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Zeitmanagement

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Lernziele und Leitfragen ...................................................................................................................... 4


Überblick ............................................................................................................................................. 5
Phänomen Zeit .................................................................................................................................... 7
Erfolgreiches Zeitmanagement ........................................................................................................... 8
Zeitdiebe .............................................................................................................................................. 9
Tagesrhythmus .................................................................................................................................. 10
Aufgabe: Tagesrhythmus................................................................................................................... 11
Wochenrhythmus .............................................................................................................................. 12
Arbeitsbelastung ............................................................................................................................... 13
Stress ................................................................................................................................................. 14
Eustress und Disstress ....................................................................................................................... 15
Nutzungsprinzipien............................................................................................................................ 16
Zeitplanbücher .................................................................................................................................. 17
Übung: Zeitplanung ........................................................................................................................... 18
Grundregeln der Zeitplanung ............................................................................................................ 19
Leistungsfähigkeit .............................................................................................................................. 21
Trainingsaufgabe ............................................................................................................................... 22
Wissenstest ....................................................................................................................................... 23
Ende ................................................................................................................................................... 25
Glossar ............................................................................................................................................... 26

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Lernziele und Leitfragen

Dieser Qualifizierungsbaustein beschäftigt sich mit der Frage 'Wie kann ich effektiv meine Zeit planen
und Stresssituationen vermeiden?'

Sie lernen mehr über die Zivilisationskrankheit Zeitmangel, und wie Sie die Ihnen verfügbare Zeit mit
Hilfe eines Kalenders oder Organizers planen, sowie Hintergründe über die unterschiedliche Leis-
tungsfähigkeit des Menschen.

Nehmen Sie sich die Zeit und notieren Sie ganz spontan, was Ihnen als Antwort auf diese Fragen
einfällt. Im Lauf der Bearbeitung werden Sie mehrmals auf Ihre Notizen zurückgreifen.

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Überblick

An Zeit mangelt es den meisten Menschen, nicht nur im Beruf, sondern auch im Privaten

Es ist zu wenig Zeit vorhanden um alle Aufgaben zu erledigen.

Es ist zu wenig Zeit für Familie und Freunde vorhanden.

Sportliche Aktivitäten und sonstige Hobbies kommen meist auch zu kurz.

Die Zivilisationskrankheit 'Zeitmangel' kann nicht vollständig kuriert, aber durch bestimmte Techniken
wenigstens eingedämmt werden.

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Der Ausgangspunkt dieser Techniken ist einfach: Akzeptieren Sie, dass Sie nicht den ganzen Tag die
höchste Leistungsbereitschaft haben.

Nutzen Sie vielmehr diese Erkenntnis, um in leistungsstarken Zeiten die schwierigsten Aufgaben zu
bearbeiten. Sie werden diese Aufgaben dann in bedeutend kürzerer Zeit erledigen können.

Versetzen Sie sich nicht in Stress - machen Sie Pausen! Etwas Stress kann positiv sein, da Ihr Adre-
nalinspiegel steigt und Sie konzentrierter arbeiten. Aber zu viel und zu lang andauernder Stress kann
Ihre Gesundheit angreifen. Machen Sie lieber eine Pause mehr, dafür ist die weitere Arbeitszeit viel
effektiver genutzt als ohne Pausen.

Oft kommt es zu Zeitmangel, weil man zu viele Tätigkeiten gleichzeitig erledigen möchte. Es gilt da-
her: Planen Sie Ihren Tag! Der Einsatz von Zeitplanbüchern oder elektronischen Organizern hilft
Ihnen, einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und Termine zu behalten.

Fassen wir zusammen: Die Ihnen täglich zur Verfügung stehende Zeit können Sie nicht verlängern,
aber Sie können diese Zeit effektiver nutzen.

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Phänomen Zeit

Die Zeit ist ein wertvolles Gut! Denn jedem Menschen stehen pro Tag nur 24 Stunden zur Verfügung.

Diese Zeit kann nicht gespart, gelagert, gekauft oder verkauft werden und leider auch nicht vermehrt
oder angehalten. Die Zeit verrinnt!

Daher ist ein effektives Zeitmanagement nötig, um alle Arbeitsaufgaben zu erledigen, aber auch die
privaten Interessen zu berücksichtigen.

Haben Sie schon mal die Tätigkeiten eines Tages mit Zeitangaben notiert? Was meinen Sie, wie viel
Zeit Sie für sinnvolle Tätigkeiten verwenden, und wie viel Zeit verpufft, weil Ihnen die Übersicht fehlt?
Merken Sie sich: Je genauer Sie Ihre Zeit planen, Prioritäten setzen und den Überblick bewahren,
desto effektiver können Sie Ihre Zeit nutzen.

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Erfolgreiches Zeitmanagement

Beachten Sie auf den folgenden Seiten die verschiedenen Faktoren, um Ihr Zeitmanagement erfolg-
reich zu gestalten.

Machen Sie sich die eigenen Ziele bewusst und erreichen Sie sie konsequent!

Erstellen Sie sich eine Übersicht über anstehende Aufgaben und Aktivitäten!

Priorisieren Sie die anstehenden Aufgaben und Aktivitäten!

Vermeiden Sie Stress! Beziehungsweise bewältigen Sie den Stress und bauen Sie ihn ab.

Planen Sie mehr Freizeit für private Angelegenheiten ein!

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Zeitdiebe

Leider gibt es jedoch sogenannte Zeitdiebe, die Ihnen täglich Ihre Zeitplanung durcheinanderbringen.
Dazu zählen verschiedene Ablenkungen, oft verursacht durch Lärm, private Gespräche und nicht not-
wendige Details.

Auch das stetige Aufschieben von Tätigkeiten raubt Ihnen Zeit.

Des Weiteren fallen im Arbeitsalltag einige Wartezeiten an, die sich negativ auf Ihre Zeitplanung aus-
wirken.

Durchaus zeitraubend kann auch eine fehlende bzw. ungenaue Kommunikation sein.

Fehlende Selbstdisziplin sowie ein fehlender Überblick können ebenso viel Zeit kosten.

Ganz zu schweigen von mangelnder oder unstrukturierter Selbstorganisation.

Mit einem effektiven Zeitmanagement sollten Sie in der Lage sein, möglichst viele dieser Zeitdiebe zu
eliminieren.

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Tagesrhythmus

Ein erfolgreiches Zeitmanagement berücksichtigt die Tatsache, dass Menschen unterschiedliche Leis-
tungsfähigkeiten zu unterschiedlichen Tages- oder Wochenzeiten besitzen.

Im Allgemeinen liegt der Leistungshöhepunkt des Tages am Vormittag.

Nach dem Mittagessen folgt das sogenannte Mittagstief.

Am frühen Abend steigert sich die Leistungsfähigkeit noch einmal (die Hochform des Vormittags wird
jedoch nicht mehr erreicht).

Der Tiefpunkt wird bald nach Mitternacht erreicht.

Der Tagesrhythmus wird vom Rhythmus der Körperorgane, wie z.B. Herz oder Lunge bestimmt, je-
doch gibt es einige individuelle Unterschiede, die durch Ernährung und Gewohnheiten beeinflusst
sind.

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Aufgabe: Tagesrhythmus

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Wochenrhythmus

Nicht nur am Tag, auch innerhalb einer Woche unterliegt Ihr Körper einem Leistungsrhythmus.

Am Wochenbeginn ist die Leistungsbereitschaft noch recht gering. Gründe dafür sind z.B. die Mon-
tagsmüdigkeit und Umstellungsschwierigkeiten von Freizeit auf Arbeit.

Diese Umstellung dauert circa einen Tag, so dass gegen Mitte der Woche die Leistungsbereitschaft
am höchsten ist.

Gegen Ende der Woche sinkt die Leistungsbereitschaft und es herrscht ein zunehmendes Erholungs-
bedürfnis.

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Arbeitsbelastung

Ein Berg von Arbeit auf dem Tisch bedeutet noch lange keinen Stress. Denn Stress entsteht erst,
wenn die anfallenden Arbeitsaufgaben aus verschiedenen Gründen nicht bewältigt werden können.

Zu diesen Gründen zählen z.B. Zeitmangel, Überforderung durch zu schwere Aufgaben, Gefühl des
Versagens und weitere Faktoren.

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Stress

Stress ist ein unangenehmes Gefühl, das unser Wohlbefinden beeinträchtigt, und bewirkt die Aktivie-
rung körperlicher Vorgänge.

Puls und Blutdruck können sich erhöhen.

Der Hormonhaushalt gerät in Schieflage und verändert sich.

Oft kommt es zu Schweißausbrüchen

und Muskelanspannungen bis hin zu Muskelkrämpfen.

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Eustress und Disstress

Bei Stress sind zwei Faktoren zu unterscheiden.

Eustress wirkt sich positiv auf die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit aus. Denn durch Stress wird
eine physiologische Reaktion bewirkt, die den Adrenalinspiegel erhöht und dadurch die Konzentration
und das Reaktionsvermögen steigert und bewirkt, dass man 'voll da' ist.

Disstress ist Dauerstress, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt. Durch Disstress werden
verschiedene Krankheiten verursacht wie zum Beispiel Magengeschwüre und Herz-Kreislauf-
Erkrankungen.

Eustress

Eustress wirkt sich positiv auf die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit aus. Denn durch Stress wird
eine physiologische Reaktion bewirkt, die den Adrenalinspiegel erhöht und dadurch die Konzentration
und das Reaktionsvermögen steigert und bewirkt, dass man "voll da" ist.

Disstress

Disstress ist Dauerstress, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt. Durch Disstress werden
verschiedene Krankheiten verursacht (Magengeschwüre, Herz-Kreislauf-Erkrankungen)

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Nutzungsprinzipien

Eine gute Zeitplanung kann der entscheidende Schritt zur Erreichung der geplanten persönlichen und
beruflichen Ziele sein.

Es existieren zwei grundsätzliche Prinzipien zur wirtschaftlichen Nutzungen der Ressource Zeit.

Das Minimalprinzip, durch welches das angestrebte Ziel mit einem möglichst geringen Zeitaufwand
erreicht werden soll (z.B. durch Projektarbeit).

Oder das Maximalprinzip, durch welches in der zur Verfügung stehenden Zeit ein möglichst hoher
Ertrag hervorgebracht werden soll (z.B. durch Akkordtätigkeit).

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Zeitplanbücher

Um Ihre Zeit effektiv zu nutzen, sollten Sie alle beruflichen und privaten Termine schriftlich festhalten.
Denn es gilt, wie das Sprichwort sagt: 'Aus den Augen, aus dem Sinn'. Unerlässlich für eine erfolgrei-
che Zeitplanung sind daher Kalender in Form von Zeitplanbüchern, auch 'Timer' genannt oder elektro-
nische Organizer.

Sehen Sie hier eine Auswahl von Kennzeichen eines guten Zeitplanbuchs.

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Übung: Zeitplanung

An dieser Stelle finden Sie im Lernprogramm eine interaktive Übungsaufgabe.

Welche Aussage zu Pufferzeiten halten Sie für korrekt?

 Um effektiv arbeiten zu können und auf alle Eventualitäten eingestellt zu sein, sollte man nur
60% seiner Arbeitszeit fest verplanen.
 Wer seine Arbeit gut strukturiert, braucht eine wesentlich geringere Pufferzeit. Durch professi-
onelles Zeitmanagement lässt sich 95% der Arbeitszeit verplanen.

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Grundregeln der Zeitplanung

Wie Sie vermutlich selbst schon erlebt haben, unterliegt man ständig der Gefahr, dass die besten
Planungsabsichten vom Arbeitsalltag im Keim erstickt werden. Zielorientiertes, konsequentes Arbeiten
ist möglich, wenn Sie folgende Grundregeln in Ihrer Zeitplanung berücksichtigen.

Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit! Die restliche Zeit gilt als Pufferzeit für unerwartete
Aktivitäten, wie überraschende Termine und Besucher, akute Probleme oder für spontane Aktivitäten
wie kreative Zeiten.

Arbeiten Sie konsequent an Ihren Zeitplänen! Dokumentieren Sie, wie und wofür Sie Zeit aufgewendet
haben, und kontrollieren Sie die Einhaltung der Zeitpläne und Termine.

Notieren Sie konkrete Endtermine. Angaben wie 'sehr bald' oder 'hat noch Zeit' führen dazu, dass die
Aufgaben nicht wahrgenommen werden und stets weiter nach hinten verschoben werden.

Übertragen Sie alle unerledigten Aufgaben aus einer Planungsperiode in die nächste. Nur dann ist die
Zeitplanung des nächsten Tages oder Monats auch wirklich korrekt.

Um nochmals einen Überblick zu den einzelnen Begriffen zu erhalten, klicken Sie bitte auf das jeweili-
ge Feld.

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Pufferzeiten einplanen

Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit!


Die restliche Zeit gilt als Pufferzeit für unerwartete Aktivitäten, wie überraschende Termine und Besu-
cher, akute Probleme oder für spontane Aktivitäten wie kreative Zeiten.

Konsequenz beweisen

Arbeiten Sie konsequent an Ihren Zeitplänen!


Dokumentieren Sie, wie und wofür Sie Zeit aufgewendet haben, und kontrollieren Sie die Einhaltung
der Zeitpläne und Termine.

Endtermine fixieren

Notieren Sie konkrete Endtermine.


Angaben wie 'sehr bald' oder 'hat noch Zeit' führen dazu, dass die Aufgaben nicht wahrgenommen
werden und stets weiter nach hinten verschoben werden.

Termine und Aufgaben übertragen

Übertragen Sie alle unerledigten Aufgaben aus einer Planungsperiode in die nächste. Nur dann ist die
Zeitplanung des nächsten Tages oder Monats auch wirklich korrekt.

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Leistungsfähigkeit

Im Bemühen, die Arbeitslast zu bewältigen, vergisst man oft, dass die Leistungsfähigkeit durch die
folgenden Faktoren positiv beeinflusst werden kann.

Pausen sollten regelmäßig in den Arbeitsalltag eingeplant werden. Zum einen, um dem Körper die
Möglichkeit der Entspannung zu geben und zum anderen, um Gesundheitsschäden durch andauern-
de Arbeitsbelastung zu vermeiden. Aus diesen Gründen ist auch die Einhaltung der Pausen im Ar-
beitszeitgesetz verankert. Außerdem: Den optimalen Erholungseffekt erhalten Sie durch mehrere,
dafür kürzere Pausen. Bewegung an der frischen Luft steigert nochmals den Erholungseffekt der Pau-
sen.

Ebenso wie ein Verbrennungsmotor braucht auch der arbeitende Mensch zu Beginn einer Tätigkeit
mehr Energie, um auf Touren zu kommen. Wer immer Stop-and-Go arbeiten muss, verschwendet viel
Kraft und Energie. Je nach Arbeitsgebiet gibt es unterschiedliche störarme und störanfällige Zeiten. Im
Normalfall zählt die Zeit von 6 bis 8 Uhr zur störarmen Zeit, während die Zeit von 10 bis 12 Uhr zur
störanfälligen Zeit gehört. Eine eigene Störzeiten-Kurve können Sie über den Link erstellen.

Versuchen Sie also, wichtige Aufgaben, die Konzentration und Ruhe benötigen, in den störarmen
Zeiten zu erledigen. Planen Sie für jeden Tag eine Stunde Sperrzeit ein. In diesen 'Stillen Stunden'
sind Sie, wie bei einem wichtigen Termin, nicht erreichbar und ansprechbar und Sie können wichtige
Aufgaben viel effektiver und in kürzerer Zeit erledigen.

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Trainingsaufgabe

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Wissenstest

An dieser Stelle finden Sie im Lernprogramm einen interaktiven Fragenkatalog.

Welche Aussage zu 'Stress' ist richtig?

 Stress ist eine negative psychosomatische Reaktion.


 Stress bewirkt körperliche Vorgänge wie erhöhter Puls und Blutdruck.
 Der Faktor Disstress hat positive Auswirkungen auf den Körper.
 Stress entsteht durch Zeitdruck und Überforderung.

Was ist keine Grundregel der Zeitplanung?

 Konsequenz beweisen
 Stille Stunden abhalten
 Pufferzeiten einplanen
 Termine übertragen

Niemand ist konstant zu 100% leistungsfähig. Die Leistungskurve zeigt im Tagesverlauf typische
Hochs und Tiefs. Welche Aussagen sind richtig?

 der Leistungshöhepunkt des Tages liegt am Vormittag


 nach dem Mittagessen folgt das sogenannte Mittagstief
 am frühen Abend steigert sich die Leistungsfähigkeit (die Hochform des Vormittags wird deut-
lich überschritten)
 der Tiefpunkt wird gegen 20 Uhr erreicht

Was bedeutet Zeitmanagement?

 Stress vermeiden
 Bestimmte Tätigkeiten ignorieren
 Jede Minute des Tages verplanen
 Übersicht über Termine und Aufgaben haben

Was würden Sie zu den Zeitdieben zählen?

 Elektronische Organizer
 Wartezeiten
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 Terminkalender
 Private Gespräche

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Ende

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben nun das Ende dieses Lernmoduls erreicht. Wir wünschen Ihnen
viel Erfolg bei der Umsetzung des Gelernten!

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Glossar

Disstress

Negativer Stressfaktor.

Eustress

Positiver Stressfaktor.

Organizer (elektronisch)

Elektronischer Kalender, der Daten an PC übertragen kann.

Pausen

Pausen sollten stets eingehalten werden, sie sind auch im Arbeitszeitgesetz fest verankert.

Pufferzeiten

Nicht alle zur Verfügung stehenden Stunden sollten am Tag verplant werden.

Störzeiten

Zeiten, in denen die häufigsten Störungen erfolgen

Stress

Physiologische Körperreaktion, die erhöhten Puls, Schweißausbrüche, etc. hervorruft und die Ge-
sundheit stark beinträchtigen kann.

Zeitdiebe

Tätigkeiten oder Personen, die mehr Zeit als notwendig in Anspruch nehmen.

Zeitmanagement

Techniken, um die zur Verfügung stehende Zeit effektiver nutzen zu können und organisierter und
strukturierter die Aufgaben anzugehen.

Zeitplanbücher

Kalender

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