Beschreibung zur

Sage HR-Suite

Version 2021.1.1 (01/2021)

Impressum

Sage GmbH

Franklinstraße 61-63

D-60486 Frankfurt am Main

© Copyright 2021 Sage GmbH

Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und
getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser
Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im
Rechtssinne dar.
 Inhalt
1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 4

2 MODULÜBERGREIFENDE FUNKTIONEN 4
2.1 DIGITALE PERSONALAKTE 4
2.2 WICHTIGER HINWEIS FÜR ANWENDER MIT NT-AUTHENTIFIZIERUNG 4
2.2.1 ALLGEMEINES 4
2.2.2 WAS IST LDAP? 5
2.2.3 ACTIVE DIRECTORY 5
2.2.4 ACTIVE DIRECTORY FOREST 5
2.2.5 WAS IST LDAPS? 5
2.2.6 ZERTIFIKATE 6
2.2.7 ZERTIFIZIERUNGSSTELLE 6
2.2.8 LDAPS UND DIE SAGEHR-PRODUKTE 6
2.2.9 GLOBALER KATALOGPORT 3296 6
2.2.10 QUELLEN 7
2.3 ERWEITERUNGEN IM CONTROLLING 7
2.4 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 7
3 PERSONALABRECHNUNG 8
3.1 STAMMDATENPFLEGE UND PRÜFLAUF 8
3.1.1 PRÜFLAUF FÜR DIE STEUERNUMMER 8
3.1.2 PRÜFLAUFANPASSUNGEN WEGEN VERLÄNGERTEM ANSPRUCH AUF KINDERKRANKENGELD 9
3.2 ÄNDERUNGEN IM BEREICH SOZIALVERSICHERUNG 9
3.2.1 ANTRÄGE AUF DIE ERTEILUNG EINER A1-BESCHEINIGUNG 9
3.2.2 ZAHLSTELLENMELDEVERFAHREN 9
3.2.3 BEA-VERFAHREN 10
3.3 ABRECHNUNG DER PRIVATNUTZUNG VON BETRIEBLICHEN FAHRZEUGEN 11
3.3.1 GESETZLICHER HINTERGRUND 11
3.3.2 BISHERIGE ÜBERGABE DER UMSATZSTEUER AN DIE FINANZBUCHHALTUNG 11
3.3.3 GEÄNDERTE ERMITTLUNG DER BEMESSUNGSGRUNDLAGE FÜR DIE UMSATZSTEUER AB VERSION 2021.1.1 12
3.3.4 ERWEITERUNG DER FAHRZEUGDATEN 12
3.3.5 NEUE AUTOMATIKLOHNART 13
3.3.6 ERWEITERUNG DER NETTOLOHNBERECHNUNG 14
3.4 ABRECHNUNG VON KURZARBEITERGELD UND SAISON-KURZARBEITERGELD 14
3.4.1 NEUE KUG-FORMULARE 14
3.4.2 DURCHSCHNITTSHEUERBERECHNUNG BEI KURZARBEIT 15
3.5 ABRECHNUNG IM ÖFFENTLICHEN DIENST 15
3.5.1 KINDERGELDBERECHNUNG 15
3.6 ABRECHNUNG VON BAULOHN 16
3.6.1 BERECHNUNG DES FÖRDERBETRAGS AUF ALTERSVORSORGEBEITRÄGE IM BAULOHN 16
3.7 BERICHTE UND BESCHEINIGUNGEN 20
3.7.1 ELEKTRONISCHE ENTGELTBESCHEINIGUNGEN IM SAMMELDRUCK 20
3.7.2 ARBEITSKOSTENERHEBUNG 20
3.8 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 20
3.8.1 STAMMDATENPFLEGE 20
3.8.2 ERFASSUNG UND ABRECHNUNG 21
3.8.3 SOZIALVERSICHERUNG UND MELDEVERFAHREN 21
3.8.4 MELDUNGEN IM BEREICH DER LOHNSTEUER 23
3.8.5 AUSWERTUNGEN, BERICHTE UND BESCHEINIGUNGEN 23
3.8.6 FINANZBUCHHALTUNG, ZAHLUNGSVERKEHR, MONATSÜBERNAHME 25
3.8.7 TARIF UND ZUSATZVERSORGUNG 25
3.8.8 BAULOHN 25

4 ZEITWIRTSCHAFT/ URLAUB UND ABWESENHEITEN 26

4.1 SCHICHTPLANER 26
4.1.1 PLANUNG - SCHICHTPLAN VERÖFFENTLICHEN 26
4.1.2 OPTIMIERUNG DER PLANUNGSSICHT - ANZEIGE MITARBEITER 26
4.2 ABRECHNUNG NACH GENEHMIGUNGEN 26
4.3 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 26
5 PERSONALMANAGEMENT UND RECRUITING 27
5.1 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 27
6 REISEKOSTENABRECHNUNG 27

2 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

6.1 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 27
7 PERSONALKOSTENPLANUNG 27
7.1 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 27

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 3

 Beschreibung zur Sage HR-Suite 2021.1.1
(01/2021)
Die einzuräumenden Nutzungsrechte an der in diesem Update enthaltenen Software sind zeitlich auf
den Zeitraum des Bestehens eines Softwarewartungsvertrags beschränkt. Im Übrigen entsprechen sie
den Nutzungsrechten an der Software Sage HR-Suite.

Im vorliegenden Dokument ist der Einfachheit halber nur die Rede von der Sage HR Suite. Die Inhalte
treffen im Allgemeinen sowohl auf Produktvarianten Classic, Desktop und Connected zu. Funktionen,
die nicht in allen Lizenzmodellen verfügbar sein sollten, werden entsprechend gekennzeichnet.

1 Systemvoraussetzungen

Die Systemvoraussetzungen werden in einem gesonderten Dokument veröffentlicht. Das Dokument finden
Sie hier:
http://hr.sage.de/support/?p=238
Hinweise zur IT-Sicherheit beim Betrieb der Sage HR Suite finden Sie hier:
https://hr.sage.de/support/?p=654

2 Modulübergreifende Funktionen

2.1 Digitale Personalakte

Über die Benutzerrechte steht für Arbeitnehmer das Recht „Personalakten verbundener Arbeitnehmer
anzeigen“ zur Verfügung. Nutzen Sie diese Funktionalität, wenn z.B. ein Mandantenwechsel stattfand.
Bei Gewährung dieses Benutzerrechts kann im Arbeitnehmerstamm die Personalakte sowohl aus
dem alten Mandanten wie aus dem Aktuellen einsehen werden.

Im Sage HR Mitarbeiterportal werden in Abhängigkeit der Rollenrechte die Dokumente der „alten“
Personalnummer mit angezeigt.

Die Erkennung, ob es sich um den gleichen Arbeitnehmer handelt, erfolgt entweder anhand der
verknüpften Personalnummern oder anhand der steuerlichen Identifikationsnummer.

2.2 Wichtiger Hinweis für Anwender mit NT-Authentifizierung

2.2.1 Allgemeines
Bei der Verwendung von NT-Authentifizierung werden Benutzerdaten von einem Domain-Controller
abgerufen und für andere Anwendungen bereitgestellt. Zur Erhöhung der Datensicherheit plant
Microsoft eine technologische Umstellung. Vom Verfahren LDAP wird auf das Verfahren LDAPS
umgestellt. Diese wird sich auch auf den Betrieb der Sage HR Suite auswirken.

4 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

2.2.2 Was ist LDAP?
Das Lightweight Directory Access Protocol dient zur Abfrage und Manipulation innerhalb eines oder
mehreren Verzeichnisdiensten.

In einem Verzeichnisdienst werden allgemein Daten über Ressourcen, Organisationen und Personen
verwaltet.

2.2.3 Active Directory

Active Directory ist der Verzeichnisdienst für Windowsserver-Umgebungen, der typischerweise in
vielen Unternehmen zum Einsatz kommt.

In Active Directory kommen Domänen zum Einsatz, wodurch die Organisations- bzw.
Unternehmensstruktur abgebildet werden.

Typischerweise definiert sich eine Domänenstruktur aus einer Stammdomäne und beliebig viele
untergeordnete Domänen (Subdomains).

Domänenstruktur

-> kunde.local (Stammdomäne)

-> abc.kunde.local (untergeordnete Domäne)

Benutzer- und Gruppenkonten residieren somit entweder in der Stammdomäne und/oder in einer der
untergeordneten Domänen.

Mittels LDAP können diese Daten ausgelesen oder manipuliert werden.

2.2.4 Active Directory Forest

Sobald mehrere Stammdomänen genutzt werden, spricht man von einem Domänenwald, da mehrere
Domänenbäume zum Einsatz kommen.

Jede Stammdomäne besitzt seinen eigenen Namensraum, wobei gleiche Bezeichnungen in den
untergeordneten Domänen zulässig sind.

AD Konfiguration eines Kunden

-> kunde1.local (Stammdomäne 1)

-> abc.kunde1.local (untergeordnete Domäne der Stammdomäne 1)

-> xyz.kunde1.local (untergeordnete Domäne der Stammdomäne 1)

-> kunde2.local (Stammdomäne 2)

-> abc.kunde2.local (untergeordnete Domäne der Stammdomäne 2)

-> xyz.kunde2.local (untergeordnete Domäne der Stammdomäne 2)

2.2.5 Was ist LDAPS?

Hierbei wird lediglich die Datenübertragung mittels TLS (Transport Layer Security) oder SSL (Secure
Sockets Layer) verschlüsselt, wobei die Funktionsweise von LDAP nicht verändert wird.

Bevor die Datenübertragung stattfindet, wird ein sicherer Kommunikationskanal unter Verwendung
des Ports 636 aufgebaut.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 5

2.2.6 Zertifikate
SSL/TLS erlaubt somit eine zertifikatsbasierte Authentifizierung der Kommunikationspartner, was
Grundlage der Datenverschlüsselung ist.

Zertifikate werden auf Betriebssystemebene verwaltet und wurden entweder von einer
vertrauenswürdigen Stelle oder nicht vertrauenswürdigen Stelle (selbst signierte Zertifikate)
ausgestellt.

2.2.7 Zertifizierungsstelle
Eine Zertifizierungsstelle kann entweder extern:

• wie zum Beispiel Thawte,

oder intern:

• mittels Active-Directory-Zertifikatsdiensten (AD CS),

im Kundennetz betrieben werden und ist Voraussetzung für den reibungslosen Betrieb von LDAPS
innerhalb der HRSuite-Produkte.

Selbstsignierte Zertifikate werden im LDAPS-Kontext nicht unterstützt.

2.2.8 LDAPS und die SageHR-Produkte

Im HR-Administrator erfolgt die Benutzeranlage bzw. der Import von Benutzerdaten mittels
unverschlüsselten LDAP aus dem Active Directory.

Diese Möglichkeit ist weiterhin gegeben und ist die Standardkonfiguration aller Umgebungen.

Zudem erhalten Anwender der Sage HR Suite die Möglichkeit, Benutzerdaten für den Datenimport
aus dem Verzeichnisdienst verschlüsselt abzufragen.

In den Programmeigenschaften des HR-Administrator erfolgt unter dem Punkt "LDAPS verwenden"
die Konfiguration.

Die Angaben zum Server des Active Directory (Domänencontroller) und zum Port sind Pflicht. Bitte
bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klicken auf die Schaltfläche <Speichern>.

2.2.9 Globaler Katalogport 3296

Der Datentransfer ist hier ebenfalls verschlüsselt.

6 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

Dieser Katalogport ist notwendig, um alle enthaltenen Stammdomänen inkl. ihrer untergeordneten
Domänen abzufragen.

2.2.10 Quellen

https://support.microsoft.com/de-de/topic/2020-ldap-kanalbindung-und-ldap-signaturanforderung-f%C3%BCr-windows-
ef185fb8-00f7-167d-744c-f299a66fc00a

https://www.elektronik-kompendium.de/sites/net/0905041.htm

https://www.ip-insider.de/was-ist-ldaps-a-928506/

https://techexpert.tips/de/windows-de/aktivieren-des-active-directory-ldap-over-ssl-features/

https://techcommunity.microsoft.com/t5/sql-server/step-by-step-guide-to-setup-ldaps-on-windows-server/ba-p/385362

2.3 Erweiterungen im Controlling

Im Datenbereich Abrechnung wurden unter Abrechnungsdaten – Darlehen folgende Felder
hinzugefügt:

• Schuld (Darlehen)
• Sondertilgung (Darlehen)
• Restschuld (Darlehen)
• <Darlehen Vertragsnummer> aus den Stammdaten
Die bereits vorhanden Felder Rate, Tilgung und Zinsen wurden umbenannt zu

• Rate (Darlehen)
• Tilgung (Darlehen)
• Zinsen (Darlehen)
Des Weiteren wurden nicht in jedem Monat Daten zum Darlehen angezeigt, wenn es für den
betreffenden Monat Korrekturabrechnungen gab. Dies wurde behoben.

2.4 Überarbeitete Funktionen

Thema Beschreibung

HR Portal - Fehler bei Aufruf der Beim Aufruf der neuen Startseite im HR Portal konnte es zu
Startseite einem Fehler kommen. Dies wurde behoben.

HR Portal – Kalender: Sonderfall Wenn ein Feiertag am 29. Februar eingerichtet ist, kam es zu
Feiertag am 29. Februar Fehlermeldungen in Formularen, welche einen Kalender
nutzen. Die Formulare können jetzt wieder fehlerfrei geöffnet
werden.

RSS-Feed auf der Startseite im Beim Einbinden von RSS-Feeds auf der Startseite im
Mitarbeiterportal Mitarbeiterportal konnte es passieren, dass der Feed nicht
geladen wurde. Dies wurde behoben.

Betrieb des HR Worker Service Durch eine Vielzahl aufgebauter Verbindungen im HR

Workerservice kam es unter Umständen zur Überlastung des
Betriebssystems. Dies wurde behoben.

Benutzerverwaltung - Neue Benutzer Bei der Neuanlage eines Benutzers mit der neuen Auswahl
anlegen "Aktivierungscode" wurde ein Fehler ausgegeben, wenn eine
Passwortrichtlinie definiert ist. Dies wurde behoben.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 7

HR Suite - Start über Der Start der HR Suite über eine Direktverknüpfung mit
Direktverknüpfung Windows-Authentifizierung erfordert nun keinen zusätzlichen
Klick auf Anmelden mehr.

HR Administrator - Benutzer zum
Ausführen der Dienste
Bei der Einstellung für den Benutzer zur Ausführung der
Dienste (z.B. Workflowdienst) wurde nach Änderung des
Benutzers die Anzeige nicht aktualisiert. Nach Übernehmen
der Einstellungen wird nun der zuletzt erfolgreich hinterlegte
Benutzer angezeigt.

HR Portal - Anmeldung mit neuem
NT-Benutzer
Wurde in der Benutzerverwaltung ein neuer Benutzer mit NT-
Authentifizierung angelegt, so wurde dieser bei der Anmeldung
am Mitarbeiterportal fälschlicherweise zur Eingabe eines
Aktivierungscodes und eines Passworts aufgefordert. Dies
wurde behoben.

Mitarbeiterportal - Erstanmeldung mit Bei der Anmeldung mit Aktivierungscode konnte es zu einem
Aktivierungscode Fehler beim Speichern des Passworts kommen. Dies wurde
behoben.

Mitarbeiterportal - Erstanmeldung mit Bei der Erstanmeldung mit Aktivierungscode wurden im

Aktivierungscode Mitarbeiterportal nicht die korrekten Menüpunkte geladen. Dies
wurde behoben.

Start des Standard-Daten- Beim wiederholten Start des SDAM mit NT-Authentifizierung
Austauschmoduls (SDAM) konnte es zu einem Fehlerhinweis kommen. Ein Import war
jedoch möglich. Die Fehlermeldung wurde behoben.

Auswertungen zu Fehlzeiten im Bei der Auswertung von Fehlzeiten im Controlling kam es zu

Controlling einer Fehlermeldung, da die notwendige Datengrundlage nicht
gefunden wurde. Dies wurde behoben.

Übernahme von Bewerberdaten Die Übernahme eines internen Bewerbers in den

Bewerberstamm funktionierte bei einer Online-Bewerbung
aufgrund eines abweichend formatierten Geburtsdatums nicht.
Dies wurde behoben.

3 Personalabrechnung

3.1 Stammdatenpflege und Prüflauf

3.1.1 Prüflauf für die Steuernummer

Die im Mandanten oder in der Betriebsstätte hinterlegte Steuernummer enthält an den ersten Stellen
Teile der Finanzamtsnummer. Die Finanzamtsnummer spielt bei der Weiterleitung der gemeldeten
Daten an das zuständige Finanzamt eine sehr wichtige Rolle. Stimmen Bundesland und
Finanzamtsnummer nicht überein, ist keine elektronische Datenübermittlung möglich.

Daher wurde nun der Prüflauf bezüglich der Finanzamtsnummer erweitert. Passt das Bundesland
nicht zur Finanzamtsnummer, erhalten Sie folgende Meldung vom Prüflauf:

"Ungültige Kombination von Bundesland und Finanzamtsnummer"

8 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

Wechseln Sie bitte auf die Seite <Mandant: Fima: Finanzamt> und prüfen Sie, ob das richtige
Bundesland ausgewählt ist. Prüfen Sie anschließend, ob die Steuernummer mit den letzten Ziffern der
Finanzamtsnummer beginnt. Die Anzahl der Ziffern variiert zwischen den verschiedenen
Bundesländern.

3.1.2 Prüflaufanpassungen wegen verlängertem Anspruch auf Kinderkrankengeld

Aufgrund des im Jahr 2021 erneut verlängerten Anspruchs auf Kinderkrankengeld musste der Prüflauf
für die Dauer der Unterbrechungen erneut angepasst werden.

Im Jahr 2021 dürfen Unterbrechungen wegen des Bezugs von Kinderkrankengeld

• maximal 40 Tage pro Kind

• maximal 90 Tage pro Arbeitnehmer
nicht überschreiten.

3.2 Änderungen im Bereich Sozialversicherung

3.2.1 Anträge auf die Erteilung einer A1-Bescheinigung

3.2.1.1 Neue Anträge ab 2021

Ab 2021 gibt es einen neuen Aufbau der A1-Anträge und Anträge auf Ausnahmevereinbarungen. Die
neue Datensatzversion wird automatisch verwendet, wenn die Entsendung in Ihrer Sage HR Suite mit
der Version 2021.1.1 oder höher erstellt wird. Nach dem 28. Februar 2021 darf die bisherige
Datensatzversion nicht mehr verwendet werden. Wenn Sie Mitarbeiter entsenden, müssen Sie also
bis spätestens 28. Februar 2021 die Version 2021.1.1 eingespielt haben.

Neben der Umstellung der Datensatzversion für bestehende Antragstypen gibt es ab 2021
Entsendesachverhalte, die erstmals ins elektronische Verfahren integriert wurden. Bisher mussten die
A1-Bescheinigungen für diese Entsendesachverhalte in Papierform beantragt werden. Folgende
Antragstypen sind hinzugekommen:

Antragstyp Beschreibung

Beamte Werden Beamte oder Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes

entsendet, ist dieser Antragstyp zu verwenden.

In mehreren Mitgliedsstaaten Sind Beschäftigte typischerweise in mehreren Mitgliedsstaaten

Beschäftigte tätig, ist dieser Antragstyp zu verwenden.

Seeleute Werden Seeleute auf ein Schiff entsendet, welches nicht unter
deutscher Flagge, sondern unter der Flagge eines
Mitgliedsstaates fährt, ist dieser Antragstyp zu verwenden. Für
Beschäftigte, die typischerweise nicht auf einem Schiff arbeiten,
die aber auf ein Schiff entsendet werden, ist der herkömmliche
A1-Antrag zu verwenden. Dies trifft zum Beispiel für angestellte
Künstler zu, die auf einem Kreuzfahrtschiff auftreten.

Flug- und Kabinenpersonal Wird bei Flug- und Kabinenpersonal der Heimatflughafen in
einen anderen Mitgliedsstaat verlegt, ist dieser Antragstyp zu
verwenden.

3.2.2 Zahlstellenmeldeverfahren
Ab dem Jahr 2020 sollten in Zahlstellenmeldungen die Beträge für laufende Versorgungsbezüge auf
die Beitragsbemessungsgrenze begrenzt werden, wenn der Versorgungsbezug über der
Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung liegt. Diese Änderung wurde Ende 2019 für
BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 9
Meldungen ab 2020 umgesetzt. Die gesetzliche Änderung wurde nachträglich wegen der Einführung
des Freibetrags für Versorgungsbezüge wieder aufgehoben. Daher werden nun ab 2020 wieder die
Bezüge in voller Höhe gemeldet.

Wenn Sie Versorgungsbezugsempfänger abrechnen, die laufende Versorgungsbezüge über der

Beitragsbemessungsgrenze erhalten und die in der Krankenversicherung der Rentner (KVDR)
versichert sind, müssen die seit 2020 erstellten Meldungen storniert und mit der aktuellen Version
neu erstellt werden. Bei der Aktualisierung der Datenbank werden die betroffenen Personalfälle
automatisch für eine Autokorrektur in den Erstellungsmonat der zu stornierenden Meldungen
vorgemerkt. Während der Autokorrektur erfolgt dann automatisch Stornierung und Neumeldung.

3.2.3 BEA-Verfahren

3.2.3.1 Dienststellenschlüssel der zuständigen Arbeitsagentur

In der Arbeitsbescheinigung ist bei der Meldung von Austrittsdaten unter Umständen der
Dienststellenschlüssel der Arbeitsagentur anzugeben. Dies ist dann erforderlich, wenn vor der
Kündigung eine Sozialauswahl vorgenommen und durch die zuständige Arbeitsagentur geprüft wurde.

Bisher musste der dreistellige numerische Dienststellenschlüssel der Arbeitsagentur manuell in das
dafür vorgesehene Feld eingetragen werden.

Nun kann über die Auswahlliste das zuständige Arbeitsamt gesucht und ausgewählt werden. Der
dazugehörige Schlüssel wird dann automatisch eingetragen und in der Arbeitsbescheinigung
gemeldet.

3.2.3.2 Erweiterung der Nebenverdienstbescheinigung

Für die Nebenverdienstbescheinigung im BEA-Verfahren wurden zusätzliche Felder bereitgestellt, die
Bestandteil der Meldung sind.

Im Datenbaustein DBNE - BEA Grunddaten Nebeneinkommen werden nun folgende Felder gefüllt:

Feldname Beschreibung

TÄTIGKEIT MIT 0: Für die Tätigkeit wird keine Aufwandsentschädigung gezahlt.

AUFWANDSENTSCHÄDIGUNG
1: Für die Tätigkeit wird eine Aufwandsentschädigung gezahlt.

10 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

 Die 0 ist in diesem Feld der Standardwert.

BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNIS Das bisherige monatliche Einkommen und die wöchentliche

UNVERÄNDERT Arbeitszeit bleiben künftig konstant.

FORTDAUER Das künftige monatliche Einkommen ist unterschiedlich hoch,

BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNIS beträgt aber höchstens 165 Euro monatlich und weniger als 15
UNTER 165 EURO Stunden Arbeitszeit wöchentlich.

Die Merkmale sind in der Gültigkeit für den zu bescheinigenden Zeitraum im Arbeitnehmerstamm zu
hinterlegen, damit sie in der BEA-Meldung berücksichtigt werden können.

3.3 Abrechnung der Privatnutzung von betrieblichen Fahrzeugen

3.3.1 Gesetzlicher Hintergrund

Aus Vereinfachungsgründen entspricht die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer im Normalfall
dem geldwerten Vorteil, den der Arbeitnehmer zu versteuern hat. Diese Regelung gilt jedoch nicht bei
Fahrzeugen mit Elektro- oder Hybridantrieb. Der geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers wird in diesen
Fällen von einem verminderten Listenpreis berechnet (Minderung je nach Fahrzeugtyp und
Erstzulassungszeitpunkt entweder entsprechend der Akkuleistung oder pauschal um 50 oder 75%.
Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist in diesen Fällen jedoch der ungeminderte
Bruttolistenpreis.

Laut BMF Schreiben ist die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer die Summe aus
Privatnutzung (1%), Familienheimfahrten (0,002%) und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
(0,03%).

Das BMF-Schreiben finden Sie hier.

3.3.2 Bisherige Übergabe der Umsatzsteuer an die Finanzbuchhaltung

Bei Firmen-PKW ohne Elektro- oder Hybridantrieb kann die enthaltene Umsatzsteuer automatisch
ermittelt werden, weil die Bemessungsgrundlage für Lohn- und Umsatzsteuer identisch ist. Je nach
Finanzbuchhaltungssoftware wird der Buchungssatz unterschiedlich übergeben:

Variante 1: Der Buchungssatz wird Brutto übergeben und enthält einen Steuerschlüssel.
BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 11
Variante 2: Der Buchungssatz wird Netto übergeben und ein zusätzlicher Buchungssatz enthält den
Steuerbetrag, der je nach Höhe des hinterlegten Steuersatzes automatisch anhand des Bruttobetrags
ermittelt wird.

Variante 3: Der Buchungssatz enthält sowohl den Nettobetrag als auch den Steuerbetrag, der je nach
Höhe des hinterlegten Steuersatzes automatisch anhand des Bruttobetrags ermittelt wird. Der
Steuerschlüssel wird ebenfalls übergeben.

Bisher konnte die Umsatzsteuer bei abweichender Bemessungsgrundlage nicht automatisch über die
Zuordnung eines Steuerschlüssels zur Sachbezugslohnart ermittelt und übergeben werden.

Die Zuordnung des geltenden Steuerschlüssels kann vom Anwender in den Automatiklohnarten selbst
vorgenommen werden. Möglich ist die Zuordnung bei den einzelnen Lohnarten für den geldwerten
Vorteil:

Lohnart 9110 für 1% und

Lohnart 9111 für 0,03% und

Lohnart 9112 für 0,03% pauschalbesteuert

Alternativ ist die Zuordnung des Steuerschlüssels bei Lohnart 9113 (Gegenbuchung der geldwerten
Vorteile aus den Lohnarten 9110-9112) möglich, in diesem Fall sind die drei Einzellohnarten ohne
Steuerschlüssel abzurechnen.

3.3.3 Geänderte Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ab Version

2021.1.1
Im Formular für die Zuordnung des Firmen-PKW wurde ein weiteres Feld zur Verfügung gestellt,
welches die abweichende Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuerberechnung enthält. Bei
Firmen-PKW ohne Elektro- oder Hybridantrieb wird das Feld mit dem regulären, abgerundeten
Bruttolistenpreis gefüllt. Bei Firmen-PKW mit Elektro- oder Hybridantrieb und folglich gemindertem
Bruttolistenpreis für die Ermittlung des geldwerten Vorteils ist in dem neuen Feld der reguläre
Bruttolistenpreis zu hinterlegen.

In der Nettolohnberechnung wird eine zusätzliche Automatiklohnart berechnet. Diese ermittelt die
Differenz zwischen der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer, indem eine Schattenrechnung
auf Basis des umsatzsteuerrelevanten Listenpreises durchgeführt wird.

3.3.4 Erweiterung der Fahrzeugdaten

Für die Zuordnung eines privat genutzten Firmenfahrzeugs kann eine zentrale Datenpflege unter
<Datenstamm: Vorgaben: Vorgaben: Arbeitnehmer: Extras: Fahrzeugdaten> erfolgen. Hier wurde in
die Tabelle der Fahrzeuge eine zusätzliche Spalte für die Erfassung des abweichenden Listenpreises
eingefügt.

12 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

Die Vorbelegung erfolgt in Höhe des bereits vorhandenen Listenpreises.

Bei der Erfassung des Firmenfahrzeugs im Arbeitnehmerstamm steht das Feld für den abweichenden
Listenpreis ebenso zur Verfügung. Wenn die Fahrzeugdaten nicht in den Vorgaben, sondern direkt im
Arbeitnehmerformular (Extras: Firmen-PKW) erfasst werden, finden Sie das neue Feld für den
abweichenden Listenpreis unter dem Bruttolistenpreis.

Auch hier wird bei der Aktualisierung der Datenbank das neue Feld mit dem Wert aus dem Feld
"Brutto-Listenpreis" vorbelegt. Der Betrag im Feld „Listenpreis für USt.“ darf nie niedriger sein als der
bisherige "Brutto-Listenpreis", sonst wird die bei der Abrechnung ermittelte Umsatzsteuerdifferenz
negativ. Ziel ist aber ein positiver Wert als zusätzliche Buchung der Umsatzsteuer.

3.3.5 Neue Automatiklohnart

Unter <Mandant: Rechnungswesen: AG-Anteile> steht Ihnen die neue Automatiklohnart 9114
„Sachbezug PKW für USt“ zur Verfügung.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 13

Die Vorlage für die Buchungsdaten der Lohnart 9114 ist die letzte Gültigkeit der Lohnart 9110, die bei
allen Fällen der PKW-Gestellung vorkommt. Lohnart 9114 weist folgende Einstellungen auf:

• Einordnung: Sachbezug (Einord=2)

• Lohnsteuerpflicht: keine
• SV-Pflicht: keine
• Grundlohnbestandteil: nein
• keine Berücksichtigung bei ATZ, BG, Pfändung
• keine Statistik- oder Berichtsspeicher

3.3.6 Erweiterung der Nettolohnberechnung

In der Nettolohnberechnung wird bei einem abweichenden Listenpreis für die Umsatzsteuer die
zusätzliche Automatiklohnart berechnet. Diese ermittelt die Differenz zwischen der
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer, indem eine Schattenrechnung auf Basis des
umsatzsteuerrelevanten Listenpreises durchgeführt wird. Anschließend werden die Endbeträge der
Lohnarten 9110 bis 9112 vom Ergebnis abgezogen und als Betrag der neuen Lohnart 9114
gespeichert. Der Betrag der Lohnart 9114 erhöht den Betrag der Lohnart 9113.

Bei der Ermittlung des Gesamtbruttos wird die Lohnart 9114 ausgeschlossen. Auf der
Verdienstabrechnung des Arbeitnehmers wird die Lohnart ausgeblendet. Sie finden die gesonderte
Buchung in der Übergabedatei, im Buchungsbeleg und im Fibu-Journal.

3.4 Abrechnung von Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld

3.4.1 Neue KUG-Formulare

Die neuen KUG-Anträge und Abrechnungslisten wurden zum Jahreswechsel durch die Arbeitsagentur
veröffentlicht und nun in Ihrer Sage HR Suite bereitgestellt.

14 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

Änderung im KUG-Antrag

• geänderter QR-Code
• Formatierung der KUG-Nr und Arbeitsausfallnummer
• Layoutänderungen im Bereich der Anschrift
• neue Angaben zum Geschlecht "divers" und "ohne Angabe"
• Layoutänderungen bei den Erklärungen der Punkte 1 bis 8
Das neue Feld „SV-Erstattung bei Weiterbildung“ wird derzeit immer mit 0 gefüllt, da der gesonderte
Erstattungssachverhalt erst ab Juli 2021 wirksam wird.

Änderung KUG-Abrechnungsliste

• geänderter QR-Code
• Formatierung der KUG-Nr und Arbeitsausfallnummer
• Spalte 2: Angaben zur Personalveränderung (wird nicht vom Programm befüllt)
• Spalte 10: SV-Erstattung bei Weiterbildung - ist vorerst leer

3.4.2 Durchschnittsheuerberechnung bei Kurzarbeit

Bei der Berechnung von Durchschnittsheuern als Basis für die Sozialversicherungs- und
Seekassenbeiträge werden nun folgende Sonderregelungen beachtet:

In Monaten mit Kurzarbeit entspricht die D-Heuer dem Istentgelt.

In Monaten nach Kurzarbeit fließen die betroffenen Monate nicht in die D-Heuerberechnung ein. Die
Durchschnittsberechnung beginnt im ersten Monat nach der Kurzarbeit neu. Im zweiten Monat nach
Kurzarbeit wird ein Zweimonatsschnitt berechnet. Im dritten Monat nach Kurzarbeit wird wieder der
reguläre Dreimonatsschnitt ermittelt.

In Monaten mit vollständigen Entgeltausfall wegen Kurzarbeit wird keine Mindest-D-Heuer mehr
angesetzt. Folglich gibt es nur Beiträge auf Fiktiventgelt.

3.5 Abrechnung im Öffentlichen Dienst

3.5.1 Kindergeldberechnung
Je nach Zeitpunkt des Einspielens der Version 2021.1.0 und verschiedenen Konstellationen für den
Kindergeldanspruch wurden die neuen Beträge des Kindergelds für bereits vorhandene Kinder nicht
korrekt ermittelt. Dieser Sachverhalt wird beim Einspielen der Version 2021.1.1 berichtigt.

Beim Start des Moduls Personalabrechnung mit der Version 2021.1.1 wird geprüft, ob die
Kindergelderhöhung 2021 korrekt durchgeführt wurde. In Mandanten, die im Abrechnungsjahr 2021
stehen und bei denen die Option für die Auszahlung des Kindergelds gesetzt ist, werden die
Kindergeldbeträge neu ermittelt. Hierbei werden Zahlkinder, Zählkinder sowie Kinder mit
weggefallenem Kindergeldanspruch korrekt berücksichtigt. Unter <Arbeitnehmer: Steuer/ SV:
Kindergeld> werden die neu berechneten Kindergeldbeträge für die verschiedenen Gültigkeiten
angezeigt.

Bitte prüfen Sie, ob für die betroffenen Arbeitnehmer Korrekturabrechnungen erforderlich sind und
korrigieren Sie gegebenenfalls die Abrechnungsmonate, in denen ein abweichender
Kindergeldbetrag berücksichtigt wurde.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 15

3.6 Abrechnung von Baulohn

3.6.1 Berechnung des Förderbetrags auf Altersvorsorgebeiträge im Baulohn

3.6.1.1 Allgemeines
Bisher musste die Höhe des Förderbetrags zur betrieblichen Altersvorsorge nach § 100 EStG für die
anspruchsberechtigten Arbeitnehmer über eine Statistiklohnart abgerechnet werden.

Ab sofort wird der Förderbetrag beim Vorliegen der entsprechenden Einstellungen im Baulohn
automatisch vom Programm ermittelt und in der Lohnsteueranmeldung verrechnet.

3.6.1.2 Einstellungen im Arbeitnehmer

Der generelle Anspruch des Arbeitnehmers auf den Förderbetrag ist durch den Arbeitgeber zu prüfen.
Dabei ist eine vorausschauende Betrachtung aufgrund der aktuellen Verhältnisse erforderlich. Zu
prüfen ist einerseits die Entgeltgrenze von 2.575 EUR Monatsentgelt. Es muss ein steuerfreier
Arbeitgeberanteil zu einer kapitalgedeckten betrieblichen Altersvorsorge gewährt werden. Pro Jahr
sind mindestens 240 EUR Arbeitgeberanteil zu zahlen. Davon sind 30% als Förderbetrag anzusetzen.
Sind die Bedingungen nach § 100 EstG erfüllt, ist unter <Arbeitnehmer: Bau: ZVK> der Haken
"Anspruch auf Förderbetrag ist gegeben" zu setzen.

Wenn der Arbeitnehmer erst nach dem Jahr 2016 Anspruch auf den Arbeitgeberanteil zur
betrieblichen Altersvorsorge innerhalb der Sozialkassenbeiträge hatte (z.B. bei Eintritt im Jahr 2017
oder später), kann der Förderbetrag für die kompletten Arbeitgeberanteile zur betrieblichen
Altersvorsorge innerhalb der Sozialkassenbeiträge berechnet werden. Bestand schon vorher
Anspruch auf den Arbeitgeberanteil, ist nur der Differenzbetrag zwischen dem aktuellen
Arbeitgeberanteil und dem Wert aus 2016 förderfähig. Daher kann es erforderlich sein, den in 2016
berechneten Arbeitgeberanteil zur SOKA-Altersvorsorge in den Vortragswerten zu hinterlegen. Dann
wird in der Nettolohnberechnung die Förderbetragsermittlung auf die Differenz zwischen dem
aktuellen und dem damaligen Betrag durchgeführt.

16 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

3.6.1.3 Abrechnung
Die Berechnung des Förderbetrages für die betriebliche Altersvorsorge im Baulohn wird anhand der
Einstellungen im Arbeitnehmer und dem berechneten ZVK-AG-Anteil für die Altersvorsorge
automatisch durchgeführt.

Bei der parallelen Abrechnung einer im Arbeitnehmerstamm hinterlegten zusätzlichen betrieblichen

Altersvorsorge und SOKA-Beiträgen wird folgende Reihenfolge abgearbeitet:

Zuerst wird die betriebliche Altersvorsorge berechnet. Hat ein Mitarbeiter sowohl SOKA-Beiträge als
auch betriebliche Altersvorsorge (BAV), dann wird der Betrag aus der BAV zuerst für den
Förderbetrag berücksichtigt. Erreicht der Förderbetrag aus der Vorsorgeberechnung zusammen mit
den im Jahr aufgelaufenen Beträgen die Förderbetragsgrenze (aktuell in 2021 = 288,00 EUR), dann
wird der Förderbetrag an dieser Stelle gekappt.

Danach wird die Baulohnabrechnung mit ZVK-Beträgen durchgeführt.

Erreicht der Förderbetrag in der Baulohnabrechnung zusammen mit den im Jahr aufgelaufenen
Beträgen schon die Jahresgrenze, dann wird der aktuelle Förderbetrag aus der Bau-ZVK an dieser
Stelle gekappt.

Danach wird der Gesamtförderbetrag aus Baulohn und BAV in den Abrechnungsdaten abgelegt.

Anschließend wird die Altersvorsorgeberechnung noch einmal durchgeführt, um gegebenenfalls

berechnete Werte aus der Baulohnberechnung, welche das SV-pflichtige Brutto beeinflussen, mit zu
berücksichtigen.

Der Förderbetrag wird dabei noch einmal berechnet und ggf. gekappt. Am Förderbetrag ändert sich
nichts mehr.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 17

Rechenbeispiel I Werte Anmerkung

Brutto 2.300,00 EUR

ZVK-Satz für Zukunftssicherung 3%

mtl. förderfähiger Betrag 69,00 EUR 3% x 2.300,00 = 69 EUR

Förderbetrag 20,70 EUR 30% x förderfähiger Betrag = 20,70 EUR

mtl. Förderbetrag aus BAV 20,00 EUR

Summe 40,70 EUR mtl. insgesamt (BAV + Bau ZVK)

Summe des Förderbetrags im Juli 284,90 EUR 7 x 40,70 = 284,90 EUR

Förderbetrag im August: 3,10 EUR Grenze für Förderbetrag= 288 EUR

Aus der BAV dürfen 288 -284,90 = 3,10 EUR als
Förderbetrag verwendet werden.
Aus Bau-ZVK entsteht kein Förderbetrag mehr,
weil die Grenze schon durch die BAV erreicht
wurde.

Förderbetrag ab September 0,00 EUR Aus BAV und Bau ZVK werden keine
Förderbeträge mehr ermittelt.

Rechenbeispiel II Werte Anmerkung

Brutto 2.300,00 EUR

ZVK-Satz für Zukunftssicherung 3%

mtl. förderfähiger Betrag 69,00 EUR 3% x 2.300,00 = 69 EUR

Förderbetrag 20,70 EUR 30% x förderfähiger Betrag = 20,70 EUR

mtl. Förderbetrag aus BAV 10,00 EUR

Summe 30,70 EUR mtl. insgesamt (BAV + Bau ZVK)

Summe des Förderbetrags im 276,30 EUR 9 x 30,70 = 276,30

September

Förderbetrag im Oktober: 11,70 EUR Grenze für Förderbetrag= 288 EUR

Aus BAV und ZVK können noch 288 -276,30 =
11,70 EUR als Förderbetrag verwendet werden.
Die BAV nimmt 10 EUR in Anspruch, für die
ZVK verbleiben 1,70 EUR.

Förderbetrag ab November 0,00 EUR Aus BAV und Bau ZVK werden keine
Förderbeträge mehr ermittelt.

18 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

Rechenbeispiel III Werte Anmerkung

Brutto 2.300,00 EUR

ZVK-Satz für Zukunftssicherung 3%

mtl. förderfähiger Betrag 69,00 EUR 3% x 2.300,00 = 69 EUR

Förderbetrag 20,70 EUR 30% x förderfähiger Betrag = 20,70 EUR

mtl. Förderbetrag aus BAV 0 EUR

Summe 20,70 EUR

Summe des Förderbetrags im 248,40 EUR 12 x 20,70 = 248,40 EUR

Dezember
Der Förderbetrag aus der Bau-ZVK ist in jedem
Monat förderfähig, weil die Grenze erst bei 288
erreicht ist.

Rechenbeispiel IV Werte Anmerkung

Brutto 2.300,00 EUR

ZVK-Satz für Zukunftssicherung 3%

mtl. förderfähiger Betrag 69,00 EUR 3% x 2.300,00 = 69 EUR

Förderbetrag 20,70 EUR 30% x förderfähiger Betrag = 20,70 EUR

mtl. Förderbetrag aus BAV 0 EUR

Summe 20,70 EUR

Vortrag für förderfähige ZVK- 200,00 EUR

Beträge in 2016

Summe des Förderbetrags im 138,00 EUR 2 x 69 = 138 EUR

Februar
Förderbetrag aus Bau-ZVK = 0, weil der
Vortragswert aus 2016 noch nicht überschritten
wurde. Nur übersteigende Beträge sind
förderfähig.

Förderbetrag im März 2,10 EUR Förderfähiger Betrag = Aufgelaufene Beträge +

Wert aus aktuellem Monat - Vortrag = 138+69 -
200 = 7
Förderbetrag = 30% x 7 = 2,10 EUR

Förderbetrag ab April 20,70 EUR monatlicher Förderbetrag = 30% x 69 = 20,70

EUR, weil der Wert aus 2016 im März bereits
überschritten wurde

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 19

3.6.1.4 Auswertung für den Förderbetrag
Unter dem Menüpunkt <Lohnberechnung: Monatsauswertungen: Bau> steht Ihnen das Prüfprotokoll
Förderbetrag ZVK zur Verfügung. Die Monatsauswertungen für den Baulohn sind nur sichtbar, wenn
der Mandant auf der Produktvariante „Baulohn“ steht.

Die angezeigte Tabelle kann je nach Wunsch sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Bei der
Gruppierung werden Zwischensummen gebildet.

Die Gesamtsumme des ermittelten Förderbetrags wird automatisch in der Lohnsteueranmeldung mit
der Steuerschuld des Arbeitgebers verrechnet.

3.7 Berichte und Bescheinigungen

3.7.1 Elektronische Entgeltbescheinigungen im Sammeldruck

Unter <Monatsauswertungen: Sammeldruck> steht der neue Eintrag "Entgeltbescheinigungen
(Ausdruck)" zur Verfügung. Wird die Berichtsausgabe aktiviert, werden alle Berichte der im aktuellen
Monat vorhandenen EEL-Meldungen (Mutterschaftsgeld, Kind Krank, Krankengeld, Übergangsgeld)
erstellt. Wurde im Sammeldruck "archivieren" angehakt, werden alle geöffneten Berichte
nacheinander archiviert.

3.7.2 Arbeitskostenerhebung
Die neuen Vordrucke für die Arbeitskostenerhebung wurden im Programm hinterlegt. Beim Aufruf der
Arbeitskostenerhebung unter <Auswertung: Bescheinigungswesen: Arbeitskostenerhebung
Statistisches Landesamt> werden automatisch die aktuellen Vordrucke verwendet.

Es handelt sich lediglich um Änderungen im Layout und bei einigen Bezeichnungen. Die
bescheinigten Daten entsprechen der bisherigen Bescheinigung.

3.8 Überarbeitete Funktionen

3.8.1 Stammdatenpflege

Thema Beschreibung

Eintrittsart für die Meldung an die Das Speichern einer Eintrittsart für behinderte Menschen,
ZBFS welche in der Meldung an die ZBFS verwendet wird, wurde
überarbeitet.

20 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

Änderung von Betriebsstättendaten
Prüfung der Kostenaufteilung
Vortragswert für steuerfreie
betriebliche Altersvorsorge
3.8.2 Erfassung und Abrechnung
Thema
Formelabruf für den KUG-
Leistungssatz
Formelberechnung
Fehlermeldung bei Arbeitnehmern
ohne Kasse im Zweig
Rentenversicherung
Korrekturen über die
Datenadministration
3.8.3 Sozialversicherung und Meldeverfahren
Thema
Abmeldungen bei Auslaufen des
Krankengelds
BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1
Bei abrechnungsrelevanten Änderungen der
Betriebsstättendaten wird die alte Betriebsstätte zum Ende des
Vormonats beendet und als neue Betriebsstätte ab dem
aktuellen Abrechnungsmonat angelegt. Hier kam es unter
Umständen zur Anlage von überflüssigen Datensätzen, wenn
eine mehrfache Änderung der Betriebsstätte zum
Abrechnungsstart vorgenommen wurde. Dies wurde behoben.
Der Prüflauf auf vollständige Zuordnung von
Kostenaufteilungen wurde für die Variante "Feste
Kostenzuordnung" überarbeitet.
Die Berechnung des maximal erfassbaren Vortragswerts für die
steuerfreie betriebliche Altersvorsorge wurde angepasst.
Beschreibung
Der Formelabruf berücksichtigte bei der Ermittlung des
rechnerischen Leistungssatzes ab Januar 2021 nicht die
Bezugsmonate des Arbeitnehmers. Damit wurde nur
Leistungssatz 1 oder 2 verwendet. Dies wurde behoben. In
Abhängigkeit von der Anzahl der Bezugsmonate wird nun der
Leistungssatz 1,2,3,4,5 oder 6 berücksichtigt.
Beim Optimieren von Formeln wurden bei bereits ermittelten
Teilergebnissen runde Klammern in den Formelausdruck
eingefügt. Durch die Teilformel «Stamm.Konzerneintritt»
entstand dadurch ein nicht auswertbares Datum. Dies wurde
behoben.
Bei der Märzklauselberechnung von Arbeitnehmern, die
rentenversicherungsfrei, aber in anderen Zweigen
sozialversicherungspflichtig sind, wurde ein Fehler in der
Nettolohnberechnung ausgegeben. Dies wurde behoben.
Beim manuellen Vormerken von automatischen Korrekturen
über die Datenadministration konnte der Abrechnungsmonat
Januar 2021 oder später nicht ausgewählt werden. Dies wurde
behoben.
Beschreibung
Bei Ende Krankengeld/ Beginn Arbeitslosengeld muss eine
Abmeldung zum Vortag des Beginns der Unterbrechung
erzeugt werden. Der Arbeitnehmer wird mit Grund 10 wieder
angemeldet, falls die Unterbrechung endet. Die Abmeldung
wurde unter Umständen nicht erzeugt, wenn die Unterbrechung
mit dem Grund "Ende Krankengeld/ Beginn Arbeitslosengeld"
mit unmittelbar vorausgehenden Unterbrechungen
zusammengerechnet wurde. Der Grundsatz der
Zusammenrechnung von aufeinanderfolgenden
Unterbrechungen wird nun bei diesem Unterbrechungsgrund
nicht mehr angewendet.
21
GKV-Monatsmeldungen
DEÜV-Meldungen in alter
Datensatzversion
Ausgefallenes Entgelt bei
Erkrankung des Kindes und weiteren
Unterbrechungen
22
Lagen sehr alte Anforderungen von GKV-Monatsmeldungen
durch die Krankenkasse vor, die kein Enddatum aufwiesen, so
wurden mit Version 2021.1 GKV-Monatsmeldungen erzeugt.
Dies geschah auch dann, wenn im Arbeitnehmerstamm das
Kennzeichen zur Erstellung der Monatsmeldungen nicht
gesetzt war. Bei der Aktualisierung der Datenbank auf die
Version 2021.1.1 werden die alten Rückmeldungen mit einem
Enddatum zum 31.12.2014 versehen. GKV-Monatsmeldungen
werden nur dann erstellt, wenn das Kennzeichen im
Arbeitnehmerstamm gesetzt ist und parallel eine gültige
Anforderung der GKV-Monatsmeldungen durch die
Krankenklasse vorliegt.
Sollten Sie von der Krankenkasse aufgefordert werden,
unnötige GKV-Monatsmeldungen zu stornieren, so muss im
ursprünglichen Erstellungsmonat der DEÜV-Lauf erneut
durchgeführt werden. Dies geschieht entweder automatisch
während einer Autokorrektur oder durch Aufruf der DEÜV im
Rückblick.
Wurden Meldungen vor dem 01.01.2021 mit Datensatzversion
5 erstellt, jedoch noch nicht versendet, so wurden diese nach
dem 01.01.2021 nicht versandt. Der Versand ist jedoch bis
28.02.2021 zulässig (Übergangsregelung). Dies wurde
behoben. Bei der Aktualisierung der Datenbank auf die Version
2021.1.1 werden die betroffenen Datensätze auf einen
versandfähigen Status umgestellt, so dass sie versendet
werden können. Bitte achten Sie darauf, erstellte Meldungen in
allen Verfahren möglichst zeitnah nach Erstellung auch zu
versenden. Dies gilt insbesondere zum Jahreswechsel, da es
hier durch Wechsel des Meldungsaufbaus anderenfalls zu
einer Ablehnung durch die annehmenden Stellen kommen
kann.
Bei Entgeltbescheinigungen ab dem Jahr 2021 wird das
ausgefallene Entgelt bei Erkrankung des Kindes und weiteren
Unterbrechungen nach einem neuen Grundprinzip berechnet.
Beispiel:
1 Tag Kind krank und zwei Tage andere Unterbrechung in
Monaten mit 30 Tagen
10€ Stundenlohn
8 Stunden am Tag, insgesamt=176h im Monat, abzüglich
Unterbrechungen=152h
vereinbartes Entgelt 176h * 10€ = 1760€
tatsächliches Brutto 152h * 10€ = 1520€
80€ = (1760€ - 1520€) / (2 Tage andere Unterbrechung + 1
Tag Kind krank)) * 1 Tag Kind krank
Das gleiche Prinzip wird auch bei Gehaltsempfängern
angewandt.
BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1
Ermittlung der BG-Stunden
Fehlende Betriebsnummer
UV-Jahresmeldung bei Zuordnung
zu zwei Berufsgenossenschaften
3.8.4 Meldungen im Bereich der Lohnsteuer
Thema
Lohnsteuerbescheinigungen bei
Sonderzeichen im Namen
Ausschluss von Lohnarten aus der
Verhältnisrechnung für die SV-
Beiträge auf der
Lohnsteuerbescheinigung
Kammerbeitrag auf der
Lohnsteueranmeldung
3.8.5 Auswertungen, Berichte und Bescheinigungen
Thema
Filter umbenennen
BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1
Die Berechnung der Ermittlung der BG-Stunden über die
Methode „exakte Arbeitstage x exakte Arbeitsstunden + LA“ ist
mit der Version 2021.1.0 nicht möglich. Die anderen Formen
der BG-Stundenermittlung sind davon nicht betroffen.
Da die BG-Stunden während der Abrechnung ermittelt und
gespeichert werden, ist eine Korrekturabrechnung des
betreffenden Monats mit der Version 2021.1.1 oder höher
erforderlich. Zusätzliche Einstellungen sind nicht notwendig.
Wird ein neuer Mandant angelegt und für diesen eine
Stammdatenabfrage erzeugt, noch ehe eine Betriebsnummer
hinterlegt wurde, erscheint nun ein entsprechender
Fehlerhinweis. Die Betriebsnummer des Mandanten ist
wichtiger Bestandteil der Stammdatenabfrage bei der
Berufsgenossenschaft. Ohne die Betriebsnummer dürfen die
Meldungen nicht an die BG übermittelt werden.
Wenn einem Arbeitnehmer zwei Berufsgenossenschaften
zugeordnet sind, wurde der UV-Grund A09 in beiden DBUV
verwendet, auch wenn es sich bei der zweiten
Berufsgenossenschaft um eine BG mit Beitragsmaßstab
Entgelt handelte. Nun wird nur ein DBUV mit A09 und der
andere mit Angabe der Mitgliedsnummer und des BG-
pflichtigen Entgelts erstellt, wenn eine verarbeitete
Stammdatenanfrage für die zweite BG vorliegt.
Beschreibung
Im Vor- und Nachnamen des Arbeitnehmers wird der
Buchstabe ô nun als zulässiges Zeichen akzeptiert.
Lohnarten mit der Einstellung "nicht ermäßigt besteuerte
Entschädigungen SV-frei" (Eintrag Lohnsteuerbescheinigung)
werden nun korrekt aus der Verhältnisrechnung für die SV-
Beiträge auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgeschlossen,
wenn das Steuerbrutto unter dem SV-Brutto liegt.
Ab 2021 werden Lohnsteuerbeträge in der Lohnsteueranmel-
dung in verschiedenen Feldern gemeldet, um die Zuordnung zu
Vorjahr, laufendem Jahr und Folgejahr darzustellen. Dies gilt
auch für Kirchensteuern und den Solidaritätszuschlag, nicht
jedoch für den Beitrag zur Arbeitnehmerkammer. Dieser
Umstand wird nun bei der Erstellung der Lohnsteueranmeldung
korrekt berücksichtigt.
Daher müssen alle Kunden, die Kammerbeiträge abrechnen,
die Version 2021.1.1 zeitnah einspielen.
Beschreibung
Das Umbenennen eines Filters wird nun wieder dauerhaft
gespeichert.
23
Filter für die Verdienstbescheinigung
und die Jahresliste ZBFS
Fiktiventgelt in der
Arbeitsbescheinigung
Abfindung in der BEA-
Arbeitsbescheinigung
Ende der Beschäftigung in der BEA-
Arbeitsbescheinigung
Bericht Abrechnungsprüfung
Lohnpfändung im Lohnjournal
Kontrollmeldungen für die
Gästeabrechnung
KUG-Antrag im XML-Druck
Förderbetrag in der
Kostenstellenauswertung
Rebsy-Meldungen
DLS-Export bei pauschal
versteuerten Altverträgen
Ausdruck der elektronischen
Entgeltbescheinigungen
24
Die Filteraufrufe für die Berichte Verdienstbescheinigung
Familienkasse und Protokoll Jahresliste ZBFS waren in der
Version 2021.1 defekt. Dies wurde behoben.
Sowohl in der Papierbescheinigung als auch in der
Arbeitsbescheinigung innerhalb des BEA-Verfahrens wurde die
Prüfung, ob ein fiktives Arbeitsentgelt zu bescheinigen ist,
angepasst. Wenn der Sachverhalt für die Meldung eines
Fiktiventgelts nicht gegeben ist, werden die entsprechenden
Felder mit dem Betrag 0 gemeldet.
In der BEA-Arbeitsbescheinigung wurde das Feld ABFMONAT
im DBKE mit "Nein" gefüllt, auch wenn keine Abfindung gezahlt
wurde. Hier wird ab sofort "Grundstellung", also leer gemeldet.
Das N wird nur angegeben, wenn die Abfindung nicht im
Rahmen des § 1a KSchG bleibt.
Geht dem Austritt eine unwiderrufliche Freistellung voraus, so
wird der letzte Tag vor der unwiderruflichen Freistellung in der
BEA-Arbeitsbescheinigung als Ende der Beschäftigung
gemeldet.
Im Bericht Abrechnungsprüfung (Menüpunkt Lohnberechnung)
wurden die Sonderzahlungen an die Zusatzversorgungskasse
nicht berücksichtigt. Damit wurden Differenzen zwischen den
berechneten und gezahlten Beträgen ausgewiesen. Nun wird
in der Abrechnungsprüfung die ZVK-Sonderzahlung bei den
Abrechnungsdaten korrekt berücksichtigt, so dass die nur
scheinbar existierende Differenz nicht mehr angezeigt wird.
Die Darstellung von Pfandbeträgen im Lohnjournal wurde für
Korrekturabrechnungen überarbeitet.
Kontrollmeldungen an das Finanzamt, die für Rückrechnungen
in der Gästeabrechnung erzeugt werden müssen, können
wieder fehlerfrei aufgerufen werden.
Die Ausgabe des KUG-Antrags über den XML-Druck wurde
hinsichtlich der neuen Felder (z.B. Anzahl Bezugsmonate)
angepasst.
Im Bericht „Kostenstellen nach Arbeitnehmer je KoSt“ wird der
Gesamtaufwand nun korrekt um den Förderbetrag laut §100
EStG gemindert.
Für die Bezeichnung der mitteilungspflichtigen Stelle wird jetzt
nur noch die Bezeichnung des Mandanten verwendet.
Beim Export der Daten für die Lohnsteueraußenprüfung
(Digitale Lohnschnittstelle - DLS) wurden die pauschal
versteuerten Arbeitgeberanteile zur betrieblichen
Altersvorsorge nicht korrekt übergeben. Dies wurde behoben.
Bitte exportieren Sie die Daten für die
Lohnsteueraußenprüfung erneut.
Der Ausdruck der elektronischen Entgeltbescheinigungen für
die Beantragung von Verletztengeld und für Übergangsgeld
wurden überarbeitet. Die gemeldeten Felder werden in den
BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1
 dafür vorgesehenen Bereichen des Ausdrucks wiedergegeben.
Die mehrfache Bescheinigung des weitergewährten Entgelts in
Monaten mit mehr als einer Entgeltersatzleistung wurde
überarbeitet.

3.8.6 Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Monatsübernahme

Thema Beschreibung

Zahlungsverkehr mit Fibu-Datei Werden Sachkonten im Zahlungsverkehr hinterlegt, kam es bei

Verwendung von Fibu-Schnittstellen, bei denen die Konten
nicht Bestandteil der Übergabedatei sind (z.B. SAP B1 (DLS)),
zu einem Fehler beim Erledigen der Lastschriften. Der Fehler
wird nun abgefangen.

3.8.7 Tarif und Zusatzversorgung

Thema Beschreibung

DATÜV-Meldung bei geringfügig In DATÜV-Meldungen für geringfügig Beschäftigte wurde das

Beschäftigten Brutto für den Zusatzbeitrag nicht korrekt auf Arbeitgeber und
Arbeitnehmer aufgeteilt, obwohl die Abrechnung korrekt
erfolgte. Dies wurde behoben.

Fehlerhafte DATÜV-Meldungen müssen im ursprünglichen

Erstellungsmonat neu erzeugt werden.

Elternzeit in der DATÜV-Meldung
Bei teilweiser Unterbrechung eines Monats wegen Elternzeit
und Gewährung einer Einmalzahlung in einem Monat, in dem
kein laufendes Entgelt gezahlt wurde, kam es zur Überlappung
der gemeldeten Versicherungsabschnitte. Dies wurde
behoben.

Anzeige der erstellten DATÜV-
Meldungen
Bei der Erstellung von DATÜV-Meldungen wurden Meldungen
angezeigt, die aufgrund einer nicht vorhandenen
Versicherungsnummer nicht in eine Meldedatei übernommen
werden konnten. Derartige Meldungen werden nun bei der
DATÜV-Erstellung nicht mehr angezeigt.

3.8.8 Baulohn

Thema Beschreibung

Erstattung der Ausbildungsvergütung
im dritten Lehrjahr
Wenn Azubi im genau 36. Ausbildungsmonat ist, wurde die
Erstattung berechnet, auch wenn das Ausbildungsende nicht
gepflegt wurde. Nun wird die Erstattung erst dann berechnet,
wenn das Ausbildungsende mit korrekt gepflegten Daten im
aktuellen Monat erreicht wird.

SOKA-Meldung zum Ende der Zum Ende des Erziehungsurlaubs werden nun 2 ANMEL-
Elternzeit Meldungen erzeugt: - eine Meldung mit Grund 0028 für das
Ende der Elternzeit - eine Meldung mit Grund 0010 und dem
Folgetag der Elternzeit als neues Beginndatum.

SIKO-Flex-Meldung Die Meldung des SIMEL wird nur dann durchgeführt, wenn ein
Zu- oder Abgang auf dem Arbeitsentgeltkonto des
Arbeitnehmers vorliegt. Zudem wurde die Korrekturmeldung
von SIMEL-Daten überarbeitet.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1 25

4 Zeitwirtschaft/ Urlaub und Abwesenheiten

4.1 Schichtplaner

4.1.1 Planung - Schichtplan veröffentlichen

4.1.1.1 Nicht verplante Tage als "arbeitsfrei" übernehmen

Tage, an denen die Mitarbeiter nicht verplant und für die auch keine Abwesenheiten eingetragen oder
beantragt sind, werden als arbeitsfrei übergeben. Die Übergabe als "arbeitsfrei" für unverplante Tage
wird nur für Mitarbeiter ausgeführt, welche mindestens an einem Tag in der Woche verplant sind. Die
neue Option "Der Tag ist arbeitsfrei" befindet sich in den "Abrechnungseinstellungen" im Formular
"Korrekturdisplay".

4.1.1.2 geplante Zeit als Sollzeit übergeben

Bei der Übergabe der Planung in die Zeitwirtschaft kann die Planzeit als Sollzeit für die Abrechnung
herangezogen werden. Die Übernahme der Sollzeit ist abhängig von der Sollzeitbestimmungsart am
Mitarbeiter. Gibt es keine Sollzeit, dann wird die Sollzeit aus dem Tagesmodell verwendet.

4.1.2 Optimierung der Planungssicht - Anzeige Mitarbeiter

Für eine bessere Übersicht der geplanten Schichten wurde die Anzeige der Schichten dahingehend
geändert, dass in der Kachel die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter angezeigt werden. Per Mouse-
over über die Anzahl in der Kachel werden die zugeordneten Mitarbeiter in einer Liste als Tooltip
angezeigt.

4.2 Abrechnung nach Genehmigungen

Nach Genehmigung einer Zeit wird der betroffene Mitarbeiter nun neu abgerechnet. Dies wird durch
die Genehmigung automatisch ausgelöst.

Mit Betätigen der Schaltfläche "Genehmigen" in den Formularen "Neue Startseite", "Übersichtsseite
Mitarbeiter" und "Zeiterfassung" wird der Mitarbeiter in den Stapel übertragen

Das Benutzerrecht "Buchung durchführen" muss in der Rolle des Genehmigenden unter
Zeitereignisse aktiviert sein.

4.3 Überarbeitete Funktionen

Thema Beschreibung

Zuschlagsberechnung an Bei einem Arbeitnehmer ist die Option "Lohnfortzahlung an

Feiertagen Feiertagen" aktiviert und die Option "Zuschläge an Feiertagen" nicht
aktiviert. Im Mandanten des Arbeitnehmers ist die Option
"Lohnfortzahlung bei Anwesenheiten zulassen" aktiviert. Wenn ein
Arbeitnehmer mit diesen Einstellungen an einem Feiertag arbeiten
kommt (Stempelzeiten vorhanden), wurde bisher der ganze Tag
(incl. der Lohnfortzahlung) mit Zuschlägen bewertet. Dieses
Verhalten wurde jetzt geändert und die Zuschläge werden nun nur
auf die tatsächliche Anwesenheit begrenzt.

26 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1

5 Personalmanagement und Recruiting
5.1 Überarbeitete Funktionen
Thema
Tilgungsliste Darlehen
Vorbelegung des Filters für die
Jubiläumsliste
Prozess Designer - Anzeige
von Fehlern bei der
Bearbeitung von Prozessen
6 Reisekostenabrechnung
6.1 Überarbeitete Funktionen
Thema
Schaltfläche zum Ablehnen
einer Reiseerfassung
7 Personalkostenplanung
7.1 Überarbeitete Funktionen
Thema
Kostenstellenauswertungen
aus der
Personalkostenplanung
BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.1.1
Beschreibung
Im Personalmanagement ist es nun möglich, den Tilgungsplan zu
öffnen. Die Option zur maximierten Darstellung der Berichte im
Personalmanagement wird nun korrekt berücksichtigt.
Der Filter für die Jubiläumsliste unter Personalmanagement ->
Auswertungen/Statistiken -> Arbeitnehmer -> Beschäftigungszeit
wurde geändert. Beim Aufruf des Filters wird "aktuelles Jahr" als
Zeitbezug voreingestellt. Als Filterkriterien sind "aktueller Mandant"
und "aktive Arbeitnehmer" ausgewählt.
Der Prozess Designer unterstützt den Anwender bei der Erstellung
und Bearbeitung von Prozessen mit Fehler-Hinweisen. Hier gab es
ein Problem bei der Darstellung des Fehler-Fensters. Dies wurde
behoben.
Beschreibung
Wird eine Reiseerfassung abgelehnt, so ist die Schaltfläche für die
endgültige Ablehnung nun mit dem Text "ablehnen" beschriftet.
Beschreibung
Die Aufteilung eines Mitarbeiters auf mehrere Kostenstellen wird nun
in Auswertungen aus der Personalkostenplanung korrekt
berücksichtigt.
27