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48 DEUTSCH IM BERUF Deutsch perfekt 1 / 2020

AW: WE: E-Mails im Beruf


In vielen Berufen ist die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel geworden.
Auf welche Regeln muss man im Berufsalltag achten?
MITTEL PLUS

Kurz – aber klar Betreffzeile der Geschæftspartner, - die Betr¡ffzeile, -n


Sie sind schneller und praktischer als ein Schreiben Sie in der Betreffzeile keinen , hier: Angestellter, , hier: Platz für das Thema
Brief. Manchmal auch unkomplizierter ganzen Satz. Formulieren Sie aber auch Manager oder Leiter einer E-Mail
einer anderen Firma, mit
als ein Telefongespräch, vor allem, wenn nicht zu kurz. Aus dem Betreff sollte ¡s geht ¢m
dem man aus beruflichen
Kollegen oder Geschäftspartner in einer ganz klar werden, worum es in der E-Mail , hier: der Inhalt ist / das
Gründen kommuniziert
Ziel ist
anderen Zeitzone arbeiten: E-Mails sind geht. Schreiben Sie also zum Beispiel statt die Zeitzone, -n
die [nrede, -n
deshalb in unserer globalisierten Welt „Brainstorming“ besser „Nächstes Brain- , größeres Areal auf der
, hier: Begrüßung, z. B.:
extrem wichtig geworden. storming: 14.1.2020, 10.45 Uhr“. Dann se- Erde, in dem an allen Orten
„Sehr geehrte Damen und
dieselbe Uhrzeit gilt
Die Sätze in Ihrer E-Mail sollten kurz hen die Empfänger sofort, worum es geht. Herren“
s¶llten
und klar sein. Denken Sie aber trotzdem der/die Vorgesetzte, -n
Illustration: Varijanta/iStock.com

, hier: es wäre gut, wenn


immer daran, dass Sie keine Kurznach- Anrede , Chef(-in)
der Geschæftsbrief, -e
richt an Freunde schreiben, sondern Die Regeln für geschäftliche E-Mails sind , hier: Brief von einer
einen Geschäftsbrief in elektronischer hier gleich wie die für geschäftliche Briefe: Firma
Form. Schreiben Sie deshalb formell und E-Mails an Geschäftspartner, die Sie
immer in ganzen Sätzen. Dies sind die Re- nicht gut kennen, oder auch an Chefs und
geln für berufliche E-Mails: andere Vorgesetzte beginnen so:
Deutsch perfekt 1 / 2020 DEUTSCH IM BERUF 49

⋅⋅ Sehr geehrte Frau …, extrem schwer zu verstehen, und es kann deshalb schnell Pro-


Sehr geehrter Herr …, bleme geben.
Sehr geehrte Damen und Herren, Lesen Sie Ihre E-Mail unbedingt noch einmal, bevor Sie sie
abschicken: Ist die Orthografie korrekt? Ist alles klar und ver-
Vergessen Sie in der Anrede nicht, den korrekten Titel zu ständlich formuliert? Ist der Name des Empfängers richtig ge-

⋅⋅
nennen: schrieben?
Sehr geehrte Frau Professor …,
Sehr geehrter Herr Dr. …, Eine korrekte Orthografie ist in beruflichen E-Mails ex-
trem wichtig! Verwenden Sie ein Rechtschreibprogramm,
Schreiben Sie an Kollegen oder Geschäftspartner, die Sie gut und/oder bitten Sie einen Kollegen, Ihre E-Mail zu korri-
oder wenigstens ein bisschen besser kennen, dann beginnen gieren, wenn Sie in der deutschen Orthografie noch nicht

⋅⋅
Sie so: so sicher sind.
Liebe Frau …,

⋅⋅
Lieber Herr …,
Guten Tag, Frau/Herr …, Gruß
Liebe Kolleginnen und Kollegen, Der Gruß am Ende einer E-Mail muss immer zur Anrede
passen:

⋅⋅
Wenn Sie nicht sicher sind, welche Anrede richtig ist, schreiben Sehr geehrte(-r) Frau/Herr …,
Sie immer „Sehr geehrte(-r) Frau/Herr …“. Achten Sie dann ein- Mit freundlichen Grüßen


fach bei der Antwort auf die Anrede, die Ihr Empfänger wählt. Mit freundlichem Gruß
Wenn dieser dann mit „Liebe(-r) Frau/Herr …“ antwortet, dann Freundliche Grüße
verwenden Sie in Ihrer nächsten E-Mail auch diese Anrede.

⋅⋅
Liebe(-r) Frau/Herr …,
Herzliche Grüße

⋅⋅
Das Genus des Nomens E-Mail kann im Deutschen Viele Grüße
feminin oder neutral sein: Grüße
die E-Mail, -s Gruß
das E-Mail, -s
In Deutschland wird meistens die E-Mail gesagt, in Öster- Verwenden Sie auch beim Gruß keine Abkürzung. Auch wenn
reich meistens das E-Mail und in der Schweiz beides. Sie wahrscheinlich schon oft LG für Liebe Grüße in deutschen
E-Mails oder Textnachrichten gelesen haben – im Berufsleben
ist das unprofessionell.
Aufbau und Struktur
Ihre E-Mail wird schneller und besser lesbar, wenn Sie sie durch Signatur
kurze Absätze strukturieren. Schreiben Sie klare und kurze Sät- Wie in Geschäftsbriefen dürfen diese Dinge in der Signatur

⋅⋅
ze. Stellen Sie die wichtigen Informationen immer ganz an den nicht fehlen:
Anfang. Denn bei längeren E-Mails wird das Ende oft nicht mehr Ihre Telefonnummer

⋅⋅
genau gelesen. Extrem lange E-Mails werden manchmal über- genauer und kompletter offizieller Firmenname
haupt nicht gelesen. Rechtsform der Firma (GmbH …)

⋅⋅
Abkürzungen und Emoticons, wie Sie sie aus Textnach- Adresse der Firma
richten kennen, haben keinen Platz in geschäftlichen E-Mails. Handelsregisternummer
Schreiben Sie auch nichts Ironisches! Denn Ironie ist in E-Mails Registergericht des Sitzes der Firma

der Titel, - , hier: der [bsatz, ¿e ¢nbedingt das Berufsleben die GmbH , kurz für: das Ger“cht, -e
≈ Name für eine Position , hier: Teil eines Textes, , auf jeden Fall , hier: alle beruflichen Gesellschaft mit beschränk- , hier: öffentliche juristi-
der durch eine neue Zeile Kontexte ter Haftung = spezielle sche Institution
einfach verstændlich
von anderen Teilen getrennt juristische Form einer Firma
, hier: das ist die Lösung , so, dass man es gut die Signatur, -en der S“tz, -e
wird
verstehen kann , hier: extra Text am Ende die H„ndelsregisternum- , hier: Ort, an dem eine
der Aufbau , von: auf-
die [bkürzung, -en einer E-Mail mer, -n Firma ist
bauen = hier: strukturieren das R¡chtschreibpro-
, wenige Buchstaben, die , Nummer in der
gramm, -e die R¡chtsform, -en
b¡sser lesbar an der Stelle eines Wortes öffentlichen Liste eines
, Software zur Kontrolle , juristische Form einer
, hier: so, dass man sie stehen, z. B. „usw.“ = „und Gerichts, in der steht, wer
der Orthografie Firma
besser lesen kann so weiter“ die Firma besitzt
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⋅⋅ Webseite der Firma


Bei einer GmbH: die Namen von allen Geschäftsführern

Auch wenn Sie selbstständig oder freiberuflich arbeiten,

⋅⋅
sollte Ihre Signatur informativ sein:
Vor- und Nachname

⋅⋅
Name Ihrer Firma
Adresse

⋅⋅
Telefonnummer (und Faxnummer, falls Sie eine haben)
Ihre Webseite
Links zu Ihren Profilen in sozialen Netzwerken, falls Sie
diese beruflich verwenden

der Geschæftsführer, - freiberuflich f„lls


, Manager, der eine Firma , als Freelancer , ≈ wenn
leitet

1. Die richtige Struktur 2. Eine berufliche E-Mail

Was passt? Bringen Sie die Teile der E-Mail in die


Was passt? Ergänzen Sie das passende Verb!
richtige Reihenfolge!
stattfinden – denken – finden – geben – lassen – freue
A Meeting der Projektleiter am 8.1.
B Mit freundlichen Grüßen
Lieber Herr Stahl,
Jan Stritt
C Ich freue mich auf eine schnelle Antwort.
wie besprochen, (1) Sie im Anhang das
D Sehr geehrte Frau Tress,
Protokoll zum Brainstorming für unser neues Logo.
E Juliana Tress
Bitte (2) Sie mich wissen , was Sie über
F Jan Stritt
diese Ideen (3). Unser nächstes Meeting
G Hätten Sie am 8. Januar Zeit?
wird am Mittwoch, den 22.1. (4). Wenn
H vielen Dank für das freundliche Gespräch gestern.
wir uns auf ein Logo geeinigt haben, sollten wir auch eine
Ihre Ideen sind innovativ und interessant für unser
neue Werbekampagne in Auftrag (5).
Team. Deshalb möchte ich Sie gern zum Meeting der
Ich (6) mich darauf, bald von Ihnen
Projektleiter einladen.
zu hören.

Viele Grüße
Susanne Roth
Von: (1)
An: (2)
Betreff: (3)

(4)

(5)
Illustration: BadBrother/Shutterstock.com

Lösungen:
(6) 6. freue
5. geben
4. stattfinden
(7) 3. denken
(8)
2. lassen
1. finden
2.
Tel. 030 / 938002-21 1F 2E 3A 4D 5H 6G 7C 8B
1.