstellung).
Gültigkeitsmeldung: Text, der eingeblendet wird, wenn die Eingabe die Gül-
tigkeitsregel nicht erfüllt.
Statusleistentext: Text in der Statuszeile.
Gesperrt: Inhalt des Feldes kann nur angezeigt, nicht aber bear-
beitet werden.
Bildlaufleisten: Ist der Feldeintrag größer als das Feld, können Bildlauf-
leisten eingeblendet werden (vor allem bei Memo-
Feldern wichtig).

Die zahlreichen weiteren Eigenschaften sind großteils selbsterklärend (Erläuterungen erscheinen nach ei-
nem Klick in das jeweilige Feld in der Statuszeile) bzw. können zum Teil über die Symbolleiste bequemer
eingestellt werden. Um die Eigenschaften mehrerer Textfelder gleichzeitig einzustellen, können diese mit
Hilfe der UMSCHALT-Taste gemeinsam ausgewählt werden.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 70

Von Schriftarten und Schriftstilen: Formatieren von Texten


Wie kann ich die Formatierung von Text oder Textfeldern ändern? Wie kann ich die Schriftart oder
die Schriftgröße ändern?

Textformatierung
MS Access bietet die üblichen Möglichkeiten, Text zu formatieren.
So formatieren Sie Text in MS Access:
1. Markieren Sie ein entsprechendes Element.
2. Anschließend können Sie die geeigneten Befehle der Gruppe Schriftart auf
der Registerkarte Formularentwurfstools – Entwurf einsetzen.
 Mit dem Symbol Schriftart kann die gewünschte Schriftart ausgewählt
werden. Daneben kann die Schriftgröße mit dem Symbol Schriftgrad aus-
gewählt werden.
 Mit Hilfe von weiteren Symbolen (Schrift-/Vordergrundfarbe, Fett, Kursiv
und Unterstreichen) für das Anpassen des Textes kann der Text im Er-
scheinungsbild geändert werden. Diese Formatierungen können auch über
das Symbol Eigenschaften und dort im Register Format geändert werden.
 Bereits vorhandene Formatierungen von Texten können mit Hilfe des
Symbols Format übertragen von anderen Texten übernommen werden.

Eine weitere Möglichkeit, die Eigenschaften eines Objektes zu bearbeiten ist der Klick mit der rechten
Maustaste auf das Objekt und anschließende Auswahl des Menüpunktes Eigenschaften. Zu beachten ist,
dass in einem Steuerelement (Textfeld, Bezeichnungsfeld, Memofeld etc.) nicht zwei unterschiedliche For-
matierungen angewendet werden können. So z.B. ein fettes Wort in einem Bezeichnungsfeld benötigt wird,
ist dieses Feld in 3 Felder zu teilen (nicht-fettes Feld, fettes Feld, nicht-fettes Feld).
© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG
Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 71

Rasche Aktion: Befehlsschaltflächen


Wie kann ich mit Befehlsschaltflächen z.B. häufig benötigte Formulare schnell aufrufen?

Der Befehlsschaltflächen-Assistent
Befehlsschaltflächen bieten die Möglichkeit, durch einen Klick verschiedenste Befehlsschaltflächen
Befehle, aber auch Makros und Anwendungsprogramme aufzurufen.
So errichten Sie eine Befehlsschaltfläche: Vorgangsweise
1. In der Registerkarte Formularentwurfstools – Entwurf, Gruppe Steu-
erelemente, Befehlsschaltfläche können Sie entweder einfach in das
Formular klicken (Schaltfläche mit Standardgröße) oder auch einen Rah-
men bei gedrückter linker Maustaste aufziehen.
2. Im daraufhin erscheinenden Assistenten ist zunächst aus einer der Kate-
gorien und in der Folge die gewünschte Aktion auszuwählen:
Datensatznavigation Datensatz suchen, zum ersten/letzten Daten-
satz springen etc.
Datensatzoperationen Datensatz drucken, löschen, neu anfügen etc.
Formularoperationen Formular drucken, öffnen, schließen, Filter
anwenden etc.
Berichtsoperationen Bericht drucken, an Datei senden etc.
Anwendung Starten von Word, Excel etc.
Diverse Makros ausführen, automatisches Wählen ei-
ner Telefonnummer etc.
3. Im letzten Schritt ist ein Text oder ein Symbol für die Schaltfläche auszu-
wählen. Über die Schaltfläche Durchsuchen... können beliebige .BMP oder
.ICO-Dateien als Symbol herangezogen werden.
4. Mit Fertig stellen schließen Sie die Erstellung ab. Der Assistent erstellt
nicht nur die Schaltfläche, sondern auch einen Programmcode, der die
Auswirkung bei einem Klick auf die Befehlsschaltfläche gemäß der ausge-
suchten Aktion festlegt.
Startet der Assistent nicht, war der Steuerelementassistent nicht aktiviert.

Haben Sie Befehlsschaltflächen zur Datensatznavigation eingefügt, so empfiehlt es sich, die Standard-
Schaltflächen zum Blättern über die Eigenschaft Navigationsschaltflächen auf den Formulareigenschaf-
ten zu deaktivieren.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 72

Sowohl als auch: Kontrollkästchen


Wie kann ich Werte in Ja/Nein-Felder innerhalb eines Formulars eingeben?

Ein Kontrollkästchen
Ein Kontrollkästchen ermöglicht Anwendern aus einer Auswahl sowohl Zweck
 alles als auch
 nichts oder auch
 eine beliebige Kombination aus allen Möglichkeiten zu wählen.
So erstellen Sie ein Kontrollkästchen: Erstellung
1. Nach dem Auswählen des Tools zur Erstellung von Kontrollkästchen kli-
cken Sie im Formular an die Stelle, wo anschließend das Kästchen erschei-
nen soll.
2. Editieren Sie das Bezeichnungsfeld (Klicken Sie dazu in den Text bzw. erle-
digen Sie dies in dem Eigenschaftsfenster) und
3. verknüpfen Sie das Kontrollkästchen mit einem Ja/Nein-Feld einer zugrun-
de liegenden Tabelle oder Abfrage. Dies erfolgt über das Register Daten
des Eigenschaftsfensters im dortigen Feld Steuerelementinhalt.
Der Standardwert eines Ja/Nein-Feldes ist Nein (nicht angeklickt); durch Kli- Ja/Nein-Feld
cken auf das Kästchen wird dieses abgehakt und somit auf Ja gesetzt. Bei
Dreifacher Status ist zusätzlich die Einstellung Null möglich.
Eine andere Möglichkeit für Ja/Nein-Felder bieten Optionsfelder oder Umschalt- Alternativen
flächen. Diese werden durch Auswahl des entsprechenden Tools erzeugt. Durch
einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen, kann im
Konextmenü durch Ändern zu... das Kontrollkästchen in eine Optionsschalt-
fläche oder eine Umschaltfläche umgewandelt werden.

Das Kontrollkästchen ist eine bequeme und übersichtliche Eingabemöglichkeit für Ja/Nein-Felder innerhalb
eines Formulars. Im Rahmen einer Abfrage ist als Kriterium für ein Ja/Nein-Feld nach wie vor „Ja“ bzw.
„Nein“ einzugeben.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 73

Design oder Nicht-Sein: Formatieren von Formularen


Gibt es weitere Gestaltungsmöglichkeiten für Formulare? Kann ich ein Formular auch auf mehrere
Bildschirmseiten aufteilen?

Ein Formular mit Rahmen und Linien


Üblicherweise sind Formulare diejenigen Objekte, mit denen Anwender am Meist verwendetes Objekt
meisten konfrontiert werden. Aus diesem Grund sollten Formulare mit einem
gewissen Aufwand formatiert werden.
Folgende Möglichkeiten stehen unter anderem zur Verfügung: Möglichkeiten
 Mit Hilfe von Linien und Rechtecken lassen sich Formulare übersichtlich
gestalten. So kann z. B. ein Rechteck erstellt werden, in dem die Adres-
senangaben zusammengefasst werden.
 Füll-/Hintergrundfarbe, Linien-/Rahmenfarbe, Linien-/Rahmenbreite und
Spezialeffekt können über die entsprechenden Palettensymbole für Rech-
tecke eingestellt werden.
 Mit Registerkarte Formularentwurftools – Anordnen, Gruppe Position,
In den Hintergrund kann verhindert werden, dass ein Rechteck Textfel-
der verdeckt.
 Mit Registerkarte Formularentwurfstools – Anordnen, Gruppe Aus-
richtung bestimmen... können mehrere zuvor markierte Objekte (z. B.
Textfelder) genau unter- oder nebeneinander angeordnet werden.
 Erstreckt sich ein Formular über mehr als eine Bildschirmseite, so kann mit
dem entsprechenden Tool ein Seitenwechsel definiert werden. Dieser wird
durch eine kurze gestrichelte Linie gekennzeichnet. Zwischen den einzel-
nen Bildschirmseiten kann dann mit den Tasten BILD↓ bzw. BILD↑ ge-
wechselt werden.
Ist das Formular in der Formularansicht geöffnet, können Sie das Formular- Formulargröße anpassen
fenster mit Registerkarte Start, Gruppe Fenster, An Fenster anpassen ge-
nau an die Größe des Formulars anpassen.

Über das Tool Objektfeld lassen sich über die OLE-Technik z. B. auch Grafiken einbinden, die mit einem
OLE-fähigen Grafikprogramm erstellt werden. Soll einfach nur eine Grafik eingefügt werden (ohne OLE-
Eigenschaften), so verwenden Sie das Tool Bild.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 74

Für schönere Formulare: Hintergrundbild


Wie kann ich in Formularen ein Hintergrundbild einfügen?

Ein Formular mit Hintergrundbild


Ein Formular kann mit einem Bild aus einer Grafikdatei hinterlegt werden. Zweck

So fügen Sie ein Hintergrundbild ein: Vorgangsweise


1. Hierzu sind zunächst die Formulareigenschaften auszuwählen.
2. Im Register Format. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor:
 Bild: Name der Bilddatei, die als Formularhintergrund verwendet wird. Mit
der Schaltfläche ... kann eine Bilddatei auf dem Datenträger gesucht wer-
den.
 Bildtyp: Legt fest, ob das Bild eingebettet oder verknüpft werden soll.
 Bildgrößenmodus: Legt fest, wie das Bild an die Formulargröße ange-
passt wird (Abschneiden fügt Bild in Originalgröße ein, Dehnen streckt
das Bild und verändert zumeist die Proportionen, Zoomen vergrößert das
Bild, behält aber das Verhältnis von Höhe zu Breite bei).
 Bildausrichtung: Position (Verankerung) des Bildes im Formular.
 Bild nebeneinander: Erzeugt bei kleinen (abgeschnittenen) Bildern einen
„gekachelten“-Effekt.
MS Access bietet einige Hintergrundbilder an, die auch bei den vorgefertigten Vorgefertigte Stile
Formular-Stilen angewendet werden. Diese AutoFformate können dem Formu-
lar in der Layoutansicht mit Hilfe der Registerkarte Formularlayouttools –
Format, Gruppe AutoFormat zugewiesen werden.

Bei Verwendung von Hintergrundbildern bietet es sich an, für Textfelder bei der Eigenschaft Hintergrund-
art die Einstellung Transparent zu wählen. Das Feld bleibt hierbei durchscheinend, bis die Einfügemarke
auf das Feld gesetzt wird.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 75

Schnelle Schönheit: AutoFormate


Wie kann ich meine Formulare automatisch und einheitlich formatieren lassen? Kann ich den zu-
geordneten Formularstil nachträglich verändern?

Der Dialog AutoFormat


Beim Erstellen von Formularen über den Assistenten wird die Auswahl eines Assistenten-Formular
Formularstils verlangt. Der Formularstil beeinflusst die Anzeige von Schriftar-
ten, Rahmenarten, Farben, Hintergrundbild etc.
Über Layoutansicht, Registerkarte Formularlayouttools – Format, Gruppe Einsatz
AutoFormat... lässt sich der Formularstil nachträglich anwenden bzw. verän-
dern. Nach dem Anklicken der DropDown Schaltfläche rechts unten im Eck,
können Sie darüber hinaus festlegen, auf welche Eigenschaften sich das Format
auswirken soll.
Sie können auch AutoFormate selbst anlegen: Benutzerdefinierte Auto-
Formate
1. Um ein AutoFormat selbst zu definieren, muss zunächst ein Formular ers-
tellt werden.
2. Anschließend können Sie die gewünschten Einstellungen für das Formular
vornehmen (Hintergrundbild, Formulareigenschaften etc.). Für jede Art von
Steuerelement können Sie ebenfalls Einstellungen vornehmen und mit Re-
gisterkarte Formularlayouttools – Entwurf, Gruppe Tools, Eigen-
schaftsblatt zum Standard erheben.
3. Nach Registerkarte Formularlayouttools – Format, Gruppe AutoFor-
mat, DropDown Schaltfläche, Autoformat Assistent, Anpassen... Mit
der Option Ein neues AutoFormat basierend auf <Formularname> erstellen
werden die Einstellungen des aktiven Formulars in die AutoFormat-Liste
aufgenommen.
Mit den beiden anderen Optionen können Einstellungen des ausgewählten Sti- Stileinstellungen
les verändert, bzw. ein AutoFormat gelöscht werden.

Die Erstellung von Formularen wird durch Verwendung von AutoFormaten erheblich beschleunigt. Es müs-
sen nicht mehr alle Einstellungen von Hand vorgenommen werden. Es empfiehlt sich jedoch, im Rahmen
einer Datenbankanwendung nicht zu viele unterschiedliche Formularstile zu verwenden, da dadurch die
ganze Anwendung unübersichtlich werden könnte.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung 76

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung

 Verwenden Sie Formulare, um die Eingabe der Daten möglichst komforta- Formulare - Grundlagen
bel zu gestalten. siehe Seite 63
 Der Formular-Assistent erleichtert die erste Erstellung von Formularen. Mit Formular-Assistent
seiner Hilfe lassen sich sogar auf einfache Weise Haupt-/Unterformulare siehe Seite 64
erstellen.
 Klicken Sie in der Registerkarte Erstellen, in der Gruppe Formulare auf die Formulare erstellen
Schaltfläche Formular um ein neues Formular zu erstellen. Den Formular- siehe Seite 65
assistenten finden Sie hinter der Schaltfläche Weitere.
 Ein Formular besteht aus verschiedenen Bereichen, die unterschiedlich Formularbereiche
gestaltet werden können. siehe Seite 66

 Mit Hilfe der Gruppe der Steuerelemente können diese in das Formular Toolbox
eingebaut werden. Der Steuerelement-Assistent sollte immer eingeschaltet siehe Seite 67
sein - er hilft bei der Errichtung von kniffligeren Steuerelementen.
 Die Felder einer Tabelle können Sie über die Feldliste in das Formular auf- Felder positionieren
nehmen. Ein Feld besteht in der Regel aus einem Textfeld und einem Be- siehe Seite 68
zeichnungsfeld, die miteinander eine Einheit bilden und auch gemeinsam
verschoben werden.
 Über die Eigenschaften können Sie für jedes Textfeld genauere Spezifika- Textfelder
tionen vornehmen. siehe Seite 69

 Es ist möglich den Text in verschiedenen Schriftarten, -graden und -stilen Textformatierung
anzupassen. Ebenfalls kann die Farbe des Textes geändert werden. siehe Seite 70

 Mit Befehlsschaltflächen in Verbindung mit dem Steuerelement-Assistenten Befehlsschaltflächen


können Sie Arbeitsschritte bestimmen, die automatisch ausgeführt werden, siehe Seite 71
wenn auf die Schaltfläche geklickt wird.
 Die Eingabe in ein Ja/Nein-Feld lassen Sie am besten über ein Kontrollkäst- Kontrollkästchen
chen vornehmen. siehe Seite 72

 Bei Bedarf können Sie das Formular auch auf mehrere Seiten aufteilen. Zur Formatieren
optisch besseren Gestaltung können Sie Linien, Rechtecke und Bilder einfü- siehe Seite 73
gen.
 Sie können Formulare mit Hintergrundbildern (z.B. Logos) aufwerten. Über Hintergrundbild
die Formulareigenschaft Bild kann für das Formular ein Hintergrundbild be- siehe Seite 74
stimmt werden.
 Eingestellte Formularstile können als AutoFormate abgespeichert und so AutoFormate
immer wieder verwendet werden. siehe Seite 75

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 77

Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen -


Erstellung von Berichten

Was ist ein Bericht? Kann ich Berechnungen in Berichten durchführen? Wann lohnt sich ein Bericht
– wann wäre u.U. ein Serienbrief vorteilhaft? Wie kann ich Standardtext in einen Bericht aufneh-
men? Wie lassen sich Felder in einem Bericht anordnen? Wie kommt mein Bericht aufs Papier? Wie
kann ich unschöne Leerräume zwischen den einzelnen Feldern beim Etikettendruck vermeiden?
Was kann ich tun, wenn das Format meiner Etiketten nicht zur Auswahl steht? Wie kann ich einen
Bericht in der Entwurfsansicht erstellen? Welche Grundeinstellungen sollte ich vornehmen? Welche
Elemente platziere ich im Berichtskopf/-fuß, welche im Seitenkopf/-fuß? Wie gestalte ich den Detail-
bereich? Wie kann ich in meinem Bericht nach bestimmten Feldern gruppieren? Wie kann ich für
jede Gruppe eine eigene Seite drucken? Wo lege ich die Seitenränder für den Ausdruck fest? Kann
ich es einrichten, dass für den Etikettendruck immer der Druckertreiber meines Nadeldruckers he-
rangezogen wird?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


Berichte: Grundlagen .................................................................................................................... 78
Delegation: Der Berichts-Assistent .................................................................................................. 79
Mehrere Datensätze auf einem Blatt: Der Etikettendruck ................................................................... 80
Handarbeit: Erstellen von Berichten ................................................................................................ 81
Von Köpfen und Füßen: Die Berichtsbereiche .................................................................................... 82
Berichts-Besonderheiten: Gruppierungen und Zusammenfassungen .................................................... 83
Vorbereitung: Die Druckereinrichtung .............................................................................................. 84

Lernziel:
Sie erwerben die Grundkenntnisse der Berichtserstellung.

Voraussetzungen:
Grundkenntnisse der Datenbankerstellung sowie Datenbankbedienung.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 78

Berichte: Grundlagen
Was ist ein Bericht? Kann ich Berechnungen in Berichten durchführen? Wann lohnt sich ein Bericht
– wann wäre u.U. ein Serienbrief vorteilhaft?

Ein Bericht
Ein Bericht dient dem formatierten Ausdruck von Datensätzen. In Berichte kön- Was ist ein Bericht?
nen Sie berechnete Felder (z. B. Summen) einfügen. Datensätze lassen sich zu
Gruppen zusammenfassen (z. B. die verschiedenen Bestandsbewegungen der
einzelnen Artikel).
Berichte können in verschiedenen Formen gedruckt werden: Berichtsarten
 Liste: Ausdruck vieler Datensätze z. B. auch aus Gründen der Datensicher-
heit etc.
 Ausdruck eines Datensatzes (mit Unterdatensätzen): Ein häufiges Beispiel
wäre der Ausdruck einer Rechnung, eines Lieferscheines oder einer Bestel-
lung etc.
 Geschäftsbericht: Erstellung von Aktivitätsberichten inkl. automatischer
Berechnung von Kennzahlen und Darstellung von Geschäftsdiagrammen.
 Etikettendruck: Ausdruck von vielen Datensätzen (gruppiert und sortiert
zur Portooptimierung) auf standardisierte Etiketten (z. B. „Zweckform
3475“).
Für umfangreichere Rundschreiben (Mailings) – insb. auch dann, wenn es auf Serienbrieffunktion
aufwändige Formatierung ankommt – kann es sich lohnen, Datensätze aus
MS Access einem Textverarbeitungsprogramm als Datenquelle für einen Se-
rienbrief zu übergeben. Dafür stehen sowohl in MS Word als auch in MS Access
geeignete Schnittstellen zur Verfügung.
Berichte haben mit Formularen vieles gemeinsam. Die Bedienung der Ent- Berichte versus Formulare
wurfsansicht erfolgt grundsätzlich auf die gleiche Weise. Im Gegensatz zu For-
mularen lässt sich der Inhalt eines Berichts aber nicht bearbeiten. Dafür kön-
nen Berichte Daten gruppieren und aus diesen Gruppen statistische Werte
(zum Beispiel Summen) berechnen.

Berichte können, bevor sie zum Drucker gesandt werden, am Bildschirm in der Seitenansicht überprüft
werden. Insofern können sie bis zu einem bestimmten Grad auch für die Bildschirmanzeige von (vor allem
gruppierten) Datensätzen herangezogen werden (ähnlich Formularen).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 79

Delegation: Der Berichts-Assistent


Wie kann ich Standardtext in einen Bericht aufnehmen? Wie lassen sich Felder in einem Bericht
anordnen? Wie kommt mein Bericht aufs Papier?

Der Berichts-Assistent
Wenn Sie auf der Registerkarte Erstellen, in der Gruppe Berichte, auf den Berichts-Assistent
Berichts-Assistenten klicken, können Sie im unteren Teil des Fensters die
Tabelle/Abfrage festlegen, die die Datensätze für den Bericht liefern soll. Nach
der Wahl des Berichts-Assistenten werden
1. im ersten Schritt die Felder, die im Bericht erscheinen sollen, ausgewählt.
2. Stammen die ausgewählten Felder aus mehreren Tabellen, für die eine 1:n-
Beziehung besteht, muss im nächsten Schritt festgelegt werden, nach wel-
cher Tabelle die Daten organisiert sein sollen.
3. Im nächsten Schritt werden Gruppierungsebenen festgelegt (evt. zusätz-
lich zu Schritt 2). Mit einem Klick auf Gruppierungsoptionen... können
die Gruppierungsintervalle genauer spezifiziert werden.
4. Nun werden bis zu vier Felder angegeben, nach denen sortiert werden soll.
Ist eine Gruppierung definiert, kann mit Zusammenfassungsoptionen...
die Berechnung von Summen, Mittelwerten u.ä. für numerische Felder
festgelegt werden.
5. Im nächsten Schritt wird das Layout des Berichts ausgewählt, zusätzlich
ist die Seiten-Orientierung anzugeben und es kann festgelegt werden,
dass alle Felder auf eine Seite passen müssen.
6. Danach wird der Stil des Berichts festgelegt.
7. Zuletzt wird ein Berichtstitel vergeben und der Bericht mit Fertigstellen
angelegt.
Der fertige Bericht wird in der Seitenansicht am Bildschirm angezeigt. Hier
kann über die Symbole Druckvorschau schließen oder Kontextmenü, Ansicht in
die Entwurfsansicht gewechselt oder der Bericht über das Symbol Drucken...
ausgedruckt werden.

Ein neuer Bericht kann auch erstellt werden, indem eine Tabelle oder Abfrage im Datenbankfenster ausge-
wählt und eine Berichtsart über die Liste des Symbols Neues Objekt ausgewählt wird.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 80

Mehrere Datensätze auf einem Blatt: Der Etikettendruck


Wie kann ich unschöne Leerräume zwischen den einzelnen Feldern beim Etikettendruck vermeiden?
Was kann ich tun, wenn das Format meiner Etiketten nicht zur Auswahl steht?

Der Etiketten-Assistent
Etiketten sind eine Sonderform von Berichten und werden daher wie Berichte Zweck
entworfen.
So erstellen Sie Etiketten mit MS Access: Vorgangsweise
1. Registerkarte Erstellen, Gruppe Berichte, Etiketten.
2. Im ersten Schritt wird die Etikettengröße aus einer Liste ausgewählt (Hers-
teller / Etikettennummer, z. B. Zweckform 3475). Mit der Schaltfläche An-
passen... erscheint eine Liste zur Auswahl selbstdefinierter Etikettengrö-
ßen. Mit der Schaltfläche Neu... aus diesem Dialog kann eine weitere
selbstdefinierte Etikettengröße erstellt werden.
3. Nach einem Klick auf Weiter> werden u.a. Schriftart und -größe einges-
tellt.
4. Im dritten Schritt wird ein Etikett gestaltet, indem Felder ausgewählt und
durch eigenen Text ergänzt werden. Sollen zwei Felder nebeneinander zu
stehen kommen (z. B. Vor- und Zuname), so sollte auf ein Leerzeichen
zwischen den beiden Feldern (einfach eintippen) nicht vergessen werden.
Felder nehmen im Ausdruck nur soviel Platz wie ihr Inhalt ein; somit kön-
nen keine unschönen Leerräume zwischen Feldern entstehen.
5. Danach kann die Sortierung für den Etikettendruck festgelegt werden
(wichtig z. B. für die Porto-Optimierung).
6. Schaltfläche Fertig stellen.
Sie sehen nun die Vorschau der Etiketten, welche Sie nun drucken oder noch in Ergebnis
der Entwurfsansicht überarbeiten können.

Um nicht unnötig teure Etiketten zu verschwenden, empfiehlt es sich, einen Probeausdruck (nur eine Seite)
auf einer normalen Papierseite durchzuführen. Diese kann verwendet werden, um zu überprüfen, inwiefern
die Texte in die Etiketten passen (einfach die bedruckte Seite über eine leere Etikettenseite halten).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 81

Handarbeit: Erstellen von Berichten


Wie kann ich einen Bericht in der Entwurfsansicht erstellen? Welche Grundeinstellungen sollte ich
vornehmen?

Ein Bericht in der Entwurfsansicht


So errichten Sie manuell einen Bericht: Entwurfsansicht
1. Klicken Sie in der Registerkarte Erstellen, Gruppe Berichte, auf die
Schaltfläche Berichtsentwurf.
2. Verwenden Sie die Gruppe der Steuerelemente, um Steuerelemente Ihrer
Wahl in den Bericht aufzunehmen.
3. Verwenden Sie das Eigenschaftenfenster ( Eigenschaftsblatt... ), um u.a.
die Datenanbindung oder Formatierung von vorher markierten Steuerele-
menten oder des gesamten Berichts zu realisieren: Dieses Fenster muss
nie geschlossen werden. Es zeigt immer, auf verschiedene Registerkarten
aufgeteilt, die Eigenschaften zum jeweils gewählten Formularelement an.
Die 5 Register beinhalten die folgenden Funktionen:
 Format: Alle Formatierungseigenschaften.
 Daten: Insb. Datenherkunft bzw. –berechnung.
 Ereignis: Anbindung von Makro oder VBA-Modul an bestimmte Ereignisse.
 Sonstige: Weitere Berichtseigenschaften.
 Im Register Alle sind immer alle Eigenschaften zu finden.
Auch der Bericht selbst hat Eigenschaften. Um diese bearbeiten zu können, Eigenschaften des Berichts
muss allerdings der Bericht als Ganzes ausgewählt werden. Dazu klicken Sie
auf den gedachten Schnittpunkt der beiden Lineale links oben im Bericht. Wich-
tig ist, die Eigenschaft Datenherkunft einzustellen. Hier wird eine Tabelle oder
Abfrage angegeben, aus der die Daten für den Bericht stammen sollen.

Die Eigenschaften von Formularelementen beinhalten einen Großteil der Funktionalität von Berichten. Um
Hilfe zu einer bestimmten Eigenschaft zu erhalten, ist die Textmarke darin platzieren und F1 zu drücken.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 82

Von Köpfen und Füßen: Die Berichtsbereiche


Welche Elemente platziere ich im Berichtskopf/-fuß, welche im Seitenkopf/-fuß? Wie gestalte ich den
Detailbereich?

Die Bereiche eines Berichts


Ähnlich wie in Formularen stehen verschiedene Bereiche zur Verfügung: Bereiche
 Im Detailbereich des Berichts werden alle Felder und auch beliebiger
Text sowie grafische Elemente angeordnet, die für jeden Datensatz aus-
gedruckt werden sollen. Soll eine Liste von Datensätzen gedruckt werden,
so ist die Größe des Detailbereichs so zu wählen, dass die hier eingefügten
Felder eine Zeile bilden.
 Seitenkopf/-fuß werden über Kontextmenü Seitenkopf/-fuß... ein- bzw.
ausgeblendet. Die Einträge in diesen Bereichen erscheinen auf jeder aus-
gedruckten Seite. In den Seitenkopf werden bei Listen zumeist die Spal-
tenüberschriften (Tool Bezeichnungsfeld) eingetragen. Über Registerkarte
Berichtsentwurfstools – Entwurf, Gruppe Steuerelemente, Seiten-
zahlen... kann eine Funktion für die Seitennummer in den Seitenkopf oder
Seitenfuß eingefügt werden.
 Berichtskopf/-fuß werden auch über Kontextmenü ein-/ausgeblendet
und erscheinen nur einmal, eben am Beginn bzw. Ende des gesamten Be-
richts (z. B. die Überschrift auf der ersten Seite des Berichts). Diese Berei-
che eignen sich für Summen.
Wurde der Bericht über den Berichts-Assistenten mit Gruppierungen erstellt, so Gruppierungen und Zu-
erscheint auch für jede Gruppierung ein Kopfbereich – wurden Zusammenfas- sammenfassungen
sungen gewählt, auch ein Fußbereich.
Die Größe der einzelnen Bereiche kann durch Ziehen des unteren bzw. rechten Bereichsgrößen verändern
Randes verändert werden. Soll mit Hilfe des Berichts beispielsweise ein Serien-
brief erstellt werden, so wird in diesem Fall nur der Detailbereich benötigt, der
ca. die Größe einer A4-Seite haben sollte.
Zur Gestaltung des Berichtes stehen die Werkzeuge der Gruppe Steuerele- Toolbox
mente, sowie der Gruppe Schriftart zur Verfügung.

Da die Möglichkeiten der Formatierung in MS Access beschränkt sind, sollten Sie die Erstellung eines Se-
rienbriefes eher in Microsoft Word vornehmen (über Externe Daten).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 83

Berichts-Besonderheiten: Gruppierungen und Zusammenfassungen


Wie kann ich in meinem Bericht nach bestimmten Feldern gruppieren? Wie kann ich für jede Gruppe
eine eigene Seite drucken?

Das Fenster Sortieren und Gruppieren


Gruppierungen ermöglichen, zusammengehörige Datensätze gemeinsam dar-
zustellen. So errichten Sie Gruppierungen:
 Der einfachste Weg, eine Gruppierung zu erzielen, ist die Erstellung des Berichts-Assistent
Berichtes über den Berichts-Assistenten vorzunehmen. Werden Felder
aus unterschiedlichen Tabellen verwendet, so erstellt der Assistent automa-
tisch einen Gruppierungsvorschlag.
 Im Berichtsentwurf können Sie über Registerkarte Berichtentwurfstools Entwurf
– Entwurf, Gruppe Gruppierung und Summen... eine Gruppierung er-
zeugen. Um nach einem Feld zu gruppieren, ist dieses samt Sortierreihen-
folge auszuwählen. In den Gruppeneigenschaften sollte die Einstellung
Gruppenkopf und Gruppenfuß auf Ja gesetzt werden. Hierdurch werden
zwei neue Bereiche in den Bericht eingefügt, die einmal je Gruppe gedruckt
werden.
Mit den Optionen Gruppieren nach und Intervall können Sie Zeitspannen für Gruppieroptionen
Datumsfelder (z.B. 2 Wochen) bestimmen – mit Zusammenhalten können Sie
festlegen, wie die Gruppe bei einem Seitenwechsel zusammengehalten wird.
Durch Einfügen von Summenfunktionen im Gruppenfuß können Zwischen- Summenfunktionen
summen je Gruppe gebildet werden. Um eine Gesamtsumme zu bilden, ist die
entsprechende Funktion wie bei einem Bericht ohne Gruppierung in den Be-
richtsfuß einzufügen.
Mit der Eigenschaftseinstellung Neue Seite des Gruppenkopfs können Sie Neue Seite
festgelegen, dass jede Gruppe auf einer neuen Seite beginnen soll.
Es können bis zu 10 Gruppierungsebenen in einen Bericht eingefügt werden. Gruppierung löschen
Eine Gruppierung wird wieder gelöscht, indem die gesamte Zeile mit dem
Gruppierungsfeld in dem Dialog Sortieren und Gruppieren ausgewählt und
die Taste ENTF gedrückt wird.

Wird bei Sortieren und Gruppieren kein Gruppenkopf/-fuß ausgewählt, so dienen die Einstellungen ledig-
lich zum Sortieren des Berichtes (es wird keine Gruppe gebildet). Soll der Bericht lediglich eine Zusammen-
fassung beinhalten (nur die Summenberechnungen für die einzelnen Gruppen), so ist die Anzeige des De-
tailbereichs zu unterdrücken, indem ihm die Höhe 0 zugewiesen wird.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 84

Vorbereitung: Die Druckereinrichtung


Wo lege ich die Seitenränder für den Ausdruck fest? Kann ich es einrichten, dass für den Etiketten-
druck immer der Druckertreiber meines Nadeldruckers herangezogen wird?

Dialogfeld Seite einrichten


Berichte (also auch der Etikettendruck) können mit dem Windows- Seite einrichten
Standarddrucker oder mit einem bestimmten Drucker verbunden werden. Diese
Angaben sowie Seitenrandeinstellungen werden über Registerkarte Seitenan-
sicht (in der Layoutansicht), Seite einrichten... vorgenommen und mit dem
Bericht gespeichert. Ist also beispielsweise ein Rechnungs-Bericht mit einem
Laserdrucker, ein Etikettendruck aber mit einem Nadeldrucker „verbunden“, so
erfolgt das Wechseln des Druckers zwischen den beiden Berichten automatisch.
Das Dialogfenster Seite einrichten besteht aus drei Registern:
Ränder: Legt die Seitenränder fest (der Bereich des Papiers, der nicht be-
druckt wird).
Seite: Legt die Papierausrichtung, -größe und den zu verwendenden Dru-
cker fest (Schaltfläche Drucker...).
Spalten: Definiert Anzahl und Abstand von Spalten, Druckgröße und Reihen-
folge des Ausdrucks.
Erscheinen beim Ausdruck leere Seiten, so liegt dies möglicherweise daran, Einstellen der Seitenränder
dass der Berichtsbereich in der Entwurfsansicht breiter ist als die Seitenbreite
abzüglich der Seitenränder. Wurde also etwa für den linken und rechten Sei-
tenrand je 2 cm eingestellt, darf bei A Hochformat (21 cm Breite) der Berichts-
bereich maximal 17 cm breit sein, um nicht auf zwei Seiten aufgeteilt zu wer-
den. Erfahrungsgemäß ist es besser, noch 1 cm zusätzlich einzukalkulieren
(also maximale Breite 16 cm).
Voreinstellungen für Seitenränder werden mit Registerkarte Seitenansicht, Voreinstellungen
Gruppe Seitenlayout, Seitenränder vorgenommen. Seiteneinstellungen kön-
nen auch für einzelne Formulare festgelegt werden, da ja auch möglich ist,
Formulare für den Ausdruck von Daten zu verwenden.

Gerade beim Etikettendruck ist eine Anpassung der Seitenränder oft unerlässlich. Bei mehrspaltigem La-
serdruck etwa sollten diese auf 0 gestellt werden. (Achtung: Manche Laserdrucker lassen nicht zu, dass der
Rand auf 0 gestellt wird – hier ist am besten die Mindesteinstellung zu verwenden).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 85

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten

 Erstellen Sie Berichte, um schön formatierte Ausdrucke Ihrer Daten zu er- Berichte - Grundlagen
halten. siehe Seite 78
 Der Berichts-Assistent ist eine schnelle Möglichkeit, einen Bericht für den Berichts-Assistent
Druck von Daten zu erstellen. Die Funktionsweise ist ähnlich dem Formu- siehe Seite 79
lar-Assistenten. Zusätzlich können jedoch Gruppenergebnisse berechnet
werden.
 Etiketten sind eine besondere Form von Berichten. Sie lassen sich auf ein- Etikettendruck
fache Weise über den Etiketten-Assistenten erstellen. siehe Seite 80

 Das Erstellen von Berichten erfolgt grundsätzlich ähnlich wie bei Formula- Berichte erstellen
ren. Auch hier hilft ein komfortabler Assistent. siehe Seite 81

 Ein Bericht besteht aus mehreren Bereichen, die verschiedene Aufgaben Berichtsbereiche
erfüllen. Achten Sie darauf, die Steuerelemente in den richtigen Bereich zu siehe Seite 82
platzieren.
 Über Gruppierungen können Sie Informationen in einer Gruppe zusammen- Gruppierungen
fassen. Zusätzlich können je Informationsgruppe Summen gebildet werden. siehe Seite 83

 Beim Drucken von Berichten ist es evt. sehr wichtig in der Layoutansicht, Druckereinrichtung
über Register Seitenlayout, Seite einrichten... Seiteneinstellungen (wie z. siehe Seite 84
B. die Ränder) vorzunehmen.

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten 86

Wichtige Tastenkombinationen
Wie kann ich meine Arbeit beschleunigen?

Taste(n) Funktion

Allgemein

F1 Hilfe

ENTF Löschen

Dateneingabe

EINGABE/TAB Nächstes Datenfeld

UMSCHALT+TAB Vorheriges Datenfeld


Einfügemarke in die entsprechende Richtung
PFEILE
bewegen
F2 Editiermodus ein/aus

STRG+ENTF Löschen bis Feldende


Feldinhalt aus vorherigem Datensatz über-
STRG+#
nehmen
STRG++ Datensatz hinzufügen

STRG+Z Rückgängig

STRG+ALT+Leertaste Überschreibt mit dem Vorgabewert

Markieren mit der Maus

UMSCHALTTASTE Mehrfachauswahl

Formeleingabe

UMSCHALT+F2 Zoom

Formular

Bild↓ Nächste Formularseite

Bild↑ Vorherige Formularseite

Den vollständigen Vorrat an Tastenkombinationen erhalten Sie, wenn Sie F1 drücken und Tastenkombina-
tion eingeben. In der Folge wird das entsprechende Thema vorgeschlagen und kann aufgerufen werden
(=lange Liste von Hyperlinks mit Tastenkombinationen zu den div. Themenbereichen).

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


MS Access 2007-Einführung 87

Index

Datenbank-Management- Feldgröße ........................ 44


1
System ......................... 15 Feldnamen ....................... 35
1:1-Beziehung .................. 36 Datenbankobjekte............. 17 Filter .......................... 25, 26
1:n-Beziehung .................. 36 Datenblatt ............ 20, 41, 47 Filter ein/aus .................... 25
A Dateneingabe ................... 21 Formatieren .... 44, 45, 47, 55,
Datenherkunft ............. 65, 81 69, 73, 75, 81
Abfrage17, 20, 50, 51, 52, 53, Datenquelle ................ 63, 68 Formel ............................ 55
54, 55, 56, 57, 58, 59, 60 Datensammlungsfeature ...... 9 Formular .. 17, 63, 64, 66, 67,
Abgeleitete Felder ............. 55 Datensatz ........................ 16 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74,
Aktionsabfragen................ 59 Datensatz ändern ............. 22 75
Aktivierreihenfolge ............ 68 Datensatz hinzufügen / Formular-Assistent............ 64
Aktualisierungsweitergabe.. 37 löschen .................... 21, 23 Formularbasierter Filter 25, 26
Anlagen Feld .................... 42 Datensatznavigator ...... 20, 21 Formularbereiche.............. 66
Ansichten ......................... 10 Datentypen ...................... 43 Formularkopf/-fuß ............ 66
Anzahl ............................. 57 Datenzugriffsseite ............. 60 Füll-/Hintergrundfarbe ....... 73
Aufbauen ......................... 56 Datum ............................. 45 Funktionen ...................... 56
Ausdrucks-Generator ......... 56 Datum/Uhrzeit (Datentyp) . 43
Auswahlabfrage-Assistent .. 51 G
DBMS .............................. 15
Auswahlausschließender Filter Detailbereich .................... 82 Gebundene Formulare ....... 63
.................................... 25 Dezimalstellen ............. 44, 69 Gesperrt .......................... 69
Auswahlbasierter Filter . 25, 26 Double ............................ 43 Grafik.............................. 73
AutoFilter ..................... 9, 25 Dreifacher Status .............. 72 Gruppen .......................... 78
AutoFormat ...................... 75 Drucken........................... 84 Gruppeneigenschaften ....... 83
AutoWert ......................... 43 Druckereinrichtung ........... 84 Gruppenfuß...................... 83
B Dynaset ........................... 50 Gruppenkopf .................... 83
Gruppierung (Abfrage) ...... 57
Befehlsschaltfläche ....... 67, 71 E
Gruppierung (Bericht) ....... 79
Berechnungen ....... 55, 56, 57 Eigenschaften ........ 69, 70, 81 Gruppierungsfunktion ........ 57
Bericht 17, 27, 78, 79, 80, 81, Eigenschaftenblatt ............ 65 Gültigkeitsmeldung ...... 44, 69
82, 83, 84 Eingabe erforderlich .......... 44 Gültigkeitsregel ........... 44, 69
Berichts-Assistent ........ 79, 83 Eingabeformat .................. 44
Berichtsbereiche ............... 82 H
Eingaberegeln .................. 44
Berichtskopf/-fuß .............. 82 Einzelformulare ................ 63 Hauptformulare ................ 63
Beschriftung ..................... 44 Endlosformulare ............... 63 Hilfe ................................ 12
Bezeichnungsfeld ......... 67, 68 Entwurf ........................... 41 Hintergrundbild ................ 74
Beziehungen ............... 36, 37 Entwurfsansicht ................ 52 Hyperlink ......................... 42
Bild ...................... 67, 73, 74 Ereignis ........................... 81 I
Bildlaufleisten ................... 69 Ersetzen .......................... 24
Bildschirm ........................ 10 Etiketten-Assistent ............ 80 Import ............................ 32
Byte ................................ 43 Etikettendruck .................. 84 Index ......................... 39, 40
Euro ................................ 45 Index-Editor..................... 40
D
Export .................. 27, 32, 60 Indizes ....................... 39, 40
Datenbank .................. 15, 16 Indiziert .......................... 44
Datenbank-Assistent ......... 31 F Integer ............................ 43
Datenbankbedienung ...20, 21, Feld ................................ 16 Intervall .......................... 83
22, 23, 24, 25, 26, 27 Felddatentyp ............... 35, 43 J
Datenbankerstellung ...30, 31, Felddatentypen................. 42
32 Feldeigenschaften ............. 44 Ja/Nein (Datentyp) ........... 43
Datenbankfenster ............. 10 Felder positionieren........... 68 Ja/Nein-Feld..................... 72
Feldformate ..................... 45

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG


Index 88

K Platzhalter .................. 24, 58 Summe ...................... 57, 83


Positionieren (Felder) ........ 68 Summenfunktion .............. 83
Kombinationsfeld .............. 67
Primärschlüssel 37, 38, 39, 40
Kontrollkästchen .......... 67, 72 T
R
L Tabelle 16, 17, 20, 35, 36, 37,
Raster ............................. 68 38, 39, 40, 41, 43, 44, 45,
Layoutansicht ................... 66
RDBMS ............................ 15 46, 47
Leere Zeichenfolge ............ 44
Rechteck .................... 67, 73 Tabellenansichten ............. 41
Linie ........................... 67, 73
Rechtschreibung ............... 24 Tabellenname .................. 53
Listenfeld ......................... 67
Referentielle Integrität ...... 37 Tabellenvorlagen .............. 38
Listenfenster .................... 46
Relationales Text ................................ 45
Logisches Feld .................. 43
Datenbankkonzept .......... 15 Textfeld ........... 42, 67, 68, 69
Lokalen Vorlagen .............. 31
Textformatierung .............. 70
Long Integer .................... 43 S
Toolbox ........................... 81
Löschweitergabe ............... 37
Schaltfläche ..................... 71
U
M Schließen ......................... 30
Schlüssel ......................... 39 Überblick (MS Access) ......... 8
Makros ............................ 17
Schlüsselspalte ................. 46 Übersicht ......................... 31
Mehrfache Primärschlüssel . 37
Schnellstart Symbolleiste ... 11 Umschaltflächen ............... 72
Memofeld ......................... 42
Schriftart .................... 47, 70 Ungebundene Formulare.... 63
Mittelwert ........................ 57
Schriftfarbe ...................... 70 Unterdatenblatt ................ 20
Module ............................ 17
Schriftgrad ....................... 70 Unterformulare ................. 63
MS Word .......................... 27
Seiten ............................. 17 Untertabelle ..................... 20
Multifunktionsleiste ....... 9, 10
Seitenansicht (Bericht) ...... 27
V
N Seitenkopf/-fuß ........... 66, 82
Seitenwechsel ....... 67, 73, 83 VBA ................................ 17
n:m-Beziehung ................. 36
Sekundärschlüssel ....... 39, 40 Verknüpfen ...................... 32
Nachschlagespalte ............ 46
SharePoint Liste ............... 38 Verknüpfungen ................. 53
Name .............................. 69
Single.............................. 43 Verknüpfungstyp .............. 53
Navigationsbereich ............ 10
Sortieren .............. 25, 26, 54 Visual Basic for Applications 17
Navigationsschaltfläche...... 71
Sortierreihenfolge ............. 40 Vorlagen.......................... 31
Neuer Datensatz ............... 21
Neuerungen (MS Access) ..... 9 Spalte ausblenden ............ 47 W
Spalte fixieren .................. 47
O Spalte verschieben............ 47 Währung (Datentyp) ......... 43
Spaltenbreite ................... 47 Word ............................... 27
Objekte ........................... 17
Office Online .................... 31 Speichern (Abfrage) .......... 60 X
Office Schaltfläche ............ 10 Speichern (Datensatz) ....... 21
Spezialeffekt .................... 73 XPS .................................. 9
OfficeVerknüpfungen ......... 27
Öffnen ............................. 30 Standardansicht ............... 65 Z
OLE ................................. 73 Standarddrucker ............... 84
Standardwert .............. 44, 69 Zahl ................................ 45
OLE Feld .......................... 42 Zahl (Datentyp)................ 43
Optionsfelder.................... 72 Start ............................... 10
Statusleistentext............... 69 Zahlenformat ................... 45
P Steuerelement-Assistent .... 67 Zeilenhöhe ....................... 47
Suchen ....................... 24, 26 Zusammenhalten .............. 83
Parameterabfragen ........... 58
PDF ................................... 9 Suchkriterien (Abfrage) ..... 54

© akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG