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Der Zwischenbescheid

Wenn es einmal zu zeitlichen Engpässen kommt und es für Ihre Kunden


Wartezeiten gibt, sollten Sie dies mit einem Zwischenbescheid erklären. Wie Sie ihn
formulieren, lesen Sie hier.
Wer seine Kunden bei Lieferschwierigkeiten belügt oder über bekannte
Probleme im Unklaren lässt, riskiert einen großen Imageverlust. Vermeiden Sie dies
mit einem Zwischenbescheid. Versenden Sie einen Zwischenbescheid, in dem Sie
um Verständnis und Geduld bitten, dass die Bearbeitung noch etwas Zeit in
Anspruch nehmen wird.
Oder Sie versenden Ihren Zwischenbescheid einfach als Bestätigung, damit
Sie den Schreiber nicht im Ungewissen lassen, ob sein Brief angekommen ist. Damit
geben Sie dem Kunden das Gefühl, ernst genommen zu werden. All das hilft Ihnen,
besser zu sein als Ihre Mitbewerber. Sie brauchen keine Angst zu haben, durch die
Verzögerung Ihre Kunden zu verlieren. In vielen Fällen haben die Kunden
Verständnis für ehrlich zugegebene Lieferschwierigkeiten.

Die Entschuldigung
Um Fehler, Pannen und andere Peinlichkeiten schnell aus der Welt zu
schaffen, sollte auch im Geschäftsleben von Entschuldigungen Gebrauch gemacht
werden – und zwar am besten in schriftlicher Form. Entschuldigungsschreiben zu
verfassen ist jedoch nicht ganz einfach. Vielen Menschen bereitet es Probleme, sich
einen Fehler einzugestehen beziehungsweise diesen zuzugeben. Eine
Entschuldigung jedoch ist eine Geste, durch die sich so mancher Konflikt
entschärfen lässt. Eine geschickt vorgetragene Entschuldigung kann unter
Umständen sogar neue Sympathien schaffen.
Das gelingt freilich nur, wenn die Entschuldigung nicht gequält klingt. Aber
auch ein anderes Extrem lässt sich im Geschäftsalltag häufig beobachten: Menschen,
die sich bei jeder Gelegenheit entschuldigen. Ihre Entschuldigung mutet wie eine
Formalität an: unverbindlich, fast schon mechanisch, keinesfalls aber seriös und
schon gar nicht souverän.
Entschuldigungsschreiben sollten nicht zu lang ausfallen. Liegt die
Verantwortung ausschließlich oder zum überwiegenden Teil bei einem selbst, oder,
im Falle einer Führungskraft, bei deren Mitarbeiter, sollte das Schreiben kurz und
prägnant formuliert werden. Es bedarf in diesem Fall keinerlei Erklärungen mehr.
Auch die langatmige Wiederholung des Sachverhalts ist überflüssig, da der Kunde
diesen ja bereits kennt. Ein gutes Entschuldigungsschreiben kommt mit vier Sätzen
aus, wie das nachfolgende Praxisbeispiel zeigt.

SCHREIBEN SIE EINEN ZWISCHENBESCHEID


UND EINE ENTSCHULDIGUNG