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Aminfo Ltda.
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CAPACITACION PRESTO CONTROL 8.7
INDICE
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CAPACITACION PRESTO CONTROL 8.7
Las constructoras que subcontratan partidas, tienen los datos de factura de las partidas, y no
los de los suministros, por lo que pueden conocer el costo real a nivel de partidas.
Conocer con exactitud la cantidad de cada suministro empleada en cada partida requiere anotar
la imputación de unos en otras, al menos para las partidas cuyo costo real exacto se quiera
conocer.
Presto deduce parte de la información sobre costos reales de guías de despacho (entregas) o
facturas, pero alguna (pagos y cobros, vencimientos, flujo de caja) sólo puede deducirla de las
facturas.
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Por eso, dependiendo de lo que la constructora desee controlar con Presto, la secuencia de
control y los documentos a manejar serán diversos:
Las entregas pueden incluir la totalidad de las cantidades de los suministros incluidos en la
orden de compra (pedido) o solo una parte de ella:
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Resultados
El precio de los suministros es el precio medio ponderado de las sucesivas entregas de cada
suministro. Está escrito en color naranja, en la columna PrReal
Elija "Consumo por objetivo" en el menú contextual sobre cualquier campo de un suministro y
calcule costos reales.
Presto calcula así la cantidad necesaria de cada suministro para realizar una unidad de la
partida suponiendo que los rendimientos previstos en "Objetivo" se han cumplido con exactitud,
lo que es una aproximación a menudo suficiente, sobre todo en el caso de los materiales.
"Cálculos: Costes reales" ha igualado la "CanReal" de los suministros a su "CanObj". Estas
cantidades aparecen en verde (consumos por objetivo).
La partida calcula su “PrReal” como la suma de la cantidad real (objetivo en este caso) x precio
real de los suministros ingresados.
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• En el esquema "Coste real", elija "Consumo por objetivo" en el menú contextual sobre la
partida ejecutada.
• Anote en su "CanReal", la cantidad ejecutada de esa partida.
• Elija "Cálculos: Costes reales".
• Descienda para ver la descomposición. Observe cómo la cantidad real de los
suministros con consumo por imputación se ha reducido: la cantidad imputada se ha
dividido por la cantidad ejecutada del centro de costo. Se ha reducido el precio real de la
partida, pero al multiplicarse por la cantidad ejecutada, da el mismo importe real..
• Se han calculado las cantidades consumidas de los suministros y su existencia.
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• Observe las imputaciones parciales indican que hemos comprado más de lo que hemos
imputado, por lo que el programa informa que la diferencia está en existencias.
• Las existencias de los consumos por objetivo son cero ya que se supone que todo lo
que se compra corresponde a lo necesario para ejecutar la obra
• Es posible llevar un control aproximado de los consumos de los suministros que se ha
determinado que esta será de acuerdo a lo estimado en el objetivo.
• Introduzca manualmente en la columna “Existencia”, la cantidad en stock (bodega).
• En “Datos de obra: Cálculo” indicar “Cuadrar consumos por objetivo con existencias”
• Calcular “Costos reales”. Se distribuye la diferencia entre Compras y Existencia, entre
todas las partidas que utilizan el suministro y que han tenido producción (CanReal).
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El proveedor POLPAICO' envía una factura. Vamos a anotar los suministros con sus
cantidades, precios e importes. Supongamos que ha entregado por completo 'cemento
polpaico.', que es uno de los suministros que incluye en su pedido y que ahora factura.
IVA y retenciones
Para completar la factura 1200 de POLPAICO sólo falta añadir el IVA y las retenciones.
Vencimientos
Esta factura va a ser pagada en tres plazos de treinta, sesenta y noventa días.
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Observe que se ha creado un cuarto vencimiento "Retención garantía", cuyo campo "Importe"
tiene el fondo rojo, correspondiente a ésta y con fecha un año después del día previsto para
finalización de la obra.
• Pulse [F7] sobre el campo "Nota" del primer vencimiento y elija "Cheque" y repítalo en
los otros dos vencimientos., completando cada uno con el número y banco del
documento.
Histórico de suministros
Pulse el icono “Histórico de suministros”. Los contratos aparecen en el campo “Pedido” con
fondo gris. Vea los diferentes esquemas y criterios de ordenación.
Informes
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Algunos proveedores presentan sus facturas a origen, es decir, su contenido refleja el avance
total cobrado a la fecha, es el caso de los subcontratistas. Para anotarlas en Presto:
• Compruebe que el proveedor es del tipo 'a origen' (subcontratista). Si no, conviértalo con
el menú contextual en el esquema "Proveedores" de la ventana "Entidades".
• En la ventana de facturas, cree una factura para ese proveedor y anote o copie en ella
(desde el contrato, por ejemplo) los suministros que contiene la primera factura recibida.
Compruebe que coinciden la base parcial y a origen de la factura con la factura recibida.
Añada el IVA y las retenciones como en cualquier factura.
• Al llegar la siguiente factura del proveedor, cree el documento y copie el documento
anterior con el menú contextual. Modifique las cantidades anteriores de los suministros
copiando las que figuran en la factura recibida y añadiendo los suministros incluidos en
la segunda factura que no figuraran en la primera. La base de la factura a origen
muestra la suma de los importes de los suministros, mientras que la base de la factura
muestra la diferencia entre aquélla y la correspondiente de la factura anterior del mismo
proveedor, es decir, el valor parcial de esta segunda factura.
• Todas las facturas de ese proveedor menos la última no intervienen en los cálculos y no
son impresas por los informes.
Las facturas a origen deben tener fechas secuenciales. Si se introducen dos facturas a origen
con la misma fecha no es previsible cuál se entenderá como la última y el cálculo puede dar
resultados erróneos.
Se realiza sobre los distintos proveedores a los que se han subcontratado partidas (de parte o
toda la obra).
Consiste en comparar las facturas recibidas con la producción real. Para ello:
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Algunos informes presentan el uso de cada operario o máquina clasificados y totalizados por
recurso, por destino o por tipo de concepto.
Se pueden marcar o desmarcar muchas facturas a la vez igualando con "Operar" el campo a
cero (desmarcar) o a uno (marcar).
Se pueden exportar facturas en formato ASCII preparados con el Generados de Informes, para
conectar con otros programas de contabilidad, con "Macros: Exportar facturas".
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También pueden crearse al introducirlo dando oferta (precio alternativo) para un recurso, o el
momento de crear un documento (pedido, entrega o factura).
A medida que se piden, reciben, facturan y pagan los suministros de un proveedor, Presto
actualiza las cuentas con él, informando de lo que se le ha pedido, lo que nos ha entregado y
facturado, lo que se le ha pagado, y lo que está pendiente de pago, en la agenda, el esquema
de proveedores, el histórico de suministros, o los suministros de un proveedor.
Consiste en
• Introducir los datos de todos los conceptos que se compran o subcontratan para la obra,
usando entregas o facturas.
• Asignar el destino de estos conceptos usando imputaciones o mecanismos automáticos
previstos por el programa.
• Introducir la producción de los conceptos que no se deduzca de lo anterior, como
auxiliares y partidas, usando imputaciones o anotando directamente las cantidades
ejecutadas.
• Recalcular costes reales.
• Consultar los resultados en pantalla o en informes, detectando las desviaciones y los
descuadres.
El proceso es sencillo pero, debido a la flexibilidad del uso de Presto, que se adapta a las
diferentes maneras de realizar el proceso de control en diferentes empresas constructoras, es
conveniente conocer sus detalles y algunos casos particulares.
Como no se borran los precios reales existentes, se respetan los introducidos por el usuario que
no se recalculen durante el proceso. También se mantienen como precios reales normales (en
negro) los de un concepto que era suministro o destino pero ha dejado de serlo porque se han
borrado todos sus documentos o imputaciones.
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Para conocer el proceso interno del cálculo de los costos reales, consultar: "Documentación
técnica: Cálculos de costos y cantidades reales".
Suministros y destinos
Los conceptos utilizados en una obra pueden ser, desde el punto de vista del control de costos,
suministros o destinos.
Son suministros los conceptos que se compran para ejecutar la obra. Se consideran suministros
todos los conceptos que figuran en algún contrato, pedido, entrega o factura (proforma o a
firme), aunque no se haya llegado a comprar todavía nada de ellos.
Se consideran destinos los conceptos que figuran en el campo "Destino" de líneas de suministro
y que establezcan imputaciones válidas.
En la vista “Conceptos: Destinos”, es posible visualizar los conceptos que han recibido
imputación. Es posible crear destinos nuevos, que no están presentes en el presupuesto,
anotándolos directamente en esta vista. Si se desea crear como “Destino” un concepto que aún
no ha recibido imputación, es necesario:
• Imprimir el filtro (cNat==5) de esta vista, lo que permitirá ver todos los conceptos.
• Elegir el concepto al que se imputará un suministro.
• Abrir la vista “Suministros de un destino” e introducir el Suministro a imputar.
Se consideran entradas en obra las cantidades de suministros (que incluyen a las partidas
subcontratadas) que figuren en entregas o facturas. Es posible realizar el control de coste
En los proveedores a origen se tiene en cuenta sólo la última factura de cada uno.
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Términos usados
Para obtener el costo real de los suministros, basta con introducir los documentos (entregas o
facturas) correspondientes a las compras.
El programa calcula las compras de los suministros como suma de las cantidades que se han
recepcionado y el precio real calculado como media ponderada de las diferentes compras.
Si se deja en blanco (o nula) la cantidad, el costo real se toma como importe, sin acumularse en
la suma de cantidades ("Compras"). Por ejemplo un suministro de horas de un trabajador puede
ser acompañado por otro que representa el seguro de ese trabajador. A este último suministro
se le asigna precio pero no cantidad, de modo que se incrementa el importe, pero no la
cantidad total de horas.
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Hay suministros que, por su poca incidencia en los costos de la obra, no se desea, o no vale la
pena, controlar. En ese caso su consumo se considera que será igual al asignado en el
objetivo.
Cada concepto se consume de un único modo y es posible cambiarlo con el menú contextual
sobre el concepto.
Esta opción actúa sobre los conceptos que se consumen por objetivo, ajustando sus consumos
a las compras reales (compras – existencias). La existencia se introduce manualmente como
resultado de un inventario o control de stock.
No se ajustan las introducidas manualmente como cantidad real del concepto en un capítulo.
Anotación de imputaciones
El concepto al que se destina un suministro que se consume por imputación puede introducirse
directamente en la línea de suministro de la compra, cuando se sabe de antemano y la cantidad
usada coincide con la comprada.
Ambos métodos se diferencian en que en el primero, cada suministro desdoblado con su precio
se imputa a un destino; en el segundo, un único suministro se imputa en diferentes líneas de
imputación, sin precio.
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en obra, se pueden crear líneas de imputación específicas de este hormigón a cada una de las
partidas en que es utilizado.
Mensaje Explicación
La cantidad real de este capítulo Aunque Presto admite valores distintos,
es distinta de 1. para el cálculo de costos reales las
cantidades entre capítulos y subcapítulos
El cálculo de costes reales se deben ser la unidad.
realiza tomando 1.
El concepto es suministro Revise las compras y las imputaciones.
(comprado) y no debe ser
destino (recibir imputaciones de
otros conceptos).
La cantidad real es calculada O se elimina la cantidad (de medición o
(líneas de medición o cantidades fases) o se eliminan las imputaciones.
en fases) y también existen
imputaciones.
Se ha comprado el concepto Está marcada la opción "Ajustar consumos
pero no se ha producido ningún por objetivo con compras y existencias" y
concepto superior, o ninguna
parte de su consumo se puede El consumo es no ajustable porque hay
ajustar. cantidades con medición o fases, o
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Ejemplo
Si el ladrillo de una obra, por ejemplo, se hubiera comprado en tres veces, la primera 5.000
unidades a 50, la segunda 10.000 a 40 y la tercera 1.000 a 70, Presto calculará que el coste
real unitario de los 16.000 ladrillos comprados es de ((5.000 x 50) + (10.000 x 40) + (1.000 x
70) ) / (5.000 + 10.000 + 1.000) = 45
La partida 'm2 de muro' está marcada por objetivo. Como parte de un capítulo, tiene una
producción de 80 m2 que se ha anotado bien directamente en su cantidad real, bien mediante
líneas de medición o fases. Si además fuese un componente de la descomposición de la partida
'ud caseta de calderas', el programa tomaría la cantidad de 'm2 de muro' prevista en el objetivo
para ejecutar la caseta, por ejemplo, 55 m2, de forma que la producción total de la partida
(indicada en el campo "Consumo") acabaría siendo la suma de la cantidad anotada en la
cantidad real más el producto de la tomada del objetivo por la cantidad ejecutada de caseta. Si
ésta estuviera terminada, la producción total de 'm2 de muro' será 135 m2. A efectos de cálculo
del precio medio ponderado o de la cantidad unitaria, las cantidades compradas de los
componentes de 'm2 de muro' se dividirán por la producción total de la partida.
Si se prevé que la producción necesaria para ejecutar la caseta puede no coincidir con la
prevista en el objetivo, se anotaría la cantidad realmente producida de 'm2 de muro' en 'ud
caseta de calderas' en su cantidad real, mediciones o fases. Al anotar 50 m2 como cantidad
real de 'm2 de muro' en la descomposición de la caseta, la producción de muro calculada será
de 130 m2.
Si 'ud caseta de calderas' se hubiera subcontratado, las cantidades y precios reales de los
conceptos de su descomposición serían irrelevantes, ya que se compra directamente la partida.
Se marca para que se calcule por imputación, de forma que al recibir una factura del proveedor
por una parte de esta partida, habría que anotar como destino de ese suministro el capítulo al
que pertenece. Al calcular costos reales, la cantidad facturada aparecería como cantidad
producida de la partida. Este método equivale a admitir que la cantidad producida coincide con
la cantidad comprada al proveedor (excepto la que no se haya imputado).
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