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JOY JAGUSCH

EXCEL-FORMEL-
SAMMLUNG

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Excel-Formel-Sammlung
1. Auflage
© 2017 Joy Jagusch & bookboon.com
ISBN 978-87-403-1807-4

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Inhalt

INHALT
1 Das Vorwort 6
1.1 Was Sie unbedingt vorab wissen müssen 6
1.2 Noch ein paar technische Hinweise 7

2 Das Fundament 8
2.1 Was sind eigentlich Formeln und Funktionen? 8
2.2 Ein erster Blick auf eine Funktion 8
2.3 Einmal vorgestellt: Die Bezüge 10
2.4 Ausfüllen und Kopieren von Formeln 11
2.5 Noch mehr zu Bezügen 12
2.6 Formeln und Funktionen eingeben 15
2.7 Funktionen per Assistent eingeben 17
2.8 Was Sie sonst noch wissen sollten 18

Grau ist alle Theorie.


Zeit für etwas Farbe.

kfw.de/karriere

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Inhalt

3 Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele 19


3.1 Der Klassiker neu interpretiert – Die Summe und ein paar
ihrer Verwandten 19
3.2 Eigene Filter mit Summewenns 25
3.3 Das Teilergebnis – Eine Summe und ihr Filter 31
3.4 Endlich Entscheidungen 36
3.5 Textspiele 47
3.6 Datum und Zeit 57

4 Schlusswort 64

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Vorwort

1 DAS VORWORT
1.1 WAS SIE UNBEDINGT VORAB WISSEN MÜSSEN
Sie wollen nicht nur Ihr Wissen über Excel Formeln und Funktionen erweitern, sondern Sie
wollen an Beispielen lernen wie Sie konkrete Probleme mit Formel und Funktionen angehen
können? Super! Sie haben bisher nur in Excel reingeschnuppert oder von Freunden und
Kollegen den einen oder anderen Tipp bekommen? Keine Angst! Im ersten Kapitel legen
wir die Grundsteine für erfolgreiche Formelarbeit in Excel. Im zweiten Kapitel lernen Sie
hilfreiche Formeln die nach Themen sortiert sind anhand einer Problemstellung aus der Praxis.
Sie können die Lösung selbst probieren, nachdem Sie die benötigten Formeln kennengelernt
haben oder Sie lassen sich Schritt für Schritt durch den Aufbau der Lösung begleiten.

Damit sind wir auch schon bei meiner Herzensangelegenheit. Was unterscheidet dieses Buch
von anderen Formelsammlungen oder Excel-Trainingsbüchern? Normale Formelsammlungen
gehen in der Regel Formel für Formel durch und erklären die jeweilige Funktion. Aber das
nutzt Ihnen nicht viel, denn die Macht der Formeln beruht auf der richtigen Verknüpfung
in Hinblick auf das richtige Ziel. Dieses Buch zeigt Ihnen daher neben dem notwendigen
Aufbau der Formeln auch Anregungen für Ihren Einsatz.

Excel-Trainingsbücher beschäftigen sich üblicherweise mit dem gesamten Funktionsumfang


von Excel. Sie zeigen Ihnen was an Funktionen vorhanden ist und beschäftigen sich mit
dem Aufbau der Technik des Programms. Das ist perfekt geeignet als Nachschlagewerk,
wenn Ihnen die Bedienung des Programms nicht geläufig ist, oder der geübte Umgang
damit fehlt. Es macht Sie aber nicht zwingend zu einem Excel-Profi, wenn Sie wissen was
sich hinter jedem Button verbirgt.

In diesem Buch ist das anders. Sie lernen nur einen vergleichsweise kleinen Umfang an
Formeln und Funktionen, die sich in der Praxis aber bewährt haben und sehr häufig
zum Einsatz kommen. Dadurch erhalten Sie einen Einblick in die Möglichkeiten und
sinnvolle Anwendungsbereiche. Davon ausgehend können Sie sich dann weitere komplexere
Themengebiete erarbeiten. Der richtige Einsatz von Excel-Formeln benötigt Kreativität und
Erfahrung. Zur Kreativität möchte ich Sie ermuntern und Erfahrungen werden Sie jetzt
gleich sammeln.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Vorwort

1.2 NOCH EIN PAAR TECHNISCHE HINWEISE


Sie sollten ein paar Grundkenntnisse in Excel erlangt haben, um von diesem Buch zu
profitieren, z. B. das Eingeben in Zellen, Kopieren und Einfügen, Öffnen und Speichern
von Dateien. Dieses Buch enthält wie schon erwähnt ein allgemeines Kapitel, das die
Nutzung von Formeln und in Excel erklärt, aber Sie beginnen nicht ganz von Anfang an.
Der bookboon Verlag bei dem dieses Buch erscheint, hat auch Excel-Grundlagenbücher im
Angebot, die hier hilfreich für Sie sein können.

Die Funktionen und die Bildschirmaufnahmen in diesem Buch stammen aus Office 365
(Versionsstand Office 2016) unter Windows 10. Sie gelten aber in ähnlicher oder gleicher
Weise auch für die vorangegangenen Versionen, da die Mehrheit der grundlegenden
Funktionen im Laufe der Jahre von Excel zu Excel-Version gleichgeblieben sind oder
zumindest abwärtskompatibel gehalten wurden. Beim Wechsel auf die Version Excel 2016
wurden einige neue Funktionen eingeführt, von denen einige in zukünftigen Versionen
möglicherweise ihre Vorgänger ersetzen werden. In diesem Buch ist nur eine Funktion davon
betroffen. Der Hinweis darauf folgt in dem entsprechenden Kapitel. Ansonsten können Sie
die Übungen auch in allen noch aktiven Excel-Versionen anwenden (2016, 2013, 2010)
und es ist davon auszugehen, dass dieses auch bei zukünftigen Versionen so sein wird. Bei
älteren Versionen sollten Sie auch aus Gründen der Sicherheit und der Bedienbarkeit über
den Umstieg auf eine neue Version nachdenken.

Für einen guten Lerneffekt sollten Sie die Übungsdateien ernstnehmen und aktiv durcharbeiten.
Ein reines Lesen macht es Ihrem Gehirn schwer die Dinge zu behalten. Die Übungsdateien
können Sie über einen Link hier herunterladen:

http://www.computertrainer.eu/excelbuch.html

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

2 DAS FUNDAMENT
2.1 WAS SIND EIGENTLICH FORMELN UND FUNKTIONEN?
Es ist eigentlich ganz einfach, eine Formel berechnet den Inhalt einer Zelle. Eine Funktion
ist eine Formel, die bereits in Excel vorhanden ist und Ihnen erspart sich komplexere
Berechnungen selbst auszudenken. In diesem Buch achte ich auf die genaue Nutzung dieser
Begriffe. In freier Wildbahn werden diese Begriffe meist nicht so streng unterschieden.
Funktionen können natürlich beliebig in Formeln die Sie selbst anlegen eingebunden werden.

Formeln beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen und die verschiedenen Bestandteile
können über die sogenannten Operatoren, also die Rechenarten, z. B. Plus, Minus, Mal,
Durch etc. verbunden werden. Auch der Einsatz von Klammern zum Verschachteln von
Funktionen ist gestattet. Aber bei Formeln geht es nicht nur um die Fähigkeit zu rechnen,
sondern auch um die Fähigkeit die Inhalte anderer Zellen weiter zu benutzen. Man spricht
von Bezügen, wenn eine Zelle auf eine andere Zelle zugreift. In dieser beispielhaften
Formel wird zunächst 3 auf den Zellinhalt von A1 addiert und das Ergebnis dann mit 10
multipliziert. Zahlen, die nicht als Bezüge dargestellt werden heißen offiziell Konstanten,
besonders gebräuchlich ist dieser Ausdruck allerdings nicht, daher spreche ich in Zukunft
von Werten oder Zahlenangaben.

Aufbau einer beispielhaften Formel:

2.2 EIN ERSTER BLICK AUF EINE FUNKTION


Eine der bekanntesten Funktionen ist die SUMME. Die vorrangigste Aufgabe dieser
Funktionen ist das Addieren von Werten, diese können natürlich auch wieder durch
passende Bezüge ersetzt werden. Sie werden später noch mehr über Summen lernen, aber
im Grundlagenkapitel werde ich Sie als Beispiel nutzen, um Funktionen zu erklären. Eine
Funktion hat immer einen Namen und besteht zusätzlich aus einer beliebigen Anzahl von
Argumenten. So nennt man die verschiedenen Bestandteile einer Funktion, die wieder mit
Werten und Bezügen gefüllt werden können, damit die Funktion das Ergebnis berechnen
kann. Es gibt auch den Sonderfall einer Funktion ohne Argumente, aber dazu kommen
wir später. Bei manchen Funktionen ist die Anzahl der Argumente vorgegeben, bei anderen
nach oben hin offen, auch bei der Funktion SUMME ist das so.

8
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

Aufbau einer beispielhaften Funktion:

Diese Funktion bildet eine Summe über den Zellbereich A1 bis A3, dazu zeige ich Ihnen
gleich mehr, wenn es um Bezüge geht. Hier gibt es einen kleinen Stolperstein für Anfänger.
Obwohl mehrere Zellen addiert werden, handelt es sich nur um ein Argument. Ein Argument
kann also auch ein Bezug sein, der auf mehrere Zellen verweist! Eine Summe mit mehreren
Argumenten könnte z. B. so aussehen:

Hier werden zwei Bezüge genannt, so dass die Zellen A1 bis A3 und die Zellen B1 bis
B3 aufeinander addiert werden. Die beiden Argumente werden durch ein Semikolon
voneinander getrennt.

Übrigens, Funktionen sollen Ihnen das Leben vereinfachen, Sie brauchen sie aber nicht. Sie
können auch ohne SUMME addieren durch ein simples

anstelle des ersten Beispiels! Ich sage es deshalb noch einmal extra deutlich, da in meinen
Kursen häufig Teilnehmer davon ausgingen, dass die Funktion SUMME jeder Art von
Berechnung vorangestellt werden müsste.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

2.3 EINMAL VORGESTELLT: DIE BEZÜGE


Sie haben ja bereits einige Bezüge kennengelernt, da diese genauso natürlich zu Formeln
und Funktionen gehören, wie Äpfel an einen Apfelbaum. Vielleicht erschließt sich Ihnen
bereits die eine oder andere Möglichkeit zum Einsatz von Bezügen. Vielleicht fragen Sie
sich aber auch, warum Bezüge ein Vorteil zur direkten Eingabe von Werten ermöglichen.
Welche Chancen Ihnen die Bezüge eröffnen werden Sie im Laufe des Buchs noch erleben,
aber lassen Sie mich vorweg bereits ein paar Vorzüge aufzählen:

• Bezüge ermöglichen Zellbereiche in eine Formel zu integrieren, statt alle Zellen


einzeln angeben zu müssen.
• Durch einen Bezug können komplexe Berechnungen in mehrere Formeln zerlegt
werden.
• Durch die Verwendung der Kopier- und Ausfüllfunktionen kann eine Formel an
andere Zellen weitergeben werden, durch das Verwenden von relativen Bezügen
muss die Formel danach nicht angepasst werden.
• Durch Bezüge können variable Werte aus Zellen verwendet werden, so dass bei
einer Werteänderung nicht jedes Mal die Formel geändert werden muss.

Stimmt. Bezüge sind super! Es wird also Zeit, dass ich sie Ihnen näher vorstelle. Ich denke,
ich erzähle nichts Neues, wenn ich behaupte das Excel aus Zellen besteht und das diese
Namen nach Ihrer Spalte (Buchstabe) und Ihrer Zeile (Zahl) haben. Bezüge verweisen im
Grunde nur auf diese Zellnamen. Der Bezug auf eine einzelne Zelle nimmt den Namen
direkt, also

um auf die Zelle A1 zu verweisen.

Ein Bereich wird dadurch definiert, dass die obere linke Zelle und die untere rechte Zelle
eines Bereichs durch einen Doppelpunkt getrennt angegeben werden. Natürlich kann es
auch einreihige oder einspaltige Bereiche geben.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

Ein wichtiges Instrument beim Einsatz von Bezügen ist das Unterscheiden von relativen
und absoluten Bezügen, um diese zu verstehen muss ich einen kleinen Umweg über das
Thema „Ausfüllen und Kopieren von Formeln“ machen.

2.4 AUSFÜLLEN UND KOPIEREN VON FORMELN


Die Möglichkeit, Zellen zu kopieren oder durch Ausfüllen zu vervielfältigen ist eine der
wichtigsten Methoden um sich lästige Tipparbeit zu ersparen. Durch den richtigen Einsatz
entfalten Formeln ihre volle Wirkung. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass ein Bezug in
seiner Grundeinstellung beim Kopieren und Ausfüllen einer Formel mitwandert.

Die Ausgangsituation: (Beispiel1.xlsx)

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

Wenn Sie jetzt die Formel durch Kopieren und Einfügen auf den Bereich E4 bis E6
vervielfältigen, dann steht im Feld E6 nicht C3*D3 sondern C6*D6, was für die richtige
Berechnung dieser Beispieltabelle sehr nützlich ist. Übrigens, bei einer geschlossenen Tabelle
wie dieser hier können Sie die Zellen mit den Formeln ausfüllen in dem Sie das kleine
Viereck in Zelle E3 unten rechts nach unten ziehen oder auf dieses Viereck einen Doppelklick
ausführen. Probieren Sie das ruhig mal aus.

Das Ergebnis sieht dann so aus:

Ich habe in dieser Darstellung die hinterlegten Formeln sichtbar gemacht. Dieses entspricht
nicht den normalen Einstellungen von Excel. Wenn Sie die Ansicht selbst einmal umschalten
wollen, der betreffende Button befindet sich im Reiter „Formeln“ und dort im Bereich
„Formelüberwachung“. Er heißt „Formel anzeigen“.

2.5 NOCH MEHR ZU BEZÜGEN


Nachdem ich Ihnen gezeigt habe, wie sich Kopieren auf die Bezüge auswirken, haben Sie die
Grundlagen um den Unterschied zwischen relativen und absoluten Bezügen zu verstehen.
Relative Bezüge sind genau das, was Sie bisher gesehen haben, Bezüge die mitwandern und
sich an die Gegebenheiten anpassen. Nun können Sie sich sicher vorstellen, dass es Fälle
gibt bei denen das Mitwandern dieser Bezüge unerwünscht ist, daher können Sie es ganz
oder teilweise unterbinden. Das nennt man dann einen absoluten Bezug. Ein absoluter
Bezug wird in Excel dadurch gekennzeichnet, dass ein Dollarzeichen vor die Zahl und den
Buchstaben gesetzt wird.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

Ein Beispiel zum absoluten Bezug: (absoluterBezug.xlsx)

Stellen Sie sich vor, Sie wollen bei unserem vorangegangenen Beispiel die Umsatzsteuer
errechnen, um den Bruttobetrag zu ermitteln. Um den Umsatzsteuersatz anpassen zu können,
haben Sie ihn in die Zelle C2 geschrieben. Die Formel in F5 lautet also =E5*C2. Würden Sie
mit einem relativen Bezug arbeiten und die Formel im weiteren Verlauf in F6 kopieren, so
stände dort =E6*C3. Benötigen würden Sie aber =E6*C2. Natürlich können Sie alle Formeln
per Hand ändern, aber das ist natürlich nicht Sinn der Sache. Daher benötigen Sie einen
absoluten Bezug und schreiben daher in die Zelle F5 = E5*$C$2. Beim Kopieren bleibt jetzt
der Bezug erhalten. Übrigens, wenn Sie die Formel durch Klicken in die Zellen eingeben,
können Sie durch die F4 Taste die verschiedenen Bezugsarten automatisch auswählen.

Es gibt noch einen weiteren Punkt, den ich Ihnen zeigen möchte, bevor Sie fit genug sind
um mit Bezügen in den anderen Kapiteln zu arbeiten. Der absolute Bezug kann separat
auf Spalten und Reihen angewendet werden, in dem das Dollarzeichen jeweils nur vor den
Buchstaben oder nur vor die Zahl geschrieben wird. Solche Arten von Bezügen werden in
der Literatur auch als gemischte Bezüge bezeichnet.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

Hier ein Beispiel das eine Variante das gemischte Bezüge erläutert:

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

Angenommen Sie wollen den Bonus der jeweiligen Mitarbeiter anhand des Umsatzes und des
individuellen Bonussatzes berechnen. Die Besonderheit besteht hierbei das sich der Umsatz in
einem mehrspaltigen Bereich befindet, während der Bonussatz in einem einspaltigen Bereich
steht, also für alle Spalten des Umsatzes gleich ist. Anders als bei der Umsatzsteuer ist er
aber für die Reihen (Mitarbeiter) verschieden. Daher müssen Sie Ihrem absoluten Bezug für
die Bonuswerte mitteilen, dass er bei den Reihen mitwandern und bei den Spalten absolut
sein soll. Daher setzen Sie ein $ vor den Buchstaben der ja im Zellnamen die Spalte angibt.
Probieren Sie es doch selbst einmal an der Datei „SpezielleBezüge.xlsx“ aus.

Wenn Sie alles richtiggemacht haben, sieht das Ergebnis so aus, ohne dass Sie eine
Formel per Hand nachbearbeiten mussten:

2.6 FORMELN UND FUNKTIONEN EINGEBEN


In diesem Kapitel lernen Sie kurz und bündig, wie Sie Formeln in Excel einfügen. Im
Grunde gibt es zwei Arten Formeln einzugeben. Entweder Sie schreiben die Formel mit
Ihnen bekannten Bezügen direkt, oder Sie klicken diese durch das Auswählen von Bezügen
zusammen. Sind Funktionen im Spiel, können Sie zu deren Eingabe auch noch einen
Funktionsassistenten einsetzen. Dazu gleich mehr.

Die direkte Eingabe verläuft einfach. Sie schreiben die Formel direkt in die Zelle oder alternativ
direkt in die Formelleiste oberhalb der Tabelle. Diese Eingabeart setzt voraus, dass Sie im
Kopf haben, welche Bezüge Sie verwenden möchten. Bei der Eingabe von Funktionen hilft
Ihnen Excel, in dem es den Namen und später auch die Struktur einer Funktion vorschlägt.
Diese Methode ist gerade bei einfachen Formeln unschlagbar schnell und bequem, ähnlich
wie Sie vielleicht gelegentlich das Kopfrechnen einem Taschenrechner vorziehen.

15
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

Beispiel – So schlägt Excel Funktionen bei der Direkteingabe vor:

Beispiel – So hilft Excel bei der Eingabe der richtigen Struktur

Sind aber die Formeln oder die Strukturen der Tabelle komplexer gibt es eine Methode,
die Bezüge durch Anklicken der jeweiligen Zelle in die Formel zu übernehmen. Diese
Funktionalität ist intuitiv und ermöglicht das Zusammenstellen komplexerer Formeln im
Handumdrehen. Sie müssen sich die Bezüge dann nicht mehr vorher merken. In meinen
Kursen höre ich öfter, dass einige Nutzer die Art der Eingabe vermeiden, da sie sich dabei
leicht verheddern und nicht erwünschte Bezüge in die Formel übernehmen. Ob Sie zu diesem
Nutzerkreis gehören oder es bisher von selbst richtig angewendet haben, es schadet nicht
diese ganz einfache Merkregel zu kennen. Einmal verinnerlicht kommen die Probleme nicht
mehr vor. Diese Regel lautet, vor jeden Klick in eine Zelle oder einen Zellbereich gehört
ein Operator (also =,+,- etc.). Daran erkennt Excel, dass die Eingabe per Klick beendet ist
und Sie per Hand weiterschreiben wollen. Übrigens bei der Eingabe von Funktionen ist
das Semikolon wie ein Operator einzusetzen, wenn nach dem Klicken von einem Argument
zum nächsten gewechselt werden soll.

Nochmal im Detail am Beispiel einer Addition der Zellen A1 und B2.

1. Direkteingabe „=“ (Operator)


2. Klicken in Zelle A1 (Bezug wird übernommen)
3. Direkteingabe „+“ (Operator)
4. Klicken in Zelle B2 (Bezug wird übernommen)
5. Abschließen mit der „Eingabetaste“

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

Wichtig ist dabei nur, dass Sie nicht versuchen während dieser Schritte in die Eingabezelle
zurück zu klicken, denn das macht Excel automatisch. Gerade wenn die Bezüge über mehrere
Reiter oder gar Arbeitsmappen eingegeben werden, erliegt man schnell diesem Fehler.

Probieren Sie das jetzt ruhig einmal aus!

2.7 FUNKTIONEN PER ASSISTENT EINGEBEN


Excel bietet Ihnen die Möglichkeit Formeln per Assistent einzugeben. Diese Möglichkeit ist
im Praxiseinsatz in der Regel langsamer als die direkte Eingabe, jedoch bietet der Assistent
zahlreiche Hilfsfunktionen die die Eingabe erleichtern.

Das Fenster des Funktionsassistenten öffnen Sie durch Klicken des Fx Symbols links neben
der Formelleiste oder durch den Button „Funktion einfügen“ im Reiter „Funktionen“.

Nachdem Sie die passende Formel ausgewählt haben stellt sich das Fenster so da:

Der Funktionsassistent bietet Ihnen die Möglichkeit jedes Argument in ein separates Feld
einzutragen und damit den Überblick über die Struktur der Funktion zu behalten, gerade
bei verschachtelten Funktionen oder bei komplexeren Funktionen mit unterschiedlichen
Arten von Argumenten ist diese Funktionalität von sehr großem Nutzen. Die Eingabefelder
ermöglichen die Direkteingabe weiterer Funktionen, die dann in einem zweiten Schritt
wieder im Assistenten geöffnet werden können. Auch können die Inhalte der Felder wieder
mit Hilfe der Anklicken-Methode gefüllt werden. Als zusätzliche Unterstützung läßt sich das
Assistentenfenster vorübergehend verkleinern. Der Assistent zeigt auch die Zwischenergebnisse
der Funktionen an, was sehr hilfreich ist, wenn Sie sich auf Fehlersuche begeben oder den
Rechenweg der von Ihnen gemachten Eingaben nachvollziehen wollen.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Das Fundament

2.8 WAS SIE SONST NOCH WISSEN SOLLTEN


In diesem Buch werde ich Ihnen einige wichtige Funktionen und Formeln vorstellen. Excel
enthält natürlich weit mehr Formeln. Wie kommen Sie also an den Namen einer Formel
oder finden die passende Formel zu Ihrem Problem. Eine Möglichkeit ist die Bibliothek
der Funktionen zu durchsuchen. Da geht zum einen über die Hilfe (F1), zum anderen
direkt über den Formelassistenten oder den Reiter „Formeln“. Hier sind die Funktionen
noch einmal nach Funktionsgruppen aufgelistet und beschrieben. Trotzdem werden Sie
etwas suchen und ausprobieren müssen um die richtige Formel zu finden. Nach und nach
verbessern Sie aber die Erfahrung im Umgang mit diesen Funktionen indem Sie auf die
Starthilfe aus diesem Buch aufbauen.

Noch ein letztes Wort zu Abweichungen anderer Sprachversionen von Excel. Sollten Sie
sich im Internet nach weiten Beispielen und Vorlagen umschauen werden Ihnen sicher
auch Beispiele unterkommen die in einer anderen Sprachversion erstellt wurden. Um diese
zu verstehen sind zwei Informationen von Bedeutung. Zum einen ist wichtig zu verstehen,
dass Excel die Befehle in der jeweiligen Systemsprache anzeigt, d.h. ein deutsches Excel
schreibt SUMME, ein Englisches SUM. Schreiben Sie also eine Formel ab, so müssen Sie
diese zunächst übersetzen. Auch hier kann eine Suchanfrage im Internet schnell weiterhelfen.
Zum anderen müssen Sie beachten, dass Excel je nach Sprache auch die Trennzeichen der
Argumente ändert. Im englischen Excel werden die Argumente durch Kommata getrennt,
da jedoch im Deutschen das Komma anstelle des englischen Punktes als Dezimaltrenner bei
Zahlen dient, verwendet Excel zum Trennen der Argumente wie oben gezeigt ein Semikolon.

Ein Beispiel:
=SUMME (A1; 123,45; B3:B5)

=SUM (A1, 123.45, B3:B5)

Diese beiden Einschränkungen gelten nicht, wenn Sie eine Datei aus dem Ausland öffnen,
da Excel die Information intern eindeutig speichert und automatisch richtig in der jeweiligen
Landesversion anzeigt.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3 FORMELN, FUNKTIONEN UND


KONKRETE BEISPIELE
Meine Vorgehensweise in diesem Hauptteil des Buches stellt sich so da. Ich beschreibe Ihnen
ein konkretes Problem aus der Praxis. In dieser Problemstellung kommen bekannte und
neue Funktionen und Formeln zum Einsatz. Die neuen Funktionen werden Ihnen nach
der Problemstellung vorgestellt. Wenn Sie möchten können Sie sich dann selbst an den
Übungsaufgaben versuchen oder Sie folgen der Schritt für Schritt-Lösungen. In manchen
Lektionen gibt es noch ein paar abschließende Tipps oder weiterführende Ideen.

3.1 DER KLASSIKER NEU INTERPRETIERT – DIE SUMME UND EIN


PAAR IHRER VERWANDTEN
Die Summe haben Sie ja bereits im Einführungskapitel kennengelernt. Auf diesem Wissen
werden Sie jetzt aufbauen.

3.1.1 DIE AUSGANGSITUATION:

3.1.2 DIE PROBLEMSTELLUNG:

Für die regelmäßige Kontrolle der Umsätze, Wareneinsätze und Gewinne möchten Sie eine
Tabelle erstellen, die vorhandene Daten zu einer kleinen Gewinn- und Verlustrechnung
zusammenfasst. Dabei müssen Sie nicht nur die Umsätze und Wareneinsätze nach
Produktgruppen zusammenfassen, sondern auch die Gesamtwerte aus Ladengeschäft und
Online-Handel berechnen. Diese müssen dann auch quartalsweise zusammengefasst werden.
In diesem Beispiel nutzen wir nur das erste Quartal. Auch ein Durchschnitt je Kategorie
soll berechnet werden.

19
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.1.3 DIE NEUEN FUNKTIONEN:

Neben der SUMME und den normalen Formeln mit *,+,-,/ werden Sie SUMMEWENN
und MITTELWERT einsetzen.

Ein Blick auf den Aufbau der Funktion SUMME:

=SUMME (Zahl1; [Zahl2]; [Zahl3];…)

Argumente die in Klammern stehen sind optional und müssen nicht eingegeben werden.
Wie Sie schon gelernt haben kann das Argument „Zahl-X“ auch ein Bezug auf eine Zelle
oder ein Bereich sein. Sie dürfen 1 bis 255 Argumente angeben. Einige Beispiele:

=SUMME (A1:A3) entspricht = A1 + A2 + A3 (Ein Argument als Bezug auf einen Bereich)
=SUMME (1;2;3) entspricht = 1 + 2 + 3 (Drei Argumente als Wert)
=SUMME (A1:A3;B6:B7) entspricht = A1 + A2 + A3 + B6 + B7 (Mehrere Bereiche in
mehreren Argumenten)

Der Aufbau der Funktion Mittelwert:

=MITTELWERT (Zahl1; [Zahl2]; [Zahl3];…)

Der Aufbau ist identisch mit der Summenfunktion, nur werden hier die Argumente nicht
addiert, sondern ein arithmetischer Mittelwert über die Argumente gebildet wird.

Es gibt einige weitere Funktionen die diesem Aufbaumuster folgen. Dazu gehören MAX
welches den höchsten Wert ausgibt, MIN welches sich entsprechend um den niedrigsten
Wert kümmert. Diese benötigen Sie jedoch nicht für diese Problemstellung.

Der Aufbau der Funktion SUMMEWENN:

=SUMMEWENN (Bereich; Suchkriterium; [Summe_Bereich])

Die Funktion SUMMEWENN ermöglicht es Ihnen Zahlen oder Zellen zu addieren,


die eine bestimmte Vorgabe erfüllen. Dabei sind zwei mögliche Einsatzmöglichkeiten zu
unterscheiden, die sich gut am folgenden Beispiel erklären lassen (SUMMEWENN.xlsx):

20
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Bei der ersten Möglichkeit sind die zu addierenden Werte gleichzeitig auch die Werte,
die gegenüber der Bedingung geprüft werden. In diesem Beispiel soll die Formel alle
Stückzahlangaben addieren die pro Zelle gesehen größer als 10.000 sind.

Der Bereich (1. Argument) ist der Bereich der durchsucht werden soll. In unserem Beispiel
soll der Bereich B2:B8 durchsucht werden, um zu prüfen ob die Zelle eine Stückzahl größer
als 10.000 enthält. Diese Bedingung vermerken Sie im 2. Argument „Suchkriterium“. Dieses
kann auch wieder ein Bezug auf eine Zelle sein, die jene Bedingung enthält. In diesem
Beispiel wird eine direkte Eingabe verwendet. Hierbei müssen Sie darauf achten, dass das
Suchkriterium, wenn es kein Bezug ist, in Anführungsstrichen gesetzt werden muss. Der
Assistent erledigt das im Zweifel automatisch richtig. Die Formel für die Zelle B10 lautet also:

=SUMMEWENN (B2:B8; „>10000“)

Die zweite Möglichkeit kommt zum Einsatz, wenn Sie eine Bedingung verwenden, die sich
nicht auf die zu addierenden Zellen bezieht, sondern auf benachbarte Zellen, die in einem
räumlichen Verhältnis zu den Zahlenwerten stehen. In diesem Fall die Farbe, die jeweils vor
der betreffenden Stückzahl steht. In diesem Beispiel sollen alle Stückzahlen addiert werden die
zu „Grün“ gehören. Auch hier gibt das erste Argument wieder den Bereich an der durchsucht
werden soll, also die Farben in A2:B8 und die Bedingung wird wieder im zweiten Argument
angegeben. Da sich die Farben nicht addieren lassen, geben Sie den Wertebereich im dritten
optionalen Argument mit B2:B8 an. Die Formel in der Zelle B11 lautet also:

=SUMMEWENN(A2:A8;”Grün”;B2:B8)

Um sinnvolle Ergebnisse zu erhalten ist es wichtig, dass die beiden Bereiche gleich groß
sind und sich in dieselbe Richtung bewegen, da Excel den räumlichen Zusammenhang
inhaltlich interpretiert.

21
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.1.4 WEITERFÜHRENDE FUNKTIONALITÄT – DIE AUTOSUMME:

Die Funktion SUMME hat noch eine besondere Funktionalität. Die AutoSumme. Da diese
Funktionen häufig genutzt werden befinden sich im Menü im Reiter „Start“ die Funktion
AutoSumme und ihre Verwandten.

Dieselbe Funktion wird im Reiter „Formeln“ wiederholt. Auf eine Zelle unterhalb oder
rechts eines Zahlenblocks angewendet, erkennt die AutoSumme den zu summierenden
Bereich automatisch und nimmt Ihnen damit lästiges markieren ab. Die Zuverlässigkeit beim
Erkennen des richtigen Bereichs ist dabei jedoch von der Struktur der Tabelle abhängig.

3.1.5 DIE LÖSUNG (DER OBEN BESPROCHENEN PROBLEMSTELLUNG):

Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, öffnen Sie am besten jetzt die Datei „Umsatzkontrolle.
xlsx“. Dabei können Sie dieser Beschreibung folgen oder sich Freestyle selbst an die Lösung
heranbewegen. Füllen Sie die hellblauen Felder im Reiter „DieAufgabe“ aus. Zur Kontrolle
finden Sie die fertige Lösung finden Sie im Reiter „DieLösung“. Dieser Aufbau wird auch
bei den folgenden Aufgaben beibehalten, ggf. gibt es aber ein paar Zwischenschritte.

Erstellen Sie die SUMME in Zelle B22, entweder direkt oder mit Hilfe der Autosummen-
Funktionalität. Die Formel sollte =SUMME (B18:B21) lauten. Danach kopieren Sie diese
Formel in alle relevanten Felder von Umsatz und Wareneinsatz. Da die Bereiche dieselbe
Größe haben, und Sie keine absoluten Bezüge verwenden, können Sie alle Felder damit
ausfüllen. Das sind die Spalten B,C,E,F,H,I in den Zeilen 22 und 30. Am besten geht es
mit der Funktionalität Einfügen „Formel und Zahlenformat“ (siehe Grafik).

22
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Nach derselben Methode erstellen Sie den MITTELWERT in den darunterliegenden Zeilen.
Die Formel für Zelle B23 lautet

=MITTELWERT (B18:B21).

In den Monaten berechnen Sie nun für Januar die Werte des Ladengeschäfts. Die können
Sie dann auf alle Spalten der Monate durch Kopieren übertragen.

Den Umsatz haben Sie schon in Zelle B22. Den Nettoumsatz (B5) berechnen Sie, in dem
Sie die Rabatte vom Umsatz abziehen (B3–B4). Den Wareneinsatz (B7) nehmen Sie aus
Zelle B30. Der Deckungsbeitrag (B9) ergibt sich aus Nettoumsatz – Wareneinsatz (B5–
B7), der Gewinn(B14) aus Deckungsbeitrag – Kosten (B9–B11). Die Kosten in % (B12)
berechnen sich als Kosten durch Umsatz (B11/B3). Der Gewinn (B15) in % als Gewinn
durch Umsatz (B14/B3)

Die Gesamtspalten der Monate errechnen durch Bildung einer SUMME. In Zelle D3 lautet
=SUMME (B3:C3). Wenn Sie nicht die Funktion SUMME trainieren möchten wäre ein
B3+C3 auch in Ordnung. Die Summenformel kopieren Sie nun erst nach unten und dann
auf die anderen Monatsgesamt-Spalten. Dabei können Sie jetzt ganze Spalten kopieren.

23
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Hierfür verwenden Sie die Funktion SUMMEWENN, indem Sie alle Spalten der Monate
aufaddieren. Es ist hier Bedingung, dass Sie die richtige Spaltenüberschrift gesetzt haben.
Das ist übrigens die zweite Methode aus unserem letzten Beispiel. Diesmal bewegen Sie sich
nur nicht durch die Zeilen, sondern durch die Spalten. Für die Zelle K4 lautet die Formel

=SUMMEWENN ($B$2:$J$2; „=Ladengeschäft“; $B3:$J3).

Sie wählen also mit $B$2:$J$2 den Überschriftenbereich zum Durchsuchen aus und benennen
mit „Ladengeschäft“ die Bedingung. Der Bereich mit den zu addierenden Werten ist dann
$B3:$J3. Um sich das Kopieren in die anderen Zellen noch zu vereinfachen, ersetzen Sie
nun „=Ladengeschäft“ durch die Überschrift der entsprechenden Spalte also hier K$2. Die
Formel lautet

=SUMMEWENN ($B$2:$J$2; K$2; $B3:$J3).

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Jetzt können Sie die Formel auf alle hellblau markierten Zellen im Bereich des Q1 kopieren.
Ob Sie dabei lieber die Zeilen einzeln anlegen, oder zunächst den gesamten Bereich kopieren
und dann die überschüssigen Zeilen löschen, bleibt Ihnen überlassen. Natürlich hätten Sie
auch hier mit Additionsformeln arbeiten können, allerdings wird dieses in größeren Tabellen
zu einem höheren Aufwand führen.

Wenn Ihre Tabelle jetzt so aussieht, dann sind Sie am Ziel:

3.2 EIGENE FILTER MIT SUMMEWENNS


3.2.1 DIE AUSGANGSITUATION:

25
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.2.2 DIE PROBLEMSTELLUNG:

In diesem Beispiel geht es darum die Summen der Wareneingänge und Warenausgänge
anhand der Kriterien „Quartal“, „Filiale“ und „Produktgruppe“ zu berechnen. Dafür setzen
Sie Formeln und nicht die von Excel bereitgestellten Filter ein. Gegen die automatischen
Filter von Excel ist nichts einzuwenden, aber die Möglichkeit, eigene Filter durch Formel
und Funktionen zu definieren erlaubt komplexes Filtern auch ohne Zutun des Nutzers.
Diese Möglichkeit sollten Sie sich nicht entgehen lassen.

3.2.3 DIE NEUEN FUNKTIONEN:

Um diese Aufgabe zu bewältigen benötigen Sie eine neue Formel, die mit einer bekannten
verwandet ist:

= SUMMEWENNS (Summe_Bereich; Kriterienbereich 1; Kriterien 1; …)

Genau SUMMEWENNS (mit dem S am Ende) ist der große Bruder von SUMMEWENN
(ohne das S am Ende). Die Neuerung bei dieser Formel ist die Möglichkeit mehr als einen
Kriterienbereich und mehr als ein Kriterium zu nutzen. Vom Aufbau her haben Sie wieder
die drei Bereiche: Summe_Bereich bezeichnet den Bereich der Werte die aufsummiert
werden sollen. Der Kriterienbereich bezeichnet den Bereich, der mit einem Kriterium
verglichen werden soll. Der Bereich Kriterium ist der Vergleichswert für den vorgenannten
Kriterienbereich und damit die Definition des Filters. Während der Summenbereich nur einmal
vorhanden ist, lassen sich viele weitere Pärchen aus Kriterienbereich und zu überprüfendem
Kriterium angeben.

Ein Beispiel. Angenommen Sie wollen in folgender Tabelle die Summe der Spalte C für
alle Zeilen ermitteln in den „Rot“ und „B“ angegeben ist:

26
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Als erstes Argument der Funktion ist der zu summierende Bereich, also C1:C6 anzugeben,
das erste Kriterienpärchen A1:A6 und „Rot“. Das zweite Kriterienpärchen lautet B1:B6 und
„B“. Die vollständige Formel in Zelle C8 ist dann:

=SUMMEWENNS (C1:C6; A1:A6; „ROT“; B1:B6; „B“)

Die SUMMEWENNS Funktion ist eine SUMMEWENN Funktion mit mehr als einem
Kriterienpärchen und ähnelt in diesem Beispiel dem zweiten Typ der SUMMEWENN
Funktion, bei dem der Summenbereich nicht mit dem Kriterienbereich identisch ist.

3.2.4 WEITERFÜHRENDE FUNKTIONALITÄT – NAMEN UND DROP-DOWN-LISTEN:

Um diese Aufgabe zu bewältigen bietet es sich an, dass Sie sich mit zwei weiteren hilfreichen
Funktionalitäten von Excel beschäftigen die im Zusammenhang mit Formel und Funktionen
sehr sinnvoll eingesetzt werden können. Das eine sind Namen und das andere sind Drop-
Down-Listen als Spezialfall einer Datenüberprüfung. Da Namen gerne im Zusammenhang
mit Drop-Down-Listen angewendet werden, stelle ich Ihnen beides zusammen vor, auch
wenn die zugrundeliegenden jeweiligen Funktionalitäten wesentlich mächtiger sind, als Sie
sie für dieses Beispiel benötigen.

Namen
Bei Namen im Sinne von Excel handelt es sich um die Möglichkeit, Bezüge unter einem
leichter zu merkenden Namen zu speichern. Die angelegten Namen sind dabei in der
Grundeinstellung in der gesamten Arbeitsmappe gültig und können in jedem Arbeitsblatt
anstelle eines normalen Bezugs verwendet werden. Ein Beispiel:

Beim aufsummieren des Bereichs C1:C6 können Sie statt =SUMME (C1:C6) = SUMME
(Menge) schreiben, wenn Sie vorher den Namen „Menge“ für den Bereich C1:C6 angelegt haben.

Um einen Namen festzulegen gibt es eine schnelle Methode. Dafür markieren Sie einfach
den zu benennenden Bereich und geben den Namen im Namenfeld in der oberen linken
Ecke der Tabelle per Hand an. Dieser wird dann sofort gespeichert. Das Namenfeld gibt
übrigens die normale Zelldefinition an, wenn kein Name vergeben ist, also z. B. A1:A2.
Das Feld ist Ihnen daher vielleicht schon aufgefallen, wenn Sie sich auf dem Arbeitsblatt
orientiert haben.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Um sich näher mit Namen zu beschäftigen sollten Sie sich mit dem Namens-Manager
vertraut machen. Sie finden die entsprechende Funktionalität im Reiter „Formeln“ des
Menübands unter der Gruppe „Definierte Namen“. Der Namenmanager zeigt Ihnen nicht
nur vorhandene Namen an, sondern ermöglicht Ihnen auch die Anpassung und das Löschen
der bereits vorhandenen Namen. Auch neue Namen können Sie hier alternativ zu der von
mir beschriebenen Methode anlegen:

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Hinweis: In der Grundeinstellung beziehen sich Namen immer auf die gesamte Arbeitsmappe.
Bei Anlage über den Namens-Manager können Sie einen Namen auf ein Arbeitsblatt
beschränken, z. B. um den Namen auf einem anderen Blatt mit anderer Bedeutung zu nutzen.

Drop-Down-Listen
Drop-Down-Listen sind ein Spezialfall der Datenüberprüfung. Im Normalfall sind Excel-
Zellen so eingestellt, dass Sie jeden Wert in eine Zelle schreiben dürfen. Hinter dem recht
allgemeinen Begriff Datenüberprüfung versteckt sich die Möglichkeit die erlaubten Werte
einzuschränken. Sie können also z. B. nur Zahlen oder bestimmte Textlängen erlauben. Für
ein Formelbuch wie dieses sprengt die genaue Beschreibung der verschiedenen Möglichkeiten
den Rahmen, jedoch gibt es eine Möglichkeit der Einschränkung die im Zusammenhang mit
dieser Aufgabe sehr sinnvoll ist. Die erlaubten Werte, die in die Zelle eingetragen werden
dürfen lassen sich auch auf eine Liste beschränken. Dabei kann die Liste auch zur Auswahl in
einer Drop-Down-Liste angezeigt werden. Diese benötigen Sie für Ihren selbstgebauten Filter.

3.2.5 DIE LÖSUNG:

Öffnen Sie die Datei „Lagerhaltung.xlsx“, wenn Sie die Lösung selbst ausprobieren wollen.

Legen Sie die Namen für die Drop-Down-Listen im Arbeitsblatt „Filter“ an, indem Sie die
Felder markieren und den zugehörigen Namen in das Namenfeld schreiben. Die benötigten
Wertelisten sind in diesem Beispiel schon in den Zellen vorhanden. B3:B6 = Quartale,
D3:D6 = Gebiete, F3:F5 = Produkte. Achten Sie darauf, dass Sie die Eingabe des Namens ins
Namenfeld immer mit Enter abschließen um die Änderung zu speichern. Kontrollieren Sie
im Namens-Manager, ob die gewünschten Einträge vorhanden sind. Neben den Einträgen,
die Sie selbst angelegt haben finden Sie hier auch die gleichen Einträge aus dem Reiter
„DieLösung“. Diese sind aber auch deutlich so gekennzeichnet.

Legen Sie die Drop-Down-Listen an, in dem Sie nacheinander für jedes Feld die
Datenüberprüfung aktivieren. Markieren Sie das Feld A25 und wählen Sie „Datenüberprüfung“
im Reiter „Daten“ aus.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Wählen Sie unter Zulassen den Typ „Liste“ und geben Sie unter Quelle „=Quartale“ an.
Achten Sie darauf, dass Sie das Gleichheitszeichen nicht vergessen, sonst enthält die Liste nur
das Wort „Quartale“ und nicht die Liste die sich hinter dem Namen „Quartale“ verbirgt. Um
die Drop-Down-Liste sichtbar zu machen, muss der zweite Haken gesetzt sein, ansonsten
würden zwar die Werte auf den Inhalt der Liste beschränkt sein, Sie müssten diese aber
immer per Hand eingeben anstelle sie aus der Liste auswählen zu können.

Wiederholen Sie die Schritte mit den Zellen B25 (=Gebiete) und C25 (=Produkte).

3. Legen Sie jetzt die Formeln an. Verwenden Sie dabei eine Formel in Zelle D25, die durch
Autoausfüllen in die anderen Zellen E25:G25 ausgeweitet werden kann. Da der Filter sich
auf alle drei Kriterien beziehen soll benötigen Sie drei Kriterienpärchen die für alle Zellen
gleich sind. Die Kriterienpärchen benötigen also absolute Bezüge. Der zu summierende
Wertebereich hingegen muss relative Bezüge enthalten, da ja jeweils die Zellen oberhalb
der Zelle summiert werden sollen. Für die Zelle D25 benötigen Sie die folgenden Bezüge.

• Summe_Bereich – D3:D21 – Werte die aufsummiert werden sollen


• Kriterien_Bereich1 – $A$3:$A$21 – Bereich der Quartale
• Kriterien 1 – $A$25 – Verweist auf das Feld in dem das Quartal per Drop-Down
ausgewählt wird
• Kriterien_Bereich2 – $B$3:$B$21 – Bereich der Gebiete
• Kriterien 2 – $B$25 – Verweist auf das Feld in dem das Gebiet per Drop-Down
ausgewählt wird

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

• Kriterien_Bereich3 – $C$3:$C$21- Bereich der Produkte


• Kriterien 3 – $C$25 – Verweist auf das Feld in dem das Produkt per Drop-Down
ausgewählt wird

Wenn die Lösung dann so aussieht haben Sie es geschafft:

3.3 DAS TEILERGEBNIS – EINE SUMME UND IHR FILTER


3.3.1 DIE AUSGANGSITUATION:

Sie haben in meinem letzten Beispiel eine Möglichkeit zum Selbstbau von Filtern kennengelernt,
da ich Ihnen die Idee hinter SUMMEWENNS vorstellen wollte. In dieselbe Richtung geht
eine Funktion, die von Natur aus in Excel für das Zusammenspiel mit Filtern vorgesehen
ist. Als Beispiel verwenden Sie eine ähnliche Tabelle, wie Sie sie auch im letzten Beispiel
verwendet haben.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.3.2 DIE PROBLEMSTELLUNG:

Auf einfache Weise solle eine Tabelle mit Summen und Ergebnisfunktionen ausgestattet
werden, um eine schnellere Analyse der Daten zu ermöglichen. Ein Filtern und Berechnen
soll nach Kriterien in den ersten drei Spalten möglich sein.

3.3.3 DIE NEUE FUNKTION:

Zur Lösung der Aufgabe bietet sich die Funktion TEILERGEBNIS an. Diese Funktion fasst
die Möglichkeiten vieler anderer Funktionen zum Berechnen von Bereichen zusammen,
z. B. SUMME oder MITTELWERT. Anders als bei den direkten Funktionen berücksichtigt
TEILERGEBNIS jedoch die Wirkung von Filtern, d.h. ausgefilterte Zeilen fließen nicht in
die Berechnung ein. Daher verwendet Excel auch automatisch TEILERGEBNIS anstelle
von SUMME, wenn Sie AutoSumme zusammen mit einer gefilterten Tabelle anwenden.

=TEILERGEBNIS (Funktion; Bezug 1; …)

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Im Argument Funktion wählen Sie die Berechnungsart aus, da TEILERGEBNIS mehrere


Berechnungsarten zur Verfügung stellt. Die Berechnung einer Summe wird z. B. durch die
Nummer 9 repräsentiert. Danach können wieder ein oder mehrere Zellbereiche als Bezüge
eingegeben werden, so wie Sie es z. B. von der Funktion SUMME kennen. Die passende
Nummer zur Funktion wird Ihnen übrigens bei der Eingabe in die Zelle mittels Schnellhilfe
angezeigt. Hier noch mal die Liste der Funktionen zur Übersicht. Einige davon haben Sie
bereits in diesem Buch kennengelernt.

Wie Sie erkennen können gibt es jeden Funktionswert zweimal. Also bei SUMME z. B. als 9
und als 109. Die beiden Funktionswerte unterscheiden sich hinsichtlich der Berücksichtigung
von ausgeblendeten Zellen. Während die normalen Funktionen ausgeblendete Zellen
mitberechnen, ignorieren 100er Funktionen die ausgeblendeten Zellen. Hierbei sind jedoch
zwei Fallstricke zu beachten.

1. Ausgefilterte Zellen sind nicht ausgeblendete Zellen! Die Funktion TEILERGEBNIS


berücksichtigt immer die Wirkung von Filtern, die 100er Funktionen entfernen
zusätzlich manuell ausgeblendete Zeilen aus der Berechnung. Wichtig: Sind Zeilen
in einer Tabelle ausgefiltert, gelten ausgeblendete Zellen auch als ausgefiltert, der
Unterschied ist also nur sichtbar, wenn der Filter nicht aktiv ist.
2. Die Berücksichtigung von manuell ausgeblendeten Zellen funktioniert nur bei Zeilen,
nicht jedoch bei Spalten. Die Verwendung von TEILERGEBNIS unterscheidet sich
also beim vertikalen Einsatz vom horizontalen Einsatz.

Möchten Sie z. B. den Mittelwert über die gefilterten Zellen A1:A20 berechnen, dann lautet
die Funktion:

=TEILERGEBNIS (1; A1:A20)

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.3.4 WEITERFÜHRENDE FUNKTIONALITÄT – SCHNELLE FILTERFUNKTIONEN:

Bevor Sie sich der Lösung zuwenden können, möchte ich Ihnen kurz noch eine Einführung
in die automatischen Filter geben, da Sie diese in dem Beispiel verwenden werden. Um den
Schnellfilter zu aktivieren markieren Sie am besten die zu filternde Tabelle. Zwar rät die
Autofilterfunktion die zugrundeliegende Tabelle auch meistens richtig, wenn Sie nur Teile
wie eine Spalte oder den Tabellenkopf markieren. Jedoch vermeiden Sie durch richtiges
Markieren Fehler bei der Erkennung, insbesondere wenn die Tabelle nicht vollständig gefüllt
ist, also teilweise leere Zeilen enthält. Ebenfalls sinnvoll ist die vollständige Benennung
der Spaltenköpfe. Im Gegensatz zu anderen Funktionalitäten wie z. B. der Pivot-Tabelle ist
dieses hier jedoch keine Pflicht. Danach wählen Sie im Reiter“ Start“ des Menübandes die
Funktionalität „Filtern“ aus.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Der Filterfunktionalität wird nun automatisch hinzugefügt und Ihnen stehen in den jeweiligen
Spaltenköpfen neue Drop-Down-Felder zur Verfügung, über die Sie die Filterfunktionen
auswählen können. Nach welchen Kriterien Sie filtern können, hängt von den Werten ab,
die in der Spalte vorgehalten werden. Bei Textwerten können Sie die anzuzeigenden Werte
angeben oder nach enthaltenden Buchstaben filtern. Bei Zahlen stehen Ihnen zusätzlich
Wertebereichs- und Durchschnittsfilter zur Verfügung, bei Datumswerten können Sie z. B.
nach Monaten und Quartalen filtern. Um den Filter wieder abzuschalten, benutzen Sie den
Löschen-Button, der sich im selben Menü wie die Filtern-Funktionalität befindet.

3.3.5 DIE LÖSUNG:

Jetzt wird es aber Zeit für die Lösung. Falls Sie wieder mitmachen wollen, finden Sie die
Arbeitsdatei unter dem Namen „AnderesLager.xlsx“. Auf geht es.

Markieren Sie den Bereich A1:E20 und aktivieren Sie den Filter über das Menüband im
Reiter „Start“. Schreiben Sie in die Zelle D22 die folgende Formel

=TEILERGEBNIS (9; D$2:D$20).

Dieses berechnet eine filterbare Summe des Wareneingangs.

Übertragen Sie die Formel mit Hilfe des Autoausfüllens auf die Zellen E22, D23 und E23.
Achten Sie dabei darauf, dass Sie die gemischten Bezüge richtig gesetzt haben damit die
Bezüge korrekt kopiert werden.

Ersetzen Sie jetzt in den Zellen D23 und E23 die Funktion Summe = 9 durch die Funktion
Summe mit ignorieren ausgeblendeter Werte = 109.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Benutzen Sie die gewohnte Funktion

=SUMME (D2:D20)

in der Zelle D24 und entsprechend in der Zelle E24. Damit haben Sie einen Vergleich zu
den gefilterten Varianten mit TEILERGEBNIS.

Blenden Sie eine Zeile aus und beobachten Sie den Ergebnisbereich, die mittlere Zeile sollte
abweichen. Bei ausgeblendeter Zeile 11, sieht die Matrix so aus:

Blenden Sie die Zeile wieder ein und setzen Sie einen Filter auf „Haushaltswaren“. Blenden
Sie wieder die Zeile (hier Nummer 11) aus und beobachten Sie den Ergebnisbereich. Der
Unterschied wird jetzt deutlich.

Hier das Endergebnis:

3.4 ENDLICH ENTSCHEIDUNGEN


In den vorangegangenen Kapiteln haben Sie sich mit der Berechnung von mehreren Zellen
beschäftigt. Jetzt geht es um einen neuen wichtigen Bereich in Excel, die Möglichkeit
Entscheidungen zu treffen oder besser gesagt Ergebnisse in Abhängigkeit von einer bestimmten
Bedingung berechnen zu lassen. Dazu ist bei Excel die WENN Funktion zuständig. Sie
werfen dann auch noch einen schnellen Blick auf ein paar leichte Logik-Funktionen, um
das Thema zu abzurunden.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.4.1 DIE PROBLEMSTELLUNG:

Sie sollen einen Verpackungsrechner mit Leben füllen. Es sind einige Grundwerte vorgegeben,
diese Vorgaben sollen aber anpassbar sein. Zudem gelten Regeln, die Einfluss auf die
Berechnung der Verpackungskosten haben werden. Diese Regeln gelten:

1. Es ist die Verpackungsgröße zu wählen, die am wenigsten Verschnitt der vorrätigen


Menge zurücklässt, ist der Verschnitt gleich soll die größere Verpackung gewählt werden
2. Für explosive und flüssige Materialien sind Zuschläge beim Preis zu beachten
3. Explosive Materialien können nur in der kleineren Größe transportiert werden
4. Materialien die gleichzeig flüssig und explosiv sind dürfen nicht transportiert
werden – Warnung ausgeben und kein Preis berechnen
5. Nicht giftige Materialien erhalten 10% Rabatt auf den Endpreis

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.4.2 DIE NEUEN FUNKTIONEN:

Um diese Aufgabe bewältigen zu können, benötigen Sie die WENN Funktion.

=WENN (Prüfung; [Dann_Wert]; [Sonst_Wert])

Das Argument Prüfung steht dabei für die Bedingung, die geprüft werden soll. Wenn Sie z. B.
prüfen wollen, ob der Inhalt einer Zelle größer als 1000 ist, schreiben Sie dort A1>1000.
Bei der Prüfung ob ein Text übereinstimmt, nehmen Sie wieder die Anführungsstriche, also
z. B.: A1=“Haushaltswaren“. Die Prüfung kann jede Bedingung enthalten, die WAHR oder
FALSCH als Antwort ausgibt, d.h. Sie können an dieser Stelle die gleich noch vorzustellenden
Logik-Funktionen und die üblichen Vergleichsoperatoren, wie größer, gleich etc. einsetzen.
Auch andere Funktionen die WAHR oder FALSCH von Natur aus zurückgeben, wie z. B.
ISTFEHLER können hier eingesetzt werden. Es ist jedoch nicht möglich, eine Prüfung mit
mehr als zwei Antworten auszuführen. Für diesen Fall müssen mehrere WENN Funktionen
ineinander verschachtelt werden. Kleiner Hinweis, wenn Sie über den Tellerrand gucken
wollen, beim Einsatz von Makros und VBA Programmierung gibt es einen solche Möglichkeit
mit dem CASE-Befehl.

Die beiden nächsten Argumente „Dann_Wert“ und „Sonst_Wert“ enthalten den Zellinhalt
der ausgegeben werden soll. Der Inhalt von „Dann_Wert“ wird ausgegeben, falls die
vorangegangene Prüfung WAHR als Ergebnis ausgegeben hat. Der „Sonst_Wert“ wird
hingegen ausgegeben, falls die vorangegangene Prüfung FALSCH als Ergebnis hat. Beide
Argumente können Zahlen, Text oder auch weitere Formeln und Funktionen enthalten.
Wenn Sie eine weitere WENN – Funktion in den Dann_Wert oder Sonst_Wert eingeben,
erhalten Sie eine der oben schon erwähnten verschachtelten WENN-Funktionen. Technisch
gesehen sind diese beiden Argumente zwar optional, es macht aber Sinn zumindest einen
Wert auszufüllen, da ansonsten nur das Ergebnis der Prüfung mit WAHR oder FALSCH
ausgegeben wird. Ein Resultat, dass Sie auch ohne die WENN Funktion erhalten hätten.

Noch ein Wort zu den verschachtelten WENN Funktionen. Dieses Instrument ist sehr
hilfreich, um komplexe Analysen in einer Berechnungskette vorzudefinieren. Sollten Sie
sich bei der Erstellung verschachtelter Funktionen verheddern, was leicht zu Problemen mit
der richtigen Anzahl von Klammern führt, helfen zwei Tricks. Zum einen können Sie den
Funktionsassistenten nutzen. Setzen Sie einfach die weitere WENN Formel im Assistenzfenster
ein. Die eingesetzte WENN Formel lässt sich später im eigenen Funktionsassistenten öffnen.
Zum zweiten können Sie sich an die Formel herantasten in dem Sie die untergeordnete
WENN – Funktion in einer eigenen Zelle einsetzen und dann mit dem Ergebnis in einer
weiteren WENN Formel weiterverwenden. Später können Sie dann nach Wunsch die
Formeln immer noch weiter verdichten. Dieses gilt natürlich auch beim Verschachteln
anderer Funktionen.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Im Zusammenhang mit WENN Funktionen benötigen Sie häufig auch logische Operatoren.
Diese Funktionen ermöglichen die logische Verknüpfung von Prüfungen, wie z. B. der
Prüfung im ersten Argument der WENN Funktion. Natürlich können Sie diese Funktionen
auch in mit anderen Funktionen oder völlig unabhängig einsetzen.

=UND (Wahrheitswert1; [Wahrheitswert2]; …)

Die Funktion UND liefert ein WAHR für die Prüfung zurück, wenn alle Wahrheitswerte
ebenfalls WAHR sind. Die Wahrheitswerte sind dabei die verschiedenen Argumente der
Funktion von denen mehrere eingegeben dürfen. Dieses und die folgenden Beispiele finden
Sie auch in der Datei „UndOderRunden.xlsx“.

Die Formel in Zelle C2 lautet:

=UND (A2=“Rot“; B2>50)

Die Formel in Zelle D2 lautet:

=UND (A2=“Grün“; B2>50)

Die Funktion selbst ist leicht zu verstehen. Je nach Aufgabenstellung ergeben sich daraus
mehr mathematische und logische Probleme als technische. Das Einzige worauf Sie aus
technischer Sicht achten sollten ist, dass das UND immer vor den zu prüfenden Werten
steht und nicht wie im allgemeinen Sprachgebrauch üblich dazwischen.

Vergleichbar verhält sich die Funktion ODER:

=ODER (Wahrheitswert1; [Wahrheitswert2]; …)

Der Unterschied zum UND liegt darin, dass die Funktion WAHR wird, sobald mindestens
einer der Wahrheitswerte WAHR ist.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Die Formeln in Zellen C2 – E2 lauten:

=ODER (A2=„Rot“; B2>50)


=ODER (A2=„Grün“; B2>50)
=ODER (A2=„Grün“;B2>1000)

Eine weitere wichtige Funktion im Bereich der Logik-Funktionen ist die Funktion NICHT

=NICHT(Wahrheitswert)

Die Funktion kehrt den Wahrheitswert um, das macht aus WAHR FALSCH und aus
FALSCH WAHR. Natürlich können Sie in vielen Fällen stattdessen einfach die Prüfung
umkehren, z. B. statt >50 schreiben Sie <=50. Aber es sind sicher auch Fälle denkbar, in
denen sich die umgekehrte Prüfung nicht einfach darstellen lässt, z. B. bei dieser Formel

=NICHT (UND (A2=„Rot“; B2>„50“))

Ebenfalls kann diese Funktion dabei helfen, die Lesbarkeit zu erhöhen und damit die Analyse
einer Prüfung für spätere Betrachter erleichtern. Bitte beachten Sie, dass NICHT nur ein
Argument zulässt. Dieses unterscheidet die Funktion von Verwandten wie UND oder ODER.

Zur Lösung der Aufgabe benötigen Sie noch weitere Funktionen:

Gerade beim Berechnen von Preisen kommt es häufig zu dem Problem, dass der durch das
Format dargestellte Wert nicht mit dem tatsächlichen Wert übereinstimmt. So werden, z. B.
beim EURO Format standardmäßig zwei Nachkommastellen angezeigt, während Excel intern
mit einer höheren Genauigkeit rechnet. Eine mögliche Lösung ist es, in den Optionen unter
„Datei“, „Optionen“, „Erweitert“, „Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe“ die Genauigkeit auf
die angezeigte Genauigkeit festzulegen. Dadurch wird mit der durch das Format festgelegten
Genauigkeit weitergerechnet. Dieses gilt jedoch für die gesamte Arbeitsmappe.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Eine flexiblere Möglichkeit bietet die Funktion RUNDEN, die ein zellenweises anpassen
der hinterlegten Genauigkeit ermöglicht.

=RUNDEN (Zahl; Anzahl_Stellen)

Beim ersten Argument geben Sie die zu rundende Zahl oder den Bezug zu einer Zelle an.
Im zweiten Argument die Anzahl der Stellen auf die gerundet werden soll. Das Runden
erfolgt nach mathematischen Gesichtspunkten. Es gibt eine Reihe verwandter Funktionen:

=ABRUNDEN (Zahl; Anzahl_Stellen) – Es wird stets abgerundet


=AUFRUNDEN (Zahl; Anzahl_Stellen) – Es wird stets aufgerundet
=GANZZAHL (Zahl) – Es wird die nächste kleinere ganze Zahl ermittelt
=KÜRZEN (Zahl; [Anzahl_Stellen]) – es wird auf die Anzahl der Stellen entfernt ohne
zu runden

Die RUNDEN-Funktionen passen dabei Ihre Rundungsrichtung an, wenn sich das Vorzeichen
der Zahl ändert, für die beiden letzten Funktionen gilt das nicht. Eine Vergleichstabelle
macht den Unterschied deutlich:

3.4.3 WEITERFÜHRENDE FUNKTIONALITÄT – BENUTZERDEFINIERTE FORMATE:

In dieser Lösung werden Sie eine weitere Funktionalität verwenden, die hilfreich bei der
Darstellung von Ergebnissen ist, mit denen noch weitergearbeitet werden soll. Sicher ist
Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Sie bei Währungsangaben ein Eurozeichen sehen,
welches nicht als Text in der Zelle steht und damit auch nicht die Berechnung der Zahl
behindert. Dieses Eurozeichen ist Teil des Formats der Zelle und nicht des Inhalts. Würden
Sie einfach Text zu der Zahl in die Zelle schreiben ließe sich mit dieser nicht weiterrechnen.
Für Zellen, in der eine Formel steht, würde das Vorgehen ohnehin ausscheiden. Solche
Formate können Sie auch selber für eine Zelle anlegen. In diesem Beispiel legen Sie in der
Zelle ein benutzerdefiniertes Format an, das die eine Mengenangabe „Stück“ zum Format
hinzufügt. Auch wird eine 1.000er Punkt in das Format eingefügt. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den Dialog „Zelle formatieren“ am schnellsten über die rechte Maustaste.
2. Wählen Sie im Reiter Zahlen die Kategorie „Benutzerdefiniert“

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3. Geben Sie das neue Format im Feld Typ ein. Eine # steht für einen optionalen
Platzhalter einer Ziffer. Eine 0 ist ein pflichtmäßiger Platzhalter, d.h. es wird immer
eine 0 an dieser Stelle angezeigt, auch wenn in der Zelle keine Information für
diese Ziffer vorhanden ist. In der Liste der Vorgaben finden sich einige weitere
Beispiele auf die Sie aufbauen können. Text, den Sie immer in der Zelle stehen
haben wollen geben Sie in Anführungsstrichen an. Eine sinnvolle Eingabe wäre
demnach: #.##0 „Stück“.
4. Nachdem Sie die Eingabe bestätigt haben, vergleichen Sie den wahren Wert der
Zelle mit dem angezeigten. Der Unterschied wird deutlich. Dieses Zellformat lässt
sich übrigens mit der normalen Methode „Format kopieren“ auf andere Zellen
übertragen.

3.4.4 DIE LÖSUNG:

Öffnen Sie Datei „Verpackungsrechner.xlsx“, wenn Sie die Lösung nachvollziehen wollen.

Zunächst berechnen Sie den Verschnitt, damit Sie nach der ersten Regel entscheiden können,
welche Verpackungsgröße benötigt wird. Dazu teilen Sie Menge durch die Verpackungsgröße
In Zelle E18 steht

=$C$15 / C18

welches Sie mit Autoausfüllen auf E19 erweitern. In Zelle F18 berechnen Sie mit

=KÜRZEN(E19)

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

den nicht Nachkommaanteil der vorangegangenen Berechnung. Analog gehen Sie für die Zelle
F19 vor. Statt KÜRZEN können Sie hier auch GANZZAHL oder ABRUNDEN verwenden,
da nur positive Mengen zugelassen sind. Auf der Zelle C15 liegt eine Datenüberprüfung
die dieses sicherstellt. Ähnliches haben Sie schon im Zusammenhang mit den Drop-Down-
Boxen in einem früheren Beispiel gemacht. In den Zellen G18 und G19 berechnen Sie
jetzt die Differenz der Zellen E18 und F18, bzw. E19 und F19. Die Differenz nehmen Sie
dann mit der Menge der Verpackungen mal und erhalten den Verschnitt. Die Formeln für
Zelle G18 lautet:

=(E18 – F18) * C18,

Die in G19:

=(E19 – F19) * C19.

Nun können Sie in Zelle D21 die richtige Packungsgröße berechnen indem Sie den Verschnitt
vergleichen. Hierbei ist eine verschachtelte WENN Funktion sinnvoll, um die doppelte
Regel darzustellen. Bei gleichem Verschnitt die größere Verpackung, ansonsten die mit dem
kleineren Verschnitt. Die Formel in Zelle D21 lautet:

=WENN (G18=G19; 1; WENN (G18<G19; 1; 2))

Die Prüfung lässt sich aber auch in einer WENN Formel zusammenfassen, indem Sie die
Regel verdichten:

D21 =WENN(G18<=G19;1;2)

In der Datei ist wieder eine Datenüberprüfung angelegt für die Zellen C18 bis D19 die
sicherstellt, dass die Angaben immer positiv sind und das Größe 2 stets kleiner ist als Größe
1. Dieses ist als Annahme zur Vereinfachung für die Formel von Bedeutung, da ansonsten
die Eingabe in diese Felder noch geprüft werden müsste. Leider ist damit die Formel noch
nicht ganz fertig, da Sie noch ausschließen müssen, dass bei explosivem Inhalt die große
Packung verwendet wird. Eine weitere verschachtelte WENN Funktion die den ja/nein-
Eintrag in Zelle C12 prüft schafft hier Abhilfe. Die angepasste Formel lautet dann:

=WENN (C12=„ja“; 2; WENN (G18=G19; 1; WENN (G18<G19; 1; 2)))

Für die Zellen C11:C13 wurde in der Datei bereits eine Drop-Down-Liste wie Sie sie bereits
kennen angelegt um Fehleingaben zu vermeiden.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Im nächsten Schritt übernehmen wir die Angaben der gewählten Größe in neue Zellen, damit
Sie diese für die Preisberechnung verwenden können. Das erspart Ihnen, die Größenprüfung
in jeder der nachgelagerten Berechnung erneut ausführen zu müssen. Mit Zelle D31

=WENN (D21=1; C18; C19)

übernehmen Sie das Fassungsvermögen der gewählten Größe. Mit Zelle D32

=WENN (D21=1; D18; D19)

übertragen Sie den Preis der gewählten Größe. Die beiden Formeln überprüfen die Nummer
der Größe und schreiben den passenden Feldinhalt zurück. Die Zelle D33

=KÜRZEN (C15 / D31)

berechnet erneut die verwendete Menge, indem Sie die Gesamtmenge aus Zelle C15 durch
die gewählte Verpackungsgröße aus Zelle D31 teilt und den Verschnitt weg kürzt.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

4. Berechnen Sie nun die Kosten der Verpackung indem Sie zunächst die Grundkosten
berechnen (Menge * Preis) In Zelle D36 steht dann

=D33 * D32.

Da es sich um einen berechneten Preis handelt können Sie hier von der Runden-Funktion
Gebrauch machen. Ob dieses sinnvoll ist, ist mehr eine inhaltliche, denn eine technische
Frage. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht zu runden, wenn die Preise später auf
Papier, z. B. auf eine Rechnung gedruckt werden sollen. In diesem Fall sind die Rechenwege
dann transparent.

Wenn Sie runden möchten lautet die Formel in Zelle D36:

=RUNDEN(D33*D32;2)

Nun berechnen Sie die Zuschläge. In Zelle D37 prüfen Sie zunächst ob ein Zuschlag für
Flüssigkeiten erforderlich ist C11=ja. Trifft das zu, ermittelt die nächste WENN Funktion
den richtigen Zuschlag in Abhängigkeit von der Verpackungsgröße (D24 oder D25),
anderenfalls ist der Zuschlag 0. Das Ergebnis wird noch mit der Menge (D33) multipliziert
und gegebenenfalls auf zwei Stellen gerundet. In Zelle D37 steht die folgende Formel:

=RUNDEN (WENN (C11=„ja“; WENN (D21=1; D24; D25); 0) * D33; 2)

Ähnlich verhält es sich mit dem Zuschlag für explosive Stoffe. Die Formel ist nur weniger
komplex, da die Abfrage nach dem Zuschlagswert entfällt. Explosive Stoffe können nur in
Größe 2 verpackt werden. Die Formel lautet dann in Zelle D38:

=RUNDEN (WENN (C12=„ja“; D28; 0) * D33)

Als letzten Schritt berechnen Sie die Summe des Preises, dabei müssen aber noch zwei
Regeln beachtet werden. Sollte der Inhalt flüssig und explosiv sein, soll keine Berechnung
stattfinden und eine Warnung ausgegeben werden. Bei giftigem Inhalt ist ein Rabatt von
10% vorgesehen. Das realisieren Sie wieder über verschachtelte WENN Funktionen. Die
erste Abfrage prüft mittels UND Funktion ob die Zellen C11 (flüssig) und C12 (explosiv)
auf ja stehen und gibt gegebenenfalls eine Warnmeldung aus. Ansonsten ermittelt die nächste
WENN Funktion weiter. Ist der Inhalt giftig (C13 = „ja“ wird die SUMME über alle Kosten
(D36:D38) mit 0,9 multipliziert, was einem 10%igen Rabatt entspricht, andernfalls wird
die SUMME ohne den Rabatt ausgewiesen. Da nur gerundete Werte summiert werden ist
ein erneutes Runden nicht erforderlich. Die fertige Formel lautet dann:

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

=WENN (UND (C11=„ja“; C12=„ja“); „TRANSPORT VERBOTEN“; WENN (NICHT


(C13=„ja“); SUMME (D36:D38) * 0,9; SUMME (D36:D38)))

Sieht die Lösung so aus, sind Sie am Ziel:

Bitte bedenken Sie, dass die Lösung hier nur eine mögliche Lösung ist, um alle genannten
Regeln einzuhalten. Sie könnten also auch mit anderen Formeln zum Ziel gekommen sein.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.5 TEXTSPIELE
3.5.1 DIE AUSGANGSITUATION:

3.5.2 DIE PROBLEMSTELLUNG:

In diesem Beispiel haben Sie einen Adressdatensatz aus einer Datenbank heruntergeladen,
der für einen weiteren Zweck angepasst werden muss. Das Ziel ist es, eine Anwahlliste zu
erstellen, die z. B. in einem Vertriebstool, wie es in Call-Centern benutzt wird, genutzt
werden kann. Neben der allgemeinen Bereinigung der Datensätze, z. B. von nicht benötigten
Leer- oder Sonderzeichen, sollen zwei Aufgaben erledigt werden. Postleitzahl und Stadt sollen
in einer Spalte stehen. Die Spalte Wahlliste soll die Telefonnummer ohne Sonderzeichen
enthalten. Zudem gilt, die Wahlliste enthält vorrangig die Festnetznummer, ist diese nicht
vorhanden die Mobilfunknummer.

3.5.3 DIE NEUE FUNKTION:

Zur Lösung dieser Aufgabe benötigen Sie diverse Formeln aus dem Bereich der Textbearbeitung:

=TEXTKETTE (Text1; [Text2];…)

Bei dieser Funktion fügen Sie ein oder mehrere Textbausteine zusammen. Die Argumente
der Funktion unterscheiden sich hier nicht und können sowohl aus reinem Text in
Anführungsstrichen bestehen als auch aus Bezügen zu Zellen die den Text enthalten, an
der betreffenden Stelle hinzugefügt werden soll.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

In diesem Beispiel werden die Wörter „Guten“ und „Morgen“ in einer Zelle mit einem
trennenden Leerzeichen zusammengeführt. Die Formel in Zelle C1 lautet:

=TEXTKETTE (A1; „ „; B1)

Der Funktion TEXTKETTE wurde in Excel 2016 neu hinzugefügt, in den Vorgängerversionen
heißt die Funktion noch VERKETTEN und hatte den gleichen Syntax. Sollten Sie also in der
Beispieldatei den Fehler #NAME in einer Zelle sehen, so haben Sie vermutlich eine frühere
Version installiert. Ersetzen Sie in diesem Fall TEXTKETTE durch VERKETTEN und alles
sollte funktionieren. VERKETTEN ist übrigens aus Gründen der Abwärtskompatibilität
auch noch in Excel 2016 vorhanden.

Texte können auch mit dem kaufmännischen Und „&“ verbunden werden. Bei einfachen
Formeln kann das leichter Wirken, bei komplexeren Verkettungen kann hier jedoch rasch die
Übersicht verloren gehen. Das Beispiel von oben würde sich in Zelle C1 dann so darstellen.

=A1&“ „&B1

Eine weitere wichtige Gruppe von Funktionen ermöglicht es, Teile eines Textes auf einer
Zelle herauszuschneiden:

=LINKS (Text; [Anzahl_Zeichen])

Scheidet von einem Text links ein oder mehrere Zeichen ab. Das Argument „Text“ gibt
hierbei die Textquelle an. Wird die optionale Anzahl der Zeichen als 2. Argument nicht
angegeben, wird nur ein Zeichen von Links aus gesehen abgeschnitten.

=RECHTS (Text; [Anzahl_Zeichen])

Dieselbe Funktion gibt es auch in einer Version, die die Zeichen vom rechten Ende des
Textes aus abschneidet.

=TEIL (Text; Erstes_Zeichen; Anzahl_Zeichen)

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Der dritte Vertreter dieser Formeln ermöglicht es, einen Text aus der Mitte eines anderen
Textes herauszuschneiden. Hierbei wird wieder im Argument „Text“ die Textquelle angegeben.
Das nächste Argument benennt das Startzeichen von Links aus gesehen (also entsprechend der
deutschen Leserichtung). Das letzte Argument enthält die Anzahl die von der Startposition
aus abzuschneidenden Zeichen. Im Gegensatz zu LINKS und RECHTS ist es hier eine
Pflichtangabe. Das ist insbesondere deshalb in der Praxis lästig, da es hier nicht möglich
ist, ein „bis keine Zeichen mehr da sind“ oder etwas Ähnliches anzugeben, was dazu führt,
dass die Länge des Zellinhaltes nicht unbekannt sein sollte. In der Lösung sehen Sie gleich
ein Beispiel, wie Sie damit umgehen können.

Hier ein paar Beispiele für die drei Funktionen. Die Zellinhalte B1–D1 lauten:

• =LINKS (A1; 5)
• =RECHTS (A16)
• =TEIL (A1; 7; 2)

Werden in den Längen und Startwertargumenten berechnete Werte eingesetzt, so ergeben


sich mächtige Formeln, um lange Tabellen aufzubereiten. Eine Funktion, die in diesem
Zusammenhang häufig Anwendung findet, lautet:

=FINDEN (Suchtext; Text; [Erstes_Zeichen])

Diese Funktion ermöglicht es, Zeichen innerhalb eines anderen Textes zu finden. Der
Rückgabewert ist dabei die Position des ersten Zeichens der gefundenen Zeichenkette.
Das Argument „Suchtext“, gibt dabei die zu suchenden zusammenhängenden Zeichen an.
„Text“ ist die zu durchsuchende Textquelle. Optional kann noch ein Startzeichen angegeben
werden, um z. B. den ersten Teil eines Textes zu ignorieren. Bitte beachten Sie, dass die
Suche in Leserichtung erfolgt. Eine Suche von der entgegengesetzten Seite ist so einfach
leider nicht möglich. Die Funktion FINDEN, kann z. B. verwendet werden, um zu prüfen,
ob ein bestimmte Zeichenfolge vorhanden ist oder nicht und die Position zu ermitteln, an
der die Zeichenfolge beginnt. Diese Information kann für Entscheidungen in einer WENN
Funktion verwendet werden oder, wie später in der Lösung gezeigt, zur Ermittlung der
richtigen Trennstellen beim Arbeiten mit LINKS etc.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

In diesem Beispiel lauten den Formeln in den Zellen B1 bis D1:

• =FINDEN („ „; A1) – Leerzeichen wird an Position 6 gefunden


• =FINDEN („t“; A1) – Buchstabe „t“ wird Position 3 gefunden
• =FINDEN („t“; A1; 7) – Buchstabe „t“ wird nicht mehr gefunden, da erst ab
Position 7 mit der Suche begonnen wird.

Die Funktion FINDEN behandelt große und kleine Buchstaben unterschiedlich und lässt
auch keine Platzhalter in der Suche zu. Daher hier der Hinweis, dass es die Funktion
SUCHEN gibt. Diese hat den gleichen Aufbau, unterscheidet jedoch nicht zwischen großen
und kleine Buchstaben. Zudem können z. B. die Platzhalter „* = beliebig viele unbekannte
Zeichen“ und „? = ein unbekanntes Zeichen“ im Suchtext verwendet werden.

Eine weitere Funktion, die Sie zur Lösung der Aufgabe benötigen, ist die Funktion

=LÄNGE (Text)

Diese Funktion ermittelt die Länge eines Textes der im Argument angegeben wurde. Der
Text kann direkt in Anführungszeichen angegeben werden oder mittels Bezug auf eine Zelle
mit Textinhalt übernommen werden. Als Beispiel ergibt =LÄNGE („HALLO“) den Wert 5.

Beim Export von Datenbanken kommt es häufig zu dem Fall, dass unerwünschte Leerzeichen
oder Sonderzeichen, sogenannte nicht druckbare Zeichen in der Datei enthalten sind. Da
diese Zeichen häufig die Weiterverarbeitung erschweren, bietet es sich an diese per Funktion
zu entfernen:

=GLÄTTEN (Text)

Diese Funktion entfernt Leerzeichen am Anfang und am Ende des Textes. Leerzeichen die
z. B. in der Mitte Wörter trennen sind hierbei nicht betroffen. Für erfahren Nutzer hier
noch der Hinweis, dass nur normale Leerzeichen (Zeichencode 32) und keine geschützten
Leerzeichen (Zeichencode 160) entfernt werden.

=SÄUBERN (Text)

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Diese Funktion entfernt die nicht druckbaren Zeichen mit den Zeichencodenummern
1–31. Diese Zeichen kommen in der Regel beim Export von Daten aus Datenbanken vor
oder wenn Daten per Kopieren und Einfügen aus anderen Quellen, z. B. dem Internet in
Excel übernommen werden. Ein häufiger Vertreter ist das Zeichen 10 (Zeilenumbruch).
Auch hier der Hinweis, dass es Sonderzeichen im hohen Zahlenbereich gibt, die von der
Funktion nicht erkannt werden. Diese ist nur auf die ersten 127 Zeichen des Zeichensatzes
abgestellt. Ich gehe auf die anderen Möglichkeiten in diesem Buch nicht ein. Wer Interesse
an diesem Thema hat und sich in die verschiedenen Zeichennummern einarbeiten will,
dem empfehle ich eine Beschäftigung mit der Funktion WECHSELN. Diese ermöglicht
es Zeichen oberhalb von Nr. 127 in Zeichen mit tiefen Nummern umzuwandeln und so
für den Einsatz mit SÄUBERN und GLÄTTEN vorzubereiten.

Eine letzte Funktion die im Rahmen dieses Themas sinnvoll erscheint, ist die Möglichkeit
Fehler zu identifizieren:

=ISTFEHLER (Wert)

Diese Funktion ermöglicht es zu überprüfen, ob eine bestimmte Zelle einen Fehler enthält.
Im Beispiel unter FINDEN entstand der Fehler #WERT, da der gesuchte Buchstabe nicht
gefunden werden konnte. Solche Fehler führen dazu, dass mit der Zelle nicht weitergerechnet
werden kann, daher empfiehlt es sich solche Fehler stets abzufangen. Die Funktion ISTFEHLER
kann dabei z. B. in einer WENN Funktion verwendet werden, um einen anderen Wert
zu setzen, wenn ein Fehler auftritt. Hier auch noch der Hinweis, dass es die Verkürzung
WENNFEHLER gibt, der die beiden Funktion WENN und ISTFEHLER zusammenfasst.
Diese ist immer dann zulässig, wenn die fehleranfällige Formel und die Fehlerabfrage in
der gleichen Zelle sind. Es gibt zudem noch eine Reihe weiterer Funktionen aus dem
ISTIRGENDWAS Bereich mit dem sich diverse andere Eigenschaften überprüfen lassen.
Die Funktionsweise ist jedoch identisch.

In diesem Beispiel

51
EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

wurden die folgenden Formeln verwendet:

3.5.4 DIE LÖSUNG:

Gehen wir jetzt Schritt für Schritt durch die Lösung für den exportierten Adressdatensatz.
Die Datei zur Übung hat den Namen „Textspiele.xlsx“.

Legen Sie ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen „Bereinigt“ an und kopieren Sie die
Überschriften in Zeile 1 in das neue Blatt. In der Zelle A2 des neuen Arbeitsblattes legen
Sie die Formel

=GLÄTTEN (DieAufgabe!A2)

an. Die Formel erweitern Sie dann mittels Autoausfüllen oder Kopieren auf den gesamten
Bereich der Tabelle (A2:J51). Durch diese Operation entfernen Sie alle ungewollten
Leerzeichen, die beim Export vor und nach dem Zellinhalt zurückgeblieben sind. Um zu
prüfen, ob Sie Erfolg hatten, erstellen Sie eine Wertekopie der Tabelle in „Bereinigt“. Zur
Erinnerung, dieses machen Sie, indem Sie die Tabelle kopieren und mittels der Funktion
„Inhalte einfügen – Werte“ auf sich selbst kopieren. Jetzt sollten die Formeln verschwunden
sein und Sie wieder eine Tabelle mit den Inhalten sehen. Vergleichen Sie die Zellen im
Reiter „DieAufgabe“ mit den Zellen im Reiter „Bereinigt“. Sehen Sie den Unterschied,
wenn Sie die Zelle öffnen?

Die Reinigung hat noch nicht vollständig funktioniert, wenn Sie die Zelle C22 oder C26
öffnen stellen Sie fest, dass Sie den Zellinhalt nicht direkt sehen. Hier ist ein Zeilenumbruch
(Zeichencode 10) am Anfang der Zelle hängen geblieben. Bei zweizeiliger Ansicht wird
das deutlich:

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Mit Hilfe des Zelleintrags in C22:

=GLÄTTEN (SÄUBERN (DieAufgabe!C22))

lösen Sie auch das Problem. Entsprechend gehen Sie bei C26 vor. Natürlich können Sie
die Probleme in diesem Fall auch per Hand lösen, aber Sie sollen hier üben, wie das bei
sehr langen Listen geht.

Auch hier kopieren Sie wieder die Werte auf die Formeln und überprüfen das Ergebnis.
Sind alle Leerzeichen weg, können Sie fortfahren.

Kopieren Sie nun das Arbeitsblatt „Bereinigt“ und nennen Sie es „DieLösung“. Fügen Sie in
Spalte I eine leere Spalte ein. Hier werden Sie die geforderte Information „PLZ und Stadt“
ablegen. Als Überschrift wählen Sie ebenfalls „PLZ und Stadt“. An dieser Stelle haben Sie
vielleicht schon gemerkt, dass es Probleme mit den Postleitzahlen gibt, die mit 0 beginnen.
Excel unterschlägt hier die 0, da diese am Anfang steht. Zur Lösung verwenden Sie daher
jetzt die oben gezeigten benutzerdefinierten Formate. Weisen Sie den Zellen in Spalte G das
Format „00000“ zu. Um PLZ und Stadt zusammenzuführen benutzen Sie nun die Funktion
TEXTKETTE (früher VERKETTEN). Die Formel in I2 lautet:

=TEXTKETTE (G2; „ „; H2)

Diese erweitern Sie für die restlichen benutzten Zellen in Spalte I.

Schauen Sie sich die Zelle I50 an, selbst wenn Sie die PLZ in G richtig formatiert haben
finden Sie keine führende 0. Wie schon erläutert, ignorieren Textfunktionen Zellformate
und nutzen nur die tatsächlichen Zellinhalte.

Um das Problem zu lösen, müssen Sie die Formel erweitern. Fügen Sie dazu eine weitere
Spalte in J ein und nennen Sie die Spalte in der Überschrift „PLZ und Stadt mit 0“. Die
Zelle J2 lautet:

=WENN (LÄNGE (G2) < 5; TEXTKETTE („0“; G2; „ „; H2); TEXTKETTE (G2; „ „;
H2))

Diese Formel prüft in einer WENN Funktion die Länge des PLZ Felder (Spalte G). Ist die
PLZ nicht fünfstellig, so fügt TEXTKETTE eine führende 0 hinzu, anderenfalls wird die
bekannte Formel von oben verwendet. Auch hier erweitern Sie wieder auf die ganze Tabelle.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Der Vergleich der Zellen I50 und J50 macht den Unterschied deutlich:

Die erste Aufgabenstellung ist nun gelöst. Wenden Sie sich nun der Aufgabe zu, eine Wahlliste
zu erstellen. Im ersten Schritt entfernen Sie das Trennzeichen „/“ und die Leerzeichen bei
der Festnetz- und der Mobilfunknummer. Computergestützte Wahllisten kommen nicht
immer mit diesen Zeichen klar. Im zweiten Schritt ergänzen wir fehlende Festnetzeinträge
mit der Mobilnummer wie in der Aufgabenstellung gefordert.

In Spalte M mit der Überschrift „Telefon maschinell“ legen Sie in M2 die folgende Formel an:

=TEXTKETTE (LINKS (K2; FINDEN („/“; K2) – 2); TEIL (K2; FINDEN („/“; K2) +
2; (LÄNGE (K2) – (FINDEN („/“; K2) + 2)) + 1))

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Analysieren Sie die Formel von innen nach außen. Zunächst nutzen Sie die FINDEN
Funktion, um die Position des Trennzeichens „/“ zu ermitteln. Dieses geschieht mit
FINDEN(K2; „/“ ). Um jetzt den vorderen Teil der Nummer, die Vorwahl, zu erhalten,
nutzen Sie die Funktion LINKS (K2; FINDEN(K2; „/“) – 2). Da noch ein Leerzeichen
zwischen dem „/“ Zeichen steht, müssen Sie 2 von dem erhaltenen Wert abziehen um die
Position zu erhalten, an der die Vorwahl endet. Da LINKS immer beim ersten Zeichen
beginnt, erhalten Sie nun die gesamte Vorwahl.

Den hinteren Bereich der Telefonnummer erhalten Sie, indem Sie die Funktion TEIL
verwenden. Eine Lösung mit RECHTS würde genauso funktionieren, wenn Sie die Berechnung
der Positionen entsprechend anpassen.

TEIL (K2; FINDEN („/“; K2) + 2;(LÄNGE (K2) – (FINDEN („/“; K2) + 2)) + 1)

Der erste Bereich ist ähnlich zu LINKS, nur rechnen Sie nun 2 Zeichen mehr zu dem
gefundenen Trennzeichen um die Startposition der Hauptnummer zu ermitteln. Auch hier
ist wieder ein Leerzeichen nach dem Trennzeichen zu beachten. Da, wie oben erwähnt, die
TEIL-Funktion ein festes Ende benötigt, müssen Sie noch die Länge ermitteln. Mit LÄNGE
erhalten Sie die Gesamtlänge, von der Sie die Startposition abziehen. Da die Startposition
nun zu viel abzogen wurde, addieren Sie 1 wieder drauf. Sie können natürlich auch gleich
+1 schreiben, nur verdeutlicht das den Rechenweg nicht.

Nun haben Sie den vorderen und den hinteren Teil der Nummer erhalten, den Sie einfach mit
TEXTKETTE wieder zusammenfügen. Danach füllen Sie die Spalte wieder wie gewohnt auf.

Sind die Berechnungswege nicht einleuchtend für Sie, dann versuchen Sie, die Formel von
innen nach außen Schritt für Schritt aufzubauen und prüfen Sie, welche Ergebnisse die
einzelnen Schritte ausgeben.

Dasselbe machen Sie mit der Spalte N, welche die Überschrift „Mobil maschinell“ erhält.
Die Zelle N2 enthält:

=TEXTKETTE (LINKS (L2; FINDEN („/“; L2) – 2); TEIL (L2; FINDEN („/“; L2) + 2;
(LÄNGE (L2) – (FINDEN („/“; L2) + 2)) + 1))

Die Formel ist identisch zu M bis auf die Bezüge. Auch hier füllen Sie wieder die Spalte
bis zum Ende der Tabelle auf.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Nun bleibt noch die letzte Spalte O. Mit Hilfe einer Formel übernehmen Sie die die
Festnetznummer. Sollte die nicht verfügbar sein, wird die Mobilfunknummer genommen.
Die Spalte O hat die Überschrift „Wahlliste“ und die Formel in Zelle O2 lautet:

=WENN (ISTFEHLER (M2); N2; M2)

Die Wenn-Funktion prüft, ob in der Spalte M ein Fehler steht. Hier machen Sie sich zunutze,
dass die Formel, die die Leer- und Trennzeichen erstellt hat, einen Fehler verursacht, wenn
keine Festnetznummer vorhanden ist. In diesem Fall wird die Mobilfunknummer (Spalte
N) genommen. Ist eine Festnummer vorhanden wird diese aus Spalte M ausgewählt.

Damit ist die Aufgabe gelöst und das Ergebnis sieht wie folgt aus:

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.6 DATUM UND ZEIT


3.6.1 DIE AUSGANGSITUATION:

3.6.2 DIE PROBLEMSTELLUNG:

Es sollen die monatlichen Zeiten eines Mitarbeiters erfasst werden. Vorgegeben werden das
Jahr und der Monat in den blauen Zellen. Die blauen Spalten sollen per Hand ausgefüllt
werden. Die gelben Spalten sollen per Formel gefüllt werden. Dabei soll die tägliche Arbeitszeit
berechnet werden. Die Gesamtarbeitszeit in dezimaler Form soll ebenfalls ausgegeben werden.
Die dezimale Angabe der Zeit ist dann sinnvoll, wenn damit außerhalb des Zeitsystems
weitergerechnet werden soll, z. B. um Kosten oder Verrechnungspreise zu multiplizieren.
Auch das Datum und der Wochentag sollen vorgegeben werden, damit das Wochenende
sichtbar wird. Die unterschiedliche Länge der Monate soll berücksichtigt werden.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

3.6.3 DIE NEUEN FUNKTIONEN UND WIE EXCEL DATUM UND ZEIT ORGANISIERT

Um die Problemstellung anzugehen, benötigen Sie neue Funktionen im Bereich Zeit und
Datum. Dazu ist es vorab wichtig zu verstehen, wie Datum und Zeit in Excel organsiert sind.
Excel speichert ein Datum in Form einer ganzen Zahl und Zeit in Form der zugehörigen
Nachkommastellen.

Sie können dieses leicht selber prüfen, indem Sie ein Datum eingeben und dann das Format
der Zelle von Hand auf Zahl zurückstellen. Excel hat nämlich bei der Eingabe erkannt, dass
es sich um ein Datum, beziehungsweise eine Zeit handelt und bereits das richtige Format
ausgewählt. Sie haben möglicherweise gar nicht mitbekommen, dass in Wirklichkeit eine
Zahl gespeichert und das Zellformat geändert wurde. Die Zahl 0 ist dabei der 0.1.1900,
ein Datum das es natürlich nicht gibt. Aber an diesem Tag beginnt die Zeitrechnung von
Excel, so dass der 1.1.1900 der Zahl 1 entspricht. Datumsformate können nicht auf negative
Zahlen angewandt werden, so dass Datumsangaben vor dem 1.1.1900 nicht verwendet
werden können.

Bei den Zeiten ist es einfach: 0 entspricht Mitternacht und 0,999… entspricht der Sekunde
vor Mitternacht des Folgetages. 0,5 ist demnach Mittag. Die 1 gibt es hier nicht, da sie
inhaltlich der 0 vom Tag danach entspricht.

Durch diese Eigenschaft einer Zahl ist es möglich mit Datum und Zeit in einer Formel
zu rechnen, d.h. z. B. Zeiten zu addieren oder abzuziehen; oder Tage zu einem Datum
hinzuzufügen. Da gerade bei Uhrzeiten das direkte Eingeben des Dezimalwertes etwas
anstrengend ist, hat es sich bewährt die Uhrzeiten in Zellen einzugeben und dann per
Formel zu berechnen.

Die letzte Spalte addiert die beiden ersten Spalten. Wie Sie sehen, lassen sich 08:00 und
04:00 zu 12:00 addieren. Das Addieren der Zahl 4 hat hingegen keine Wirkung. Doch
warum ist das so?

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Bevor ich darauf eingehe, muss ich Ihnen noch einen anderen Punkt erläutern, der
möglicherweise verwirrend wirkt. Excel macht in der Darstellung keinen Unterschied zwischen
einer Zeitdauer (08:00 Stunden) und einem Zeitpunkt (08:00 Uhr). Dieses ist aufgrund der
Speicherung als Zahl mathematisch dasselbe, da 8 Stunden von Mitternacht aus gesehen
8.00 Uhr ergibt. Die Interpretation ist Sache des Betrachters. In dem Beispiel oben können
Sie also um 8.00 Uhr mit der Arbeit begonnen haben und nach 4 Stunden Arbeit um
12.00 Uhr fertig gewesen sein. Sie könnten aber auch daraus lesen, dass Sie 8 Stunden mit
dem Auto unterwegs waren und dann weitere 4 Stunden mit dem Zug gefahren sind, so
dass Sie insgesamt 12 Stunden unterwegs waren. Für Excel macht das keinen Unterschied.

Das Ergebnis einer Berechnung ist in der Darstellung vom Format abhängig. Es gibt
Zeitformate, die nur die Zeit innerhalb des Tages darstellen, was gut für Uhrzeiten geeignet
ist, und welche, die die Zeit über 24 Stunden hinaus anzeigen, so dass Zeitdauern komplett
angezeigt werden können. Ebenfalls gibt es Formate die Zeit und Datum in einer Zelle anzeigen.

In allen diesen Zellen steht die Zahl 3,25. Sie wurden nur anders formatiert. Nun erklärt
sich auch warum das Addieren der 4 im Beispiel oben wirkungslos bleibt. Sie haben 4
Tage auf die Zelle addiert, die aufgrund des Zeitformats nicht angezeigt werden, da die
Zelle hier auf eine Uhrzeit bis 24 Stunden formatiert war. Bei einem Datum würden Sie
demnach etwas sehen, ebenfalls, wenn Sie ein anderes Format wählen oder eine Zahl mit
Nachkommastellen eingeben.

Ein erweitertes Beispiel macht es deutlich:

In manchen Fällen reichen die normalen Rechenarten nicht aus. Daher gibt es Zeitfunktionen
in Excel, die eine spezielle Funktionalität bereitstellen.

=TAG (Zahl)

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Ermittelt den Tag der in einem Datum angeben ist. Steht z. B. in Zelle A1 das Datum
17.04.2017, so ergibt =TAG(A1) die Zahl 17. Entsprechend gibt es die Funktionen MONAT
und JAHR.

=STUNDE (Zahl)

Diese Funktion ermittelt die Stunde, die in einer Zeit hinterlegt ist. Steht z. B. in der Zelle
A1 die Zeitangabe 08:30, dann ergibt =STUNDE(A1) die Zahl 8. Entsprechend gibt es
hier die Funktionen MINUTE und SEKUNDE

Diese Funktionen haben sich bewährt, wenn der dezimale Wert einer Datums- oder
Zeitangabe benötigt wird. Dieser lässt sich nicht ohne Weiteres aus der Zahl in der Zelle
berechnen und auf das durch das Zellformat dargestellte Datum hat die Formel ohne diese
Spezialfunktionen keinen Zugriff. Der Dezimalwert ist immer dann nützlich, wenn andere
Angaben weitergerechnet werden soll, z. B. Stundensätze in EUR multipliziert werden oder
wenn komplexere Berechnungen erforderlich sind. Das direkte Rechnen mit Zeiten und
Datumsangaben kommt dann schnell an seine Grenzen.

Das Gegenstück hierzu ist die Funktion

=DATUM (Jahr; Monat; Tag)

Diese Funktion ermittelt aus vorhandenen dezimalen Angaben von Tag, Monat und Jahr
den Excel Datums- und Uhrzeitcode, also die Zahl, die als Datum formatiert das zugehörige
Datum ausgibt. Das Jahr steht hier übrigens wie in Amerika üblich vorne.

=DATUM (2017; 4; 17) ergibt also 42842,00. Als Datum formatiert steht in der Zelle
dann 17.04.2017. In gleicherweise funktioniert die Funktion ZEIT für Uhrzeiten.

Eine etwas speziellere Funktion ist die Funktion

=MONATSENDE (Ausgangsdatum; Monate)

Diese Funktion ermittelt den letzten Tag eines Monats. Das erste Argument ist das
Ausgangsdatum von dem aus das Monatsende bestimmt werden soll. Das zweite Argument
gibt an, wie viele Monate weitergezählt werden soll, bis das Monatsenddatum ermittelt wird.
0 ist hierbei der Monat des Ausgangsdatums.

=MONATSENDE („17.04.2017“; 0) ergibt den 30.04.2017


=MONATSENDE („17.04.2017“; 1) ergibt den 31.05.2017

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Diese Funktion ist hilfreich, wenn die Problematik der schwankenden Länge von Monaten
in Berechnungen einbezogen werden soll.

Für die Lösung benötigen Sie noch eine weitere Funktion, die genaugenommen nicht zu den
Datums- und Zeitfunktionen zählt, da sich mit dieser Funktion aber Zahlenwerte in Texte
verwandeln lassen, wird sie gerne im Zusammenhang mit den Datums- und Zeitfunktionen
eingesetzt. In der Lösung unten verwenden Sie diese Funktion, um den Wochentag aus
einer Datumsangabe zu ermitteln.

=TEXT (Wert; Textformat)

Die Funktion =TEXT (99999,999; „#.##0,00“) speichert z. B. die Zahl 99999,999 als Text
im Format 99.999,99. Bitte beachten Sie hierbei, dass hier der Text zum Zellinhalt wird
und Sie nicht das Format der Zelle beeinflussen. Übrigens als Tipp, wenn Sie die Lösung
selbst angehen. Das Format für den Wochentag lautet „TTTT“.

Nicht in der Lösung benötigt, aber ganz hilfreich ist die Funktion

=HEUTE()

Sie gibt das aktuelle Datum zurück. Dieser Wert ändert sich also jedes Mal, wenn die
Zelle neu berechnet wird, z. B. beim Öffnen der Datei. Damit kann in einer Formel auf
das aktuelle Datum zugegriffen werden. Diese Formel braucht kein Argument und die
Klammer bleibt leer. Noch genauer ist die Funktion JETZT, die zusätzlich auch noch die
aktuelle Uhrzeit ermittelt.

3.6.4 DIE LÖSUNG:

Die zugehörige Arbeitsdatei hat den Namen „Zeiterfassung.xlsx“. Um die Aufgabenstellung


zu lösen, tragen Sie zunächst die Jahres- und die Monatsangabe in die Zellen B3 und B4
ein. Achten Sie dabei darauf, dass der Monat als Zahl angegeben wird. Also „3“ statt „März“
in diesem Beispiel. In Zelle B5 berechnen Sie den letzten Tag des Monats. Dieser Wert
wird für weitere Formeln benötigt, die die Anzahl der auszufüllenden Tage und damit die
Länge der Tabelle bestimmen. Die Formel lautet:

=TAG (MONATSENDE (DATUM ($B$3; $B$4; 1); 0))

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Was tut diese Formel? Wieder von innen nach außen betrachtet, setzt die Funktion DATUM
zunächst ein Datum aus der Monats und Tagesangabe in den Zellen B3 und B4 zusammen,
die als Excel Datumsangabe vorliegt. Da nur das Monatsende berechnet werden soll, wird
mit dem 3. Argument „1“ der 1. Tag des Monats festgelegt. Die Formel MONATSENDE
berechnet nun das Datum des letzten Tages. Die 0 als letztes Argument dieser Funktion legt
dabei den ausgewählten Monat fest. Zur Erinnerung, eine 1 wäre hier der Monat danach.
Da Sie aber nicht das ganze Datum, sondern nur den letzten Tag benötigen, ermittelt jetzt
die Funktion TAG den Tag aus den vollständigen Datum. Im Beispiel mit März und 2017
steht dort nun eine 31. Diese Zelle ist nicht als Datum formatiert, da die Funktion Tag
eine Zahl und kein Datumscode ausgibt.

Die Spalte B (ab Zeile 8) soll die Tage des ausgewählten Monats beinhalten und dabei
berücksichtigen, dass die Anzahl der Tage in einem Monat dynamisch ist. Die Formel in
Zelle B8 lautet daher:

=WENN (A8 <= $B$5; DATUM ($B$3; $B$4; A8); „-“)

Die restlichen Zellen bis B38 können Sie durch Kopieren oder Ausfüllen ergänzen. Wenn
Sie diese Formel analysieren, erkennen Sie, dass die WENN-Abfrage prüft, ob die in Spalte
A stehende Tagesangabe kleiner oder gleich als der in B5 stehende letzte Tag des Monats
ist. Ist das der Fall, wird über die Funktion DATUM aus dem Tag in Spalte A und den
Monats- und Jahresangaben in B4 und B5 das Datum des Tages gebildet. Da dieses Datum
als Excel-Datumscode vorliegt, muss die Zelle als Datum formatiert sein, um den Inhalt
sinngemäß darzustellen. Um das Kopieren und Ausfüllen zu ermöglichen, ist es wichtig, dass
Sie hier die richtigen relativen und absoluten Bezüge setzen. Die mitwandernde Angabe in
Spalte A ist daher relativ, die festen Werte in den Zellen B3–B5 sind absolut angegeben.

In Spalte C soll der Wochentag angegeben werden, um dem Mitarbeiter die Orientierung
zu erleichtern. Die Formel in Zelle C8 lautet:

=TEXT (B8; „TTTT“)

Sie kann wieder über Kopieren oder Ausfüllen auf die Zellen bis C38 erweitert werden.
Die Funktion TEXT ermittelt aus dem Datum den Wochentag wie oben schon erläutert.
Da diese Funktion eine Formatangabe erhält wird das benutzerdefinierte Zellformat von
Excel automatisch gesetzt.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Formeln, Funktionen und konkrete Beispiele

Die Spalten D–F können Sie nun mit willkürlichen aber sinnvollen Demodaten füllen. Die
Spalten in der Datei haben bereits das richtige Format, so dass manuelle Eingeben kein
Problem sein sollten. In einer eigenen Datei, sollte Excel das Format von alleine setzen, wenn
Sie die Zeitangabe, wie oben beschrieben, im richtigen Format, z. B. „08:00“ eingeben. Sie
können natürlich auch die Daten aus der Lösung kopieren, um sich die Arbeit zu sparen.

Die Spalte G soll nun mit der berechneten Arbeitszeit für diesen Tag gefüllt werden. Da die
Zeitangaben in den Spalten D-F bereits als Zeitangaben vorliegen, können Sie hier einfach
mit den Grundrechenarten den Wert ermitteln. Die Formel in Zelle G8 lautet also:

=E8 – D8 – F8

Die Spalte füllen Sie wieder wie gewohnt auf. Wie schon erwähnt, ist es Excel egal, dass
Sie hier Zeitpunkte und Zeitdauer in eine Formel packen. Auch das Ergebnis wird wieder
als Zeitdauer interpretiert, was technisch nur im Zellformat Berücksichtigung findet. Bei
Zeitangaben, die wie hier nicht über 24 Stunden hinausgehen, ist das unproblematisch. Sie
können mit dem vorgegebenen Standard arbeiten.

In Spalte H soll nun abschließend die Arbeitszeit in dezimalen Angaben erfasst werden,
d.h. aus 00:30 soll 0,5 werden, so dass dieser Wert einfach in anderen dezimalen Formeln
verwendet werden kann. Dieses erreichen Sie mit der Formel

=RUNDEN (STUNDE (G8) + (MINUTE (G8) / 60); 2)

die Sie in Zelle H8 eingeben. Auch diese Spalte wird wieder bis zum Tabellenende ausgefüllt.
Analysieren Sie diese Formel, so sehen Sie die Verwendung der Funktionen MINUTE und
STUNDE, die aus der Zelle in Spalte G die dezimale Anzahl der Stunde und der Minute
auslesen. Die Minuten teilen Sie noch durch 60, da eine Stunde 60 Minuten enthält. So
erhalten Sie in der Zelle die Gesamtangabe in dezimaler Form. Um das Ergebnis noch etwas
optisch besser zu gestalten, verwenden Sie hier noch die RUNDEN Funktion und runden
das Ergebnis durch das letzte Argument auf zwei Stellen. Wenn Sie mit den Angaben noch
viele weitere Berechnungen planen, dann sollten Sie hier auf das Runden verzichten und
stattdessen das Zahlenformat der Zelle auf eine Zahl mit zwei Nachkommastellen setzen.
Beachten Sie, dass hier immer ein Zahlenformat und nie ein Datumsformat vorliegt. Dieses
ist unabhängig von der RUNDEN Funktion, sondern liegt daran, dass die Funktionen
MINUTE und STUNDE dezimale Werte und keinen Datumscode ausgeben. Übrigens,
auf den Einsatz von SEKUNDE können Sie hier verzichten, da in den Spalten D-F nur
Zeitangaben mit Minutengenauigkeit eingegeben wurden. Als Training können Sie gerne
überlegen, wie die Formel oben um Sekunden erweitert werden müsste.

Jetzt fehlt nur noch die SUMMEN Funktion in Zelle H39 und die Aufgabe ist gelöst.

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EXCEL-FORMEL-SAMMLUNG Schlusswort

4 SCHLUSSWORT
Sie haben nun einige Beispiel für Excel-Formeln und Funktionen kennengelernt und haben
damit einen ersten Einstieg in die Welt der Excel Formeln gewagt. Natürlich behandelt dieses
Buch nicht alle interessanten Formeln, aber es hat Ihnen Wege aufgezeigt. Ich empfehle Ihnen
sich bei weiteren konkreten Problemstellungen, die in Ihrer Praxis auftreten, einmal mit dem
Formelkatalog zu beschäftigen. Scheuen Sie sich nicht, ein paar Ideen auszuprobieren, und
ggf. Hilfe im Internet, z. B. in Foren und Communities zu suchen. Auch die Excel-Hilfe
kann die eine oder andere Frage klären. Sie werden sehen, langsam werden Sie sicherer und
gewinnen an Erfahrung hinzu, so dass Sie immer komplexerer Problemstellungen angehen
können und Excel sich zu einem mächtigen Programm für Sie entwickelt.

Ein sonniges Wochenende


ins Consulting eintauchen
Ab in den Süden 2019
11. – 13. Oktober, Mallorca

Bewerbungsschluss: 8. September 2019

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