Une procédure sert à…

1. Empêcher les erreurs et abus.

Souvent procédure rime avec contrôle. Nous devons suivre un ensemble d’étapes pour demander des
approbations, assurer la traçabilité, s’assurer que nous restons dans le cadre défini comme sécurisé…
Ainsi nous nous assurons qu’aucun abus ou erreur ne sera possible.

2. Apporter de la prévisibilité.
Une autre raison de la procédure est de fournir une solution stable à une situation récurrente. On va
alors s’assurer que la manière de traiter les situations soit identique ou pour le moins très similaire
pour toute exécution des activités couvertes par la procédure. Dans les cas d’activités répétitives, cela
rend la collaboration bien plus facile et fluide.

3. Réduire la variabilité.
En plus d’apporter de la prévisibilité, les procédures vont pouvoir réduire la variabilité des résultats du
traitement d’une situation. Ainsi pour toute cause A nous aurons un résultat B et cela sans surprise.
Cette aspect est particulièrement important en gestion de la production. Nous ne voulons évidemment
pas des objets différents en fin d’usinage. Une identification et compréhension des différentes
variables influant une procédure permettra de s’assurer une réduction de variabilité.

4. Assurer l’efficacité d’une activité.

Souvent la procédure est écrite après une analyse de l’activité à effectuer. Le management,
éventuellement assisté de ressources internes et externes, va définir la manière la plus efficace de
parvenir à l’objectif attendu. La procédure peut donc être considérée comme un élément important du
contrôle des coûts et de la maîtrise du temps.

5. Faciliter le réductionnisme auquel nous sommes

habitués.
La procédure de par son approche étape par étape est la traduction de notre approche réductionniste
bien ancrée dans nos mentalités depuis les travaux de Frederick Winslow Taylor (1856-1915). La
procédure va acter la décomposition d’une activité en sous opérations qui pourront être exécutées de
manière presque indépendante les unes des autres ou du moins sans connaître tout l’historique.
L’opérateur n’a plus qu’à savoir faire une opération, généralement simple, qu’il maîtrisera très
rapidement.

6. Faciliter la transmission.
L’existence même d’une procédure implique qu’elle est plus que probablement écrite. Cette trace est
importante pour l’organisation car elle permet de découpler la connaissance d’une activité de son
exécution. Cela permet à l’organisation d’être moins dépendante de ces membres. Alliée à des profils
de compétences, cela permet d’assurer l’indépendance, tout du moins partielle, de l’organisation par
rapport aux individualités de ses membres. Une procédure est facile à transmettre alors qu’un savoir
l’est beaucoup plus difficilement, ce d’autant plus que l’approche réductionniste aura facilité
l’apprentissage des différentes tâches.