Sie sind auf Seite 1von 44



SASKIA GIEßEN

EXCEL IM ARBEITSTALLTAG

2
Excel im Arbeitstalltag
1. Auflage
© 2018 Saskia Gießen & bookboon.com
ISBN 978-87-403-1706-0

3
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG Inhalt

INHALT
1 Vorwort 6

2 Bedingte Formatierung 7
2.1 Bedingte Formate Mit Werten 7
2.2 Mehrere Bedingungen 8
2.3 Die Regeln Bearbeiten 9
2.4 Bedingte Formate Mit Funktionen 9
2.5 Bedingte Formate Mit Symbolen 11
2.6 Zellen Mit Bedingten Formaten Finden 12
2.7 Bedingte Formate Entfernen 13

3 Zahlenformate Einstellen 14
3.1 Benutzerdefinierte Nummernformate 14
3.2 Das Euro-Format 15
3.3 Formate Auf Andere Zellen Übertragen 16
3.4 Zahlenformate In Eine Andere Excel-Datei Übertragen 17

Grau ist alle Theorie.


Zeit für etwas Farbe.

kfw.de/karriere

4
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG Inhalt

4 Grundlagen Zu Den Berechnungen 18


4.1 Grundrechenarten 18
4.2 Rechnen Über Mehrere Tabellen 23

5 Die Funktion Summe() 26


5.1 Die Formel Kopieren 26
5.2 Nicht Zusammenhängende Zellen Addieren 27
5.3 Zellinhalte Anzeigen Lassen 28
5.4 Die Vier Schritte Bis Zur Summe 28

6 Rechnen Mit Bezügen 29


6.1 Feste Zelladressen 29
6.2 Prozentuale Anteile Ermitteln 30
6.3 Feste Zeilen- Und Feste Spaltenangaben 32

7 Nützliche Funktionen 34
7.1 Einfache Statistische Funktionen 34
7.2 Max, Min Und Mittelwert 34
7.3 Anzahl2() 36

8 Teilergebnisse Bilden 39
8.1 Sortieren 40
8.2 Zwischenergebnisse Bilden 40
8.3 Teilergebnisse Kopieren 42
8.4 Teilergebnisse Entfernen 44

5
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG VORWORT

1 VORWORT
Excel ist für viele Menschen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, da die
Einsatzmöglichkeiten so vielfältig sind.

Dieses Buch richtet sich an die Personen, die bereits ein wenig Erfahrung im Umgang mit
Excel haben. Vielleicht haben Sie ein Excel-Seminar besucht oder Sie haben sich Excel selber
beigebracht. In diesem Buch erhalten Sie wertvolle Tipps zu vielen Einsatzmöglichkeiten.

Vom Anlegen eigener Zahlenformate, über die bedingte Formatierung bis zum Ermitteln
von Zwischenergebnissen finden Sie viele Anregungen für Ihre Arbeitsmappen.

Wenn Sie ein Seminar zum Thema Excel mit uns erleben möchten, sprechen Sie uns an:

www.saskiagiessen.de

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit Excel. Köln, im Januar 2018

Saskia Gießen

Hiroshi Nakanishi

6
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG BEDINGTE FORMATIERUNG

2 BEDINGTE FORMATIERUNG
Die bedingte Formatierung gestaltet Zellen automatisch in Abhängigkeit ihres Wertes.

2.1 BEDINGTE FORMATE MIT WERTEN


Stellen Sie sich vor, Sie möchten in einer Liste von Zahlen alle Werte über 1.000 auf einen
Blick erkennen.

1. Markieren Sie die Zellen mit den Werten, die geprüft werden sollen. Im aktuellen
Beispiel sind es die Zellen von H5 bis H199.
2. Klicken Sie auf dem Register Start auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
Wählen Sie die Befehlsfolge Regeln zum Hervorheben von Zellen/Größer als.

Geben Sie ins erste Feld den Vergleichswert, im aktuellen Beispiel 1000, ein. Im Hintergrund
erkennen Sie bereits das Ergebnis. Wenn Sie eine andere Färbung der Zellen wünschen,
wählen Sie sie über den Listenpfeil am zweiten Feld aus.

Abbildung 1: Alle markierten Zellen automatisch in Abhängigkeit eines Wertes gestalten

3. Bestätigen Sie mit OK.

Jetzt erkennen Sie die Zellen mit einem Wert über 1.000 auf einen Blick.

7
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG BEDINGTE FORMATIERUNG

Abbildung 2: Alle Zellen über 1.000 € haben eine grüne Füllfarbe erhalten

2.2 MEHRERE BEDINGUNGEN


Sie können bis zu 64 unterschiedliche Bedingungen für eine Zelle einrichten.

1. Nachdem Sie die erste Bedingung und die Formatierung eingestellt haben, wählen
Sie erneut Start/Bedingte Formatierung/Regeln zum Hervorheben von Zellen.
Aktivieren Sie den Eintrag Kleiner als.
2. Geben Sie die zweite Bedingung und die gewünschte Formatierung ein.

Abbildung 3: Alle Zellen einfärben, deren Inhalt kleiner als 500 € ist

3. Bestätigen Sie mit OK.

Alle Zellen, auf die eine der Bedingungen zutrifft, werden jetzt gestaltet.

8
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG BEDINGTE FORMATIERUNG

2.3 DIE REGELN BEARBEITEN


Um Ihre bedingten Formate zu überprüfen, bietet Ihnen Excel den Manager für Regeln.

1. Wählen Sie Start/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten.

Abbildung 4: Der Manager zum Verwalten aller Regeln

2. Markieren Sie die Regel, die kontrollieren möchten und klicken Sie auf die
Schaltfläche Regel bearbeiten.

Im Fenster Formatierungsregel bearbeiten können Sie sowohl die Regel als auch die
Gestaltung ändern.

2.4 BEDINGTE FORMATE MIT FUNKTIONEN


Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Hinweis darauf erhalten, ob das Ergebnis der Zellen
einen bestimmten Wert erreicht.

Im diesem Beispiel möchten Sie erkennen, ob die Summe einer Spalte 300.000 Euro übersteigt.

1. Aktivieren Sie das Tabellenblatt Schritt3 und markieren Sie die Zelle B16. Diese
soll farbig gestaltet werden, wenn die Summe der Zellen darüber 300.000 Euro
übersteigt.
2. Wählen Sie Start/Bedingte Formatierung/Neue Regel.
3. Markieren Sie den Eintrag Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen
verwenden und geben Sie dann im Feld darunter die folgende Funktion ein:

=Summe(B6:B14)>300000

9
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG BEDINGTE FORMATIERUNG

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren und stellen Sie auf dem Register
Ausfüllen eine Hintergrundfarbe ein.
5. Bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 5: Eine Formel zur Ermittlung der Gestaltung

1. Bestätigen Sie noch einmal mit OK.


2. Kopieren Sie jetzt mit dem Befehl Format übertragen (die Schaltfläche mit dem
Pinsel) diese Formatierung von B16 in die anderen Zellen bis G16.

Abbildung 6: Das Ergebnis

Sie erkennen anhand der Zellformatierung, dass in drei Spalten die Summe der Werte über
300.000 Euro liegt, ohne dass das Ergebnis angezeigt wird.

10
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG BEDINGTE FORMATIERUNG

2.5 BEDINGTE FORMATE MIT SYMBOLEN


Stellen Sie sich vor, Sie möchten in den Zellen farbige Symbole sehen, die den Wert des
Zellinhalts wiederspiegeln. Alle Beiträge über oder gleich 1.000 Euro sollen einen grünen
Punkt, alle Beiträge zwischen 200 und 1000 Euro sollen einen gelben Punkt, und die
restlichen Beiträge sollen einen roten Punkt erhalten.

1. Markieren Sie die gewünschten Zellen und wählen Sie Start/Bedingte Formatierung/
Symbolsätze. Entscheiden Sie sich für ein Muster.
2. Nachdem Sie die Befehlsfolge gewählt haben, erhalten alle Zellen ein Symbol. Jetzt
müssen Sie nur noch die Bewertungen, die hinter den Symbolen liegen, eingrenzen.
3. Wählen Sie Start/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten.
4. Markieren Sie die Regel und klicken Sie auf die Schaltfläche Regel bearbeiten.
5. Ändern Sie zu Beginn die Einträge im Feld Typ von Prozent auf Zahl. Geben Sie
dann die Werte in die Felder links daneben ein.

Abbildung 7: Die Bedingungen zu den Symbolen anpassen

Ändern Sie, wenn gewünscht die Symbole. Wenn Sie den Haken Nur Symbol anzeigen
aktiveren, sehen Sie nur die Symbole in den Zellen. Die Zahlen werden ausgeblendet.

6. Bestätigen Sie mit OK.

11
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG BEDINGTE FORMATIERUNG

Abbildung 8: Die Ampeln kennzeichnen die Beiträge

2.6 ZELLEN MIT BEDINGTEN FORMATEN FINDEN


Stellen Sie sich vor, Sie haben von einem Kollegen eine Tabelle erhalten und Sie wissen
nicht ganz genau, ob und wenn ja, welche Zellen bedingte Formate enthalten.

1. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und wählen Sie Start/Suchen und Auswählen/
Bedingte Formate.

Abbildung 9: Alle bedingten Formate in einer Mappe finden

Jetzt sind alle Zellen, die eine bedingte Formatierung haben, markiert.

2. Wählen Sie Start/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten, um sich alle Regeln


anzusehen.

12
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG BEDINGTE FORMATIERUNG

2.7 BEDINGTE FORMATE ENTFERNEN


Um eine bedingte Formatierung wieder zu entfernen haben Sie zwei Möglichkeiten: Alle
bedingten Formate auf dem Tabellenblatt oder nur auf den markierten Zellen löschen.

1. Wählen Sie Start/Bedingte Formatierung/Regeln löschen.

Abbildung 10: Alle Regeln entfernen

Entscheiden Sie jetzt, ob alle bedingten Formate auf dem Tabellenblatt entfernt werden
sollen, oder nur die in den markierten Zellen.

13
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG ZAHLENFORMATE EINSTELLEN

3 ZAHLENFORMATE EINSTELLEN
Excel bietet viele verschiedene Zahlenformate für Zellinhalte an. Manchmal wäre es aber
schön, wenn noch ein paar mehr Formate zur Verfügung stehen würden.

Dann legen Sie doch einfach Ihre eigenen Formate an.

3.1 BENUTZERDEFINIERTE NUMMERNFORMATE


Stellen Sie sich vor, Sie möchten in eine Zelle eine Nummer, die ein bestimmtes Format hat,
eingeben. In dieser Nummer kommen führende Nullen aber auch Punkte vor. Einsatzgebiete
können beispielsweise Versicherungsscheinnummern, Artikelnummern u.v.m. sein.

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe 2. Benutzerdefinierte Formate.xlsx und aktivieren


Sie das Register Schritt1.
2. Markieren Sie die Zellen von C2 bis C4, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
die gewünschte Zelle und wählen Sie den Befehl Zellen formatieren.
3. Aktivieren Sie das Register Zahlen und wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert.
4. Klicken Sie ins Feld Typ und geben Sie das gewünschte Muster ein.

#.##0,00 „Liter“

Abbildung 11: Ein eigenes Zahlenformat erstellen

14
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG ZAHLENFORMATE EINSTELLEN

Die folgende Abbildung zeigt einige Beispiele:

Abbildung 12: Einige Beispiele für Zahlenformate

In der Spalte C erkennen Sie das Muster, das Sie ins Feld Typ eingeben müssen.

Dabei steht #.## für den Tausenderpunkt. Für den Fall, dass die Zahl 1.000 oder größer
ist, wird der oder die Tausenderpunkte angezeigt, ansonsten wird #.## ignoriert.

Die Einheit wird in Anführungszeichen angezeigt. Es ist egal, was Sie in die Anführungszeichen
schreiben.

3.2 DAS EURO-FORMAT


Wenn Sie Ihre Zellen mit dem Euro-Format gestalten möchten, dann müssen Sie folgendes
beachten: Es gibt zwei unterschiedliche Euro-Formate in Excel. Die folgende Abbildung
zeigt die Problematik. Ab der Zeile 10 wurde ein anderes Euro-Format gewählt.

15
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG ZAHLENFORMATE EINSTELLEN

Abbildung 13: Die beiden Währungsformate

Die Zeilen 4 bis 9 wurden mit dem Format Währung gestaltet. Die Zeilen 10 bis 13
wurden mit dem Format Buchhaltung formatiert.

Die beiden Unterschiede sind gut zu erkennen. Zum einen der Abstand zum rechten
Zellenrand und zum anderen die Position des Minus. Wenn in einer Zelle eine 0 (Null)
steht, wird beim Format Buchhaltung ein Strich und beim Format Währung 0,00 gezeigt.

3.3 FORMATE AUF ANDERE ZELLEN ÜBERTRAGEN


Alle Formate werden auf die markierten Zellen übernommen. Wenn auch andere Zellen
das Format erhalten sollen, nutzen Sie den Befehl Format übertragen.

1. Markieren Sie die Zelle, die das Format besitzt, welches andere Zellen erhalten sollen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pinsel Format übertragen.
3. Markieren Sie nun die Zellen, die das Format erhalten sollen.

Wenn Sie das Format auf mehrere nicht zusammenhängende Zellen übertragen möchten,
doppelklicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen.

Jetzt bleibt der Pinsel solange am Mauszeiger haften, bis Sie wieder auf die Schaltfläche
Format übertragen klicken oder die Taste [Esc] drücken.

16
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG ZAHLENFORMATE EINSTELLEN

3.4 ZAHLENFORMATE IN EINE ANDERE


EXCEL-DATEI ÜBERTRAGEN
Ein angelegtes Zahlenformat steht in der Mappe jedem Tabellenblatt zur Verfügung. In
anderen Mappen wird es aber nicht automatisch übertragen.

Um ein Zahlenformat in eine andere Mappe zu übertragen, nutzen Sie den Befehl Format
übertragen.

1. Markieren Sie eine Zelle mit Ihrem Zahlenformat.


2. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pinsel Format übertragen.
3. Klicken Sie nun in der anderen Mappe auf eine Zelle.

In diesem Moment steht das Zahlenformat auch in der zweiten Mappe zur Verfügung.

17
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG GRUNDLAGEN ZU DEN BERECHNUNGEN

4 GRUNDLAGEN ZU DEN
BERECHNUNGEN
In diesem Kapitel werden neben den Grundrechenarten auch die Funktion SUMME() und
das Rechnen mit festen Bezügen beschrieben.

4.1 GRUNDRECHENARTEN
Am folgenden Beispiel sollen die Grundrechenarten erläutert werden.

Abbildung 14: Die Beispieltabelle

Addition
Bei der Addition bilden Sie die Summe von mehreren Werten. Im vorliegenden Beispiel
sollen die beiden Werte der Zellen B5 und B6 zusammengezählt werden

1. Markieren Sie die Zelle B7.


2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen [=].

18
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG GRUNDLAGEN ZU DEN BERECHNUNGEN

3. Klicken Sie auf die Zelle B5.


4. Tippen Sie das Plussymbol [+] ein.
5. Klicken Sie auf die Zelle B6.
6. Drücken Sie [Eingabe].

In B7 steht nun das Ergebnis. Sollte sich einer der Werte in B5 oder B6 ändern, ändert
sich automatisch auch das Ergebnis in B7.

Abbildung 15: Die Addition

Über diesen Weg können Sie auch mehr als zwei Werte addieren. Allerdings bietet Ihnen
Excel mit der Funktion SUMME(), die im nächsten Kapitel beschrieben wird, eine schnellere
Alternative an.

Veränderung ist die


neue Normalität.
Wir entwickeln innovative Strategien für eine
Welt im Wandel. Werden Sie Teil unseres Teams!

www.ey-parthenon.de/karriere

19
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG GRUNDLAGEN ZU DEN BERECHNUNGEN

Subtraktion
Mit der Subtraktion bilden Sie die Differenz von zwei Werten. Sie ziehen vom ersten
Wert den zweiten Wert ab. Im vorliegenden Beispiel möchten Sie vom Umsatz die Kosten
abziehen, um den Gewinn zu ermitteln.

1. Markieren Sie die Zelle B13.


2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen [=].
3. Klicken Sie auf die Zelle B11.
4. Tippen Sie das Minussymbol [-] ein.
5. Klicken Sie auf die Zelle B12.
6. Drücken Sie [Eingabe].

Abbildung 16: Die Subtraktion

In B13 wird jetzt die Differenz der Werte angezeigt.

Division
Stellen Sie sich vor, Sie möchten wissen, wie viel Umsatz jeder Mitarbeiter gemacht hat.
Sie haben aber nur zwei Werte: den Umsatz und die Anzahl der Mitarbeiter. Sie müssen
den Umsatz durch die Anzahl der Mitarbeiter teilen.

1. Markieren Sie die Zelle B19.


2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen [=].
3. Klicken Sie auf die Zelle B17.
4. Tippen Sie den Schrägstrich [/] ein. (Auf der MFII Tastatur finden Sie den
Schrägstrich einmal auf der Taste [7]. Beim numerischen Zahlenblock wird das
Zeichen für den Rechenschritt Geteilt meistens mit [÷] dargestellt.)
5. Klicken Sie auf die Zelle B18.
6. Drücken Sie [Eingabe].

20
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG GRUNDLAGEN ZU DEN BERECHNUNGEN

Abbildung 17: Die Division

Jetzt erkennen Sie den Umsatz, den jeder Mitarbeiter gemacht hat. Wenn in B18 keine Zahl
oder eine 0 (Null) steht, dann erscheint in B19 die Fehlermeldung #DIV/0. Ein Satz der
Mathematik lautet: Keine Division durch Null. Deshalb die Fehlermeldung. Sobald wieder
eine Zahl in B18 steht, wird in B19 das Ergebnis angezeigt.

Multiplikation
Bei der Multiplikation werden zwei Werte mit einander mal genommen. Im vorliegenden
Beispiel möchten Sie den Steuerbetrag ermitteln. Zur Berechnung haben Sie den Umsatz
und den Steuersatz.

1. Markieren Sie die Zelle G7.


2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen [=].
3. Klicken Sie auf die Zelle G5.
4. Tippen Sie den Stern [*] ein.
5. Klicken Sie auf die Zelle G6.
6. Drücken Sie [Eingabe].

Abbildung 18: Die Multiplikation

In G7 wird jetzt der Steuerbetrag angezeigt.

21
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG GRUNDLAGEN ZU DEN BERECHNUNGEN

Verschiedene Rechenarten
Sie können die Rechenarten auch in einer einzigen Berechnung kombinieren. Im folgenden
Beispiel möchten Sie den Bruttobetrag ermitteln. Dabei müssen Sie zuerst den Steuerbetrag
errechnen und diesen direkt zum Umsatz addieren.

1. Markieren Sie die Zelle G13.


2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen [=].
3. Klicken Sie auf die Zelle G11.
4. Tippen Sie den Stern [*] ein.
5. Klicken Sie auf die Zelle G12.
6. Tippen Sie das Plussymbol [+] ein.
7. Klicken Sie auf die Zelle G11.
8. Drücken Sie [Eingabe].

Abbildung 19: Den Bruttobetrag in einem Schritt ermitteln

In G13 wird nun der Umsatz mit dem Steuerbetrag angezeigt.

Klammerrechnung
Im letzten Beispiel müssen zuerst zwei Werte addiert werden und dann soll von dieser
Summe der Steuerbetrag ermittelt werden. Damit das richtige Ergebnis ermittelt wird, muss
im ersten Schritt die Summe der Umsätze in G17 und G18 berechnet werden. Im Anschluss
wird dann diese Summe mit den 19% in Zelle G19 multipliziert.

1. Markieren Sie die Zelle G20.


2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen [=] und die Klammer auf [(] ein.
3. Klicken Sie auf die Zelle G17.
4. Tippen Sie den Stern [+] ein.
5. Klicken Sie auf die Zelle G18 und tippen Sie Klammer zu [)] ein.
6. Tippen Sie den Schrägstrich [/] ein.
7. Klicken Sie auf die Zelle G19.
8. Drücken Sie [Eingabe].

22
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG GRUNDLAGEN ZU DEN BERECHNUNGEN

Abbildung 20: Die Klammerregeln gelten auch in Excel

Auch in Excel gelten die allgemeinüblichen Sätze der Mathematik:


Punktrechnung vor Strichrechnung und die allgemeinen Klammeregeln.

4.2 RECHNEN ÜBER MEHRERE TABELLEN


Stellen Sie sich vor, in einer Excel-Mappe liegen die Umsatzzahlen auf mehreren Tabellenblättern
vor. Im folgenden Beispiel sind pro Blatt die Umsätze der Mitarbeiter aufgeführt. Nun
möchten Sie auf einem weiteren Blatt die Jahressumme ermitteln.

Abbildung 21: Die vier Tabellenblätter mit den Quartalsumsätzen

1. Markieren Sie die Zelle, in der Sie das Ergebnis vorfinden möchten. In diesem
Beispiel ist es die Zelle B4 auf dem Blatt Gesamt.
2. Geben Sie [=] ein.
3. Klicken Sie nun auf das Register Q. 1 und danach auf die Zelle B4.
4. Geben Sie nun den Rechenschritt ein, in diesem Beispiel [+].

23
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG GRUNDLAGEN ZU DEN BERECHNUNGEN

Abbildung 22: Der erste Teil der Berechnung

5. Klicken Sie nun auf das Register 2. Q und anschließend wieder auf die Zelle B4.
6. Verfahren Sie so weiter, bis Sie alle Blätter und Zellen benannt haben.

Abbildung 23: Die Berechnung ist fertig

7. Drücken Sie jetzt zur Bestätigung [Eingabe].

Sie dürfen nicht wieder auf das Register klicken, in dem Sie das Ergebnis sehen möchten.
Wenn Sie sich einmal die Registerleiste ansehen, erkennen Sie, dass das Blatt mit der Summe
immer aktiv ist. Außerdem sehen Sie die Formel dieses Blattes auch in der Bearbeitungsleiste.

Die Formeln lassen sich nun nach unten kopieren.

24
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG GRUNDLAGEN ZU DEN BERECHNUNGEN

Abbildung 24: Die Summe über mehrere Tabellenblätter

Die Formel in der Zelle B4 sieht folgendermaßen aus:

=‘1. Q‘!B4+‘2. Q‘!B4+‘3. Q‘!B4+‘4. Q‘!B4

Die Namen der Tabellenblätter stehen in Hochkomma.

25
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG DIE FUNKTION SUMME()

5 DIE FUNKTION SUMME()


Wenn Sie mehr als zwei Zellen addieren möchten, dann sollten Sie die Funktion SUMME()
nutzen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen zehn Zahlen, die in zehn Zellen stehen, über den
oben beschriebenen Weg addieren. Das wäre sehr viel Arbeit jede Zelle einzeln zu markieren
und mit dem Plussymbol zu summieren. Schneller geht es mit der Funktion SUMME().

1. In diesem Beispiel soll die Summe in E2 gebildet werden. Markieren Sie die Zelle E2.
2. Klicken Sie auf die Schalfläche Σ AutoSumme.
3. Kontrollieren Sie die von Excel angebotenen Zellen. Sollten die falschen Zellen
markiert werden, korrigieren Sie die Zellen durch Ziehen mit der Maus.

Abbildung 25: Mit der Funktion SUMME() mehrere Zellen addieren

4. Wenn Excel die „richtigen“ Zellen markiert, drücken Sie [Eingabe].

Da Sie dafür zuständig sind, das Excel die richtigen Zellinhalte addiert, müssen Sie die von
der Funktion SUMME() angebotenen Zellen genau kontrollieren. Sollte Excel Ihnen nicht
die richtigen Zellen anbieten, ziehen Sie mit gedrückter Maustaste über die richtigen Zellen.
Erst wenn in der Klammer die gewünschten Zelladressen stehen, drücken Sie [Eingabe].

5.1 DIE FORMEL KOPIEREN


Jetzt soll in der Zelle darunter auch die Summe der drei Zellen von links gebildet werden.
Sie können die Formel aus der Zelle E2 in die Zelle darunter kopieren.

26
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG DIE FUNKTION SUMME()

1. Markieren Sie die Zelle mit der Formel, die Sie kopieren möchten. Im vorliegenden
Beispiel ist es die Zelle E2.
2. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen. Das ist die rechte untere Ecke
der Zellmarkierung. Der Mauszeiger wechselt zu einem schlanken Kreuz.
3. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste so weit nach unten, wie Sie die
Formel sehen möchten.

Wenn Sie Zellinhalte nach unten kopieren möchten, dann können Sie auch den Doppelklick
nutzen, wenn der Zellzeiger das schlanke Kreuz zeigt.

4. Bilden Sie nun auch die Summe in B7 und kopieren Sie diese Formel nach rechts.

Abbildung 26: Die Formeln wurden kopiert

5.2 NICHT ZUSAMMENHÄNGENDE ZELLEN ADDIEREN


Jetzt sollen zwei Zellen addiert werden, die nicht zusammenhängen. Excel bietet Ihnen zwei
Lösungsschritte: Wieder mit der Funktion SUMME() oder mittels manueller Addition.

1. Markieren Sie die Zelle B10.


2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ∑ AutoSumme, markieren Sie die Zelle B7, halten
Sie dann die [Strg]-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Zelle D7. Lassen Sie die
[Strg]-Taste los und drücken Sie [Eingabe].

oder

3. Tippen Sie das [=], klicken Sie auf die Zelle B7, drücken Sie das [+]-Zeichen und
klicken Sie auf die Zelle D7. Drücken Sie auch hier zur Bestätigung [Eingabe].

27
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG DIE FUNKTION SUMME()

Abbildung 27: Die Summe über zwei Zellen

Für das Ergebnis in Zelle B12 können Sie entweder die Funktion SUMME() oder die
manuelle Methode einsetzen.

5.3 ZELLINHALTE ANZEIGEN LASSEN


Um sich den Inhalt einer bestimmten Zelle in einer anderen Zelle anzeigen zulassen, führen
Sie den folgenden Schritt durch:

1. Markieren Sie die Zelle B14.


2. Tippen Sie das [=] und klicken Sie auf die Zelle, deren Inhalt Sie sehen möchten.
In diesem Beispiel ist es die Zelle B7. Drücken Sie wieder [Eingabe].

Abbildung 28: Den Inhalt einer Zelle einfach holen

5.4 DIE VIER SCHRITTE BIS ZUR SUMME


Da die Funktion SUMME() die am häufigsten eingesetzte Funktion ist, hier noch einmal
die vier Schritte zum richtigen Ergebnis:

1. Die Zielzelle markieren.


2. Klick auf die Schalter ∑ AutoSumme.
3. Kontrolle der angebotenen Zellen, ggf. Korrektur der Zellen durch Ziehen mit der
Maus über die gewünschten Zellen.
4. Bestätigen mit der [Eingabe]-Taste, wenn in den Klammern die Zellen stehen,
deren Inhalt summiert werden soll.

28
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG RECHNEN MIT BEZÜGEN

6 RECHNEN MIT BEZÜGEN

6.1 FESTE ZELLADRESSEN


Stellen Sie sich vor, Sie möchten innerhalb einer Formel mit einer Konstanten rechnen.
Diese Konstante tippen Sie nicht in die Formel, sondern Sie geben Sie in eine Zelle ein

Im vorliegenden Beispiel steht der Faktor 2 in der Zelle B1. Die Werte in der Spalte A
sollen mit dem Faktor in B1 multipliziert werden.

Abbildung 29: Die Beispieltabelle

1. Markieren Sie die Zelle B3.


2. Geben Sie den folgenden Rechenschritt ein:
=A3*B1.
3. Drücken Sie zur Bestätigung die [Eingabe]-Taste.
4. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Wenn es stimmt, kopieren Sie die Formel nach unten.

Abbildung 30: Das Ergebnis stimmt nicht

29
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG RECHNEN MIT BEZÜGEN

Jetzt stimmt, außer in B3 kein Ergebnis. Durch das Kopieren der Formel wurden alle
Zelladressen verändert.

In diesem Beispiel muss die Zelle B1 festgesetzt werden. Dies machen Sie durch Drücken
der Taste [F4].

1. Löschen Sie alle Berechnung in den Zellen B3 bis B14.


2. Markieren Sie erneut B3 und geben Sie die folgenden Formel ein: =A3*B1 aber
nachdem Sie die Zelle B1 ausgewählt haben, drücken Sie nun die Taste [F4].
=A3*$B$1
3. Drücken Sie nun zur Bestätigung [Eingabe].
4. Jetzt kann die Formel nach unten kopiert werden.

Egal wohin Sie diese Formel jetzt kopieren, es wird immer die Zelle links neben der aktiven
Zelle mit der Zelle B1 multipliziert.

Abbildung 31: Jetzt stimmen die Ergebnisse

6.2 PROZENTUALE ANTEILE ERMITTELN


Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Liste von Werten und Sie möchten wissen, wie hoch
der prozentuale Anteil von jedem Wert ist.

30
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG RECHNEN MIT BEZÜGEN

1. Bilden Sie als erstes in der Zelle B10 die Gesamtsumme.

Abbildung 32: Die Summe der verkauften PKWs

2. Markieren Sie dann die Zelle C4, geben Sie den folgenden Rechenschritt ein und
drücken Sie [Eingabe].
=B4/$B$11
3. Markieren Sie die Zelle C4 erneut und klicken Sie auf die Schaltfläche Prozentformat.
4. Fügen Sie auch noch zwei Dezimalstellen mit zwei Klicks auf die Schaltfläche
Dezimalstelle hinzufügen hinzu.
5. Kopieren Sie diese Schritte in die Zellen darunter.

Abbildung 33: Die Anteile der verkauften Autos

31
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG RECHNEN MIT BEZÜGEN

6.3 FESTE ZEILEN- UND FESTE SPALTENANGABEN


Im nächsten Beispiel soll auch etwas festgesetzt werden, allerdings keine Zelle sondern eine
Zeile bzw. eine Spalte.

Abbildung 34: Die Beispieltabelle

facebook.com/CAREERVenture
twitter.com/CAREERVenture
instagram.com/CAREER_Venture

Kannst Du IT-Consulting?
Hier bis
29.09.2019
bewerben!

information technology
fall
28. Oktober 2019 Frankfurt
Teilnehmende Unternehmen

www.career-venture.de

32
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG RECHNEN MIT BEZÜGEN

In der ersten Zeile stehen verschiedene Faktoren in der ersten Spalte stehen die Beträge mit
denen die Faktoren multipliziert werden sollen. Es soll nur eine Formel geschrieben werden,
danach soll nun noch kopiert werden.

Wenn Sie nach der Auswahl einer Zelle die Taste [F4] drücken, dann ist die ganze Zelladresse
fest, z.B. $B$1. Wenn Sie direkt noch einmal [F4] drücken, dann ist nur die erste Zeile
fest B$1. Egal in welche Spalte Sie diese Formel kopieren, es wird immer mit dem Inhalt
der ersten Zeile berechnet. Wenn Sie noch einmal [F4] drücken, wird die erste Spalte fest
gemacht, =$B1. Egal in welche Zelle Sie diese Formel kopieren, es wird immer mit der
ersten Spalte berechnet. Wenn Sie noch einmal [F4] drücken, steht wieder die variable
Zelleadresse B1 in der Formel.

1. Markieren Sie die Zelle B3 und geben Sie die folgende Formel ein:
=$A3*B$1.
2. Kopieren Sie diese Formel zuerst nach unten und dann nach rechts.

Abbildung 35: Das Ergebnis

Durch geschicktes Festsetzen der Zelladressen in der Formel, musste nur eine Formel erfasst
werden. Danach wurde nur noch kopiert.

33
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG NÜTZLICHE FUNKTIONEN

7 NÜTZLICHE FUNKTIONEN
In diesem Kapitel werden im ersten Abschnitt die Funktionen MAX, MIN, ANZAHL
und MITTELWERT beschrieben. Danach werden die Funktionen, um beispielsweise die
viertgrößten Werte in einer Liste zu finden, vorgestellt.

7.1 EINFACHE STATISTISCHE FUNKTIONEN


Von Zeile 4 bis Zeile 122 stehen Kundeninformationen. Diese sollen nun mit statistischen
Funktionen ausgewertet werden.

Abbildung 36: Die Beispieldatei

7.2 MAX, MIN UND MITTELWERT


1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle F7.
2. Klicken Sie auf das Dreieck an der Schaltfläche ∑ AutoSumme.

34
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG NÜTZLICHE FUNKTIONEN

Abbildung 37: Die Funktion MAX() starten

In dieser Liste finden Sie die, neben der Funktion SUMME(), am häufigsten eingesetzten
Funktionen.

1. Wählen Sie die Funktion MAX().


2. Zu Beginn markiert diese Funktion die nächstliegenden Zahlenzellen.

Abbildung 38: Die Funktion sucht zuerst in den falschen Zellen

3. Markieren Sie durch Ziehen mit der Maus die Zellen, in denen der größte Wert
gesucht werden soll. (Sollte es mit dem Ziehen nicht so klappen, dann versuchen
Sie folgenden Trick: Markieren Sie die erste Zelle in der Liste. Drücken Sie dann
[Strg] +[Umschalt] + []).

35
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG NÜTZLICHE FUNKTIONEN

Abbildung 39: Die Funktion MAX() sucht den größten Wert in den Zellen

4. Wenn alle Zellen markiert sind, drücken Sie [Eingabe].

Abbildung 40: Der höchste Wert in der Liste

Jetzt wird der höchste Wert innerhalb der markierten Zellen angezeigt. Wenn sich die Werte
in diesem Zellbereich ändern und es einen neuen höchsten Wert gibt, wird dieser angezeigt.

Führen Sie diese Schritte jetzt auch für die Funktionen MIN(), MITTELWERT() und
SUMME() durch.

7.3 ANZAHL2()
Es gibt drei Funktionen, die markierte Zellen zählen. Die Funktion ANZAHLLEEREZELLEN()
zählt alle Zellen im markierten Bereich, die keinen Inhalt haben. Die Funktion ANZAHL()
zählt alle Zellen im markierten Bereich, die Zahlen beinhalten. Die Funktion ANZAHL2()
zählt alle nicht leeren Zellen im markierten Bereich

36
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG NÜTZLICHE FUNKTIONEN

Eine weitere Möglichkeit eine Funktion zu starten, geht über den Funktions-Assistenten.

1. Markieren Sie die Zelle F8.


2. Klicken Sie auf die Schaltfläche fx in der Bearbeitungsleiste.
3. Stellen Sie im Feld Kategorie den Eintrag Alle ein und suchen Sie in der Liste die
Funktion ANZAHL2().

Abbildung 41: Der Funktions-Assistent

4. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, müssen Sie auch hier die Zellen markieren,
die gezählt werden sollen.

37
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG NÜTZLICHE FUNKTIONEN

Abbildung 42: Die Argumente der Funktion ANZAHL2()

5. Bestätigen Sie mit OK, wenn alle Zellen markiert sind.

Abbildung 43: Die Ergebnisse

38
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG TEILERGEBNISSE BILDEN

8 TEILERGEBNISSE BILDEN
Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Tabelle mit Werten und Sie möchten eine Berechnung
nach einer bestimmten Gruppierung erstellen.

Im vorliegenden Beispiel soll der Umsatz nach dem Ort summiert werden.
Die Fragestellung wäre: Wie viel Umsatz wurde pro Ort gemacht?

Abbildung 44: Die Beispieltabelle

Global Limited, einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht. ED None.
„EY“ und „wir“ beziehen sich auf alle deutschen Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young

Ist Karriere ein


Weg oder ein Ziel?
Ihre Laufbahn ist kein vorbestimmter Pfad,
sondern ein Weg, der immer wieder neue
Perspektiven bietet — und Ihr Einstieg bei
EY der optimale Startpunkt.
www.de.ey.com/karriere #BuildersWanted

39
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG TEILERGEBNISSE BILDEN

8.1 SORTIEREN
Bevor Sie den Befehl Teilergebnis starten, müssen Sie die Spalte sortieren, nach der Sie die
Teilsummen bilden möchten.

1. Setzen Sie den Zellzeiger in die Tabelle und starten Sie auf dem Register Start den
Befehl Sortieren und Filtern / Benutzerdefiniertes Sortieren.
2. Wählen Sie im ersten Feld den Spaltennamen, nach dem Sie sortieren möchten.
3. Bestimmen Sie die Sortierart und die Reihenfolge. Für die Teilergebnisse spielt die
Reihenfolge A–Z oder Z–A keine Rolle.

Abbildung 45: Der Befehl Sortieren

4. Bestätigen Sie mit OK.

8.2 ZWISCHENERGEBNISSE BILDEN


Nachdem Sie Ihre Daten sortiert haben, können Sie das erste Ergebnis bilden.

1. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle.


2. Wählen Sie auf dem Register Daten in der Gruppe Gliederung den Befehl
Teilergebnis.
3. Wählen Sie im ersten Feld den Eintrag, nach dem die Summe gebildet werden soll.
In diesem Beispiel ist es das Feld Ort.
4. Im nächsten Feld Unter Verwendung von wählen Sie den Rechenschritt aus. In
diesem Beispiel soll die Summe gebildet werden.
5. Im letzten Feld wählen Sie die Spalte(n) aus, die summiert werden soll(en). In
diesem Beispiel ist es nur die Spalte Umsatz.

40
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG TEILERGEBNISSE BILDEN

Abbildung 46: Der Befehl Teilergebnisse

6. Bestätigen Sie mit OK.

Jetzt wird unter jedem Ort die Summe des Umsatzes gebildet. Am Ende der Liste bildet
Excel die Gesamtsumme.

Abbildung 47: Die Zwischenergebnisse pro Ort

41
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG TEILERGEBNISSE BILDEN

Über die Plus- und Minus-Symbole blenden Sie die jeweiligen Daten zum Ort ein bzw. aus.

Schneller geht es über die kleinen Zahlensymbole am linken Bildschirmrand neben der
Spaltenüberschrift A.

Abbildung 48: Die Teilergebnisse ein- und ausblenden

Wenn Sie auf die 1 klicken, wird nur das Gesamtergebnis angezeigt.

Abbildung 49: Nur das Gesamtergebnis anzeigen

Mit einem Klick auf die 3 wird wieder die ganze Liste angezeigt. Wie Sie die Teilergebnisse
wieder entfernen, lesen Sie weiter unten.

8.3 TEILERGEBNISSE KOPIEREN


Wenn Sie nur die Ergebnisse eines Teilergebnisses kopieren, fügt Excel allerdings die ganze
Tabelle ein.

1. Wenn Sie nur die Ergebnisse einfügen möchten, markieren Sie zuerst die Ergebniszellen.
2. Wählen Sie auf dem Register Start an der Gruppe Bearbeiten den Befehl Suchen
und Auswählen / Inhalte auswählen.
3. Aktivieren Sie die Option Nur sichtbare Zellen.

42
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG TEILERGEBNISSE BILDEN

Abbildung 50: Der Befehl Inhalte auswählen

4. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, starten Sie den Befehl Kopieren.

Die Markierungsrahmen um die Zellen ändern sich.

Abbildung 51: Der veränderte Markierungsrahmen

Setzen Sie den Zellzeiger in die Zielzelle und wählen Sie den Befehl Einfügen. Jetzt werden
nur die Ergebnisse eingefügt.

43
EXCEL IM ARBEITSTALLTAG TEILERGEBNISSE BILDEN

Sollten sich Werte im Originalergebnis ändern, werden die Änderungen nicht in die
eingefügte Liste übergeben.

8.4 TEILERGEBNISSE ENTFERNEN


Um die Teilergebnisse zu entfernen, wählen Sie wieder Daten/Teilergebnis und klicken Sie
auf die Schaltfläche Alle entfernen.

Jetzt sind die Teilergebnisse und die Gliederungsoptionen am linken Rand verschwunden.

44