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Beschreibung zur

Sage HR-Suite

Version 2021.1.0 (12/2020)

Impressum

Sage GmbH

Franklinstraße 61-63

D-60486 Frankfurt am Main

© Copyright 2020 Sage GmbH

Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und
getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser
Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im
Rechtssinne dar.
Inhalt

1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 3

2 MODULÜBERGREIFENDE FUNKTIONEN 3
2.1 AUFBAU DER DATENBANKVERBINDUNGEN IM HR ADMINISTRATOR AB 2020.4.1 3
2.1.1 DATENBANKVERBINDUNGEN WERDEN NICHT MEHR AUTOMATISCH GELADEN 3
2.2 SPEICHERUNG DER PASSWÖRTER AB DER VERSION 2021.1.0 4
2.3 ANMELDUNG MIT AKTIVIERUNGSCODE AB DER VERSION 2021.1.0 4
2.3.1 HR ADMINISTRATOR 5
2.3.2 START DER HR SUITE 7
2.3.3 NEUANLAGE VON BENUTZERN IM ARBEITNEHMER 8
2.3.4 NEUANLAGE VON BENUTZERN IM ARBEITNEHMER PLUS 8
2.3.5 ANMELDUNG MIT AKTIVIERUNGSCODE IM MITARBEITERPORTAL 8
2.4 ANPASSUNGEN DES WORKERSERVICE ZUR VERSION 2021.1.0 9
2.5 MANDANTENAKTE INNERHALB DER DIGITALEN PERSONALAKTE 11
2.5.1 SAMMELDRUCK 11
2.6 ERWEITERUNGEN IM MODUL CONTROLLING 11
2.7 ERWEITERUNGEN IM SDAM 11
2.8 SAGE HR MITARBEITERPORTAL 11
3 PERSONALABRECHNUNG 11
3.1 ÄNDERUNGEN IM BEREICH SOZIALVERSICHERUNG 11
3.1.1 BEITRAGSBERECHNUNG FÜR PERSONENGRUPPE 122 11
3.1.2 GKV-MONATSMELDUNGEN 12
3.1.3 BEA-VERFAHREN 13
3.2 ÄNDERUNGEN IM BEREICH LOHNSTEUER 15
3.2.1 LOHNSTEUERBERECHNUNG 2021 15
3.2.2 ELSTAM-ABMELDUNGEN AUS DEM ARBEITNEHMERSTAMM 16
3.2.3 VERWENDUNGSZWECK BEI ZAHLUNGEN AN DAS FINANZAMT 16
3.2.4 HÖHERE ENTFERNUNGSPAUSCHALE BEI DER ABRECHNUNG VON FIRMENFAHRZEUGEN 17
3.3 ABRECHNUNG VON KURZARBEITERGELD UND SAISON-KURZARBEITERGELD 17
3.4 ERWEITERUNGEN BEIM FORMELABRUF 17
3.5 ERHÖHUNG DES KINDERGELDS 18
4 ZEITWIRTSCHAFT/ URLAUB UND ABWESENHEITEN 19
4.1 SCHICHTPLANER 19
4.1.1 BEREICHE - BESCHRÄNKUNG DER BEREICHE 19
4.1.2 BEREICHE - AUSBLENDEN VON BEREICHEN 19
4.1.3 BEREICHE - MITARBEITER BEREICHEN ZUORDNEN 20
4.2 HARDWAREANBINDUNG 20
4.2.1 NEUE TSERVICE-VERSION 3.9.1 20
4.3 AUSWERTUNGEN 20
4.3.1 ANPASSUNGEN AN DER PERSONALLISTE 20
4.4 PLANUNGSKALENDER 20
4.4.1 PLANUNGSKALENDER FÜLLEN MIT DATEN AUS DEM SCHICHTPLAN 20

5 PERSONALMANAGEMENT UND RECRUITING 22


5.1 KOMMUNIKATIONSVORLAGEN 22
5.1.1 KOMMUNIKATION BEI ANGABE DES GESCHLECHTS IM RECRUITING 22

2 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


Beschreibung zur Sage HR-Suite 2021.1
(12/2020)
Die einzuräumenden Nutzungsrechte an der in diesem Update enthaltenen Software sind zeitlich auf
den Zeitraum des Bestehens eines Softwarewartungsvertrags beschränkt. Im Übrigen entsprechen sie
den Nutzungsrechten an der Software Sage HR-Suite.

Im vorliegenden Dokument ist der Einfachheit halber nur die Rede von der Sage HR Suite. Die Inhalte
treffen im Allgemeinen sowohl auf Produktvarianten Classic, Desktop und Connected zu. Funktionen,
die nicht in allen Lizenzmodellen verfügbar sein sollten, werden entsprechend gekennzeichnet.

1 Systemvoraussetzungen

Die Systemvoraussetzungen werden in einem gesonderten Dokument veröffentlicht. Das Dokument finden
Sie hier:
http://hr.sage.de/support/?p=238
Hinweise zur IT-Sicherheit beim Betrieb der Sage HR Suite finden Sie hier:
https://hr.sage.de/support/?p=654

2 Modulübergreifende Funktionen

2.1 Aufbau der Datenbankverbindungen im HR Administrator ab 2020.4.1

2.1.1 Datenbankverbindungen werden nicht mehr automatisch geladen


Beim Start des Administrators werden im ersten Schritt nur noch die Bezeichnungen und
Datenbankschlüssel geladen. Alle weiteren Informationen bleiben zunächst verborgen.

Das Symbol vor der Datenbankbezeichnung im Baum auf der linken Seite symbolisiert diesen
Sachverhalt durch ein Schloss.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 3


Erst nach der Anmeldung an der Datenbank, z.B. durch die Auswahl "Anmelden" im Kontextmenü,
wird der Benutzer authentifiziert und eine Verbindung zur Datenbank aufgebaut.

Nach der erfolgreichen Anmeldung ändert sich das Symbol Schloss auf Haken

und die Datenbankinformationen werden angezeigt.

2.2 Speicherung der Passwörter ab der Version 2021.1.0


Passwörter der HR Suite Benutzer werden ab der Version 2021.1 mit Hash und Salt* in der
Datenbank gespeichert. Bei Neuanlage von Benutzern wird für den Benutzer ein Salt erzeugt und das
Passwort als Hash in der Datenbank abgelegt. Beim Datenbankupdate werden alle bestehenden
Benutzer auf das neue Verfahren umgestellt.

Hash und Salt

Mithilfe des Password-Hashing ist es möglich, Passwörter mit einem sehr hohen Sicherheitsstandard
zu speichern. Das Salt ist eine zufällige Zeichenfolge, welche dem Passwort angehangen wird. Wenn
sich ein Nutzer anmeldet, wird an sein Passwort vor der Berechnung des Hash-Wertes das "Salz"
angehängt, der Hash-Wert berechnet und mit dem „gesalzenen Haschee“ in der Datenbank
verglichen.

Hinweis: Wenn die HR Services auf einer separaten Maschine installiert sind (Client-Server-
Installation), so empfehlen wir grundsätzlich, zuerst die HR Services auf dem Server zu
aktualisieren und erst im Anschluss die HR Suite auf den Clients. Wenn die Version der HR
Services abweicht, kann es aufgrund der Passwortumstellungen zu Problemen bei der Anmeldung
an der HR Suite kommen.

2.3 Anmeldung mit Aktivierungscode ab der Version 2021.1.0


In der Benutzerverwaltung ist mit der Version 2021.1 eine Anmeldung mit Aktivierungscode möglich.
Damit kann für Benutzer bei der Neuanlage und bei vergessenem Passwort ein Aktivierungscode
erzeugt werden.

4 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


Der Administrator erhält somit keinen Zugang mehr zu einem Passwort.

2.3.1 HR Administrator

2.3.1.1 Benutzerneuanlage
Im Assistenten der Benutzerneuanlage (HR Administrator) kann man bei der Auswahl von
"Anwendungs-Authentifizierung" zwischen folgenden Möglichkeiten wählen: "Aktivierungscode" und
"festes Passwort".

Die Option "festes Passwort" wurde beibehalten, um z.B. einen Dienstbenutzer mit festem Passwort
anzulegen. Bei diesem wäre die Aktivierung mittels Code zu umständlich.

Wird ein neuer Benutzer mit einem Aktivierungscode angelegt, wird dem Administrator nach
"Fertigstellen" dieser Code auf der letzten Seite des Assistenten angezeigt. Der Administrator kann
den Aktivierungscode dem Benutzer (z.B. per Mail) mitteilen.

Der Benutzer kann nur mittels Aktivierungscode für die HR Suite freigeschaltet werden. Der Code
ist für 7 Tage gültig. Wird er innerhalb dieses Zeitraums nicht aktiviert, muss der Code neu erzeugt
werden.

2.3.1.2 Passwort ändern/Aktivierungscode erzeugen


Hat der Benutzer sein Passwort vergessen oder wurde dieser nicht vor Ablauf der Gültigkeit aktiviert,
kann der Administrator wie folgt einen neuen Aktivierungscode erzeugen.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 5


In der Benutzerverwaltung wird der entsprechende Benutzer in der Liste auswählt und im
Kontextmenü (rechte Maus) wird "Aktivierungscode erzeugen" ausgewählt.

Nach der Bestätigung wird der neue Aktivierungscode erzeugt. Dieser kann kopiert und dem Benutzer
(z.B. per Mail) mitgeteilt werden.

Des Weiteren kann der Administrator den Aktivierungscode ebenso in den Eigenschaften des
Benutzers ändern.

In der Benutzerverwaltung wird der entsprechende Benutzer in der Liste auswählt und im
Kontextmenü (rechte Maus) wird "Eigenschaften" ausgewählt. Die Eigenschaften des Benutzers
werden angezeigt. Mit der Schaltfläche "Neuen Code erzeugen" kann ein neuer Aktivierungscode für
den ausgewählten Benutzer erzeugt werden.

6 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


Nach Bestätigung der Schaltfläche "Aktivierungscode" wird ein neuer Code für den ausgewählten
Benutzer erzeugt. Dieser kann kopiert und dem Benutzer (z.B. per Mail) mitgeteilt werden.

Ist ein gültiger Aktivierungscode für den ausgewählten Benutzer vorhanden, wird dieser in den
Eigenschaften des Benutzers angezeigt.

Passwort zurücksetzen

Die Funktion zum Setzen eines Passwortes für den Benutzer ist im HR Administrator weiterhin
möglich. Diese Vergabe eines neuen Passwortes im HR Administrator deaktiviert den
Aktivierungscode des jeweiligen Benutzer. Der Benutzer kann sich mit dem vom Administrator
vergebenem Passwort an der HR Suite anmelden.

2.3.1.3 Mehrfach-Benutzerneuanlage
Auch bei der "Autom. Anlage Portal-Nutzer" wurde die Erzeugung der Aktivierungscodes
implementiert. Diese werden nach dem "Fertigstellen" im Neuanlageassistenten für alle Benutzer
angezeigt und können im Anschluss (z.B. per Mail) den Benutzern mitgeteilt werden.

2.3.2 Start der HR Suite


Startet der Benutzer die HR Suite mit einem gültigen Aktivierungscode (z.B. öffnet er zum 1. Mal die
HR Suite oder wurde sein Passwort zurückgesetzt bzw. ein neuer Aktivierungscode erzeugt), hat er
auf der Seite zur Eingabe der Benutzerdaten nun die Möglichkeit, seinen Benutzer mit Hilfe des
Aktivierungscode zu aktivieren und ein Passwort zur vergeben. Hierfür wählt er den Link "Anmeldung
mit Aktivierungscode".

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 7


Auf der Seite "Anmeldung mit Aktivierungscode" muss der Benutzer seinen Benutzernamen, den
gültigen Code, ein Passwort und die Passwortwiederholung eingeben. Die Passwortrichtlinien richten
sich nach den Richtlinien des Unternehmens und können im HR Administrator spezifiziert werden.

Durch Bestätigen wird der Benutzer freigeschaltet und gelangt zur Modulauswahl.

2.3.3 Neuanlage von Benutzern im Arbeitnehmer


Im Modul Personalabrechnung im Arbeitnehmer wurde die Benutzerneuanlage ausgebaut. Eine
Benutzerneuanlage ist ab der Version 2021.1 nur noch im Arbeitnehmer Plus und im HR Administrator
möglich.

2.3.4 Neuanlage von Benutzern im Arbeitnehmer Plus


Die Neuanlage von Benutzern im Arbeitnehmer Plus im Formular <Login> wurde um die Generierung
des Aktivierungscode erweitert. Weitere Informationen finden Sie in der Updatebeschreibung des
Arbeitnehmer Plus.

2.3.5 Anmeldung mit Aktivierungscode im Mitarbeiterportal


Die Anmeldung am Mitarbeiterportal erfolgt mit Version 2021.1.0 ebenfalls mit Hilfe von Hashs und
Salts.

Für einen Benutzer, der einen gültigen Aktivierungscode besitzt (bspw. wurde der Benutzer neu
angelegt), gibt es nun die Möglichkeit beim Start des Mitarbeiterportals auf der Seite zur Eingabe der
Benutzerdaten seinen Benutzer mithilfe des Aktivierungscode zu aktivieren und ein Passwort zur
vergeben. Hierfür wählt der Anwender den Link "Anmeldung mit Aktivierungscode".

8 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


Der Benutzer wird nun auf eine Seite weitergeleitet, auf der der Benutzer seinen Benutzernamen, den
gültigen Code, ein Passwort und die Passwortwiederholung eingeben muss. Die Passwortrichtlinien
richten sich nach den Richtlinien des Unternehmens und können im HR Administrator spezifiziert
werden.

2.4 Anpassungen des Workerservice zur Version 2021.1.0


Ab der Version 2021.1 hat der HR Workerservice eine eigenständige Konfiguration.

Im ersten Schritt hat der HR Workerservice eine eigene Schnittstelle (API) bekommen. In der
Standardinstallation wird diese beim Start des Dienste unter folgender URL gestartet:
http://localhost:33033/

Die Einstellung der Url zur Serviceschnittelle des HR Workerservice kann im HR Administrator unter
Datei\Programmeigenschaften eingesehen und geändert werden.

Beim Update aus einer vorherigen Installation werden automatisch alle vorherigen Einstellungen
übernommen.

Über diese Serviceschnittelle können die Zugangsdaten (Benutzerdaten) für Datenbankzugänge


konfiguriert werden. Über die Seite "Info" (http://localhost:33033/info/) kann geprüft werden, ob die
Serviceschnittelle des HR Workerservice hochgefahren und funktionsfähig ist.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 9


Beim Hinzufügen neuer Datenbanken im HR Administrator werden diese automatisch am HR
Workerservice konfiguriert. Über die Eigenschaften der Datenbankverbindung im HR Administrator
können die Zugangsdaten für den HR Workerservice konfiguriert werden. Beim Speichern werden
diese an den HR Workerservice geschickt und in der Konfiguration dessen übertragen. Im Standard
(nach Erstinstallation bzw. nach Update auf die 2021.1) werden keine extra Zugangsdaten hinterlegt.

Bei diesen Datenbanken wird automatisch der im HR Administrator hinterlegte Datenbankbenutzer für
den HR Workerservice verwendet. Mit Hilfe der Zugangsdaten authentifiziert sich der Workerservice
an der HR Suite API und kann eine Verbindung zur Datenbank aufbauen.

Es ist möglich einen extra Dienstnutzer für den HR Workerservice zu hinterlegen.

Das Setzen eines gesonderten Dienstnutzers für HR Workerservice wird ausdrücklich empfohlen!

Nach Klick auf Übernehmen werden die Einstellungen über die Serviceschnittstelle des HR
Workerservice gespeichert. Das Speichern der Zugangsdaten erfolgt in der
HRWorkerService.ServiceConfiguration.config, welche sich im Pfad der HRWorkerService.exe
befindet.

10 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


2.5 Mandantenakte innerhalb der digitalen Personalakte

2.5.1 Sammeldruck
Über den Sammeldruck können nun auch Dokumente automatisiert in die Mandantenakte archiviert
werden. Beim jeweiligen Berichtsaufruf erscheint der Verschlagwortungsdialog mit den vorbelegten
Werten (Periode, PeriodeKurz und Abrechnungsjahr), die automatisiert vom Bericht übergeben
wurden.

Im Formular "Sammeldruck" ist über die Spalte 'DMS' erkennbar, ob es sich um ein Dokument für die
dPA oder die dMA handelt.

2.6 Erweiterungen im Modul Controlling


Im Controlling wurden im Datenbereich Stammdaten unter Person -> KVDR die folgenden Felder
hinzugefügt:

• Art des Versorgungsbezugs


• Anwendung des Freibetrages
• Freibetrag

2.7 Erweiterungen im SDAM

2.8 Sage HR Mitarbeiterportal

3 Personalabrechnung

3.1 Änderungen im Bereich Sozialversicherung

3.1.1 Beitragsberechnung für Personengruppe 122


Für Auszubildende in überbetrieblichen Einrichtungen (PersGr 122) erfolgte bisher generell die
komplette Beitragstragung durch den Arbeitgeber, auch bei Überschreitung der
Geringverdienergrenze von 325 EUR monatlich. Diese Regelung gilt weiterhin für alle
Ausbildungsverhältnisse, die vor dem 01.01.2020 begonnen haben, unabhängig von der
Ausbildungsvergütung.

Für Ausbildungsverhältnisse, die ab dem 01.01.2020 beginnen, erfolgt jedoch nun eine Prüfung der
Geringverdienergrenze für Ausbildungsverhältnisse. Wird die Grenze durch das laufende Entgelt
überschritten, erfolgt die normale hälftige Beitragstragung.

Die Unterscheidung der Alt- und Neufälle wird anhand des Feldes „SV-Besonderheit“ getroffen,
welches in der Berechnung ab 2020 geprüft wird. Die Einstellung „Übernahme der SV-Anteile durch
AG“ bewirkt, dass die Beitragstragung durch den Arbeitgeber erfolgt.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 11


Bitte stellen Sie alle Auszubildenden, für die der Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
komplett übernimmt, im Feld „SV-Besonderheit“ auf „Übernahme der SV-Anteile durch AG“.
Anderenfalls erfolgt ab dem Abrechnungsjahr 2020 eine hälftige Beitragslastverteilung bei
Überschreitung der Geringverdienergrenze. Liegt das Ausbildungsentgelt unter dieser Grenze, ist
die Einstellung nicht erforderlich. Bitte achten Sie bei Korrekturabrechnungen darauf, dass im Jahr
2020 „Übernahme der SV-Anteile durch AG“ eingestellt sein muss, wenn das Ausbildungsverhältnis
vor dem 01.01.2020 begann.

Für Ausbildungsverhältnisse, die ab dem 01.01.2020 begonnen haben, lautet die korrekte Einstellung
dagegen „kein Midi-Job“. In diesem Fall gilt:

Bei Unterschreitung der Geringverdienergrenze werden die Beiträge wie bisher komplett vom
Arbeitgeber übernommen. Dabei wird für die Berechnung der Krankenversicherungsbeiträge der
durchschnittliche Zusatzbeitragssatz angewendet.

Bei Überschreitung der Geringverdienergrenze teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Beiträge
in allen Sozialversicherungszweigen. Für die Berechnung der Krankenversicherungsbeiträge wird der
durchschnittliche Zusatzbeitragssatz angewendet.

Bei Überschreitung der Geringverdienergrenze durch eine Einmalzahlung zahlt der Arbeitgeber die
Beiträge bis zur Geringverdienergrenze allein. Die Beiträge für den übersteigenden Teil teilen sich
Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

3.1.2 GKV-Monatsmeldungen
Bisher wurde bei der Erstellung von GKV-Monatsmeldungen (Meldegrund 58) ausschließlich die
entsprechende Kennzeichnung des Arbeitnehmers unter <Arbeitnehmer: Steuer/ SV: Tätigkeit>
berücksichtigt. Das Kennzeichen „GKV-Monatsmeldung“ wird durch eine elektronische Anforderung
der Krankenkasse gesetzt, ist jedoch manuell änderbar.

Künftig erfolgt die Erstellung von GKV-Monatsmeldungen nur nach Aufforderung durch die
Krankenkasse. Im DEÜV-Lauf wird eine Prüfung der vorliegenden Rückmeldungen bei
Kennzeichnung des Arbeitnehmers durchgeführt. Nur beim Vorliegen einer elektronischen
Rückmeldung, welche die Anforderung der GKV-Monatsmeldung für den jeweiligen
Abrechnungsmonat enthält, wird auch eine Monatsmeldung erstellt.

12 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


Wurde fälschlicherweise eine GKV-Monatsmeldung erstellt, obwohl keine entsprechende
Rückmeldung vorhanden ist, so wird jetzt bei einer Korrektur des Arbeitnehmers die nicht notwendige
58-er Meldung storniert.

3.1.3 BEA-Verfahren

3.1.3.1 Allgemeines
Bisher erfolgte die Erstellung und der Versand der Bescheinigung des BEA-Verfahrens über die
Schaltfläche <Aktionen> im Arbeitnehmerformular. Ab der aktuellen Version ist die Erstellung der
BEA-Meldungen auch über das Menü möglich.

3.1.3.2 Erstellen der Meldungen


Der Aufruf der Erstellung erfolgt im Menüband <Meldungen: BEA> über die Auswahl der gewünschten
Bescheinigung. Über einen Filter können Sie die Arbeitnehmer auswählen, für die eine Bescheinigung
erstellt werden soll.

Die Meldungen werden zunächst nur erzeugt und noch nicht versendet.

Sie erhalten eine entsprechende Nachricht vom System, wenn die Erstellung für die gefilterten
Arbeitnehmer abgeschlossen wurde. Verstoßen die erzeugten Datensätze formal gegen die
Datensatzbeschreibung, wird ein entsprechender Fehlerhinweis ausgegeben. Dies ist zum Beispiel
dann der Fall, wenn in der Arbeitsbescheinigung unzulässige Angaben zur Kündigung stehen, weil
unter <Arbeitnehmer: Person: Austrittsdaten> bzw. unter <Arbeitnehmer Plus: Angaben zur Person:
Beschäftigungszeiten> unvollständige oder unplausible Daten eingegeben wurden.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 13


Die Ansicht und das inhaltliche Prüfen der Meldungen erfolgt in der Meldeübersicht.

3.1.3.3 Funktionen in der Meldeübersicht


Die Meldeübersicht finden Sie ebenfalls im Menüband <Meldungen: BEA>. Hier können Sie die
tabellarisch dargestellten Daten wie gewohnt filtern, sortieren oder gruppieren. Im rechten Fenster
können Sie die Inhalte der gemeldeten Datenbausteine nachvollziehen. Über die Schaltfläche mit dem
Dokumentensymbol können Sie sich die gemeldeten Daten auch als PDF anzeigen lassen, um den
Meldungsinhalt zu prüfen.

Über die rechte Maustaste erreichen Sie ein Kontextmenü mit Aktionen für die ausgewählte Meldung.

Wenn Sie die Meldung geprüft und für gut befunden haben, wählen Sie bitte „Meldung zum Versand
freigeben“.

3.1.3.4 Versand der Meldungen nach Prüfung


Wurden Meldungen geprüft und für den Versand freigegeben, wählen Sie im Menüband <Meldungen:
BEA> bitte den Punkt <Stapel versenden>. Die Bescheinigungen werden nun übertragen.

3.1.3.5 Arbeitsbescheinigung für internationale Zwecke


Die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts nach § 312a Drittes
Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) ist Bestandteil des BEA-Verfahrens und konnte bereits als Datensatz
an die Arbeitsagentur übertragen werden.

14 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


Nun wurde auch der offizielle Vordruck ins Programm integriert, so dass der übermittelte Datensatz in
übersichtlicher Form ausgedruckt werden kann.

3.2 Änderungen im Bereich Lohnsteuer

3.2.1 Lohnsteuerberechnung 2021

3.2.1.1 Allgemeines
Der vom Bundesfinanzministerium bereitgestellte Programmablaufplan zur Berechnung der
Lohnsteuer wurde integriert und automatisch für die Abrechnungsmonate ab Januar 2021
angewendet. Neben der Anhebung des Grundfreibetrags, der Kinderfreibeträge, der
Vorsorgepauschale und der Tarifeckwerte wirkt sich ab Januar vor allem die Absenkung des
Solidaritätszuschlags auf die gesetzlichen Abzüge aus.

3.2.1.2 Hinweise zur Absenkung des Solidaritätszuschlags


Je nach Einkommenshöhe und Steuerklasse entfällt der Soli-Zuschlag komplett, sinkt oder wird wie
bisher in 5,5% der Lohnsteuer berechnet.

Jahreseinkommen (brutto) Solidaritätszuschlag

Bis 73.000 € (Alleinstehende) entfällt ganz

Bis 151.000 € (Verheiratete)

Zwischen 73.000 € und 109.000 € (Alleinstehende) entfällt teilweise

Zwischen 151.000 € und 221.000 € (Verheiratete)

Mehr als 109.000 € (Alleinstehende) der volle Beitrag fällt an

Mehr als 221.000 € (Verheiratete)

Auf pauschale Lohnsteuer fällt wie bisher ein pauschaler Solidaritätszuschlag von 5,5% an. Dies gilt
unabhängig von der Einkommenshöhe.

3.2.1.3 Hinweise zu SV-freien Entschädigungen


SV-freie Abfindungen werden im Regelfall als sonstige Bezüge für mehrere Kalenderjahre gewährt
und nach der Fünftelregelung besteuert. Derartige Lohnarten wurden in der Vergangenheit bereits bei
der Ermittlung der Vorsorgepauschale ausgeschlossen.

Um auch als sonstige Bezüge besteuerte Entschädigungszahlungen nach § 24 ESTG bei der
Ermittlung der Vorsorgepauschale auszuschließen, ist die Kennzeichnung der Lohnart als
„Entschädigung“ erforderlich. Die Erkennung erfolgt über folgende Merkmale:

Lohnsteuerpflicht = "sonstiger Bezug"

SV-Beitragspflicht = "keine"

Eintrag LSt-Besch. = "nicht ermäßigt besteuerte Entschädigungen" ODER "nicht ermäßigt besteuerte
Entschädigungen SV-frei".

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 15


3.2.2 ELSTAM-Abmeldungen aus dem Arbeitnehmerstamm
Bisher wurden An- und Ummeldungen im ELSTAM-Verfahren entweder direkt aus dem Formular
<Arbeitnehmer> oder im Rahmen des monatlichen ELSTAM-Laufs erzeugt. Abmeldungen konnten
ausschließlich im monatlichen ELSTAM-Lauf erzeugt werden. Diese Vorgehensweise trägt der
Tatsache Rechnung, dass Anmeldungen zeitkritisch sind und möglichst schnell nach dem
Eintrittsdatum erstellt und versendet werde sollen. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale können somit
meist in der ersten Abrechnung verwendet werden.

Abmeldungen sind weniger zeitkritisch und werden nach der Abrechnung gesammelt erstellt.

Bei häufigen Ein- und Austritten innerhalb eines Monats ist es jedoch sinnvoll, auch Abmeldungen
direkt aus dem Arbeitnehmerstamm zu erstellen. Eine zügige Abmeldung ermöglicht es, dass der
Arbeitnehmer von einem anderen Arbeitgeber mit einer Hautbeschäftigung angemeldet werden kann.

Die Funktion finden Sie unter <Arbeitnehmer: Steuer/ SV: ELSTAM> unter der Schaltfläche
<Aktionen>.

Wird dieser Eintrag gewählt, wird ohne weitere Prüfungen eine ELSTAM-Abmeldung für den
Arbeitnehmer erstellt.

Liegt ein Austritt im aktuellen Monat vor, erfolgt die Abmeldung zum Austritt.

Liegt ein Austritt im aktuellen Monat vor, erfolgt die Abmeldung zum Letzten des Vormonats.

3.2.3 Verwendungszweck bei Zahlungen an das Finanzamt


Bisher enthielt der Verwendungszweck für Zahlungen an das Finanzamt den Abrechnungsmonat, aus
dem die Lohnsteueranmeldung erstellt wurde.

Ab sofort wird berücksichtigt, ob es sich um eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche


Lohnsteueranmeldung handelt. Der Verwendungszweck wird nach folgendem Schema gebildet:

16 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


VerwZweck bei jährlicher LSA: <Steuernummer>, LSt <Jahr>

VerwZweck bei vierteljährlicher LSA: < Steuernummer >, LSt <Quartal>. Quartal <Jahr>

VerwZweck bei monatlicher LSA: < Steuernummer >, <Monat>/<Jahr>, LSt

3.2.4 Höhere Entfernungspauschale bei der Abrechnung von Firmenfahrzeugen


Ab dem Jahr 2021 gilt eine höhere Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer. Diese wirkt sich dann
aus, wenn Firmen-PKW für Fahrten zur Arbeit genutzt werden und der daraus entstehende geldwerte
Vorteil pauschal besteuert wird.

Zeitraum Entfernungspauschale
Bis 2020 0,30 €/ km

Ab 2021 bis zum 20. Kilometer 0,30 €/ km

ab dem 21. Kilometer 0,35 €/ km

Ab 2024 bis zum 20. Kilometer 0,30 €/ km

ab dem 21. Kilometer 0,38 €/ km

Ab 2027 0,30 €/ km

Die geänderten Werte werden ohne zusätzliche Einstellungen bei der Abrechnung von Firmen-PKW
berücksichtigt.

3.3 Abrechnung von Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld


Die Ermittlung des Kurzarbeitergelds mit den erhöhten Leistungssätzen wird nun auch im Jahr 2021
fortgeführt. Je nach Höhe des Entgeltausfalls und der Anzahl der Bezugsmonate wird mi den erhöhten
Leistungssätzen gerechnet. Für Arbeitnehmer, deren Anspruch auf Kurzarbeitergeld erst im April 2021
erstmalig entsteht, wird es eine Programmanpassung geben, wenn die diesbezüglichen Regularien
veröffentlicht wurden.

Die SV-Erstattung bei Kurzarbeit endet mit dem derzeitigen Programmstand im Juni 2021 komplett.
Die 50% Erstattung ab Juli 2021 werden im nächsten Jahr nach Präzisierung der Anforderung durch
den Gesetzgeber implementiert.

3.4 Erweiterungen beim Formelabruf


Funktionale Erweiterung:

Die Formelbehandlung wurde um eine neue Funktion erweitert. Bisher war es nicht möglich,
wiederkehrende Berechnungsabschnitte so zusammenzufassen, dass sie nur einmal berechnet
werden, um das Ergebnis bei Bedarf wieder zu verwenden.

Als Beispiel sei folgende fiktive Formel genannt:

wenn(«Lohnarten.Anzahl.(0455,0456,0457,0469,0470,0471).Periode(0)»=0,1,

wenn(«Lohnarten.Anzahl.(0455,0456,0457,0469,0470,0471).Periode(0)»<=5,2,

wenn(«Lohnarten.Anzahl.(0455,0456,0457,0469,0470,0471).Periode(0)»<=10,3,

wenn(«Lohnarten.Anzahl.(0455,0456,0457,0469,0470,0471).Periode(0)»>10,4,0))))
BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 17
Diese Formel benutzt den Ausdruck
«Lohnarten.Anzahl.(0455,0456,0457,0469,0470,0471).Periode(0)» insgesamt viermal, um dann zu
entscheiden, ob nun der Wert 1, 2 ,3 4 oder 0 zurückgegeben werden soll. Das bedeutet, dass viermal
eine identische Datenbankabfrage mit dem gleichen Inhalt durchgeführt wird, was die Zeitdauer für die
Formelauflösung unter Umständen unnötig verlängert.

Mit der neuen Funktion kann die Effizienz des Formelabrufs in derartig gelagerten Fällen verbessert
werden. Dabei wird der Wert des Ausdrucks «Lohnarten.Anzahl.(0455, 0456, 0457, 0469, 0470,
0471).Periode(0)» zwischengespeichert. Dadurch kann das Ergebnis ohne erneutes Abfragen der
Datenbank einfach bei Bedarf verwendet werden.

Die Formeln dürfen damit nun auch Variablen verwenden. Eine Variable muss erst definiert werden,
bevor sie in der weiteren Formel verwendet werden kann.

Eine Variablendefinition hat immer eine ganz bestimmte Form, die unbedingt einzuhalten ist.

Diese sieht so aus:

SET @[Variblenname] = Wertzuweisung;

Sie beginnt mit SET , gefolgt von den beiden Zeichen @[. Dann folgt der Name, der relativ frei gewählt
werden kann. Der Name wird mit ] abgeschlossen. Dann muss das Gleichheitszeichen folgen.

Daran schließt sich ein Formelausdruck an, der als Ergebnis einen Wert liefert. Die Variablendefinition
wird schließlich mit dem Semikolon ; abgeschlossen.

Eine gültige Definition wäre:

SET @[Lohnartanzahl] = «Lohnarten.Anzahl.(0455,0456,0457,0469,0470,0471).Periode(0)»;

oder

SET @[Pi]= 3.141;

Mit dieser Möglichkeit lässt sich die o.g. Formel so darstellen:

SET @[AnzahlLoA]=«Lohnarten.Anzahl.(0455,0456,0457,0469,0470,0471).Periode(0)»;

wenn(@[AnzahlLoA]=0,1,

wenn(@[AnzahlLoA]<=5,2,

wenn(@[AnzahlLoA]<=10,3,

wenn(@[AnzahlLoA]>10,4,0))))

Der Logikaufbau ist genau der gleiche wie im ursprünglich verwendeten Formelausdruck. Allerdings
wird bei dieser Art der Darstellung die Datenbank nur einmal abgefragt und das Ergebnis viermal
genutzt. Damit können sehr aufwändige Formeln entschärft werden. Sie werden bei geeigneten
Variablennamen lesbarer - leichter änderbar und vor allem auch schneller in der Abarbeitung.

3.5 Erhöhung des Kindergelds


Für Arbeitgeber, die gleichzeitig Familienkasse sind, wurde die Anhebung der Kindergeldbeträge ab
2021 umgesetzt.

Ab 1. Januar 2021 wird das Kindergeld aufgrund des Zweiten Familienentlastungsgesetzes um


monatlich 15 € pro Kind erhöht. Das Kindergeld beträgt dann:

18 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


• für das erste und zweite Kind monatlich 219 €,
• für das dritte Kind monatlich 225 €,
• für das vierte und jedes weitere Kind monatlich 250 €.

4 Zeitwirtschaft/ Urlaub und


Abwesenheiten

4.1 Schichtplaner

4.1.1 Bereiche - Beschränkung der Bereiche

4.1.1.1 Beschränkung direkt am Bereich


Der Zugriff auf die Arbeitsbereiche kann durch den Besitzer (Planer) beschränkt werden. Der Besitzer
hat die Möglichkeit, für andere Personen folgende Beschränkungen einzurichten:

• Anzeigen - Die geplanten Schichten im Bereich werden angezeigt.


• Anzeigen und Bearbeiten - Die geplanten Schichten im Bereich werden angezeigt. Es können
Schichten geplant werden.
• Besitzer - Die geplanten Schichten im Bereich werden angezeigt. Es können Schichten geplant
werden. Der Bereich kann bearbeitet werden.
Benutzer, die einen Bereich anlegen, werden als Besitzer des Bereichs hinterlegt.

4.1.1.2 Beschränkung der Bereiche unter Vorgaben


Der Zugriff auf die Arbeitsbereiche kann durch einen Benutzer mit entsprechenden Rechten über die
Vorgaben beschränkt werden.

Wie erfolgt die Beschränkung auf einen Bereich unter Vorgaben?

• Vorgaben → Zeit → Schichtplan öffnen


• Bearbeitungsdialog am entsprechenden Standort über das Icon "Bearbeiten" öffnen
• Bereich auswählen mit Klick auf den Bereich
• Zugriffsstufe am Mitarbeiter festlegen
• Mit Klick auf <Übernehmen> zurück zur Übersicht der Bereiche
• Mit Klick auf <Speichern> Beschränkung übernehmen

Wichtiger Hinweis, wenn der Schichtplaner bereits in Verwendung ist!


Sind bereits Bereiche angelegt, dann muss der Besitzer den einzelnen Bereichen unter Vorgaben → Zeit →
Schichtplan zugeordnet werden.

4.1.2 Bereiche - Ausblenden von Bereichen


Arbeitsbereiche, die nicht mehr in Verwendung sind, können ausgeblendet werden. Das Ausblenden
ist direkt am Bereich möglich. Unter Vorgaben können die Arbeitsbereiche bei Bedarf wieder
eingeblendet werden. Das Ein- und Ausblenden von Bereichen wird entsprechend protokolliert.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 19


4.1.3 Bereiche - Mitarbeiter Bereichen zuordnen
Es besteht die Möglichkeit, Mitarbeiter einen bestimmten Bereich zuzuordnen.

4.2 Hardwareanbindung

4.2.1 Neue TService-Version 3.9.1


Ab der Version PW 2021.1.0 wird die neue TService Version 3.9.1 unterstützt. Wir empfehlen, die
TService Version zu aktualisieren.

4.2.1.1 Anpassungen im HR Zeitmanagement


Die neue Version des T-Service unterstützt neue Terminaltypen.

Nach der Installation des TService muss unter „Terminalgruppen“ die Funktion „Grundeinstellungen
aktualisieren“ ausgeführt werden, damit die neuen Terminaltypen vom TService sichtbar sind.

4.2.1.2 Anpassungen im TService (Auszug):


Als neue Systemvoraussetzung für die Installation ist hinzugekommen:

• Powershell 5.1 (x64) oder höher benötigt


• Vollständige Unterstützung „CTITC2“ (2. Generation Türcontroller mit geänderter
Kommunikationsschnittelle gegenüber CTITC).
• Vollständige Unterstützung „CTIKFS2“ (2. Generation kartenführendes Schließsystem mit
geänderter Kommunikationsschnittelle gegenüber CTIKFS).
• Timi3 (neues Zeiterfassungsterminal).
Erweiterung in der Installation:

Für die Kommunikation der neuen Geräte (CTITC2, Timi3, CTIKFS2) werden neben dem
TSWebservice zwei REST-API-WebServices (DataHubTS.Service und ZKTS.Service) lokal installiert.
Installation erfolgt per Powershell-Skript während der Installation des TService.

4.3 Auswertungen

4.3.1 Anpassungen an der Personalliste


Ist für den Mitarbeiter ein Austrittsdatum erfasst, dann wird dies auf der Personalliste unter der neuen
Beschriftung "Ein-/Austritt" zweizeilig dargestellt.

4.4 Planungskalender

4.4.1 Planungskalender füllen mit Daten aus dem Schichtplan


Ist der Schichtplaner im Einsatz, werden die zeitraumabhängigen Daten (z.B. der Arbeitszeitrahmen)
aus dem Schichtplan in den Tageseinsatz (Planungskalender) übernommen und für die Abrechnung
der erfassten Zeiten herangezogen. Erfolgt eine Änderung der Daten z.B. über das Korrekturdisplay
und soll diese Änderung rückgängig gemacht werden, dann besteht die Möglichkeit, den
Planungskalender erneut mit den Daten aus dem Schichtplan zu füllen. Für das Füllen des
Planungskalenders mit Daten aus dem Schichtplan wurde die Option "Schichtplanungen" eingeführt.

20 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0


In der nachfolgenden Übersicht werden die Auswirkungen der Änderungen dargestellt:

Änderung Wirkung

Tagesmodelle Es werden das geänderte Tagesmodell und alle zeitdauerabhängigen


Änderungen aus dem Tagesmodell mit dem aktuellen Tagesmodell (gemäß
Wochenmodell am Mitarbeiter) überschrieben.

Liegt an dem Tag keine Schichtplanung vor, dann werden auch alle
zeitraumabhängigen mit den Daten aus dem aktuellen Tagesmodell (gemäß
Wochenmodell am Mitarbeiter) überschrieben.

Zuschlagsmodelle Es wird das geänderte Zuschlagsmodell mit dem am Mitarbeiter hinterlegte


Zuschlagsmodell überschrieben.

weitere Zusätzlich hinzugefügte Zuschlagszeiten werden wieder entfernt.


Zuschlagszeiten

Bereitschaftsdienste Es werden alle Bereitschaftsdienste entfernt.

Rundungsmodelle Es wird das geänderte Rundungsmodell mit dem am Mitarbeiter hinterlegten


Rundungsmodell überschrieben.

Sollzeiten Es wird die geänderte Sollzeit mit der am Mitarbeiter hinterlegten


Sollzeitbestimmungsart überschrieben.

Organisationseinheiten Die Verleihung des Mitarbeiters in eine andere Einheit wird hier rückgängig
gemacht.

verplante Feiertage Manuell als verplant gekennzeichnete Feiertage werden als Feiertage
aktiviert.

Schichtplanungen Es werden alle zeitraumabhängigen Daten aus dem Tagesmodell mit den
Daten aus dem Schichtplan überschrieben. Dies erfolgt ausschließlich für
Tage, an denen eine Plan-Veröffentlichung vorliegt.

BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0 21


5 Personalmanagement und Recruiting

5.1 Kommunikationsvorlagen

5.1.1 Kommunikation bei Angabe des Geschlechts im Recruiting


In der Anrede "formell" und "informell" wird bei Angabe des Geschlechts "divers" oder "unbestimmt" in
der Kommunikation die Anrede "Guten Tag" verwendet.

22 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR-SUITE 2021.0

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