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Project Management

Process Inputs, Tools and Techniques, and Outputs


Organized by Knowledge Area
Based on PMBOK V4
 
Process Inputs Tools/Techniques Outputs
• Project statement of work   • Expert judgment  • Project charter 
• Business case 
Develop Project Charter 
• Contract 
 
• Enterprise environmental 
(Initiation) 
factors 
• Organizational process assets 
• Project charter   • Expert judgment  • Project management plan 
Develop Project  • Outputs from planning 
Management Plan  processes 
  • Enterprise environmental 
(Planning)  factors 
Integration Management

• Organizational process assets 
• Project management plan  • Expert judgment   • Deliverables 
• Approved change requests  • Project management  • Work performance 
Direct and Manage Project 
• Enterprise environmental  information system  information 
Execution 
factors   • Change requests 
 
• Organizational process assets   • Project management plan 
(Execution) 
  updates 
• Project document updates 
• Project management plan  • Expert judgment  • Change requests 
Monitor and Control Project 
• Performance reports  • Project management plan 
Work 
• Enterprise environmental  updates 
 
factors  • Project document updates 
(Monitor and Control) 
• Organizational process assets 
• Project management plan  • Expert judgment  • Change request status updates 
• Work performance  • Change control meetings  • Project management plan 
Perform Integrated Change 
information  updates 
Control 
• Change requests  • Project document updates 
 
• Enterprise environmental 
(Monitor and Control) 
factors 
• Organizational process assets 
• Project management plan  • Expert judgment  • Final product, service, or result 
Close Project or Phase 
• Accepted deliverables  transition 
 
• Organizational process assets  • Organizational process assets 
(Closing) 
updates 
   

 
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Process Inputs Tools/Techniques Outputs
• Project charter  • Interviews  • Requirements documentation 
• Stakeholder register  • Focus groups  • Requirements management 
• Facilitated workshops  plan 
Collect Requirements  • Group creativity techniques  • Requirements traceability 
  • Group decision making  matrix 
(Planning)  techniques 
• Questionnaires and surveys 
• Observations 
• Prototypes 
Scope Management

• Project charter  • Expert judgment   • Project scope statement 


Define Scope 
• Requirements  • Product analysis  • Project documentation 
 
documentation  • Alternatives identification  updates 
(Planning) 
• Organizational process assets  • Facilitated workshops 
• Project scope statement  • Decomposition  • WBS 
Create WBS 
• Requirements  • WBS dictionary 
 
documentation  • Scope baseline 
(Planning) 
• Organizational process assets  • Project document updates 
• Project management plan  • Inspection  • Accepted deliverables 
• Requirements  • Change requests 
Verify Scope 
documentation  • Project document updates 
 
• Requirements traceability 
(Monitor and Control) 
matrix 
• Validated deliverables 
• Project management plan  • Variance analysis  • Work performance 
• Work performance  measurements 
information  • Organizational process assets 
Control Scope 
• Requirements information  updates 
 
• Requirements traceability  • Change request 
(Monitor and Control) 
matrix  • Project management plan 
• Organizational process assets  updates 
• Project document updates 
   

 
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Process Inputs Tools/Techniques Outputs
• Scope baseline  • Decomposition  • Activity list 
Define Activities 
• Enterprise environmental  • Rolling wave planning  • Activity attributes 
 
factors  • Templates  • Milestone list 
(Planning) 
• Organizational process assets  • Expert judgment 
• Activity list  • Precedence diagramming  • Project schedule network 
Sequence Activities  • Activity attributes  method (PDM)  diagrams 
  • Milestone list  • Dependency determination  • Project document updates 
(Planning)  • Project scope statement  • Applying leads and lags 
• Organizational process assets  • Schedule network templates 
• Activity list  • Expert judgment  • Activity resource 
• Activity attributes  • Alternatives analysis  requirements 
Estimate Activity Resources 
• Resource calendars  • Published estimating data  • Resource breakdown 
 
• Enterprise environmental  • Bottom‐up estimating  structure 
(Planning) 
factors  • Project management  • Project document updates 
• Organizational process assets  software 
• Activity list  • Experts judgment  • Activity duration estimates 
• Activity attributes  • Analogous estimating  • Project document updates 
Time Management

• Activity resource  • Parametric estimating 
requirements  • Three‐point estimates 
Estimate Activity Durations 
• Resource calendars  • Reserve analysis 
 
• Project scope statement 
(Planning) 
• Enterprise environmental 
factors 
• Organizational process assets
 
• Activity list  • Schedule network analysis  • Project schedule 
• Activity attributes  • Critical path method  • Schedule baseline 
• Project schedule network  • Critical chain method  • Schedule data 
diagrams  • Resource leveling  • Project document updates 
• Activity resource  • What‐if scenario analysis 
Develop Schedule 
requirements  • Applying leads and lags 
 
• Resource calendars  • Schedule compression 
(Planning) 
• Activity duration estimates  • Scheduling tool 
• Project scope statement 
• Enterprise environmental 
factors 
• Organizational process assets 
• Project management plan  • Performance reviews  • Work performance 
• Project schedule  • Variance analysis  measurements 
• Work performance  • Project management  • Organizational process assets 
Control Schedule  information  software  updates 
  • Organizational process assets  • Resource leveling  • Change requests 
(Monitor and Control)  • What‐if scenario analysis  • Project management plan 
• Adjusting leads and lags  updates 
• Schedule compression  • Project document updates 
• Scheduling tool 
   

 
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Process Inputs Tools/Techniques Outputs
• Scope baseline  • Expert judgment  • Activity cost estimates 
• Project schedule  • Analogous estimating  • Basis of estimates 
• Human resource plan  • Parametric estimating  • Project document updates 
• Risk register  • Bottom‐up estimating 
Estimate Costs 
• Enterprise environmental  • Three‐point estimates 
 
factors  • Reserve analysis 
(Planning) 
• Organizational process assets  • Cost quality 
Cost Management

• Project management 
estimating software 
• Vendor bid analysis 
• Activity cost estimates  • Cost aggregation  • Cost performance baseline 
• Basis of estimates  • Reserve analysis  • Project funding requirements 
Determine Budget  • Scope baseline  • Expert judgment  • Project documents updates 
  • Project schedule  • Historical relationships   
(Planning)  • Resource calendars  • Funding limit reconciliation 
• Contracts 
• Organizational process assets 
• Project management plan  • Earned value management  • Work performance 
• Project funding requirements • Forecasting  measurements 
• Work performance  • To‐complete performance  • Budget forecasts 
Control Costs  information  index (TCP)  • Organizational process assets 
  • Organizational process assets  • Performance reviews  updates 
(Monitor and Control)  • Variance analysis  • Change requests 
• Project management  • Project management plan 
software  updates 
• Project document updates 
   

 
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Process Inputs Tools/Techniques Outputs

• Scope baseline  • Cost‐benefit analysis  • Quality management plan 


• Stakeholder register  • Cost of quality  • Quality metrics 
• Cost performance baseline  • Control charts  • Quality checklists 
• Schedule baseline  • Benchmarking  • Process improvement plan 
Plan Quality  • Risk register  • Design of experiments  • Project document updates 
  • Enterprise environmental  • Statistical sampling 
(Planning)  factors  • Flow charting 
Quality Management

• Organizational process assets  • Proprietary quality 
management methodologies 
• Additional quality planning 
tools 
• Project management plan  • Plan quality and perform  • Organizational process assets 
• Quality metrics  Quality Control tools and  updates 
Perform Quality Assurance 
• Work performance  techniques  • Change requests 
 
information  • Quality audits  • Project management plan 
(Execution) 
• Quality control  • Process analysis  updates 
measurement  • Project document updates 
• Project management plan  • Cause and effect diagrams  • Quality control 
• Quality metrics  • Control charts  measurements 
• Quality checklist  • Flowcharting  • Validated changes 
• Work performance  • Histogram  • Validated deliverables 
Perform Quality Control  measurements  • Pareto chart  • Organizational process assets 
  • Approved change requests  • Run chart  updates 
(Monitor and Control)  • Deliverables  • Scatter diagram  • Change requests 
• Organizational process assets  • Statistical sampling  • Project management plan 
• Inspection  updates 
• Approved change requests  • Project document updates 
review 
   

 
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Process Inputs Tools/Techniques Outputs
• Activity resource  • Organizational charts and  • Humana resource plan 
Develop Human Resource Plan  requirements  position descriptions 
  • Enterprise environmental  • Networking 
(Planning)  factors  • Organizational theory 
• Organizational process assets 
Human Resource

• Project management plan  • Pre‐assignment  • Project staff assignments 


Acquire Project Team 
• Enterprise environmental  • Negotiation  • Resource calendars 
 
factors  • Acquisition  • Project management plan 
(Execution) 
• Organizational process charts  • Virtual teams  updates 
• Project staff assignments  • Interpersonal skills  • Team performance 
• Project management plan  • Training  assessments 
Develop Project Team 
• Resource calendars  • Team‐building activities  • Enterprise environmental 
 
• Ground rules  factors updates 
(Execution) 
• Co‐location 
• Recognition and rewards 
• Project staff assignments  • Observation and  • Enterprise environmental 
• Project management plan  conversation  factors updates 
Manage Project Team  • Team performance  • Project performance  • Organizational process assets 
  assessments  appraisals  updates 
(Execution)  • Performance reports  • Conflict management  • Change request 
• Organizational process assets  • Issue log  • Project management plan 
• Interpersonal skills  updates 
   

 
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Process Inputs Tools/Techniques Outputs
• Project charter  • Stakeholder analysis  • Stakeholder register 
• Procurement documents  • Expert judgment  • Stakeholder management 
Identify Stakeholders 
• Enterprise environmental  strategy 
 
factors 
(Initiation) 
• Organizational process 
assets 
• Stakeholder register  • Communication  • Communications 
• Stakeholder management  requirements analysis  management plan 
Communication Management

Plan Communications  strategy  • Communication technology  • Project document updates 


  • Enterprise environmental  • Communication models 
(Planning)  factors  • Communication methods 
• Organizational process 
assets 
• Project management plan   • Communication methods  • Organizational process assets 
Distribute Information 
• Performance reports  • Information distribution tools  updates 
 
• Organizational process 
(Execution) 
assets 
• Stakeholder register  • Communication methods  • Organizational process assets 
• Stakeholder management  • Interpersonal skills  updates 
Manage Stakeholder  strategy  • Management skills  • Change request 
Expectations  • Project management plan  • Project management plan 
  • Issue log  updates 
(Execution)  • Change log  • Project document updates 
• Organizational process 
assets 
• Project management plan  • Variance analysis  • Performance reports 
• Work performance  • Forecasting methods  • Organizational process assets 
information  • Communication methods  updates 
Report Performance 
• Work performance  • Reporting systems  • Change reports 
 
measurements 
(Monitor and Control) 
• Budget forecasts 
• Organizational process 
assets 
   

 
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Process Inputs Tools/Techniques Outputs
• Project scope statement  • Planning meetings and  • Risk management plan 
• Cost management plan  analysis 
• Schedule management plan 
Plan Risk Management 
• Communication 
 
management plan 
(Planning) 
• Enterprise environmental 
factors 
• Organizational process assets 
• Risk management plan  • Document reviews  • Risk register 
• Activity cost estimates  • Information gathering 
• Activity duration estimates  • Checklist analysis 
• Scope baseline  • Assumptions analysis 
• Stakeholder register  • Diagramming techniques 
Identify Risks 
• Cost management plan  • SWOT analysis 
 
• Schedule management plan  • Expert judgment 
(Planning) 
• Quality management plan 
• Project documents 
• Enterprise environmental 
Risk Management

factors 
• Organizational process assets 
• Risk register  • Risk probability and impact  • Risk register updates 
• Risk management plan  assessment 
Perform Qualitative Risk 
• Project scope statement  • Probability and impact matrix 
Analysis 
• Organizational process assets  • Risk data quality assessment 
 
• Risk categorization 
(Planning) 
• Risk urgency assessment 
• Expert judgment 
• Risk register  • Data gathering and  • Risk register updates 
Perform Quantitative Risk  • Risk management plan  representation techniques 
Analysis  • Cost management plan  • Quantitative risk analysis and 
  • Schedule management plan  modeling techniques 
(Planning)  • Schedule management plan  • Expert judgment 
• Organizational process assets 
• Risk register  • Strategies for negative risks  • Risk register updates 
• Risk management plan  or threats  • Risk‐related contract 
Plan Risk Responses  • Strategies for positive risks or  decisions 
  opportunities  • Project management plan 
(Planning)  • Contingent response  updates 
strategies  • Project document updates 
• Expert judgment 
• Risk register  • Risk reassessment  • Risk register updates 
• Project management plan  • Risk audits  • Organizational process assets 
Monitor & Control Risks  • Work performance  • Variance and trend analysis  updates 
  information  • Technical performance  • Change requests 
(Monitor and Control)  • Performance reports  measurement  • Project management plan 
• Reserve analysis  updates 
• Status meetings  • Project documents updates 
   

 
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Process Inputs Tools/Techniques Outputs
• Scope baseline  • Make‐or‐buy analysis  • Procurement management 
• Requirements  • Expert judgment  plan 
documentation  • Contract types  • Procurement statements of 
• Teaming agreements  work 
• Risk register  • Make‐or‐buy decisions 
• Risk‐related contract  • Source selection criteria 
Procurement Plan  decisions  • Change requests 
  • Activity resource 
(Planning)  requirements 
• Project schedule 
Procurement Management

• Activity cost estimates 
• Cost performance baseline 
• Enterprise environmental 
factors 
• Organizational process assets 
• Project management plan  • Bidder conferences  • Selected sellers 
• Procurement documents  • Proposal evaluation  • Procurement contract award 
• Source selection criteria  techniques  • Resource calendars 
Conduct Procurement  • Qualified seller list  • Independent estimates  • Change requests 
  • Seller proposals  • Advertizing  • Project management plan 
(Execution)  • Project documents  • Internet search  updates 
• Make‐or‐buy decisions  • Procurement negotiations  • Project documents updates 
• Teaming agreements 
• Organizational process assets 
• Procurement documents  • Contract change control  • Procurement documentation 
• Project management plan  system  • Organizational process assets 
• Contracts  • Procurement performance  updates 
Administer Procurement  • Performance reports  reviews  • Change requests 
  • Approved change requests  • Inspections and audits  • Project management plan 
(Monitor and Control)  • Worked performance  • Performance reporting  updates 
information  • Payment systems 
• Claims administration 
• Records management system 
Close Procurement  • Project management plan  • Procurement audits  • Closed procurements 
  • Procurement documentation  • Negotiated settlements  • Organizations process assets 
(Closing)  • Record management system  updates 
 

 
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