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Die ne

ue
Joblust

5-Finger-Methode
Um Ihre E-Mails zeitspa-
rend zu bearbeiten, gehen
Sie 5 Optionen durch – in
der richtigen Reihenfolge.
Seite 2

Google-Methode
Warum Sie in einem
1-Ordner-Archiv Ihre
abgelegten E-Mails
schneller finden als
in einer komplexen
Ordnerstruktur. Seite 3

Offene Vorgänge?

Die 1-Stunde-
Nie mehr etwas übersehen:
Wie Sie aus E-Mails,
die Sie nicht sofort

Anleitung
abschließend bearbeiten
können, Aufgaben machen.
Seite 5

Nicht im Büro? Wie Sie in nur 1 Stunde


Das perfekte System, wie Ihr E-Mail-Management
Ihre Vertretung während
Ihrer Abwesenheit Ihr komplett neu aufstellen
E-Mail-Postfach bearbeitet.
Seite 8 und Ihre To-dos für immer
im Griff haben – ein
Anwender-Erfahrungsbericht

Verlag für
persönliche und betriebliche Weiterentwicklung
2 Effektiver arbeiten

Störungen vermeiden
Warum Sie am besten als Allererstes
die Benachrichtigungen deaktivieren
Unsere erste Aufgabe im Seminar galt So geht’s:
unserer generellen Arbeitseffizienz 1. Klicken Sie oben in Ihrer Outlook-
und lautete: Stellen Sie in Ihren Out- Navigationsleiste auf Datei, da-
look-Einstellungen alle Funktionen nach auf Optionen.
ab, sich auf eingegangene E-Mails 2. In dem sich nun öffnenden Optio-
hinweisen zu lassen. nen-Fenster klicken Sie links oben
Die Idee macht Sie nicht glück- auf E-Mail.
Und abends ist der lich? Ich empfehle Ihnen dennoch, es
auszuprobieren:
3. Entfernen Sie unter Nachrichten-
eingang alle dort gesetzten Häk-
Posteingang leer! u Denn nur so können Sie Ihre chen, und klicken Sie anschlie-
E-Mails in festen Zeitblöcken ßend rechts unten auf den Button
Liebe Leserin, lieber Leser,
zwei- bis dreimal pro Tag gebün- OK.
die hervorstechende Eigenschaft von delt bearbeiten (ein enormer Zeit-
E-Mails ist: Es gibt – gefühlt – immer zu sparer!). Fertig! Sie werden nun in Zukunft
viele davon, und das erschwert die u Und nur so werden Sie nicht dau- nicht mehr benachrichtigt, wenn
Übersicht. Deshalb habe ich in der ernd aus der Arbeit gerissen, wenn eine E-Mail eingeht, und können sich
Vergangenheit alle zu bearbeitenden Sie gerade in eine Aufgabe vertieft ohne ständige Ablenkungen konzen-
Mails mit einem roten Fähnchen sind. triert Ihren Aufgaben widmen. t
versehen, um sie nicht aus den Augen zu
verlieren. Irgendwann hatte ich mehrere
hundert Fähnchen in meinem Postein-
gang, und das, obwohl ich auch pausen-

E-Mails direkt bearbeiten


los E-Mails in Archivordnern abgelegt
hatte. Ein weiteres Überblicksproblem
verursachten E-Mails, die erst durch
andere bearbeitet werden mussten, bevor
sie wieder bei mir landeten und von mir
Die 5-Finger-Methode garantiert Ihnen
weiterbearbeitet werden konnten. eine zeitsparende E-Mail-Bearbeitung
Doch es geht auch anders! In einem
Und noch ein Tipp, der Ihnen ein 1. Löschen
Outlook-Seminar habe ich die Google-
noch effektiveres E-Mail-Manage-
Methode kennengelernt. In nur einer
ment garantiert: Nutzen Sie die In einem ersten Schritt gehen Sie
Stunde hatte ich auch gleich das neue
5-Finger-Methode bei der Bearbei- alle E-Mails kurz durch und löschen
System auf meinem Laptop eingerichtet,
tung Ihrer E-Mails. schon einmal diejenigen, die für Sie
sodass ich es am nächsten Tag im Büro
direkt anwenden konnte. Und es nicht relevant sind. Das sind erfah-
Die fünf Finger stehen für fünf rungsgemäß bereits 20 bis 50 % der
funktioniert bestens: Seither habe ich
Optionen, was mit einer E-Mail Nachrichten!
abends einen leeren Posteingang,
geschehen kann:
archiviere meine E-Mails klickschnell
1. Löschen Beispielsweise:
und verliere auch delegierte Aufgaben
u Spam, der trotz entsprechender
2. Weiterleiten
nicht mehr aus den Augen.
3. Archivieren Einstellungen durchkam,
u Werbung,
Klingt interessant? In dieser Ausgabe 4. Erledigen (5-Minuten-Regel)
u Cc-Mails, die Sie nicht betreffen,
finden Sie alles, was Sie brauchen, um 5. Terminieren
u Hinweise auf Veranstaltungen, an
Ihr E-Mail-Management auf die Google-
Methode umzustellen. Ich wünsche Dabei spielt die Reihenfolge eine
wichtige Rolle. Am besten hängen denen Sie nicht teilnehmen werden,
u E-Mail-Newsletter, die Sie wahr-
Ihnen viel Erfolg dabei!
Sie sich während der ersten Tage ein
Post-it mit den fünf Punkten auf, bis scheinlich nicht lesen werden, etc.
Sie die Reihenfolge verinnerlicht ha-
Ihre Susanne Roth, Chefredakteurin 2. Weiterleiten
ben.
Susanne Roth ist selbstständige Beraterin und
Fachautorin zahlreicher Ratgeber und Praxis- Bei der täglichen Bearbeitung Ihrer Im zweiten Schritt kümmern Sie sich
Kurse. Sie ist langjährige Chefredakteurin von
E-Mails gehen Sie also folgenderma- um E-Mails, die Sie weiterleiten kön-
„simplify my work life“.
ßen vor: nen.
www.simplifymyworklife.de
E-Mails übersichtlich archivieren 3

Beispielsweise 4. Erledigen u notieren Sie die daraus resultierenden


u Aufgaben, die Sie delegieren können, Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste.
u Informationen, die für andere hilf- Als Nächstes kommen all die E-Mails
Danach ist Ihr Postfach leer – und Sie ha-
reich sind. dran, für deren Bearbeitung Sie nicht
ben das gute Gefühl, Ihr Postfach und
mehr als fünf Minuten brauchen.
Ihre Aufgaben im Blick zu haben, ohne
Die weitergeleiteten E-Mails löschen
etwas zu vergessen.
oder archivieren Sie anschließend. 5. Terminieren

3. Archivieren Übrig sind nun nur noch diejenigen Umsetzungs-Tipp: Halten Sie sich
E-Mails, aus denen sich für Sie Aufgaben in Schritt 4 ganz diszipliniert an
die „5-Minuten-Regel“!
Im dritten Schritt archivieren Sie all jene ergeben, die einen größeren Zeitaufwand
Diese Regel für kleine Aufgaben ist
E-Mails, deren Inhalt Sie noch einmal be- als fünf Minuten erfordern oder die noch
deshalb so effektiv, weil Sie beim
nötigen könnten bzw. die bestimmten nicht wichtig/fällig sind.
Lesen der E-Mail meist ohnehin
(betriebsinternen oder gesetzlichen) Auf-
automatisch im Kopf eine Antwort
bewahrungsfristen unterliegen. Diese E-Mails terminieren Sie:
u Erstellen Sie daraus eine Aufgabe mit
formulieren bzw. eine Entscheidung
Am einfachsten und schnellsten geht treffen, wie Sie auf die E-Mail reagie-
das, wenn Sie Ihr Archiv nach der „Goo- Termin (siehe Anleitung „Wie Sie aus ren möchten. Erledigen Sie’s gleich,
gle-Methode“ gestalten – dazu mehr im E-Mails Aufgaben erstellen“, auf Sei- dann haben Sie’s vom Tisch! t
Beitrag unten. te 5), oder

Google-Methode oder Ordnerarchiv?


Welche Möglichkeiten Sie haben, um für mehr Übersicht in
Ihrer E-Mail-Ablage zu sorgen
Die Nachteile eines Google-Methode: Alles kommt So ändern Sie den Betreff:
Ordnerarchivs in einen Ordner 1. Gehen Sie in den Posteingang, und
öffnen Sie die E-Mail mit einem Dop-
Die klassische Ablage/Archivierung von Was also ist diese neue Archivierungsme- pelklick.
E-Mails in Archivordnern kennen Sie si- thode, auch Google-Methode genannt? 2. Nehmen Sie in der Betreffzeile ent-
cherlich und nutzen Sie wahrscheinlich Die Idee dahinter ist, alle E-Mails in ei- sprechende Änderungen vor.
auch. Das funktionierte bei mir auf Dauer nem einzigen Archivordner zu versam- 3. Schließen Sie die E-Mail, und bestäti-
jedoch nur bedingt, aus zwei Gründen: meln. In diesem Ordner können Sie dann gen Sie durch einen Klick auf Ja, dass
u Die Ordnerstruktur wurde mit der Zeit per Suchfunktion – analog zur Google- Sie die Änderungen vornehmen wol-
immer komplexer und damit auch un- Suche – alles ganz schnell wiederfinden. len.
übersichtlicher, sodass die Suche nach „Und das funktioniert? Wie soll ich da et-
dem richtigen Ordner immer länger was finden?“, werden Sie nun zu Recht Danach können Sie die E-Mail in Ihren
dauerte. fragen. Genau diese Bedenken hatte ich Archivordner schieben.
u Und bisweilen war ich auch nicht si- auch. Wenn Sie die folgenden Tipps bei
cher, wo ich eine E-Mail am Ende ab- der Archivierung und Suche berücksich- Schnelle Suchfunktion wie bei
gelegt hatte, weil sie rein thematisch tigen, funktioniert es wirklich. Google – erweitere Optionen
in verschiedenen Archivordnern sein
konnte. Sodass auch das Wiederfinden Voraussetzung: Ein aussage- Nun zu der Frage: „Wie finde ich in mei-
etwas länger dauerte. kräftiger Betreff nem Archivordner eine E-Mail jemals wie-
der?“
Im Outlook-Seminar habe ich eine völlig Um E-Mails später wiederfinden zu kön-
neue Methode kennengelernt und war nen, brauchen diese einen aussagekräfti- Outlook bringt avancierte und schnel-
zunächst ziemlich skeptisch. Aber wieder gen Betreff, bevor Sie sie in den Archiv- le Suchoptionen mit. Das heißt: Wenn
im Büro am PC, habe ich sie doch direkt ordner verschieben. Das kann ein Sie – wie oben beschrieben – eine sinn-
ausprobiert – vor allem, da ich weder einfaches Schlagwort sein wie „Outlook- volle Verschlagwortung im Betreff vorge-
Lust noch Zeit hatte, die einigen hundert Seminar“, ein Firmenname, eine Projekt- nommen haben, bevor Sie Ihre E-Mails
E-Mails, die sich in meinem Posteingang bezeichnung oder eine Kundennummer – abgelegt haben, finden Sie über die Out-
angesammelt hatten, in meine Archiv- einfach das, wonach Sie später sinnvoll look-Suche jede Mail schnell wieder.
ordner einzusortieren. suchen können. }}} Seite 4
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4 E-Mails übersichtlich archivieren

Hier sind die Suchfunktionen zu


finden:
1. Klicken Sie den Ordner an, in dem
Sie suchen wollen.
2. Klicken Sie in dem gewünschten
Ordner ganz oben über den aufge-
listeten E-Mails auf die Suchzeile
(rechts in Abb. 1 gelb markiert),
woraufhin sich ein neuer Reiter mit
dem Namen Suchen öffnet.
3. Innerhalb dieses Reiters werden
Ihnen diverse Optionen angezeigt,
mit deren Hilfe Sie Ihre E-Mails
sinnvoll durchsuchen können (sie-
he in Abb. 1 die rot umrandeten
Kästen).
Beispielsweise
– nach einem bestimmten Absen-
der (wenn Sie Von auswählen),
– nach Betreff
– danach, ob die E-Mail Anlagen hat
bzw. was diese Anlagen enthal-
ten.
Sie können außerdem auswählen,
in welchem Ordner oder Postfach
Sie suchen möchten.
4. Unter dem Punkt + Weitere finden
Sie weitere sinnvolle Suchfunktio-
nen wie An, Betreff, Cc, Erhalten, Abb. 1: Wenn Sie Eingangs-Mails mit einem aussagekräftigen Betreff versehen, finden
Fällig am und mehr. t Sie sie über die Suchfunktion einfach wieder.

So können Sie Ihr Postfach nach der Google-Methode


neu strukturieren – und noch heute damit starten
Sie sind bereit, die Google-Methode aus- Kontextmenü den Punkt mit dem roten Tag wichtig waren, herausgeholt und
zuprobieren? Dann stellt sich die Frage: Fähnchen Zur Nachverfolgung aus und nach der 5-Finger-Methode bearbeitet.
Was passiert mit den E-Mails, die sich mo- dann in dem sich öffnenden Menü
mentan in Ihrem Posteingang befinden? Kennzeichnung löschen. Weg! Was besser funktioniert als die
Denn das war genau mein Problem an Manche meiner Fähnchen waren Rote-Fähnchen-Markierung
dem Tag, als ich auf die Google-Methode schon Monate oder gar Jahre alt, aber Von da an musste ich nur der alten Ge-
umgestellt habe: Da warteten noch ein ich sagte mir, wenn diese Aufgaben wohnheit ein Ende setzen, rote Fähnchen
paar hundert Nachrichten in meinem wirklich wichtig sind, wird sich jemand zu setzen, aber das dauerte nur ein paar
Posteingang. deswegen bei mir melden. Es war ein Tage.
Kein Problem! Ich erzähle Ihnen, was sehr befreiendes Gefühl, endlich von
Sie damit tun können. den (vorwurfsvollen) roten Fähnchen Der Trick: Wann immer Sie ein Fähnchen
befreit zu sein. Und, was soll ich sagen: setzen wollen, entscheiden Sie sich statt-
Mut tut gut: Wie Sie sich von Ihren Bisher gab es keine Nachfrage. dessen für eine der folgenden Optionen:
Altlasten befreien 2. Markieren Sie nun alle Nachrichten, u Sie versehen die E-Mail mit einem aus-
1. Wenn es auch bei Ihnen Fähnchen gibt: und verschieben Sie sie in den neu an- sagekräftigen Betreff und archivieren
Löschen Sie sie einfach. Dafür markie- gelegten Archivordner. Voilà: Schon ist sie.
ren Sie alle Mails im Posteingang mit Ihr Posteingang leer. u Oder Sie erstellen daraus eine Aufgabe
„Strg+A“, machen einen Rechtsklick auf 3. Ich habe mir dann aus dem Archivord- mit Fälligkeit (wie auf der nächsten
die markierten E-Mails, wählen im ner nur noch die E-Mails, die für den Seite beschrieben). t

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Aufgabenmanagement mit Outlook 5

Wie Sie aus E-Mails Aufgaben erstellen


So stellen Sie sicher, dass Sie den Überblick behalten und
Wichtiges nie mehr untergeht
Wie anfangs erwähnt gibt es die eine Art
von E-Mails, die wir als Erinnerungshilfe
meist in unserem Posteingang „parken“.
Das sind die E-Mails, die wir nicht gleich
abschließend bearbeiten können: aus de-
nen Aufgaben resultieren, die einen grö-
ßeren Bearbeitungsaufwand erfordern
oder die noch nicht wichtig/fällig sind.

Was machen Sie mit denen? Zwei


Möglichkeiten:
u Erstellen Sie daraus in Outlook eine
Aufgabe mit Termin, oder
u tragen Sie sie in Ihren Kalender/Auf-
gabenmanager oder in Ihre To-do-Lis-
te ein – ob in Outlook oder auf Papier.

Danach können Sie auch diese E-Mails in


Ihren Archivordner verschieben.

Nutzen Sie QuickSteps, um Abb. 2: Legen Sie sich QuickSteps an, um aus E-Mails klickschnell Aufgaben zu machen.
Arbeitsschritte zu vereinfachen
oder Aufgaben zu erstellen
Ab sofort steht Ihnen dieser unter dem
Um mir aus meinen E-Mails Aufgaben Punkt „QuickSteps“ zur Auswahl zur Ver-
mit Termin zu erstellen, habe ich mir fügung.
zwei QuickSteps angelegt, die ich nun
täglich nutze. Tipp: Löschen Sie QuickSteps, die Sie
nicht benötigen, oben aus Ihrer Quick-
So erstellen Sie den QuickStep Step-Übersicht, dann haben Sie für die
„Aufgabe mit Anlage“ (Abb. 2) neu erstellten QuickSteps Platz und fin-
den diese auch schneller.
1. Oben in Ihrer Outlook-Navigations-
leiste haben Sie innerhalb des Reiters So nutzen Sie den QuickStep
„Start“ in der Mitte den Punkt Quick- „Aufgabe mit Anlage“
Steps. Klicken Sie hier auf Neu erstel- Abb. 3: So erstellen Sie mithilfe eines
len. 1. Es gibt zwei Wege, um QuickSteps auf- QuickSteps eine Aufgabe.
2. Ein Fenster mit Optionen zur Bearbei- zurufen: Machen Sie einen Linksklick
tung öffnet sich. Geben Sie unter auf die E-Mail, und klicken Sie auf den
Name einen Titel für Ihren QuickStep gewünschten QuickStep oben in der
ein, in diesem Fall wäre dies „Aufgabe Menüleiste. Oder: Machen Sie einen Aufgabe machen, also beispielsweise
mit Anlage“. Rechtsklick auf die Mail, klicken Sie konkrete To-dos festhalten. Außer-
im sich öffnenden Fenster auf Quick- dem können Sie Startdatum, Fällig-
3. Unter Aktion auswählen legen Sie fest,
Steps und dann auf den gewünschten keit, Priorität, Status und weitere
was die Funktion dieses QuickSteps
QuickStep. Merkmale ergänzen.
sein soll: Wählen Sie Eine Aufgabe mit
2. Daraufhin öffnet sich ein Aufgaben- 3. Klicken Sie abschließend oben links
Anlage erstellen aus.
fenster (Abb. 3), in dem Sie unter Be- auf Speichern & schließen.
4. Optional können Sie weitere Aktionen treff den Titel Ihrer Aufgabe eingeben
hinzufügen oder eine Tastenkombina- können. Unten im Kommentarfeld ist Fertig: Nun erscheint diese Aufgabe in-
tion für die schnellere Aktivierung die E-Mail als Anhang beigefügt, Sie klusive E-Mail-Anhang terminiert in Ih-
festlegen. können sie per Doppelklick öffnen und rer Aufgabenliste und kann Ihnen nicht
5. Speichern Sie den QuickStep mit ei- bearbeiten/beantworten. Im Kommen- mehr entgehen. Die Ursprungs-E-Mail
nem Klick auf Fertigstellen. tarfeld können Sie sich Notizen zur versehen Sie mit einem }}} Seite 6
www.simplifymyworklife.de
6 Aufgabenmanagement mit Outlook

aussagekräftigen Betreff und verschieben gabe erscheint anschließend ebenfalls look. Dafür legen Sie einfach auch für
sie aus dem Posteingang in Ihren Archiv- terminiert in Ihrer Aufgabenliste. solche To-dos, die nicht im Rahmen einer
ordner. E-Mail auf Ihrem Schreibtisch landen, in
Erstellen einer Aufgabe Outlook eine Aufgabe an.
So erstellen Sie den QuickStep ohne E-Mail (Abb. 4)
„Aufgabe mit Text“ (aus einer So erstellen Sie eine Aufgabe, zu der
E-Mail ohne Anhang) Ein weiterer Effizienz-Tipp aus dem Out- es keine E-Mail gibt:
look-Seminar ist, nur noch mit einer ein- 1. Klicken Sie in der Navigation unten
Um diesen QuickStep anzulegen, gehen zigen digitalen Aufgabenliste zu arbei- links auf Aufgaben und dann in der
Sie analog zur Festlegung des QuickSteps ten. Das heißt: Was bisher beispielsweise sich oben öffnenden Navigationsleiste
„Aufgabe mit Anlage“ vor (siehe Seite 5). auf diversen Zetteln, To-do-Listen, No- auf den ersten Punkt links Neue Auf-
1. Unter Name geben Sie den Titel „Auf- tizbüchern oder in Aufgaben-Apps fest- gabe (siehe Abb. 6).
gabe mit Text“ ein. gehalten wurde, kommt sämtlich auf eine 2. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum ein.
2. Unter Aktionen auswählen wählen Sie zentrale digitale Aufgabenliste in Out- 3. Im Kommentarfeld können Sie sich
die Aktion Eine Aufgabe mit Nachrich- gleich Notizen zur Aufgabe machen
tentext erstellen aus und klicken auf und/oder diese später auch noch er-
Fertigstellen. gänzen.

Nun wird der neu erstellte QuickStep Große Projekte in Teilaufgaben


ebenfalls oben in der Mitte Ihrer Naviga- zerlegen (Abb. 5)
tionsleiste angezeigt.
Bei der Aufgabenplanung mit Outlook
So nutzen Sie den QuickStep können Sie im Aufgabenfenster unten im
„Aufgabe mit Text“ Kommentarfeld Dateien und Informatio-
nen aller Art einfügen – und auch Tabel-
Den QuickStep „Aufgabe mit Text“ kön- len.
nen Sie für das Anlegen und Terminieren
Das ist beispielsweise bei größeren
von Aufgaben nutzen, die sich zwar aus
Aufgaben und Projekten praktisch:
einer E-Mail ergeben, zu deren Bearbei-
Zerlegen Sie die in Teilaufgaben, und
tung Sie jedoch den E-Mail-Anhang nicht
halten Sie die entsprechenden Termine
brauchen.
in einer Tabelle fest. Dann gehen Sie die
1. Auch hier geben Sie im Aufgabenfens-
Erledigung des Projekts Schritt für
ter unter Betreff einen beliebigen Na-
Schritt in Teilaufgaben an und verändern
men für Ihre Aufgabe ein.
entsprechend das Fälligkeitsdatum der
2. Unten im Kommentarfeld können Sie
Aufgabe.
sich Notizen zur Aufgabe machen und
die Fälligkeit etc. eintragen. Um eine Tabelle einzufügen, klicken
3. Zuletzt klicken Sie wieder oben links Abb. 4: So erstellen Sie eine Outlook-Aufga- Sie in das Kommentarfeld der erstellten
auf Speichern & schließen. Diese Auf- be, zu der keine E-Mail vorliegt. Aufgabe und dann in der Navigations-
leiste unter Einfügen auf Tabelle einfügen.

Impressum Diese Themenschwerpunkt-Ausgabe ist ein Supplement zum


Beratungsdienst simplify my work life
Verlag: Orgenda Verlag für persönliche Weiter-
entwicklung – ein Unternehmensbereich der E-Mail: info@einfach-organisiert.de
VNR Verlag für die Deutsche Wir tschaft AG, Bei inhaltlichen Fragen oder Formular-
Theodor-Heuss-Straße 2-4, 53177 Bonn, HRB Wünschen wenden Sie sich direkt an
8165 Chefredakteurin Susanne Roth,
Vorstand: Richard Rentrop, Bonn E-Mail: susanne.roth@simplifymyworklife.de,
oder rufen Sie in der Redaktionssprechstunde
Chefredaktion: Susanne Roth, Berlin an, immer montags von 12 bis 14 Uhr,
Telefon: (0228) 9550100
Herausgeberin/Redaktionell Verantwortliche:
Kathrin Righi (v.i.S.d.P.) Online-Premiumbereich:
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Produktmanagement: Jutta Kress, Bonn
ist eine eingetragene Marke
Layout: Isabella Buchholz, Herrenberg der VNR Verlag für die
Druck: logo Print GmbH, Metzingen Deutsche Wirtschaft AG © Orgenda Verlag für
persönliche Weiterentwicklung, 2020
Leser-Service: Bei Fragen zu Ihrem
ISSN: 2569-3581
Abonnement, zu Werbung, etc. wenden Sie sich
Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck und Abb. 5: Zerlegen Sie Projekte in Teilaufga-
bitte an unseren Kundendienst,
Telefon: (0228) 9550140,Fax: (0228) 3696480, Vervielfältigungen, auch auszugsweise, ben mit jeweils eigenen Terminen.
Postanschrift: Theodor-Heuss-Str. 2–4, 53095 Bonn, nicht gestattet.
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Aufgabenmanagement mit Outlook 7

Für wiederkehrende Tätigkeiten


Aufgabenserien nutzen

Gibt es Aufgaben, die Sie regelmäßig er-


ledigen? Wie beispielsweise der wö-
chentliche Jour fixe, die Prüfung der mo-
natlichen Umsatzzahlen, die Erstellung
der Quartalsübersicht? Für solche wie-
derkehrenden To-dos können Sie in Out-
look Aufgabenserien anlegen. Dann wer-
den Sie automatisch an deren Erledigung
erinnert.

So legen Sie eine Aufgabenserie an:


2. Klicken Sie beim Erstellen der Aufgabe
oben in der Mitte der Navigationsleis-
te auf Serientyp.
2. In dem sich öffnenden Fenster legen
Sie die Details fest: Ist der Termin täg- Abb. 6: Mit „Aufgabenserien“ können Sie wiederkehrende To-dos zeitsparend organisieren.
lich, wöchentlich, monatlich oder
jährlich? Jeweils an einem bestimmten
Wochentag? Wann beginnt die Ter-
minserie, wann endet sie? (Abb. 6)

Aufgaben an andere Personen


übertragen

In Outlook erstellte Aufgaben, die Sie de-


legieren möchten, können Sie direkt ei-
ner Person zuweisen.

So delegieren Sie Aufgaben (Abb. 7):


1. Klicken Sie beim Erstellen der Aufgabe
oben in der Navigationsleiste auf Auf-
gabe zuweisen.
2. Tragen Sie unter An die E-Mail-Adres-
se des Kollegen oder Mitarbeiters ein,
der die Aufgabe bearbeiten soll.
3. Im Betreff und im Kommentarfeld ge-
ben Sie die nötigen Informationen zur
Erledigung der Aufgabe ein. Vergessen
Sie nicht, ein Fälligkeitsdatum anzu-
geben.
4. Hängen Sie optional über Einfügen Da-
teianhänge an, die für die Bearbeitung Abb. 7: Halten Sie beim Anlegen einer neuen Aufgabe direkt fest, wer sie bis zu welchem
benötigt werden. Termin bearbeiten soll.

Fertig: Die Aufgabe geht an den Kollegen


bzw. Mitarbeiter, erscheint aber auch in
Ihrer Aufgabenliste. Sie erhalten eine Be- ein paar Minuten kostet und mit dem Sie 2. Terminieren Sie die Aufgaben, die in
nachrichtigung, wenn die Aufgabe erle- sicherstellen, dass Sie nichts übersehen Ihrer Aufgabenliste noch übrig geblie-
digt wurde, bzw. Sie können am gesetz- oder vergessen. ben sind, neu. Dazu öffnen Sie die
ten Erledigungs-/Fälligkeitstermin selbst Aufgaben per Doppelklick und tragen
noch einmal nachhaken. Erledigen Sie in den letzten fünf Mi- unter Fälligkeitsdatum ein neues Da-
nuten des Arbeitstages, bevor Sie den tum ein.
Unerledigte Aufgaben am PC endgültig ausschalten, zwei kleine
Abend neu terminieren Aufgaben: Anschließend können Sie mit dem guten
1. Wenden Sie noch einmal die 5-Finger- Gefühl in den Feierabend gehen, alles be-
Und hier noch ein Effizienz-Tipp für Ihr Methode an, um die letzten E-Mails arbeitet, gesichtet und sinnvoll termi-
E-Mail-Management, der Sie täglich nur aus dem Posteingang zu bekommen. niert zu haben. t
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8 Aufgabenmanagement mit Outlook

2 Praxis-Tipps Nicht im Büro? Kein Problem!


Das perfekte System, wie Ihre Vertretung
1. Tipp: Lassen Sie sich To-dos
und Termine im Posteingang
Ihr E-Mail-Postfach bearbeitet
anzeigen Kennen Sie auch das Gefühl, nach
Wenn Sie Ihre Maus auf das Symbol dem Urlaub ins Büro zu kommen und
Aufgaben in der Navigationsleiste links allein beim Anblick des Postein-
unten (Abb. 8) bewegen, ohne dieses gangs Ihre Erholung verfliegen zu
anzuklicken, öffnet sich ein Popup- sehen? Und auch nach einer Abwe-
Fenster mit Ihren anstehenden Auf- senheit wegen Krankheit oder beruf-
gaben und gekennzeichneten Aufga- licher Reisen möchte niemand von
benelementen. einem überfüllten Posteingang be-
grüßt werden. Das muss auch nicht
Diese Ansicht können Sie sich mit sein! Mit dem folgenden System ge-
nur einem Klick in Ihrem geöffneten lingt es mir, nach zwei Wochen Ur-
E-Mail-Eingang anzeigen lassen, so- laub meine E-Mails in ein bis zwei
dass Sie Ihre anstehenden To-dos im- Stunden zu sichten.
mer im Blick haben: Klicken Sie dazu
auf das Symbol „Popup anheften“. So funktioniert es:
Analog können Sie Ihren Kalender Abb. 9: Der Ordner „Vertretung“ mit den
Eine Vertretung hat Zugriff drei Unterordnern zum Vorsortieren.
anheften und haben zusätzlich Ihre
Termine im Blick. auf das Postfach

Bei uns im Unternehmen haben wir staltungshinweise, Protokolle,


eine feste Vertretung in Urlaubs- und wichtige Informationen etc.
Abwesenheitszeiten, die auch Zu- u In den Unterordner „To do“ wer-
griff auf unser Postfach hat und die- den E-Mails verschoben, die di-
ses bearbeitet. Dazu hat jeder Mitar- rekt nach Ende der Abwesenheit
beiter auf seinem Rechner rechts im vom Abwesenden selbst bearbei-
Posteingang einen Archivordner an- tet werden müssen, E-Mails, die
gelegt, der den Namen „0 Vertretung“ erst nach der Rückkehr fällige
trägt (siehe Abb. 9 – durch die 0 am Arbeitsergebnisse/Aufgaben bein-
Anfang wird sichergestellt, dass die- halten, und/oder Nachrichten, für
ser Ordner direkt oben steht). die das in der Vertretungsüberga-
be vorab so vereinbart wurde.
Als Unterordner in diesem Ordner
sind folgende Ordner angelegt:
u Erledigt
Die Nachrichten nach der
u To do
Rückkehr sichten
u Zur Info
An meinem ersten Tag im Büro gehe
Abb. 8: Das Popup-Fenster mit Aufgaben.
ich alle drei Ordner in Ruhe durch,
Die E-Mails werden
und zwar in dieser Reihenfolge:
bearbeitet und in
1. Zuerst sehe ich mir den Archiv-
3 Ordnern abgelegt
2. Tipp: Nutzen Sie praktische ordner „To do“ an und bearbeite
Outlook-Shortcuts die dort abgelegten E-Mails.
Der das Postfach bearbeitende Mit-
2. Dann sichte ich den Ordner „Zur
u Zur E-Mail-Ansicht wechseln: arbeiter geht nach der auf Seite 2
Info“.
„STRG+1“ vorgestellten 5-Finger-Methode vor
3. Erst dann gehe ich auch den Ord-
u Zur Kalender-Ansicht wechseln: und archiviert in der gesamten Ver-
ner „Erledigt“ durch und archivie-
„STRG+2“ tretungszeit alle E-Mails aus dem
u Zur Kontakte-Ansicht wechseln:
re gegebenenfalls noch einzelne
Posteingang in diese drei Unterord-
Dateien/Anhänge.
„STRG+3“ ner.
u Zur Aufgaben-Ansicht wechseln: u In den Unterordner „Erledigt“ Es kommt natürlich darauf an, wie
„STRG+4“ kommen jene Mails, die er stell- viele E-Mails Sie erhalten: In mei-
u Zur Notizen-Ansicht wechseln: vertretend bearbeitet hat. nem Fall bin ich bei einer zweiwö-
„STRG+5“ t u In den Unterordner „Zur Info“ chigen Abwesenheit in ein bis zwei
kommen beispielsweise Veran- Stunden auf dem neuesten Stand. t
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