Volume 1, Issue 1
IT
Inside this issue:
Getting to Know...
ITD Customer Service
Employee of the Month 2
Security Tips
Communication Stats
Help Desk Stats
Awards & Recognitions
Vital Statistics
 There are 201 ITD employees. 177
are located in Huntsville, 24 are
located in Austin, 2 are located in
Beeville, and 1 in the Gatesville area.
 There are over 150 active user
manuals written for mainframe, PC,
and web-based applications.
 The agency Website contains over
3,000 pages.
News and notes from the Information Technology Division May 2010
Welcome to “this is IT”
Welcome to “ this is IT,” a  coworkers on their inter‐
ests and accomplishments 
publication of news and  outside of ITD. 
notes from the Information 
2 Technology Division.  “ this is IT” will be avail‐
2 Each month we will bring  able on the ITD Intranet 
you information from ITD.  each month. Please send us 
We will provide security  your ideas for stories or 
tips, highlight depart‐ areas you would like to see 
Employee of the Month, 
ments, sections, or specific  special recognitions, and  highlighted each month. 
3 projects within the divi‐ Service Award recipients; 
sion; recognize the ITD  and spotlight one of our 
3
3
4 Featured Section: ITD DCS Customer Service
In November 2009, ITD  Coordinator for IBM and  tomer Service section is to 
established the DCS Cus‐ Team4Texas, Pauley  monitor the DCS contract, 
tomer Service section to  knows the needs and ex‐ ITD DCS Customer Service 
monitor the contract for,  pectations of both entities.  is also home to the ITD 
and oversee the progres‐ “The main objective is to  Help Desk, RACF, and 
sion of, the transformation  monitor the contract to  mainframe e‐mail; and is 
of agency servers to the  make sure the vendor is  also responsible for daily 
Consolidated Data Centers.  providing the services and  processing, back up and 
deliverables they’re sup‐ disaster recovery, as well 
ITD Veteran Terry Pauley  posed to while making  as mainframe and server 
was hired to manage the  sure TDCJ is in compliance  support. 
new section. Pauley brings  with our part of the agree‐
a unique perspective to the  ment as well,” say Pauley.   ITD DCS Customer Ser‐
position. Having 20 years  vices has 14 employees 
of experience within ITD,  While the primary respon‐ located in Huntsville and 
and working as a Problem  sibility of the new Cus‐ Austin. (Please continue on Page 2) 
Page 2 this is IT

Getting to Know… Marty Reeder

Marty Reeder, Systems Analyst III in  (teacher)  Reeder has worked for TDCJ for five 
ITD New Development, brought  Reeder will be  years and was recently promoted 
home the Gold Medal in Men’s Tradi‐ ranked number  within the New Development Section.  
tional Southern Style Kung Fu at the  one in the 
world in Tradi‐ In addition to working for TDCJ and 
2010 International Kung Fu Champi‐
tional Southern  instructing at the Dragon’s Temple 
onships on March 27 in Dallas, Texas.  
Short Fist Open  Kung Fu School of Huntsville, Reeder 
Reeder was one of 350 competitors  Hand Forms  owns The Academy of Sudden Attack, 
representing four continents. He  until someone  where he teaches Lady’s Self Defense 
competed in three divisions demon‐ beats his score.   Marty Reeder shows off the classes. 
Gold Medal he won at the
strating weapons and open hands  The next tourna‐ 2010 Kung Fu Championships. Reeder and his wife Sarah, a 4th 
forms.  ment will be held  grade school teacher, have one son, 
in Pisa, Italy.  Isaac.  
As a result of his high scores, Sifu 

ITD DCS Customer Service (continued)

ITD DCS Customer Service is involved  A program he is most proud of is one  ITD Customer Service staff includes 
in other projects: implementation of  he refers to as the “300 Club.” This  Pauley, Brandon Smith, Tina Lemond, 
CommShop, a new Help Desk and re‐ effort challenges the Help Desk team  Man‐Ruey Chang,  Robin Richardson, 
cords management software; Disas‐ to handle 300 or more calls per week.  Michelle Courtney, Nancy Morgan, 
ter Recovery test, which will take  Those meeting this goal receive ac‐ Roger Lowrie, Crystal Jackson, Karen 
place in June 2010; and mainframe  knowledgment from ITD manage‐ Tucker, Heather Haynie, Jeffry (JB) 
network transformation.  ment. Pauley believes such an incen‐ Blake, Reggie Bond, Janice Taylor, 
tive program creates for a productive  and Monica Bolding. 
Pauley believes it is important to mo‐ environment. 
tivate and encourage his employees. 

April Employee of the Month: Marty Reeder

project and takes initiative to help  lessly with end users to make sure he 
Marty Reeder has been named ITD 
solve outstanding issues.   understands their business require­
Employee of the Month for April. His 
ments in a manner in which can be 
nomination heralded many achieve‐ Marty is always willing to take on new  used by programmers for development 
ments and qualities that made him  challenges and is eager to gain new  of the functionality. 
deserving of this recognition.  knowledge. He has spent many long 
hours working with the Parole Divi­ Congratulations, Marty on your selec‐
Marty continually volunteers to help 
sion to bridge the gap of understand­ tion as our ITD Employee of the 
his co­workers and accomplishes tasks 
ing between their needs and the tech­ Month for April 2010! 
that are not part of his assigned du­
nology available. Marty works tire­
ties.  He has a grasp of the total OIMS 
Volume 1, Issue 1 Page 3

Security Tips: Why do I have to change my password?... Marilyn Cummings, Information Security Officer

Most system‐wide attacks begin with  tions become important. If your pass‐ cases they are searching for personal 

the compromise of an individual ac‐ word never expired, someone could  information that could be used for 
count. Like running virus protection,  secretly use your account for years  identity theft purposes. Additionally, 
periodic password changes are basic  without being discovered. By requir‐ they may be looking for confidential 
security hygiene.  ing you to change your password  research, or they simply may be in‐
every 30 days, we ensure that even if  terested in disrupting services or en‐
There are many reasons why you  a password is compromised, it does  gaging in mischief. 
should change your password on a  not stay that way for long. 
regular basis, but it all comes down to 
the fact that the security of your ac‐ Password cracking technology has 
count is more important than you  become so sophisticated that many 
think it is, and that an “attacker” can  passwords that were considered ade‐
obtain your password in many ways.   quate in the past can no longer with‐
stand modern attacks.  
If someone does learn your pass‐
word, you want to minimize the dam‐ Why the increase in attacks? In many 
age they can do. That’s where expira‐

Communications Stats: Activity for March 2010

 
Video Totals Phone Work Order Totals Switchboard/Automated Attendant Totals

Total Video Conferences 80 Total Changes 163 Approx Monthly Calls Answered 55,285
Total Sites Utilized 244 Total Moves 227 Approx Weekly Calls Answered 13,821
Total Video Hours 950 Total New Installs 94 Approx Daily Calls Answered 1,783
Total Employees Participating 823 Approx Calls per Operator 297*
(* Depends on information needed by each caller)

Wireless Service Requests Processed

Radio Totals
Blackberry 46
Radio Repairs by In-House Technicians 397
Cellular 57 Radios Sent to Motorola Depot Repair 65
Air Card 6 Radios Sent to Midland Depot Repair 451
Pager 3 New Mobile Radio Installations 8

Help Desk Stats: Calls Received and Handled for March 2010
 
Desktop Support Mainframe Support
  ACS 426 Application 300
Hardware 1306 Hardware 1404
  HOD 692 Password 612
Internet 177 VTAM 363
Intranet 208
  Lotus Notes 713 Total Calls 2679
Novell 251
  OIMS 853
Software 1136 (ACS = authenticate and access our network)
Thin Client 7
  (VTAM = recycle a terminal or printer in mainframe)
Total Calls 5769
 ITD Birthdays!
MAY
John Pollock 05/06
David Easley 05/17
Sunisa Gillespie 05/27
Tina Lemond 05/27
Heather Haynie 05/29 Mission Statement 
 
JUNE The Information Technology Division is a team of  
Jim Kepple 06/03 dedicated professionals committed to working jointly 
Trish Wing 06/05 with our customers to provide innovative and reliable 
computing, communications, and technology related 
Linda Andrews 06/06
services in support of the agency's mission. 
Elizabeth Larios 06/08  
Cookie Filhart 06/08 Philosophy 
Marty Fuller 06/09  
Roger Morris 06/11 Information Technology is a service organization.  Its 
Bill Lynch 06/13 staff will work closely with the user community, relying 
Betty West 06/14 upon the user community's business expertise in order 
to provide the information necessary for Information 
Royce Ball 06/18
Technology staff to efficiently design, develop, and 
Randy Bitner 06/18  implement automated information systems employing 
Tammy Cannon 06/18 proven technology and industry standard analysis and 
Lise Estill 06/19 programming techniques. 
Deana Shelly 06/29
Stephanie Brooks 06/30

Awards and Recognitions for April 2010

The following individuals received  Recognitions  installed at Cline Street and OIG of‐
awards and recognitions for service  fices on Lake Road.
Michelle Courtney and Jim Kepple: For 
and jobs well done: 
changing a parameter for print retry  Theresa Berden­Gudgell: For deleting 
Service Awards  on Mainframe E‐mail system in order  phone lines and circuits not in use 
to reduce mainframe CPU utilization.  from the AT&T phone bill saving the 
Melvin Neely ‐ Deputy Director ‐ 15  State $33,652.95 since January 2010. 
years  Crystal Jackson and Randy Bitner: For 
deleting 90 UPS devices from the Die‐ Wendy Skains: For designing the Em‐
Betty West ‐ Clerk III ‐ Communica‐ bold hardware maintenance contract  ployee of the Month and Letter of 
tions ‐ 15 years   saving the State approximately  Appreciation certificates for the IT 
$5,300 annually.  Division. 
New Hires 
Roger Lowrie: For helping Parole 
Hanee Hansan ‐ Systems Analyst I   Chaplain at San Antonio Metro Parole 
office on using the OIMS system.
Fernando Chavez ‐ Systems Support 
Spec I (PC Desktop)  Tana Hager: For going above and be‐
yond normal responsibilities to en‐
Employee of the Month for April  sure all facets of wireless operations 
Marty Reeder ‐ Systems Analyst III ‐  were functioning properly in the ab‐
New Development  sence of the supervisor.  Also in get‐
ting specialized cellular equipment