FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJÉRCITO NACIONAL
LISTA DE VERIFICACION INSPECCIÓN
MACROPROCESO: GESTIÓN LOGÍSTICA

PROCESO INSPECCIONADO: PLANEAMIENTO LOGÍSTICO

Código: FO-CEIGE-162 Versión: 1 Fecha de emisión: 2014-02-27 Pág. 1 de

Área y/o proceso: SECCIÓN TRANSPORTES Lista de verificación actualizada a fecha: 2020-10-03

Unidad inspeccionada: No. y fecha de directiva y/o documento que origina la inspección
Fecha de la inspección: (Lapso) Responsable del área y/o proceso inspeccionado: (Grado, Cargo:
nombres y apellidos)

Aspectos a verificar CALIFICACIÓN

(Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
A. ORGANIZACIÓN

Organización de la dependencia: organigrama,

1
misión, visión, capacidades.

Listado de personal de la dependencia identificando

el cargo asignado.

Verificar la asignación del cargo, de acuerdo con el

2 perfil establecido, teniendo en cuenta la especialidad,
cursos, conocimientos y experiencia del personal.
TOE vigente y aprobada
Comprobar que los cargos están de acuerdo con la
TOE.

Comprobar si cuenta con la infraestructura física

(Instalaciones, y equipo de oficina) y tecnológica
3
(Hardware, software, redes) necesarias para el
desarrollo del proceso.

Funciones y responsabilidades Funciones del personal, cruzar con el manual y folio

Manual específico de funciones y de vida.
competencias laborales
4 Notificación de las funciones de acuerdo con el cargo
asignado. Verificar asignación del cargo en la orden
del día.

B. PLANEAMIENTO
PLAN DE ACCIÓN - INFORME DE GESTIÓN PLAN
DE ACCIÓN
Informe de Gestión Plan de acción, componente
Directiva Permanente No. 0203/2017 estratégico (si le aplica) y componente de proceso,
"Seguimiento y evaluación de la gestión formato FO-CEDE5-DISEV-892:
y resultados para el Ejército Nacional,
bajo la metodología de Balanced Score - Indicadores
- Metas propuestas
5
ANEXO D - Instructivo para el - Resultado de las metas propuestas, debidamente
diligenciamiento formato Informe de soportados.
Gestión Plan de Acción. - Análisis de los resultados en forma cuantitativa y
cualitativa, que permitan evidenciar el impacto.
ANEXO F - Instructivo para el
diligenciamiento formato Plan de Acción.
 "Seguimiento y evaluación de la gestión
y resultados para el Ejército Nacional,
bajo la metodología de Balanced Score

ANEXO D - Instructivo para el Aspectos a verificar CALIFICACIÓN

diligenciamiento formato Informe de (Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Gestión Plan de Acción. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
ANEXO F - Instructivo para el

< 60
diligenciamiento formato Plan de Acción.
Plan de Acción formato FO-JEM-DIPLA-072,
cumplimiento de las tareas propuestas debidamente
6 soportados y análisis de los resultados esperados y
alcanzados.

Directiva Estructural 00193/2017 Anexo

E Almacenamiento Directiva permanente
No 00224/2017 Procesos de
Administración de la preservación de la La sección de Transporte cuenta con la correcta
7
integralidad y seguridad del Ejército, identificación de Seguridad Industrial.
(Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo de Ejercito SG-SST-
EJC)

C. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS

Directiva Permanente No. 1105/2019
"Lineamientos generales para la Identificación de riesgos, verificación de los soportes
administración de riesgos en el Ejército de acuerdo con las acciones propuestas, así como el
Nacional". seguimiento realizado por la dependencia. Formato
8
FO-CEDE5-DIGEC-487.
Anexo A Metodología administración del En el caso de riesgos materializado, verificar las
riesgo acciones tomadas.

D. DOCUMENTACIÓN
- Archivo de gestión, organización de las carpetas
de acuerdo con las series, subseries.

- Aplicación de las Tablas de retención documental -

Ley 594/2000,
TRD
Art. 4 literal d) Responsabilidad,
Art. 26 Inventario Documental.
- Transferencias al archivo central, verificar el
Formato Único de Inventario Documental - FUID
Acuerdo No. 042/2002 criterios para la
organización de archivos Art 4.
- Seguridad del archivo, en cuanto a conservación de
la documentación, acceso del personal, entre otros
9 Directiva Permanente No. 01016/2016
aspectos.
"Instrucciones para la aplicación del
proceso de Gestión Documental en el
Ejército Nacional" Anexo B producción
documental, anexo D organización
documental, anexo E transferencia,
anexo J unidades de conservación,
anexo L foliación.

Ley 594 de 2000 General de Archivos

art. 15 Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores públicos. Actas de entrega de los cargos, de acuerdo con los
traslados y otras novedades de personal, (en caso
10
de no haber acta de entrega, debe existir acta de
Acuerdo No. 038 de 2002 art 2 y 3 levantamiento).
Archivo General de la Nación
 Aspectos a verificar CALIFICACIÓN
(Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Decreto No. 2693/2012 Art.6, numeral 3
"Tecnología y Ambiente"
Manejo de información en medio digital.
Directiva Presidencial Nº 04/2012 cero
Cumplimiento política cero papel.
papel.
11 Directiva Presidencial Nª01/2016
Comprobar si se imprime a doble cara.
austeridad
Restricción de impresiones a todo color
Duplicidad de información en medio físico
Directiva permanente Nº 01023/2016
"Cumplimiento eficiencia administrativa y
lineamiento de la Política cero papel"

Verificar si el Jefe de la Sección de Transportes está

12
nombrado por Orden Semanal.

Verificar que tenga el acta de entrega de la sección

13
de Transporte.

Verifique que el Jefe de la Sección de Transporte

14
cuente con el reglamento de régimen interno

Verificar que se encuentren las actas de asignación

15
de los vehículos y herramientas de la Unidad.

Verificar que se estén realizando las actas de

16 revista de confrontación de cargos mensual y que
coincida el numero de inventario del activo fijo.

Directiva Permanente 00195/2017

Proceso de Operaciones Logísticas Cap. Verificar que cada vehículo cuente con la carpeta
XVII Documentación pág.. 250 maestra (vehículos-Motocicletas etc.) según
17
parámetros establecidos en la Directiva de
operaciones Logísticas 0195/2017 Pagina 251.

Verificar que la unidad cuente con el manejo

documental de:
- Documentos de Rendición y Control.
-Documentos de uso Interno.
18
-Documentos de archivo.
-Biblioteca
Paginas 250 a 253 Directiva Operaciones Logísticas
0195/2017.

Verificar que existan las actas de las academias

dictadas al personal de la Sección de Transportes
19
sobre la lectura y explicación de circulares,
Mantenimiento, prevención de accidentes, etc.?

NORMATIVIDAD
 Aspectos a verificar CALIFICACIÓN
(Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Ver normograma y de acuerdo con el proceso,
comprobar la normatividad que lo regula.
Manual de implementación Modelo
Estándar de Control Interno - MECI
Selectivamente establecer si se cuenta con las
20
normas relacionadas en el normograma y si el
Procedimiento Control de Documentos
personal las conoce y se referencia en las mismas
P-JEM-DIPLA-044
para el desarrollo de las actividades
correspondientes.

E. FUNCIONAMIENTO

Constate que las características de los vehículos

Boletín No 17 Mayo de 2017 DISIL
como: Series, No. de motor, y Plaquetas de los
alineado con el
21 vehículos, correspondan a la licencia de tránsito y la
Boletín SILOG MDN No.42 del 30
información técnica en el módulo de gestión de
Noviembre de 2015
mantenimiento. Boletín No. 17 Mayo 2017 DISIL.

Directiva Permanente No.00193/2017 Verifique la trazabilidad entre los desplazamientos

22 Operaciones Logística, Anexo G registrados en la “Boleta de abordo”, y “libro control
Transportes de vehículos Militares” que se lleva en la guardia.

Constate que se encuentren organizados los

Directiva permanente No 01127/2016
23 diferentes grupos para actuar en caso de siniestro,
Gestión del Riesgo de Desastres
reacción y contraataque.

Verifique que en la Sección de Transportes existan

los siguientes documentos:
• Directiva estructural
24 • Código Nacional de Tránsito.
• Catálogos y manuales técnicos de los vehículos.
• Folios de vida de cada vehículo con la
Directiva Estructural Planeamiento documentación de identificación.
Logístico 00193/2017 Anexo H
Transportes y Directiva Proceso
Operaciones Logísticas No 00195/2017
Anexo G Transportes Confronte el inventario físico de la sección con el
25 inventario del almacén de transportes y/o intendencia
de la Unidad en ERP-SAP.

Verificar que el personal de la sección de transportes

26 se encuentre certificado por la escuela
correspondiente.

EMPLEO Y FUNCIONAMIENTO DEL PARQUE

AUTOMOTOR

Verificar el estado de funcionamiento de los

vehículos (Servicio, Fuera de Servicio,
27 Mantenimiento), además del status actualizado en
módulo mantenimiento y logístico (Activos Fijos)
ERP-SAP

Verifique si la Sección de Transportes, cuenta con

28 las herramientas necesarias para realizar
mantenimiento.
 Aspectos a verificar CALIFICACIÓN
(Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Verificar que los desplazamientos de vehículos fuera
29 de la guarnición se realizan de acuerdo a lo
dispuesto en la Directiva estructural No. 00195

Verifique que el odómetro en los vehículos se

30
encuentre en buen funcionamiento.

Verificar el color y la identificación de los vehículos

31 de acuerdo a directiva estructural 00193 anexo G
Planeamiento de Transportes.

Constate que los vehículos tengan la póliza de

32 seguro obligatoria contra accidentes de tránsito
(SOAT) vigente.

Verifique el estado de los procesos administrativos y

33 Directiva Estructural Planeamiento disciplinarios adelantados por daños en los vehículos
Logístico 00193/2017 Anexo H o actuaciones irregulares de los conductores.
Transportes
Directiva Permanente Proceso
Operaciones Logísticas No 00195/2017 Verificar que los vehículos se encuentren a paz y
34 Anexo G Transportes; Cap. X Tarjeta salvo por temas relacionados con infracciones de
TIE pág.. 234 ; Cap. XVI Normas Para tránsito.(SIMIT)
transitar fuera de la Guarnición pag.244

Verifique que los conductores se encuentren a paz y

35 salvo por temas relacionados con infracciones de
tránsito.(SIMIT)

Verifique que los conductores tengan la licencia de

36 tránsito actualizada y corresponda a la categoría del
vehículo asignado. (RUNT)

Verifique la asignación y listados de las tarjetas TIE

37
que corresponden a cada vehículo.

Verifique que los vehículos cuenten con el equipo de

carretera, efectúe la prueba del gato levantando el
38 vehículo al cual está asignado, compruebe que la
copa de pernos corresponda al diámetro de las
tuercas de las ruedas.

Verifique que los vehículos tengan la licencia de

39 tránsito y estén matriculados con el NIT 800130632-
4 Ejército Nacional

Verifique los vehículos que no están matriculados

con el NIT 800130632-4 Ejército Nacional, se
40 encuentren a paz y salvo por concepto de impuestos
de rodamiento ante las oficinas de recaudo Municipal
o Departamental
COMBUSTIBLES, GRASAS Y LUBRICANTES.

Verificar las entradas de combustible en ERP-SAP,

41 por todo concepto (Partida Fiscal, Convenios,
Donación, Fondo Interno, entro otros).
 Aspectos a verificar CALIFICACIÓN
(Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Verifique que la cantidad de combustible
42 suministrada a los vehículos no exceda la capacidad
del tanque.

Verifique que el combustible suministrado haya sido

recibido por los vehículos que figuran en inventarios
43
de la DISIL- esto para partida fija y Urgencia
funcional

Verificar la trazabilidad del consumo de combustible

confrontando, libros consumo de combustibles,
44
anexos T, valeres, boucher, órden de suministro y
órdenes de marcha.

Directiva Estructural Planeamiento Verificar la actualización oportuna de los puntos de

45 Logístico 00193/2017 Anexo H
Transportes pág.. 429
Directiva Proceso Operaciones
Logísticas No 00195/2017 Anexo G
Transportes, Anexo G pag.214
46 Boletín Técnico No 04/2016
Movimientos de Combustible
medida Contador de Combustible VS Contador
Kilometraje.
Compruebe el consumo de combustible con el
recorrido promedio de los vehículos, establezca los
kilómetros diarios recorridos de acuerdo al
combustible suministrado y verifique que este
recorrido corresponda a la realidad.

Verifique que se estén empleando lubricantes

47
acordes al funcionamiento del equipo de transportes.

Verificar los saldos de la estación de servicio vs

48 stock almacén transacción ZMMLX02 ERP-SAP, de
acuerdo a certificación emitida por la EDS.

Verifique que no existan deudas o créditos sin

49
respaldo presupuestal.

Verifique que se registre diariamente el consumo de

combustible vs kilometraje según el anexo T, el cual
50 corresponde a las salidas de combustible del
almacén, las cuales están imputadas a los centros de
costo de cada vehículo.

MANTENIMIENTO ( REPUESTOS, MANO OBRA)

Efectúe un cruce entre las salidas de almacén por

repuestos, Órdenes de suministro, Ordenes de
Directiva Estructural Planeamiento Mantenimiento, y registro de los folios de vida de los
51 Logístico 00193/2017 Anexo H vehículos, constate que el Jefe de Transportes firme
Transportes la salida del almacén de los repuestos, en
Directiva Proceso Operaciones constancia que recibió el elemento, verifique el
Logísticas No 00195/2017 Anexo G elemento.
Transportes y Anexo B Mantenimiento
Verifique que los mantenimientos se registren en el
52
folio de vida de los vehículos.
 Aspectos a verificar CALIFICACIÓN
(Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Constate que las reparaciones y adquisiciones del
plan de abastecimientos de la Unidad, se haya
53 realizado, compruebe los suministros y trabajos
realizados en el módulo gestión de mantenimiento
ERP-SAP.

Verificar formatos de indicadores de mantenimiento

del equipo automotor, son la base para la
54
elaboración del plan de mantenimiento del mes
siguiente.

Verifique en el módulo gestión de mantenimiento

ERP-SAP la inversión de las partidas especiales,
situadas a la Unidad como apoyo para efectuar
55 mantenimiento Mayor al parque automotor,
constatando que la orden de mantenimiento
generada, al realizar la sumatoria de los costos
deben ser igual al de las partidas situadas.

Verifique el estado de la herramienta y equipos

asignados a la sección de transportes, constate que
56 estos elementos tengan un responsable, que se les
esté dando un uso adecuado, y se les efectúe
mantenimiento.

Efectúe un cruce del listado de vehículos del módulo

gestión de mantenimiento ERP-SAP con los
57
vehículos, Equipos y herramientas asignados a la
Unidad.

Verifique que los repuestos cambiados sean

reintegrados al almacén, y que los mismos sean
58 Directiva Estructural Planeamiento vendidos como chatarra y la consignación de la
Logístico 00193/2017 Anexo H venta quede efectuada en la cuenta destinada por el
Transportes MDN para tales efectos.
Directiva Proceso Operaciones
Logísticas No 00195/2017 Anexo G
Transportes y Anexo B Mantenimiento Verifique que el vehículo que figura en el horario de
59 mantenimiento y órden del día, se le esté efectuando
mantenimiento.

Verifique la frecuencia de cambios de lubricantes de

60 los equipos de transportes en el módulo de gestión
de mantenimiento ERP -SAP.

El Jefe de Transportes realiza los planes de

mantenimiento y servicios de acuerdo a las
necesidades de cada vehículo de la sección de
transportes, el plan especifica cada repuesto
61
relacionando el código de material, NSN y No. de
parte (si aplica) con el fin de que en las adquisiciones
de bienes se adquiera lo requerido para
mantenimiento.
 Aspectos a verificar CALIFICACIÓN
(Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Verifique que las órdenes de mantenimiento se
62 encuentren cerradas en su totalidad (cierre
comercial) dentro del periodo contable.

Verifique si se encuentran actualizadas en la

plataforma SILOG las tarifas de mano de obra del
63 personal técnico de mantenimiento asignado a la
sección, con el fin de llevar el costo real de
mantenimiento.

Verifique que las salidas de bienes (repuestos e

insumos) se contabilizan a las órdenes de
64 mantenimiento (clase de movimiento 261) y éstas
coinciden con el plan de mantenimiento y orden de
suministro.

Verifique el estado actual de las baterías de los

vehículos y la última asignación contra una orden de
65 mantenimiento al equipo de transportes, y
compruebe su tasa de falla para establecer el
desgaste real.

Verificar que todos los servicios externos realizado al

66 equipo de transporte sean cargados a una orden de
Directiva Estructural Planeamiento mantenimiento.
Logístico 00193/2017 Anexo H
Transportes
Directiva Proceso Operaciones Verificar que dentro de los planes de mantenimiento
Logísticas No 00195/2017 Anexo G de la Unidad se programen las Revisiones
67 Transportes y Anexo B Mantenimiento
Tecnomecánica y de Gases (Directiva Operaciones
Logísticas 0195/2017 Pagina 247-248.

Verifique el estado actual de las llantas de los

vehículos y la última asignación contra una orden de
68 mantenimiento al equipo de transportes , y
compruebe su tasa de falla para establecer el
desgaste real.

F. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Verificar que el Jefe de Transporte esté certificado en

el módulo correspondiente del sistema de
69
Directiva Estructural 00195/2017 Anexo I información Logística SILOG, (Jefe de trasportes
"Guía de Reunión y Revista Módulo PM Mantenimiento).
Administrativa" Cap. II "Aspectos
Generales" Áreas o dependencias a
revistar Literal H, Numeral 3. Pág.. 304 Verificar que la licencia o usuario SILOG del Centro
70 logístico se encuentre a nombre del Jefe de
Transportes.

G. CONTROL Y SEGUIMIENTO

¿Se realizan reuniones, para emitir órdenes,

coordinar actividades, entre otros aspectos, también
71
se realiza seguimiento a las órdenes impartidas
tareas asignadas, para asegurar su cumplimiento ?

NTCGP:1000:2009 Requisito: 4.2.4

NTCGP:1000:2009 Requisito: 7.3.5
 Aspectos a verificar CALIFICACIÓN
(Actividades)
Norma de referencia y/o criterio de D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Se realiza Seguimiento a los cronogramas
72 NTCGP:1000:2009 Requisito: 4.2.4
establecidos.
NTCGP:1000:2009 Requisito: 7.3.5
Modelo Estándar de Control
Control a los requerimientos efectuados a las
73 Interno
unidades.

Seguimiento planes de mejoramiento de la

74
Contraloría General de la república.

Seguimiento a los diferentes planes establecidos por

75
la dependencia.

Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos) Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)