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PEDRO
BAYONA SANZ
Las ventajas
Director de Centro Integrado de Asesoría S.C.,
consultores en Auditoría Administrativa de la auditoría
administrativa
e Incremento de la Productividad
y Comunicación Integral

Hoy en día las empresas tienen a Algunas personas, cuando escuchan la


su disposición muchas técnicas palabra auditoría, inmediatamente pien-
administrativas que les permiten san en los inspectores de la Secretaría de
mejorar y ver crecer su rentabili- Hacienda o en los contadores que van a
dad. Independientemente de hurgar en su documentación para di-
estas herramientas, que a veces ctaminar si se cumplió o no con las normas
desgraciadamente son modas de contabilidad. Pero la mencionada pa-
pasajeras, existen otras que han labra “auditoría” tiene otros significados
estado siempre a disposición de que no necesariamente se traduzcan en
los empresarios y directivos, y molestias, sino todo lo contrario, en be-
que a veces por no ser tan gla- neficios para nuestra empresa u orga-
morosas como las de moda se nización.
olvidan casi por completo. Tal es
el caso de la auditoría administra- “Auditoría” viene del latín auditare que
tiva, también llamada diagnóstico significa oír, escuchar, y de allí se deriva
de la operación o análisis del de- audición y auditorio. El término se aplica,
sempeño institucional. en el mundo de la administración, a todas
aquellas actividades donde se realicen
entrevistas destinadas a detectar las for-
talezas y las debilidades, ahora llamadas
“áreas de oportunidad”, gracias a lo cual, la
Dirección General puede tomar decisiones
que conlleven a mejorar el desempeño
operativo y por ende la productividad.
El término “auditoría” se está dejando de
usar y en su lugar se habla ahora de análi

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sis de gestión, control de opera- Entre los objetivos prioritarios de la audi-
ciones, diagnóstico del desem- toría se pueden mencionar los siguientes:
peño, nombres que recuerdan la
actividad que realiza un médico Los de control, para poder evaluar el com-
cuando vamos a consultarlo y nos portamiento organizacional en relación
hace toda clase de preguntas con estándares preestablecidos.
para saber qué hemos hecho y
cuándo comenzó el problema Los destinados a la productividad, dirigi-
que nos lleva a verlo. dos a la optimización del aprovecha-
miento de los recursos de acuerdo con la
Así pues, la auditoría administra- dinámica administrativa instituida por la
tiva es la valoración realizada por organización.
expertos independientes de
todas las operaciones de una em- Aquellos destinados a verificar si la estruc-
presa, en forma analítica, objetiva tura organización cumple con las funcio-
y sistemática, para determinar si nes de la empresa y si se tiene un manejo
se llevan a cabo las políticas y efectivo de la delegación de autoridad y el
procedimientos productivos; si se trabajo en equipo.
siguen las normas establecidas; si
se utilizan los recursos de forma Se tienen objetivos destinados a ver si la
eficaz y económica y si los objeti- empresa responde cuantitativa y cualitati-
vos de la organización se han vamente con las expectativas y satis-
alcanzado, todo esto con el fin de facción de sus clientes, lo cual va de la
maximizar los resultados para el mano con los objetivos de calidad para
desarrollo de la empresa. que se produzcan bienes y servicios alta

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mente competitivos. las instalaciones y se observa el ambiente
laboral. El segundo consiste en un análisis
También se establecen aquellos de los llamados “porcientos integrados”
objetivos que permiten que la del Balance General y del Estado de Resul-
auditoría se transforme en un tados.
medio de aprendizaje organiza-
cional para asimilar las experien- Una auditoría administrativa debe reali-
cias y que éstas sean capitalizadas zarse por un despacho externo a la em-
para convertirlas en oportuni- presa para asegurar la objetividad de los
dades de mejora. Y finalmente se resultados. Algunas organizaciones, espe-
tienen aquellos objetivos que cialmente las públicas tienen departa-
permiten fundamentar las de- mentos de auditoría administrativa
cisiones que traducen y ponen en interna a la que llaman de muchas formas.
práctica los resultados que arrojó
todo el proceso. El problema de realizar una auditoría
administrativa con personal interno es lo
Conviene aclarar que la auditoria poco confiable que pueden ser los resulta-
administrativa no intenta evaluar dos, especialmente en aquellas organiza-
la capacidad técnica de ingenie- ciones donde el clima laboral esté abru-
ros, contadores, abogados u otros mado por chismes, politiquerías y otros
especialistas en su desempeño males similares. Sin embargo y a pesar de
laboral. Se ocupa de llevar a cabo esto, se argumenta que las auditorías
un examen y evaluación de las administrativas y otras más se realizan con
políticas y procedimientos, así personal interno por razones económicas
como de los controles administra- sin importar ni el resultado ni el beneficio
tivos y los resultados que todos que se pudiera obtener.
éstos han dado en términos de
productividad y competitividad. El despacho externo tiene la ventaja de ser
ajeno a los chismes y grupos de poder que
Una auditoría administrativa se pudieran dar en la organización. Se
consta, por lo regular, de dos tipos tiene la experiencia y los conocimientos y
de actividades. El primer tipo es técnicas son las más avanzadas, puesto
interactivo con el personal de los que el despacho tiene que ofrecer lo
diversos niveles de la empresa mejor en cuanto a tecnología y capacidad
donde se tienen entrevistas y se de su personal para obtener la mejor infor-
aplican cuestionarios, se recorren mación y dar las mejores recomendacio

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nes, además de enfrentar a los labor y la de los demás de su área.
competidores que se pudieran Posteriormente a esta conversación, supu-
preparar igualmente bien. estamente informal, se le entrega un cues-
Para las entrevistas con los em- tionario con preguntas más o menos simi-
pleados se procede con la ayuda lares a lo conversado para que lo llene. Por
de preguntas previamente escri- lo regular estos cuestionarios son del tipo
tas que no se le muestran al en- “elección múltiple” donde se pone una
trevistado, pero que tienen un cruz sobre la frase que más se acerque a
propósito estratégicamente una situación.
definido para descubrir de una Por ejemplo, si se le pregunta acerca de su
forma aparentemente casual sus espacio de trabajo, se podrá escoger entre
opiniones sobre las condiciones muy bueno, bueno, regular o malo, más un
de su trabajo, la opinión de sus renglón para explicar el porqué de la e-
jefes y compañeros de trabajo; se lección.
conversa acerca de sus diarias
actividades, para qué las hace, Para llevar a cabo estas entrevistas se
cómo visualiza su puesto en requiere de un individuo con simpatía per-
relación a toda la organización y sonal que cree confianza automática-
en dónde se puede mejorar su mente entre los entrevistados. Si el entre-

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vistador se muestra hosco o afectan la utilidad neta. Puede suceder
genera desconfianza, no se ob- que el porcentaje de gastos en nómina sea
tendrán respuestas válidas exagerado para una escuela, aunque
puesto que el entrevistado aceptables para una pizzería de entrega a
responderá con evasivas y todo lo domicilio.
pondrá como bien con el fin de
quedar bien ante sus superiores. La duración de una auditoría administra-
tiva varía de acuerdo al tamaño de la em-
Por su parte, el análisis de los por- presa, a la cantidad de áreas y personas
cientos integrados de los estados entrevistadas y al grado de profundidad
financieros permite ver qué parti- que se quiera llevar el análisis. Puede ser
das se salen de los parámetros tan corta como una semana o tan larga
ideales para el tipo de negocio como dos meses.
que se está diagnosticando. En Terminado todo este proceso, se presenta
esta técnica, no se trabaja con un informe que puede ser muy amplio o
cantidades reales sino sólo con constar de tres o cuatro hojas, donde se
porcentajes. ¿Cómo se obtienen? sintetizan los resultados del diagnóstico y
Es muy fácil. En todo Balance se presentan las recomendaciones perti-
existe la suma de los activos por nentes.
un lado y la suma de los pasivos
por el otro, más la suma del capi- ¿Y cuáles son las ventajas reales o benefi-
tal. cios que se obtienen?
Para obtener los porcentajes inte-
grados del activo, se divide el Son muchas. Al mencionar los objetivos de
total de cada partida entre la la auditoría, renglones atrás, se indicaron
suma total de los activos. Así por algunas áreas. Se estima que el principal
ejemplo, la partida de bancos beneficio que se obtiene consiste en situar
puede representar el 10% y los al empresario o director general en la
activos fijos el 33%, etcétera. Lo realidad, por muy cruda que ésta se sienta
mismo se hace con los pasivos y y darle herramientas con las que pueda
el capital, así como con el Estado salvar todos los obstáculos para así crecer
de Resultados que nos permite y desarrollarse de manera sostenida.
ver, a simple vista, qué partidas se La auditoría administrativa le permite
llevan el grueso de los gastos que reducir costos, especialmente los intan

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gibles, esos que no se ven pero en la empresa para no crear obligaciones
que inciden en todos los ámbitos laborales y por lo tanto, se les despide en
operativos de la empresa. Un uno o dos años y se vuelve a contratar a
ejemplo es la mala atención al pú- otros, lo que representa un gasto que
blico por parte del personal de supera con mucho el supuesto ahorro de
contacto con los clientes que pro- no crear antigüedad, pues aparte de los
voca la insatisfacción suficiente gastos de demandas y demás, reclutar,
como para que nunca más vuelvan contratar y adiestrar nuevos empleados
a comprar los productos o servi- cada dos años da como resultado un abul-
cios de la empresa. tado porcentaje en la partida de adminis-
Otro costo intangible, muy popu- tración de personal.
lar en nuestra cultura es el “ahí se
va” que incide en la calidad y en la Otros beneficios que se derivan de los
productividad. Actualmente se ha resultados de la auditoría administrativa
esparcido una dañosa filosofía de es la detección de peligros ocultos dentro
administración de personal, que de la empresa, peligros que pueden ir
afirma que los empleados no desde factores de riesgo por instalaciones
deben permanecer mucho tiempo sin mantenimiento a huelgas destructivas.

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Entre los beneficios operativos se encuen-
tran la optimización de procesos, la re-
ducción de tiempos de producción o de
respuestas ante las amenazas de la com-
petencia o cambios de mercado.

A pesar de todas estas ventajas, la princi-


pal objeción que muchos empresarios
ponen a las auditorías administrativas es
el costo, que siempre consideran muy
elevado, aun en aquellas que son muy
breves y sencillas.

Esta objeción es similar al del enfermo


que considera un gasto ir al médico y pre-
fiere padecer toda clase de molestias o
arriesgarse a morir por no gastar.

Los profesionales de las auditorías coti-


dianamente pueden constatar que la
auditoría administrativa es una excelente
inversión, debido a que los resultados que
de ella emanan le dan al empresario la po-
sibilidad de centuplicar lo que los directi-
vos o gerentes llaman gasto.

Por eso se piensa que en vez de gastar en


soluciones mágicas que sólo proporcio-
nan al hombre de negocios una especie
de espejismo o sueño donde todo va a
estar bien, es mejor aceptar la realidad y
tomar las mejores decisiones para crecer
sólidamente gracias a la información ob-
tenida a través de la auditoría administra-
tiva.

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