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Assistant for International Office Management

Schon in der Schule hast du gelernt, dass sich Ausflüge, Sportveranstaltungen oder
Klassenfahrten nicht von selbst organisieren. Im Arbeitsleben ist das mit der
Organisation gar nicht so anders, nur dass hier Firmenmeetings, Geschäftsreisen oder
Tagungen vorbereitet und begleitet werden müssen. In einem internationalen Konzern ist
dies eine Aufgabe, die sich nur von Sprachtalenten ausüben lässt, denn hier werden
Geschäftspartner nicht nur mit „Guten Tag“, sondern mit „Hello“, „Bonjour“ oder „Buenos
diás“ begrüßt. Die Ausbildung als Assistant for International Office Management (AIM)
peilt daher eine Doppelqualifikation an. Im kaufmännischen Bereich wirst du als
Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement mit der Zusatzqualifikation „Fachwirt für
Büro und Projektorganisation“ ausgebildet. Parallel dazu erarbeitest du dir gleich zwei
international anerkannte Sprachzertifikate in Englisch und Spanisch – und das alles in
nur drei Jahren.

Wie läuft die Ausbildung zum Assistant for International Office

Management ab?

Dass du es mit der Ausbildung als Assistant for International Office Management mit
einer echten Herausforderung zu tun hast, zeigt sich schon an deinem
Ausbildungsverlauf. Die ersten eineinhalb Jahre sind für die Ausbildung als Kauffrau
oder Kaufmann für Büromanagement reserviert. Auf diesem IHK Titel ruhst du dich aber
nicht aus, denn im Anschluss steht bereits die Fortbildung als Fachwirt für Büro- und
Projektorganisation an. Auch diese wird mit einer IHK Abschlussprüfung beendet.
Parallel dazu werden fleißig Vokabeln gelernt, denn die beiden Sprachzertifikate in
Englisch und Spanisch müssen auch noch bestanden werden.

Was lernt ein Assistant for International Office Management in der

Praxis?

Aber keine Sorge, dein Alltag in der Ausbildung als AIM besteht natürlich nicht nur aus
grauer Theorie. So wirst du von Beginn an im Unternehmen eingespannt und lernst alle
Abteilungen und Bereiche kennen. Ob Planung und Organisation von Meetings und
Geschäftsreisen, Buchung der Rechnungen oder Entgegenahme von Telefonaten – dein
Tag könnte abwechslungsreicher kaum sein. Noch dazu lernst du natürlich alle wichtigen
EDV-Programme kennen. Dein Grad an Verantwortung wird dabei stetig steigen,
immerhin bereitet dich die AIM Ausbildung auf eine spätere Tätigkeit auf mittlerer
Führungseben vor. Ein Tapetenwechsel während der Ausbildung ist übrigens sehr
wahrscheinlich, denn auch ein Auslandspraktikum wird häufig in die Ausbildung
eingebunden

2-Diese aufregende Ausbildung ist in zwei Teile gegliedert. Denn eigentlich absolvierst du
zunächst zwei Jahre lang die Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation und erst im
dritten Jahr nimmst du am sogenannten ausbildungsergänzende Förderprogramm zum Euro-
Management-Assistenten teil. Du lernst also nicht nur, wie man die Kommunikation in einem
Büro organisiert, sondern auch kaufmännische und betriebswirtschaftliche Aspekte kennen
und vor allem Fremdsprachen. Um dich für diese Ausbildungskombination zu bewerben,
brauchst du allerdings neben dem Abitur auch noch Kenntnisse in mindestens zwei
Fremdsprachen. Es wäre also nicht schlecht, wenn du in der Schule in Englisch und deiner
zweiten gelernten Sprache (z.B. Französisch oder Spanisch) gute Noten hast.
Die Ausbildung als Euro-Management-Assistent ist in vier Module unterteilt. Das erste
Modul besteht aus der Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation. Du beendest es,
indem du an der Industrie- und Handelskammer deine Prüfungen bestehst und so deinen
Abschluss erlangst. Im zweiten Modul erlangst du dann die Qualifizierung als staatlich
geprüfter Euro-Management-Assistent, nachdem du an einer Akademie dazu ausgebildet
wurdest. Im dritten Modul nimmst du an einem fachlichen und persönlichkeitsbildenden
Qualifikationsprogramm teil und im vierten wirst du schließlich im interkulturellen und
sprachlichen Bereich geschult.

Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?

Arbeiten am Telefon: Wichtige Anrufe an den Chef weiterleiten, Kundenfragen

beantworten oder Dienstleister wegen einer Auftragsabwicklung kontaktieren – viele
Arbeitsschritte einer Bürokauffrau laufen über das Telefon.

Arbeiten am Computer: Als Kauffrau für Büromanagement beantwortet man E-Mails,

überwacht Zahlungseingänge, verfasst Geschäftsbriefe und ist mit allen gängigen
Computerprogrammen, wie Word, PowerPoint und Excel, vertraut.   

Arbeiten am Empfang: Sobald ein Termin bevorsteht, ist die Kauffrau für

Büromanagement zur Stelle: Sie empfängt Bewerber bei Vorstellungsgesprächen oder
Kunden, die sich angemeldet haben.

Arbeiten mit Kunden: Ob Lob oder Kritik – wenn Beschwerden oder

Verbesserungswünsche von Kunden reinkommen, nehmen Kaufleute für
Büromanagement dazu Stellung oder geben es an die zuständigen Mitarbeiter weiter.
Zudem leiten sie Bestellaufträge weiter und beantworten beispielsweise
Kooperationsanfragen.  

Arbeiten mit Kollegen: Kaufleute für Büromanagement verwalten auch

Vertragsänderungen und die Stammdaten der Mitarbeiter – vom Beginn der Tätigkeit bis
zum Wohnort. Außerdem buchen sie Hotels oder Flugtickets für die nächste
Geschäftsreise und erklären, wie die Reisekostenabrechnung funktioniert. 

Arbeiten in der Buchführung: Als Kauffrau für Büromanagement verwaltet man

Rechnungen, überwacht Zahlungen oder führt Kassenbuch.

Organisatorische Arbeiten: In manchen Fällen kommt es vor, dass man Firmenevents

plant oder Sitzungen vorbereitet. Termine koordinieren muss man hingegen immer. Und
wenn Büromaterial wie Druckerpapier oder Briefbögen ausgehen, sorgen Kauffrauen im
Büromanagement für Nachschub. 

Warum sollte man Kaufmann für Büromanagement werden?

Wenn man einen Beruf mit geregelten Arbeitszeiten sucht, ist man hier genau richtig.
Zudem erwarten einen täglich unterschiedliche Aufgaben: Zwar arbeitet man oft am
Computer, gleichzeitig hat man aber auch häufigen Kontakt mit Kunden oder
Mitarbeitern. Möchte man sich im Laufe der Zeit beruflich in einer anderen Branche
neuorientieren, eignet sich dieser Beruf dazu bestens: Schließlich gibt es diese Position
nahezu in jeder Firma und in jedem Geschäftsbereich.   
Wo kann ich als Kaufmann für Büromanagement arbeiten?

Die Frage sollte eher lauten: Wo kannst du NICHT arbeiten? Die meisten Unternehmen
haben ein Büro, über das die organisatorischen Aufgaben ablaufen. Deswegen findest
du auch in fast jeder Branche einen Job. Ob in einem Finanzunternehmen, bei
Energiekonzernen oder sogar in einem Kaufhaus – die Auswahl ist riesig.    

Wie sind die Arbeitszeiten als Kaufmann für Büromanagement?

Kauffrauen für Büromanagement haben mit einer üblichen 40-Stunden-Woche einen

geregelten Arbeitsalltag, der täglich ungefähr acht Stunden dauert. Ob häufig
Überstunden anfallen, hängt ganz vom jeweiligen Unternehmen ab.

Was muss ich für ein Typ sein, um Kaufmann für Büromanagement zu
werden?

Organisationstalent

Mit deinen organisatorischen Fähigkeiten hast du alles im Blick: wann Rechnungen

rausgehen, wann Termine anstehen und wann neue Mitarbeiter ihre Verträge
unterschreiben müssen.

Menschenfreund

Du bist die Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du

kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.  

Perfektionist

Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell mal zu einer fälschlich überwiesenen
Millionensumme führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht
passieren.

Wie läuft die Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement ab?

Es handelt sich um eine dreijährige duale Ausbildung, was bedeutet, dass man als
Azubi ein paar Tage in der Woche in einem Unternehmen verbringt und die restlichen
Wochentage in einer Berufsschule. In seltenen Fällen finden die theoretischen Phasen
im Blockunterricht statt. Dann ist man für mehrere Monate am Stück im Unternehmen
und anschließend für mehrere Wochen in der Berufsschule. Im ausbildenden
Unternehmen kommen die angehenden Kaufleute für Büromanagement von Beginn an
in einer festen Abteilung unter und lernen dort alle Arbeitsabläufe kennen. In so
genannten Wahlqualifikationen, wie zum Beispiel Personalwirtschaft oder Logistik,
spezialisieren sich die Auszubildenden im zweiten Jahr.

Was lernt eine Kauffrau für Büromanagement in der Berufsschule?

In der Berufsschule werden zwei große Bereiche
abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Zu den Büroprozessen zählt unter
anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, wie Daten gesichert und
gepflegt werden. Auch auf dem Lehrplan: wie der Posteingang richtig bearbeitet wird und
welche Risiken Onlineprogramme mit sich bringen. Im Bereich Geschäftsprozesse lernt
man, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der
kaufmännischen Steuerung verbirgt.

Erstes Lehrjahr:
Gestaltung der Büroprozesse: In diesem Bereich werden die angehenden Kaufleute
für Büromanagement über Arbeitsstrategien, wie die Informationsbeschaffungsstrategie,
und Methoden des Zeitmanagements informiert. Zudem setzen sie sich mit digitalen
Terminplänen auseinander.    

Auftragsbearbeitung: Man lernt Tabellenkalkulationsprogramme kennen, erstellt

Preisberechnungen und frischt seine mathematischen Fähigkeiten wieder auf. 

Zweites Lehrjahr:

Kundengewinnung: Im Vordergrund steht hier unter anderem die Marktsituation des

Unternehmens. Man lernt dafür zunächst, welche Märkte es gibt, und wo der eigene
Betrieb einzuordnen ist. So kann man bald die Wettbewerbssituation fachgerecht
beurteilen.

Buchführung: Bei den Grundlagen der Buchführung erfährt man beispielsweise, was

sich hinter dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung verbirgt.

Drittes Lehrjahr:

Finanzierung: Angehende Kauffrauen und Kaufmänner für Büromanagement lernen

unterschiedliche Maßnahmen kennen, mit denen das Unternehmen zahlungsfähig – das
Fachwort dafür ist liquide – bleiben kann und werden mit Krediten sowie Einnahmen und
Ausgaben eines Betriebs vertraut gemacht.  

Projektmanagement: Welches Ziel soll im Unternehmen erreicht werden? Wie läuft die

Durchführung ab und welche Hilfsmittel werden dafür gebraucht? In einem Projektteam
erstellen die Auszubildenden dafür einen Projektstrukturplan.

Welche Schwerpunkte gibt es in der Ausbildung zur Kauffrau für

Büromanagement?

Nach dem ersten Ausbildungsjahr vertiefst du dein Wissen in zwei von insgesamt
zehn Wahlqualifikationen. In fünf Monaten beschäftigst du dich dann intensiver mit
diesen Themen. Welche genau für dich infrage kommen, entscheidest du zusammen mit
deinem Unternehmen.      

Wahlpflichtqualifikationen:

Auftragssteuerung und -koordination

Hier lernt man, wie man Aufträge abwickelt, nachbearbeitet und Angebote erstellt. 

Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

Mit dieser Spezialisierung befinden sich angehende Kaufmänner für Büromanagement

im Bereich Finanzbuchhaltung und beschäftigen sich beispielsweise mit der
Kostenkalkulation, in der man die Produktionskosten einer Ware ermittelt.  

Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen

Wie führt man ein Unternehmenskonto? Wann stehen Lohnabrechnungen an? Und wie
erstellt man Angebote? Mit Fragen wie diesen werden kaufmännische Abläufe
abgewickelt.

Einkauf und Logistik

In diesem Fall stehen Produkte, Anbieter und die auf dem freien Markt üblichen
Angebote im Fokus – man analysiert dafür also den Wettbewerb mit seinen
Konkurrenten. Auch ein souveränes Auftreten in Verhandlungen wird geschult.

Marketing und Vertrieb

Wie man Kunden gewinnt und diese an das Unternehmen bindet, also so genannte
Akquise betreibt, steht bei dieser Spezialisierung im Mittelpunkt.

Personalwirtschaft

Urlaubstage, Reisekosten, Gehaltsabrechnungen – in der Personalwirtschaft werden

diese Bereiche verwaltet. Außerdem wichtig: das Formulieren von
Stellenausschreibungen.

Assistenz und Sekretariat

Diese Wahlpflichtqualifikation ist besonders wichtig für ein Unternehmen, weil hierzu
beispielsweise die Terminplanung oder das Organisieren von Veranstaltungen gehören.

Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement

Mit dieser Qualifikation wird man geschult, den Betrieb bezogen auf das
Unternehmensbild und das eigene Image öffentlichkeitswirksam zu präsentieren –
beispielsweise durch das Pflegen der firmeneigenen Social-Media-Kanäle.

Verwaltung und Recht

Dieser Schwerpunkt bietet sich an, wenn man eine Ausbildung im öffentlichen Dienst
macht und beispielsweise Bürger bei ihren Anfragen im Bürgerbüro unterstützen soll.

Öffentliche Finanzwirtschaft

Auch in diesem Fall bewegen sich Azubis im öffentlichen Dienst und bereiten unter
anderem die Papiere für den Jahresabschluss vor. In diesem wird die finanzielle Lage
des Unternehmens festgehalten – es wird eine so genannte Gewinn- und
Verlustrechnung anhand der geprüften Rechnungen des Jahres gemacht.

Was lernt ein Kaufmann für Büromanagement in der Praxis?

Im ersten Ausbildungsjahr lernt man den Betrieb kennen und macht sich mit
den typischen Aufgaben vertraut: Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Kunden in
Empfang nehmen. Zudem fängt man mit der Auftragsabwicklung an, setzt sich mit
wichtigen Programmen wie Word und Excel auseinander und koordiniert Termine. Da all
diese Tätigkeiten nicht streng nach Lehrjahren unterteilt sind, werden die Aufgaben im
zweiten Ausbildungsjahr ähnlich sein – es steigt jedoch die Eigenverantwortung.  

Zu Beginn des dritten Lehrjahres kommt das Thema Finanzierung hinzu, worunter
beispielsweise das Verstehen und Erstellen von Rechnungen oder Monatsabschlüssen
zählen. Es kann auch vorkommen, dass angehende Kaufleute für Büromanagement mit
der Organisation eines Events vertraut gemacht werden.