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PROYECTO
MANUAL DE OPERACIONES
INDICE
Página
CAPITULO I: EL PROYECTO, COMPONENTES Y COSTOS 4
DE INVERSIÓN
1.1 Introducción 4
1.2 Propósito y contenido del manual de operación 4
1.3 Uso y actualización del manual 4
1.4 El Proyecto 5
1.5 Costos de Inversión del Proyecto por Componente 7
1.6 Cronograma de Implementación y Reembolsos del 10
Proyecto
1.7 Marco Lógico e indicadores de Proyecto 10
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LISTA DE ABREVIATURAS
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CAPÍTULO I
1.1 INTRODUCCIÓN
El Manual de Operaciones ha sido elaborado para proporcionar una referencia que
permita asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto “Reordenamiento y
Rehabilitación del Valle del Vilcanota” y los acuerdos entre el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y el Gobierno del Perú. Para ello, establece los
mecanismos, procedimientos y reglas que deben seguirse en las diferentes fases de la
ejecución del Proyecto acordado con el Banco.
Este manual describe –en seis capítulos-- todo lo referente al Proyecto y su marco
institucional; el capítulo I los objetivos del Proyecto y sus componentes, su marco
lógico y los costos de inversión; el capítulo II detalla el marco institucional y los
responsables de la ejecución del Proyecto con su organización y funciones; el capítulo
III describe la ejecución del Proyecto a través de los Convenios de Participación
Interinstitucional entre la DNDT y las Entidades Participantes del Proyecto para la
ejecución de los planes estratégicos; el capítulo IV describe los procesos
administración y finanzas que se seguirán durante la ejecución del Proyecto; el
capítulo V presenta las normas y procedimientos para la adquisiciones y servicios que
se utilizarán; y el capítulo VI describe la relación entre la Coordinación General del
Proyecto y el Banco; finalmente, se adjuntan todos los anexos indicados en cada
capítulo.
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1.4 EL PROYECTO
1.4.1 Objetivo Central del Proyecto
El proyecto tiene como finalidad la recuperación de los bienes históricos,
ecológicos y culturales y sociales del SHMP y demás poblaciones del VS.
1.4.3 Componentes
1.4.3 Componentes
El Proyecto cuenta con cinco componentes: (a) Desarrollo de Capacidades Turísticas
y Desarrollo de la Infraestructura, (b) Rehabilitación de los Servicios Urbanos y de la
Infraestructura, (c) Desarrollo Económico Local, (d) Planeamiento Estratégico y
Desarrollo de Capacidades Municipales, y (e) Administración del Proyecto.
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Costos del proyecto por componente y acción o actividad según año de ejecución
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Componente de Infraestructura y Indicador 1: Los cinco municipios cuentan con EIA planes territoriales y de planes
Servicios: para las obras de agua, desagüe y tratamiento de ordenamiento urbano.
Existencia de infraestructura básica para el aguas servidas.
acceso y visita turística a monumentos en el Indicador 2: Un estudio sobre la disposición y Informe del PRONASAR
VS y el SHMP tratamiento a nivel regional de los residuos sólidos. aprobando estudios de IA y de
Componente puesta en valor de ingeniería de detalle de las
Monumentos: Indicador 1: 06 circuitos peatonales construidos con obras
Provisión de recursos para la conservación una extensión de 61.1 kms. Informe de la coordinación del Efectiva promoción del
de monumentos proyecto aprobando estudio atractivo turístico de los 06
circuitos construidos
Inspección visual
Indicador 1: Restauración de 09 conjuntos Efectiva promoción del
arquitectónicos atractivo turístico de los 09
Indicador 2: Construcción de 03 centros de conjuntos arquitectónicos
interpretación Información de calidad y
Inspección visual e informes de utilidad para la visita
del INC y/o COPESCO turística
Inspección visual
Actividades:
Componente Gestión Municipal:
1. Cursos de capacitación y formación en Indicador 1: Cursos de capacitación y formación en Contratos, facturas y/o recibos
gestión municipal, promoción turística, gestión municipal, promoción turística, finanzas por honorarios
finanzas municipales, servicios urbanos, municipales, servicios urbanos con un gasto de Oportuna y suficiente
desarrollo local y manejo ambiental $ 300 mil asignación presupuestaria
2. Sistema básico de numeracion y Indicador 2: Sistemas de numeración y Contratos y facturas
nomenclatura de predios y calles construido nomenclatura con un costo de $ 500 mil
sobre la base del trabajo realizado por Indicador 3: Telecentros comunitarios con un costo Contratos y facturas
INRENA de $ 300 mil
3. Telecentros municipales
4. Fondo concursable para el financiamiento
de proyectos comunales en línea con los
objetivos del proyecto
Componente de Desarrollo de la
Actividad Turística
1. Programa de Capacitación a prestadores Indicador 1: Capacitaciones a prestadores con un Contratos, facturas y/o recibos
de Servicios Turísticos costo de $ 125 mil por honorarios
2. Programa de Sensibilización turística para Indicador 2: Campañas de educación y Contratos, facturas y/o recibos
la población y los ninos en la escuela sensibilización a la población y niños a un costo de por honorarios
3. Programa de Reglamento y Normatividad $ 125 mil Contratos, facturas y/o recibos Oportuna y suficiente
4. Programa de Revaloración de la Identidad Indicador 3: Elaboración de reglamentos y por honorarios asignación presupuestaria
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del14
Vilcanota
El PIT tendrá la responsabilidad de verificar que se cumpla con cada uno de los
indicadores de desempeño y que éstos puedan ser evaluados, permanentemente,
durante toda la fase de ejecución del Proyecto de acuerdo con los parámetros
establecidos en el Convenio de Préstamo.
Para ello, el PIT se encargará de: (i) implementar y operar un sistema de seguimiento
y monitoreo físico de las actividades de los componentes del Proyecto que ejecutan
las EP; (ii) identificar los indicadores de desempeño del Proyecto, sobre la base
mínima de los indicadores acordados (arriba señalados) y los demás que se propuso
en el Marco Lógico; y, (iii) construirá la línea de base de los indicadores de
desempeño.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del15
Vilcanota
CAPÍTULO II
2.1 INTRODUCCIÓN
Este capítulo reseña las funciones y la estructura organizacional de cada uno de los
actores que participarán en la ejecución del proyecto: ”Reordenamiento y
Rehabilitación del Valle del Vilcanota”. Se define la naturaleza, las funciones y la
estructura orgánica del PIT para mostrar el contexto en el que se adscribe este órgano
que se encargará de implementar el mismo.
Un especialista legal que estará a cargo de la asesoría legal del PIT del Proyecto. y
reportará directamente al Coordinador General o Ejecutivo del Proyecto.
Un facilitador local operativo que tendrá a su cargo la coordinación local del Proyecto,
así como la coordinación permanente en el Valle de Vilcanota entre los responsables
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del16
Vilcanota
del proyecto de cada una de las entidades participantes del área de influencia del
proyecto.
Diagrama 2.2.1.
Esquema Institucional del Proyecto
DESPACHO MINISTERIAL
DNDT
COORDINADOR GENERAL
Oficial Técnico Oficial Financiero Oficial de Adquisiciones Oficial Legal Facilitador Local Comunicador Social
(especialista técnico) (especialista financiero) (especialista en adquisiciones) (especialista legal)
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del17
Vilcanota
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del18
Vilcanota
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del19
Vilcanota
• Los turistas que disfrutarán de servicios turísticos con una mejor relación precio-
calidad y mejores facilidades para su visita.
• Los prestadores de servicios turísticos del VS y del SHMP quienes se beneficiaran
del consumo adicional que significa un mayor tpp.
• Los pobladores de MPP ubicado en zonas de alto riesgo que serán reubicados.
• Los pobladores del VS y de MPP quienes disfrutarán de los beneficios tangibles e
intangibles de una de mayor integración económica, cultural y social.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del20
Vilcanota
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del21
Vilcanota
CAPÍTULO III
3.1 INTRODUCCIÓN
Este capítulo reglamenta la participación de las Entidades Participantes en el Proyecto.
Para ello se describe cuáles serán los roles y funciones de las mismas. Asimismo, se
requiere que firmen un Convenio de Participación Interinstitucional, el cual detalla las
funciones específicas que asumirán para lograr los objetivos que les compete a cada
una de ellas y como consecuencia, al Proyecto. Para participar en éste, deberán
formular sus respectivos Estudios Específicos y Planes Operativos individuales, que
serán integrados en el POA del Proyecto.
Para tener acceso a los recursos emergentes del Convenio de Préstamo, una Entidad
Participante deberá cumplir con lo siguiente:
• Ser entidad elegible según el Convenio de Préstamo o por acuerdo entre la BIRF y
el Prestatario.
La MAE podrá delegar a otro funcionario la autoridad suficiente para realizar las
gestiones operativas necesarias para la ejecución del Plan Operativo aprobado y que
de cumplimiento a los Estudios Específicos formulados. La delegación debe ser
expresa y comunicada por escrito a la Coordinación General del Proyecto.
• Formular los Estudios Específicos por actividad y el Plan Operativo Anual del
subcomponente del Proyecto que le corresponde ejecutar y presentarlo a la
Coordinación del Proyecto, antes de su incorporación al POA del Proyecto.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del22
Vilcanota
• Colaborar con el PIT en todas las tareas necesarias para la ejecución del Proyecto
en el ámbito de su competencia.
• Otras tareas requeridas en el marco del Convenio de Préstamo para lograr una
satisfactoria ejecución del Proyecto.
Plan Operativo Anual que debe haber sido incorporado al POA del Proyecto y contar
con la No-Objeción del BIRF, antes de su ejecución.
Plan Operativo
• Actividades, tareas y recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos
(tabla de costos y financiamiento).
• Cronograma de ejecución.
• Programa de adquisición de bienes y contratación de servicios (incluidas
Consultorías).
Una vez que la Coordinación General del Proyecto haya recibido los Estudios
Específicos y el Plan Operativo referencial de la Entidad Participante, analizará la
consistencia interna del Plan, su coherencia y compatibilidad con los objetivos y
componentes del Proyecto. Con ellos, la Coordinación General del Proyecto formula el
proyecto de Convenio de Participación Interinstitucional y califica a la Entidad
Participante para ejecutar o no sus procesos de selección y los somete a la no
objeción del BIRF.
Cuando los Planes hayan sido así aprobados, la Entidad Participante firmará el
Convenio de Participación Interinstitucional con la Coordinación General del Proyecto,
con lo cual estará habilitada para ejecutar actividades financiadas con los recursos
asignados al Proyecto.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del25
Vilcanota
• La formulación del POA a cargo de cada Entidad Participante, constituirá parte del
Plan Operativo Anual General del Proyecto y estará enmarcada en: (i) los objetivos
y componentes del Proyecto; y (ii) los Estudios Específicos formulados por el
Entidad Participante.
Este requisito no excluye la necesidad de que cada Entidad Participante participe con
la Coordinación General del Proyecto y la Oficina General de Administración, en el
proceso de formulación presupuestal que se lleva a cabo entre los meses de mayo y
agosto de cada año, para el ejercicio fiscal del año siguiente. El proyecto presupuestal
resultante y el techo final que sea aprobado por la DNPP, será la base para la
elaboración del POA.
El POA debe incluir una programación de todos los gastos, incluyendo adquisiciones,
servicios y consultores y un cronograma de ejecución detallado. También, debe incluir
el programa de capacitación, entrenamiento, talleres o viajes.
Una vez que el POA haya sido aprobado, la Entidad Participante habrá cumplido con
una de los requisitos para acceder o continuar accediendo a la asistencia técnica del
Proyecto durante la gestión anual, y podrá iniciar la ejecución de las operaciones
(estudios, proyectos, consultorias, etc) que haya previsto realizar con financiamiento
del Proyecto.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del26
Vilcanota
Los resultados del POA serán evaluados por la Coordinación General del Proyecto, la
que se encargará de hacer evaluaciones por componentes, así como de una
evaluación integral del Proyecto e informar al BIRF.
Las medidas correctivas podrán ser propuestas por la Entidad Participante u originarse
en observaciones de la Coordinación General del Proyecto o del BIRF, en función de
las prioridades del Proyecto.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del28
Vilcanota
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del29
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CAPÍTULO IV
INTRODUCCIÓN
El desarrollo de este capítulo tiene el propósito de establecer un marco general para la
planificación, organización, dirección y control de los aspectos físicos, económicos,
financieros y contables del proyecto; para asegurar que estos aspectos se encuentren
integrados y relacionados y su información refleje las necesidades y avances del
Proyecto.
Para el manejo de los fondos del Proyecto y de acuerdo con la normatividad vigente,
las cuentas bancarias del Proyecto se abrirán en el Banco de la Nación (BN) y/o en un
Banco Comercial (BC).
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del30
Vilcanota
finalidad proporcionar un acceso rápido a los recursos del préstamo para agilizar
los pagos; y, (ii) una, opcionalmente en el Banco de la Nación o en un Banco
Comercial /1, en nuevos soles para la monetización de los recursos del
financiamiento BIRF.
Las cuentas bancarias que se deben abrir tendrán las siguientes características:
La Cuenta Especial será la cuenta receptora de los fondos provenientes del préstamo.
Esta cuenta se abrirá y mantendrá bajo términos y condiciones aceptadas por el BIRF,
incluyendo protección apropiada contra reservas, incautación y embargo y pueden ser
utilizados para gastos relacionados a la adquisición de bienes, obras, servicios
entrenamiento y costos operativos.
• Los titulares y suplentes o alternos son los mismos para la Cuenta Especial en
moneda extranjera y todas las cuentas corrientes en moneda nacional. Una copia
de la resolución autenticada deberá ser remitida a la Dirección General de Tesoro
Público (DGTP) para que autorice la apertura de las cuentas bancarias.
1
/ En caso de optarse por la Banca Comercial, el Banco será seleccionado por mediante un
proceso de concurso regular, con base en los servicios ofrecidos, la solidez de la
institución, y los costos operativos del manejo de cuenta y movimientos, así como los
intereses ofrecidos sobre saldos depositados.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del31
Vilcanota
Una vez realizados estos procedimientos, las cuentas bancarias quedarán operativas
para el ingreso y egreso de fondos. Estos últimos se realizarán a través de cheques o
transferencias bancarias que serán emitidas para pagar las obligaciones derivadas de
la ejecución de actividades del proyecto. La OGA solicitará a la sección de cuentas
corrientes de cada banco la expedición de los talonarios de cheques correspondientes
a cada cuenta. La custodia de estos talonarios de cheques es responsabilidad del
tesorero de la OGA.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del32
Vilcanota
Diagrama 4.1.
Flujo de Fondos del Proyecto
Diagrama
FLUJO DE FONDOS
Ordinario
Recursos Con formato: Fuente: 9 pt
s Ordinarios
de de
OGA Contrapa
Contrapartida
r
Desembolsos del financiamiento S/.
US $
Cuenta Especial
BC
US $
Cuenta en Moneda
Nacional S/.
Fondo de
Contrapartida
Consultores
Proveedores
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del33
Vilcanota
• El BIRF debe recibir el registro de firmas, que faculta a las personas autorizadas
a firmar las solicitudes de retiro de fondos con cargo al préstamo.
El monto mínimo de una solicitud de pago directo a cargar a la cuenta del Préstamo o
de emisión de compromisos especiales es el equivalente de 20% del depósito de la
Cuenta Especial.
• Los documentos para pagos directos: Formulario 1903; Copia de factura del
contratista o proveedor.
Los documentos para solicitar dicho compromiso especial son: (i) Formulario 1931
(Solicitud de Emisión de Compromiso Especial) en duplicado; (ii) copia del contrato u
orden de compra (duplicado), (iii) propuesta de carta de crédito a ser emitida por el
banco comercial (duplicado).
Una vez emitido el compromiso especial, una vez ejecutada la transacción por el
banco comercial, en virtud de la carta de crédito, este solicita el pago correspondiente
por medio de SWIFT, telex o cable al Banco.
Si el BIRF determinara en algún momento, que los pagos realizados desde la Cuenta
Especial se hicieron para un gasto o en un monto no elegible o no fue justificado por
suficiente evidencia, se deberá notificar al Banco, proveerle de la evidencia adicional
respectiva o depositar en la Cuenta Especial (o si el Banco lo requiere en la cuenta del
Banco) una cantidad igual a la cantidad de ese pago o en la proporción no elegible o
injustificada.
Los documentos para reembolsos a la Cuenta Especial deben incluir: Formulario 1903;
Hoja Resumen (en duplicado) con documentos justificativos que avalen prueba de
pago; Certificado/Estado de Gastos (en duplicado) sin documentos justificativos;
Resumen de Categorías; Estado Bancario (en duplicado); Conciliación de la Cuenta
Especial (en duplicado).
Los desembolsos que pueden ser solicitados sobre la base de estados de gastos
(SOEs), según el Anexo 1 del Convenio de Préstamo, son: (a) bienes bajo contratos
que sean menores al equivalente de US$ $250,000; (b) obras bajo contratos que sean
menores al equivalente de US$ 500,000; (c) servicios prestados por consultores
individuales bajo contratos menores al equivalente de US$ 50,000; (d) servicios
prestados por firmas consultoras bajo contratos menores al equivalente de US$
100,000; y, (d) costos operativos.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del35
Vilcanota
Los Informes de Seguimiento del Proyecto (FMRs) tienen por objeto ayudar al
prestatario en el seguimiento y monitoreo del Proyecto. Los FMRs deberán ser
consolidados por la Coordinación General del proyecto sobre la información que
reporta el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) – Módulo de
Proyectos (MP) y comprende:
Informes financieros del proyecto.- Establece las fuentes y el uso de los fondos para
el Proyecto, ambos acumulativamente y por el período cubierto por el referido informe
mostrando, por separado, los fondos provenientes del Préstamo y explica las
variantes entre su real utilización y aquella prevista para los mismos.
Informes sobre las adquisiciones del proyecto.- Indica el estado de las adquisiciones
bajo el Proyecto, como en el final del período cubierto por el referido reporte.
Los formatos que serán utilizados en los Informes de Seguimiento del Proyecto (FMRs)
de acuerdo con las directrices de los Informes de Seguimiento Financiero de proyectos
financiados con recursos del BIRF, deberán ser preparados por la Coordinación
General del proyecto.
En este sentido, para facilitar la preparación de los FMRs financieros a partir del SIAF-
MP, se clasificará cada registro de ingreso según su fuente y por gasto de cada
componente, actividad, categoría o cualquiera sea el gasto.
En los informes sobre la marcha o progreso del proyecto, los FMRs de administración
de contratos se podrá obtener también del SIAF-MP, si en este sistema se ingresan
todos los datos de la opción de contratos. Los FMRs de seguimiento dependerán de
que se haya establecido claramente los indicadores de medición física, sin los cuales
la elaboración de estos reportes no es posible.
Con relación a los reportes sobre adquisiciones, se desarrollará, desde el inicio del
Proyecto, una base de datos que actualizada diariamente evite retrasos, detecte
omisiones y facilite la preparación del reporte.
Los FMRs abarcan todo el Proyecto y no exclusivamente el uso de los fondos del
Banco. Deben reflejar todos los gastos, incluidos aquellos que puedan realizarse fuera
de la OGA. Estos reportes son estados financieros especiales preparados en un
formato acordado con el Banco y, por lo tanto, no siempre se ajustan a las Normas
Internacionales de Contabilidad.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del36
Vilcanota
Los FMRs serán preparados en moneda nacional. Los saldos de apertura y de cierre
de la Cuenta Especial tendrán como referencia el tipo de cambio vigente en la fechas
de apertura y de cierre, respectivamente. El tipo de cambio correspondiente se incluirá
en una nota agregada en el formato del FMR.
Los gastos que se declaran en los FMRs son gastos efectivos correspondientes al
trimestre, desde el inicio del proyecto hasta la fecha y acumulados a la fecha; gastos
previstos o presupuestados para los periodos antes indicados; variaciones entre los
gastos previstos y los gastos efectivos.
Las responsabilidades para la preparación de los informes de los FMRs recaen en:
Velar por la preparación de los FMRs completos, y su oportuna distribución a todos los
participantes directos. También, su función es trabajar en forma coordinada con todos
los funcionarios vinculados con el Proyecto y con su personal, para proporcionar una
descripción del progreso de éste y adoptar las medidas necesarias para abordar los
problemas o aprovechar la información existente en los FMRs.
Coordinador Financiero
Preparar los informes financieros pertinentes, y los presentará oportunamente (cada
tres meses) al Coordinador General.
BIRF
La función del Banco es cerciorarse de que los mecanismos creados antes del inicio
de la ejecución del Proyecto se mantengan vigentes. Los procedimientos para
preparación de los Informes de Seguimiento Financiero (FMR), donde se describen los
alcances, responsables, instrumentos de gestión y tiempos estimados de todo el
proceso, deberán ser preparados por la Coordinación General del Proyecto.
Este informe incluirá: (i) el progreso logrado con relación a los indicadores definidos;
(ii) una evaluación de los problemas y asuntos derivados de la implementación del
Proyecto; (iii) implementación actualizada y proyección de desembolsos para el
próximo semestre y; (iv) estado de cumplimiento con el Convenio de Préstamo.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del38
Vilcanota
4.2.2. Presupuesto
El responsable de la Oficina General de Administración es el responsable de llevar
adelante las acciones necesarias para la programación, aprobación, ejecución y
evaluación del presupuesto, en coordinación con el Coordinador financiero.
a. Programación de recursos
b. Calendario de compromisos
Los procesos de ejecución y evaluación presupuestaria, así como los reportes que
deben ser presentados en cada caso están normados por las directivas emanadas de
la DNPP, que para este fin se aprueban en cada ejercicio presupuestal.
4.2.3. Tesorería
La Oficina General de Administración es el responsable de organizar, coordinar y
controlar los recursos financieros del Proyecto, controla los ingresos por cada fuente
de financiamiento y efectúa los desembolsos para los gastos autorizados del proyecto.
Además, es responsable de llevar las cuentas bancarias siguiendo las directivas de
tesorería emanadas de la DGTP y las normas del BIRF aplicables al proyecto. Ningún
pago puede procesarse si no cuenta con su aprobación.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del39
Vilcanota
disponible para efectos del proceso de la Auditoría Anual de las cuentas del proyecto o
cuando lo requieran los representantes del BIRF.
Los documentos e información a cargo del área de tesorería son: (i) recibos de ingreso
y comprobantes de pago; (ii) proceso de información externa de gastos; (iii)
preparación del libro de bancos para la conciliación bancaria y con la DGTP; (iv)
reporte de ingresos por fuente de financiamiento; (v) manejo de caja chica, cuyos
arqueos están a cargo de contabilidad; (vi) custodia y control de cartas fianza de
proveedores; (vii) control y custodia de chequeras; (viii) reporte para solicitar recursos
con cargo a ejercicios anteriores y; (ix) reversión al Tesoro Público.
b. Cancelación de obligaciones
Este procedimiento está conforme con las normas emitidas por el MEF, a través del
Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF). Los recursos del Proyecto sólo
podrán utilizarse para financiar gastos elegibles, de acuerdo a lo establecido en el
Convenio de Préstamo y dentro del presupuesto del proyecto. La ejecución del gasto
pasa por las siguientes etapas:
Compromiso
Se refiere a la afectación parcial o total de las asignaciones presupuestarias
autorizadas mediante el documento que corresponde a cada operación (contrato,
orden de compra, orden de servicio, planilla de viáticos y reposiciones de caja chica,
liquidaciones de pago, entre otros).
Devengado
Es la etapa en la que se asegura la disponibilidad financiera y se sustenta con los
siguientes documentos: (i) factura original de adquisición de bienes y/o servicios; (ii)
valorización de estudios; (iii) rendición de cuenta documentada, con comprobantes de
gasto debidamente justificados y firmados por personas autorizadas; (iv) recibo de
honorarios por los servicios prestados y; (v) declaración jurada en caso de no existir
ninguno de los documentos mencionados (sólo para el caso de viáticos), hasta el
monto establecido en la Ley Anual de Presupuesto.
Pago
Es la etapa de emisión de cheques o relación de transferencias bancarias, con el fin de
cancelar la obligación adquirida.
4.2.4. Contabilidad
Para llevar los registros contables se utilizará el SIAF y a través de su módulo especial
se contabilizará. Es importante definir con precisión las características del sistema de
contabilidad, ya que ayudará a mantener actualizada y organizada la información del
Proyecto.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del40
Vilcanota
Para los reportes nacionales, el método que se utilizará será el de devengados. Para
los estados financieros que se presentarán al Banco, también se usará este método,
pues, mediante él se registra lo efectivamente gastado o desembolsado por el
Proyecto.
c. Sistema de Códigos
Los códigos sirven para identificar el plan de cuentas del Proyecto y son esenciales en
el sistema informático. Se definirán los códigos de clasificación por componentes,
subcomponentes y actividades del Proyecto, debido a que serán de utilidad para
elaborar los FMRs sobre la base del sistema informático SIAF.
Los estados financieros requeridos por el BIRF son: (i) estado de origen y aplicación
de fondos; (ii) desembolsos de la Cuenta Especial; (iii) estado de la Cuenta Especial y;
(iv) cumplimiento de cláusulas contractuales.
Los estados financieros nacionales están comprendidos por: (i) Balance General; (ii)
Balance de Comprobación; (iii) Estado de Gestión; (iv) Estado de Cambios en el
Patrimonio Neto y; (v) Estado de Flujo de Efectivo y las Notas a los Estados
Financieros.
Se debe preparar y mantener actualizados los libros Diario, Mayor, Libro Auxiliar
Bancos (por cada cuenta), el registro COA y el registro de compras, principalmente.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del41
Vilcanota
auditoría interna del Proyecto serán efectuadas por el Órgano de Control de Interno de
MINCETUR.
Los estados financieros del Proyecto, así como los informes de seguimiento financiero
del proyecto (FMR), serán auditados anualmente por auditores independientes
aceptados por el Banco, quienes verificarán el cumplimiento de las condiciones
contractuales y de desembolsos.
Las guías de auditoría del Banco serán usadas por el Prestatario para determinar el
formato y contenido de los estados de cuenta financieros anuales y para preparar los
TR de la auditoría.
Informes de Auditoría
Los informes anuales de auditoría con los estados de cuenta relacionados serán
presentados al Banco dentro de los seis meses del cierre del año fiscal del Prestatario.
Todos los registros de soporte serán mantenidos por la Coordinación General al
menos un año después de la terminación de la ejecución del Proyecto.
Los informes de auditoría para el BIRF deberán incluir: los estados financieros, fuentes
y uso de fondos, los estados de gastos, el cumplimiento de cláusulas contractuales, la
Cuenta Especial, los procedimientos y controles internos del proyecto y, el avance
físico contrastado con los avances financieros.
Los informes auditados de acuerdo a las normas del Perú comprende: el informe corto
que incluye las opiniones solicitadas por el BIRF; el informe largo que incluye
comentarios, observaciones y recomendaciones del sistema de control interno e
información relevante que afecte o pudiera afectar la veracidad de los estados
financieros, y el informe presupuestal que da cuenta de los procedimientos y prácticas
presupuestales seguidas por el proyecto. Estos informes serán enviados a la
Contraloría General de la República, al Titular del Pliego del MINCETUR y al BIRF.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del42
Vilcanota
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del43
Vilcanota
CAPITULO V
• Los métodos propuestos para las contrataciones que estén de acuerdo con el
Convenio de Préstamo; y,
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del44
Vilcanota
• En caso de conflicto entre las disposiciones del Plan y las del Contrato de
Préstamo, prevalecerán las del Contrato de Préstamo.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del45
Vilcanota
El Comité de Selección Permanente estará conformado por tres (3) o cinco (5)
miembros titulares con igual número de suplentes; cualquiera que sea el número de
integrantes, uno deberá pertenecer a la dependencia encargada de adquisiciones y
contrataciones y otro al equipo de implementación del proyecto.
Las decisiones del Comité de Selección Peramente serán por unanimidad. Los
miembros son solidariamente responsables por los resultados del proceso, salvo aquel
que haga constar por escrito en las Actas su desacuerdo fundamentado.
Cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de éste último, siempre y
cuando se respete la conformación establecida en el segundo párrafo. Una vez que el
miembro titular hubiera sido remplazado por el miembro suplente, aquel ya no podrá
reincorporarse al comité.
5.1.5. Asesores
Los expertos contratados por la OGA o la EP como asesores del proceso de
adquisición y contratación podrán participar en diferentes etapas de este proceso,
desde la preparación de las términos de referencia, especificaciones técnicas y/o
documentos de licitación y pedidos de propuesta, hasta la recomendación de
contratación.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del47
Vilcanota
Informará por escrito a la Coordinación General del Proyecto acerca del desarrollo de
los procesos de adquisición y contratación en los que participe, inmediatamente
después de cada acto en el que participe, debiendo hacer notar cualquier observación
a los mismos.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del48
Vilcanota
DEFINICIONES
Los principios de este método de compra y del enunciado en el acápite siguiente son:
• Dar igualdad de acceso para interesados elegibles, a través de: (i) plazo razonable
para preparar y presentar las ofertas y; (ii) condiciones contractuales equitativas.
• Dar igualdad de tratamiento de los licitantes, a través de: (i) criterios de evaluación
explícitos y; (ii) especificaciones y requerimientos no discriminatorios.
• Adjudicación del contrato al licitante cuya oferta haya sido evaluada como la de
menor costo evaluado.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del50
Vilcanota
Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF”, de Mayo de 2004 serán
aplicables.
Para los contratos adjudicados mediante contratación directa, antes de la ejecución del
contrato, la Coordinación General del Proyecto deberá proveer al Banco de las
especificaciones y el borrador de contrato para su aprobación, debiendo ser el contrato
firmado luego de la misma.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del52
Vilcanota
• En todo caso, las EPs serán responsables de preparar los documentos básicos
para la selección y contratación de las consultorías (TR, EC y LC). El alcance de
los servicios descritos en los TR deberá corresponderse con el presupuesto
disponible para la contratación de una asignación de consultoría específica. En los
TR, deberá definirse claramente las responsabilidades respectivas de las EPs y los
consultores. Se alentará a las firmas a que comenten los TR en sus propuestas.
• En los TR, se debe definir claramente, los objetivos, metas y extensión del trabajo
encomendado y suministrarse información básica (incluso una lista de los estudios
y datos básicos pertinentes que ya existan) con el objeto de facilitar a los
consultores la preparación de sus propuestas. Se deben enumerar los servicios y
los estudios necesarios para llevar a cabo el trabajo y los resultados previstos, por
ejemplo, informes, estudios, mapas, levantamientos. Sin embargo, no deben ser
demasiado detallados ni inflexibles, a fin de que los consultores que compitan
puedan proponer su propia metodología y el personal asignado.
• Selección Basada en el Menor Costo.- Este método no deberá ser usado como
sustituto de la Selección Basada en Costo y Calidad pero podrá ser utilizado para
contratar servicios de consultoría cuyo costo por contrato estimado es menor a US
$ 100 000 y que sean de tipo estándar o rutinario (auditorias, diseño técnico de
obras poco complejas y otros similares) para los que existen prácticas y normas
bien establecidas.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del54
Vilcanota
f) recepción de propuestas;
Asimismo, la lista corta de firmas para servicios cuyo costo estimado es menor o igual
a US$ 350 000, podrá estar conformada íntegramente por nacionales.
En este método se invita a los consultores que integran una lista corta a presentar
propuestas en dos sobres separados. Primero se abren los sobres con las propuestas
técnicas, las que se evalúan. Aquellas que obtienen menos del puntaje mínimo se
rechazan y los sobres con las propuestas financieras de los consultores restantes se
abren en público. A continuación se selecciona la firma que ofrece el precio más bajo y
se publica la adjudicación del contrato.
Cuando se aplique este método, se debe definir la calificación mínima y todas las
propuestas que excedan el mínimo compiten sólo con respecto al “costo”. La
calificación mínima se indicará en el Pedido de Propuestas.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del56
Vilcanota
e. Prácticas Comerciales
En el caso de préstamos cuyo importe es subsecuentemente prestado por un
intermediario financiero a empresas del sector privado o a empresas comerciales
autónomas del sector público, el Subprestatario podrá seguir las prácticas establecidas
del sector privado o prácticas comerciales que sean aceptables para el Banco.
También se debe considerar la posibilidad de utilizar los procedimientos competitivos
descritos anteriormente, sobre todo cuando se trate de servicios de gran envergadura.
• Los pagos inherentes al contrato, los efectuará la EP con los recursos transferidos
en donación en ejecución de los Convenios sucritos, previa declaración de
conformidad con el cumplimiento de los términos de referencia, productos,
resultados y del contrato por parte del consultor.
Para dichos efectos, antes de enviar el PP, se debe presentar al Banco, para que éste
las examine y notifique su “no objeción,” el costo estimado y el PP propuestos
(incluyendo la lista corta). Se introducirá en dicha lista y en los documentos las
modificaciones que el Banco razonablemente solicite. Para cualquier modificación
posterior se requerirá la “no objeción” del Banco antes de que el PP sea remitido a los
consultores incluidos en la lista corta. Una vez que se hayan evaluado las propuestas
técnicas, se debe presentar al Banco, con antelación suficiente para permitir su
examen, un informe de evaluación técnica (preparado, si el Banco así lo solicite, por
expertos aceptables para el Banco) y un ejemplar de las propuestas, si el Banco lo
solicita. Si el Banco determina que la evaluación técnica no está en consonancia con
las disposiciones del PP, informará de ello prontamente e indicará las razones de su
determinación. En caso contrario, el Banco notificará su “no objeción” al informe de
evaluación técnica. Se solicitará también la “no objeción” del Banco si en el informe de
evaluación se recomienda el rechazo de todas las propuestas.
Si se recibe una queja de los consultores, enviará al Banco para su información las
notas de la queja y de su respuesta.
Una vez que el contrato ha sido firmado, la DNDT entregará al Banco una copia del
contrato definitivo antes de someter la primera solicitud de desembolso para el
contrato.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del58
Vilcanota
Cuando el contrato se adjudique luego de una selección por única fuente, las
calificaciones, experiencia, términos de referencia y condiciones de empleo de los
consultores serán sometidas al Banco para su revisión previa y aprobación. El contrato
será suscrito únicamente luego de la aprobación del mismo por el Banco y se
aplicarán las disposiciones referidas a modificación de contratos firmados contenidas
en el Apéndice 1 de las Normas: Selección y Contratación de Consultores por
Prestatarios del Banco Mundial.
Servicios de Consultoría
Individuales
< US$ 100 000 + Requisitos 3.6 Selección Basada en el Menor Costo
Bienes
< US$ 350 000 y > US$ 50 000 Licitación Publica Nacional
Obras
< US$ 3 000 000 y > US$ 250 000 Licitación Pública Nacional
El siguiente cuadro resume, en US$ Millones, los costos del proyecto por categoría de
gasto:
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Método
Categoría de Gasto LPI LPN Otros Costo Total
1. Obras 0.00 3.40 1.44 4.84
(0.00) (2.21) (0.93) (3.14)
2. Bienes y Servicios 0.00 0.44 0.00 0.44
(0.00) (0.37) (0.00) (0.37)
3. Servicios de Consultoría 0.00 0.00 2.92 2.92
(0.00) (0.00) (1.49) (1.49)
Total 0.00 3.84 4.36 8.20
(0.00) (2.58) (2.42) (5.00)
5.4. CAPACITACIÓN
La capacitación comprende un conjunto de normas y procesos inherentes al desarrollo
de los conocimientos y habilidades del personal de la EP o de los consultores,
directamente vinculados al Proyecto en temas relativos a sus componentes.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del61
Vilcanota
• En los casos que corresponda, la EP podrá dar un anticipo para el pago de los
gastos que sean necesarios de realizar.
a. Programación de Viajes
La programación de los viajes establecida por cada EP para los propósitos del
Proyecto, debe estar comprendida en el Programa Operativo Anual y la Programación
de Gastos.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del62
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• Una vez que el viaje sea autorizado por la EP, ésta llevará a cabo los trámites
necesarios.
d. Escala de Viáticos
e. Descargo
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CAPÍTULO VI
6.1. INTRODUCCIÓN
En el presente capítulo se exponen los instrumentos para verificar el cumplimiento de
los compromisos del Proyecto, que son: los sistemas de seguimiento, evaluación y
monitoreo; los informes de progreso y las revisiones anuales.
b) A partir del mes siguiente a la presentación del primer informe semestral sobre
la marcha del proyecto, el 28 de febrero y el 31 de agosto de cada año o en
una fecha posterior según el Banco lo requiera, analizará con el Banco el
informe al que se refiere el inciso a) de este párrafo, y posteriormente tomará
todas las medidas necesarias para asegurar la eficiente conclusión del
Proyecto y el logro de los objetivos del mismo, sobre la base de las
conclusiones y recomendaciones de dicho informe y del criterio del Banco
sobre este asunto;
d) Tras dicho análisis de mediados del período, actuará con prontitud y diligencia
para tomar las medidas correctivas que el Banco recomiende.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del65
Vilcanota
Asimismo, para las reuniones del mes de noviembre de cada año, comenzando en
el 2004, la Coordinación General del Proyecto deberá presentar el Plan Operativo
Anual del año siguiente, para cada componente del Proyecto.
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del66
Vilcanota
Cada seis meses durante la ejecución del proyecto, se conformarán dos misiones
de adquisiciones y una misión de revisión ex post cada año.
La DNDT:
• Proporcionará al Banco, tan pronto como esté disponible pero en todo caso a más
tardar a los seis meses de la finalización de cada año fiscal, el informe de auditoria
de adquisiciones, de la auditoria, por parte de los auditores, del alcance y con el
detalle que el Banco haya solicitado razonablemente; y
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