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III
Fonte: InfoMoney
Controles administrativos
Não existe planejamento financeiro sem a adoção de mecanismos de controle
administrativos e financeiros. São estes mecanismos que dão os subsídios necessários
para a elaboração da projeção de resultados de uma empresa. Abaixo descrevemos
alguns dos principais mecanismos de controle adotados pelas empresas:
Controle de vendas
Através dele a empresa consegue não só prever receitas futuras, como também ter
uma idéia mais clara da sua geração de caixa. É através do controle de vendas que
o empresário consegue, por exemplo, estimar o prazo médio concedido nas vendas
a prazo, assim como o índice de inadimplência entre seus clientes.
Controle de compras
Por sua vez, de maneira semelhante ao de vendas, este controle permite que o
empresário consiga estimar o prazo médio de compras da sua própria empresa.
Neste contexto, o empresário deve buscar coordenar a data de reposição do
estoque com os períodos em que a empresa tem maior disponibilidade de caixa. A
possibilidade de pagamento à vista das mercadorias permite que o empresário
negocie termos mais favoráveis com seus fornecedores.
Controle de estoque
Somente assim o empresário pode saber exatamente o quanto tem “investido” em
estoques, seja em matéria-prima ou mercadoria final. O planejamento de estoques
é fundamental para a gestão do caixa de uma empresa, pois estoques excessivos
podem comprometer a saúde financeira da empresa.
Controle de caixa
O controle de caixa é, sem dúvida, o mecanismo de controle financeiro mais
adotado pelas empresas. Afinal, sem ele o empresário corre o risco de, no final do
mês, não contar com caixa suficiente para arcar com as despesas da empresa,
sendo forçado a atrasar o pagamento de algumas pendências ou recorrer a um
financiamento de última hora.
Com exceção do controle de caixa, cuja periodicidade deve ser diária ou, na pior das
hipóteses, semanal, no que refere aos demais controles, o mais comum é que sejam
elaborados em uma base mensal. Ainda que acreditemos que uma gestão eficiente
exija a adoção de todos estes mecanismos de controle, no caso das empresas de
pequeno porte, recomendamos cautela para que não sejam absorvidos recursos
(tempo e pessoas) demais neste processo.
Projeção de resultados
O planejamento financeiro pode ser de curto ou longo prazo. O primeiro, em geral,
reflete um período de até dois anos, e o segundo, prazos superiores a isso. Como
estamos falando de resultados futuros, este tipo de planejamento envolve o processo
de projeção de resultados, que nada mais são do que estimativas dos objetivos
financeiros que o empresário pretende alcançar.
Caso os resultados tenham sido muito diferentes dos registrados pela sua empresa,
isto pode ser um sinal de que suas projeções foram muito otimistas, de forma que é
recomendável rever algumas das hipóteses. Abaixo listamos alguns dos erros mais
comuns cometidos na elaboração da projeção de resultados:
Um exemplo deste tipo de situação é o aluguel, que pode subir com o aumento
da produção e conseqüente contratação de novos funcionários, fazendo com
que a empresa seja forçada a ocupar um imóvel maior.
Tente identificar todos os custos adicionais que irá ter, caso as vendas
aumentem. Não se esqueça de incluir os gastos adicionais com impostos sobre
o faturamento, os encargos sociais sobre a folha de pagamentos ou, caso
precise levantar um financiamento para investir na produção, dos juros deste
empréstimo.
Aqui vale lembrar que o preço de um produto deve ser determinado em função
dos gastos diretos com produção e venda, os impostos que incidem sobre as
vendas e, é claro, a margem esperada pelo empresário. Portanto, tanto no caso
em que o preço deve baixar, quanto no caso em que as despesas aumentam, a
conseqüência direta é que o empresário errou na sua previsão de lucro.
Assim, um dos objetivos principais de quem elabora projeções financeiras deve ser o
de reduzir a incerteza a elas associada. Para tanto, além de muito cuidado na
elaboração das hipóteses, recomenda-se que sejam elaborados vários cenários
distintos, de forma que o empresário possa ter uma visão mais ampla do que pode
acontecer com o resultado da empresa em um determinado período. Em geral, o
recomendável é elaborar três cenários diferentes: otimista, pessimista e neutro.