PROJETO

E-PAPER

Sistema de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos
Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos .................................................................... 1
1 Manutenção .................................................................................................................................... 4
1.1 Tipo Documental..................................................................................................................... 4
1.2 Assunto.................................................................................................................................... 4
1.3 Temporalidade ........................................................................................................................ 4
1.4 Órgão....................................................................................................................................... 4
1.5 Procedência ............................................................................................................................. 4
1.6 Interessado .............................................................................................................................. 4
1.7 Classificação ........................................................................................................................... 4
1.8 Restrições de Acesso ao Documento ...................................................................................... 5
1.9 Workflow ................................................................................................................................ 5
1.10 Usuários ................................................................................................................................ 5
1.11 Estado.................................................................................................................................... 5
1.12 Muncípio ............................................................................................................................... 5
1.13 País ........................................................................................................................................ 6
2 Registro .......................................................................................................................................... 6
2.1 Documento .............................................................................................................................. 6
Em Elaboração .......................................................................................................................... 6
Aprovado................................................................................................................................... 6
Assinar Digital .......................................................................................................................... 6
2.2 Autuação ................................................................................................................................. 6
2.3 Juntada .................................................................................................................................... 6
Anexar ....................................................................................................................................... 6
Apensar ..................................................................................................................................... 6
2.4 Digitalização ........................................................................................................................... 6
2.5 Retiradas de Documentos........................................................................................................ 7
Desentranhamento..................................................................................................................... 7
Desapensação ............................................................................................................................ 7
2.6 Volume.................................................................................................................................... 7
2.7 Dossiê...................................................................................................................................... 7
2.8 Registrar Ciência..................................................................................................................... 7
3 Tramitação ..................................................................................................................................... 7
3.1 Arquivo ................................................................................................................................... 7
Corrente ou Setorial .................................................................................................................. 7
Intermediário ............................................................................................................................. 7
Permanente................................................................................................................................ 7
3.2 Trâmite .................................................................................................................................... 8
Individual .................................................................................................................................. 8
Em lote ...................................................................................................................................... 8
Cancelamento............................................................................................................................ 8
3.3 Órgãos Externos...................................................................................................................... 8
WebService Corrieso ................................................................................................................ 8
3.4 Registrar Ciência..................................................................................................................... 8
4 Configuração .................................................................................................................................. 8
5 Relatórios ....................................................................................................................................... 8
5.1 Extrato Tramitação.................................................................................................................. 9
6 Web ................................................................................................................................................ 9
7 Consultas........................................................................................................................................ 9
8 Aquisições ...................................................................................................................................... 9
8.1 Equipamentos........................................................................................................................ 10
Hardware ................................................................................................................................. 10
8.2 Software ................................................................................................................................ 10
Sistema Operacional ............................................................................................................... 10
 8.3 Certificado Digital................................................................................................................. 10
Smart Card .............................................................................................................................. 10
Leitoras de Cartão ................................................................................................................... 10
9 Migração ...................................................................................................................................... 10
9.1 Avaliação dos Sistemas Existentes ....................................................................................... 10

1 Manutenção
Neste menu serão disponibilizados acesso as tabelas de manutenção.
• Estrutura Organizacional
• Tipo Documental
• Assunto
• Classificação
• Procedência
• Interessado
• Despacho
• Unidade Federativa
• Municipio

1.1 Tipo Documental

Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no
que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos
de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas- patentes, decretos sem número,
decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

1.2 Assunto
Síntese clara do documento

1.3 Temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições
de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de
documentos.

1.4 Órgão
Unidade Administrativa presente no Organograma da empresa.

1.5 Procedência
Termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do arquivo(1), quando se
trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. Conceito
distinto do de proveniência.

1.6 Interessado
Pessoa(s) física, Jurídica, ou entidade que se dá a responsabilidade sobre o documento.

1.7 Classificação
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de
selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de
classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código
aos documentos.
1.8 Restrições de Acesso ao Documento
Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor.
A atribuição de restrições deve ser feita no momento da captura, com base no esquema
de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os
seguintes passos:
• identificar a ação ou atividade que o documento registra;
• identificar a unidade administrativa à qual o documento pertence;
• verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo;
• atribuir o grau de sigilo e as restrições de acesso ao documento;
• registrar o grau de sigilo e as restrições de acesso no sistema de gestão
• arquivística de documentos.

1.9 Workflow
Abrangem funções para controle do fluxo de trabalho e atribuição de metadados para registro da
tramitação dos documentos incluindo o status do documento (minuta, original ou cópia).
Os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender:
• tramitação de um documento antes do seu registro/captura;
• tramitação posterior ao seu registro/captura;
As tecnologias de fluxo de trabalho transferem objetos digitais entre participantes sob o controle
automatizado de um programa. São geralmente usadas para:
• gestão de processos ou de tarefas, tais como registro e destinação de documentos e
dossiês/processos;
• verificação e aprovação de documentos ou dossiês/processos antes do registro;
• encaminhamento de documentos ou dossiês/processos de forma controlada, de um usuário para
outro , com a identificação das ações a serem realizadas tais como: “verificar documento”,
“aprovar nova versão”;
• comunicação aos usuários sobre a disponibilidade de um documento arquivístico;
• distribuição de documentos ou dossiês/processos;
• publicação de documentos ou dossiês/processos na web.
Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivíduo específico, um grupo de
trabalho ou mesmo um software. Um participante é o responsável pela realização de uma tarefa
estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. No caso do participante ser um indivíduo, a
tarefa é direcionada para um usuário com uma identificação específica. No caso do participante ser
um grupo de trabalho, a tarefa é direcionada para o grupo (formado por vários usuários, cada um com
sua identificação no sistema). A tarefa tem que ser distribuída entre os usuários do grupo e após, ser
cumprida por um membro do grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante é um
software, a tarefa é direcionada uma função de programa, que a realiza automaticamente e
reencaminha o documento ao fluxo previsto

1.10 Usuários
Deverá controlar o acesso e perfil do usuário autenticado no sistema.

1.11 Estado
Cadastro das Unidade Federativas

1.12 Muncípio
Cadastro dos Munícipios.
 1.13 País
Cadastro com os paises.

2 Registro
Neste menu será feito o registro de documentos recebidos ou emitidos pela CODAHB.

2.1 Documento
Serão registrado todos os documentos recebidos e emitidos pela CODHAB.
Ao término do preenchimento dos campos, o sistema irá gerar automaticamente o número do documento.

Os documentos da CODHAB deverão ser sequenciados e, com numeração única.

Em Elaboração
documentos que estão sendo redigidos no sistema, mas ainda não foram aprovados. O usuário
para elaborar um documento escolhe a opção "Redigir documento", depois escolhe o tipo de
documento. Ao término da elaboração, escolhe a opção "Salvar". O documento ficará
armazenado na caixa dos documentos em elaboração, aguardando o encaminhamento para
outro usuário que tenha permissão para aprová-lo.

Aprovado
documentos elaborados por um usuário no sistema e pronto para ser protocolado. Nada pode
ser alterado em um documento aprovado. Quando um usuário com permissão aprova um
documento ele segue automaticamente para o usuário com perfil de protocolista para que
receba um número de protocolo e passe a ter validade perante ao sistema. Além disso é gerado
um código de segurança que permite identificar na Unidade que receber o documento se este
foi alterado após a aprovação quando o protocolista tenta importar o documento.

Assinar Digital
Momento em que o usuário, coloca a sua assinatura digital em um documento.

2.2 Autuação
Os documentos registrados que vierem a formalizar processo, serão autuados nesta área mantendo-se o número
original e, mantendo-se o histórico do tipo documental.

2.3 Juntada
Apensação ou anexação de um processo a outro.
Junção de documentos a um processo.

Anexar
Juntada por anexação é a união definitiva e irreversível de um ou mais processos ou documentos
a um outro processo considerado principal, desde que pertencentes ao um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.

Apensar
Juntada por apensação é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo,
mantendo cada um a sua numeração específica, destinada ao estudo e à uniformidade de
tratamento em matéria semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

2.4 Digitalização
Esta funcionalidade deverá prever a digitalização de documentos, em um novo registro ou, em um já existente.
A digitalização de documentos legados, deverá ser feita em outro módulo.
 2.5 Retiradas de Documentos
Desentranhamento
É o ato de retirar uma peça ou um documento ou ainda um processo dependente do corpo dos
autos de um processo

Desapensação
Separação de documento ou processo juntado por apensação.

2.6 Volume
Em alguns casos os dossiês/processos são compartimentados em volumes ou partes, de acordo com
normas e instruções estabelecidas. Essa divisão não está baseada no
conteúdo intelectual dos dossiês/processos, mas em outros critérios, como a dimensão, o
número de documentos, períodos de tempo etc. Essa prática tem como objetivo facilitar o
gerenciamento físico dos dossiês/processos.

2.7 Dossiê
Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que
constitui uma unidade de arquivamento. Ver também processo.

2.8 Registrar Ciência

Esta funcionalidade do sistema serve para que o usuário que tenha recebido um despacho de um documento com
algumas providências a serem tomadas possa registrar no sistema que está ciente do que deve fazer.

Desta forma o usuário que enviou o despacho terá a certeza de que a providência será tomada, uma vez que o
usuário que recebeu o despacho registrou que está ciente.

Registrando a ciência em um documento, determina o prazo total para o documento ser respondido.

3 Tramitação
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.

3.1 Arquivo
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada,
pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o
acesso a documentos.
Instalações onde funcionam arquivos.
Móvel destinado à guarda de documentos.

Corrente ou Setorial
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas
freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Intermediário
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda
destinação.

Permanente
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
 Deverá prever o envio para o Arquivo Nacional.

Deverá prever a reserva do documento por usuário autenticado.

3.2 Trâmite
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa.

Individual
Trâmite realizado por um e apenas um documento.

Em lote
Trâmite realizado por diversos documentos ao mesmo tempo.

Cancelamento
Um trâmite poderá ser cancelado desde que não tenha sido recebido pela unidade ou pessoa destinatária do
documento.

3.3 Órgãos Externos

O sistema deverá prever a tramitação para Órgãos externos.

O documento ficará em estado "Pendente" de posse da unidade que tramitou até o seu regresso, que deverá ser
registrado tão logo do retorno, fazendo menção ao fato.

WebService Corrieso
Acompanhamento através da identificação fornecida pelos correios, da movimentação externa do documento.

3.4 Registrar Ciência

Esta funcionalidade do sistema serve para que o usuário que tenha recebido um despacho de um documento com
algumas providências a serem tomadas possa registrar no sistema que está ciente do que deve fazer.

Desta forma o usuário que enviou o despacho terá a certeza de que a providência será tomada, uma vez que o
usuário que recebeu o despacho registrou que está ciente.

Registrando a Ciência em uma tramitação, determina que esta deverá respondida até a data limite.

Este(s) prazo(s) não deverão exceder ao tempo determinado para o documento se houver, caso não haja, valerá a
data da última tramitação.

4 Configuração
Neste item serão disponibilizados o acesso a tabelas de controle de acesso ao Sistema.
• Registro de Usuário
• Nível de Acesso
• Controle de Permissão

5 Relatórios
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios para apoiar a gestão do plano
de classificação, incluindo a capacidade de:
• gerar relatório completo do plano de classificação;
• gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de
• um ponto determinado na hierarquia;
• gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos
• classificados em uma ou mais classes do plano de classificação;
• gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer meios de elaboração de relatórios
completos para permitir que gestores monitorem a tramitação dos documentos e o desempenho dos
participantes.

Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios que apóiem a gestão da tabela
de temporalidade e destinação, incluindo a capacidade de:
• gerar relatório completo da tabela de temporalidade e destinação de documentos;
• gerar relatório parcial da tabela de temporalidade e destinação de documentos a partir de um ponto
determinado na hierarquia do plano de classificação;
• gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos aos
• quais está atribuído um determinado prazo de guarda;
• identificar as inconsistências existentes entre a tabela de
• temporalidade e destinação de documentos e o plano de classificação.
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios que apóiem a gestão da tabela
de temporalidade e destinação, incluindo a capacidade de:
• gerar relatório completo da tabela de temporalidade e destinação de documentos;
• gerar relatório parcial da tabela de temporalidade e destinação de documentos a partir de um ponto
determinado na hierarquia do plano de classificação;
• gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos aos quais está atribuído um determinado prazo
de guarda;
• identificar as inconsistências existentes entre a tabela de temporalidade e destinação de documentos
e o plano de classificação.
•

5.1 Extrato Tramitação

Informações da tramitação do documento.

6 Web
Diretrizes gerais para a construção de websites de instituições arquivística.

7 Consultas
deve possibilitar consulta ao plano de classificação
a partir de qualquer atributo ou combinação de atributos e
Tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados.
Deve ser capaz de oferecer ao usuário funcionalidades para solicitar ou reservar a consulta a um
documento arquivístico convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual desse documento
ou para o administrador.
Após apresentar o resultado da pesquisa, um SIGAD tem que permitir ao usuário as seguintes opções:
• visualizar os documentos e dossiês/processos resultantes da pesquisa;
• redefinir os parâmetros de pesquisa e fazer nova consulta.

8 Aquisições
Os equipamentos e serviços listados aqui serão necessários ao funcionamento do sistema.
Nem todos precisarão ser adquiridos de imediato e sim, de acordo com a implementação no sistema.

8.1 Equipamentos
Hardware
2 Servidores
1 storage
Scanner(mesa digitalizadora)

8.2 Software
Sistema Operacional
Aquisição de licença de SO clientes e Servidor

8.3 Certificado Digital

Smart Card
Aquisição de cartões inteligentes para Certificado Digital

Leitoras de Cartão
Aquisição de leitoras para Smart Card.

9 Migração
Nesta etapa, serão re-classificados,re- organizados e, consolidados, os metadados existentes no atual sistema de
Protocolo e Arquivo para o nome sistema.

9.1 Avaliação dos Sistemas Existentes

Consiste em identificar e avaliar o sistema de gestão arquivística de documentos e outros sistemas de
informação e comunicação existentes no órgão ou entidade.
O objetivo deste passo é identificar as lacunas entre as exigências para a produção e manutenção de
documentos e o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de
informação e comunicação existentes. Isso fornecerá a base para o desenvolvimento de novos
sistemas ou alterações nos sistemas vigentes de forma a atender às exigências, identificadas e
acordadas nos passos anteriores.
Os produtos resultantes deste passo podem ser:
• inventário do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação e
comunicação existentes no órgão ou entidade;
• relatório sobre o sistema de gestão arquivística de documentos e sistemas de informação
existentes, avaliando até que ponto atendem às exigências a serem cumpridas para a produção e
manutenção de documentos arquivísticos.