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Fallbeispiel:

Frage:
QM-Dokumentation - Anforderungen

i. Die Löffler AG hat im Büro der Fertigungshalle zentral gelagert für die meisten
Prozesse der Fertigung Vorgabedokumente in Form vieler Akten. Die Dokumente
sind größtenteils unsortiert und viele Mitarbeiter müssen die Prozessanweisungen
nahezu täglich aufs Neue heraussuchen. Wie könnten Sie als Qualitäts-
Management-Beauftragter im Unternehmen diesen Sachverhalt verbessern? Dazu
kann folgender Leitfaden dienen: 
 Was wäre der erste Schritt, vor Beginn der Einführung des QM-Systems?
 Benötigen wir alle vorhandenen Informationen?
 Was passiert mit den unwichtigen Informationen? 
 Welche konkreten Aspekte können hierdurch verbessert werden?  

ii. Nennen Sie Beispiele für Dokumente, wie Sie in Unternehmen (Löffler GmbH)
aufzufinden sein könnten. Beispiele sind: Angebotsschreiben oder Zeichnungen

Antwort:
2. QM-Dokumentation - Anforderungen
i.    
 Sammeln aller Dokumente und Informationen 
 Ordnen dieser Informationen 
 Bewertung der vorliegenden Informationen 
 dasa

ii. 
 Verfahrensanweisungen, Ablaufpläne
 Formblätter, Prüflisten
 Fertigungsaufträge
 Gesetze bzw. wichtige Paragraphen
 Prüfanweisungen
 (Brief-)vorlagen, Checklisten 
 Lieferscheine, Rechnungen, Anfragen
 Beurkundungen, Atteste
 Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV)
 Protokolle 

QM DOKUMENTATION PRÄSENTATION

Gruppe 2 - "Anarchie der Dokumente"


 Liebe Kommilitonen, liebe Frau Stubbemann,
 Sie haben sich jetzt bereits unser Lehrvideo zur QM-Dokumentation angesehen und
einige Fragen zum Thema beantwortet.
 Zugegebenermaßen war das Thema bisher recht theoretisch und die Dokumentation
gehört nicht zu den Actionreichsten Themen des Qualitätsmanagements
 Damit das Thema nun ein wenig lebendiger wird, möchten wir uns anhand eines
praktischen Beispiels anschauen, wie und warum ein QM-System implementiert
werden kann. Es behandelt das Thema "Dokumenten
 Anschließen möchten wir Sie bitten, in den Gruppen gemeinsam einen etwas
anderen Fall eines QM-Systems für die Löffler Gmbh zu erarbeiten. Dazu werde ich
aber im Anschluss einige Worte verlieren.
_______________________

 Kommen wir also zu unserem kleinen Beispiel:


 Stellen Sie sich bitte vor, Sie wohnen in Kassel und gehen nach Feierabend gerne im
Bergpark joggen.
 Sie sind Angestellter der Bibliothek Kassel mit einigen Mitarbeitern unter ihrer
Führung.
 Schon seit Jahren besteht ein System, nach dem veraltete Literatur aussortiert und
neue Literatur geprüft wird.
 Die Vorgaben zu diesem System wurden nach und nach in den vergangenen 10
Jahren gesammelt.
 ___________-
 Leider geschah dies völlig ungeordnet und die Dateien dazu befinden sich auf einem
veralteten Rechner im schwer erreichbaren Raum 007.
 Deshalb müssen die Mitarbeiter fast täglich den langen Weg zum Raum und die
Suche im System auf sich nehmen.
 Das führt oft dazu, dass Mitarbeiter lange brauchen, um die Bücher korrekt zu
systematisieren, was wiederum dazu führt dass Sie häufig Überstunden machen.
Dementsprechend kommen Sie immer seltener zum Joggen im Bergpark.
 Sie überlegen sich daher, wie das Verwaltungssystem verbessert werden könnte?
 QM-SYSTEM IMPLEMENTIEREN
 ____________
 Sie erinnern sich an Ihre Studienzeit und an Ihre Kommilitonin die mitlerweile als
Auditorin tätig ist.
 gemeinsam beschließen Sie folgenden Maßnahmenkatalog:

1. Vorhandene Informationen sammeln


2. unwichtige Informationen aussortieren (jedoch sichern)
3. Informationen strukturieren
4. Erstellung eines Ratgebers
5. Wichtige Informationen schnell abrufbar bereitstellen
6. PC zentral und schnell zugänglich machen
7. --> Der arbeitsaufwand konnte um 20 % gesenkt werden
8. Das QM-System wird von nun an durch Sie und eine Mitarbeiterin weiterhin gepflegt
und gesichert
9.
10. INFOS SAMMELN
11. AUSSORTIEREN
12. STRUKTURIEREN
13. RATGEBER
14. SCHNELLES ABRUFEN
15. Standort PC ändern
16. --> -20%
17. Aufgabenteilung Zukunft
18.
 Bitte finden Sie sich auf Miro in den Gruppen zusammen