ALMACEN – Open ERP Autor: Remy Christian Yactayo Hinostroza

ALMACEN
1 Introducción
Pese a lo que podría indicar su nombre la función de un almacén, en general, no es el
almacenar productos sino hacer que estos circulen. Excepto en el caso de los almacenes
de custodia a largo plazo, un almacén debe tratar de conseguir que el producto dé el
servicio esperado mientras hace que las mercancías circulen lo más rápidamente posible.
2 Alcance
Para poder entender los conceptos de almacén enfocados a Open ERP se tendrá en
cuenta:
Administración de Ubicaciones.
Administración de productos.
Métodos de Abastecimiento.
Ingrese – Salida de de Mercadería (Guía de remisión)
No se tomara en cuenta:
Gestión de Ventas.
Gestión de Compras
Gestión de Finazas - Contabilidad
3 Objetivos
Conocer la definición de Almacén y Ubicación según Open ERP
Administrar Productos incluyendo su tarifario
Administrar Recepción/Despacho de Mercadería
Conocer seguimiento de Productos

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Ubicación
Antes de definir el almacén se va a conocer la ubicación ya que es parte fundamental del
almacén. El lugar donde se almacena la mercadería se denomina ubicación. No se puede
meter mercadería una ubicación sin sacar de otra.
La mercadería siempre va de una ubicación origen hacia una ubicación destino.
Como se puede aprecia en la Figura Nro 1, si recibimos una guía de remisión de entrada, el
movimiento que se realizara será de proveedor a stock. Y si hay una guía de remisión de
salida, el movimiento será de Stock a Cliente.

Proveedor Cliente

Guía de Guía de
Remisión Remisión
de Entrada de Salida

Stock

Figura Nro 1 – Movimiento de mercadería de Proveedor a Stock y de Stock a Cliente

Tipos de Ubicaciones
Ubicaciones Tipo Vista: Este tipo de ubicación es de tipo organizacional para la estructura
jerárquica de ubicaciones. En este tipo de ubicación no se asignan movimiento de stock. Por lo
general tienen hijos sobre los cuales se crearan movimiento de stock.

Ubicaciones de Empresa:
Cliente: Destino de productos enviados a clientes.
Producción: Destino de productos enviados a proveedores.

Ubicaciones Físicas: Ubicación donde se encuentra nuestras instalaciones.

Ubicaciones Virtuales:
Inventario: Ubicación para operaciones de ajustes de inventario utilizadas para registrar
correcciones en los niveles de stock.
Producción: Ubicación para operaciones de productos. Recepción de material de producción y
envió de producto terminado.
Abastecimiento: Ubicación para operaciones de abastecimiento cuando aun no se sabe la
fuente de abastecimiento (proveedor o fabricación). El stock de productos en este tipo de

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ubicación debería se cero después de haber ejecutado los procesos de planificación.

Administración de Ubicaciones en OpenERP

En la figura Nro 2 se observase en que modulo se encuentra Ubicaciones

Figura Nro 2 – Ubicaciones

Para obtener el listado de las ubicaciones que hemos registrado solo tendremos que hacer
doble clic en Ubicaciones. Las ubicaciones de color azul son las ubicaciones tipo “ver”, donde
no se almacenan mercadería, las ubicaciones de color rojo son las ubicaciones físicas y las
ubicaciones virtuales y las ubicaciones de empresa se muestran de color negro como se
muestra en la Figura Nro 3.

Figura Nro 3 – Listado de Ubicaciones

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Cuando se necesite crear una nueva ubicación, se tendrá se hacer clic en el icono Nuevo.
Luego aparecerá un formulario para registrar una nueva ubicación de acuerdo a la Figura Nro
4, solo se tendra que hacer clic en el icono “Guardar” para agregar una nueva ubicación. Y para
borrar hacer clic en el icono “Borrar”

Figura Nro 4 – Creación de Nueva Ubicación

Almacén
Un almacén en OpenERP se define mediante 3 ubicaciones, entrada, stock y salida. En cada
una de ellas se puede asociar la misma o distinta. Así, por ejemplo si queremos "parar" la
entrada de mercancía para realizar un control de calidad en recepción o en salida, podremos
definir nuestro almacén general como
Entrada: "Calidad en entrada"
Stock: "Almacén general"
Salida: " Calidad en salida"
Siendo stock, calidad en entrada y calidad en salida ubicaciones físicas.

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Administración de Almacenes en OpenERP

Podremos manejar varios almacenes como queramos, “Almacenes” se encuentra en

Inventarios como se muestra en la Figura Nro 5. Hay que recordar que un almacén debe tener
una ubicación de entrada, ubicación de salida y una ubicación de stock.

Figura Nro 5 – Almacenes

Como se muestra en la Figura Nro 6 si queremos ver todos los almacenes que hemos creado
tendremos que hacer doble clic en “Amacenes”

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Figura Nro 6 – Listado de Almacenes

Si queremos agregar un nuevo almacén tendremos que hacer clic en el icono “Nuevo”, luego
aparecerá un formulario para la creación de un nuevo almacén como se muestra en la Figura
Nro 7

Figura Nro 7 – Creación de Nuevo Almacén

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Despacho de mercadería
La recepción de mercadería tiene los siguientes estados:
Borrador: Solo despacho de mercadería realizados de forma manual.
Confirmado: Indica que está confirmado que el movimiento de almacén debe ser
realizado, por ejemplo cuando se ha confirmado una venta pero aún no se ha enviado la
mercancía
Disponible: Indica que la mercancía está disponible para el envío. Hay stock suficiente
para ser enviada.
Realizado: Indica que el movimiento de la línea ha sido realizado. Un despacho de
mercadería está realizado (finalizado) cuando todas sus líneas están realizadas.
Cancelado: No se pueden cancelar si el movimiento ya fue realizado. En todos los
demás estados se puede cancelar la guía de remisión.

En la Figura Nro 8 se puede apreciar la ubicación del despacho de mercadería, en la Figura

Nro 9 se observa la lista de productos salientes y en la Figura Nro 10 se muestra un ejemplo de
un despacho de mercadería

Figura Nro 8 – Despacho de mercadería

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Figura Nro 9 – Lista de Productos Salientes

Figura Nro 10 – Ejemplo de un Despacho de Mercadería

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Recepción de mercadería
La recepción de mercadería es copia idéntica del pedido de compras que se hace al proveedor.
Podemos ubicar la recepción de mercadería en Inventarios, Productos Entrantes como se
muestra en la Figura Nro 11.

Figura Nro 11 – Productos Entrantes

SI queremos ver los productos que ingresaran a nuestro almacén entonces debemos hacer
doble clic en paquetes a procesar para ver los productos como se muestra en la Figura Nro 12.

Figura Nro 12 – Paquetes a procesar

Para recepcionar la mercadería deberemos buscarla (si no esta visibles), luego se debe hacer

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doble clic en el paquete a procesar, luego obtendremos un formulario como se muestra en la

Figura Nro 13.

Figura Nro 13 – Paquete a procesar

Recepción o Despacho de Mercadería en forma parcial

En este caso se crea una nueva recepción/despacho de mercadería relacionado con el primero
que incluirá los productos que hemos recepcionado/despachado.

Para recepcionar la mercadería que nos falta solo tendremos que ir al listado de pedidos en
proceso. En el caso del despacho de mercadería que nos falta tendríamos que ir al listado de
empaquetado disponible.

Producto
Es parte fundamental de cualquier Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. A su
alrededor gira casi toda la gestión de la empresa.

El productor tiene una entrada independiente en el OpenERP como se puede apreciar en la

Figura Nro 14.

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Figura Nro 14 – Producto

Como se muestra en la figura Nro 15 en OpenERP se distinguen los productos de compra, los
de venta y los de alquiler.

Por defecto sí. Habrá productos que nunca sean comprados, por ejemplo,
porqué los fabricamos nosotros.

Puede ser Comprado

Por defecto sí. Por ejemplo, los semielaborados o productos intermedios en

fabricación podrían no ser vendibles. Herramientas, disolventes... productos
utilizados por la empresa que no existen en el catálogo y que se quieran
configurar en el sistema, se definirán como no vendibles.
Puede ser Vendido

Productos que serán puestos en alquiler

Producto de Alquiler

Figura Nro 15 – Distinción de Producto

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Como indica la Figura Nro 16, existen tres tipos de productos almacenable, consumible y de
servicio.

Crean movimientos No generan movimientos No aparecen en las

de almacén y se de entrada y salida de diversas operaciones de
controla su stock. almacén automáticos. almacén

Figura Nro 16 – Tipos de Productos

Método de abastecimiento:
Son sólo aplicables a productos con control de stock. No se aplican a servicios.
Obtener para stock: Se fabrica o se compran cantidades para almacenar. Se sirven los
pedidos de cliente con el stock almacenado. Se utiliza para grandes volúmenes y
cuando la demanda es estacional o de otra manera fácil de predecir.
Obtener bajo pedido: Se fabrica o se compra en la suficiente cantidad para servir un
pedido concreto, no se acumula stock. Se utilizada para productos a medida o muy
costosos de almacenar o con un corto tiempo de suministro por parte de proveedores.

Método de suministro:
Comprar : Productos que son suministrados por un recurso externo (proveedores). Si el
módulo de planificación está instalado, genera automáticamente una propuesta de
compra a proveedor.
Producir: Productos que son suministrados por recursos internos (fabricación, servicios).
Si los módulos de planificación están instalados, genera automáticamente una orden de
fabricación para productos almacenables y una tarea para productos que son servicios

Stock real: Stock del almacén real que hay en este momento
Stock virtual: Es la diferencia entre el Stock real-Pedidos de cliente-Pedido a proveedores.

Administración de Productos
Se puede almacenar un sin numero de productos en OpenERP, si quisiéramos ver un listado
de todos los productos registrados, como se muestra en la Figura Nro 17, solo tendríamos que
hacer doble clic en productos

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Figura Nro 17 – Listado de Productos

Si necesitamos crear nuevos productos en OpenERP solamente hay que hacer clic en el icono
“Nuevo” de la parte superior, luego aparecerá un formulario para el registro de nuevos
productos como se muestra en la Figura Nro 18.

Figura Nro 18 – Creación de nuevo producto

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Seguimiento de movimiento de producto

Para realizar un seguimiento a un producto es necesario establecerlo por lotes de produccion.

Lotes de producción
Número de lote:
Se asocia a un conjunto de productos donde todos ellos llevan asociado el mismo número de
lote. Ejemplo: Latas de una empresa alimentaria. En un lote puede haber varias unidades
(latas) con el mismo número de lote.

Número de serie:
Se asocia a un producto de forma individual. Cada elemento debe tener asignado su número
de serie. Ejemplo: Una empresa de automoción que fabrica motores de automóvil. Cada motor
debe llevar su número de bastidor o serie.

Lotes tracking:
Son número de lote de logística que identifican el contenedor para un conjunto de producto.
Esto puede corresponder por ejemplo al número de palet, donde pueden encontrarse distintos
productos, o el número de seguimiento de una carga enviada por una agencia de transporte.
No tienen nada que ver con el número de lote o serie que identifica al propio producto.
Estos números de lote pueden ser codificados en todos los movimientos de stock y
específicamente en líneas de recepción de pedidos, movimientos internos y líneas de salida de
material.

Un lote de fabricación / producción (un número batch) se usa para un producto de forma
individual. Un lote de tracking puede usarse varias veces para distintos productos, ya que
varios productos distintos pueden ser incluidos en el mismo envío (palet, camión, caja... etc)
La necesidad de que a un producto se le tengan que asignar números de lote de fabricación, de
entrada y / o salida se establece en la ficha de producto.

Trazabilidad
El concepto de trazabilidad está asociado a realizar el seguimiento de un producto, sus
componentes o materiales por toda la cadena de distribución y fabricación.

La gestión de doble entrada en OpenERP permite ejecutar los procesos de trazabilidad de

forma muy avanzada. Todas las operaciones son formalizadas en términos de movimientos de
stock, por lo que es muy sencillo encontrar la causa de cualquier desajuste en los movimientos
de stock.
Para que un producto sea trazable solo hace falta seleccionar todos los ítems que se
encuentran en la sección “Lotes“ que esta en el formulario de creación de producto como se
muestra en la en la Figura Nro 19

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Figura Nro 19 – Lotes para seguimiento de productos

Para ver el seguimiento del producto que fabricamos tendremos que ir a inventario y luego en
trazabilidad como se muestra en la Figura Nro 20.

Figura Nro 20 – Trazabilidad

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Listas de precio
Para de finir una lista de precios tendremos que ir al menú Productos, Configuración, Tarifas,
Versiones de Tarifas como se muestra en la Figura Nro 21.

Figura Nro 21 – Versiones de Tarifa

La versión contiene todas las reglas que permitirán calcular el precio para un producto y una
cantidad singular.

La primera parte de la pantalla, como se muestra en la Figura Nro 22, permite definir si la regla
es aplicable para un sólo producto, o si la regla es aplicable para el modelo de producto y / o la
categoría de producto indicada. Como las categorías de productos se estructuran en árbol, si
una regla se aplica a una categoría, tiene efecto directamente sobre todas sus subcategorías.
En un mismo pedido pueden aplicarse varias reglas. OpenERP avala las reglas por prioridad
para seleccionar la que se debe aplicar para el cálculo del precio demandado. Si hay varias
reglas aplicables, solo se calcula la primera. La orden de aplicación de las reglas se configura
en el campo 'secuencia' en un sentido ascendente.
Después de seleccionar una regla en la lista, se tiene que determinar como calcular la tarifa a
partir de esa regla. Esta operación se hace siguiendo los criterios de la parte inferior del
formulario titulado “Cálculo del precio”.

El primer campo para llenar se denomina “Basado en”. Ahí se indica sobre que precio base
debe fundamentarse el precio de venta al cliente, por ejemplo.

Se puede escoger entre estas opciones:

La lista de precios indicada en la ficha del producto.
El coste estándar indicado en la ficha del producto.

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Otra lista de precios, abastecida en el campo 'Lista de precios de base'.

Sección empresa del formulario de producto.

Veremos en la sección siguiente que se pueden añadir otros criterios a esta lista.
Se pueden aplicar diversas operaciones al precio de base para calcular el precio de venta, o de
compra , y la cantidad determinada. Este precio se calcula siguiendo la fórmula:

Nuevo precio = precio de base (1 +campo1) + campo2.

Supongamos que queremos hacer un descuento del 20%, sobre el precio de venta, en
campo 1 escriberemos -0,20 para un descuento del 20% sobre el precio de venta.
Supongamos que ahora queremos disponer de un 15% de margen sobre el coste
estándar. En este caso, habremos basado nuestra tarifa en el coste, e indicaremos en
campo 1 la cantidad negativa de 0,15, es decir: -0,15.

El 'Campo2' indica un suplemento expresado en la moneda de la lista de precios. Esta cantidad

simplemente se suma (o se resta, si es negativa) a la cantidad con descuento calculada en el
Campo1.
También puede especificarse un método de redondeo, acercándose al número más próximo.

Por ejemplo, si indica el 0,05 en este campo, en un precio de 45,66 se redondeará en

45,65. Igualmente, un precio de 14.567 redondeando en 100 dará un precio de 14.600. El
suplemento del Campo2 se aplica después del cálculo del redondeo para permitir cálculos
interesantes. Por ejemplo, si que todas las tarifas terminen en 9,99, haremos un redondeo a 10
y después aplicaremos un suplemento en el Campo2 de -0,01.

Los márgenes mínimos y máximos garantizan un margen determinado según el precio de base.
Así pues, un margen de 10 EUR permite verificar que el descuento no baja de 10 EUR de
margen. Si deja 0 en esos campos, su efecto no se tendrá en cuenta.

Cuando ya esté definida la lista de precios, se puede asociarla a una empresa. Para hacerlo, se
selecciona una empresa y se aprieta en el icono 'Propiedades'. Puede cambiar la lista de
precios de venta o compra predefinida para esta empresa.

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