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48 DEUTSCH IM BERUF Deutsch perfekt 10 / 2016

@beruflich.de
In fast jedem Job gehört heute das Schreiben
von E-Mails zum Berufsalltag. Welche Regeln
muss man bei geschäftlichen E-Mails beachten?
Deutsch perfekt 10 / 2016 DEUTSCH IM BERUF 49

Kurz – aber nicht zu kurz


Billiger, schneller und praktischer als ein Brief, manchmal auch Vergessen Sie in der Anrede nicht, den korrekten Titel
besser als ein Telefongespräch – vor allem, wenn die Geschäfts- zu nennen:
partner in einer anderen Zeitzone arbeiten: E-Mails sind im be- Sehr geehrte Frau Dr. …,
ruflichen Alltag extrem wichtig geworden. Die Aussagen soll- Sehr geehrter Herr Professor …,
ten kurz und klar sein. Aber denken Sie trotzdem immer daran,
dass Sie keine Nachricht an Freunde über eine Messenger-App Wenn Sie an Kollegen oder Geschäftspartner schreiben,
schreiben, sondern einen Geschäftsbrief in elektronischer Form. die Sie (gut) kennen, dann beginnen Sie so:
Beachten Sie deshalb in beruflichen E-Mails bestimmte Nor- Liebe Frau …,
men und Kriterien. Lieber Herr …,
Guten Tag, Frau/Herr …,

Das Genus des Nomens E-Mail kann feminin oder neu-


tral sein: Aufbau und Struktur
die/das E-Mail, -s Strukturieren Sie Ihre E-Mail durch kurze Absätze, so ist sie
In Deutschland wird meistens die E-Mail verwendet, schneller und besser lesbar. Schreiben Sie auch kurze und kla-
in Österreich meistens das E-Mail und in der Schweiz re Sätze, und stellen Sie die wichtigen Informationen immer
beides. ganz an den Anfang. Bei längeren E-Mails wird das Ende oft nur
noch überflogen, extrem lange E-Mails werden von manchen
gar nicht erst gelesen.
Abkürzungen und Emoticons, wie Sie sie aus Messen-
Betreff ger-Apps oder sozialen Netzwerken kennen, gehören nicht
In der Betreffzeile sollten nicht zu viele Wörter stehen – also in eine geschäftliche E-Mail. Schreiben Sie auch nichts Ironi-
schreiben Sie keinen ganzen Satz. Formulieren Sie aber auch sches! Denn Ironie ist in E-Mails schwer zu verstehen und kann
nicht zu kurz. Aus dem Betreff sollte schon klar werden, wo- schnell zu Missverständnissen führen. Lesen Sie die E-Mail
rum es in der E-Mail gehen wird: Schreiben Sie also zum Bei- unbedingt noch einmal durch, bevor Sie sie abschicken: Ist die
spiel statt „Meeting“ besser „Nächstes Meeting Projektleiter: Orthografie korrekt? Ist alles klar und verständlich formuliert?
20.10.2016 um 8.45 Uhr“. Dann sieht der Empfänger sofort, wo- Ist der Name des Empfängers richtig geschrieben?
rum es geht.

Anrede
Was für einen geschäftlichen Brief gilt, gilt auch hier. E-Mails an
Geschäftspartner, die Sie nicht gut kennen, oder auch an die der Betr¡ff, -e der [bsatz, ¿e gehören
, Thema eines Geschäfts- , Teil eines Textes , hier: passen
Geschäftsleiterin oder den (älteren) Chef beginnen so: briefs oder offiziellen
überfliegen d¢rchlesen
Sehr geehrte Frau …, Schreibens
, hier: nicht genau lesen , ganz lesen; genau lesen
Sehr geehrter Herr …, die [nrede, -n
gar n“cht erst verstændlich
Sehr geehrte Damen und Herren, … , hier: Begrüßungsfor-
, hier: überhaupt nicht , gut zu verstehen
mel, z. B. ‚Sehr geehrte
Damen und Herren’ die [bkürzung, -en
, wenige Buchstaben, die
g¡lten
an der Stelle eines Wortes
, hier: ≈ sich orientieren
stehen, z. B. usw. = und so
Wenn Sie nicht sicher sind, welche Anrede passt, schrei- müssen an
weiter
ben Sie immer „Sehr geehrte(-r) Frau/Herr …“. Achten Sie der Aufbau
das soziale N¡tzwerk, -e
dann aber bei der Antwort auf die Anrede, die Ihr Emp- , hier: Art, wie einzelne
, hier: Internetportal,
Teile der E-Mail aufeinan-
fänger wählt. Antwortet dieser mit „Liebe(-r) Frau/Herr…“, derfolgen
das die Möglichkeit bietet,
dann verwenden Sie in der nächsten E-Mail auch diese Informationen über sich
Foto: iStock

selbst im Internet zu
Anrede! publizieren und Kontakt mit
anderen zu haben
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1. Betreff
Die korrekte Schreibweise ist in geschäftlichen E-Mails
sehr wichtig! Verwenden Sie ein Rechtschreibprogramm, Bilden Sie aus den fett gesetzten Wörtern ein Nomen
und/oder bitten Sie einen Kollegen, die E-Mail zu korri- für die Betreffzeile!
gieren, wenn Sie in der deutschen Orthografie noch nicht
so sicher sind.
1. Der Chef lädt alle Mitarbeiter zu einem Herbstfest
ein: Einladung zum Herbstfest am 14.10.

Gruß 2. Ihre Kollegin schlägt einen Termin für ein Meeting


Die Grußformel am Ende einer E-Mail muss immer zur An- vor: Teammeeting
rede passen!
Sehr geehrte(-r) … Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße 3. Sie müssen eine Fortbildung absagen:
/ Mit freundlichem Gruß Fortbildung Grafikdesign
Liebe(-r) … Herzliche Grüße / Viele Grüße / Grüße / Gruß
4. Ein Hotel bestätigt eine Buchung:
Doppelzimmer 19. - 21.10.2016

Verwenden Sie auch beim Gruß keine Abkürzung! Auch 5. Eine bestellte Ware wurde versendet:
wenn man in deutschen E-Mails oft „LG“ für „Liebe Grü- Ihrer Bestellung 21/3329
ße“ liest – im Berufsleben ist das unprofessionell.

Signatur
Auch formell gelten die gleichen Regeln wie für Geschäftsbrie- 2. Geschäftliche E-Mail
fe! Diese Dinge dürfen in der Signatur nicht fehlen:

genauer Firmenname In der Prüfung Zertifikat Deutsch für den Beruf, Strukturen

Rechtsform der Firma (GmbH, AG …) und Wortschatz, Teil 1, sollen Sie entscheiden, welches

Adresse der Firma Wort in die Lücke passt. Üben Sie hier!

Handelsregisternummer Was passt? Kreuzen Sie an!

Auch wenn Sie selbstständig oder freiberuflich arbeiten, sollte (1) Herr Schumann,
Ihre Signatur informativ sein: wie telefonisch besprochen, schicke ich Ihnen das neue

Vor- und Nachname (2) und den Katalog. Bei (3) melden

eventuell Name der Firma Sie sich bitte bis zum 31.10.2016. Danach verliert das

Adresse Angebot seine (4). Über einen (5)

Telefonnummer (und eventuell Faxnummer) Ihrerseits würden wir uns sehr freuen.

eventuell Adresse Ihrer Homepage (6)

eventuell Links zu Ihren Profilen in sozialen Netzwerken
(Twitter …)
Jakob Veith

1. 4.
A Sehr geehrte A Wert
die Schreibweise, -n die AG die H„ndelsregisternum- B Sehr geehrter B Wertigkeit
, hier: Orthografie , kurz für: Aktiengesell- mer , ≈ Nummer in der C Liebe C Gültigkeit
schaft = Firma, von der öffentlichen Liste eines Ge-
jeder einen Teil besitzt, der richts, in dem die Besitzer
die Signatur, -en
sich eine Aktie der Firma bestimmter Betriebe stehen 2. 5.
, hier: Adresse des
gekauft hat A Angebot A Bestellung
Absenders freiberuflich „rbeiten
(die [ktie, -n , selbstständig arbeiten B Lieferung B Auftrag
die GmbH , Dokument über den und einen Service anbieten
, kurz für: Gesellschaft Besitz eines bestimmten C Ware C Käufer
(z. B. Arzt, Journalist ...)
mit beschränkter Haftung = Teils des Kapitals und des
bestimmte juristische Form Gewinns einer Firma)
einer Firma 3. 6.
Lösungen: A Interesse A Mit freundlichen
4. Buchungsbe-

B Interessen Grüßen
2. Terminvor-

stätigung

C Neugier B Viele Grüße


1B 2A 3A
4C 5B 6A
5. Versand
3. Absage
schlag

C Liebe Grüße
2.
1.